Hva er tidsregistrering, og hvordan kan det være nyttig for deg?

«Ta med mat hit!» sa han. Og så dro jeg av gårde.

Mens vi koste oss med deilig thaimat, begynte vi å snakke. Jeg spurte ham om lederen hans var misfornøyd med at han tok en uplanlagt pause midt på dagen. «Nei, jeg har bare en times arbeid igjen for å ferdigstille prosjektet.»

Et øyeblikk tenkte jeg at det bare var en harmløs pause … men er det egentlig det?

Personlige pauser gir flere fordeler. Men hjernen min er programmert til å tenke som en regnskapsfører. Det ble umiddelbart klart for meg hvor vennens personlige pause til slutt vil dukke opp – på selskapets bunnlinje.

Hvordan? Godt spørsmål.

La oss for eksempel si at selskapet ditt bruker standardkostnadsberegning for nøyaktig prissetting. Uten programvare for tidsregistrering vil selskapet ikke ha dataene som trengs for å ta hensyn til uproduktive timer – eller normal inaktiv tid, som det heter på regnskapsspråket – i standardkostnaden. Som et resultat vil standardkostnaden ikke gjenspeile selskapets faktiske kostnad.

Det du trenger for å overvinne denne og flere andre utfordringer, er tidsregistrering.

Hvordan kan programvare for tidsregistrering hjelpe?

Alle virksomheter har som felles mål å oppnå strømlinjeformede HR-arbeidsflytsystemer, lave arbeidskraftkostnader og færre produktivitetslekkasjer. Men uten data er du ikke i en posisjon til å synge denne sangen. For å nå målene dine for produktivitet og effektivitet trenger du pålitelige tidsdata.

La oss derfor se nærmere på hvordan programvare for tidsregistrering skaper verdi for virksomheter og hjelper dem med å nå målene sine.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Automatiser timelister og fakturering

Å bli kvitt en hel lastebil med papirarbeid er den viktigste og mest åpenbare fordelen med en app for tidsregistrering. Hvem trenger papirdokumentasjon eller Excel-regneark når ansatte selv kan registrere fakturerbare timer?

Tradisjonelle regneark er ikke lenger tilstrekkelige. Du trenger en robust løsning for tidsregistrering som er automatisert, gir tilgang til ansattes tidsdata i sanntid og tilbyr integrasjoner med verktøyene dine for fakturering og prosjektstyring.

Jo oftere ansatte fyller ut timelistene sine, desto mer nøyaktige er de. 

«Personer som registrerer tiden sin minst én gang om dagen, er 66 prosent nøyaktige, mens personer som registrerer tiden sin ukentlig, bare er 47 prosent nøyaktige, og personer som fyller ut timelisten mindre enn én gang i uken, bare er 35 prosent nøyaktige», ifølge en studie utført av AffinityLive.

Disse tallene understreker hvor viktig det er å bruke tidsregistrering i sanntid, og hvordan dette kan redusere feilmarginen og spare selskapet ditt for mye penger.

Hvis du har leid inn frilansere eller kontraktører og avtalt å betale en timesats, kan de registrere den fakturerbare tiden sin slik at den sendes direkte til prosjektlederen din. 

Hvis du derimot fakturerer kundene dine per time, kan tidsregistrering fjerne behovet for manuelle timelister. Når du har fullført et prosjekt, vil integrasjonen mellom tidsregistreringsverktøyet og fakturering og lønn automatisk generere fakturaen. 

Forbedret lønnsomhet

Med et tidsregistreringsverktøy får du tilgang til mer detaljert innsikt i prosjektkostnadene, for eksempel kostnader knyttet til omarbeiding, kommunikasjon og produksjon. 

Når du har samlet inn nok tidsregistreringsdata, er du bedre rustet til å utarbeide en nøyaktig kostnadsstruktur for fremtidige prosjekter og prise dem mer konkurransedyktig.

Når du har data fra timelistene, kan du se på hvor mye tid de ansatte i gjennomsnitt har brukt på oppgave X tidligere. Legg til det gjennomsnittlige antallet normale ledige timer, og beregn deretter arbeidskostnadene for et prosjekt. Hvis du ikke tar disse ledige timene med i beregningen, vil du ende opp med å prise prosjektet for lavt.

Tidsregistreringsdata kan være en stor øyeåpner som motiverer team til å forbedre tidsstyringen. Tenk over det – hvordan ville du følt det hvis du fant ut at du bruker 30 minutter av arbeidsdagen på å bla gjennom Twitter-feeden din?

Riktig prissetting og bedre tidsstyring kan samlet sett forbedre lønnsomheten. Du kan til og med bestemme deg for å ta i bruk verktøy for overvåking av ansatte, slik at registrering og rapportering blir automatisert.

Effektiviser prosjektstyringen med integrasjoner

Når ansatte ikke legger inn nøyaktige data i timelistene, koster det selskapet mye penger. Derfor gjør du deg selv en tjeneste når du integrerer tidsregistreringsappen med prosjektstyringsprogramvaren din, for eksempel Trello eller Asana.

Når integrasjonen er på plass, fyller tidsregistreringsverktøyet automatisk prosjektstyringsverktøyet med nøyaktige tidsdata. 

Basert på oppgavene du tildeler de ansatte, kan de også ha behov for å registrere arbeidstid når de jobber utenfor kontorlokalene. Et tidsregistreringsverktøy som har en mobilapp for alle enheter, inkludert Android og iOS, gjør det mulig for de ansatte å fortsette å registrere tid uansett hvor de befinner seg.

Prestasjonsstyring

Prestasjonsstyring handler nå om forbedring fremfor ansvarliggjøring. Målet ditt er ikke å forelese for en ansatt om ineffektivitet, men å ha meningsfulle samtaler som kan hjelpe dem med å oppnå bedre prestasjoner i fremtiden.

For å hjelpe teammedlemmene med å forbedre seg trenger du selvsagt fortsatt data. Du må se på hvor lang tid de brukte på en bestemt oppgave, og sammenligne den med et standardisert tidskrav. 

Med disse dataene kan du bruke verktøy for prestasjonsstyring eller metoder som avviksanalyse. Når du har fått innsikt i de ansattes prestasjoner, kan du tilby insentiver for å oppmuntre dem til å bli mer produktive.

Slik bruker du tidsdata

Du har skaffet deg tidsdata om de ansatte. 

Så hva nå?

Nå som du vet hvordan tidsdata kan være til hjelp, skal vi se på hvordan du kan bruke dem. Før du kan ta beslutninger basert på tidsdata, må du forstå de ulike typene tidsdata.

Tidsdata om ansatte kan kategoriseres som produktive eller uproduktive. 

Produktive timer

Produktive timer er timer der ting går fremover. Det er timer en kunde ønsker å betale for. Tenk på arbeidstid som brukes på å kjøre en maskin, pakke et produkt eller yte kundestøtte – avhengig av hva virksomheten din driver med.

Uproduktive timer

Uproduktive timer omfatter alle timer det betales for, men som ikke brukes på produktivt arbeid. Disse timene tas med i prissettingen, men ideelt sett vil ikke kunden ønske å betale for dem. Uproduktive timer er timer som brukes på å sjekke e-post, innhente godkjenning fra lederen eller ta personlige pauser.

Du bør forsøke å minimere uproduktive timer som en del av arbeidet med kostnadskontroll, men de kan ikke elimineres fullstendig, og det er heller ikke målet ditt. 

Du bør minimere dem, ikke eliminere dem, fordi de ofte bidrar til å øke den ansattes samlede produktivitet. Ideelt sett bør uproduktive timer holdes på et rimelig nivå. Og enda viktigere: Uproduktive timer må tas med i beregningen når du priser produktet eller tjenesten.

Her er et enkelt eksempel på hvordan du kan bruke tidsdata i virksomheten din.

La oss si at du er konsulent. Du har priset tjenestene dine for en bestemt type prosjekt – prosjekt A – til $1000. Vanligvis trenger du én ansatt per kunde for prosjekttype A, og det krever ti produktive timer å fullføre.

Den ansatte din har en lønn på $1500 i uken for en arbeidsuke på 30 timer. Det betyr også at kostnaden for den ansatte på prosjekt A er $500. Hvis vi antar at du ikke har noen indirekte kostnader, tjener du $500 per fullført prosjekt A (det vil si $1000 i pris - $500 i kostnad for den ansatte).

Etter at du begynner å registrere tid, innser du imidlertid at den ansatte faktisk bruker 12 timer på alle type A-prosjekter. Den ansatte bruker to timer av tiden sin på å kommunisere med kunden om prosjektet – gi oppdateringer, svare på spørsmål og be om informasjon.

Disse to ekstra timene koster deg $100 ekstra hver gang du fullfører et type A-prosjekt. Uten data fra tidsregistreringen ville du ikke visst hvor mye tid den ansatte bruker på et bestemt prosjekt, og dermed ikke klart å prise det riktig.

Tidsregistrering kan hjelpe deg med raskt å identifisere mangler i prissettingen din for både store og små bedrifter. Når du har dataene, handler det om å regne på tallene. Du vil bli overrasket over hvor innsiktsfulle tidsdata kan være, særlig når du begynner å bruke dem.

Men det finnes en utfordring – å fortelle de ansatte om registrering av tidsdata kan ofte bli oppfattet negativt. 

Gjør det enklere for de ansatte å ta i bruk tidsregistrering

Du kjenner til fordelene ved verktøy for tidsregistrering, men det gjør ikke de ansatte. Og de vil sannsynligvis ikke være begeistret for å bruke et tidsregistreringsverktøy. Ingen liker å bli overvåket, så motstand er ikke helt uventet.

De ansattes bekymringer er forankret i den feilaktige oppfatningen om at tidsdataene vil bli brukt til detaljstyring. Det er imidlertid lederen som har ansvaret for å forklare den riktige hensikten. 

Det er viktig å forstå at du ikke kan presse dem til å ta det i bruk. Hjelp dem med å forstå at tidsregistrering gir verdi både for dem og for virksomheten, ved å ha samtaler før du implementerer et tidsregistreringssystem. God kommunikasjon om endringen er avgjørende for å minimere friksjon og lykkes med å gjennomføre den.

Nå som du vet hva tidsregistrering er, hvilke fordeler tidsregistrering har, og hvilke utfordringer som kan oppstå ved bruk av tidsregistrering, bør du bruke litt tid på å lære mer om hvordan du kan gjøre endringen enklere for de ansatte og implementere den uten driftsforstyrrelser.

Det er også verdt å utforske fordelene ved programvare for tidsregistrering og oppmøte som et supplement til arbeidet med tidsregistrering. Disse HR-appene og -verktøyene kan gi et bredere perspektiv og hjelpe deg med å finjustere strategiene dine for bedre produktivitet og effektivitet.