Slik argumenterer du for HR-programvare: En veiledning i 10 trinn
Å håndtere HR med regneark i en voksende bedrift fører til ineffektivitet og utfordringer med dokumentasjon, noe som gjør oppgaver som ferieoversikt og rask ansettelse vanskelige.
Å bruke smart HR-programvare kan være en enklere løsning enn du tror, særlig for HR-team i små bedrifter med stramme budsjetter. Denne artikkelen forklarer hvilke trinn du må følge for å lage en solid forretningsbegrunnelse for å få den nye HR-programvaren du ønsker deg.
Slik lager du en forretningsbegrunnelse for HR-programvare:
- Bedriftens behov og visjon
- Identifiser utfordringene
- Trinnene i dagens prosess
- Definer mål på suksess (ROI – avkastning på investeringen)
- Få innledende støtte og godkjenning
- Kartlegg behovene
- Kontakt leverandører
- Forbered deg på å håndtere innvendinger
- Lag en forretningsbegrunnelse og få godkjenning
- Velg programvaren som vinner
Trinn 1 – Bedriftens behov og visjon
Bedriftens behov er de spesifikke kravene og utfordringene virksomheten din står overfor når det gjelder å håndtere menneskelige ressurser effektivt, mens visjonen i større grad handler om de langsiktige målene og retningen virksomheten ønsker å gå i med en vellykket implementering av ny HR-programvare.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det første trinnet er å skrive ned visjonen for HR og sørge for at den samsvarer med virksomhetens strategi, retning og visjon.
Fordelen med å gjøre dette er å skape støtte blant de viktigste interessentene og beslutningstakerne i ledergruppen. Skriv ned de viktigste behovene og begrunnelsen for dem, slik at alle får en felles forståelse av hva organisasjonens krav til HR-programvare er.
Før du investerer i ny HR-teknologi, bør du definere virksomhetens behov – enten det gjelder talentanskaffelse, introduksjon av nyansatte eller lederutvikling. Når du forstår målene dine, kan du sikre at teknologien samsvarer med strategien din.
Tilpass retningen og visjonen din
Her er et eksempel på hvordan du kan knytte bedriftens behov til grunnen til at du bør investere i et nytt HR-system.
| Forretningsbehov | Hvorfor? |
|---|---|
| Vi trenger bedre verktøy for å holde oversikt over antall ansatte. | Den nåværende prosessen vår for å holde oversikt over antall ansatte er tidkrevende og utsatt for feil, og viktige nøkkeltall beregnes manuelt. |
| Vi trenger å effektivisere rekrutteringsprosessen vår siden vi planlegger å ansette X nye medarbeidere i år. | Tilbakemeldinger fra kandidater har vært at prosessen vår er treg og forvirrende. Ved å investere i et nytt ATS kan vi fremskynde gjennomgangen av CV-er, planleggingen av intervjuer og utvelgelsen av kandidater med x %. |
| Oppfølging av arbeidskontrakter er manuell | Med målene våre for vekst i antall ansatte trenger vi en automatisert og integrert måte å følge opp signaturer på kontrakter. |
| Øke medarbeiderengasjementet | Engasjementet vårt er bekymringsfullt, og vi har i dag en manuell prosess for medarbeidersamtaler og spørreundersøkelser der dataene ikke er lett tilgjengelige eller enkle å omsette til handling. |
Unngå også å bli offer for «alt som glimrer»-syndromet eller å presse gjennom ny programvare bare fordi den fremhever noen flotte nye funksjoner .... kremt, som AI-støttede verktøy! Fokuser heller på programvare som løser de spesifikke behovene deres og støtter visjonen deres om å nå målene.
Ikke jag trender uten å forstå virksomhetens unike behov. Enten det gjelder et nytt verktøy, en ny policy eller et nytt gode, bør hvert initiativ være i tråd med organisasjonens mål og medarbeidernes prioriteringer.
Steg 2 – Identifiser utfordringene
Strategisk talentforvaltning støtter beslutningsgrunnlaget for HR-programvare ved å knytte teknologiske løsninger til utfordringer innen arbeidsstyrkeutvikling.
Utfordringer viser i denne sammenhengen til de konkrete problemene og ineffektivitetene en virksomhet opplever i sine nåværende HR-prosesser, og som HR-programvare skal løse og redusere. Skriv ned alle utfordringene, og ikke hold noe tilbake.
Eksempel på sjekkliste for å identifisere utfordringer
- Hvor mange regneark må du oppdatere når du legger til eller endrer en medarbeider?
- Kan medarbeiderne oppdatere sine egne opplysninger?
- Hvor ofte oppdager du feil ved registrering av data?
- Hvilke oppgaver tar opp mesteparten av dagen din?
Svarene på spørsmålene vil danne grunnlaget for beslutningsgrunnlaget ditt når du skal anskaffe ny HR-programvare.
Steg 3 – Nåværende prosesstrinn
Nåværende prosesstrinn er måten dere gjør ting på i HR-avdelingen i dag. Dette bør omfatte alle de sentrale HR-oppgavene, for eksempel hvordan dere håndterer medarbeideropplysninger, permisjonssøknader, ansettelser og introduksjon av nyansatte. (Jeg antar at dere hovedsakelig bruker regneark og e-post.)
Begynn med å liste opp hovedprosessene, trinnene i hver prosess, hvem som er ansvarlig for hvert trinn, og hvor lang tid hver prosess tar.
Eksempel på et forenklet prosesskart
| Hovedprosess | Underprosess | Prosesssteg | Hvem | Tid |
|---|---|---|---|---|
| Ansattopplysninger | Legg til ny ansatt | Åpne et regneark og legg til en ny rad med informasjon om den ansatte. Kontroller at ansattnummeret er oppdatert. Legg den ansatte til i personalgodene og oppdater regnearket for oversikt over personalgoder. Oppdater lønnsoversikten. Send en e-post til lønnsavdelingen med informasjon om den ansatte. Registrer ansatte i lønnsplattformen osv. | HR | 30–45 min |
| Ansattopplysninger | Oppdater den ansattes adresse | Åpne regneark nr. 1 og oppdater det. Åpne lønnsoversikten og oppdater den. Send en e-post til lønnsavdelingen med den nye adressen. | HR | 15 min |
| Ansattopplysninger | Den ansattes feriesaldo | Send en e-post til lederen for å få saldoen avstemt. Sammenlign notatene deres med HRs notater. Åpne tidsregistreringssystemet og kontroller. Beregn saldoen basert på eventuell forholdsmessig beregning (ved behov). | HR og leder | 15–45 min |
Eksperttips: Du kan ta prosesskartleggingen et skritt videre og, ved siden av alle prosesstegene, angi om steget tilfører organisasjonen verdi (VA – verdiskapende) eller ikke tilfører noen verdi (NVA – ikke-verdiskapende).
Steg 4 – Definer mål på suksess (ROI – avkastning på investering)
Dette kan være høyere engasjement, bedre retensjonsrater, raskere gjennomføring av rekruttering til ledige stillinger eller mer kapasitet i HR-teamet til ting som relasjonsbygging, opplæring og verdiskapende aktiviteter.
Hvis du kan spare tid ved å investere i HR-programvare, hva ville du brukt den tiden på?
Beslutningstakere liker å se ROI-tallene. For HR-programvare måles dette vanligvis i tidsbesparelser, og derfor kan du sette et pengebeløp på besparelsen.
Eksempel (det gjøres mange antakelser, og vi oppfordrer deg til å oppgi dem):
Til referanse: 52 uker per år * 8 timer per dag = 2 080 timer
2 080 timer * 60 minutter per time = 124 800 minutter per år
Lønn = $80,000
Tid per gitt oppgave = 15 min
Oppgaver per måned = 50
Total tid per måned = 750 min
Totalkostnad per måned = (124,800/$80,000 = $1.56 av lønnen per minutt). $1.56 * 750 min per måned = $1,170 per måned i arbeidskostnad.
Formelen ovenfor viser den positive effekten av å finne en ny HR-løsning som bruker automatisering til å eliminere en oppgave på 15 minutter som HR-medarbeiderne dine utfører ofte – så ofte som 50 ganger i måneden.
Ved å eliminere denne oppgaven gjennom automatisering ville selskapet ditt spart $1,170 per måned i arbeidskostnader. Det er en betydelig kostnadsbesparelse for bunnlinjen!
Steg 5 – Få innledende støtte og godkjenning
Bruk denne tiden til å presentere funnene dine fra stegene ovenfor, og sørg for at du har støtte fra HR-lederne dine til å fortsette, eller avklar om du må avslutte prosessen. Hvis du har fått muntlig godkjenning, kan du fortsette!
Eksempler på hvordan du kan få innledende støtte
- Kasusstudier: Presenter kasusstudier av lignende organisasjoner som har implementert HR-programvare med gode resultater, og vis konkrete fordeler.
- Kostnads- og nytteanalyse: Vis en detaljert kostnads- og nytteanalyse som fremhever kostnadene ved HR-programvaren sammenlignet med kostnadsbesparelsene og den forbedrede effektiviteten du forventer å oppnå med den nye HR-teknologien.
- Demonstrasjoner: Avtal en demonstrasjon av HR-programvaren for å vise funksjonaliteten og brukervennligheten, samt hvordan den sammenlignes med dagens system.
- Produktivitetsstatistikk: Vis statistikk over forbedret produktivitet og tidsbesparelser fra selskaper som bruker lignende HR-programvare.
Steg 6 – Kartlegg behovene
Jeg vet at dette ikke er det morsomste steget, men det er et av de viktigste. Før du kontakter programvareleverandører, må du ha tydelige krav og innspill fra alle de viktigste interessentene dine.
| Viktig krav | Hvem | Hvorfor |
|---|---|---|
| Én enkelt kilde til sannheten om medarbeiderdata | CEO, COO, HR, leder, medarbeider | Forhindre feil, øke hastigheten og gjøre systemet enklere å bruke |
| Mål spores og er synlige for ledergruppen | Toppledelsen, leder, HR, medarbeider | Alle mål må samles i én visning for ledergruppen og teamlederen. |
| CV-er blir sett av den ansettelsesansvarlige | HR, ansettelsesansvarlig | Per nå kopierer HR CV-er og limer dem inn i en mappe på den delte stasjonen. Ledere må varsles automatisk når en CV kommer inn, slik at de raskt kan sile den ut eller videre. |
| Kompatibilitet med annen programvare som allerede er i bruk | CTO, IT-leder | For å få mest mulig ut av den nye HR-teknologien må du sørge for at den er kompatibel med annen programvare organisasjonen allerede bruker. |
Steg 7 – Ta kontakt med leverandører
Se deg rundt, be om noen demonstrasjoner og del kravene dine med et utvalg av leverandører av HR-programvare som i utgangspunktet virker å passe godt. Dette vil hjelpe dem med å demonstrere hvordan programvaren deres kan gjøre hverdagen din enklere!
Hvis plattformen du er interessert i, ikke har alle funksjonene du trenger, bør du spørre hvor enkelt det vil være å integrere den med andre applikasjoner i din teknologistakk for HR.
Når du har kommet i kontakt med leverandører, må du sørge for at du sammenligner funksjonaliteten i produktene deres med dine unike krav.
| Viktig krav | Kritisk (Ja/Nei) |
|---|---|
| Innebygde kontrakter og bekreftelse av signatur | Nei |
| Medarbeidere kan oppdatere sine egne data | Ja |
| Ferie registreres via et system og godkjennes av lederen. HR har innsyn. | Ja |
Steg 8 – Forbered deg på å håndtere innvendinger
Før du kommer med den endelige anbefalingen, bør du sette av tid til å forberede deg på mulige innvendinger – særlig når det gjelder kostnader. Økonomiske bekymringer er ofte den største hindringen når man presenterer ny HR-programvare, så det er viktig å være klar med tydelige og selvsikre svar.
Vanlig innvending: «Det er for dyrt.»
Anerkjenn bekymringen, og vend deretter oppmerksomheten mot verdien. Fremhev de langsiktige besparelsene programvaren gir ved å redusere manuelt arbeid, minimere feil og redusere risikoen for manglende etterlevelse. Hvis mulig bør du vise hvordan kostnaden står seg mot de skjulte utgiftene ved dagens system – for eksempel tiden som brukes på å rette feil eller håndtere tungvinte omveier.
Vanlig innvending: «Kan vi ikke bare fortsette å bruke det vi har?»
Forklar risikoen ved å ikke gjøre noe. Eldre systemer fører ofte til ineffektivitet, dårlig oversikt over data og økt administrativ belastning. Legg vekt på hvordan den nye programvaren støtter vekst, effektiviserer driften og hjelper virksomheten med å ta bedre beslutninger raskere.
Vanlig innvending: «Hva er avkastningen på investeringen?»
Møt forberedt med data. Bruk referansetall, casestudier eller leverandørens avkastningskalkulatorer for å anslå kostnadsbesparelser, spart tid eller økt produktivitet. Sett det inn i en sammenheng som er viktig for interessentene dine – sparte kroner, redusert risiko eller beskyttede inntekter.
Ved å møte innvendinger direkte styrker du saken din og viser at du har vurdert beslutningen fra alle sider.
Steg 9 – Utarbeid en forretningssak og få godkjenning
Når du har samlet inn alle dataene ovenfor, er det på tide å sette sammen forretningssaken. Dette trenger ikke å være et dokument på 10 sider; det kan være så enkelt som et notat på én side (for hvem har egentlig tid til å lese 10 sider?).
Beslutningstakere ser etter svar på følgende spørsmål:
- Hvor mye koster det?
- Hvilke utfordringer vil programvaren løse?
- Hva skjer hvis vi ikke investerer i programvaren?
- Hvor lang tid vil det ta å implementere?
- Hvorfor må vi investere nå?
- Hva er avkastningen på investeringen ved å implementere denne programvaren?
Det kan hende du ikke kjenner svarene på kostnadsspørsmålene; å søke om godkjenning på dette stadiet vil imidlertid legge til rette for at du lykkes.
En godt strukturert forespørsel om tilbud på HR-programvare vil hjelpe deg med å presentere denne informasjonen i et format som leverandørene enkelt kan forstå og svare på.
Mange selskaper prøver ut gratis HR-systemer for å vise fordelene ved HR-automatisering før de inngår avtale om betalte løsninger.
Her er en mal for en forretningsbegrunnelse du kan bruke for HR-programvare:
- Sammendrag: Kort oversikt over forslaget, de viktigste fordelene og konklusjonene.
- Dagens situasjon og problemstilling: Beskrivelse av dagens situasjon og de spesifikke utfordringene eller problemene som skal håndteres.
- Foreslått løsning og fordeler: Detaljert beskrivelse av den foreslåtte løsningen og de forventede fordelene, inkludert en kostnads-nytteanalyse (bruk beregningen i trinn 4 for å sammenligne med de potensielle programvarekostnadene og oppgi besparelsene).
- Implementeringsplan og risikovurdering: Trinnvis implementeringsstrategi, tidsramme og en oppsummering av potensielle risikoer med planer for risikoreduserende tiltak.
- Konklusjon og anbefalinger: En kort oppsummering av forretningsbegrunnelsen med endelige anbefalinger til beslutningstakerne.
Det er enklere å utarbeide en sterk forretningsbegrunnelse for HR-programvare med anerkjente HRIS-sertifiseringer som underbygger kompetansen din.
Trinn 10 – Velg den beste programvaren
Hurra! Du har kommet så langt og har fått godkjenning til å gå videre med leverandøren du har valgt.
Men husk at det å få godkjenning gjennom prosessen med forretningsbegrunnelsen ikke engang er halve jobben. Neste steg er å velge HR-programvaren som passer best til virksomhetens behov og kapasitet når det gjelder implementering, introduksjon og opplæring.
Hvis du driver med HR i en liten bedrift, vil kravene dine til programvaren være annerledes enn i et selskap med 2 000 ansatte. Prioriteringene dine bør samsvare med de aktuelle behovene dine, samt behovene som støtter veksten din.
HR-programvare gjør HR mer effektivt
Automatisering av HR-prosessene dine vil gi en bedre opplevelse for ansatte, ledere og kandidater. Det å bruke tid på å utarbeide en detaljert forretningsbegrunnelse vil gi følgende fordeler:
- Skissere viktige prosesser som må endres eller forbedres
- Samle inn tilbakemeldinger og krav fra de rette personene
- Identifisere hvor mye tid som kan spares og brukes på verdiskapende arbeid
- Vise hvor investeringer i programvare bør prioriteres. Du tror kanskje at du trenger en plattform for resultatstyring, men i realiteten må du begynne med et system for personaladministrasjon.
Uansett hvor omfattende eller detaljert du er, vil det å utarbeide en solid forretningsbegrunnelse for HR-programvare forbedre organisasjonen din.
Etter min erfaring så vi en målbar økning i medarbeidertilfredsheten, en reduksjon i administrasjonstiden og mer tid brukt på verdiskapende aktiviteter da vi implementerte et HRIS, ATS, målstyring og programvare for prestasjonsstyring (alt på samme tid).
Dette skaper igjen en bedre medarbeideropplevelse for medarbeiderne, lederne og HR-medarbeiderne dine.
Lykke til på reisen med din digitale HR-transformasjon!
Hva skjer videre:
Hvis du undersøker hvordan du kan utarbeide en forretningssak for HR-programvare, kan du kontakte en SoftwareSelect-rådgiver for gratis anbefalinger.
Du fyller ut et skjema og tar en kort prat der de går gjennom detaljene i behovene dine. Deretter får du en kortliste over programvare du kan vurdere. De vil til og med støtte deg gjennom hele kjøpsprosessen, inkludert prisforhandlinger.
