Een systeem voor het volgen van sollicitanten kiezen: een gids in 5 stappen

Een ATS is vooral waardevol voor organisaties die te maken hebben met grote aantallen sollicitaties of die de kandidaatervaring, naleving van regelgeving en snelheid van werving willen verbeteren. Door het juiste systeem te kiezen, kan je wervingsteam zich minder richten op administratief werk en meer op het vinden en betrekken van toptalent.

Belangrijke factoren bij het kiezen van een ATS

Het juiste ATS kiezen draait niet alleen om het afvinken van functies. Het gaat erom een systeem te vinden dat aansluit bij de omvang van je bedrijf, je wervingsbehoeften en je langetermijndoelen. Hieronder staan de vijf belangrijkste gebieden waarmee je rekening moet houden bij het beoordelen van volgsystemen voor sollicitanten.

1. Aansluiting bij de organisatie

Je ATS moet passen bij de omvang van je wervingsactiviteiten vandaag en bij de omvang die je over een paar jaar verwacht.

Teamgrootte:

• Kleine teams hebben baat bij eenvoudige systemen met essentiële automatisering (cv-parsing, e-mailsjablonen) en transparante prijzen.
• Grotere ondernemingen hebben vaak behoefte aan niveaus voor meerdere gebruikers, hiërarchieën op basis van rollen en aanpassingsmogelijkheden voor verschillende afdelingen en locaties—functies die vaker te vinden zijn in wervingsoplossingen voor ondernemingen.

Wervingsvolume:

• Werving op grote schaal vereist bulkcommunicatie, planning in batches en AI-aangedreven screeningfuncties om sollicitaties snel te verwerken en vooroordelen te verminderen.
• Seizoensgebonden of fluctuerende werving vraagt om flexibele prijzen en schaalbaarheid, zodat je kunt op- of afschalen zonder te betalen voor ongebruikte capaciteit.

Schaalbaarheid:

Plan vooruit—regelmatig van ATS-platform wisselen kost tijd en geld. Zoek naar een systeem dat met je kan meegroeien en extra gebruikers, regio’s en geavanceerde functies ondersteunt naarmate je behoeften veranderen.

Automatisering:

Automatisering is essentieel voor efficiëntie. Functies zoals cv-parsing, automatische screening, planning en automatische herinneringen verminderen handmatige taken en geven recruiters meer tijd om zich te richten op het betrekken van kandidaten.

Waarom organisatorische behoeften belangrijk zijn: Hoe beter het systeem aansluit bij de omvang en groeikoers van je organisatie, hoe minder tijd je later kwijt bent aan het oplossen van inefficiënties of het migreren naar een nieuwe tool.

2. Operationele behoeften

Een ATS moet naadloos aansluiten op je bestaande werkprocessen en technologiestack, zodat samenwerking eenvoudiger wordt—in plaats van ingewikkelder.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Aanpassingsmogelijkheden:

Pas werkprocessen, pijplijnen en rapportagedashboards aan voor verschillende teams of functietypen, zodat elke belanghebbende de benodigde inzichten krijgt.

Enkele nuttige functies hierbij:

• Aanpasbare workflow: Zoek naar een ATS waarmee je workflows kunt aanpassen aan je wervingsproces. Het systeem moet flexibel genoeg zijn voor verschillende functies, afdelingen en wervingsfasen.
• Aangepaste rapportage: De mogelijkheid om aangepaste rapporten en dashboards te maken om belangrijke statistieken (bijv. time-to-hire en wervingsbron) bij te houden, is essentieel voor datagestuurde beslissingen.

Integraties:

Koppel je ATS aan je HRMS, vacaturebanken, tools voor antecedentenonderzoek en communicatieplatforms zoals Slack of e-mail. Dit vermindert datasilo's en zorgt voor een soepele overdracht tussen systemen.

Op de website van de leverancier of bij het verkoopteam kun je nagaan met welke tools de software al integraties heeft. Je kunt hen zelfs vragen er een te bouwen als die nog niet bestaat (let op: hier kunnen extra kosten aan verbonden zijn).

(Als je wat meer context nodig hebt over waarom integratie met je HR-managementsysteem zo belangrijk is, lees dan hierna over deze functies en voordelen van HRMS'en.)

Samenwerkingsfuncties:

Het ATS moet het eenvoudig delen van kandidaatprofielen, feedback en notities tussen teamleden mogelijk maken en zo een betere samenwerking tussen wervingsmanagers, HR en recruiters bevorderen.

Door kandidaatgegevens te centraliseren, kunnen alle belanghebbenden en interviewers op één plek notities delen, feedback geven en kandidaten beoordelen.

Op rollen gebaseerde machtigingen:

Bescherm gevoelige kandidaatgegevens door te bepalen wie informatie mag openen, bewerken of delen. Dit zorgt voor naleving van regelgeving en voorkomt dat er per ongeluk te veel informatie wordt gedeeld.

Waarom operationele behoeften belangrijk zijn: Een goed geïntegreerd en aanpasbaar ATS vermindert handmatig werk, houdt teams op één lijn en zorgt ervoor dat gevoelige gegevens op de juiste manier worden verwerkt.

3. Gebruikerservaring

Zowel recruiters als kandidaten hebben een systeem nodig dat eenvoudig, intuïtief en ondersteunend is.

Gebruiksgemak:

Zoek naar een overzichtelijke, intuïtieve interface waarvoor maar weinig training nodig is. Test de gebruiksvriendelijkheid altijd met een live demonstratie voordat je een beslissing neemt.

Hier zijn enkele specifieke functies waarop je moet letten:

• Gebruiksvriendelijke interface: Het ATS moet intuïtief zijn en eenvoudig te gebruiken voor je HR-team en wervingsmanagers. Daarom is het altijd belangrijk om een live demonstratie aan te vragen.
• Kandidaatervaring: Zorg ervoor dat het sollicitatieproces eenvoudig is voor kandidaten en een gestroomlijnde ervaring biedt die geschikt is voor mobiele apparaten, om uitval te voorkomen.

Professionele tip

Een overdreven complex systeem kan de acceptatie en productiviteit belemmeren. Door prioriteit te geven aan gebruiksvriendelijke interfaces en intuïtieve workflows kunnen teams de technologie effectief benutten. De beste oplossingen bieden configureerbaarheid, uitgebreide mogelijkheden en gebruiksgemak, waardoor organisaties kunnen opschalen zonder efficiëntie en effectiviteit op te offeren. — Dara Brenner, Productdirecteur, Employ

Kandidaatervaring:

Zorg ervoor dat het sollicitatieproces snel, geschikt voor mobiele apparaten en voorzien van je huisstijl is. Een omslachtig sollicitatieformulier is een snelle manier om toptalent kwijt te raken.

Ondersteuning bij het inwerken:

Beoordeel de trainingsmiddelen, klantenondersteuning en implementatiediensten van de leverancier. Een goede introductie kan bepalend zijn voor de acceptatie binnen je recruitmentteam.

Waarom gebruikerservaring belangrijk is: Als je team moeite heeft om de software te gebruiken of kandidaten het proces verlaten, zal zelfs de meest veelzijdige ATS geen waarde opleveren.

4. Bedrijfswaarde

De juiste ATS moet een meetbare ROI opleveren en niet alleen een extra kostenpost vormen.

Kosten- en prijsmodellen:

Verschillende oplossingen hanteren verschillende prijsmodellen (bijvoorbeeld op abonnementsbasis, betalen per gebruik of prijsstelling op basis van functies). Houd ook rekening met eventuele extra kosten voor integraties of aanvullende functies.

Vergelijk prijzen op abonnementsbasis, per gebruiker en per vacature. Vraag naar verborgen kosten voor integraties, uitbreidingen of geavanceerde rapportages.

Houd rekening met de langetermijnvoordelen en het rendement op investering (ROI) dat de ATS biedt, waaronder tijdsbesparing, minder afhankelijkheid van externe recruiters en een efficiënter wervingsproces. Bekijk voor meer hulp hierbij het uitstekende artikel van Dan George over financiële geletterdheid voor HR.

Rendement op investering:

Houd rekening met de langetermijnwaarde: lagere bemiddelingskosten, snellere wervingscycli en een hogere productiviteit van recruiters wegen vaak op tegen de initiële kosten.

Rapportages en analyses:

Wervingsanalyses zijn belangrijk om het recruitmentproces te verbeteren en kandidaten van betere kwaliteit aan te nemen.

Gebruik dashboards en aangepaste rapporten om KPI's zoals de tijd tot indiensttreding, kosten per aanname, diversiteitsindicatoren en de effectiviteit van wervingsbronnen te volgen. Datagedreven inzichten helpen om wervingsstrategieën te verfijnen en de efficiëntie te verbeteren.

Gedetailleerde analyses helpen je om datagedreven beslissingen te nemen, waardoor de efficiëntie verbetert en de wervingskosten dalen. Daarnaast zorgen rapportagefuncties voor naleving van wettelijke en regelgevende vereisten door nauwkeurige wervingsgegevens bij te houden. 

Er bestaat natuurlijk ook zelfstandige software voor wervingsanalyses, maar dit wordt steeds vaker een belangrijke functie van ATS'en.

Tip: Geavanceerdere analyses kunnen meer kosten, dus controleer goed wat bij je ATS-prijsstelling is inbegrepen.

Waarom bedrijfswaarde belangrijk is: Door de invoering van een ATS te benaderen vanuit ROI wordt het eenvoudiger om een onderbouwde bedrijfscase te maken voor steun van het management.

5. Risicobeheer

Werving omvat gevoelige gegevens en moet voldoen aan lokale en internationale regelgeving.

Naleving en wettelijke vereisten:

Controleer bij het selecteren van een ATS of deze naleving van het wervingsproces ondersteunt, zodat recruitment wordt gestroomlijnd en tegelijkertijd binnen de wettelijke grenzen blijft

Als je bedrijf actief is in verschillende regio's met uiteenlopende regelgeving voor werving (bijvoorbeeld wetgeving inzake gelijke kansen op werk en de AVG), dan zijn mogelijkheden voor naleving in meerdere landen iets om mee te nemen bij het kiezen van je ATS.

Zorg ervoor dat de ATS normen voor gelijke kansen op werk, de AVG, de CCPA en andere relevante arbeids- of gegevensbeschermingswetten op de locaties waar je actief bent ondersteunt.

Geografisch bereik:

Als je in meerdere regio's werft, zoek dan naar functies zoals meertalige vacatures, ondersteuning voor tijdzones en gelokaliseerde hulpmiddelen voor naleving. Dit is cruciaal wanneer je actief bent in landen of staten met unieke privacy- en antidiscriminatiewetgeving.

Waarom geografische kenmerken belangrijk zijn

“In eerste instantie dachten we niet veel na over behoeften op meerdere locaties. Maar toen we uitbreidden naar regio’s zoals Canada en Europa, en zelfs naar verschillende Amerikaanse staten zoals Californië en New York, werd al snel duidelijk dat ons ATS gewoon niet voldeed. Zo moesten we bijvoorbeeld in Europa voldoen aan de AVG, naast de privacywetgeving van Canada en zelfs de verschillende privacy- en arbeidswetten in staten zoals Californië, met zijn unieke privacyregelgeving. We moesten ook omgaan met de strenge antidiscriminatiewetgeving van New York. Verschillen in tijdzones voegden nog een extra laag complexiteit toe en we hadden een systeem nodig dat meertalige vacatureteksten en communicatie met kandidaten aankon.” ~Mia Fischer, Senior technisch recruiter bij Edison & Black

Hier volgen enkele aanvullende richtlijnen, afhankelijk van de omvang van je geografische behoeften:

Eén locatie

• Eenvoudigere workflow: Als je wervingsactiviteiten op één locatie zijn gecentraliseerd, hoeft je ATS geen meerdere regio's of kantoren te ondersteunen. Een eenvoudig systeem dat kandidaten bijhoudt, communicatie automatiseert en gegevens ordent, zou moeten volstaan.
• Lokale naleving: Richt je op een ATS dat voldoet aan de wettelijke vereisten die specifiek zijn voor jouw regio of land, zoals lokale arbeidswetgeving, gegevensbescherming en rapportagestandaarden.

Meerdere locaties (binnenlands of internationaal)

• Functionaliteit voor meerdere locaties: Als je bedrijf op meerdere locaties actief is, moet een ATS mogelijkheden voor meerdere locaties bieden, zodat je vanuit één platform vacatures kunt plaatsen en kandidaten uit verschillende kantoren of regio's kunt beheren.
• Lokale naleving: Bij internationale werving is naleving van cruciaal belang. Het ATS moet je helpen om te voldoen aan verschillende regelgeving voor indienstneming en privacywetgeving, zoals de AVG in Europa of de CCPA in de VS.
• Ondersteuning voor talen en tijdzones: Overweeg in internationale omgevingen een ATS dat meerdere talen en tijdzones ondersteunt om wereldwijde wervingsactiviteiten mogelijk te maken. Het systeem moet het ook eenvoudig maken om sollicitatiegesprekken in te plannen en te communiceren met kandidaten op verschillende locaties.
• Regionale talentenpool: Als je wereldwijd werft, kan een ATS met sourcingfuncties die talentenpools in specifieke regio's of landen aanspreken van onschatbare waarde zijn om diverse kandidaten te bereiken.

Waarom behoeften op het gebied van risicobeheer belangrijk zijn: Een ATS dat aan de regelgeving voldoet, verkleint het risico op boetes, rechtszaken en reputatieschade en helpt je tegelijkertijd vertrouwen op te bouwen bij kandidaten.

Belangrijkste punten

Geef bij het beoordelen van ATS-platforms prioriteit aan:

• Aansluiting bij de omvang van je team en je wervingsvolume vandaag en morgen.
• Automatisering, integraties en aanpassingsmogelijkheden om activiteiten te stroomlijnen.
• Gebruiksvriendelijk ontwerp voor recruiters en kandidaten, ondersteund door sterke ondersteuning van de leverancier.
• Rendement op investering en analyses die de waarde aantonen en leiden tot slimmere werving.
• Naleving en wereldwijde inzetbaarheid om je organisatie te beschermen naarmate je groeit.

Door een ATS vanuit dit perspectief te kiezen, zorg je ervoor dat je niet alleen software koopt, maar investeert in een systeem dat efficiënte, eerlijke en schaalbare werving ondersteunt.

ATS-functies versus bedrijfsresultaten

Om deze factoren gemakkelijker te kunnen begrijpen, volgt hier een korte vergelijking van veelgebruikte ATS-functies, wat ze doen en welke bedrijfsresultaten ze opleveren. Gebruik deze tabel als snelle referentie bij het beoordelen van leveranciers: zo kun je functies rechtstreeks koppelen aan de resultaten die voor jouw team van belang zijn.

Functie	Wat het doet	Bedrijfsresultaat
Automatisering	CV-parsing, automatische screening, planning van sollicitatiegesprekken, herinneringen	Bespaart recruiters tijd, vermindert handmatige fouten, versnelt het wervingsproces
Op rollen gebaseerde machtigingen	Beheert toegang op basis van het type gebruiker (recruiter, manager, leidinggevende)	Beschermt gevoelige gegevens, waarborgt naleving, verbetert de samenwerking
Aanpasbaarheid	Stemt workflows, pijplijnen en rapporten af op de behoeften van het team	Brengt werving in lijn met bedrijfsdoelen, vermindert knelpunten
Integraties	Verbindt het ATS met HRMS, vacaturesites, antecedentenonderzoek en communicatietools	Elimineert datasilo's, stroomlijnt processen
Samenwerkingstools	Centraliseert kandidaatprofielen, notities en feedback	Verbetert teamwerk, versnelt besluitvorming
Gebruiksgemak	Intuïtieve dashboards en eenvoudige navigatie	Snellere ingebruikname, minder training, meer tevreden recruiters
Kandidatenervaring	Mobielvriendelijke, vormgegeven sollicitaties met statusupdates	Hogere voltooiingspercentages, sterker werkgeversmerk
Ondersteuning bij het inwerken	Training, helpdesk en implementatiediensten	Snellere uitrol, hogere acceptatie, minder implementatieproblemen
Rapportage & analyses	Volgt de tijd tot indiensttreding, herkomst van kandidaten, DEI-statistieken	Maakt datagedreven werving mogelijk, verbetert efficiëntie en eerlijkheid
Nalevingsfuncties	AVG, CCPA, EEO-tools, audittrails	Vermindert juridische risico's, waarborgt ethische wervingspraktijken
Schaalbaarheid	Ondersteunt meer gebruikers, regio's en geavanceerde functies naarmate het bedrijf groeit	Maakt de investering toekomstbestendig, voorkomt kostbare ATS-wisselingen

Zoals je kunt zien, zit de werkelijke waarde van een ATS niet in de functies zelf, maar in de resultaten die ze mogelijk maken—van een kortere tijd tot indiensttreding tot betere naleving en een betere kandidatenervaring. Als je deze kijk op de relatie tussen functies en resultaten in gedachten houdt, wordt het eenvoudiger om verkooppraatjes te doorzien en je te richten op de systemen die de doelen van jouw organisatie daadwerkelijk ondersteunen.

Een sollicitantenvolgsysteem kiezen: proces in 5 stappen

Een ATS kiezen hoeft niet overweldigend te zijn, maar het moet wel gestructureerd en grondig gebeuren. Met deze vijf stappen kun je opties vol vertrouwen beoordelen en steun van belanghebbenden verkrijgen.

Stap één: behoeften vaststellen

Voordat je leveranciers onderzoekt, begin je met het verduidelijken van wat je organisatie echt nodig heeft. Betrek recruiters, personeelsmanagers, IT- en financiële teams er vroeg bij, zodat je alle perspectieven meeneemt.

Belangrijke vragen:

• Hoeveel mensen verwachten we de komende 6–12 maanden aan te nemen?
• Waar werven we personeel (één markt of meerdere regio's)?
• Hoe ziet ons sollicitatiegesprekproces eruit?
• Wie worden de belangrijkste gebruikers van het ATS?
• Hoe volwassen is ons werkgeversmerk?
• Als we een bestaand ATS vervangen, welke knelpunten moeten dan worden opgelost?

Door deze vragen te stellen, bepaal je precies wat je van je ATS nodig hebt.

Als je bijvoorbeeld meer gegevens wilt verzamelen om wervingsstatistieken bij te houden en je wervingsprocessen te verbeteren, zal een goede functie voor analyses en rapportage hoog op de lijst staan.

Vraag input van je belanghebbenden (IT en financiën zijn altijd nuttig) en gebruik hun feedback om gebruiksscenario's te schrijven en een matrix op te stellen waarin je vergelijkt wat belangrijk is voor elke groep belanghebbenden.

Documenteer vervolgens de onmisbare en prettig om te hebben functies voor elke groep belanghebbenden. Als je wervingsteam bijvoorbeeld uitgebreidere analyses nodig heeft, geef dan prioriteit aan rapportagetools. Als IT zich zorgen maakt over beveiliging, benadruk dan de nalevingsfuncties.

Praktische tip

Maak per groep belanghebbenden een eenvoudige matrix met gebruiksscenario’s. Deze wordt een waardevol referentiepunt zodra leveranciers hun “unieke” functies beginnen aan te prijzen.

Stap twee: leveranciers onderzoeken

Zodra je weet wat je nodig hebt, verken je de markt. Begin met vergelijkingsgidsen (zoals ons overzicht van de beste ATS'en), websites van leveranciers en discussies binnen HR-gemeenschappen.

Waar je op moet letten:

• Proefversies of demomogelijkheden
• Klantbeoordelingen, casestudy's en getuigenissen
• Best beoordeelde functies per categorie (hulpmiddelen voor mkb versus bedrijfsoplossingen)
• Gebruikerservaring (intuïtieve navigatie, overzichtelijke interface)
• Flexibiliteit en aanpasbaarheid van werkstromen
• Transparantie van de prijzen en wat in elk pakket is inbegrepen
• Beveiligingsstandaarden en nalevingscertificeringen (bijv. GDPR, SOC 2)
• Beschikbaarheid van hulpmiddelen voor onboarding, training en ondersteuning

Tip voor het vergelijken van leveranciers

Maak een vergelijkingssheet voor leveranciers om notities over verschillende oplossingen consistent vast te leggen.

Top sollicitantvolgsystemen om te overwegen

Hier is mijn lijst met de 10 beste beschikbare ATS-platforms, om je op weg te helpen bij je zoektocht:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Deel HR — Beste met ingebouwde immigratieondersteuning
2. 2. Factorial — Beste optie voor door AI aangestuurde automatisering van HR-processen
3. 3. Greenhouse — Beste voor het werven van veel gekwalificeerde kandidaten
4. 4. Workable — Beste gebruiksgemak
5. 5. TalentHR — Ideaal voor werving binnen een alles-in-één HR-systeem
6. 6. Pinpoint — Het meest geschikt voor interne talentacquisitieteams
7. 7. BambooHR® — Beste voor geautomatiseerde aanbiedingen en analyses
8. 8. Homebase — Het beste voor het integreren van werving met teambeheer
9. 9. Manatal — Beste voor AI-werving en het vinden van kandidaten
10. 10. ClearCo — Het meest geschikt voor gestroomlijnde automatisering van werving

Enkele leveranciersspecifieke vragen om te stellen:

Zodra je klaar bent om de details te onderzoeken, kun je deze vragen gebruiken om je evaluatieproces te sturen:

• Welke leveranciers zijn de beste voor jouw gebruikssituatie?
• Welke leveranciers worden het best beoordeeld in hun categorie?
• Wat is de best beoordeelde functie van elk hulpmiddel?
• Is het een oplossing voor kleine bedrijven of is het hulpmiddel meer geschikt voor gebruik door grote organisaties?
• Wat zeggen klantbeoordelingen en getuigenissen? Wat zijn de meest genoemde voordelen en nadelen?
• Welke onboarding, ATS-training, ondersteuning en andere hulpmiddelen biedt de leverancier?
• Is er uitgebreide documentatie beschikbaar?
• Voldoen de functies van het hulpmiddel aan je behoeften?
• Kan de software worden geïntegreerd met de HR-hulpmiddelen die je al gebruikt?
• Gebruikersinterface: is deze visueel aantrekkelijk?
• Gebruikerservaring: is de navigatie intuïtief en is het hulpmiddel eenvoudig te gebruiken?
• Is dit hulpmiddel eenvoudig of complex genoeg voor je behoeften op het gebied van personeelsbeheer? 
• Biedt het hulpmiddel de flexibiliteit of aanpasbaarheid die je nodig hebt?
• Biedt het hulpmiddel robuuste beveiligingsstandaarden en voldoet het aan regelgeving en best practices op het gebied van gegevensprivacy? Is er een lokaal geïnstalleerde optie beschikbaar?
• Past de prijs binnen je budget? Is de prijsstelling duidelijk? Is de prijs gerechtvaardigd op basis van de mogelijkheden van de software? Zijn bepaalde belangrijke functies alleen beschikbaar in duurdere prijspakketten? 
• Biedt het hulpmiddel een demo of gratis proefversie?

Stap drie: maak een shortlist en neem contact op

Beperk je opties tot een handvol veelbelovende leveranciers en ga vervolgens dieper op de mogelijkheden in.

• Vraag demo's aan: Plan live sessies om het product in actie te zien.
• Stuur een RFI (informatieverzoek): Verzamel gestandaardiseerde gegevens van verschillende leveranciers.
• Overweeg een RFP (verzoek om voorstel): Stel voor grotere teams of bedrijfsorganisaties een formele RFP op. Hier vind je onze gids voor het schrijven van een ATS-RFP.
• Beoordeel de geschiktheid: Vraag naar integraties met je HRMS en andere hulpmiddelen, ondersteuning bij onboarding en flexibiliteit in de prijsstelling.

Betrek eindgebruikers

Betrek eindgebruikers altijd bij demogesprekken. Zij zullen problemen met de gebruiksvriendelijkheid opmerken die de leiding misschien over het hoofd ziet.

Stap vier: Stel een businesscase op

Nadat je leveranciers hebt vergeleken, is het tijd om goedkeuring van de leiding te verkrijgen. Houd je businesscase gericht, duidelijk en gebaseerd op ROI.

Besluitvormers willen weten:

• Hoeveel gaat het kosten?
• Welke problemen lost het op?
• Wat gebeurt er als we nu niet investeren?
• Hoe lang duurt de implementatie?
• Wat is de verwachte ROI?

Je weet misschien nog niet wat de antwoorden op de kostenvraag zijn; goedkeuring vragen in dit stadium zorgt er echter voor dat je goed voorbereid bent op succes.

Mijn ervaring is dat draagvlak bij belanghebbenden vooral draait om duidelijke communicatie en een goede planning. Je moet zowel specifiek als realistisch zijn over wat je verwacht dat de ATS zal opleveren in termen van waarde en verwachte ROI.

Hier is een businesscasesjabloon dat je kunt gebruiken voor ATS-software:

• Samenvatting voor leidinggevenden: Kort overzicht van het voorstel, de belangrijkste voordelen en conclusies.
• Huidige situatie en probleemstelling: Beschrijving van de huidige situatie en de specifieke uitdagingen of problemen die worden aangepakt.
• Voorgestelde oplossing en voordelen: Gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde oplossing en de verwachte voordelen ervan, inclusief een kosten-batenanalyse.
• Implementatieplan en risicobeoordeling: Stapsgewijze implementatiestrategie, tijdlijn en een samenvatting van mogelijke risico's met plannen om deze te beperken.
• Conclusie en aanbevelingen: Beknopte samenvatting van de businesscase met definitieve aanbevelingen voor besluitvormers.

Verzamel echte kostengegevens

Gebruik bij het opstellen van een businesscase waar mogelijk echte cijfers (bijv. “We verwachten de tijd tot indienstneming met 20% te verkorten en jaarlijks $30,000 te besparen op de uren van recruiters”).

Stap vijf: Implementeer de oplossing en leid gebruikers op

Vaak is de grootste uitdaging niet het selecteren van de juiste ATS, maar de effectieve implementatie ervan. Zonder goed inwerken en voortdurende ondersteuning levert zelfs de meest geavanceerde ATS mogelijk niet de resultaten die je verwacht, wat leidt tot gefrustreerde gebruikers en gemiste kansen.

Benadruk voordelen om de acceptatie door gebruikers te vergroten

\u0022Effectief verandermanagement is cruciaal. Om ervoor te zorgen dat collega’s je nieuwe software gebruiken, moeten ze begrijpen welke voordelen deze voor hen heeft (bijv. het bespaart hen tijd/ze krijgen betere kandidaten) en weten hoe ze deze moeten gebruiken.\u0022 ~Mia Fischer, Senior technisch recruiter bij Edison & Black

Tips voor een soepele uitrol:

• Communiceer vroeg: Kondig de verandering aan, leg uit waarom deze belangrijk is en nodig mensen uit om vragen te stellen.
• Benut de training van de leverancier: Maak het inwerken en de training verplicht voor recruiters en personeelsmanagers.
• Wijs een projectleider aan: Wijs iemand aan om de implementatie te beheren en als eerste aanspreekpunt te fungeren voor feedback en problemen.
• Stel hulpmiddelen beschikbaar: Deel de helpdocumentatie, veelgestelde vragen en informatie over tickets van de leverancier voor ondersteuning.
• Stimuleer acceptatie: Benadruk hoe de ATS tijd bespaart, de kandidaatervaring verbetert of betere wervingsbeslissingen ondersteunt.

Verandermanagement is cruciaal

Onderschat verandermanagement niet. Zelfs het beste ATS zal falen als gebruikers niet worden getraind, ondersteund en gemotiveerd om het te gebruiken.

Als je dit proces in 5 stappen volgt—behoeften identificeren, leveranciers onderzoeken, een shortlist maken, een businesscase opstellen en zorgvuldig implementeren—weet je zeker dat je een ATS kiest dat niet alleen voldoet aan de vereisten van vandaag, maar ook meegroeit met je toekomstige groei.

Wat nu:

Als je onderzoekt hoe je een volgsysteem voor sollicitanten kiest, kun je gratis contact opnemen met een SoftwareSelect-adviseur voor aanbevelingen.

Je vult een formulier in en hebt een kort gesprek waarin ze ingaan op de specifieke kenmerken van je behoeften. Vervolgens ontvang je een shortlist van software om te beoordelen. Ze ondersteunen je zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.