Werknemersgegevens: typen, toepassingen en beste praktijken

Maar wat zijn werknemersgegevens precies en hoe verzamel je ze? Welke ethische overwegingen spelen bovendien een rol en hoe houd je de gegevens veilig?

Soorten werknemersgegevens

Laten we onze reis door de wereld van werknemersgegevens beginnen met een nadere blik op de verschillende soorten gegevens waarmee we dagelijks te maken hebben. 

We duiken hier niet in complexe datatheorie—beschouw dit meer als een informele lunchsessie. 

Persoonlijke informatie:

• De basisgegevens: naam, geboortedatum, adres enzovoort.

Werkgerelateerde informatie:

• Functieomschrijving, functietitel en afdeling
• Startdatum
• Arbeidsgegevens en -status (voltijd, deeltijd, contract, enz.)
• Beloningsgegevens (salaris, bonussen, secundaire arbeidsvoorwaarden)
• Werklocatie en kantoorindeling

Opleidings- en professionele achtergrond:

• Academische kwalificaties (diploma's, bezochte onderwijsinstellingen)
• Professionele certificeringen
• Eerdere werkervaring

Prestaties en werkgeschiedenis:

• Prestatiebeoordelingen en evaluaties
• Werkopdrachten en projecten
• Salarisgeschiedenis
• Promoties en overplaatsingen
• Disciplinaire maatregelen en waarschuwingen

Tijdregistratie en aanwezigheidsgegevens:

• Urenstaten en aanwezigheidsgegevens
• Verzoeken om overwerk en verlof
• Geschiedenis van de tijdregistratie en aanwezigheid van werknemers

Secundaire arbeidsvoorwaarden en beloning:

• Informatie over zorgverzekeringen
• Gegevens over pensioenregelingen
• Aandelenopties of toegekende aandelen
• Informatie over belastinginhoudingen
• Inhoudingen en bijdragen

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Informatie over noodcontactpersonen:

• Namen en contactgegevens van naaste familieleden of noodcontactpersonen

Informatie over diversiteit en demografische kenmerken:

• Geslacht
• Ras/etniciteit
• Arbeidsbeperkingen
• Veteranenstatus (indien relevant)

Personeelsinformatie

• Personeelsaantal

Juridische documenten en nalevingsdocumenten:

• Arbeidsovereenkomsten
• Geheimhoudingsovereenkomsten (NDAs)
• Vertrouwelijkheidsovereenkomsten
• I-9-formulieren (verificatie van de geschiktheid voor indiensttreding)
• Belastingformulieren (W-4, W-2, 1099, enz.)

Prestatiemaatstaven en doelstellingen:

• Belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's)
• Doelen en doelstellingen
• Prestatiebeoordelingen inclusief prestatiegegevens
• Plannen voor prestatieverbetering (PIP's)

Opleiding en ontwikkeling:

• Opleidingsgeschiedenis en certificeringen
• Beoordelingen van vaardigheden en competenties

Gegevens over vertrek en beëindiging:

• Exitgesprekken
• Duur van het dienstverband
• Redenen voor beëindiging
• Informatie over het laatste salaris en de laatste arbeidsvoorwaarden

Betrokkenheid van medewerkers

• Feedback uit enquêtes
• Feedback uit sollicitatiegesprekken
• Net promotor-scores van medewerkers

Wervingsstatistieken

• Wervingsbron
• Acceptatiepercentage van vacatures
• Kosten per nieuwe medewerker
• Wervingstijd

De bovenstaande gegevens kunnen op steeds geavanceerdere manieren worden gecombineerd om processen en de algehele werknemerservaring te verbeteren.

Je kunt bijvoorbeeld kijken naar verlooppercentages binnen bepaalde demografische groepen, of naar de vraag of mensen kort nadat ze promotie hebben gekregen vertrekken.

Vervolgens kun je deze gegevens presenteren aan de relevante belanghebbenden en middelen op de juiste manier toewijzen.

Waarom zijn gegevens over medewerkers nuttig?

Gegevens over medewerkers zijn essentieel voor het nemen van slimme beslissingen over het personeelsbestand en voor het naleven van arbeidswetten, belastingregels en regelgeving inzake gegevensprivacy.

Organisaties moeten bijvoorbeeld nauwkeurige salarisadministraties bijhouden, inclusief betaalde lonen, ingehouden belastingen en werkgeversbijdragen, om aan de belastingwetgeving te voldoen en correcte rapportages aan overheidsinstanties te garanderen.

Dat is het saaie gedeelte, maar zoals in de inleiding werd aangegeven, kunnen gegevens over medewerkers, zoals demografische gegevens, verlooppercentages en andere HR-statistieken, worden gebruikt om een verhaal te vertellen over wat er in je organisatie gebeurt en om strategische beslissingen te nemen.

IBM voerde bijvoorbeeld een diepgaande analyse van het personeelsverloop uit om belangrijke factoren te identificeren die het verloop beïnvloeden. Ze ontdekten dat medewerkers die vaak reisden een 2,4 keer hoger verlooppercentage hadden dan medewerkers die zelden reisden. 

Daarnaast vertoonden medewerkers op de afdeling personeelszaken een grotere neiging om te vertrekken. Dankzij deze inzichten kon IBM specifieke problemen aanpakken en strategieën ontwikkelen om het verloop te verminderen. ​

Hoe verzamel je gegevens over medewerkers?

Het goede nieuws is dat het verzamelen van al deze gegevens vrij eenvoudig is als je over de juiste hulpmiddelen beschikt.

Informatiesysteem voor personeelszaken (HRIS)

Een HRIS helpt je om al je gegevens over medewerkers digitaal te organiseren en op te slaan op één centrale locatie, zodat je ze eenvoudig kunt openen en bijwerken. 

Het automatiseert dagelijkse HR-taken, zoals het bijhouden van verlof en het beheren van personeelsgegevens, en je kunt snel rapporten genereren om trends te signaleren of te voldoen aan arbeidswetten.

Beheersysteem voor personeelszaken (HRMS)

Een HRMS is een uitgebreidere oplossing die verder gaat dan een HRIS door te integreren met andere bedrijfsfuncties. Het helpt niet alleen bij het verzamelen van gegevens, maar ondersteunt ook personeelsplanning, salarisverwerking en compliancebeheer.

Sollicitantvolgsystemen (ATS) 

Een ATS speelt een belangrijke rol in de vroege fasen van gegevensverzameling, specifiek tijdens het wervingsproces, en maakt het verzamelen van gegevens over de kwalificaties, ervaring en feedback uit sollicitatiegesprekken van kandidaten mogelijk. Deze gegevens kunnen vervolgens worden overgezet naar een HRIS of HRMS zodra een kandidaat een nieuwe medewerker wordt.

Software voor personeelsanalyse 

Gespecialiseerde software voor personeelsanalyse stelt je niet alleen in staat om werknemersgegevens te verzamelen, maar ook om deze te analyseren en inzicht te krijgen in trends binnen het personeelsbestand, prestatie-indicatoren en voorspellende analyses. Deze software is vaak zeer gespecialiseerd en stelt HR-teams in staat strategische beslissingen te nemen die het succes van de organisatie bevorderen.

Software voor wervingsanalyse 

Gespecialiseerde software voor wervingsanalyse, ontworpen met geavanceerde mogelijkheden voor wervingsanalyse om diep in het wervingsproces te duiken.

HR-professionals en wervingsteams gebruiken deze software om inzicht te krijgen in hun wervingsstrategieën en datagedreven beslissingen te nemen.

Enquêtes en werknemersinterviews

Methoden zoals enquêtes, gesprekken zonder tussenliggende leidinggevende en blijversgesprekken leveren waardevolle feedback, gevoelens en suggesties van werknemers op. 

Deze kwalitatieve gegevens uit hulpmiddelen zoals software voor werknemersonderzoeken vormen een aanvulling op de kwantitatieve gegevens die zijn opgeslagen in HRIS/HMRS en bieden een holistisch beeld van de ervaringen en percepties van werknemers.

Software voor prestatiebeoordelingen

Hulpmiddelen voor prestatiemanagement helpen bij het volgen en opslaan van belangrijke werknemersgegevens, zoals doelen, feedback, beoordelingen en ontwikkelingsplannen, op één toegankelijke locatie.

Dit maakt het eenvoudiger om trends te signaleren, groei te ondersteunen en weloverwogen beslissingen te nemen over promoties of trainingen.

Beste praktijken voor werknemersgegevens

Het beheren van werknemersgegevens vereist een evenwicht tussen het naleven van beste praktijken, het waarborgen van gegevensbeveiliging, naleving van regelgeving en een ethische behandeling van je personeelsbestand. 

More Articles

• 18 belangrijkste voordelen van HR-managementsoftware voor werkplekken
• Vereisten voor HR-software: inzicht in uw behoeften
• Is uw organisatie klaar voor HR-technologie?

Beste praktijken voor gegevenshygiëne

Gegevenshygiëne is essentieel voor het behouden van de kwaliteit, nauwkeurigheid en bruikbaarheid van je gegevens. Slechte gegevenshygiëne kan leiden tot allerlei fouten, inefficiënties en gemiste kansen.

Dit is wat je moet doen:

• Nauwkeurigheid en integriteit van gegevens: Houd nauwkeurige en actuele werknemersgegevens bij. Controleer en verifieer gegevens hiervoor regelmatig om de nauwkeurigheid ervan te waarborgen. Onnauwkeurige gegevens kunnen leiden tot fouten in de salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden, en tot problemen (oftewel: een ramp).
• Bewaarbeleid voor gegevens: Ontwikkel een duidelijk bewaarbeleid voor gegevens waarin staat hoe lang je werknemersgegevens bewaart en wanneer deze veilig moeten worden verwijderd of gearchiveerd. Dit zorgt voor naleving van wettelijke vereisten en vermindert de hoeveelheid overbodige gegevens.
• Verwijdering van gegevens: Volg bij het verwijderen van fysieke of elektronische dossiers procedures voor veilige gegevensvernietiging. Versnipper papieren documenten en wis elektronische media op veilige wijze om gegevenslekken te voorkomen.
• Back-ups van gegevens: Maak regelmatig back-ups van werknemersgegevens om verlies bij systeemstoringen of beschadiging van gegevens te voorkomen. Test procedures voor gegevensherstel om te controleren of gegevens kunnen worden teruggehaald.

Deskundige tip

Maak een plan om documentatie regelmatig te archiveren, volgens een ritme dat voor jou werkt. Wanneer mijn team bijvoorbeeld wijzigingen in werknemersgegevens verwerkt, archiveren ze de documentatie tijdens het werk in plaats van te wachten tot het einde van de dag om alles in één keer te archiveren. We hebben gemerkt dat dit een effectievere manier is om eraan te denken alle documentatie met betrekking tot elke wijziging te archiveren. — Jessica Cieslinski, HR-generalist, Arhaus

Beveiliging

Beveiliging heeft gevolgen voor ons allemaal en het is vooral belangrijk om de gevoelige gegevens van je organisatie te beveiligen. 

Met dit in gedachten zijn hier enkele beste praktijken om te overwegen bij het aanpakken van beveiliging:

• Regelmatige risicobeoordelingen van gegevens: Voer regelmatig beoordelingen uit van gegevensrisico's en kwetsbaarheden om potentiële bedreigingen en zwakke punten in je gegevensbeheerpraktijken te identificeren en corrigerende maatregelen te nemen. Als je hulp nodig hebt bij het opzetten van deze systemen, neem dan contact op met een adviseur voor gegevensbeheer voor de ondersteuning die je nodig hebt.

• Incidentresponsplan: Stel een uitgebreid incidentresponsplan op en documenteer dit om datalekken of beveiligingsincidenten snel aan te pakken. Zorg ervoor dat medewerkers weten welke stappen ze moeten volgen in het geval van een datalek en veranker dit in je bedrijfscultuur.
• Cyberbeveiligingsmaatregelen: Pas robuuste cyberbeveiligingsmaatregelen toe, zoals versleuteling, firewalls en meervoudige authenticatie, om gevoelige informatie te beschermen.
• Toegangsbeheer: Implementeer strikte toegangscontroles om te beperken wie toegang heeft tot personeelsgegevens. Je wilt alleen geautoriseerd personeel toegang geven op basis van hun rollen en verantwoordelijkheden. Controleer en actualiseer de toegangsrechten regelmatig om het risico op datalekken te minimaliseren.
• Risicobeheer voor leveranciers en derden: Als je HR-software of diensten van derden gebruikt, voer dan een gepaste zorgvuldigheidscontrole uit om hun praktijken op het gebied van gegevensbeveiliging te beoordelen. Let bijvoorbeeld op certificeringen zoals ISO 27001 en SOC 2, en zorg ervoor dat ze voldoen aan dezelfde normen voor gegevensbescherming die je intern hanteert.
• Naleving van privacywetgeving: Blijf op de hoogte van privacywetgeving zoals de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming), de CCPA (California Consumer Privacy Act) en andere relevante wetten. Zorg ervoor dat je personeelsgegevens verzamelt, opslaat en verwerkt in overeenstemming met deze regelgeving. Vergeet niet dat je waar nodig toestemming moet verkrijgen.
• Audittrail en logboeken: Houd audittrails en logboeken bij van gegevenstoegang en wijzigingen. Deze gegevens kunnen helpen bij het onderzoeken van beveiligingsincidenten en het aantonen van naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Ethiek

Geef in alle aspecten van je omgang met gegevens prioriteit aan ethische overwegingen om eerlijkheid, respect en vertrouwen in de praktijken van je organisatie te waarborgen.

• Stimuleer vanaf het begin verantwoord gegevensbeheer (inwerken van medewerkers) en ontmoedig elk misbruik of ongeoorloofd delen van personeelsinformatie.
• Verkrijg geïnformeerde toestemming van medewerkers voordat je hun gegevens verzamelt en verwerkt. Wees transparant over hoe hun gegevens zullen worden gebruikt en verstrek duidelijke privacyverklaringen.
• Trainingsprogramma's om HR-professionals en medewerkers te trainen in het opslaan van gegevens en beste praktijken op het gebied van gegevensbescherming. Bevorder in je werkomgeving een cultuur van bewustzijn rond gegevensprivacy om het risico op onbedoelde blootstelling van gegevens te minimaliseren.

Werknemersgegevens: ga er niet achteloos mee om 

In de dagelijkse routine van het beheren van een personeelsbestand verzamelen en onderhouden we vanzelfsprekend een groot aantal gegevens over medewerkers. Het is essentieel om in gedachten te houden dat dit geen vrijblijvende bezigheid is.

Het beheren van werknemersgegevens is een veelzijdige taak die een delicate balans vereist tussen wettelijke naleving, gegevensbeveiliging en ethische overwegingen. Het is niet voor mensen met een zwak hart.

Onthoud dus dat het bij werknemersgegevens beter is om overdreven beschermend te zijn dan er achteloos mee om te gaan. Het vertrouwen van je medewerkers en de reputatie van je organisatie hangen ervan af.

Om niet met zo'n serieuze noot te eindigen: onthoud ook dat werknemersgegevens een soort superkracht zijn die HR kan helpen een strategischere partner te worden. Je kunt er zelfs een beetje plezier mee hebben.

Lees in Liam Reese's uitstekende artikel over HR-gegevensanalyse hoe je gegevens het beste kunt presenteren.

Misschien wil je je gegevensvaardigheid vergroten door een conferentie over personeelsanalyse bij te wonen of een cursus HR-analyse en/of een certificering in recordbeheer te volgen.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer informatie over werknemersgegevens en strategisch talentmanagement kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste inhoud om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken in je organisatie.