Werknemersgegevens: soorten, toepassingen en beste praktijken

Maar wat zijn werknemersgegevens precies en hoe leg je ze vast? En welke ethische overwegingen zijn er en hoe houd je de gegevens veilig?

Soorten werknemersgegevens

Laten we onze reis door de wereld van werknemersgegevens beginnen met een nadere blik op de verschillende soorten gegevenspunten waarmee we dagelijks te maken hebben. 

We duiken hier niet in complexe gegevenstheorie—beschouw dit meer als een informele lunchsessie. 

Persoonlijke informatie:

• De basisgegevens: naam, geboortedatum, adres enzovoort.

Arbeidsinformatie:

• Functieomschrijving, functietitel en afdeling
• Startdatum
• Arbeidsgegevens en status (voltijds, deeltijds, contract, enz.)
• Beloningsgegevens (salaris, bonussen, secundaire arbeidsvoorwaarden)
• Werklocatie en kantoorindeling

Opleidings- en professionele achtergrond:

• Academische kwalificaties (diploma’s, bezochte scholen)
• Professionele certificeringen
• Eerdere werkervaring

Prestaties en werkgeschiedenis:

• Prestatie-evaluaties en beoordelingen
• Werkopdrachten en projecten
• Salarisgeschiedenis
• Promoties en overplaatsingen
• Disciplinaire maatregelen en waarschuwingen

Tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie:

• Urenstaten en aanwezigheidsregistraties
• Overuren en verzoeken om verlof
• Historie van werktijden en aanwezigheid van werknemers

Secundaire arbeidsvoorwaarden en beloning:

• Informatie over ziektekostenverzekeringen
• Gegevens over pensioenregelingen
• Aandelenopties of aandelentoekenningen
• Informatie over loonheffingen
• Inhoudingen en bijdragen

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Informatie over contactpersonen voor noodgevallen:

• Namen en contactgegevens van naaste familieleden of contactpersonen voor noodgevallen

Informatie over diversiteit en demografie:

• Geslacht
• Etniciteit
• Status met betrekking tot een handicap
• Veteranenstatus (indien relevant)

Personeelsinformatie

• Personeelsbestand

Juridische documenten en nalevingsdocumenten:

• Arbeidsovereenkomsten
• Geheimhoudingsovereenkomsten (NDA’s)
• Vertrouwelijkheidsovereenkomsten
• I-9-formulieren (verificatie van arbeidsbevoegdheid)
• Belastingformulieren (W-4, W-2, 1099, enz.)

Prestatie-indicatoren en doelstellingen:

• Belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's)
• Doelen en doelstellingen
• Prestatiebeoordelingen inclusief prestatiegegevens
• Plannen voor prestatieverbetering (PIP's)

Training en ontwikkeling:

• Trainingsgeschiedenis en certificeringen
• Beoordelingen van vaardigheden en competenties

Gegevens over vertrek en beëindiging:

• Exitgesprekken
• Duur van het dienstverband
• Redenen voor beëindiging
• Informatie over het eindloon en de secundaire arbeidsvoorwaarden

Medewerkersbetrokkenheid

• Feedback uit enquêtes
• Feedback uit interviews
• Nettopromotorscore van medewerkers

Wervingsstatistieken

• Wervingsbron
• Acceptatiepercentage van vacatures
• Kosten per aanname
• Tijd tot aanname

De bovenstaande gegevens kunnen op steeds geavanceerdere manieren worden gecombineerd om processen en de algehele werknemerservaring te verbeteren.

Je wilt bijvoorbeeld misschien kijken naar verlooppercentages binnen bepaalde demografische groepen, of naar de vraag of mensen kort nadat ze promotie hebben gekregen vertrekken.

Je kunt deze gegevens vervolgens presenteren aan de relevante belanghebbenden en middelen op passende wijze toewijzen.

Waarom zijn werknemersgegevens nuttig?

Werknemersgegevens zijn essentieel voor het nemen van weloverwogen beslissingen over het personeelsbestand en voor het naleven van arbeidswetten, belastingregels en regelgeving inzake gegevensprivacy.

Organisaties moeten bijvoorbeeld nauwkeurige salarisadministraties bijhouden, met inbegrip van betaalde lonen, ingehouden belastingen en werkgeversbijdragen, om aan de belastingwetgeving te voldoen en correcte rapportages aan overheidsinstanties te garanderen.

Dat is het saaie gedeelte, maar zoals in de inleiding al werd aangegeven, kunnen werknemersgegevens zoals demografische gegevens, verlooppercentages en andere HR-statistieken worden gebruikt om te vertellen wat er in je organisatie gebeurt en om strategische beslissingen te nemen.

IBM voerde bijvoorbeeld een diepgaande analyse van personeelsverloop uit om de belangrijkste factoren te identificeren die het verloop beïnvloeden. Ze ontdekten dat werknemers die vaak reisden een 2,4 keer hoger verlooppercentage hadden dan werknemers die zelden reisden. 

Daarnaast vertoonden werknemers op de afdeling personeelszaken een grotere neiging om te vertrekken. Deze inzichten stelden IBM in staat specifieke problemen aan te pakken en strategieën te ontwikkelen om het verloop te verminderen. ​

Hoe verzamel je werknemersgegevens?

Het goede nieuws is dat het verzamelen van al deze gegevens vrij eenvoudig is als je over de juiste hulpmiddelen beschikt.

Informatiesysteem voor personeelszaken (HRIS)

Een HRIS helpt je om al je werknemersgegevens digitaal te organiseren en op te slaan op één centrale locatie, zodat je ze eenvoudig kunt raadplegen en bijwerken. 

Het automatiseert alledaagse HR-taken, zoals het bijhouden van verlof en het beheren van personeelsdossiers, en je kunt snel rapporten uitvoeren om trends te signaleren of aan de arbeidswetgeving te blijven voldoen.

Managementsysteem voor personeelszaken (HRMS)

Een HRMS is een uitgebreidere oplossing die verder gaat dan een HRIS door te integreren met andere bedrijfsfuncties. Het ondersteunt niet alleen het verzamelen van gegevens, maar ook personeelsplanning, salarisverwerking en compliancebeheer.

Sollicitantvolgsystemen (ATS) 

Een ATS speelt een cruciale rol in de vroege fasen van gegevensverzameling, met name tijdens de werving, en faciliteert het verzamelen van gegevens over de kwalificaties, ervaring en feedback uit sollicitatiegesprekken van kandidaten. Deze gegevens kunnen vervolgens worden overgezet naar een HRIS of HRMS zodra een kandidaat in dienst komt.

Software voor personeelsanalyse 

Gespecialiseerde software voor personeelsanalyse stelt je niet alleen in staat om personeelsgegevens te verzamelen, maar ook om deze te analyseren en inzicht te krijgen in trends binnen het personeelsbestand, prestatie-indicatoren en voorspellende analyses. Deze oplossingen zijn vaak zeer gespecialiseerd en stellen HR-teams in staat strategische beslissingen te nemen die het succes van de organisatie bevorderen.

Software voor wervingsanalyse 

Gespecialiseerde software voor wervingsanalyse is ontworpen met geavanceerde mogelijkheden voor wervingsanalyse om diepgaand inzicht te krijgen in het wervingsproces.

HR-professionals en wervingsteams gebruiken deze software om inzicht te krijgen in hun wervingsstrategieën en datagestuurde beslissingen te nemen.

Enquêtes en sollicitatiegesprekken met medewerkers

Methoden zoals enquêtes, gesprekken met leidinggevenden op een hoger niveau en behoudgesprekken leveren waardevolle feedback, sentimenten en suggesties van medewerkers op. 

Deze kwalitatieve gegevens uit hulpmiddelen zoals software voor medewerkerstevredenheidsonderzoeken vormen een aanvulling op de kwantitatieve gegevens die in HRIS/HRMS zijn opgeslagen en bieden een holistisch beeld van de ervaringen en percepties van medewerkers.

Software voor prestatiebeoordelingen

Hulpmiddelen voor prestatiebeheer helpen bij het bijhouden en opslaan van belangrijke personeelsgegevens, zoals doelstellingen, feedback, beoordelingen en ontwikkelingsplannen, op één toegankelijke locatie.

Hierdoor wordt het gemakkelijker om trends te signaleren, groei te ondersteunen en weloverwogen beslissingen te nemen over promoties of trainingen.

Beste werkwijzen voor personeelsgegevens

Het beheren van personeelsgegevens vereist een balans tussen het naleven van beste werkwijzen, het waarborgen van gegevensbeveiliging, het voldoen aan regelgeving en een ethische behandeling van je personeelsbestand. 

More Articles

• 6 HRIS-integratietypen die ik aanbeveel voor HR-teams
• HRIS-implementatie: mijn stappenplan in 10 fasen
• HRMS-implementatie: 10 fasen die ik met vallen en opstaan heb geleerd

Beste werkwijzen voor gegevenshygiëne

Gegevenshygiëne is essentieel voor het behouden van de kwaliteit, nauwkeurigheid en bruikbaarheid van je gegevens. Slechte gegevenshygiëne kan leiden tot allerlei fouten, inefficiënties en gemiste kansen.

Dit kun je doen:

• Nauwkeurigheid en integriteit van gegevens: Houd nauwkeurige en actuele personeelsdossiers bij. Controleer en verifieer de gegevens hiervoor regelmatig om de nauwkeurigheid ervan te waarborgen. Onnauwkeurige gegevens kunnen leiden tot fouten in de salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden, en tot problemen (oftewel een ramp).
• Beleid voor gegevensbewaring: Ontwikkel duidelijk beleid voor het bewaren van gegevens, waarin staat hoelang je personeelsgegevens bewaart en wanneer deze veilig moeten worden verwijderd of gearchiveerd. Dit zorgt ervoor dat je aan wettelijke vereisten voldoet en vermindert de hoeveelheid overbodige gegevens.
• Verwijdering van gegevens: Volg bij het verwijderen van fysieke of elektronische dossiers procedures voor veilige vernietiging van gegevens. Versnipper papieren documenten en wis elektronische media op veilige wijze om datalekken te voorkomen.
• Back-ups van gegevens: Maak regelmatig een back-up van personeelsgegevens om verlies door systeemstoringen of beschadiging van gegevens te voorkomen. Test procedures voor het herstellen van gegevens om er zeker van te zijn dat gegevens kunnen worden teruggehaald.

Praktische tip

Maak een plan om documentatie regelmatig te archiveren, volgens een ritme dat voor jou werkt. Wanneer mijn team bijvoorbeeld wijzigingen in personeelsgegevens verwerkt, archiveren ze de documentatie tijdens het werk in plaats van te wachten tot het einde van de dag om alles in één keer te archiveren. We hebben gemerkt dat dit een effectievere manier is om eraan te denken alle documentatie met betrekking tot elke wijziging te archiveren. — Jessica Cieslinski, HR-generalist, Arhaus

Beveiliging

Beveiliging heeft gevolgen voor ons allemaal en het is vooral cruciaal om de gevoelige gegevens van je organisatie te beveiligen. 

Met dit in gedachten zijn hier enkele beste praktijken om te overwegen bij het aanpakken van beveiliging:

• Regelmatige risicobeoordelingen van gegevens: Voer regelmatig beoordelingen uit van gegevensrisico's en kwetsbaarheden om potentiële bedreigingen en zwakke punten in uw gegevensbeheerpraktijken te identificeren en corrigerende maatregelen te nemen. Als u hulp nodig hebt bij het opzetten van deze systemen, neem dan contact op met een adviseur voor gegevensbeheer voor de ondersteuning die u nodig hebt.

• Incidentresponsplan: Ontwikkel en documenteer een uitgebreid incidentresponsplan om datalekken of beveiligingsincidenten snel aan te pakken. Zorg ervoor dat werknemers weten welke stappen ze moeten volgen in het geval van een datalek en veranker dit in uw bedrijfscultuur.
• Cyberbeveiligingsmaatregelen: Gebruik robuuste cyberbeveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling, firewalls en meervoudige authenticatie, om gevoelige informatie te beschermen.
• Toegangsbeheer: Implementeer strikte toegangscontroles om te beperken wie toegang heeft tot personeelsgegevens. U wilt alleen bevoegde medewerkers toegang verlenen op basis van hun rollen en verantwoordelijkheden. Controleer en actualiseer toegangsrechten regelmatig om het risico op datalekken te minimaliseren.
• Risicobeheer voor leveranciers en derden: Als u HR-software of diensten van derden gebruikt, voer dan gepaste zorgvuldigheid uit om hun praktijken voor gegevensbeveiliging te beoordelen. Let bijvoorbeeld op certificeringen zoals ISO 27001 en SOC 2, en zorg ervoor dat ze voldoen aan dezelfde normen voor gegevensbescherming die u intern hanteert.
• Naleving van privacywetgeving: Blijf op de hoogte van privacyregelgeving zoals de GDPR (Algemene verordening gegevensbescherming), de CCPA (Californische wet op de privacy van consumenten) en andere relevante wetten. Zorg ervoor dat u personeelsgegevens verzamelt, opslaat en verwerkt in overeenstemming met deze regelgeving. Vergeet niet dat u toestemming moet verkrijgen wanneer dat vereist is. Voor professionals die verantwoordelijk zijn voor deze vereisten kunnen certificeringen op het gebied van naleving helpen om expertise op gebieden zoals privacy en gegevensbescherming formeel vast te leggen.
• Audittrail en logboekregistratie: Houd audittrails en logboeken bij van gegevenstoegang en wijzigingen. Deze gegevens kunnen helpen bij het onderzoeken van beveiligingsincidenten en het aantonen van naleving van regelgeving voor gegevensbescherming.

Ethiek

Geef in alle aspecten van uw gegevensverwerking prioriteit aan ethische overwegingen om eerlijkheid, respect en vertrouwen in de praktijken van uw organisatie te waarborgen.

• Moedig verantwoord gegevensgebruik aan vanaf het begin (inwerken van werknemers) en ontmoedig elk misbruik of het ongeoorloofd delen van informatie over werknemers.
• Verkrijg geïnformeerde toestemming van werknemers voordat u hun gegevens verzamelt en verwerkt. Wees transparant over hoe hun gegevens worden gebruikt en verstrek duidelijke privacyverklaringen.
• Trainingsprogramma's om HR-professionals en werknemers te trainen in het opslaan van gegevens en beste praktijken voor gegevensbescherming. Stimuleer in uw hele werkomgeving een cultuur van bewustzijn rond gegevensprivacy om het risico op onbedoelde blootstelling van gegevens te minimaliseren.

Personeelsgegevens: ga er niet lichtzinnig mee om 

In de dagelijkse routine van het beheren van een personeelsbestand verzamelen en onderhouden we vanzelfsprekend een veelheid aan gegevens over werknemers. Het is essentieel om in gedachten te houden dat dit geen vrijblijvende aangelegenheid is.

Het beheren van personeelsgegevens is een veelzijdige taak die een delicate balans vereist tussen wettelijke naleving, gegevensbeveiliging en ethische overwegingen. Het is niet voor bangeriken.

Onthoud dus dat het bij personeelsgegevens beter is om overdreven beschermend te zijn dan er lichtzinnig mee om te gaan. Het vertrouwen van uw werknemers en de reputatie van uw organisatie hangen ervan af.

Om niet met zo'n serieuze noot te eindigen: onthoud ook dat personeelsgegevens als een superkracht zijn waarmee u HR kunt helpen een strategischere partner te worden. U kunt er zelfs een beetje plezier mee hebben.

Lees in het uitstekende artikel van Liam Reese over HR-gegevensanalyse hoe u gegevens het best kunt presenteren.

Misschien wilt u uw datavaardigheid vergroten door een conferentie over personeelsanalyse bij te wonen of een cursus HR-gegevensanalyse en/of een certificering in archiefbeheer te volgen.

Abonneer u op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer informatie over personeelsgegevens en strategisch talentmanagement kunt u zich abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. U ontvangt al onze nieuwste inhoud om u te helpen groeien in uw loopbaan en meer impact te maken in uw organisatie.