Hoe voer je een project voor het in kaart brengen van de medewerkersreis uit om de werknemerservaring te verbeteren
We bouwen programma's voor mensen en cultuur vaak in een vacuüm, zonder de eindgebruiker te raadplegen, en raken vervolgens ontmoedigd wanneer ze niet aanslaan.
Maar er is een truc die we kunnen lenen van teams voor gebruikers- en klantervaringen, die ons helpt betere initiatieven te ontwikkelen en te investeren in de juiste tools voor medewerkersbetrokkenheid om echt een verschil te maken.
Ik ben al ongeveer 20 jaar actief in de wereld van HR, en het in kaart brengen van de medewerkersreis is een hulpmiddel dat ik heb aangepast om organisaties te helpen een betere medewerkerservaring te creëren.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is de medewerkersreis?
De medewerkersreis, ook wel de levenscyclus van medewerkers genoemd, is een term die de verschillende fasen van het dienstverband beschrijft die een medewerker tijdens zijn of haar tijd bij een organisatie doorloopt.
Fasen van de medewerkersreis
Doorgaans wordt de medewerkersreis opgesplitst in 6 fasen, die verder kunnen worden onderverdeeld voor meer detail.
- Aantrekking. Elke interactie voordat een potentiële medewerker contact met je opneemt. Dit kan een media-optreden, een LinkedIn-bericht of een gesprek tijdens het diner zijn.
- Werving. Je wervingsproces. Denk aan de ervaring van kandidaten.
- Inwerken. Nieuwe medewerkers de best mogelijke start geven en hen voorbereiden op succes binnen je bedrijf.
- Ontwikkeling. We willen dat je hier groeit. Dit omvat prestatiemanagement, training en mogelijkheden voor leren en ontwikkeling.
- Behoud. Zorgen voor mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling en aandacht besteden aan gezondheid en welzijn.
- Uitdiensttreding. Afscheid nemen, maar vrienden blijven.
Wat houdt het in kaart brengen van de medewerkersreis in?
Het in kaart brengen van de medewerkersreis is een hulpmiddel om na te denken over de manier waarop medewerkers in elke fase van de medewerkersreis met de organisatie omgaan.
Het omvat het maken van een visuele weergave van de processen, behoeften en percepties van medewerkers gedurende hun interacties en relaties met de organisatie.
HR-teams gebruiken het om knelpunten te identificeren en voorbeeldige medewerkerservaringen te ontwerpen.
"Het in kaart brengen van de medewerkersreis van indiensttreding tot pensionering wordt een trend die de komende jaren een grote impact zal hebben op de medewerkerservaring," zegt cultuurarchitect en ontwerper van ervaringen met werken op afstand Darcy Marie Mayfield. "Sommige vooruitstrevende leiders doen dit al, maar net zoals de meeste klantgerichte bedrijven de klantreis in kaart brengen, zullen meer teams deze werkwijze gaan toepassen."
Hoe voer je een project uit om de medewerkersreis in kaart te brengen?
Hier volgt een stapsgewijs proces om een succesvol project voor het in kaart brengen van de medewerkersreis uit te voeren.
1. Bepaal de reikwijdte en doelstellingen
- Identificeer doelen: Bepaal wat je met het in kaart brengen van de medewerkersreis wilt bereiken. Dit kan het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid, het verminderen van personeelsverloop of het verbeteren van het inwerken zijn.
- Reikwijdte: Bepaal op welke onderdelen van de levenscyclus van medewerkers je je wilt richten. Dat kan de volledige levenscyclus zijn, maar waarschijnlijk gaat het om een specifieke fase, zoals werving, inwerken of ontwikkeling.
2. Stel een projectteam samen
- Multidisciplinair team: Neem leden op uit verschillende afdelingen, zoals HR, management en direct leidinggevenden.
- Vertegenwoordiging van medewerkers: Overweeg medewerkers uit verschillende niveaus en functies op te nemen om uiteenlopende perspectieven te bieden.
3. Verzamel gegevens
- Enquêtes en interviews: Voer medewerkersenquêtes uit en interview huidige medewerkers om inzicht te krijgen in hun ervaringen.
- Bestaande gegevens bekijken: Bekijk functioneringsgesprekken, exitgesprekken en andere HR-statistieken voor aanvullende inzichten.
- Observeren: Observeer de dagelijkse ervaringen van medewerkers in verschillende functies.
4. Definieer medewerkerspersona's
- Persona's creëren: Ontwikkel representatieve persona's van typische medewerkers. Dit kan gebaseerd zijn op functies, loopbaanfasen, demografische gegevens enzovoort.
- Behoeften en motivaties begrijpen: Begrijp voor elke persona hun motivaties, uitdagingen, behoeften en doelen.
5. De medewerkersreis in kaart brengen
- Belangrijke fasen identificeren: Verdeel de levenscyclus van medewerkers in de belangrijkste fasen (bijvoorbeeld werving, onboarding, ontwikkeling, behoud en vertrek).
- Ervaringen in elke fase uitwerken: Breng voor elke fase de belangrijkste ervaringen, contactmomenten, emoties en acties van de medewerkers in kaart.
- Knelpunten en beslissende momenten: Identificeer eventuele knelpunten en cruciale momenten die een aanzienlijke invloed hebben op de medewerkerservaring.
6. Analyseren en kansen identificeren
- Patronen zoeken: Identificeer gemeenschappelijke thema's of problemen bij verschillende persona's en fasen van de medewerkersreis.
- Verbeterpunten identificeren: Breng gebieden in kaart waar veranderingen of interventies de medewerkerservaring aanzienlijk kunnen verbeteren.
7. Actieplannen ontwikkelen
- Oplossingen strategisch plannen: Ontwikkel op basis van je analyse strategieën om de geïdentificeerde problemen aan te pakken of positieve ervaringen te versterken.
- Prioriteiten stellen: Geef acties prioriteit op basis van hun potentiële impact en haalbaarheid.
8. Veranderingen implementeren:
- Acties implementeren: Begin met het implementeren van de geplande veranderingen, te beginnen met de veranderingen met de hoogste prioriteit.
- Met medewerkers communiceren: Houd medewerkers op de hoogte van de veranderingen en de redenen erachter.
9. Monitoren en bijsturen
- Feedbacklus: Verzamel regelmatig feedback van medewerkers over de geïmplementeerde veranderingen.
- Continue verbetering: Gebruik de feedback om de medewerkerservaring voortdurend te verbeteren.
10. Inzichten documenteren en delen
- De medewerkersreis documenteren: Maak een visuele weergave van de medewerkersreis.
- Delen met belanghebbenden: Deel de medewerkersreis en de inzichten met belangrijke belanghebbenden voor een breder begrip en meer draagvlak.
Houd er rekening mee dat het in kaart brengen van de medewerkersreis een iteratief proces is dat regelmatig moet worden bijgewerkt en herzien naarmate de organisatie en het personeelsbestand zich ontwikkelen.
Door de medewerkerservaring in elke fase te begrijpen en te verbeteren, kunnen organisaties impactvollere initiatieven ontwikkelen om de werkomgeving te verbeteren.
Voorbeeld van het in kaart brengen van de medewerkersreis
Onlangs werkte ik aan een project voor het in kaart brengen van de medewerkersreis met een klant. Ze wilden ervoor zorgen dat ze het juiste talent voor een specifieke functie binnen hun organisatie aantrokken en behielden.
Als je dit voor meerdere functies of demografische groepen zou gebruiken, zou je voor elke functie verschillende medewerkerspersona's creëren en deze in je in kaart brengingsproces opnemen.
Net als de profielen die je zou volgen bij het ontwerpen van een betere gebruikerservaring, zijn deze persona's gebaseerd op wat je al over mensen weet, gecombineerd met feedback van gebruikers (medewerkers).
In dit geval begon ik, voordat we aan het in kaart brengen toekwamen, het proces met ‘gebruikersinterviews’ met 10 medewerkers.
We gebruikten digitale hulpmiddelen voor sollicitatiegesprekken om in kaart te brengen wat de waardepropositie voor die specifieke medewerkers was.
In essentie betekent dat dat je zaken in kaart brengt zoals hun behoeften en verwachtingen en wat hen wel of niet bevalt, met vragen als:
- Hoe hoorden ze over het bedrijf?
- Wat trok hen aan om daar te werken?
- Waarin verschilt de ervaring van het daar werken van wat ze hadden verwacht?
…en zo verder. Vervolgens zette ik deze inzichten op een empathiekaart (je kunt over een vergelijkbaar proces lezen in mijn recente bericht over empathiekaarten hier).
Uit die interviews kregen we een basisinzicht in de wensen en behoeften van de groep en in de mogelijke huidige problemen.
Vervolgens namen we een kleinere groep geïnteresseerde mensen uit het bedrijf om alles in kaart te brengen als een medewerkersreis. Hieronder zie je een ruwe versie van wat we hebben gemaakt.
Als je iets vergelijkbaars wilt overwegen, kijk dan eerst naar de verschillende fasen die op jou van toepassing zijn.
Vervolgens namen we één fase per keer en vroegen we:
- Wat doet de werknemer?
- Met welke onderdelen van het team/de organisatie hebben ze contact?
- Waar denkt de werknemer aan?
- Hoe voelt de werknemer zich?
- Welke kansen hebben we?
Het onderdeel met kansen wordt vervolgens een lijst met alle dingen die je zou kunnen doen om een betere werknemerservaring te creëren. Welke mogelijkheden zijn er om mensen te ondersteunen en hen te laten weten dat je hen waardeert?
Dat kan zo eenvoudig zijn als een welkomstgeschenk, of het creëren van duidelijke kaders voor de manier waarop mensen binnen je organisatie vooruitgang kunnen boeken.
Dit is een vrij recent project, dus hoewel veel van de acties nog in uitvoering zijn, heeft het team al een nieuw wervingssysteem geïmplementeerd en het onboardingproces voor beide kanten verbeterd met behulp van automatisering.
Voordelen van het in kaart brengen van de werknemersreis
In essentie helpt het in kaart brengen van de werknemersreis je om het ‘product’ te verbeteren waarop werknemers zich abonneren wanneer ze bij je organisatie komen werken.
Dit sluit sterk aan bij de groeiende manier van denken over het runnen van HR-teams, waarbij ‘people operations als product’ wordt gezien.
Verbeterde werknemerservaring
Het in kaart brengen van de werknemersreis biedt inzicht in belangrijke contactmomenten en helpt een meer persoonlijke en positieve werkervaring te creëren.
Praktisch advies: Erken dat iedereen uniek is, maar dat het in kaart brengen van de werknemersreis helpt om de algehele ervaring voor veel nieuwe en bestaande werknemers te verbeteren.
Grotere werknemersretentie
Door pijnpunten proactief aan te pakken en positieve aspecten van de werknemersreis te versterken, kunnen organisaties het personeelsverloop aanzienlijk verminderen.
Praktisch advies: behoudsgesprekken en pulse-enquêtes zijn effectieve methoden om feedback van toptalent te verzamelen en hun ervaring te helpen verbeteren.
Betere werving en onboarding
Een goed gedefinieerde werknemersreis helpt ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers effectief in het bedrijf worden geïntegreerd, wat een snellere productiviteit en betere afstemming bevordert.
Praktisch advies: Creëer een gestructureerd onboardingprogramma met duidelijke mijlpalen, zoals een 30-60-90-dagenplan.
Datagestuurde inzichten voor besluitvorming
Het in kaart brengen van de werknemersreis levert waardevolle gegevens op, waardoor goed onderbouwde besluitvorming over HR-beleid en initiatieven mogelijk wordt.
Praktisch advies: maak gebruik van software voor personeelsanalyse om meer context toe te voegen aan feedback van werknemers en prestatiegegevens.
Verbeterde interne communicatie en samenwerking
Inzicht in de medewerkersreis kan gebieden voor betere communicatie en samenwerking aan het licht brengen, wat leidt tot een meer samenhangende werkplek.
Praktisch advies: Plaats regelmatig updates over je initiatieven voor medewerkers om actie te tonen en meer en betere feedback aan te moedigen.
Beste praktijken voor het in kaart brengen van de medewerkersreis
Identificeer ‘momenten van de waarheid’
Besteed extra aandacht aan belangrijke momenten die een aanzienlijke invloed hebben op de perceptie en loyaliteit van medewerkers. Dit kunnen momenten van grote tevredenheid of kritieke knelpunten zijn.
De eerste werkdag van iemand is bijvoorbeeld bijzonder emotioneel, dus het is logisch om deze aan te merken als een ‘moment van de waarheid’
Verzamel meerdere vormen van feedback
Ontwikkel een uitgebreide strategie om naar medewerkers te luisteren om in verschillende fasen feedback te verzamelen en implementeer op basis van die feedback veranderingen om de werkervaring te verbeteren.
Dit omvat meerdere vormen van feedback en creëert een omgeving waarin medewerkers zich veilig voelen om klachten te uiten en ideeën bij te dragen.
Identificeer belangrijke contactmomenten
Definieer duidelijk de contactmomenten waarop medewerkers interactie hebben met je organisatie. Dit kan LinkedIn, carrièrewebsites, sollicitatiegesprekken, onboardingssoftware en je HRMS omvatten.
Continue feedback en iteratie
Werk de medewerkersreis regelmatig bij op basis van voortdurende feedback van teamleden en veranderingen in het zakelijke landschap. Een medewerkersreis moet een levend document zijn dat zich ontwikkelt samen met je medewerkers en je bedrijf.
Stem af op bedrijfsdoelstellingen
Stem inzichten uit het proces voor het in kaart brengen van de medewerkersreis af op de algemene bedrijfsdoelen. De kaart moet strategieën ondersteunen die bijdragen aan bedrijfsgroei en medewerkerstevredenheid.
Ga aan de slag met het in kaart brengen van de medewerkersreis
Door de tijd te nemen om de gebruikers voor wie je de medewerkerservaring ontwerpt te leren kennen en rekening met hen te houden, kun je een betere medewerkerservaring creëren.
De resultaten zijn een hoger niveau van betrokkenheid, behoud en welzijn.
Belangrijkste conclusies
- Gebruik het in kaart brengen van de medewerkersreis om belangrijke emoties en contactmomenten tijdens de medewerkersreis beter te visualiseren en te begrijpen
- Verzamel uitgebreide en gevarieerde feedback van medewerkers om minder afhankelijk te zijn van aannames en betere initiatieven te creëren
- Je medewerkersreis is een levend document dat zich zal ontwikkelen op basis van feedback en veranderingen in het zakelijke landschap.
