Kantoorsnacks: Sarah-Jayne Lehtinen
Onze serie Kantoorsnacks is de plek waar we een informeel gesprek voeren met deskundige leden van onze community om in hun uiteenlopende buffetten aan ervaringen te duiken en met smakelijke inzichten en ideeën naar buiten te komen.
Deze keer spraken we met Sarah-Jayne Lehtinen—voormalig docent, projectmanager en operationsspecialist. Momenteel geeft ze leiding aan de people operations bij Prodigy Education, waar ze de ontwikkeling en uitvoering leidt van innovatieve programma's om talent aan te trekken, te ontwikkelen en te behouden.
Kijk, luister of lees mee voor waardevolle inzichten in training en ontwikkeling, het ontwerpen van de werknemerservaring, het verzamelen en analyseren van gegevens, werken op afstand en natuurlijk kantoorsnacks!
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Becca Banyard
Fijn dat je hier bent, Sarah-Jayne. Ik weet dat je een veelzijdige carrière hebt gehad. Kun je ons wat meer vertellen over hoe je bent gekomen waar je nu bent?
Sarah-Jayne Lehtinen
Ik begon mijn carrière voor de klas als basisschoolleerkracht in groep vijf. Dat was ontzettend leuk en precies zoals je je kunt voorstellen. Maar omdat ik in de VS en Canada heb gewoond, zijn al mijn diploma's Amerikaans. Toen mijn man en ik besloten terug te verhuizen naar Ontario, mijn thuisprovincie, moest ik mijn diploma's door OCT laten beoordelen.
Er was een hiaat en dus dacht ik: “Hmm. Oké. Geen probleem. Laat ik gewoon eens kijken wat er beschikbaar is.” En er was een mogelijkheid bij een lucht- en ruimtevaarttechnisch bedrijf, op basis van een eenjarig contract ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof. Ik dacht: “Dit is perfect. Ik kan het contract vervullen en dan kan ik de volgende herfst weer klaar zijn om in de klas les te geven.”
Maar ik werd verliefd op het bedrijfsleven en op dat contract. Een van de dingen die ik me nooit over mezelf had gerealiseerd, is dat ik erg procesgericht ben. Ik begon al deze operationele efficiënties te identificeren voordat ik wist wat Six Sigma en het hele concept van operationele efficiëntie inhielden. Uiteindelijk ging ik naar de president en zei: “We hebben al deze silo's, en wat we echt moeten doen om het team samen te brengen, is deze bedrijfsgebieden samenvoegen, zodat we als team kunnen samenkomen en echt goed kunnen samenwerken.”
Hij nam dat idee mee, dacht erover na en voegde uiteindelijk al die gebieden samen. Vervolgens werd ik manager van dat hele gebied en rapporteerde ik rechtstreeks aan hem. Ik stapte er dus gewoon in, probeerde het, gaf het een kans en het was geweldig. Ik kreeg veel mogelijkheden om te leren.
Daarna bestonden de meeste van mijn banen uit ergens instappen dat nog niet goed was gedefinieerd en de mogelijkheid bieden om iets nieuws te proberen. Ik bleef door open deuren stappen met de gedachte: laten we eens kijken waar dit me brengt. Toen ik terugkwam naar Ontario, was dat de eerste keer dat ik dacht: “Ik wil bewust richting geven aan mijn carrière. Ik wil een echt geweldige cultuur vinden. Ik wil een heel sterke missie en ik wil iets doen waar ik elke dag enthousiast van word,” want het lucht- en ruimtevaartbedrijf was interessant, maar had geen geweldige cultuur.
En voor mij is Prodigy een ongelooflijke reis geweest, omdat er altijd enorm veel werk te doen is voor iedereen die bereid is het te proberen, maar we hebben een echt geweldige cultuur.
Betrokkenheid gaat over het begrijpen van je mensen en echt weten wat hen drijft en waar ze enthousiast van worden. Dan kun je de functie afstemmen op het individu. Maar wanneer je ziet dat iets niet goed op elkaar aansluit, moet je je managers trainen zodat ze dat kunnen herkennen en de juiste vragen kunnen stellen om vast te stellen: ‘Wat zijn de sterke punten van deze persoon? Wat doen ze?’
Becca Banyard
Dat is zo'n prachtige reis. Wat zou je zeggen tegen een HR-manager of -directeur die deel uitmaakt van een organisatie met een geweldige bedrijfscultuur, maar niet dat niveau van betrokkenheid heeft dat jij ervoer toen je in de lucht- en ruimtevaart werkte?
Sarah-Jayne Lehtinen
Ja, het gaat erom te begrijpen of je mensen hebt die goed bij de functie passen en of ze enthousiast zijn om het werk te doen. Voor mij was het destijds niet zo dat er geen belangrijk werk te doen was; het was voor mij gewoon niet zo interessant.
Betrokkenheid gaat over het begrijpen van je mensen en echt weten wat hen drijft en waar ze enthousiast van worden. Dan kun je de functie afstemmen op het individu. Maar wanneer je ziet dat iets niet goed op elkaar aansluit, moet je je managers trainen zodat ze dat kunnen herkennen, de juiste vragen kunnen stellen en kunnen vaststellen: ‘Wat zijn de sterke punten van deze persoon? Wat doen ze?’
Ik weet dat mijn ideale plek ligt bij een zeer ambigu, complex probleem waar ik me volledig in kan storten. Niet iedereen houdt daarvan; sommige mensen houden van gestructureerde, repetitieve taken waarop ze zich kunnen richten om die te verbeteren. Zoek die mensen voor die functies, want dat is echt belangrijk: voor alles is er wel iemand. Het gaat er alleen om of je de juiste persoon hebt.
We schalen onze kantoorruimte niet af, omdat we er rotsvast van overtuigd zijn dat mensen weer naar kantoor zullen willen komen. Misschien niet meteen, maar na verloop van tijd zullen mensen langzaam hun weg terugvinden zodra ze zich daar prettig bij voelen.
Becca Banyard
Dat is geweldig, bedankt. Laten we het dus even hebben over een actueel onderwerp binnen HR en dat is werken op afstand. Denk je dat het blijvend is?
Sarah-Jayne Lehtinen
Ik denk het, in zekere vorm wel. Ik denk dat werken op afstand zoveel mooie flexibiliteit biedt waarbij je niet hoeft te reizen en je persoonlijke leven beter kunt combineren met je werk.
En dus denk ik dat een element ervan absoluut blijvend is. Maar denk ik dat het in zijn geheel blijft bestaan zoals het vandaag is? Nee. Wij zijn mensen die op de gemeenschap gericht zijn. De uitdaging is geweest: hoe help je die gemeenschap van mensen bij elkaar te blijven wanneer je niet daadwerkelijk bij elkaar bent?
Gerelateerd artikel: De beste software voor video-interviews op afstand
Becca Banyard
Absoluut. Ik ben zeker iemand die behoefte heeft aan een gemeenschap. Ik ben gewend geraakt aan werken op afstand, maar het heeft absoluut niet mijn voorkeur. Wat heeft Prodigy besloten met betrekking tot werken op afstand voor de toekomst van het bedrijf?
Sarah-Jayne Lehtinen
We blijven werken op afstand omarmen en noemen het ‘kantoor optioneel’. Maar we schalen onze kantoorruimte niet af, omdat we er rotsvast van overtuigd zijn dat mensen weer naar kantoor zullen willen komen. Misschien niet meteen, maar na verloop van tijd zullen mensen langzaam hun weg terugvinden zodra ze zich daar prettig bij voelen.
We zullen dus moeten werken aan die hybride efficiëntie: “Hoe werken we samen in een hybride omgeving?” Daar zullen zeker wat groeipijnen bij komen kijken. We willen de mensen die op afstand werken niet zomaar negeren of behandelen alsof ze tweederangsburgers zijn. Dat is precies wat we niet willen.
We zullen veel aandacht moeten besteden aan het hybride aspect, maar we gaan het absoluut omarmen en de optie voor altijd behouden.
Becca Banyard
Dat is geweldig. Ik denk dat veel bedrijven in de toekomst waarschijnlijk voor een hybride model zullen kiezen. Ik zou graag willen weten hoe jullie ervoor zorgen dat medewerkers betrokken en gezond blijven zonder de gebruikelijke interacties binnen de gemeenschap en op kantoor tijdens jullie volledig op afstand werkende periode.
Sarah-Jayne Lehtinen
Ja, het is een leuke oefening geweest om je creativiteit en innovatie echt uit te breiden. We begonnen met een aantal eenvoudige dingen, zoals elke dag een uitdaging op afstand organiseren. We hebben een specifiek Slack-kanaal waar iedereen aan kan deelnemen en we geven het elke dag een thema.
Het is gewoon een vraag, zoals vandaag: “Wat is je favoriete biografie?” Afgelopen vrijdag de dertiende was het: “Wat is je favoriete horrorfilm?” Iedereen plaatst foto's of haalt afbeeldingen van internet, of gebruikt gewoon woorden om de vraag te beantwoorden.
Het is een ontzettend leuke manier geweest om mensen op een andere manier te zien en te leren kennen, en we zijn ook veel bewuster tijd gaan maken voor koffie. We hebben een bot in Slack geïntegreerd die mensen aan elkaar koppelt, omdat dat is wat er ontbreekt in de wereld van werken op afstand: die spontane gesprekken bij de waterkoeler en tijdens de koffie.
En daar kunnen creativiteit en innovatie vanuit zakelijk perspectief uit voortkomen, maar het helpt ook gewoon bij het opbouwen van relaties met medewerkers. Die koffiemomenten zijn dus een geweldige manier geweest om interacties op gang te brengen buiten de mensen met wie je dagelijks samenwerkt, en dat is echt fantastisch geweest.
Daarnaast hebben we op ons kantoor in Oakville een fitnesscentrum en hadden we iemand in dienst die trainingen gaf en lessen verzorgde. Toen we op afstand gingen werken, ging zij ook op afstand werken en zag dat er een beetje anders uit. Soms waren het lessen, maar soms stond er 's middags — je ziet het in ieders agenda verschijnen — een begeleide stretchpauze of meditatie gepland. 15-30 minuten waarin je gewoon stopt. Neem even de tijd en adem diep in.
Het is echt fantastisch en er zijn veel manieren geweest om mensen ook rond het thema fitness en welzijn samen te brengen.
Daarnaast hebben we ook lidmaatschappen aangeschaft voor spellen zoals quizzen in de stijl van Kahoot en er zijn zoveel creatieve groepen die echt fantastische evenementen organiseren. Vorige week deden mijn team en ik mee aan iets dat Just Darn Fun heette. Het waren razendsnelle, willekeurige spellen zoals Wat zou je liever doen? en Twee waarheden en een leugen, maar je moest je vinger omlaag doen als je dit al eens had gedaan.
Dus allerlei verschillende evenementen om ervoor te zorgen dat mensen elkaar beter leren kennen, met elkaar in contact komen en gewoon even stoppen om plezier te maken.
Er rust zo'n grote druk op managers; hun rol is tijdens COVID en deze werkomgeving enorm veranderd. Dat zij kunnen horen wat hun medewerkers horen, welke zorgen er breder en op verschillende niveaus onder medewerkers leven, en dat vervolgens kunnen vertalen naar actieplannen voor de organisatie, is iets wat wij erg nuttig hebben gevonden.
Becca Banyard
Dat vind ik geweldig, het klinkt allemaal als echt geweldige ideeën. Ik vind het vooral geweldig om de personal trainer in je agenda te boeken. Ik denk dat dat zo'n geweldig idee is voor iedereen die luistert. Hoe heette de Slack-app die jullie gebruiken voor koffiemomenten?
Sarah-Jayne Lehtinen
Donut App, die is geweldig omdat je hem in een kanaal kunt plaatsen. Wij hebben hem in het kanaal van onze managers geplaatst, dus je weet meteen dat je iets gemeen hebt, omdat je manager van mensen bent.
We hebben hem ook in de koffiemomenten geplaatst, zodat iedereen iemand anders binnen het bedrijf kan ontmoeten. Je kunt hem ook in je team of afdeling plaatsen, want mijn afdeling bestaat nu uit 35 mensen, dus het is lastig om daar tijd voor te maken.
Becca Banyard
Ja. Dat is echt een geweldig idee. Als je op afstand werkt en je privéleven en werk probeert te combineren, wat vind je dan dat bedrijven zouden moeten doen om te voorkomen dat werknemers opgebrand raken?
Sarah-Jayne Lehtinen
Nou, ik denk dat we ons gewoon in een unieke situatie bevinden, want we zitten hier nu al 17 maanden in en er komt steeds meer onderzoek naar buiten waaruit blijkt dat het moreel daalt en burn-out toeneemt. En dat komt niet alleen door het werk; we zijn in een situatie terechtgekomen waarin je misschien met kinderopvang, onderwijs, isolement en eenzaamheid te maken hebt. Er zijn zoveel factoren.
Iedereen wordt geplaagd door iets waar we vroeger niet mee te maken hadden, maar nu komt dat nog boven op alles wat er al speelt. En dan is er ook nog de mondiale situatie waar we mee proberen om te gaan, en die ons allemaal beïnvloedt.
Er is dus niet per se één specifieke oplossing, maar wat we zeker hebben gezien, is hoe belangrijk het is om die feedback te verzamelen en de stem van werknemers te benutten. Niet omdat we alles kunnen doen waar zij om vragen, maar we kunnen in ieder geval beginnen met het invoeren van verschillende flexibele oplossingen, en het helpt ons bij het stellen van prioriteiten.
We weten hoe we onze managers kunnen toerusten. Managers staan onder enorme druk; hun rol is door COVID en deze nieuwe werkomgeving zo sterk veranderd. Daarom is het waardevol om te horen wat zij horen, welke zorgen er breder onder werknemers en op verschillende niveaus leven, en dat vervolgens als organisatie te kunnen vertalen naar actieplannen. Dat hebben wij erg nuttig gevonden.
Becca Banyard
En hoe vaak verzamelen jullie feedback van jullie werknemers?
Sarah-Jayne Lehtinen
We hebben onlangs een ervaringsenquête gehouden, maar het hangt er een beetje van af wat er speelt. We gebruiken korte peilingen en andere enquêtes. Dit is momenteel geen normale periode, want we staan ook op het punt een enquête over gelijkheid, diversiteit en inclusie te lanceren, omdat we ook bezig zijn met het ontwikkelen van die strategie.
Daarom hebben we het opgesplitst in meer thema's, waarbij we vooral proberen te achterhalen wat er speelt en vervolgens te bepalen waar we dieper op moeten ingaan.
Becca Banyard
Dat is geweldig. En nog steeds in het thema van burn-out en geluk onder werknemers: hoe meten jullie of jullie werknemers wel of niet gelukkig zijn?
Sarah-Jayne Lehtinen
We gebruiken Culture Amp en kijken naar betrokkenheidsscores en ervaringsfactoren. Betrokkenheid bestaat uit een aantal verschillende belangrijke onderdelen, maar daarnaast is er ook het volgende niveau van de ervaringsfactoren: welke verschillende factoren beïnvloeden de ervaring van mensen?
We hebben Culture Amp een geweldig hulpmiddel gevonden om ons daarbij op een veilige en anonieme manier te helpen. Tegelijkertijd zorgen we ervoor dat we de dashboards en rapportages hebben om vervolgacties te ondernemen en actie te stimuleren, want uiteindelijk geldt: als we niets met deze informatie doen, waarom vragen we er dan überhaupt naar?
Becca Banyard
Ja, dat is een goed punt. Ik wil het onderwerp een beetje veranderen en het weer over management hebben. Je zei dat managers belangrijk zijn; hoe zie je hun rol binnen een organisatie?
Sarah-Jayne Lehtinen
Managers hebben een groot deel van de last van de veranderende omstandigheden gedragen. Voorheen bestond hun rol vooral uit het geven van een strategische visie, het bieden van duidelijkheid, het afstemmen van het team op een gemeenschappelijk doel, het wegnemen van belemmeringen, het geven van prestatiefeedback aan individuen en het coachen van hen om zich verder te blijven ontwikkelen.
Nu bieden ze daarnaast ondersteuning bij wat er in hun leven speelt en proberen ze te achterhalen hoe het met een individu gaat. Het gaat niet alleen om problemen met het project, maar ook om persoonlijke moeilijkheden.
Misschien heb ik niet daadwerkelijk een obstakel dat me ervan weerhoudt dit project af te ronden, maar misschien heb ik wel een kind op de achtergrond dat me niet meer dan 30 minuten geconcentreerd laat werken, waardoor ik dit creatieve aspect niet kan uitvoeren omdat ik langere periodes van diepgaand werk nodig heb.
En daarom zijn managers echt in hun rol geëvolueerd en is de rol van managers belangrijker dan ooit.
Als je je collega's leert kennen en begrijpt wat hun sterke punten zijn, weet je bij wie je terechtkunt wanneer je extra ondersteuning nodig hebt. Dit is een programma dat we eerst met ons directieteam hebben uitgerold en dat we nu uitbreiden naar onze directeuren.
Becca Banyard
Hebben jullie trainingen voor managers of leiderschapsprogramma's om jullie managers te helpen ontwikkelen?
Sarah-Jayne Lehtinen
Ja. We hebben inderdaad een vrij eenvoudig traject voor nieuwe managers: wat betekent het om manager te zijn bij Prodigy? Wat zijn onze belangrijkste bedrijfsprocessen? Maar ook: wat verstaan wij onder een goede manager?
We hebben verschillende hulpmiddelen en nemen verschillende casestudy's door, evenals coaching, empathie en hoe je die kunt toepassen. We zijn ons ook gaan richten op wat er na de training voor nieuwe managers gebeurt, dus op een leiderschapsontwikkelingsprogramma.
In wezen is dit een programma waarin we managers in groepen samenbrengen. Vervolgens bespreken ze hoe ze de materialen in hun dagelijkse werk toepassen. Het doel is niet om de materialen opnieuw aan te leren, omdat we begrijpen dat iedereen ze al eerder heeft gehoord. Het gaat meer om een herinnering aan de materialen, een aansporing rond de concepten en vervolgens om wat ze als leider in hun dagelijkse werk lastig vinden of wat er op hen afkomt terwijl we onze belangrijkste bedrijfsprocessen doorlopen.
Als we bijvoorbeeld een beoordelings- of beloningsronde naderen, vragen we welke problemen ze ervaren en hoe we deze principes kunnen gebruiken en toepassen. Wat heeft goed gewerkt en wat niet? We hebben een extern coachingbedrijf ingehuurd dat de sessies daadwerkelijk voor ons verzorgt.
We hebben twee keer per maand sessies. De ene heeft meer de vorm van een workshop, de andere lijkt meer op een coachingshoek: een sterk begeleide sessie waarin ze ook leren om op hun collega's te vertrouwen en gebruik te maken van hun collega's, omdat iedereen verschillende sterke punten heeft.
Als je je collega's leert kennen en begrijpt wat hun sterke punten zijn, weet je bij wie je terechtkunt wanneer je extra ondersteuning nodig hebt. Dit is een programma dat we eerst met ons directieteam hebben uitgerold en dat we nu uitbreiden naar onze directeuren.
Het doel is dat iedereen deelneemt aan dit programma: van de training voor nieuwe managers, om te leren waar Prodigy voor staat, tot deelname aan het leiderschapsontwikkelingsprogramma voor voortdurende ontwikkeling door collega's en coaching.
Gerelateerd artikel: 10 beste softwareoplossingen voor het beheer van werknemersbeloningen
Becca Banyard
Dat klinkt als zo'n geweldig programma, want ik weet dat veel bedrijven niet zoiets formeels hebben opgezet. Je zei dus dat Prodigy een idee heeft van wat volgens hen een goede manager is. Zou je dat met me willen delen?
Sarah-Jayne Lehtinen
Veel daarvan komt voort uit Google's Project Oxygen. Zij kwamen met 10 verschillende kenmerken die werden goedgekeurd als eigenschappen van een goede manager. Daarom nemen we elke manager mee door Google's Project Oxygen. Een fantastische bron.
Vervolgens nemen we onze cultuurwaarden met hen door. We hebben ook vijf kerncompetenties vastgesteld die helpen om de cultuurwaarden op elkaar af te stemmen en aan te sturen, en die laten zien hoe dat er op elk niveau van de organisatie uitziet. Wat betekenen deze kerncompetenties voor een teamlid, een manager, een directeur, een vicepresident en een directielid?
We werken met die kerncompetenties, omdat ze uiteindelijk een objectievere maatstaf vormen voor hoe je presteert en hoe je situaties benadert. Die competenties ondersteunen onze cultuurwaarden en zorgen ervoor dat ze centraal staan in alles wat we doen.
Een van de dingen die ik altijd vraag, is: “Heb je nodig dat ik toezicht houd, samenwerk of coach?” Mijn team komt dan naar me toe en zegt: “Ik heb nu echt iemand nodig die toezicht houdt, dus kun je dit gewoon samen met me doornemen om er zeker van te zijn dat ik dit goed aanpak?” En dan zeg ik: “Ja, natuurlijk.”
Becca Banyard
Geweldig. En wat betreft je persoonlijke managementstijl: put je ergens uit of baseer je die ergens op?
Sarah-Jayne Lehtinen
Mijn persoonlijke stijl wordt sterk beïnvloed door mijn liefde voor teamsporten. Het draait echt om de rol van coach. Een coach kan het veld niet betreden en namens de speler spelen; de coach moet die speler in staat stellen om zelf te rennen, het spel te spelen en uiteindelijk succesvol te zijn. Er is dus aandacht voor het individu en wat diegene nodig heeft, maar ook voor het nemen van afstand om te kijken hoe het team samenwerkt.
Ik gebruik graag analogieën uit teamsporten in het leven, omdat ze op zoveel dingen van toepassing zijn. Je moet je richten op het individu, je moet aandacht hebben voor een bepaalde positie of een bepaald gebied op het veld, en je moet ook naar het team als geheel kijken om ervoor te zorgen dat iedereen op elke positie optimaal presteert.
Een van de dingen die ik altijd vraag, is: “Heb je nodig dat ik toezicht houd, samenwerk of coach?” Mijn team komt dan naar me toe en zegt: “Ik heb nu echt iemand nodig die toezicht houdt, dus kun je dit gewoon samen met me doornemen om er zeker van te zijn dat ik dit goed aanpak?” En dan zeg ik: “Ja, natuurlijk.”
Ik heb gemerkt dat het gebruik van die woorden in je gewone gesprekken het gemakkelijker maakt om voor het ene meer hulp te vragen en voor het andere juist minder hulp. Dat is voor mij erg nuttig geweest.
Becca Banyard
Daar ben ik dol op. Ik vind die sportvergelijking echt geweldig. Een manager die niet daadwerkelijk op het veld kan staan en dus een stap terug moet doen en moet coachen, is een geweldige manier om het te beschrijven.
Sarah-Jayne Lehtinen
Het gaat terug naar mijn tijd als basisschoolleraar. Succes betekent niet dat ik ga zitten en het huiswerk voor het kind maak; succes betekent dat ik het kind begeleid totdat het op een punt komt waarop het de stof begrijpt en het zelf kan doen.
We willen mensen leren vissen, niet voor hen vissen. Het is een eeuwenoude vergelijking, maar ze is zo belangrijk en zo toepasselijk. Er is sprake van falen wanneer ik het voor hen moet doen. En dat is falen aan beide kanten—niemand voelt zich daar beter door.
Je moet hen het juiste niveau van ondersteuning bieden. Daar komen die woorden “heb je nodig dat ik toezicht houd, met je samenwerk of je coach?” om de hoek kijken, maar zij zouden het moeten doen. En dan kunnen we het uiteindelijk samen vieren, omdat zij het zo goed hebben gedaan.
Becca Banyard
Dat is echt geweldig. En ik denk dat het stellen van die drie verschillende vragen zo'n slimme manier van werken is, omdat mensen niet altijd hetzelfde niveau van ondersteuning nodig hebben bij verschillende taken of projecten.
Sarah-Jayne Lehtinen
Precies. Als HR-professional heb je misschien veel ervaring met personeelsrelaties, dus denk je: “Dit kan ik,” maar misschien heb je nog nooit een organisatiebreed programma gelanceerd, en dan is het: “Nee, ik zou graag wat extra ondersteuning krijgen.”
Becca Banyard
Zeker. Om weer even van onderwerp te veranderen: ik weet dat je veel waarde hecht aan het gebruik van gegevens om je strategie te bepalen. Naar welke soorten statistieken kijk je?
Sarah-Jayne Lehtinen
Ik kijk dus naar veel statistieken. Ik ben dol op analyses en op de manier waarop die nu steeds belangrijker worden, vooral binnen HR.
We hebben individuele KPI's en statistieken, we hebben subafdelingen—er zijn meerdere functies binnen mijn team en elke functie heeft zijn eigen reeks statistieken—vervolgens zijn er afdelingsstatistieken en ook statistieken over de gezondheid van de organisatie.
Waarover ik veel rapporteer aan het directieteam, is de gezondheid van onze organisatie, zoals: ‘hoe groeien we?’
En als je naar de ontwikkeling van ons personeelsbestand kijkt, leidt dat natuurlijk tot een gesprek over onze werving. Hoe ziet de werving eruit? Hebben we een gezond personeelsverloop? Bij werving kijken we ook naar de kwaliteit, niet alleen naar de kwantiteit, van de aangenomen medewerkers, want we kunnen iedereen precies op tijd aannemen, precies wanneer mensen hen nodig hebben, maar als het niet de juiste mensen zijn, zullen ze toch weer vertrekken en daar heeft uiteindelijk niemand iets aan.
We kijken ook naar de duur van het dienstverband, niet alleen voor de samenstelling van de huidige organisatie, maar ook naar de duur van het dienstverband van de mensen die vertrekken. Zijn daar bepaalde aanwijzingen te vinden? Vertrekken mensen op een bepaald moment in hun loopbaan bij Prodigy, en waarom wel of niet?
En dan is er de ervaringsenquête. Die enquête gaat over betrokkenheid, maar ook over factoren die de ervaring bepalen. Zo kunnen we echt naar veel verschillende onderdelen van ons programma kijken en naar de algemene prioriteiten waarop we ons zouden moeten richten, op basis van wat uit die enquête naar voren komt.
We kunnen bijvoorbeeld kijken naar het onderdeel inwerken. Hoe verliep het inwerken? Het houdt verband met de ervaringsenquête, maar het zijn iets andere vragen wanneer je nieuw bent, omdat je een ander perspectief hebt. Dus van de ervaring van een kandidaat, tot de ervaring tijdens het inwerken, tot je ervaring tijdens het middelste deel van de werknemersreis, en vervolgens heb je je ervaring met het vertrek.
Onze ervaringsenquête bestrijkt dus elk afzonderlijk moment in de werknemersreis. Er is een kwantitatief en kwalitatief onderdeel en vervolgens kijken we ook naar prestaties.
Gerelateerd artikel: 25 nuttige vragen voor een exitgesprek + sjabloon
Wanneer we naar prestaties kijken, bekijken we die op een paar verschillende manieren. We kijken naar hoeveel toppresteerders we hebben, hoeveel mensen in het midden zitten en wat we daaraan doen. Hoe zorgen we ervoor dat iedereen optimaal presteert?
Maar vervolgens koppelen we dat ook aan bedrijfsresultaten. Als we naar de prestaties van een bepaald team kijken, maakt het niet uit of iedereen een toppresteerder is of niet. Hoe presteert het team? Behalen ze de bedrijfsresultaten die we nodig hebben? Misschien klopt de teamdynamiek niet, dus moeten we daar goed naar kijken. Soms kan het vervangen van één persoon echt leiden tot betere bedrijfsresultaten, omdat je dan een betere teamdynamiek hebt.
En tot slot zijn er de totale arbeidsvoorwaarden. We bekijken hoe we gepositioneerd zijn in de markt en wat de concurrenten doen. We kijken ook, vanuit het perspectief van werving, naar wat de nieuwe medewerkers vragen. Wat gaan ze verdienen? En wanneer mensen vertrekken, waar gaan ze dan naartoe? Gaan ze 10,000-20,000 meer verdienen, of zijn er andere onderdelen van de totale arbeidsvoorwaarden waar ze op afgaan?
Wanneer je dat allemaal samenvoegt, naast onze positie in de markt en onze eigen structuur, krijgen we een beeld van onze algehele gezondheid.
Ik heb het gevoel dat het introduceren van de werknemersreis en de werknemerservaring echt een grote impact heeft gehad op hoe we naar de typische HR-projecten kijken. We kijken naar de werknemersreis en naar hoe iemand de levenscyclus van zijn of haar reis binnen het bedrijf doorloopt, welke bepaalde ervaringen die persoon onderweg heeft en hoe we die ervaringen kunnen verbeteren.
Becca Banyard
Dat klinkt als heel veel verschillende datasets. Heb je een voorkeursmethode om gegevens te verzamelen of een voorkeurstool om alle gegevens te combineren?
Sarah-Jayne Lehtinen
Op een dag zou ik graag één tool hebben, maar dat is niet zo omdat er zoveel goede oplossingen beschikbaar zijn. We gebruiken Lever als ATS, Bamboo HR voor onze HRS. We gebruiken Culture Amp voor al onze enquêtes en daarnaast gebruiken we Paycor voor al onze OKR's. Al die tools bieden een bepaald niveau van rapportage, waarbij sommige beter zijn dan andere.
Maar wat we ook hebben gedaan, is een BI-tool, een tool voor bedrijfsinzichten, gebruiken en een privédatawarehouse voor onze gegevens bouwen, zodat we die personeelsgegevens naar een privédatawarehouse kunnen exporteren, los van de bedrijfsgegevens. Bedankt, data-engineers!
Vervolgens kan onze medewerker voor personeelsanalyse een aantal aangepaste dashboards bouwen op basis van al die gegevens. We gebruiken Periscope, dat volgens mij nu Sisense heet, en zo kunnen we al onze echt geweldige dashboards visualiseren.
Gerelateerd artikel: De 10 beste OKR-softwareoplossingen vergeleken
Becca Banyard
Kun je ons wat meer vertellen over jouw aanpak om ervoor te zorgen dat medewerkers de training krijgen die ze nodig hebben om zichzelf professioneel te ontwikkelen en het bedrijf beter te ondersteunen?
Sarah-Jayne Lehtinen
Ja, we hebben een aantal verschillende mechanismen. Ten eerste bieden we een leerbudget aan van honderd dollar per maand voor iedere medewerker. Zonder vragen te stellen kun je het besteden aan wat je maar wilt, zolang het je persoonlijke leerdoelen ondersteunt.
Die persoonlijke leerdoelen komen voort uit één-op-één-gesprekken met managers, gebaseerd op de huidige prestaties, om te bepalen wat je volgende stappen zijn en hoe we dat leren vervolgens kunnen ondersteunen. Intern hebben we verschillende tools gebouwd om te helpen bepalen hoe dat eruitziet. Misschien gaat het om een technische competentie, misschien om functieomschrijvingen.
We hebben intern ook verschillende groeikaders om medewerkers te helpen begrijpen waar ze staan, waar ze willen zijn en wat de volgende stappen zijn.
Dat hebben we dus als eerste, maar daarnaast werken we ook met trainingsvoorstellen. Het kan gaan om iets individueels of misschien om iets voor een team, waarbij je een verzoek kunt indienen en we een speciaal budget beschikbaar hebben voor het aanbieden van de training.
We hebben specialisten ingeschakeld om onze verkoopafdeling te helpen op een nieuwe manier te verkopen en om ons agileteam te trainen en onze aanpak van agile te versterken. Daarnaast hebben we een leiderschapsontwikkelingsprogramma waarbij we externe consultants inschakelen en meer coaching bieden op het moment dat daar behoefte aan is.
We proberen individuen op verschillende manieren te ondersteunen, omdat iedereen anders leert.
Becca Banyard
Is er een initiatief of verandering die je ooit als HR-professional hebt geïntroduceerd waar je bijzonder trots op bent?
Sarah-Jayne Lehtinen
Ik heb het voorrecht gehad om het programma op te bouwen. Ik heb meerdere iteraties meegemaakt en het was leuk om vanaf de eerste versie te zien hoe mijn team erbij kwam en het beter maakte.
Het is fantastisch geweest, maar ik heb het gevoel dat het introduceren van de werknemersreis en de werknemerservaring echt een grote impact heeft gehad op hoe we naar de typische HR-projecten kijken. Het gaat er niet alleen om dat je als HR-professional functioneringsgesprekken moet voeren. We kijken naar de werknemersreis, naar hoe iemand de levenscyclus van zijn of haar reis binnen het bedrijf doorloopt, welke bepaalde ervaringen die persoon onderweg heeft en hoe we die ervaringen kunnen verbeteren?
In ontwerp, verkoop en klantrelaties bestaat al lange tijd een heel proces waarbij je een klantreis in kaart brengt. Wij passen dat toe door in kaart te brengen hoe onze medewerkers hun reis doorlopen en vertalen dat naar een ervaringsprogramma waarin de nadruk ligt op analytics, zodat we datagestuurde beslissingen nemen over welke programma's we gaan uitvoeren en waarom.
Hoe stellen we prioriteiten voor het werk dat we willen doen? Want als het gaat om het ondersteunen van mensen, heeft natuurlijk iedereen een andere mening en heeft iedereen een mening.
Het is dus echt moeilijk om ervoor te zorgen dat we de juiste programma's uitvoeren die de bedrijfsdoelen en de cultuur versterken en er uiteindelijk een geweldige plek om te werken van maken. Dat programma is het programma waar ik het meest trots op ben, omdat het een zeer grote impact heeft en we het vandaag de dag nog steeds verder ontwikkelen.
Becca Banyard
Geweldig. Sarah-Jane, we komen nu aan het einde van de tijd die we vandaag hebben. Ik wilde je dus nog één laatste vraag stellen die ik aan iedereen stel. Wat is je favoriete snack op kantoor?
Sarah-Jayne Lehtinen
Oh, jellybeans of welke zoete lekkernij dan ook! We hebben deze dispensers en dus zal het kantoorteam ze vullen met echt leuke, suikerrijke snoepjes. Of het nu jellybeans, jujubes of gummies zijn, halverwege de middag een koffie halen met een klein zoet lekkernijtje erbij is verreweg mijn favoriet.
Becca Banyard
Absoluut! Nou, dat was het voor vandaag. Heel erg bedankt dat je dit laatste uur met me hebt doorgebracht; het was zo leuk en ik heb het gevoel dat ik zoveel heb geleerd. Dus bedankt dat je vandaag wat van je tijd voor me hebt genomen.
Sarah-Jayne Lehtinen
Bedankt dat je me hebt uitgenodigd, Becca. Ik heb een geweldige tijd gehad.
Geniet hiervan, wil je meer horen van Sarah-Jane en andere HR-experts? Word lid van People Managing People, een ondersteunende gemeenschap van HR-leiders die kennis delen en elkaar helpen.
Hier is een al even interessante en leerzame podcast waarvan we zeker weten dat je er veel waarde uit zult halen: Hoe je onzekerheden op de werkvloer beheert (met Melanie Pump, auteur van DETOX: Onzekerheid op de werkvloer beheersen)
