Wat is flexwerken? Voordelen, nadelen en hoe je het implementeert
Flexibel werkplekgebruik is een flexibele kantoorinrichting waarbij werknemers geen toegewezen bureau hebben, maar bij aankomst een beschikbare werkplek kiezen. Dit model ondersteunt hybride en werken op afstand doordat bedrijven hun ruimtegebruik kunnen optimaliseren en hun vastgoedkosten kunnen verlagen.
In dit artikel leggen we precies uit hoe flexibel werkplekgebruik werkt, waar het idee vandaan komt, wat de voor- en nadelen zijn, hoe het zich verhoudt tot vergelijkbare modellen zoals kantoorhoteling en vrije werkplekkeuze, en hoe je het succesvol binnen je organisatie implementeert.
Als je onderzoekt hoe je hybride werken duurzaam en kostenefficiënt kunt maken, helpt deze gids je beoordelen of flexibel werkplekgebruik geschikt is voor jouw team.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is flexibel werkplekgebruik?
Flexibel werkplekgebruik is een flexibel werkplekmodel waarbij werknemers beschikbare bureaus gebruiken volgens het principe wie het eerst komt, wie het eerst maalt, in plaats van permanent toegewezen zitplaatsen te hebben. Deze aanpak staat ook bekend als werkplekdelen of flexibel werken en ondersteunt de hybride werkplek door ongebruikte kantoorruimte te verminderen en samenwerking binnen teams te stimuleren.
Modern flexibel werkplekgebruik maakt vaak gebruik van tools voor werkplekreservering of software voor kantoorruimtemanagement om de beschikbaarheid bij te houden, het gebruik van werkplekken te analyseren en een soepele gebruikerservaring voor werknemers te creëren. Door het gebruik van kantoorruimte te optimaliseren, helpt flexibel werkplekgebruik bedrijven hun vastgoedkosten te verlagen en zich tegelijkertijd aan te passen aan flexibelere werkschema's.
Nu steeds meer organisaties hybride werkschema's omarmen, verkleinen veel organisaties hun kantoren en stappen ze over van permanente bureaus op flexibel werkplekgebruik. Flexibel werkplekgebruik en andere geavanceerdere platforms voor kantoorruimtemanagement kunnen dit proces aanzienlijk vereenvoudigen.
Zijn er verschillende modellen voor flexibel werkplekgebruik?
Ja! Flexibel werkplekgebruik kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van hoeveel structuur of flexibiliteit je organisatie wil. Sommige modellen bieden volledig vrije zitplaatsen, terwijl andere systemen voor werkplekreservering of aangewezen zones gebruiken om specifieke teams of werkstijlen te ondersteunen.
Om je te helpen de beste optie voor jouw behoeften te vinden, leg ik elk type flexibel werkplekgebruik hieronder uitgebreider uit.
Heb even geduld, want de terminologie wordt zo een beetje verwarrend...
Flexibel werkplekgebruik versus vrije werkplekkeuze
Hoewel flexibel werkplekgebruik en vrije werkplekkeuze soms door elkaar worden gebruikt, is er een subtiel verschil.
Flexibel werkplekgebruik verwijst doorgaans naar een systeem volgens het principe wie het eerst komt, wie het eerst maalt, waarbij werknemers bij aankomst een beschikbare werkplek kiezen. Veel bedrijven gebruiken tegenwoordig echter software voor het reserveren van flexibele werkplekken om het proces gestructureerder te maken, zodat gebruikers werkplekken in realtime kunnen bekijken en reserveren.
Vrije werkplekkeuze maakt ook een einde aan toegewezen zitplaatsen, maar omvat meestal bezettingsgegevens in realtime die worden verzameld met IoT-ondersteunde bureausensoren en platforms voor werkplekbeheer. Deze technologiegedreven aanpak geeft werknemers meer inzicht in en controle over waar ze zitten en kan faciliteitenteams helpen gebruikspatronen te volgen.
Beide modellen zijn erop gericht hiërarchieën af te breken, spontane samenwerking te bevorderen en de cultuur van hybride werken te versterken door communicatie tussen verschillende functies en gedeeld eigenaarschap van kantoorruimte aan te moedigen.
Flexibel werkplekgebruik versus kantoorhoteling
Het belangrijkste verschil tussen flexibel werkplekgebruik en kantoorhoteling is de manier waarop werkplekken worden toegewezen.
- Bij flexibel werkplekgebruik worden werkplekken toegewezen volgens het principe wie het eerst komt, wie het eerst maalt.
- Bij kantoorhoteling reserveren werknemers vooraf een werkplek, net zoals je een hotelkamer boekt.
Beide modellen maken een einde aan permanent toegewezen werkplekken en zijn afhankelijk van realtimebeschikbaarheid, maar kantoorhoteling biedt meer voorspelbaarheid—vooral voor teams die hun schema's moeten afstemmen of toegang tot specifieke middelen moeten garanderen.
Naarmate hybride schema's complexer worden, combineren veel organisaties elementen van beide modellen met behulp van software voor werkplekreservering om werknemers autonomie te bieden en tegelijkertijd structuur en verantwoordelijkheid te behouden.
De filosofie achter flexibel werkplekgebruik
Flexibel werkplekgebruik is niet alleen een strategie voor zitplaatsen, maar ook een mentaliteit.
Door permanent eigenaarschap van een bureau weg te nemen, stimuleert flexibel werkplekgebruik verantwoordelijkheid, netheid en gedeelde verantwoordelijkheid. Werknemers zullen hun werkplek aan het einde van de dag eerder opruimen, omdat ze weten dat iemand anders die de volgende dag zal gebruiken.
In een postpandemische werkomgeving is deze cultuur van gedeeld beheer cruciaal om hygiëne en vertrouwen te handhaven. Kantoren die flexibel werkplekgebruik ondersteunen, bieden vaak desinfectiestations, een clean-deskbeleid en aanraakvrije reserveringstools om werknemers zich veilig en zelfstandig te laten voelen.
Zie het als een reserveringssysteem voor vergaderruimten, maar dan voor je hele kantoor: gedeelde voorzieningen, efficiënt beheerd en door iedereen gebruikt.
De voor- en nadelen van flexwerken zonder vaste werkplek
Voordelen van flexwerken zonder vaste werkplek
Organisaties kiezen om verschillende redenen voor flexwerken zonder vaste werkplekken:
Optimaal ruimtegebruik
Flexwerken zonder vaste werkplekken maakt efficiënter gebruik van kantoorruimte mogelijk doordat medewerkers bureaus delen. Dit geldt vooral voor hybride personeelsbestanden, waarbij medewerkers op onregelmatige basis op kantoor werken.
Kostenbesparingen
Doordat er minder individuele werkplekken nodig zijn, kan flexwerken zonder vaste werkplekken leiden tot lagere vastgoedkosten voor bedrijven.
Een interessant datamodel voor hoeveel je mogelijk kunt besparen met verschillende kantoorontwerpen is te vinden in het rapport De berekening achter de hybride werkplek van CBRE. Daarin wordt geschat dat bedrijven die hybride gaan werken en hun ruimtes opnieuw inrichten, tussen de 10%-50% aan ruimte kunnen besparen.
Flexibiliteit en autonomie
Medewerkers hebben de vrijheid om hun werkplek te kiezen op basis van hun behoeften en voorkeuren, wat flexibiliteit en autonomie bevordert. Vooraf reserveren is niet nodig, waardoor ze ook flexibel kunnen plannen.
Betere samenwerking
In tegenstelling tot een buurtgerichte bureau-indeling, waarbij toegewezen zitplaatsen verdwijnen maar specifieke teams wel bij elkaar worden geplaatst zodat mensen binnen dezelfde bedrijfsfunctie een ruimte blijven delen, stimuleert flexwerken zonder vaste werkplekken interactie tussen medewerkers uit verschillende teams en afdelingen. Zo worden samenwerking en het delen van kennis bevorderd.
Meer creativiteit en productiviteit
Afwisselende werkomgevingen kunnen de creativiteit en productiviteit van medewerkers stimuleren. Flexwerken zonder vaste werkplekken plaatst medewerkers echter nog steeds in bepaalde zones, terwijl medewerkers bij bijvoorbeeld activiteitgericht werken de omgeving kunnen kiezen die past bij het werk dat ze op dat moment doen.
"Bij activiteitgericht ontwerp draait alles om keuze en vrijheid," zei Rebecca Swanner, leider op het gebied van werkplekontwerp bij HED, in een recente aflevering van de People Managing People-podcast. "Mensen vrijheid geven, of het nu gaat om de dagen waarop ze binnenkomen, hoe vaak ze binnenkomen of welke ruimtes op kantoor ze gebruiken wanneer ze er zijn, is echt een voordeel dat je mensen kunt bieden en dat ze enorm waarderen.
"Er schuilt veel kracht in het geven van de keuze of de mogelijkheid aan iemand om te bepalen hoe diegene het beste kan werken. Bij activiteitgericht ontwerp zorg je er dus echt voor dat je ruimte niet is ingericht voor slechts één type werkgebied."
Luister naar de volledige aflevering terwijl je verder leest:
Bevordering van duurzaamheid
Het delen van bureaus bevordert een duurzamere benadering van kantoorontwerp en de toewijzing van middelen. Daardoor wordt de ecologische voetafdruk van de organisatie verkleind en komen organisaties op zijn minst dichter bij het behalen van enkele van de ESG-doelstellingen die vaak worden beloofd maar niet worden gerealiseerd.
Mogelijkheid om verschillende zitplaatsconcepten te combineren
Omdat het principe van wie het eerst komt, het eerst maalt wordt toegepast, kan flexwerken zonder vaste werkplek worden gecombineerd met andere filosofieën voor kantoorruimtebeheer, zoals agile werkplekken, die een verscheidenheid aan multifunctionele gedeelde ruimtes bieden waarin werknemers zich vrij door het kantoor kunnen bewegen.
Mogelijke nadelen van flexwerken zonder vaste werkplek
Hoewel flexwerken zonder vaste werkplek tal van voordelen heeft, is het altijd verstandig om mogelijke nadelen van een dergelijke aanpak in overweging te nemen. Houd rekening met de volgende punten.
- Moeite met het vinden van beschikbare ruimte: Tijdens piekuren kunnen werknemers moeite hebben om beschikbare bureaus te vinden, wat tot frustratie en een lagere productiviteit kan leiden.
- Verlies van teamcohesie: Voortdurend wisselende werkplekken kunnen de teamcohesie en communicatie belemmeren, omdat werknemers zich niet altijd in de buurt van hun teamleden bevinden.
- Zorgen over hygiëne: Gedeelde bureaus kunnen het risico op de verspreiding van ziektekiemen en ziekten vergroten als de juiste schoonmaakprotocollen niet consequent worden gevolgd.
- Beveiligingsrisico's: Flexwerken zonder vaste werkplek kan beveiligingsrisico's met zich meebrengen als vertrouwelijke informatie zichtbaar op gedeelde bureaus wordt achtergelaten of als onbevoegden toegang krijgen tot gevoelige ruimtes.
- Beheer van persoonlijke bezittingen: Vroeger kwam je op je werk aan, deed je je persoonlijke spullen in je bureau op slot en ging je verder met je dag. Bij flexwerken zonder vaste werkplek zullen werknemers dat waarschijnlijk niet kunnen doen, waardoor je een soort kluisjes- of opslagsysteem moet aanbieden.
- Mogelijke afleiding: Werken in een open en gedeelde omgeving kan tot meer afleiding leiden, wat de concentratie en focus beïnvloedt. Zorg ervoor dat er rustige zones beschikbaar zijn om te reserveren, zodat deze zorgen worden verminderd.
Hoe je flexwerken zonder vaste werkplek in je organisatie invoert
De overstap naar een model van flexwerken zonder vaste werkplek vereist zorgvuldige planning van kantoorruimte en communicatie. Volg hiervoor de volgende stappen:
- Evalueer en analyseer het huidige gebruik van je kantoorruimte om vast te stellen waar flexwerken zonder vaste werkplek kan worden ingevoerd.
- Bied werknemers training en ondersteuning over hoe ze hun weg kunnen vinden in de nieuwe indeling van de werkruimte en hoe ze de beschikbare kantoortechnologie kunnen gebruiken.
- Communiceer de redenen achter de verandering en de voordelen die werknemers van flexwerken zonder vaste werkplek kunnen verwachten.
- Overweeg nieuwe kantoortechnologie te implementeren, zoals een reserveringssysteem voor flexibele werkplekken of software voor kantoorbeheer, zodat werknemers de beschikbaarheid kunnen controleren en werkplekken vooraf kunnen reserveren. Deze systemen kunnen worden geleverd met een mobiele app die realtime plattegronden van zitplaatsen biedt, zodat werknemers een plek kunnen vinden en het gebruik van bureaus hoog blijft.
- Verzamel regelmatig feedback van werknemers en voer aanpassingen door om eventuele zorgen of uitdagingen die zich voordoen aan te pakken.
Uitdagingen bij de invoering van flexwerken zonder vaste werkplek overwinnen
De invoering van flexwerken zonder vaste werkplek kan bepaalde uitdagingen met zich meebrengen, maar met zorgvuldige planning en strategische oplossingen kunnen deze effectief worden beheerd. Enkele voorbeelden zijn:
Weerstand tegen verandering
Werknemers kunnen aanvankelijk weerstand bieden aan de verandering omdat ze zich zorgen maken over het verlies van hun persoonlijke ruimte. Regelmatige communicatie, training en het openlijk bespreken van hun zorgen kunnen deze weerstand helpen verminderen. Door de voordelen, zoals meer flexibiliteit en samenwerking, toe te lichten, kan de overgang gemakkelijker worden gemaakt.
Daarnaast kunnen opties voor personalisering, zoals kluisjes voor persoonlijke bezittingen, ervoor zorgen dat werknemers zich prettiger voelen bij de nieuwe werkwijze.
Eerlijkheid en beschikbaarheid waarborgen
Het opstellen van duidelijke richtlijnen en beleidsregels zorgt voor een eerlijke toewijzing van bureaus en voorkomt dat werknemers gewilde werkplekken monopoliseren.
De invoering van een reserveringssysteem voor bureaus kan helpen de beschikbaarheid te beheren, zodat werknemers vooraf bureaus kunnen reserveren en frustratie door concurrentie om werkplekken wordt verminderd.
Deze systemen bieden vaak realtime updates over de beschikbaarheid van bureaus, waardoor het proces transparanter en efficiënter wordt en veel klachten bij HR of servicetickets worden voorkomen.
Geluidsniveaus bewaken en beheren
Open kantooromgevingen kunnen tot hogere geluidsniveaus leiden, waardoor werknemers worden afgeleid en de productiviteit wordt beïnvloed.
Het instellen van aangewezen stiltegebieden, geluiddichte cabines of het beschikbaar stellen van hoofdtelefoons met ruisonderdrukking kan werknemers helpen zich te concentreren.
Daarnaast kan het opstellen van duidelijke gedragsrichtlijnen voor geluidsniveaus in gemeenschappelijke ruimtes zorgen voor een balans tussen samenwerking en rustige werkplekken.
Succes meten
Een van de belangrijkste hulpmiddelen om uitdagingen rond flexwerken het hoofd te bieden, is data-analyse. Hiermee kan de kantoorindeling worden geoptimaliseerd en kan ervoor worden gezorgd dat bureaus efficiënt worden gebruikt. Metingen zoals aanwezigheidsgegevens, ruimtegebruik en bezettingsgraden bieden waardevolle inzichten in hoe vaak bureaus worden gebruikt, welke zones het populairst zijn en hoe goed de ruimte aansluit bij de behoeften van de medewerkers.
- Aanwezigheidsgegevens: Hiermee wordt bijgehouden wanneer medewerkers fysiek op kantoor zijn, zodat bedrijven piekmomenten in het gebruik kunnen identificeren en datagedreven beslissingen kunnen nemen over de beschikbaarheid van bureaus en de benodigde capaciteit.
- Ruimtegebruik: Door te meten hoe vaak werkplekken, vergaderruimtes en gemeenschappelijke ruimtes worden gebruikt, kunnen bedrijven hun indeling optimaliseren, ongebruikte ruimtes mogelijk verkleinen en middelen opnieuw toewijzen aan zones waar meer vraag naar is.
- Bezetting: Door bezettingsniveaus te monitoren, blijft de balans in gedeelde ruimtes behouden. Zo wordt voorkomen dat een zone te druk wordt terwijl andere ruimtes onderbenut blijven. Dit inzicht kan helpen bij beslissingen over waar stille zones of samenwerkingsruimtes moeten komen, op basis van de daadwerkelijke bewegingen van medewerkers en het gebruik van bureaus.
Richtlijnen voor goede omgangsvormen bij flexwerken
Om een harmonieuze en productieve werkomgeving voor flexwerken te garanderen, is het aan jou als HR-leider om duidelijke omgangsregels op te stellen.
Deze richtlijnen helpen respect te bevorderen en voor iedereen een efficiënte en comfortabele werkplek te behouden. Belangrijke omgangsregels zijn:
- Respect voor persoonlijke ruimte en bezittingen: Hoewel bureaus worden gedeeld, is het belangrijk om de persoonlijke ruimte van collega's te respecteren. Neem geen bezit van de werkplekken van anderen en gebruik hun persoonlijke spullen niet zonder toestemming.
- Opruimen na gebruik: Laat de werkplek altijd netjes en klaar voor de volgende gebruiker achter. Neem oppervlakken af, leg gedeelde apparatuur terug op de juiste plaats en ruim persoonlijke spullen en werkgerelateerde rommel op. Een schoon bureau zorgt voor een prettige ervaring voor de volgende persoon en bevordert de algemene hygiëne op de werkplek.
- Een passend geluidsniveau aanhouden: Let op het geluidsniveau, vooral in kantoren met een open indeling. Praat op een redelijk volume, gebruik een koptelefoon voor audio en ga naar aangewezen ruimtes voor telefoongesprekken of groepsdiscussies. Dit helpt voor iedereen een geconcentreerde en rustige omgeving te behouden.
- Rekening houden met de voorkeuren en behoeften van anderen: Flexwerken vraagt om aandacht voor collega's met verschillende werkstijlen. Respecteer de voorkeur voor stilte en houd rekening met teamleden die voor hun werkzaamheden specifieke hulpmiddelen of opstellingen nodig hebben.
- Tips voor het personaliseren van de werkplek: Hoewel flexwerken langdurige personalisatie van een bureau kan beperken, kunnen medewerkers hun werkplek voor die dag toch een persoonlijk tintje geven. Moedig medewerkers aan om kleine spullen mee te nemen, zoals een favoriete mok, notitieboekje of zelfs een kleine plant, om een gevoel van vertrouwdheid te creëren.
- Haal het maximale uit gemeenschappelijke ruimtes: Gedeelde prikborden kunnen een geweldige plek zijn voor teamleden om inspirerende citaten, updates of leuke foto's te plaatsen. Zo ontstaat een aantrekkelijkere en persoonlijkere kantooromgeving.
Kantoren van de toekomst creëren
De overstap naar werken op afstand en hybride werken heeft ertoe geleid dat veel organisaties hun kantoorruimte verkleinen en hun slimme werkomgevingen opnieuw ontwerpen om de ruimte beter te benutten en hopelijk meer samenwerking te bevorderen, terwijl ze ruimte bieden voor specifieke activiteiten.
Flexwerken zal een belangrijke rol blijven spelen door het gebruik van kantoorruimte te optimaliseren en een cultuur van flexibiliteit en teamwork te bevorderen.
Als je nog niet op zoek bent naar een oplossing voor ruimtebeheer, is dit een goed moment om te beginnen. Met deze hulpmiddelen kunnen je medewerkers hybride werken tot het model maken waarvan 71% van de Amerikaanse werkgevers hoopte dat het dat zou worden toen ze het invoerden.
Functies voor scenarioplanning stellen organisaties ook in staat om te experimenteren met verschillende indelingen van werkruimtes. Zo kunnen ze ervoor zorgen dat kantoorontwerpen aanpasbaar zijn en kunnen meegroeien met veranderende werkpatronen.
Het kantoor van de toekomst steunt op dergelijke technologie om efficiëntie te behouden en te voldoen aan de behoeften van een dynamisch personeelsbestand.
Luister voor meer informatie naar onze podcast over dynamische kantoorruimtes voor een modern personeelsbestand.
Abonneer je op onze nieuwsbrief
Vond je dit interessant? Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People en ontvang wekelijks onze nieuwste artikelen, podcasts, hulpmiddelen en inspiratie over alles wat met talentmanagement te maken heeft.
