Een applicant tracking system kiezen: een gids in 5 stappen

Een ATS is vooral waardevol voor organisaties die te maken hebben met grote aantallen sollicitaties of die de kandidaatervaring, naleving van regelgeving en snelheid van werving willen verbeteren. Door het juiste systeem te kiezen, zorg je ervoor dat je wervingsteam minder tijd kwijt is aan administratief werk en meer tijd kan besteden aan het vinden en betrekken van toptalent.

Belangrijke factoren bij het kiezen van een ATS

Het juiste ATS selecteren gaat niet alleen om het afvinken van functies. Het gaat erom een systeem te vinden dat aansluit bij de omvang van je bedrijf, je wervingsbehoeften en je langetermijndoelen. Hieronder staan de vijf belangrijkste gebieden om te overwegen bij het beoordelen van sollicitantvolgsystemen.

1. Aansluiting bij de organisatie

Je ATS moet passen bij de omvang van je wervingsactiviteiten vandaag én bij de omvang die je over een paar jaar verwacht.

Teamgrootte:

• Kleine teams hebben baat bij eenvoudige systemen met essentiële automatisering (cv-verwerking, e-mailsjablonen) en transparante prijzen.
• Grotere ondernemingen hebben vaak behoefte aan niveaus voor meerdere gebruikers, hiërarchieën op basis van rollen en aanpassingsmogelijkheden om verschillende afdelingen en locaties te ondersteunen. Deze functies zijn vaker te vinden in wervingsoplossingen voor ondernemingen.

Wervingsvolume:

• Werving op grote schaal vereist bulkcommunicatie, planning in batches en AI-aangedreven screeningfuncties om sollicitaties snel te verwerken en vooringenomenheid te verminderen.
• Seizoensgebonden of fluctuerende werving vraagt om flexibele prijzen en schaalbaarheid, zodat je kunt op- of afschalen zonder te betalen voor ongebruikte capaciteit.

Schaalbaarheid:

Plan vooruit: regelmatig overstappen naar een ander ATS kost veel tijd en geld. Zoek naar een systeem dat met je kan meegroeien en extra gebruikers, regio's en geavanceerde functies ondersteunt naarmate je behoeften veranderen.

Automatisering:

Automatisering is essentieel voor efficiëntie. Functies zoals cv-verwerking, automatische screening, planning en automatische herinneringen verminderen handmatige taken en geven recruiters meer tijd om zich te richten op het contact met kandidaten.

Waarom organisatorische behoeften belangrijk zijn: Hoe beter het systeem past bij de omvang en groeirichting van je organisatie, hoe minder tijd je later kwijt bent aan het oplossen van inefficiënties of het migreren naar een nieuwe tool.

2. Operationele behoeften

Een ATS moet naadloos aansluiten op je bestaande werkprocessen en technologiestack, zodat samenwerking eenvoudiger wordt in plaats van ingewikkelder.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Aanpassingsmogelijkheden:

Stem werkprocessen, pijplijnen en rapportagedashboards af op verschillende teams of soorten functies, zodat elke belanghebbende de benodigde inzichten krijgt.

Enkele nuttige functies hierbij:

• Aanpasbare workflow: Zoek naar een ATS waarmee je workflows kunt aanpassen aan je wervingsproces. Het systeem moet flexibel genoeg zijn om verschillende functies, afdelingen en wervingsfasen te ondersteunen.
• Aangepaste rapportage: De mogelijkheid om aangepaste rapporten en dashboards te maken om belangrijke statistieken (bijv. tijd tot indiensttreding, bron van de aanwerving) bij te houden, is essentieel voor datagestuurde beslissingen.

Integraties:

Koppel je ATS aan je HRMS, vacaturebanken, tools voor achtergrondcontroles en communicatieplatforms zoals Slack of e-mail. Dit vermindert datasilo's en zorgt voor soepele overdrachten tussen systemen. 

Je kunt op de website van de leverancier of bij het verkoopteam navragen met welke tools de software al integraties heeft. Je kunt hen zelfs vragen er een te bouwen als die nog niet bestaat (houd er rekening mee dat dit extra kosten met zich mee kan brengen).

(Als je wat meer context nodig hebt over waarom integratie met je HR-managementsysteem zo belangrijk is, lees dan hierna over deze HRMS-functies en -voordelen.)

Samenwerkingsfuncties:

Het ATS moet het eenvoudig delen van kandidatenprofielen, feedback en notities tussen teamleden mogelijk maken, zodat de samenwerking tussen wervingsmanagers, HR en recruiters verbetert.

Door kandidaatgegevens te centraliseren, kunnen alle belanghebbenden en interviewers op één plek notities delen, feedback geven en kandidaten beoordelen.

Op rollen gebaseerde machtigingen:

Bescherm gevoelige kandidaatgegevens door te bepalen wie informatie mag bekijken, bewerken of delen. Dit zorgt voor naleving van regelgeving en voorkomt dat er per ongeluk te veel informatie wordt gedeeld.

Waarom operationele behoeften belangrijk zijn: Een goed geïntegreerd en aanpasbaar ATS vermindert handmatig werk, houdt teams op één lijn en zorgt ervoor dat gevoelige gegevens correct worden verwerkt.

3. Gebruikerservaring

Zowel recruiters als kandidaten hebben een systeem nodig dat eenvoudig, intuïtief en ondersteunend is.

Gebruiksgemak:

Zoek naar een overzichtelijke, intuïtieve interface waarvoor minimale training nodig is. Test de gebruiksvriendelijkheid altijd met een live demo voordat je een beslissing neemt.

Hier zijn enkele specifieke functies waarop je moet letten:

• Gebruiksvriendelijke interface: Het ATS moet intuïtief zijn en eenvoudig te gebruiken voor je HR-team en wervingsmanagers. Daarom is het altijd belangrijk om om een live demo te vragen.
• Kandidatenervaring: Zorg ervoor dat het sollicitatieproces eenvoudig is voor kandidaten en bied een gestroomlijnde ervaring die geschikt is voor mobiele apparaten, om te voorkomen dat kandidaten afhaken.

Pro-tip

Een overdreven complex systeem kan de acceptatie en productiviteit belemmeren. Door prioriteit te geven aan gebruiksvriendelijke interfaces en intuïtieve workflows kunnen teams de technologie effectief benutten. De beste oplossingen bieden configureerbaarheid, uitgebreide mogelijkheden en gebruiksgemak, zodat organisaties kunnen opschalen zonder in te leveren op efficiëntie en effectiviteit. — Dara Brenner, directeur productontwikkeling, Employ

Kandidatenervaring:

Zorg ervoor dat het sollicitatieproces snel, geschikt voor mobiele apparaten en voorzien van je huisstijl is. Een omslachtig sollicitatieformulier is een snelle manier om toptalent te verliezen.

Ondersteuning bij inwerken:

Beoordeel de trainingsmiddelen, klantenondersteuning en implementatiediensten van de leverancier. Een goede onboarding kan bepalend zijn voor de acceptatie binnen je hele wervingsteam.

Waarom gebruikerservaring belangrijk is: Als je team moeite heeft om de software te gebruiken of kandidaten het proces voortijdig verlaten, zal zelfs de meest veelzijdige ATS geen waarde opleveren.

4. Bedrijfswaarde

De juiste ATS moet meetbare ROI opleveren en niet alleen een extra kostenpost vormen.

Kosten & prijsmodellen:

Verschillende oplossingen hebben verschillende prijsmodellen (bijv. op abonnementsbasis, betalen per gebruik of prijsstelling op basis van functies). Houd ook rekening met eventuele extra kosten voor integraties of aanvullende functies.

Vergelijk prijzen op abonnementsbasis, per gebruiker en per vacature. Vraag naar verborgen kosten voor integraties, uitbreidingen of geavanceerde rapportages.

Houd rekening met de langetermijnvoordelen en het rendement op investering (ROI) dat de ATS biedt, waaronder tijdsbesparing, minder afhankelijkheid van externe recruiters en een efficiënter wervingsproces. Raadpleeg voor meer hulp hierbij het uitstekende artikel van Dan George over financiële geletterdheid voor HR.

Rendement op investering:

Houd rekening met de langetermijnwaarde: lagere bemiddelingskosten, snellere wervingscycli en een hogere productiviteit van recruiters wegen vaak op tegen de aanvankelijke kosten.

Rapportage & analyses:

Wervingsanalyses zijn belangrijk om het wervingsproces te verbeteren en betere kandidaten aan te nemen.

Gebruik dashboards en aangepaste rapporten om KPI's zoals time-to-hire, kosten per aanname, diversiteitscijfers en de effectiviteit van wervingsbronnen bij te houden. Datagestuurde inzichten helpen om wervingsstrategieën te verfijnen en de efficiëntie te verbeteren.

Gedetailleerde analyses helpen je datagestuurde beslissingen te nemen, waardoor de efficiëntie verbetert en de wervingskosten dalen. Daarnaast zorgen rapportagefuncties voor naleving van wettelijke en regelgevende vereisten door nauwkeurige wervingsgegevens bij te houden. 

Er bestaat natuurlijk ook zelfstandige software voor wervingsanalyses, maar dit wordt steeds meer een belangrijke functie van ATS'en.

Tip: Geavanceerdere analyses kunnen meer kosten, dus controleer wat inbegrepen is bij de prijs van je ATS.

Waarom bedrijfswaarde belangrijk is: Als je de invoering van een ATS benadert vanuit ROI, wordt het eenvoudiger om een zakelijke onderbouwing te maken voor steun van het management.

5. Risicobeheer

Werving omvat gevoelige gegevens en moet voldoen aan lokale en internationale regelgeving.

Naleving & wettelijke vereisten:

Controleer bij het kiezen van een ATS of deze naleving van het wervingsproces ondersteunt, zodat werving wordt gestroomlijnd en binnen de wettelijke grenzen blijft.

Als je bedrijf actief is in verschillende regio's met uiteenlopende wervingsregels (bijv. wetten inzake gelijke kansen op werk en de AVG), zijn mogelijkheden voor internationale naleving iets om rekening mee te houden bij het kiezen van je ATS.

Zorg ervoor dat de ATS normen voor gelijke kansen op werk, de AVG, de CCPA en andere arbeids- of gegevensbeschermingswetten ondersteunt die relevant zijn voor jouw locaties.

Geografisch bereik:

Als je in meerdere regio's werft, zoek dan naar functies zoals meertalige vacatures, ondersteuning voor tijdzones en gelokaliseerde hulpmiddelen voor naleving. Dit is cruciaal wanneer je actief bent in landen of staten met unieke privacy- en antidiscriminatiewetten.

Waarom geografische kenmerken belangrijk zijn

“Aanvankelijk dachten we niet veel na over behoeften op meerdere locaties. Maar toen we uitbreidden naar regio’s zoals Canada en Europa, en zelfs naar verschillende Amerikaanse staten zoals Californië en New York, werd al snel duidelijk dat ons ATS gewoon niet voldeed. We moesten bijvoorbeeld naast de privacywetgeving van Canada ook voldoen aan de AVG in Europa en aan verschillende wet- en regelgeving op het gebied van gegevensprivacy en arbeidsrecht in staten zoals Californië, met zijn unieke privacyregels. We moesten ook omgaan met de strenge antidiscriminatiewetgeving van New York. Verschillen in tijdzones voegden nog een extra laag complexiteit toe en we hadden een systeem nodig dat meertalige vacatures en communicatie met kandidaten aankon.” ~Mia Fischer, Senior technisch recruiter bij Edison & Black

Hier volgen enkele aanvullende richtlijnen, afhankelijk van de omvang van je geografische behoeften:

Eén locatie

• Eenvoudigere workflow: Als je wervingsactiviteiten op één locatie zijn gecentraliseerd, hoeft je ATS niet meerdere regio's of kantoren te ondersteunen. Een eenvoudig systeem dat kandidaten bijhoudt, communicatie automatiseert en gegevens organiseert, zou moeten volstaan.
• Lokale naleving: Richt je op een ATS dat voldoet aan de wettelijke vereisten die specifiek zijn voor jouw regio of land, zoals lokale arbeidswetgeving, gegevensbescherming en rapportagestandaarden.

Meerdere locaties (nationaal of internationaal)

• Functionaliteit voor meerdere locaties: Als je bedrijf op meerdere locaties actief is, moet een ATS mogelijkheden voor meerdere locaties bieden, zodat je vacatures kunt plaatsen en kandidaten vanuit verschillende kantoren of regio's binnen één platform kunt beheren.
• Lokale naleving: Voor internationale werving is naleving cruciaal. Het ATS moet je helpen om te voldoen aan verschillende regelgeving voor indienstneming en wetgeving op het gebied van gegevensprivacy, zoals de AVG in Europa of de CCPA in de VS.
• Ondersteuning voor talen en tijdzones: Overweeg in internationale omgevingen een ATS dat meerdere talen en tijdzones ondersteunt om wereldwijde wervingsactiviteiten mogelijk te maken. Het systeem moet het ook eenvoudig maken om sollicitatiegesprekken in te plannen en te communiceren met kandidaten op verschillende locaties.
• Regionale talentenpool: Als je wereldwijd werft, kan een ATS met sourcingfuncties die zich richten op talentenpools in specifieke regio's of landen van onschatbare waarde zijn om uiteenlopende kandidaten te bereiken.

Waarom behoeften op het gebied van risicobeheer belangrijk zijn: Een ATS dat aan de regelgeving voldoet, vermindert het risico op boetes, rechtszaken en reputatieschade en helpt je tegelijkertijd vertrouwen op te bouwen bij kandidaten.

Belangrijkste punten

Geef bij het beoordelen van ATS-platforms prioriteit aan:

• Afstemming op de omvang van je team en je wervingsvolume vandaag en morgen.
• Automatisering, integraties en aanpasbaarheid om processen te stroomlijnen.
• Gebruiksvriendelijk ontwerp voor recruiters en kandidaten, ondersteund door sterke ondersteuning van de leverancier.
• Rendement op investering en analyses die de waarde aantonen en helpen om slimmer te werven.
• Naleving en wereldwijde inzetbaarheid om je organisatie te beschermen tijdens de groei.

Door een ATS vanuit dit perspectief te kiezen, zorg je ervoor dat je niet alleen software koopt, maar investeert in een systeem dat efficiënte, eerlijke en schaalbare werving ondersteunt.

ATS-functies versus bedrijfsresultaten

Om deze factoren gemakkelijker te begrijpen, volgt hier een snelle vergelijking van veelvoorkomende ATS-functies, wat ze doen en welke bedrijfsresultaten ze opleveren. Gebruik deze tabel als snelle referentie bij het beoordelen van leveranciers. Zo kun je functies rechtstreeks koppelen aan de resultaten die voor je team van belang zijn.

Functie	Wat het doet	Bedrijfsresultaat
Automatisering	CV's parseren, automatisch screenen, sollicitatiegesprekken plannen, herinneringen	Bespaart recruiters tijd, vermindert handmatige fouten, versnelt het wervingsproces
Op rollen gebaseerde machtigingen	Regelt de toegang op basis van het gebruikerstype (recruiter, manager, leidinggevende)	Beschermt gevoelige gegevens, waarborgt naleving, verbetert de samenwerking
Aanpassing	Stemt werkstromen, pijplijnen en rapporten af op de behoeften van het team	Brengt werving in lijn met bedrijfsdoelen, vermindert knelpunten
Integraties	Verbindt het ATS met HRMS, vacaturebanken, antecedentenonderzoeken en communicatietools	Elimineert datasilo's, stroomlijnt processen
Samenwerkingstools	Centraliseert kandidatenprofielen, notities en feedback	Verbetert teamwork, versnelt besluitvorming
Gebruiksgemak	Intuïtieve dashboards en eenvoudige navigatie	Snellere ingebruikname, minder training, tevredener recruiters
Kandidatenervaring	Mobielvriendelijke, vormgegeven sollicitaties met statusupdates	Hogere voltooiingspercentages, sterker werkgeversmerk
Ondersteuning bij onboarding	Training, helpdesk en implementatiediensten	Snellere uitrol, hogere adoptie, minder implementatieproblemen
Rapportage & analyses	Houdt tijd-tot-aanwerving, herkomst van aanwervingen en DEI-statistieken bij	Maakt datagedreven werving mogelijk, verbetert efficiëntie en eerlijkheid
Nalevingsfuncties	AVG, CCPA, EEO-tools, audittrails	Vermindert juridische risico's, waarborgt ethische wervingspraktijken
Schaalbaarheid	Ondersteunt meer gebruikers, regio's en geavanceerde functies naarmate het bedrijf groeit	Maakt de investering toekomstbestendig, voorkomt kostbare ATS-wijzigingen

Zoals je kunt zien, zit de werkelijke waarde van een ATS niet in de functies zelf, maar in de resultaten die ze mogelijk maken—van een kortere tijd-tot-aanwerving tot verbeterde naleving en een betere kandidatenervaring. Als je deze functie-naar-resultaatbenadering in gedachten houdt, wordt het eenvoudiger om door verkooppraatjes heen te prikken en je te richten op de systemen die de doelen van jouw organisatie daadwerkelijk ondersteunen.

Een applicant tracking-systeem kiezen: proces in 5 stappen

Een ATS kiezen hoeft niet overweldigend te zijn, maar het proces moet wel gestructureerd en grondig verlopen. Met deze vijf stappen kun je opties vol vertrouwen beoordelen en draagvlak bij belanghebbenden creëren.

Stap één: behoeften vaststellen

Voordat je leveranciers onderzoekt, begin je met het verduidelijken van wat je organisatie echt nodig heeft. Betrek recruiters, wervingsmanagers, IT en financiële teams er vroeg bij, zodat je alle perspectieven meeneemt.

Belangrijke vragen om te stellen:

• Hoeveel mensen verwachten we de komende 6–12 maanden aan te nemen?
• Waar werven we? (één markt versus meerdere regio's)
• Hoe ziet ons sollicitatiegesprekproces eruit?
• Wie worden de belangrijkste gebruikers van het ATS?
• Hoe volwassen is ons werkgeversmerk?
• Als we een bestaand ATS vervangen, welke pijnpunten moeten dan veranderen?

Door deze vragen te stellen, bepaal je precies wat je van je ATS nodig hebt.

Als je bijvoorbeeld meer gegevens wilt verzamelen om wervingsstatistieken bij te houden en je wervingsprocessen te verbeteren, staat een goede functie voor analyses en rapportage hoog op de lijst.

Vraag je belanghebbenden om input (IT en financiën zijn altijd nuttig) en gebruik hun feedback om gebruiksscenario's te schrijven en een matrix op te stellen waarin je vergelijkt wat voor elke groep belanghebbenden belangrijk is.

Leg vervolgens per groep belanghebbenden vast welke functies onmisbaar zijn en welke mooi meegenomen zijn. Als je wervingsteam bijvoorbeeld uitgebreidere analyses nodig heeft, geef je rapportagetools prioriteit. Als IT zich zorgen maakt over beveiliging, benadruk dan de nalevingsfuncties.

Stap twee: leveranciers onderzoeken

Zodra je weet wat je nodig hebt, scan je de markt. Begin met vergelijkingsgidsen (zoals onze vergelijking van de beste ATS'en), websites van leveranciers en discussies in HR-community's.

Waar je op moet letten:

• Toegang tot een proefversie of demomogelijkheden
• Klantbeoordelingen, casestudy's en getuigenissen
• Best beoordeelde functies per categorie (tools voor het mkb versus tools voor ondernemingen)
• Gebruikerservaring (intuïtieve navigatie, overzichtelijke interface)
• Flexibiliteit en aanpasbaarheid van workflows
• Transparantie van de prijzen en wat er in elk pakket is inbegrepen
• Beveiligingsstandaarden en nalevingscertificeringen (bijv. AVG, SOC 2)
• Beschikbaarheid van onboardingmateriaal, trainingen en ondersteuning

Tip voor het vergelijken van leveranciers

Maak een vergelijkingsblad voor leveranciers om notities over de verschillende oplossingen op een consistente manier vast te leggen.

Beste ATS'en om te overwegen

Hier is mijn lijst met de 10 beste beschikbare ATS-platforms, om je op weg te helpen bij je zoektocht:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. BambooHR® — Beste voor geautomatiseerde aanbiedingen en analyses
2. 2. Ashby — Het beste voor analysegedreven wervingsteams
3. 3. Factorial — Het beste als AI voor bedrijven
4. 4. Greenhouse — Beste voor het werven van veel gekwalificeerde kandidaten
5. 5. Pinpoint — Het meest geschikt voor interne talentacquisitieteams
6. 6. Atlas — Beste voor AI-gestuurde kandidaatmatching voor bureaus
7. 7. ClearCo — Het meest geschikt voor gestroomlijnde automatisering van werving
8. 8. Manatal — Beste voor AI-werving en het vinden van kandidaten
9. 9. Folks HR — Het beste voor geautomatiseerde vacatureplaatsing en kandidatenwerving
10. 10. AvaHR — Het beste voor kleine bedrijven

Enkele leveranciersspecifieke vragen om te stellen:

Zodra je klaar bent om de details te onderzoeken, kun je deze vragen gebruiken om je evaluatieproces te sturen:

• Wie zijn de beste leveranciers voor jouw toepassing?
• Welke leveranciers worden het best beoordeeld in hun categorie?
• Wat is de best beoordeelde functie van elke tool?
• Is het een oplossing voor kleine bedrijven of is de tool meer geschikt voor gebruik door ondernemingen?
• Wat zeggen klantbeoordelingen en getuigenissen? Wat zijn de meest genoemde voordelen en nadelen?
• Welke onboarding, ATS-training, ondersteuning en andere hulpmiddelen biedt de leverancier?
• Is er uitgebreide documentatie beschikbaar?
• Voldoen de functies van de tool aan je behoeften?
• Kan de software worden geïntegreerd met de HR-tools die je al gebruikt?
• Gebruikersinterface: is deze visueel aantrekkelijk?
• Gebruikerservaring: is de interface intuïtief en eenvoudig te gebruiken?
• Is deze tool eenvoudig of complex genoeg voor jouw behoeften op het gebied van personeelsbeheer? 
• Biedt de tool de flexibiliteit of aanpasbaarheid die je nodig hebt?
• Biedt de tool sterke beveiligingsstandaarden en voldoet deze aan regelgeving en best practices voor gegevensprivacy? Is er een lokale optie beschikbaar?
• Past de prijs binnen je budget? Is de prijsstelling duidelijk? Is de prijs gerechtvaardigd op basis van de mogelijkheden van de software? Zijn bepaalde belangrijke functies alleen beschikbaar in duurdere pakketten? 
• Biedt de tool een demo of gratis proefversie?

Stap drie: maak een shortlist en neem contact op

Beperk je opties tot een handvol veelbelovende leveranciers en ga vervolgens dieper in op hun aanbod.

• Vraag demo's aan: Plan live sessies om het product in actie te zien.
• Stuur een RFI (verzoek om informatie): Verzamel gestandaardiseerde gegevens van verschillende leveranciers.
• Overweeg een RFP (verzoek om een voorstel): Stel voor grotere of bedrijfsbrede teams een formele RFP op. Hier vind je onze gids voor het schrijven van een ATS-RFP.
• Beoordeel de geschiktheid: Vraag naar integraties met je HRMS en andere tools, ondersteuning bij onboarding en flexibiliteit in de prijsstelling.

Betrek eindgebruikers

Betrek eindgebruikers altijd bij demogesprekken. Zij zullen problemen met de gebruiksvriendelijkheid opmerken die de leiding mogelijk over het hoofd ziet.

Stap vier: stel een businesscase op

Nadat je leveranciers hebt vergeleken, is het tijd om goedkeuring van de leiding te verkrijgen. Houd je businesscase gericht, duidelijk en gebaseerd op rendement op investering.

Besluitvormers willen weten:

• Hoeveel gaat het kosten?
• Welke problemen lost het op?
• Wat gebeurt er als we nu niet investeren?
• Hoe lang duurt de implementatie?
• Wat is het verwachte rendement op investering?

Misschien weet je de antwoorden op de kostenkwestie nog niet; goedkeuring vragen in deze fase bereidt je echter voor op succes.

In mijn ervaring draait het verkrijgen van steun van belanghebbenden volledig om duidelijke communicatie en een goede planning. Je moet zowel specifiek als realistisch zijn over wat je verwacht dat het ATS oplevert op het gebied van waarde en het verwachte rendement op investering.

Hier is een businesscasesjabloon dat je kunt gebruiken voor ATS-software:

• Managementsamenvatting: Beknopt overzicht van het voorstel, de belangrijkste voordelen en de conclusies.
• Huidige situatie en probleembeschrijving: Beschrijving van de huidige situatie en de specifieke uitdagingen of problemen die worden aangepakt.
• Voorgestelde oplossing en voordelen: Gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde oplossing en de verwachte voordelen ervan, inclusief een kosten-batenanalyse.
• Implementatieplan en risicobeoordeling: Stapsgewijze implementatiestrategie, tijdschema en een samenvatting van mogelijke risico's met plannen om deze te beperken.
• Conclusie en aanbevelingen: Een beknopte samenvatting van de businesscase met definitieve aanbevelingen voor besluitvormers.

Verzamel echte kostengegevens

Gebruik bij het opstellen van een businesscase waar mogelijk echte cijfers (bijv. “We verwachten de tijd tot indienstneming met 20% te verkorten en jaarlijks $30,000 te besparen op de uren van recruiters”).

Stap vijf: implementeer en leid gebruikers op

Vaak ligt de grootste uitdaging niet bij het selecteren van het juiste ATS, maar bij een effectieve implementatie ervan. Zonder een goede introductie en voortdurende ondersteuning levert zelfs het meest geavanceerde ATS mogelijk niet de resultaten die je verwacht, wat leidt tot gefrustreerde gebruikers en gemiste kansen.

Benadruk voordelen om de gebruikersacceptatie te vergroten

“Effectief verandermanagement is cruciaal. Om collega’s je nieuwe software te laten gebruiken, moeten ze begrijpen welke voordelen dit voor hen heeft (bijv. het bespaart tijd/ze krijgen betere kandidaten) en weten hoe ze deze moeten gebruiken.” ~Mia Fischer, senior technisch recruiter bij Edison & Black

Tips voor een soepele uitrol:

• Communiceer vroeg: Kondig de verandering aan, leg uit waarom deze belangrijk is en nodig mensen uit om vragen te stellen.
• Benut de training van de leverancier: Maak introductie en training verplicht voor recruiters en personeelsmanagers.
• Wijs een projectleider aan: Wijs iemand aan om de implementatie te beheren en als eerste aanspreekpunt te fungeren voor feedback en problemen.
• Stel hulpmiddelen beschikbaar: Deel de helpdocumenten, veelgestelde vragen en informatie over tickets van de leverancier voor ondersteuning.
• Stimuleer acceptatie: Benadruk hoe het ATS tijd bespaart, de kandidaatervaring verbetert of betere aanwervingsbeslissingen ondersteunt.

Verandermanagement is cruciaal

Onderschat verandermanagement niet. Zelfs de beste ATS zal falen als gebruikers niet worden opgeleid, ondersteund en gemotiveerd om het systeem te gebruiken.

Door dit proces in 5 stappen te volgen—behoeften identificeren, leveranciers onderzoeken, een shortlist maken, een businesscase opstellen en zorgvuldig implementeren—zorg je ervoor dat je een ATS kiest dat niet alleen voldoet aan de eisen van vandaag, maar ook kan meegroeien met je toekomstige groei.

Wat nu:

Als je momenteel onderzoekt hoe je een sollicitantenvolgsysteem kiest, kun je gratis contact opnemen met een SoftwareSelect-adviseur voor aanbevelingen.

Je vult een formulier in en hebt een kort gesprek waarin ze ingaan op de specifieke kenmerken van je behoeften. Vervolgens ontvang je een shortlist van software om te beoordelen. Ze ondersteunen je zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.