Wat is flexibel werken zonder vaste werkplek? Voordelen, nadelen en hoe je het implementeert

Wat is flexibel deskdelen?

Flexibel deskdelen is een flexibel werkplekmodel waarbij werknemers beschikbare bureaus gebruiken op basis van wie het eerst komt, in plaats van permanent toegewezen zitplaatsen te hebben. Deze aanpak, ook wel bureau delen of flexibel werken genoemd, ondersteunt de hybride werkplek door ongebruikte kantoorruimte te verminderen en teamsamenwerking te stimuleren.

Bij modern flexibel deskdelen wordt vaak gebruikgemaakt van tools voor werkplekreservering of software voor kantoorruimtebeheer om de beschikbaarheid bij te houden, het gebruik van werkruimten te analyseren en werknemers een soepele gebruikerservaring te bieden. Door het gebruik van kantoorruimte te optimaliseren, helpt flexibel deskdelen bedrijven hun vastgoedkosten te verlagen en zich aan te passen aan flexibelere werkschema's.

Nu steeds meer organisaties hybride werkschema's omarmen, verkleinen veel organisaties hun kantoren en stappen ze over van permanente bureaus op flexibel deskdelen. Flexibel deskdelen en andere geavanceerdere platforms voor kantoorruimtebeheer kunnen dit proces aanzienlijk vereenvoudigen.

Zijn er verschillende modellen voor flexibel deskdelen?

Ja! Flexibel deskdelen kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de hoeveelheid structuur of flexibiliteit die je organisatie wenst. Sommige modellen maken volledig vrij zitten mogelijk, terwijl andere systemen voor werkplekreservering of aangewezen zones gebruiken om specifieke teams of werkstijlen te ondersteunen.

Om je te helpen de beste optie voor jouw behoeften te vinden, heb ik elk type flexibel deskdelen hieronder uitgebreider uitgelegd.

Heb dus even geduld, want de terminologie wordt zo een beetje verwarrend...

Flexibel deskdelen versus vrije werkplekkeuze

Hoewel flexibel deskdelen en vrije werkplekkeuze soms door elkaar worden gebruikt, is er een subtiel verschil.

Flexibel deskdelen verwijst doorgaans naar een systeem waarbij geldt: wie het eerst komt, het eerst maalt. Werknemers kiezen bij aankomst een beschikbare werkplek. Veel bedrijven gebruiken nu echter software voor het reserveren van flexibele werkplekken (er zijn zowel betaalde als gratis opties beschikbaar) om het proces gestructureerder te maken, zodat gebruikers werkplekken in realtime kunnen bekijken en reserveren.

Bij vrije werkplekkeuze worden toegewezen zitplaatsen ook afgeschaft, maar meestal wordt hierbij gebruikgemaakt van realtime bezettingsgegevens die worden verzameld door IoT-compatibele bureausensoren en platforms voor werkplekbeheer. Deze technologiegedreven aanpak geeft werknemers meer inzicht in en controle over waar ze zitten en kan facilitaire teams helpen gebruikstrends te volgen.

Beide modellen zijn erop gericht hiërarchieën af te bouwen, spontane samenwerking te bevorderen en de cultuur van hybride werken te versterken door communicatie tussen verschillende functies en gedeelde verantwoordelijkheid voor kantoorruimte aan te moedigen.

Flexibel deskdelen versus werkplekreservering

Het belangrijkste verschil tussen flexibel deskdelen en kantoorhoteling is de manier waarop werkplekken worden toegewezen.

• Bij flexibel deskdelen worden bureaus toegewezen op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt.
• Bij kantoorhoteling reserveren werknemers vooraf een werkplek, net zoals ze een hotelkamer boeken.

Beide modellen schaffen permanent toegewezen bureaus af en zijn afhankelijk van realtime beschikbaarheid, maar werkplekreservering biedt meer voorspelbaarheid—vooral voor teams die roosters moeten afstemmen of toegang tot specifieke middelen moeten garanderen.

Naarmate hybride roosters complexer worden, combineren veel organisaties elementen van beide modellen met behulp van software voor werkplekreservering om de autonomie van werknemers te ondersteunen en tegelijkertijd structuur en verantwoordelijkheid te behouden.

De filosofie achter flexibel deskdelen

Flexibel deskdelen is niet alleen een strategie voor het indelen van zitplaatsen, maar ook een mentaliteit.

Door permanent eigenaarschap van bureaus weg te nemen, stimuleert flexibel deskdelen verantwoordelijkheid, netheid en gedeelde verantwoordelijkheid. Werknemers ruimen hun werkplek aan het einde van de dag eerder op, omdat ze weten dat iemand anders deze morgen zal gebruiken.

Op de werkplek na de pandemie is deze cultuur van gedeeld rentmeesterschap essentieel voor het behouden van hygiëne en vertrouwen. Kantoren die flexwerken zonder vaste werkplek ondersteunen, bieden vaak desinfectiestations, beleid voor een opgeruimd bureau en aanvraagsystemen zonder aanraking om medewerkers zich veilig en in staat gesteld te laten voelen.

Zie het als een systeem voor het reserveren van vergaderruimten, maar dan voor je hele kantoor: gedeelde middelen die efficiënt worden beheerd en door iedereen worden gebruikt.

De geschiedenis achter de term

De oorsprong van de term gaat terug tot een uitdrukking bij de marine. Op een schip moet er op elk moment iemand aan het werk zijn. Om de ruimte efficiënter te benutten, worden slaapplaatsen gedeeld: matrozen wisselen een kooi af wanneer de ene dienst begint en de dienst van de andere eindigt. Dit werd het delen van warme kooien genoemd, omdat de kooien altijd warm bleven door de laatste persoon die ze had gebruikt.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

De voor- en nadelen van flexwerken zonder vaste werkplek

Voordelen van flexwerken zonder vaste werkplek

Organisaties kiezen om verschillende redenen voor flexwerken zonder vaste werkplek:

Geoptimaliseerd ruimtegebruik

Flexwerken zonder vaste werkplek maakt efficiënter gebruik van kantoorruimte mogelijk doordat medewerkers bureaus delen. Dit geldt vooral voor hybride personeelsbestanden waarin medewerkers op ad-hocbasis op kantoor werken.

Besparingen op kosten

Doordat er minder individuele werkplekken nodig zijn, kan flexwerken zonder vaste werkplek leiden tot lagere vastgoedkosten voor bedrijven.

Een interessant gegevensmodel voor hoeveel je mogelijk kunt besparen met verschillende kantoorontwerpen is te vinden in het rapport De rekensom achter de hybride werkplek van CBRE. Daarin wordt geschat dat bedrijven die hybride gaan werken en hun ruimten opnieuw inrichten, tussen 10%-50% op ruimte kunnen besparen.

Flexibiliteit en autonomie

Medewerkers kunnen hun werkplek kiezen op basis van hun behoeften en voorkeuren, wat flexibiliteit en autonomie bevordert. Vooraf reserveren is niet nodig, waardoor ze ook flexibel kunnen plannen.

Betere samenwerking

In tegenstelling tot een indeling met buurtwerkplekken, waarbij toegewezen zitplaatsen verdwijnen maar specifieke teams bij elkaar worden geplaatst zodat mensen binnen dezelfde bedrijfsfunctie een ruimte blijven delen, stimuleert flexwerken zonder vaste werkplek interactie tussen medewerkers uit verschillende teams en afdelingen. Dit bevordert samenwerking en het delen van kennis.

Meer creativiteit en productiviteit

Afwisselende werkomgevingen kunnen de creativiteit en productiviteit van medewerkers stimuleren. Bij flexwerken zonder vaste werkplek blijven medewerkers echter in bepaalde gebieden werken, terwijl iets als activiteitgericht werken medewerkers ertoe aanzet de juiste omgeving te vinden voor het werk dat ze op een bepaald moment doen.

"Bij activiteitgericht ontwerpen draait alles om keuze en vrijheid", zei Rebecca Swanner, leider werkplekontwerp bij HED, in een recente aflevering van de People Managing People-podcast. "Mensen vrijheid geven, of het nu gaat om de dagen waarop ze naar kantoor komen, hoe vaak ze komen of welke ruimten op kantoor ze gebruiken wanneer ze er zijn, is echt een voordeel dat je mensen kunt bieden en dat ze zeer waarderen.

"Er zit veel kracht in het geven van de mogelijkheid of de zeggenschap aan iemand om te beslissen hoe diegene zijn of haar beste werk kan doen. Bij activiteitgericht ontwerpen zorg je er dus echt voor dat je ruimte niet is ontworpen met slechts één type werkgebied."

Luister naar de volledige aflevering terwijl je leest:

Bevordering van duurzaamheid

Het delen van bureaus bevordert een duurzamere aanpak van kantoorinrichting en de toewijzing van middelen, waardoor de ecologische voetafdruk van de organisatie wordt verkleind en er op zijn minst een stap wordt gezet in de richting van het behalen van enkele van die ESG-doelstellingen die vaak worden beloofd maar niet worden gerealiseerd.

Mogelijkheid om werkplekstrategieën te combineren

Omdat werken met gedeelde bureaus plaatsvindt volgens het principe wie het eerst komt, het eerst maalt, kan deze aanpak worden gecombineerd met andere strategieën voor kantoorruimtebeheer, zoals flexibele werkplekken, die een verscheidenheid aan multifunctionele gedeelde ruimtes bieden waarin werknemers zich vrij door het kantoor kunnen bewegen.

Mogelijke nadelen van werken met gedeelde bureaus

Hoewel werken met gedeelde bureaus talrijke voordelen heeft, is het altijd verstandig om de mogelijke nadelen van een dergelijke aanpak in overweging te nemen. Hier zijn enkele punten om rekening mee te houden.

• Moeite met het vinden van een beschikbare plek: Tijdens piekuren kunnen werknemers moeite hebben om beschikbare bureaus te vinden, wat leidt tot frustratie en een lagere productiviteit.
• Verlies van teamcohesie: Voortdurend wisselende werkplekken kunnen de teamcohesie en communicatie belemmeren, omdat werknemers zich niet altijd in de buurt van hun teamleden bevinden.
• Hygiënekwesties: Gedeelde bureaus kunnen het risico op de verspreiding van ziektekiemen en ziekten vergroten als de juiste schoonmaakprotocollen niet consequent worden gevolgd.
• Beveiligingsrisico's: Werken met gedeelde bureaus kan beveiligingsrisico's met zich meebrengen als vertrouwelijke informatie onbeschermd op gedeelde bureaus blijft liggen of als onbevoegde personen toegang krijgen tot gevoelige ruimtes.
• Beheer van persoonlijke bezittingen: Vroeger kwam je op je werk, deed je je persoonlijke spullen in je bureau op slot en ging je verder met je dag. Bij werken met gedeelde bureaus zullen werknemers dat waarschijnlijk niet kunnen doen, waardoor je een soort kluisjes- of opslagsysteem moet aanbieden.
• Mogelijke afleiding: Werken in een open en gedeelde omgeving kan leiden tot meer afleiding, wat concentratie en focus beïnvloedt. Zorg ervoor dat er rustige zones beschikbaar zijn die kunnen worden gereserveerd om deze zorgen te verminderen.

Werken met gedeelde bureaus implementeren in je organisatie

De overstap naar een model met gedeelde bureaus vereist zorgvuldige planning van de kantoorruimte en communicatie. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen:

1. Evalueer en analyseer het huidige gebruik van je kantoorruimte om gebieden te identificeren waar werken met gedeelde bureaus kan worden geïmplementeerd.
2. Bied werknemers training en ondersteuning bij het gebruik van de nieuwe werkplekindeling en de beschikbare kantoortechnologie.
3. Communiceer de redenen achter de verandering en de voordelen die werknemers van werken met gedeelde bureaus kunnen verwachten.
4. Overweeg nieuwe kantoortechnologie te implementeren, zoals een reserveringssysteem voor gedeelde bureaus of software voor kantoorbeheer, zodat werknemers de beschikbaarheid kunnen controleren en werkplekken vooraf kunnen reserveren. Deze systemen kunnen worden geleverd met een mobiele app die realtime plattegronden van de zitplaatsen biedt, zodat werknemers een plek kunnen vinden en het gebruik van bureaus hoog blijft.
5. Verzamel regelmatig feedback van werknemers en voer aanpassingen door om eventuele zorgen of uitdagingen aan te pakken.

Uitdagingen bij de implementatie van werken met gedeelde bureaus overwinnen

Het implementeren van werken met gedeelde bureaus kan bepaalde uitdagingen met zich meebrengen, maar met zorgvuldige planning en strategische oplossingen kunnen deze effectief worden beheerd. Enkele voorbeelden zijn:

Weerstand tegen verandering

Werknemers kunnen aanvankelijk weerstand bieden aan de verandering vanwege zorgen over het verlies van hun persoonlijke ruimte. Regelmatige communicatie, training en het openlijk bespreken van hun zorgen kunnen helpen deze weerstand te verminderen. Een uitleg van de voordelen, zoals meer flexibiliteit en samenwerking, kan de overgang vergemakkelijken.

Daarnaast kan het aanbieden van mogelijkheden voor personalisatie, zoals kluisjes voor persoonlijke bezittingen, ervoor zorgen dat werknemers zich prettiger voelen bij de nieuwe werkwijze.

Eerlijkheid en beschikbaarheid waarborgen

Het opstellen van duidelijke richtlijnen en beleidsregels zorgt voor een eerlijke toewijzing van bureaus en voorkomt dat werknemers aantrekkelijke werkplekken monopoliseren.

De implementatie van een reserveringssysteem voor bureaus kan helpen de beschikbaarheid te beheren, zodat werknemers vooraf bureaus kunnen reserveren en frustratie door concurrentie om plekken wordt verminderd.

Deze systemen bieden vaak realtime-updates over de beschikbaarheid van bureaus, waardoor het proces transparanter en efficiënter wordt en veel HR-klachten of servicetickets worden voorkomen.

Geluidsniveaus monitoren en beheren

Open kantooromgevingen kunnen leiden tot hogere geluidsniveaus, waardoor werknemers worden afgeleid en de productiviteit kan afnemen.

Het introduceren van aangewezen stilteplekken, geluiddichte cabines of het aanbieden van een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking kan werknemers helpen zich te concentreren.

Daarnaast kunnen duidelijke gedragsrichtlijnen voor geluidsniveaus in gemeenschappelijke ruimtes helpen om een balans tussen samenwerking en rustige werkplekken te behouden.

Succes meten

Een van de belangrijkste hulpmiddelen om uitdagingen rond flexwerken te overwinnen is data-analyse, die kan helpen de kantoorindeling te optimaliseren en ervoor te zorgen dat bureaus efficiënt worden gebruikt. Statistieken zoals aanwezigheidsgegevens, ruimtegebruik en bezettingsgraden bieden waardevolle inzichten in hoe vaak bureaus worden gebruikt, welke ruimtes het populairst zijn en hoe goed de ruimte aansluit bij de behoeften van het personeel.

• Aanwezigheidsgegevens: Hiermee wordt bijgehouden wanneer werknemers fysiek op kantoor zijn, zodat bedrijven piekmomenten in het gebruik kunnen identificeren en datagestuurde beslissingen kunnen nemen over de beschikbaarheid van bureaus en de benodigde capaciteit.
• Ruimtegebruik: Door te meten hoe vaak werkplekken, vergaderruimtes en gemeenschappelijke ruimtes worden gebruikt, kunnen bedrijven hun indeling optimaliseren, mogelijk ongebruikte ruimtes verkleinen en middelen toewijzen aan ruimtes waar meer vraag naar is.
• Bezettingsgraad: Het monitoren van de bezettingsgraad helpt het evenwicht in gedeelde ruimtes te behouden, zodat geen enkele ruimte te druk wordt terwijl andere onderbenut blijven. Dit inzicht kan richting geven aan beslissingen over de plaatsing van stilteplekken of samenwerkingsruimtes op basis van de daadwerkelijke bewegingen van werknemers en het gebruik van bureaus.

Richtlijnen voor goede flexwerk-etiquette

Om een harmonieuze en productieve flexwerkomgeving te garanderen, is het aan jou als HR-leider om duidelijke gedragsrichtlijnen op te stellen.

Deze richtlijnen helpen respect te bevorderen en voor iedereen een efficiënte, comfortabele werkplek te behouden. Belangrijke etiquetteregels zijn:

• Respecteer persoonlijke ruimte en eigendommen: Hoewel bureaus worden gedeeld, is het belangrijk om de persoonlijke ruimte van collega's te respecteren. Neem geen ruimte in beslag op de werkplekken van anderen en gebruik hun persoonlijke spullen niet zonder toestemming.
• Ruim op na gebruik: Laat de werkplek altijd netjes en klaar voor de volgende gebruiker achter. Maak oppervlakken schoon, leg gedeelde apparatuur terug op de juiste plaats en verwijder persoonlijke spullen en werkgerelateerde rommel. Een schoon bureau zorgt voor een prettige ervaring voor de volgende persoon en bevordert de algemene hygiëne op de werkplek.
• Houd het geluidsniveau passend: Let op het geluidsniveau, vooral in open kantoren. Houd gesprekken op een redelijk volume, gebruik een hoofdtelefoon voor audio en verplaats je naar aangewezen ruimtes voor telefoongesprekken of groepsdiscussies. Dit helpt voor iedereen een geconcentreerde en rustige omgeving te behouden.
• Houd rekening met de voorkeuren en behoeften van anderen: Flexwerken vereist aandacht voor collega's met verschillende werkstijlen. Respecteer de voorkeur voor stilte en houd rekening met teamleden die voor hun taken specifieke hulpmiddelen of opstellingen nodig hebben.
• Tips voor personalisatie van de werkplek: Hoewel flexwerken de langdurige personalisatie van een bureau kan beperken, kunnen werknemers nog steeds een persoonlijk tintje aan hun werkplek voor die dag geven. Moedig werknemers aan om kleine voorwerpen mee te nemen, zoals een favoriete mok, notitieboek of zelfs een kleine plant, om een gevoel van vertrouwdheid te creëren.
• Haal het meeste uit gemeenschappelijke ruimtes: Gedeelde prikborden kunnen een geweldige plek zijn voor teamleden om inspirerende citaten, updates of leuke foto's te plaatsen. Zo help je een aantrekkelijkere en persoonlijkere kantooromgeving te creëren.

Kantoren van de toekomst creëren

De verschuiving naar werken op afstand en hybride werken heeft ertoe geleid dat veel organisaties kantoorruimte verkleinen en hun slimme werkomgevingen opnieuw ontwerpen om de ruimte beter te benutten en hopelijk meer samenwerking te stimuleren, terwijl specifieke activiteiten mogelijk worden gemaakt.

Flexwerken zal een belangrijke rol blijven spelen door het gebruik van kantoorruimte te optimaliseren en een cultuur van flexibiliteit en teamwork te bevorderen.

Als je nog niet rondkijkt naar een oplossing voor ruimtebeheer, is dit een goed moment om te beginnen. Met deze hulpmiddelen kunnen je medewerkers hybride werken tot het model maken waarvan 71% van de Amerikaanse werkgevers hoopte dat het dat zou kunnen zijn toen ze het invoerden.

Met functies voor scenarioplanning kunnen organisaties ook experimenteren met verschillende indelingen van werkruimtes, zodat kantoorontwerpen flexibel zijn en kunnen meegroeien met veranderende werkpatronen.

Het kantoor van de toekomst is afhankelijk van dergelijke technologie om efficiëntie te behouden en te voldoen aan de behoeften van een dynamisch personeelsbestand.

Meer informatie vind je in onze podcast over Dynamische kantoorruimtes voor een modern personeelsbestand.

Abonneer je op onze nieuwsbrief

Bevalt wat je hier hebt gelezen? Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People en ontvang wekelijks onze nieuwste artikelen, podcasts, hulpmiddelen en inspiratie over alles wat met talentmanagement te maken heeft.