Wat Is Een ATS? Functies, Voordelen En Beste Praktijken
Een van mijn meest gebruikte hulpmiddelen als professional op het gebied van werving is het volgsysteem voor sollicitanten (ATS) en er is altijd veel discussie over welk systeem het beste is.
Het antwoord daarop is: "Dat hangt ervan af wat je nodig hebt." Maar met zoveel systemen op de markt, hoe kies je dan het juiste systeem voor jouw behoeften?
Hier leg ik uit wat een ATS is, wat de voordelen en belangrijkste functies zijn en hoe je de beste ATS voor jou kiest.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is een ATS?
Volgsystemen voor sollicitanten zijn een type wervingssoftware waarmee je wervingsplannen kunt opstellen, volgen en uitvoeren.
Basissystemen bevatten een volgsysteem voor kandidaten en een hulpmiddel voor het maken van vacatures. Geavanceerdere systemen voor talentwerving bieden echter plug-ins voor carrièrepagina's, ingebouwde sourcing, door AI ondersteunde hulpmiddelen voor het vergelijken van kandidaten en geavanceerde analyses van werving.
Uit mijn ervaring blijkt dat zodra de werving een bepaalde drempel overschrijdt, een ATS je helpt een efficiënter wervingsproces te creëren en een betere kandidaatervaring te bieden.
Er gelden ook aanvullende wetten inzake gegevensbescherming in de EU en veel ATS-systemen bevatten hulpmiddelen om je te helpen aan de wet te voldoen (wat spreadsheets niet kunnen).
Belangrijkste functies van een ATS
De belangrijkste functies van een ATS zijn:
- Volgen van sollicitanten: Dit is een systeem waarin je fasen in het sollicitatieproces aanmaakt die overeenkomen met je wervingsproces (bijv. "gesolliciteerd", "voorgeselecteerd", "1e gesprek” enz.). Je kunt kandidaten door het sollicitatieproces bewegen en ervoor zorgen dat ze relevante communicatie ontvangen.
- Vacatures plaatsen: Ingebouwde vacaturebanken of een carrièrepagina die je later kunt koppelen aan vacaturebanken zoals LinkedIn of Remotive.
- Berichten: Sommige ATS-systemen beschikken over ingebouwde mogelijkheden voor berichten of e-mail, zodat je de communicatie met kandidaten in het systeem kunt beheren.
- Organisatie van sollicitatiegesprekken: Een essentiële functie als je meerdere gesprekken tegelijkertijd voert en ervoor wilt zorgen dat je de gegevens bijhoudt. Je kunt gesprekken vanuit het systeem plannen en een gesprekspakket versturen (met het cv van de kandidaat en vragen die je in deze fase van het gesprek kunt stellen).
- Carrièrepagina: Het is belangrijk om een pagina te hebben waarop kandidaten informatie kunnen vinden over je functies, je werkgeversverhaal en je merk. Sommige ATS-systemen bieden mogelijkheden om je carrièrepagina te maken als onderdeel van de website van je bedrijf.
- Analyses: Ingebouwde hulpmiddelen voor wervingsanalyses helpen je wervingsstatistieken bij te houden en weloverwogen beslissingen te nemen om je wervingsproces te verbeteren, bijvoorbeeld: als mensen op je carrièrepagina komen maar niet solliciteren, hoe komt dat dan?
- HRIS-integratie: de meeste ATS-systemen bieden integratie met HRIS, HRMS of onboardingsoftware, zodat iemand na indiensttreding automatisch kan overstappen naar andere systemen in je technologische HR-omgeving. Het omgekeerde kan ook: zodra er een vacature in het HRIS verschijnt, wordt er een functie in het ATS geopend.
- Kandidaatenquêtes: Tijdens een periode van groei is het een goed idee om bij te houden hoe je het doet op het gebied van kandidaatervaring. Vaak gaat het hierbij om geautomatiseerde e-mails om feedback over je proces te verzamelen.
- Database voor klantrelatiebeheer: Geavanceerde ATS-systemen bevatten mogelijk een CRM-systeem voor werving waarin je een pool van gekwalificeerde kandidaten opbouwt en contact met hen houdt via incidentele e-mails over wat er binnen je bedrijf gebeurt en over openstaande functies.
- Sourcinghulpmiddelen: Deze combineren verschillende bronnen van kandidaten (bijv. LinkedIn en Github) om je te helpen potentiële kandidaten rechtstreeks in het systeem te vinden en hen daar ook berichten te sturen.
- Functies voor naleving: Hulpmiddelen die helpen om te voldoen aan lokale, nationale en internationale arbeidswetgeving, waaronder de AVG.
Hoe werken ATS-systemen?
ATS-systemen werken met een combinatie van verschillende belangrijke technologieën om het wervingsproces efficiënt te beheren.
In de basis maakt het systeem gebruik van databasebeheer en zoekalgoritmen om kandidaatgegevens op te slaan en op te halen, zoals naam, cv, functies waarop is gesolliciteerd, sollicitatiestatus, communicatie en feedback over sollicitatiegesprekken.
De informatie wordt vervolgens weergegeven in een intuïtieve interface die wervingsteams kunnen gebruiken om sollicitanten te volgen en het wervingsproces te automatiseren met functies zoals cv-screening met behulp van AI, het plannen van sollicitatiegesprekken en geautomatiseerde e-mails en herinneringen.
Tot de extra functies van deze wervingssoftware behoren onder andere makers van carrièrepagina's, geavanceerde analyses en integraties met vacaturebanken en andere HR-softwaresystemen.
6 voordelen van het gebruik van een ATS
Een ATS is voor veel wervingsteams een geschenk uit de hemel. Voordelen van een ATS zijn onder andere:
1. Grotere efficiëntie
Een goed ATS moet je wervingsproces automatiseren en stroomlijnen, waardoor je tijd bespaart die je anders zou besteden aan het handmatig controleren van alles in een spreadsheet, agenda en e-mail.
Proberen om sollicitatiegesprekken in te plannen, vooral tijdens periodes met veel werving, kan enorm veel tijd kosten. Een systeem dat daarbij kan helpen, zal je leven veranderen!
2. Helpt kandidaten te vinden
Een goed ATS moet je functieomschrijvingen automatisch op ten minste enkele vacaturebanken kunnen plaatsen, waardoor het bereik van je vacatures wordt vergroot. Sommige ATS'en hebben ook hulpmiddelen waarmee je kandidaten kunt vinden via meerdere bronnen, waaronder je eigen samengestelde kandidatenpool.
3. Cv-verwerking
Dit is een enigszins controversieel onderwerp, omdat cv's in allerlei vormen en maten voorkomen. Ik heb meegemaakt dat cv-verwerking zo verkeerd ging dat de personeelsmanager bezorgd was dat de kandidaat een vreselijk opgemaakt cv had ingediend!
Gelukkig wist ik dat de verwerking het formaat had verpest, dus legde ik het uit. Dit kan jou ook overkomen, dus let goed op! Afgezien daarvan is het handig om basisgegevens zoals namen, contactgegevens en functiegegevens te verzamelen en een kandidatenprofiel aan te maken.
4. E-mails en automatisering
Sommige ATS'en hebben ingebouwde berichtenfuncties waarmee je al je communicatie kunt beheren. Je kunt bijvoorbeeld een geautomatiseerd sjabloon instellen dat naar alle kandidaten die hebben gesolliciteerd wordt verstuurd, of naar alle afgewezen kandidaten in een bepaalde fase.
5. Verbeter de kandidaatervaring
Je kunt veel informatie opnemen in de geautomatiseerde e-mailsjablonen of op de carrièrepagina, en daarnaast eenvoudig sollicitatiegesprekken inplannen en relevante en tijdige feedback geven.
Dit is precies wat kandidaten willen, dus je zult dit elke keer kunnen doen. En je kunt de kandidaatervaring ook volgen met een geautomatiseerde enquête!
6. Carrièrepagina
Hier kun je laten zien wie je bent, misschien enkele teamleden voorstellen en ook wat meer vertellen over je werkcultuur.
Veel HR-teams onderzoeken de voordelen van ATS'en op conferenties over personeelswerving, waar ze de nieuwste software in actie kunnen zien. Het bijwonen van conferenties helpt HR-professionals vaak om een uitgebreid inzicht te krijgen in hoe een ATS de efficiëntie van werving verbetert.
Hoe kies je een ATS?
Er zijn ontzettend veel ATS-platforms! Sommige worden kant-en-klaar geleverd als onderdeel van een HRIS of HRMS, sommige zijn zelfstandige systemen en sommige worden geleverd met CRM's.
Er zijn opties voor allerlei budgetten en vereisten, dus hoe maak je een keuze?
Hier zijn enkele vragen die je kunt beantwoorden om te beginnen, je gesprekken met aanbieders in de juiste richting te sturen en het beste ATS voor jou te kiezen.
Hoeveel mensen moet je de komende 6–12 maanden aannemen?
Dit is een goed begin, want als je van plan bent om het komende jaar slechts 5 mensen aan te nemen, is dat minder dan 1 persoon om de twee maanden en heb je waarschijnlijk nog geen ATS nodig.
Als het echter om een aanzienlijk aantal gaat, moet je overwegen een ATS aan te schaffen. Ik kan niet bepalen wat voor jou aanzienlijk is, maar ongeveer 15-20 per jaar is misschien een ruwe richtlijn.
Het aantal mensen dat je moet aannemen en de tijd die je daarvoor hebt, kunnen ook helpen bepalen of je een ATS met zeer uitgebreide functies nodig hebt. (En als dit je organisatie beschrijft, moet je misschien ook weten hoe je een ATS-RFP opstelt om de zaken op gang te brengen.)
Als je bijvoorbeeld alleen werkt en in een jaar 100 mensen moet aannemen, kun je misschien het beste kiezen voor een ATS met integratie voor het vinden van kandidaten en vacaturebanken om je bereik te vergroten, zodat je deze vacatures kunt invullen.
Waar ga je werven?
Steeds meer wervingsoplossingen zijn gericht op wereldwijd gebruik en kunnen in meerdere rechtsgebieden werken. Maar als je je in de EU (en het VK) bevindt, heeft de AVG grote gevolgen gehad voor de manier waarop je kandidaatgegevens opslaat en verwerkt (je moet bijvoorbeeld toestemming verkrijgen als je dezelfde gegevens voor toekomstige functies gebruikt).
De VS hebben per staat specifieke vereisten (New York en Colorado, waar salarisinformatie verplicht is, komen meteen in gedachten). Je moet dus bedenken waar je mensen gaat aannemen en of het ATS aan je compliancebehoeften kan voldoen.
Aanvullende opmerking: Als je mensen op afstand aanneemt, bespreek dit dan met de aanbieder, zodat je kunt controleren of zij integraties met vacaturesites voor werken op afstand hebben ingeschakeld en of je je functie in het algemeen als een functie op afstand kunt plaatsen.
Hoe ziet je sollicitatieproces eruit?
Heb je vrij eenvoudige sollicitatiegesprekken van 2-3 gesprekken, waarbij je elke keer ongeveer een uur met één persoon spreekt en er geen opdrachten zijn, enzovoort? Dan kan een eenvoudigere indeling en planner voor sollicitatiegesprekken volstaan.
Als bij je sollicitatieproces echter senior medewerkers en bijvoorbeeld twee mensen tegelijk betrokken moeten zijn, of twee mensen uit een pool plus technische tests, dan is dat complexer!
Op dit punt wil je een notitie maken van je vereisten voor sollicitatiegesprekken en deze tijdens het gesprek met de aanbieders bespreken (vraag bijvoorbeeld of je automatisch tests of interviewpakketten kunt versturen).
Wie wordt de belangrijkste gebruiker van het ATS?
Wordt dat de personeelsafdeling, een toegewijd talentteam of rechtstreeks de wervingsmanagers?
Als het om die laatste groep gaat, kan een visuelere vorm van een Kanbanbord met banen en een eenvoudige kandidaatweergave om wervingsmanagers sneller te laten werken nuttig zijn.
Je ATS moet ook gemakkelijk te gebruiken zijn met andere functies, zoals het bijhouden van sollicitatiegesprekken en feedback en het plannen van sollicitatiegesprekken, zodat mensen het consequent gebruiken, betere gegevens bijhouden en aan de regels blijven voldoen.
Als er een talentteam is, worden geavanceerdere functies zoals analyses en prestatiemeting belangrijker, zodat het team de effectiviteit van zijn inspanningen kan bijhouden. Je zult hun toegang tot de tool ook willen aanvullen met specifieke ATS-training.
Anonimisering
Een korte opmerking over anonimisering, waarbij het ATS de namen en andere gegevens van een kandidaat verwijdert om vooringenomenheid te beperken.
Dit kan nuttig zijn als je geen tijd hebt gehad om alle wervingsmanagers te trainen in het beperken van vooringenomenheid, maar persoonlijk ben ik van mening dat dit een tijdelijke lapmiddel is en dat op dit gebied meer algemene, doorlopende training nodig is.
Hoe ontwikkeld is je werkgeversmerk?
Als je een geavanceerd werkgeversmerk hebt, wil je misschien controleren hoe de bouwer van de werken-bij-pagina eruitziet en of het ATS de mogelijkheid biedt om de werken-bij-pagina rechtstreeks op je website in te sluiten, in plaats van deze op hun domein te hosten.
Als het nog niet zo geavanceerd is, kan een bouwer van werken-bij-pagina's die minder aanpasbaar maar robuuster en beter ondersteund is, wellicht helpen.
Als dit niet je eerste ATS is, wat moet er dan veranderen?
Het kan heel goed zijn dat je al een systeem hebt, maar dat het je gewoon niet helpt om te bereiken wat je nodig hebt.
Als dat zo is, is het belangrijk om voordat je de markt op gaat te bedenken wat goed werkt, wat je wilt behouden en wat er moet veranderen. Hierdoor verlopen je gesprekken met de nieuwe aanbieders soepeler en gerichter.
Draai de vraag om: wat zijn hun USP's?
Het is altijd goed om te zien waarop elke aanbieder zich heeft gericht bij het creëren van het systeem en welke functies zij hebben die je zelf niet eens voor mogelijk had gehouden!
6 beste werkwijzen voor ATS'en
ATS'en zijn slechts hulpmiddelen; het is vooral de manier waarop je ze gebruikt die telt. Hier zijn enkele beste werkwijzen om het meeste uit je ATS te halen.
1. Stimuleer het gebruik
Hoe meer mensen het ATS gebruiken, hoe beter de gegevens en hoe beter de ervaring voor jou en je kandidaten zal zijn. Zorg ervoor dat je mensen helpt begrijpen dat ze alle communicatie met kandidaten, feedback en informatie in het ATS moeten bewaren.
2. Maak voldoende tijd vrij om het goed in te stellen
Zorg ervoor dat je aan het begin van het installatieproces de tijd neemt en met je aanbieder samenwerkt om het precies zo in te stellen als jij het nodig hebt. De meeste systemen bieden enige vorm van aanpassing, dus zorg ervoor dat jouw systeem is afgestemd op de behoeften van je organisatie.
3. Houd rekening met de implementatietijd
Nadat je hebt besloten een ATS aan te schaffen, zal de implementatie of overstap (als je overstapt) waarschijnlijk 2-6 weken duren. Praat afzonderlijk met elke aanbieder, maar houd er rekening mee dat je eerder moet beginnen dan het moment waarop je mensen nodig hebt.
4. Gebruik sjablonen en automatisering
De meeste moderne ATS-systemen hebben sjablonen die je naar kandidaten kunt sturen, bijvoorbeeld zodra ze solliciteren, als je hun meer informatie wilt sturen of na een afwijzing. Je kunt het systeem ook zo instellen dat deze e-mails in bepaalde fases automatisch vanuit een algemene inbox of vanuit je eigen inbox worden verzonden.
Wees voorzichtig met automatisering, want het kan ook averechts werken. Weet wanneer je het moet gebruiken en wanneer je ervan moet afzien. Hoe verder een kandidaat bijvoorbeeld in je wervingsproces is gevorderd, hoe minder je op automatisering zou moeten vertrouwen, vooral als je diegene moet afwijzen!
5. Wees alert op bedrijven die praten over automatische kandidaatbeoordeling
Sommige bedrijven hebben een geautomatiseerd systeem voor het beoordelen van cv's dat relevante trefwoorden probeert te vinden en de kandidaat een score geeft voordat jij de beoordeling uitvoert.
Dit kan je kandidatenpool echter aanzienlijk beperken en ertoe leiden dat je geweldige kandidaten misloopt. Zorg er daarom voor dat je deze functie in de gaten houdt en kunt uitschakelen.
6. Houd de prestaties van de vacatures en de teams in de gaten
Wervingsstatistieken zoals het conversiepercentage laten je zien of je iets aan de vacature of het sollicitatieproces moet veranderen.
De toekomst van sollicitantvolgsystemen
Net als bij veel HR-softwaretools zal de toekomst van sollicitantvolgsystemen (ATS) sterk worden beïnvloed door ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie en machinaal leren. Dit leidt tot geavanceerdere kandidaatmatching en voorspellende analyses.
Dankzij deze technologieën kunnen ATS-platforms leren van eerdere wervingsbeslissingen en nauwkeurigere voorspellingen over het personeelsbestand doen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om de beste kandidaten te identificeren en onbewuste vooroordelen te verminderen.
Daarnaast wordt de kandidaatervaring persoonlijker en beter afgestemd op mobiele apparaten, met een verdergaande integratie tussen verschillende HR-tools. Hierdoor wordt het volledige wervingsproces efficiënter en gebruiksvriendelijker.
Veelgestelde vragen over sollicitantvolgsystemen
Wat is het verschil tussen een ATS en een CRM?
Een ATS beheert het wervingsproces en richt zich op taken zoals het plaatsen van vacatures, het screenen van cv’s en het begeleiden van kandidaten door de verschillende fasen van het wervingsproces.
Een CRM-systeem (relatiebeheer van kandidaten) is daarentegen ontworpen om langdurige relaties op te bouwen en te onderhouden met potentiële kandidaten, ook met kandidaten die niet actief naar een baan solliciteren.
Waar een ATS draait om het beheren van actieve sollicitanten, is een CRM gericht op het betrekken van en onderhouden van een talentenpool voor toekomstige wervingsbehoeften.
Hoe werkt een cv-checker van een ATS?
Een cv-checker van een ATS maakt gebruik van cv-parsertechnologie om belangrijke informatie uit het cv van een kandidaat te scannen en te halen, zoals contactgegevens, werkervaring, opleiding en vaardigheden.
Vervolgens vergelijkt het systeem deze geëxtraheerde gegevens met de vacaturetekst aan de hand van trefwoordmatching en vooraf vastgestelde criteria om te bepalen in hoeverre het cv aansluit bij de vereisten van de functie.
Het systeem rangschikt of beoordeelt het cv op basis van de aanwezigheid van relevante trefwoorden, kwalificaties en de algehele overeenkomst. Zo kunnen recruiters snel de meest geschikte kandidaten identificeren.
Wie gebruikt een sollicitantvolgsysteem?
ATS’en zijn wereldwijd de nummer één markt voor wervingssoftware en worden gebruikt door organisaties van uiteenlopende omvang. Binnen organisaties worden ATS’en voornamelijk gebruikt door HR-professionals en recruiters. Ook wervingsmanagers gebruiken ATS-platforms om kandidaatprofielen te bekijken, feedback te geven en samen te werken met het wervingsteam.
Daarnaast maken uitzendbureaus en wervingsbureaus vaak gebruik van ATS-systemen om de grote hoeveelheden sollicitaties te beheren die zij namens meerdere klanten verwerken.
Zijn ATS'en AI?
Hoewel sollicitantvolgsystemen en programma’s voor kunstmatige intelligentie fundamenteel verschillende technologieën zijn, maken sommige ATS’en gebruik van kunstmatige intelligentie voor bepaalde taken, zoals het screenen van kandidaten, het aansturen van chatbots en het opstellen van interviewvragen. Lees voor meer informatie ons artikel over werving met AI.
