Czym jest ATS? Funkcje, korzyści i najlepsze praktyki

Czym jest ATS?

Systemy śledzenia kandydatów to rodzaj oprogramowania rekrutacyjnego, które pomaga planować, monitorować i realizować plany zatrudnienia.

Podstawowe systemy obejmują narzędzie do śledzenia kandydatów oraz narzędzie do tworzenia ofert pracy. Bardziej zaawansowane systemy pozyskiwania talentów oferują wtyczki do stron kariery, wbudowane wyszukiwanie kandydatów, narzędzia do porównywania kandydatów wspierane przez sztuczną inteligencję oraz zaawansowaną analitykę rekrutacyjną.

Z mojego doświadczenia wynika, że gdy liczba zatrudnianych osób przekroczy określony próg, ATS pomaga stworzyć bardziej efektywny proces rekrutacyjny i zapewnić kandydatom lepsze doświadczenia. 

W Unii Europejskiej obowiązują również dodatkowe przepisy dotyczące ochrony danych, a wiele systemów ATS oferuje narzędzia pomagające przestrzegać prawa (czego arkusze kalkulacyjne nie potrafią).

Najważniejsze funkcje ATS

Najważniejsze funkcje ATS to:

• Śledzenie kandydatów: Jest to system, w którym tworzysz etapy procesu aplikacyjnego odzwierciedlające przebieg rekrutacji (np. „aplikacja złożona”, „wstępnie zweryfikowany”, „pierwsza rozmowa” itd.). Możesz przeprowadzać kandydatów przez kolejne etapy procesu aplikacyjnego i mieć pewność, że otrzymują odpowiednią komunikację.
• Publikowanie ofert pracy: Wbudowane portale z ofertami pracy lub strona kariery, które możesz później połączyć z portalami z ofertami pracy, takimi jak LinkedIn lub Remotive.
• Wiadomości: Niektóre systemy ATS mają wbudowane funkcje przesyłania wiadomości lub e-maili, dzięki czemu możesz zarządzać komunikacją z kandydatami w systemie.
• Organizacja rozmów kwalifikacyjnych: To niezbędna funkcja, jeśli w tym samym czasie odbywa się wiele rozmów i chcesz mieć pewność, że śledzisz wszystkie dane. Możesz organizować rozmowy z poziomu systemu i wysyłać pakiet materiałów na rozmowę (z życiorysem kandydata oraz pytaniami, które należy zadać na tym etapie rozmowy).
• Strona kariery: Ważne jest, aby mieć stronę, na której kandydaci mogą dowiedzieć się więcej o oferowanych stanowiskach, historii pracodawcy i marce. Niektóre systemy ATS umożliwiają utworzenie strony kariery jako części firmowej witryny internetowej.
• Analityka: Wbudowane narzędzia do analityki rekrutacyjnej pomagają śledzić wskaźniki rekrutacyjne i podejmować świadome decyzje w celu usprawnienia procesu zatrudniania, np. jeśli ludzie odwiedzają stronę kariery, ale nie aplikują — dlaczego tak się dzieje?
• Integracja z HRIS: większość systemów ATS oferuje integrację z systemem HRIS, HRMS lub oprogramowaniem do wdrażania pracowników, dzięki czemu po zatrudnieniu danej osoby może ona automatycznie przejść do innych systemów w ramach Twojego stosu technologicznego HR. Może działać również odwrotnie — gdy tylko w systemie HRIS pojawi się nowe stanowisko, zostaje ono utworzone w ATS.
• Ankiety dla kandydatów: W okresie rozwoju warto śledzić, jak radzisz sobie z zapewnianiem kandydatom dobrych doświadczeń. Często są to automatyczne wiadomości e-mail służące do zbierania opinii na temat procesu.
• Zarządzanie relacjami z kandydatami: Zaawansowane systemy ATS mogą obejmować system CRM do rekrutacji, w którym tworzysz pulę wykwalifikowanych kandydatów i utrzymujesz z nimi kontakt za pomocą okazjonalnych wiadomości e-mail informujących o działaniach firmy i dostępnych stanowiskach.
• Narzędzia do wyszukiwania kandydatów: Łączą one kilka różnych źródeł kandydatów (np. LinkedIn i GitHub), aby pomóc Ci znaleźć potencjalnych kandydatów bezpośrednio w systemie i również stamtąd wysłać do nich wiadomość.
• Funkcje zapewnienia zgodności: Narzędzia pomagające zachować zgodność z lokalnymi, krajowymi i międzynarodowymi przepisami prawa pracy, w tym z RODO.

Jak działają systemy ATS?

Systemy ATS wykorzystują połączenie kilku kluczowych technologii, aby efektywnie zarządzać procesem rekrutacyjnym.

Podstawą działania systemu jest zarządzanie bazą danych i algorytmy wyszukiwania służące do przechowywania oraz pobierania informacji o kandydatach, takich jak imię i nazwisko, CV, stanowiska, na które aplikowali, status aplikacji, komunikacja oraz informacje zwrotne z rozmów kwalifikacyjnych.

Informacje są następnie wyświetlane w intuicyjnym interfejsie, z którego zespoły rekrutacyjne mogą korzystać do śledzenia kandydatów i automatyzowania procesu rekrutacyjnego za pomocą funkcji takich jak selekcja życiorysów przy użyciu sztucznej inteligencji, planowanie rozmów kwalifikacyjnych oraz automatyczne wiadomości e-mail i przypomnienia.

Dodatkowe funkcje tego oprogramowania rekrutacyjnego obejmują kreatory stron kariery, zaawansowaną analitykę oraz integracje z portalami z ofertami pracy i innymi systemami oprogramowania HR.

6 korzyści z korzystania z ATS

ATS to prawdziwe wybawienie dla wielu zespołów rekrutacyjnych. Korzyści z ATS obejmują:

1. Większa wydajność

Dobry ATS powinien automatyzować i usprawniać proces rekrutacji, oszczędzając czas, który w przeciwnym razie trzeba byłoby poświęcić na ręczne sprawdzanie wszystkiego w arkuszu kalkulacyjnym, kalendarzu i poczcie e-mail. 

Próba zaplanowania rozmów kwalifikacyjnych, szczególnie w okresach intensywnej rekrutacji, może pochłaniać mnóstwo czasu, więc system, który może w tym pomóc, zmieni twoje życie!

2. Pomoc w znalezieniu kandydatów

Dobry ATS powinien automatycznie publikować twoje opisy stanowisk na co najmniej kilku portalach z ofertami pracy, zwiększając zasięg ogłoszeń. Niektóre systemy ATS mają również narzędzia, które pomagają pozyskiwać kandydatów z wielu źródeł, w tym z własnej, wyselekcjonowanej bazy.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Parsowanie życiorysów

To nieco kontrowersyjny temat, ponieważ życiorysy mogą mieć bardzo różne formy i rozmiary. Zdarzało mi się, że parsowanie życiorysu przebiegało tak źle, iż kierownik ds. rekrutacji obawiał się, że kandydat przesłał życiorys o fatalnym formatowaniu! 

Na szczęście wiedziałem, że to parsowanie zepsuło format, więc to wyjaśniłem. Tobie również może się to przydarzyć, więc miej się na baczności! Poza tym jest to przydatne do gromadzenia podstawowych informacji, takich jak imiona i nazwiska, dane kontaktowe oraz informacje o stanowisku, a także do tworzenia profilu kandydata.

4. E-maile i automatyzacja 

Niektóre systemy ATS mają wbudowane narzędzia do przesyłania wiadomości, które pomagają zarządzać całą komunikacją. Możesz na przykład ustawić automatyczny szablon wysyłany do wszystkich kandydatów, którzy złożyli aplikację, albo do wszystkich osób odrzuconych na określonym etapie.

5. Poprawa doświadczeń kandydatów 

W automatycznych szablonach wiadomości e-mail lub na stronie kariery możesz umieścić wiele informacji, a także łatwo planować rozmowy kwalifikacyjne i przekazywać odpowiednie informacje zwrotne we właściwym czasie. 

To wszystko jest dokładnie tym, czego chcą kandydaci, więc będziesz w stanie robić to za każdym razem. Możesz również śledzić doświadczenia kandydatów za pomocą automatycznej ankiety!

6. Strona kariery

Możesz na niej pokazać, kim jesteś, przedstawić niektóre osoby z zespołu, a także opowiedzieć nieco więcej o swojej kulturze pracy.

Wiele zespołów HR poznaje zalety ATS podczas konferencji poświęconych rekrutacji i zatrudnieniu, gdzie mogą zobaczyć najnowsze oprogramowanie w działaniu. Udział w konferencjach często pomaga specjalistom HR uzyskać kompleksową wiedzę na temat tego, jak ATS zwiększa efektywność rekrutacji.

Jak wybrać ATS

Na rynku dostępnych jest tak wiele platform ATS! Niektóre są oferowane jako część systemu HRIS lub HRMS, inne działają samodzielnie, a jeszcze inne są dostarczane wraz z systemami CRM. 

Istnieją rozwiązania na każdą kieszeń i do różnych potrzeb, więc jak dokonać wyboru?

Oto kilka pytań, na które warto odpowiedzieć, aby rozpocząć proces, pokierować rozmowami z dostawcami we właściwym kierunku i wybrać najlepszy ATS dla siebie.

Ile osób musisz zatrudnić w ciągu najbliższych 6–12 miesięcy?

To dobry punkt wyjścia, ponieważ jeśli planujesz zatrudnić tylko 5 osób w przyszłym roku, oznacza to mniej niż 1 osobę co drugi miesiąc i prawdopodobnie nie potrzebujesz jeszcze ATS.

Jeśli jednak liczba ta jest znacząca, musisz rozważyć zakup ATS. Nie jestem w stanie określić, co oznacza „znacząca” liczba w twoim przypadku, ale orientacyjną wartością może być około 15–20 osób rocznie.

Liczba osób, które musisz zatrudnić, oraz czas, w jakim musisz to zrobić, mogą również pomóc w podjęciu decyzji, czy potrzebujesz ATS z bardzo rozbudowanym zestawem funkcji. (Jeśli opis ten pasuje do twojej organizacji, być może musisz również wiedzieć, jak napisać zapytanie ofertowe RFP dotyczące ATS, aby rozpocząć cały proces.)

Jeśli na przykład jesteś jedyną osobą odpowiedzialną za rekrutację i musisz zatrudnić 100 osób w ciągu roku, możesz wybrać ATS z integracją z narzędziami do pozyskiwania kandydatów i portalami z ofertami pracy, aby zwiększyć zasięg i zrealizować te rekrutacje.

Gdzie będziesz prowadzić rekrutację?

Coraz więcej rozwiązań rekrutacyjnych ma zasięg globalny i może działać w wielu jurysdykcjach. Jeśli jednak działasz w UE (i Wielkiej Brytanii), RODO znacząco wpłynęło na sposób przechowywania i przetwarzania danych kandydatów (np. musisz uzyskać zgodę, jeśli chcesz wykorzystywać te same dane do przyszłych rekrutacji).

W Stanach Zjednoczonych obowiązują szczegółowe wymagania zależne od stanu (na myśl przychodzą Nowy Jork i Kolorado, gdzie wymagane jest podawanie informacji o wynagrodzeniu). Dlatego musisz zastanowić się, w jakich miejscach będziesz prowadzić rekrutację i czy system ATS może spełnić Twoje potrzeby w zakresie zgodności z przepisami.

Dodatkowa uwaga: Jeśli rekrutujesz zdalnie, porozmawiaj o tym z dostawcą, aby sprawdzić, czy włączył integracje ze zdalnymi portalami z ofertami pracy oraz czy możesz ogólnie publikować swoje stanowisko jako zdalne.

Jak wygląda Twój proces rekrutacyjny?

Czy przeprowadzasz dość proste 2–3 rozmowy kwalifikacyjne, za każdym razem z jedną osobą, trwające około godziny, bez zadań i tym podobnych elementów? Jeśli tak, może wystarczyć prostszy układ i harmonogram rozmów kwalifikacyjnych.

Jeśli jednak w procesie rekrutacyjnym muszą uczestniczyć na przykład osoby na wyższych stanowiskach i dwie osoby jednocześnie albo dwie osoby z określonej puli kandydatów, a także testy techniczne, proces staje się bardziej złożony!

Na tym etapie warto zanotować wymagania dotyczące rozmów kwalifikacyjnych i omówić je z dostawcami podczas rozmowy (możesz zapytać ich na przykład, czy można automatycznie wysyłać testy lub pakiety materiałów na rozmowę kwalifikacyjną).

Kto będzie głównym użytkownikiem systemu ATS?

Czy będą to pracownicy działu zasobów ludzkich, dedykowany zespół ds. pozyskiwania talentów czy bezpośrednio menedżerowie ds. rekrutacji?

Jeśli ci ostatni, pomocna może okazać się bardziej wizualna forma tablicy Kanban z torami oraz prostym układem kandydatów, aby ułatwić menedżerom ds. rekrutacji szybsze działanie. 

Ponadto Twój system ATS musi być łatwy w użyciu wraz z innymi funkcjami, takimi jak śledzenie rozmów kwalifikacyjnych i informacji zwrotnych oraz planowanie rozmów, aby użytkownicy korzystali z niego konsekwentnie, utrzymywali lepszą jakość danych i pozostawali w zgodzie z przepisami.

Jeśli istnieje zespół ds. pozyskiwania talentów, bardziej zaawansowane funkcje, takie jak analityka i monitorowanie wyników, zaczynają odgrywać większą rolę, ponieważ zespół może śledzić skuteczność swoich działań. Warto uzupełnić dostęp do narzędzia o szkolenie dotyczące systemu ATS.

Anonimizacja

Krótka uwaga dotycząca anonimizacji, czyli procesu, w którym system ATS usuwa imiona i nazwiska oraz inne dane kandydata, aby ograniczyć uprzedzenia.

Może się ona przydać, jeśli nie masz czasu na przeszkolenie wszystkich menedżerów ds. rekrutacji w zakresie ograniczania uprzedzeń, ale osobiście uważam, że jest to rozwiązanie tymczasowe i że w tym obszarze potrzebne są bardziej ogólne, regularne szkolenia.

Jak rozwinięta jest Twoja marka pracodawcy?

Jeśli masz zaawansowaną markę pracodawcy, warto sprawdzić, jak działa kreator strony kariery oraz czy system ATS umożliwia bezpośrednie osadzenie strony kariery w Twojej witrynie, zamiast hostowania jej w domenie dostawcy.

Jeśli nie jest ona jeszcze tak rozwinięta, pomocny może być mniej konfigurowalny, ale bardziej niezawodny i lepiej wspierany kreator strony kariery.

Jeśli nie jest to Twój pierwszy system ATS, co należy zmienić?

Może się okazać, że masz już system, ale po prostu nie pomaga Ci on osiągnąć tego, czego potrzebujesz. 

Jeśli tak jest, przed rozpoczęciem poszukiwań warto zastanowić się, co działa dobrze, co chcesz zachować i co wymaga zmiany. Dzięki temu rozmowy z nowymi dostawcami będą płynniejsze i bardziej skoncentrowane.

Odwróć pytanie: jakie są ich unikalne propozycje wartości?

Zawsze warto sprawdzić, na czym koncentrował się każdy dostawca podczas tworzenia systemu, i zobaczyć, jakie funkcje oferuje, o których nawet nie pomyślałeś!

6 najlepszych praktyk dotyczących systemu ATS

Systemy ATS są tylko narzędziami — najważniejsze jest to, jak z nich korzystasz. Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą Ci maksymalnie wykorzystać możliwości systemu ATS.

1. Promuj korzystanie z systemu

Im więcej osób korzysta z systemu ATS, tym lepsze są dane i tym lepsze doświadczenia będziesz mieć Ty oraz Twoi kandydaci. Upewnij się, że pomagasz użytkownikom zrozumieć, iż cała komunikacja z kandydatami, informacje zwrotne i informacje o kandydatach powinny być przechowywane w systemie ATS.

2. Zapewnij odpowiednią ilość czasu i zasobów na prawidłową konfigurację

Poświęć wystarczająco dużo czasu na początku procesu konfiguracji i współpracuj z dostawcą, aby skonfigurować system dokładnie tak, jak tego potrzebujesz. Większość systemów oferuje pewien zakres możliwości dostosowywania, dlatego zadbaj o to, aby Twój system był dopasowany do potrzeb organizacji.

3. Uwzględnij czas potrzebny na wdrożenie

Po podjęciu decyzji o zakupie systemu ATS jego wdrożenie lub przełączenie (jeśli zmieniasz system) prawdopodobnie zajmie od 2 do 6 tygodni. Porozmawiaj indywidualnie z każdym dostawcą, ale pamiętaj, że oznacza to konieczność rozpoczęcia działań wcześniej, niż wynikałoby to z samej potrzeby zatrudnienia.

4. Korzystaj z szablonów i automatyzacji

Większość nowoczesnych systemów ATS ma szablony, które można wysyłać kandydatom, na przykład od razu po przesłaniu przez nich aplikacji, jeśli chcesz przekazać im więcej informacji lub po odrzuceniu kandydatury. Możesz również skonfigurować system tak, aby wiadomości te były wysyłane automatycznie z ogólnej skrzynki odbiorczej lub z Twojej własnej skrzynki na określonych etapach.

Zachowaj ostrożność w przypadku automatyzacji, ponieważ może ona również przynieść odwrotny skutek. Wiedz, kiedy jej używać, a kiedy się wycofać. Na przykład im dalej kandydat znajduje się w procesie rekrutacji, tym mniej należy polegać na automatyzacji, zwłaszcza jeśli trzeba go odrzucić!

5. Uważaj na firmy mówiące o automatycznym ocenianiu kandydatów

Niektóre firmy mają zautomatyzowany system przeglądania CV, który przed dokonaniem oceny przez rekrutera próbuje wyszukać odpowiednie słowa kluczowe i przyznać kandydatowi ocenę.

Może to jednak znacznie ograniczyć pulę kandydatów i możesz ostatecznie przeoczyć świetnych kandydatów, dlatego upewnij się, że monitorujesz tę funkcję i możesz ją wyłączyć.

6. Monitoruj skuteczność ofert pracy i zespołów

Wskaźniki rekrutacyjne, takie jak współczynnik konwersji, powiedzą Ci, czy musisz coś zmienić w ofercie pracy lub procesie rozmowy kwalifikacyjnej.

Przyszłość systemów śledzenia kandydatów

Podobnie jak w przypadku wielu narzędzi oprogramowania HR, przyszłość systemów śledzenia kandydatów (ATS) będzie w dużej mierze kształtowana przez postęp w dziedzinie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, co doprowadzi do bardziej zaawansowanego dopasowywania kandydatów i analiz predykcyjnych.

Technologie te umożliwią platformom ATS uczenie się na podstawie wcześniejszych decyzji rekrutacyjnych i tworzenie dokładniejszych prognoz dotyczących zatrudnienia, zwiększając precyzję identyfikowania najlepszych kandydatów i ograniczając nieuświadomione uprzedzenia. 

Ponadto doświadczenia kandydatów będą bardziej spersonalizowane i dostosowane do urządzeń mobilnych, a integracja z różnymi narzędziami HR będzie szersza, dzięki czemu cały proces rekrutacji stanie się wydajniejszy i bardziej przyjazny dla użytkownika.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące systemów śledzenia kandydatów

Jaka jest różnica między ATS a CRM?

ATS zarządza procesem rekrutacji, koncentrując się na zadaniach takich jak publikowanie ofert pracy, wstępna selekcja CV i przeprowadzanie kandydatów przez kolejne etapy rekrutacji.

Z kolei system CRM (zarządzania relacjami z kandydatami) służy do budowania i pielęgnowania długoterminowych relacji z potencjalnymi kandydatami, także z tymi, którzy nie aplikują obecnie na żadne stanowisko.

Podczas gdy ATS służy do zarządzania aktywnymi kandydatami, CRM koncentruje się na angażowaniu i utrzymywaniu puli talentów na potrzeby przyszłej rekrutacji.

Jak działa narzędzie ATS do sprawdzania CV?

Narzędzie ATS do sprawdzania CV wykorzystuje technologię analizy CV do skanowania i wyodrębniania kluczowych informacji z CV kandydata, takich jak dane kontaktowe, doświadczenie zawodowe, wykształcenie i umiejętności.

Następnie porównuje te wyodrębnione dane z opisem stanowiska, wykorzystując dopasowywanie słów kluczowych i wcześniej określone kryteria, aby ustalić, w jakim stopniu CV odpowiada wymaganiom stanowiska.

System szereguje lub ocenia CV na podstawie obecności odpowiednich słów kluczowych, kwalifikacji i ogólnego dopasowania, pomagając rekruterom szybko zidentyfikować najbardziej odpowiednich kandydatów.

Kto korzysta z systemu śledzenia kandydatów?

ATS to najpopularniejsze oprogramowanie rekrutacyjne wykorzystywane przez organizacje różnej wielkości na całym świecie. W organizacjach z systemu ATS korzystają przede wszystkim specjaliści HR i rekruterzy, choć menedżerowie ds. rekrutacji również używają platform ATS do przeglądania profili kandydatów, przekazywania opinii i współpracy z zespołem rekrutacyjnym.

Ponadto agencje pracy i firmy rekrutacyjne często korzystają z systemów ATS do zarządzania dużą liczbą aplikacji obsługiwanych w imieniu wielu klientów.

Czy ATS-y wykorzystują sztuczną inteligencję?

Chociaż systemy śledzenia kandydatów i programy sztucznej inteligencji są zasadniczo różnymi technologiami, niektóre ATS-y wykorzystują sztuczną inteligencję do wykonywania określonych zadań, takich jak wstępna selekcja kandydatów, obsługa chatbotów i tworzenie pytań na rozmowy kwalifikacyjne. Więcej informacji znajdziesz w naszym artykule na temat rekrutacji z wykorzystaniem AI.