Technologie biurowe: 9 niezbędnych narzędzi & przewodnik po konfiguracji

Wykorzystanie narzędzi do zarządzania biurem umożliwia firmom wdrażanie najnowszych technologii przy jednoczesnym zachowaniu uporządkowanego i zorganizowanego przepływu pracy.

Główne rodzaje technologii biurowej

Obecnie technologia biurowa często musi wspierać pracowników, którzy częściowo pracują w biurze, a częściowo zdalnie, co prowadzi do wzrostu popularności narzędzi takich jak oprogramowanie do rezerwacji hot desków.

Poniżej pogrupowałem technologie biurowe, zarówno sprzętowe, jak i programowe, według najczęściej spotykanych rodzajów:

Sprzęt

• Komputery: Komputery stacjonarne, laptopy i tablety.
• Drukarki, skanery i kopiarki: Urządzenia do obsługi dokumentów, drukowania i skanowania dokumentów papierowych.
• Sprzęt telekomunikacyjny: Telefony, systemy VoIP, narzędzia do wideokonferencji itp.
• Infrastruktura sieciowa: Serwery, routery i systemy bezprzewodowe zapewniające dostęp do internetu i współdzielenie danych.
• Inteligentne technologie/IoT: Inteligentne technologie biurowe, takie jak adaptacyjne oświetlenie, kontrola temperatury i czujniki monitorujące natężenie ruchu oraz wykorzystanie przestrzeni.

Oprogramowanie

• Narzędzia zwiększające produktywność biurową: Edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne i prezentacje (np. Microsoft Office, Google Workspace).
• Oprogramowanie do komunikacji: Poczta elektroniczna, komunikatory internetowe i narzędzia do współpracy (np. Slack, Miro). 
• Oprogramowanie do zarządzania przestrzenią biurową: Systemy takie jak oprogramowanie do rezerwacji hot desków, systemy rezerwacji sal, oprogramowanie do monitorowania obłożenia oraz oprogramowanie do zarządzania gośćmi.
• Oprogramowanie do zarządzania projektami: Narzędzia do organizowania i śledzenia zadań (np. Trello, Asana).
• Systemy korporacyjne: Systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM), systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) oraz systemy HR.

9 niezbędnych nowoczesnych technologii biurowych

Chociaż uważam, że dobry ekspres do kawy to najważniejsze narzędzie biurowe, oto kilka innych technologii, które pomogą Ci stworzyć produktywną, opartą na współpracy, wydajną, bezpieczną i inteligentną przestrzeń biurową.

1. Inteligentne sale konferencyjne

Inteligentne sale konferencyjne umożliwiają sprawne planowanie, komunikację wysokiej jakości i interaktywną burzę mózgów, usprawniając współpracę zarówno zespołów pracujących stacjonarnie, jak i zdalnie.

Przykłady obejmują:

• Wyposażenie sal konferencyjnych: Inteligentne ekrany, duże monitory, systemy do wideokonferencji, wysokiej jakości mikrofony i głośniki do spotkań wirtualnych.
• Interaktywne tablice: Tablice interaktywne lub cyfrowe tablice do współpracy w czasie rzeczywistym podczas spotkań i sesji burzy mózgów.
• Systemy rezerwacji sal: Cyfrowe wyświetlacze do rezerwacji sal umieszczone przed salami konferencyjnymi oraz integracja z kalendarzami online (np. Kalendarzem Google) w celu rezerwowania miejsc pracy.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Ujednolicone systemy komunikacji

Niezintegrowane narzędzia komunikacyjne mogą prowadzić do pomijania wiadomości i nieefektywności, ale ujednolicony system pozwala zespołom pozostawać w kontakcie niezależnie od miejsca pracy. 

Dzięki integracji połączeń, wideo i współpracy w jednym systemie firmy mogą usprawnić przepływy pracy i zwiększyć produktywność. To jedna z wielu zalet wewnętrznych narzędzi komunikacyjnych.

Przykłady obejmują:

• Systemy telefoniczne VoIP: Systemy telefoniczne VoIP (głos przez protokół internetowy) zastępują tradycyjne telefony stacjonarne i integrują połączenia głosowe, wideokonferencje oraz wiadomości.
• Narzędzia do wideokonferencji: Systemy takie jak Zoom, Microsoft Teams lub dedykowany sprzęt do wideokonferencji pomagają organizować wirtualne spotkania ze zdalnymi pracownikami lub klientami.
• Platformy do współpracy: Narzędzia takie jak Slack, Microsoft Teams lub Google Workspace usprawniają komunikację wewnętrzną, udostępnianie plików i zarządzanie projektami.

Wskazówka eksperta

“Wyjdź poza podstawowe funkcje ułatwień dostępu. Platformy do spotkań powinny oferować napisy w czasie rzeczywistym, zgodność z czytnikami ekranu, możliwość dostosowania rozmiaru czcionki i kontrastu kolorów oraz nawigację za pomocą klawiatury. Co najważniejsze, upewnij się, że platformy do wideokonferencji obsługują tłumaczenie na język migowy i pozwalają użytkownikom przypinać tłumaczy, aby zapewnić ich dobrą widoczność. W przypadku pracowników zdalnych rozważ narzędzia, które minimalizują hałas w tle i czynniki rozpraszające, co przynosi korzyści osobom z nadwrażliwością sensoryczną lub ADHD.” — Serena Huang, autorka, prelegentka, dyrektorka ds. danych

3. Ergonomiczne stanowiska pracy i wyposażenie

Z pewnością zgodzisz się, że niewłaściwa organizacja stanowiska pracy prowadzi do dyskomfortu, zmęczenia i mniejszej efektywności, ale ergonomiczne meble i wysokiej jakości monitory pomagają pracownikom zachować wygodę i koncentrację.

Inwestycja w odpowiednie wyposażenie nie tylko zwiększa produktywność, lecz także wspiera długoterminowy dobrostan.

Przykłady obejmują:

• Biurka stojące i regulowane stanowiska pracy: Ergonomiczne meble, w tym regulowane biurka i krzesła, które sprzyjają prawidłowej postawie i zdrowiu.
• Dwa monitory lub monitory ultrapanoramiczne: Dwa monitory lub duże ekrany ultrapanoramiczne zwiększają produktywność i ułatwiają wykonywanie wielu zadań jednocześnie.

4. System zarządzania wizytami

Cyfrowe systemy zarządzania wizytami, wspierające pracę zatłoczonych biur na całym świecie, usprawniają proces meldowania się, zwiększają bezpieczeństwo i ograniczają zakłócenia w miejscu pracy, dzięki czemu są niezbędne w nowoczesnych biurach.

Przykłady obejmują:

• Kioski samoobsługowe: Cyfrowe stanowiska meldunkowe, które pozwalają odwiedzającym szybko się zarejestrować i powiadamiają gospodarzy o ich przybyciu.
• Automatyczne drukowanie identyfikatorów: Natychmiastowe generowanie identyfikatorów dla odwiedzających ułatwiające identyfikację i kontrolę dostępu.
• Zarządzanie dostawami: Systemy rejestrujące dostarczenie przesyłek i powiadamiające odbiorców, co ogranicza zakłócenia pracy recepcji.
• Rejestry odwiedzających i raportowanie: Cyfrowe rejestry osób odwiedzających biuro na potrzeby bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

5. Bezpieczeństwo biura i kontrola dostępu

Zachowanie równowagi między bezpieczeństwem a wygodą ma kluczowe znaczenie w nowoczesnym biurze. Zaawansowany monitoring, inteligentna kontrola dostępu i skuteczne środki cyberbezpieczeństwa chronią zarówno zasoby fizyczne, jak i cyfrowe, zapewniając pracownikom spokój ducha i jednocześnie zabezpieczając dane firmy.

Przykłady obejmują:

• Kamery monitoringu: Wysokiej jakości systemy monitoringu wideo do nadzoru bezpieczeństwa.
• Systemy kontroli dostępu: Systemy kontroli dostępu wykorzystujące karty dostępu, dane biometryczne lub smartfony do zarządzania wejściem do pomieszczeń biurowych.
• Rozwiązania cyberbezpieczeństwa: Zapory sieciowe, oprogramowanie antywirusowe i szyfrujące do ochrony infrastruktury cyfrowej oraz poufnych danych.

6. Inteligentne systemy oświetlenia

Przestarzałe oświetlenie może marnować energię i negatywnie wpływać na koncentrację, natomiast inteligentne rozwiązania oświetleniowe dostosowują się do obecności osób i poziomu naturalnego światła, tworząc komfortowe i energooszczędne miejsce pracy. 

Systemy te nie tylko obniżają koszty, lecz także poprawiają dobrostan pracowników. Przykłady obejmują:

• Automatyczne sterowanie oświetleniem: Inteligentne systemy oświetleniowe wykorzystują czujniki ruchu do włączania i wyłączania świateł w zależności od obecności osób. Pomaga to zmniejszyć zużycie energii i koszty.
• Wykorzystanie światła dziennego: Czujniki dostosowują jasność oświetlenia wewnętrznego w zależności od ilości naturalnego światła, tworząc energooszczędne środowisko.

7. Inteligentna kontrola klimatu (systemy HVAC)

Niekomfortowa temperatura w biurze może obniżać produktywność i zwiększać koszty energii.

Inteligentne systemy HVAC automatycznie dostosowują się do liczby osób i ich preferencji, zapewniając komfortowe i ekonomiczne środowisko pracy. Przykłady obejmują:

• Połączone termostaty: Inteligentne termostaty, które mogą monitorować temperaturę w biurze i dostosowywać systemy ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji, aby zapewnić optymalny komfort i oszczędność energii.
• Kontrola strefowa: Systemy te umożliwiają ustawienie różnych temperatur w poszczególnych obszarach biura, zależnie od liczby osób lub konkretnych potrzeb.

Wspaniale!

8. Czujniki obecności i wykorzystanie przestrzeni

Niewykorzystywana przestrzeń biurowa i zatłoczone obszary mogą negatywnie wpływać na efektywność i doświadczenia pracowników. 

Czujniki obecności i rozwiązania do współdzielenia biurek dostarczają danych w czasie rzeczywistym, które pomagają zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni roboczej i ułatwiają zarządzanie elastycznymi formami pracy. Przykłady obejmują:

• Czujniki pomieszczeń i biurek: Czujniki mogą monitorować zajętość sal konferencyjnych, stanowisk pracy i wspólnych przestrzeni. Dane te pomagają zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni, ograniczyć zatłoczenie i usprawnić planowanie miejsca pracy.
• Rozwiązania do współdzielenia biurek: Połączone systemy mogą dynamicznie zarządzać biurkami lub stanowiskami pracy i przydzielać je na podstawie potrzeb pracowników, ułatwiając funkcjonowanie firm korzystających z elastycznych i hybrydowych modeli pracy. Przykłady dobrego oprogramowania do zarządzania przestrzenią biurową obejmują OfficeSpace i Deskfound.

9. Integracja urządzeń mobilnych

Gdy pracownicy korzystają z prywatnych urządzeń do pracy, bezpieczeństwo i łączność mogą stać się wyzwaniami.

Obsługa BYOD i zarządzanie urządzeniami mobilnymi zapewniają płynny i bezpieczny dostęp do systemów biurowych, utrzymując wysoką produktywność i jednocześnie chroniąc poufne informacje.

• Korzystanie z własnego urządzenia (BYOD): Systemy umożliwiające bezpieczną integrację prywatnych urządzeń pracowników z systemami biurowymi (np. bezpieczny mobilny dostęp do poczty elektronicznej i plików w chmurze).
• Zarządzanie urządzeniami mobilnymi (MDM): Narzędzia pomagające zarządzać urządzeniami mobilnymi pracowników wykorzystywanymi do pracy i zabezpieczać je.

8 kroków wyboru i wdrożenia nowych technologii biurowych

Współdziałając ze sobą, technologie biurowe mogą tworzyć przestrzenie, w których ludzie lubią pracować. Jednak przypadkowe dodawanie kolejnych rozwiązań rzadko przynosi dobre rezultaty.

Zamiast tego wybór i wdrożenie nowych technologii biurowych wymagają przemyślanego podejścia.

1. Oceń swoje potrzeby

• Zidentyfikuj problemy: Zrozum obecne nieefektywności lub wyzwania w swoim środowisku biurowym (np. problemy z komunikacją, powolne procesy, przestarzałe narzędzia).
• Opinie pracowników: Zbierz od pracowników informacje o wyzwaniach, z którymi się mierzą, oraz o technologiach, które ich zdaniem mogłyby pomóc.
• Cele biznesowe: Dopasuj nową technologię do celów biznesowych, niezależnie od tego, czy chodzi o poprawę współpracy, skalowanie działalności, lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej czy wdrożenie elastycznego modelu pracy.

2. Zbadaj i porównaj rozwiązania

• Określ kluczowe funkcje: Na podstawie swoich potrzeb wskaż najważniejsze funkcje (np. przechowywanie danych w chmurze, automatyzacja, bezpieczeństwo).
• Porównaj dostawców: Przeanalizuj ofertę wielu dostawców, porównując ją pod kątem:
  • Ceny i możliwości skalowania
  • Łatwości obsługi
  • Obsługi klienta i umów dotyczących poziomu świadczenia usług (SLA)
  • Integracji z istniejącymi systemami.
• Przeczytaj opinie: Poszukaj opinii użytkowników, studiów przypadków lub recenzji niezależnych podmiotów, aby zweryfikować wydajność i niezawodność technologii.

3. Ustal budżet

• Weź pod uwagę całkowity koszt posiadania: Uwzględnij zarówno koszty początkowe, jak i bieżące wydatki, takie jak subskrypcje, szkolenia, konserwacja i aktualizacje.
• Zwrot z inwestycji (ROI): Oszacuj, jak technologia z czasem pozwoli zaoszczędzić czas, ograniczyć koszty lub zwiększyć przychody. W tym zakresie pomocny może być artykuł Dana George'a na temat wiedzy finansowej w HR.

4. Zaangażuj interesariuszy

• Uzyskaj poparcie: Przedstaw swoje ustalenia kluczowym interesariuszom (np. zespołowi kierowniczemu, kierownikom działów) i wyjaśnij korzyści, koszty oraz ryzyko.
• Wspólne podejmowanie decyzji: Zadbaj o to, aby wszystkie działy, na które wpłynie nowa technologia, miały możliwość wyrażenia swojego zdania, zwłaszcza działy IT, HR i finansów.

5. Testy pilotażowe (jeśli to możliwe)

• Przeprowadź test: Jeśli to możliwe, wybierz małą grupę pracowników, aby przetestowali technologię w rzeczywistych warunkach. Pomoże to ocenić:
  • Łatwość wdrożenia
  • Zgodność z istniejącymi przepływami pracy
  • Rzeczywiste a oczekiwane korzyści
• Zbierz opinie: Podczas fazy pilotażowej zbieraj od użytkowników informacje na temat funkcjonalności i łatwości obsługi.

6. Planowanie wdrożenia

• Opracuj plan wdrożenia: Podziel proces wdrożenia na możliwe do zarządzania etapy, takie jak:
  1. Zainstalowanie i skonfigurowanie technologii
  2. Przeniesienie danych, jeśli jest to konieczne
  3. Integracja z istniejącymi systemami.
• Wskazówki i wdrożenie pracowników: Zapewnij kompleksowe wskazówki, aby pracownicy czuli się swobodnie podczas korzystania z nowej technologii. Rozważ utworzenie instrukcji dla użytkowników lub organizowanie regularnych sesji pytań i odpowiedzi.
• Komunikacja: Jasno komunikuj harmonogram wdrożenia, oczekiwania oraz wszelkie zmiany w przepływach pracy lub procesach.

7. Monitoruj wykorzystanie i wydajność

• Śledź wykorzystanie: Monitoruj działanie nowych technologii i identyfikuj wszelkie wyzwania.
• Zbieraj opinie: Regularnie pytaj o opinie na temat nowej technologii, aby zrozumieć wszelkie problemy lub obszary wymagające poprawy.
• Mierz sukces: Porównuj wskaźniki wydajności z pierwotnymi celami (np. zaoszczędzonym czasem, zmniejszeniem liczby błędów, większą współpracą).

Wskazówka eksperta

Najlepszym sposobem na zmierzenie sukcesu jest obserwowanie, jak ludzie faktycznie korzystają z technologii. Jeśli system spowalnia pracę, tworzy dodatkową pracę manualną lub pracownicy ciągle znajdują sposoby na jego omijanie, prawdopodobnie nie spełnia dobrze swojego zadania. – Tetiana Hnatiuk, CHRO, Skylum

8. Oceń i zoptymalizuj

• Regularne przeglądy: Okresowo oceniaj wpływ technologii na swoją firmę. Czy obserwujesz oczekiwane usprawnienia? Czy potrzebna jest dalsza optymalizacja?
• Modernizuj i rozwijaj: W miarę rozwoju firmy lub ewolucji technologii bądź gotowy na skalowanie albo modernizację, aby sprostać nowym wymaganiom.

Nadchodzące technologie

Pomyślałem, że zakończę ten tekst czymś ciekawym i pokażę niektóre z najnowszych technologii biurowych organizacji takich jak Google.

Projekt Starline

Projekt Starline firmy Google oferuje platformy komunikacji wideo 3D, które tworzą realistyczne poczucie obecności bez potrzeby korzystania z okularów lub zestawów słuchawkowych. Ta innowacja sprawia, że wirtualne spotkania są bardziej angażujące i zmniejsza zmęczenie spotkaniami wideo.

Spot firmy Logitech

Urządzenia takie jak Spot firmy Logitech wykorzystują technologię radarową fal milimetrowych do monitorowania obłożenia biura oraz czynników środowiskowych, takich jak temperatura i jakość powietrza.

Te niewielkie czujniki pomagają zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni roboczej i utrzymać zdrowe środowisko biurowe, dostarczając w czasie rzeczywistym dane na temat użytkowania pomieszczeń i panujących w nich warunków. ​

Roboty biurowe

Nadchodzą roboty! Roboty takie jak „OfficeMate” są wprowadzane, aby pomagać w wykonywaniu praktycznych zadań, wspierać interakcje społeczne oraz promować zdrowie i dobre samopoczucie w przestrzeniach biurowych.

Badanie pilotażowe wykazało, że użytkownicy dostrzegają potencjał takich robotów w zmniejszaniu stresu i promowaniu zdrowych nawyków.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Świat technologii biurowych nieustannie się zmienia. Aby być na bieżąco, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.