Wydatki firmowe: co można odliczyć, a czego nie
Niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą prowadzącym małą firmę, czy pracownikiem otrzymującym formularz W-2, który chce ubiegać się o odliczenie podatkowe z tytułu dodatkowej działalności zarobkowej, ważne jest zrozumienie specyfiki wydatków biznesowych, takich jak ubezpieczenie, czynsz i materiały.
W tym artykule wyjaśnię, które wydatki podlegają odliczeniu, a które nie, oraz przedstawię przykłady, które pomogą Ci nie przegapić możliwości oszczędności ani nie narazić się na potencjalne problemy z organami podatkowymi.
Pamiętaj, że ten artykuł dotyczy firm z siedzibą w USA i ma charakter wyłącznie informacyjny. Skonsultuj się ze specjalistą ds. podatków i korzystaj z oprogramowania do zarządzania wydatkami, aby mieć pewność, że sprawozdawczość finansowa i dotycząca wydatków jest zgodna z przepisami IRS.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym są wydatki biznesowe?
Wydatki biznesowe to koszty ponoszone w procesie prowadzenia działalności nastawionej na zysk. Często określane jako odliczenia, wydatki biznesowe można odjąć od przychodów firmy, co pomaga zmniejszyć obciążenie podatkowe.
Jednak nie wszystkie wydatki biznesowe są traktowane tak samo. Aby kwalifikować się do odliczenia podatkowego, wydatki muszą być uznane za „zwykłe i niezbędne” koszty związane z prowadzeniem działalności, zgodnie z przepisami Kodeksu Podatkowego Stanów Zjednoczonych (IRC).
Skuteczne zarządzanie wydatkami nie polega wyłącznie na ograniczaniu kosztów — chodzi o podejmowanie strategicznych decyzji finansowych, które wspierają rozwój firmy, dobrostan pracowników i długoterminową stabilność.
Zrozumienie rodzajów wydatków biznesowych
W tej sekcji omówię dwa rodzaje wydatków biznesowych: podlegające odliczeniu i niepodlegające odliczeniu. W przypadku każdego z nich podam definicję oraz kilka przykładów.
Wydatki biznesowe podlegające odliczeniu
Wydatki biznesowe podlegające odliczeniu to takie, które można odliczyć od podatku należnego od działalności. Obejmuje to koszty przedmiotów wykorzystywanych przez firmę pośrednio do dostarczania towarów lub świadczenia usług, ale pamiętaj, że muszą one być uznane za „zwykłe i niezbędne”.
- Według IRS zwykły wydatek to wydatek uznawany za „powszechny i akceptowany” (czyli typowy) w danej branży lub działalności.
- IRS definiuje niezbędny wydatek jako taki, który jest „pomocny i odpowiedni” do prowadzenia działalności w danej branży.
Wydatki biznesowe podlegające odliczeniu mogą znacząco zmniejszyć obciążenie podatkowe. Zrozumienie zasad zgodności podatkowej może pomóc uniknąć kosztownych kontroli i kar — kluczowe jest prowadzenie dokładnej dokumentacji. Aby skutecznie zarządzać tymi wydatkami, rozważ korzystanie z niezawodnego oprogramowania podatkowego dla firm, które umożliwia dokładne śledzenie wydatków i zapewnia zgodność z przepisami.
Przykłady wydatków biznesowych podlegających odliczeniu:
Różne branże mają różne wydatki podlegające odliczeniu — od odliczeń za domowe biuro dla pracowników zdalnych po ulgi podatkowe na badania i rozwój dla firm technologicznych. Przykłady wydatków biznesowych podlegających odliczeniu obejmują między innymi:
- Oprogramowanie płacowe i wydatki
- Programy świadczeń pracowniczych
- Media, materiały eksploatacyjne i materiały
- Najem nieruchomości i sprzętu
- Ubezpieczenie firmy
- Koszty reklamy i marketingu
- Darowizny na cele charytatywne
- Prowizje (wynagrodzenia dodatkowe)
- Wydatki związane z podróżami służbowymi
- Wydatki na edukację pracowników
- Wydatki na szkolenia pracowników
- Wynajem sprzętu
- Odsetki zapłacone od niektórych pożyczek biznesowych, firmowych kart kredytowych i kredytów hipotecznych na nieruchomości zakupione przez firmę (lub jednoosobowego przedsiębiorcę).
- Posiłki
Urząd Skarbowy (IRS) przedstawia szczegółowe wytyczne dotyczące tego, które wydatki można zgłosić w celu zmniejszenia zobowiązania podatkowego w publikacji 535 (2021), Wydatki biznesowe. Więcej informacji można znaleźć w pełnej liście publikacji IRS.
Wskazówka dla małych firm: Ograniczenie wydatków biznesowych może pomóc zwiększyć rentowność. Inwestycja w najlepsze usługi płacowe dla małych firm może pomóc obniżyć koszty wynagrodzeń.
Wskazówka eksperta: Rozważ użycie rozwiązań programowych do śledzenia i raportowania wydatków. Dowiedz się, jak działa oprogramowanie do zarządzania wydatkami.
Krótka historia
Aby lepiej to zobrazować, opowiem ci o mojej znajomej Katherine, która prowadzi firmę konsultingową HR ze swojego domu, gdzie jest jedyną pracownicą ujętą na liście płac.
Skuteczne zarządzanie wydatkami od dawna ma kluczowe znaczenie dla utrzymania rentowności małych firm, takich jak firma Katherine. Prowadząc działalność z domu, początkowo skupiała się na śledzeniu oczywistych wydatków, takich jak artykuły biurowe i koszty internetu.
Wkrótce zdała sobie jednak sprawę, że istnieją dodatkowe możliwości maksymalizacji odliczeń.
Po pierwszym spotkaniu z nową księgową zrozumiała, że może zaliczyć część wydatków związanych z domem, takich jak odsetki od kredytu hipotecznego, opłaty za media i podatek od nieruchomości, do wydatków biznesowych.
To całkowicie zmieniło sytuację. Dokładnie obliczyła powierzchnię swojego domowego biura w stosunku do całkowitej powierzchni domu, aby określić procent wydatków podlegających odliczeniu.
Katherine zaczęła również śledzić przebieg podróży służbowych, co wcześniej przeoczyła, a także uwzględniać posiłki związane z działalnością firmy i wydarzenia networkingowe. Początkowo prowadzenie rejestru wszystkich tych rachunków było nieco uciążliwe.
Jednak po tym, jak pokazałem jej kilka rozwiązań do zarządzania wydatkami, ostatecznie znalazła takie, które ułatwiło jej dokładne kategoryzowanie i dokumentowanie wydatków bez konieczności przechowywania ogromnego pliku papierowych rachunków.
To proaktywne podejście do zarządzania wydatkami nie tylko poprawiło zdolność Katherine do śledzenia finansów i zarządzania środkami w czasie rzeczywistym, lecz także znacząco zmniejszyło jej dochód podlegający opodatkowaniu, umożliwiając jej ponowne zainwestowanie większej części środków w rozwój firmy.
Porady dotyczące odliczanych wydatków biznesowych
Przy rozliczaniu wydatków warto pamiętać, że niektóre z nich można odliczyć w całości, inne tylko częściowo, a jeszcze innych nie można odliczyć w tym samym roku, w którym zostały poniesione.
Niektóre wydatki (np. skapitalizowane aktywa przedsiębiorstwa) muszą być odpisywane przez kilka lat z wykorzystaniem amortyzacji (lub umorzenia w przypadku wartości niematerialnych).
Należy również pamiętać, że to, które wydatki podlegają odliczeniu, zależy od struktury przedsiębiorstwa. Oznacza to, że dozwolone odliczenia oraz wymagania dotyczące finansowego systemu raportowania HR będą się różnić w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek osobowych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) oraz korporacji (spółek typu S i C).
Zrozumienie względnych korzyści podatkowych i obciążeń administracyjnych — oraz związanych z nimi kosztów — każdej z tych struktur przedsiębiorstwa może mieć kluczowe znaczenie przy zakładaniu firmy, tak aby zachować równowagę między efektywnością podatkową a dostępnymi zasobami.
Wydatki firmowe niepodlegające odliczeniu
Wydatki firmowe niepodlegające odliczeniu to takie, których nie można odliczyć od podatków przedsiębiorstwa. Wszystko, co dotyczy aktywności osobistych lub wydatków osobistych, jest wydatkiem niepodlegającym odliczeniu. Poniżej wymieniono przykłady takich wydatków.
Przykłady wydatków niepodlegających odliczeniu
- Przewidywane zobowiązania (lub rezerwy na przewidywane zobowiązania)
- Niektóre opłaty prawne (np. poniesione w procesie nabywania aktywów)
- Składki klubowe i opłaty członkowskie (z pewnymi wyjątkami)
- Koszty lub straty związane z wyburzeniem
- Koszty edukacyjne poniesione w celu spełnienia minimalnych wymogów regulacyjnych dotyczących prowadzenia działalności
- Grzywny nakładane przez organy państwowe (np. opłaty za opóźnione złożenie dokumentów)
- Działalność niezgodna z prawem (np. łapówki i nielegalne prowizje)
- Wydatki na lobbing
- Wydatki osobiste (chyba że wydatek jest częściowo związany z celami biznesowymi)
- Darowizny na cele polityczne
Dlaczego należy śledzić wydatki firmowe
Regularne analizowanie przychodów i wydatków firmy (a nie tylko w sezonie podatkowym) przynosi wiele istotnych korzyści:
- Łatwiej jest pamiętać dokładne szczegóły i okoliczności transakcji
- Ryzyko utraty ważnych dowodów, takich jak papierowe paragony, jest mniejsze
- Dokładne dane pozwalają planować przyszłe wydatki i trzymać się budżetu
- Łatwiej jest prognozować rentowność firmy (lub jej brak) i odpowiednio dostosowywać działania
Oprócz zmniejszenia obciążenia administracyjnego w sezonie podatkowym może to również oznaczać szybszą realizację zwrotów kosztów pracownikom, co pomaga budować morale.
Korzystanie z bezpłatnego oprogramowania HR lub oprogramowania do zarządzania wydatkami dla małych firm może pomóc w ścisłym monitorowaniu wydatków związanych z HR bez — cóż — ponoszenia dodatkowych kosztów!
Jak raportować wydatki firmowe
Jasna i przejrzysta polityka zwrotu kosztów zapewnia pracownikom sprawiedliwą rekompensatę za koszty związane z działalnością firmy, a jednocześnie pomaga zachować zgodność z przepisami. Oto jak możesz zrobić to samodzielnie:
Krok 1: Przygotuj rachunek zysków i strat
Wydatki firmowe są wykazywane w rachunku zysków i strat przedsiębiorstwa, który powinien uwzględniać wszystkie przychody i wydatki. Jest to finansowy rachunek zysków i strat (P&L), wykorzystywany do oceny kondycji finansowej firmy. Aby go utworzyć, wystarczy:
- Wybierz okres sprawozdawczy: zazwyczaj roczny, kwartalny lub miesięczny.
- Wygeneruj standardowy raport bilansu próbnego: użyj oprogramowania księgowego, aby wyświetlić saldo końcowe każdego konta w księdze głównej za okres sprawozdawczy.
- Oblicz przychody: oblicz wszystkie środki zarobione za swoje usługi w okresie sprawozdawczym, nawet jeśli nie otrzymałeś jeszcze wszystkich płatności.
Krok 2: Kategoryzacja rachunku zysków i strat
Po przygotowaniu większości rachunku zysków i strat należy zaksięgować wydatki firmy według kategorii. Kategorie te obejmują:
- Koszty bezpośrednie lub koszt własny sprzedaży (COGS) , takie jak koszty pracy, koszty materiałów, koszty utrzymania lokalu firmy, magazynowania itp. Są one odejmowane od całkowitych przychodów firmy w celu określenia dochodu brutto lub zysku brutto.
- Koszty pośrednie , takie jak wydatki ogólne, wydatki marketingowe i wynagrodzenia kadry kierowniczej, są odejmowane od zysku brutto w celu określenia zysku operacyjnego.
- Amortyzacja środków trwałych i amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych służą odpowiednio do rozłożenia w czasie kosztu rzeczowych i niematerialnych aktywów firmy na kilka lat. Do tych aktywów należą nieruchomości, meble, sprzęt, pojazdy itp. (rzeczowe), a także patenty, znaki towarowe, licencje na własność intelektualną, oprogramowanie do zarządzania firmą itp. (niematerialne).
4. Odsetki to ostatni wydatek odejmowany od dochodu firmy.
Krok 3: Wybór metody księgowania
Należy również zdecydować, jaką metodę księgowania stosować podczas raportowania przychodów i wydatków. Dwie podstawowe metody księgowania to metoda kasowa i memoriałowa:
- Metoda kasowa: przychód zostanie wykazany w tym samym roku podatkowym, w którym został otrzymany, a wydatki są zazwyczaj odliczane lub kapitalizowane w tym samym roku podatkowym.
- Metoda memoriałowa: przychód jest zazwyczaj wykazywany w roku podatkowym, w którym został wypracowany, nawet jeśli faktyczna płatność nastąpi dopiero w kolejnym roku. Podobnie wydatki są zasadniczo odliczane lub kapitalizowane w roku podatkowym, w którym zostały poniesione, niezależnie od tego, czy zostały w tym roku opłacone.
Szczegółowe informacje na temat różnych metod księgowania (i okresów) uznawanych przez IRS można znaleźć w tym dokumencie PDF publikacji 583 (zmienionej w styczniu 2022 r.). Aby śledzić najnowsze aktualizacje, dodaj stronę Informacje o publikacji 583 do zakładek jako aktywne źródło informacji.
Jak śledzić wydatki firmy
Chociaż odliczanie wydatków firmy to najlepszy sposób na zmniejszenie zobowiązania podatkowego, niezwykle ważne jest skrupulatne prowadzenie dokumentacji wszystkich transakcji. IRS może zdecydować o przeprowadzeniu kontroli, aby sprawdzić, czy raporty odpowiadają rzeczywiście poniesionym wydatkom.
Oprócz korzystania z oprogramowania do zarządzania wydatkami warto zastosować następujące wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące prawidłowego śledzenia wydatków firmy:
- Oddziel finanse swojej firmy od wydatków osobistych. Posiadanie oddzielnego firmowego rachunku bankowego ułatwia śledzenie wydatków firmy.
- Oblicz proporcję wykorzystania i uwzględnij część dotyczącą działalności gospodarczej, jeśli wydatek jest częściowo związany z działalnością gospodarczą, a częściowo z użytkiem osobistym (np. domowe biuro lub rachunek od operatora telefonii komórkowej).
- Zachowuj wszystkie rachunki i digitalizuj je. Aby zmniejszyć ryzyko ich zgubienia, rób zdjęcia i przechowuj je online. Większość nowoczesnych programów do zarządzania zasobami ludzkimi i księgowości umożliwia zrobienie zdjęcia i przesłanie go bezpośrednio.
- Przechowuj faktury i rachunki w uporządkowany sposób. Najlepiej najpierw sortować je według miesięcy, a następnie według kategorii wydatków. Ułatwia to późniejsze znalezienie szczegółów i dowodów każdej transakcji.
- Prowadź szczegółowe notatki. Nawet jeśli wydaje Ci się, że zapamiętasz wszystkie szczegóły każdej transakcji, rób notatki zawierające datę, kategorię wydatku i jego przeznaczenie, np. spotkanie z klientem, paliwo do samochodu firmowego itp.
- Przeglądaj dokumentację tak często, jak to możliwe. Nawet jeśli korzystasz z oprogramowania, które automatyzuje znaczną część procesu, warto często sprawdzać dokumentację, weryfikować jej poprawność i ponownie przypisywać kategorię elementom oznaczonym nieprawidłowo.
- Stwórz formalny proces śledzenia wydatków i uzgadniania dokumentacji. Określ, które zadania należy wykonywać codziennie lub natychmiast (np. przesyłanie rachunków), co tydzień, co miesiąc, co kwartał, co pół roku i co rok.
- Rozważ zainwestowanie w oprogramowanie do raportowania wydatków. Rejestruje ono wydatki, przechowuje rachunki, automatycznie kategoryzuje transakcje i umożliwia przeglądanie finansów na pulpitach oraz wykresach. Ułatwia również tworzenie raportów.
Więcej informacji na temat śledzenia wydatków firmy znajdziesz w publikacji IRS Publication 583 (01/2021), Rozpoczynanie działalności gospodarczej i prowadzenie dokumentacji.
Idź naprzód i odliczaj (albo nie)
Podsumowując, obliczanie wydatków firmy i odejmowanie ich od przychodów przedsiębiorstwa może pomóc uzyskać pewną ulgę podatkową — są to środki, które można ponownie zainwestować w firmę. Pamiętaj o następujących kwestiach:
- Istnieją dwa rodzaje wydatków firmy: podlegające odliczeniu i niepodlegające odliczeniu
- Wydatki firmy są wykazywane w rachunku zysków i strat
- Regularnie przeglądaj wydatki i utrzymuj wszystko w wyjątkowym porządku
Jeśli ten artykuł okazał się pomocny, zasubskrybuj newsletter People Managing People, aby otrzymywać więcej pogłębionych treści na temat rozwoju organizacji.
