Como elaborar um RFP para serviços globais de processamento salarial

A elaboração de um pedido de proposta para processamento salarial global proporciona às organizações multinacionais uma forma estruturada de comparar fornecedores entre países, entidades jurídicas, moedas e requisitos de conformidade antes de assumirem um contrato de longo prazo.

Um pedido de proposta (RFP) para processamento salarial global descreve onde opera, a quem paga, de que serviços de processamento salarial necessita, como os sistemas devem integrar-se e quem será responsável pelas obrigações de conformidade locais.

É especialmente útil quando está a expandir-se para vários países, a consolidar vários fornecedores de processamento salarial ou a substituir um fornecedor que não consegue suportar o seu modelo operacional global.

Ao contrário de um RFP de processamento salarial padrão, um RFP de processamento salarial global deve levar os fornecedores a explicar como irão processar os salários em cada país, se recorrem a parceiros locais, como são tratados os pagamentos e declarações obrigatórios, como os dados salariais circulam entre sistemas e jurisdições e como a implementação será faseada entre as diferentes localizações.

Isso proporciona aos recursos humanos, às finanças, ao departamento jurídico, às compras e às tecnologias de informação uma base mais consistente para comparar fornecedores de processamento salarial global.

Precisa realmente de um RFP de processamento salarial global?

Um RFP formal faz sentido quando o número de países, partes interessadas e riscos operacionais envolvidos é demasiado complexo para uma demonstração básica e uma tabela de preços.

Permite que cada fornecedor responda aos mesmos requisitos de processamento salarial global e facilita a comparação das diferenças na cobertura de países, na responsabilidade pela conformidade, na implementação e na prestação de serviços.

Os sinais mais claros de que precisa de um são:

• Está a expandir o processamento salarial para vários países ou regiões em simultâneo.
• Está a consolidar vários fornecedores locais ou regionais de processamento salarial numa única solução global de processamento salarial.
• Opera através de várias entidades jurídicas ou utiliza diferentes modelos de força de trabalho em vários países.
• Precisa de uma definição mais clara da responsabilidade pelas declarações fiscais locais, pelos pagamentos obrigatórios e pelas obrigações de conformidade.
• Precisa de relatórios de processamento salarial e integrações consistentes entre o seu sistema de informação de recursos humanos, sistema de gestão empresarial ou sistemas financeiros.
• A sua organização exige um processo formal de compras ou a aprovação de partes interessadas dos recursos humanos, das finanças, do departamento jurídico, das tecnologias de informação e das compras.

Quando um RFP pode ser excessivo

Se a sua decisão relativa ao processamento salarial se limitar a um país, uma entidade ou um serviço estritamente definido, um RFP completo de processamento salarial global poderá criar mais trabalho do que valor.

Um RFP de processamento salarial padrão, um RFP de serviços de processamento salarial ou um pedido de cotação (RFQ) direcionado poderá ser mais adequado quando não precisa de comparar a cobertura de vários países, os modelos de conformidade locais ou as capacidades de implementação global.

RFI vs RFP vs RFQ: qual é a diferença?

Um RFI explora os serviços de processamento salarial global disponíveis, um RFP compara soluções personalizadas e um RFQ solicita preços para requisitos definidos. Nem todas as aquisições exigem um RFP, pelo que escolher o documento certo ajuda a recolher informações relevantes sem criar trabalho desnecessário.

Utilize esta comparação para escolher o documento adequado à fase do seu processo de aquisição de serviços de processamento salarial:

Erros comuns a evitar nos RFP

Os erros comuns nos RFP podem deixar requisitos importantes de processamento salarial por definir ou ocultar custos até ao início da implementação. Podem também produzir propostas difíceis de comparar, atrasando as decisões e aumentando o risco de incumprimento.

Evite estes problemas fornecendo aos fornecedores um contexto, requisitos e instruções de resposta claros:

Contexto ou informações de base insuficientes

Um fornecedor precisa de conhecer o perfil da sua força de trabalho, os países, as entidades, as frequências de pagamento, os tipos de trabalhadores e a configuração atual do processamento salarial. Sem este contexto, as propostas podem basear-se em pressupostos que excluem requisitos locais, integrações ou trabalho de transição. Forneça uma descrição sucinta da atividade, a lista de países, o número de trabalhadores e os objetivos do projeto.

Orçamento em falta ou pouco claro

Um orçamento indefinido pode dar origem a propostas que variam muito em termos de âmbito, modelo de preços e serviços incluídos. Peça aos fornecedores que separem as taxas de implementação, os custos recorrentes, os encargos por trabalhador, as taxas específicas de cada país, os serviços opcionais e o trabalho fora do âmbito. Indique, sempre que possível, o intervalo de orçamento esperado ou os limites de aquisição.

Requisitos vagos ou jargão jurídico

Requisitos pouco claros fazem com que os fornecedores interpretem de forma diferente as obrigações relativas ao processamento salarial, à fiscalidade, à proteção de dados e ao emprego. Isto pode criar lacunas entre aquilo que a sua equipa espera e o que o contrato abrange. Utilize uma linguagem simples, defina os termos técnicos e descreva os resultados exigidos, a cobertura local, as integrações e as responsabilidades pelo serviço.

Nenhum critério de avaliação partilhado

Quando os fornecedores não sabem como irá avaliar as propostas, podem concentrar-se em funcionalidades, modelos de preços ou afirmações sobre o serviço diferentes. A sua equipa tem então de comparar informações inconsistentes e pode atribuir demasiado valor à qualidade da apresentação.

Partilhe critérios ponderados para a cobertura por país, o apoio à conformidade, a implementação, a tecnologia, os níveis de serviço, a segurança e o custo total.

Nenhum formato padrão para as respostas dos fornecedores

Sem um modelo de resposta, cada fornecedor pode organizar os preços, os pressupostos e os detalhes do serviço de forma diferente. Isto torna mais difícil identificar exclusões, comparar a cobertura por país e confirmar se todos os requisitos foram abordados.

Forneça um formato obrigatório com perguntas numeradas, tabelas de preços, marcos da implementação, pressupostos e documentos de suporte.

Reúna a sua equipa do RFP de serviços globais de processamento salarial

Uma equipa multifuncional integra perspetivas operacionais, financeiras, jurídicas e dos trabalhadores no RFP. Este contributo conjunto ajuda a definir requisitos claros e a identificar lacunas antes de os fornecedores apresentarem as suas propostas.

Envolva estas funções e grupos desde o início:

Patrocinador do projeto

O patrocinador do projeto pode ser o seu diretor de pessoas, diretor financeiro ou responsável pelas operações de RH. Define os objetivos do projeto, resolve decisões importantes, assegura o apoio interno e confirma que a recomendação final está alinhada com as prioridades da organização.

Especialistas funcionais

Inclua gestores de processamento salarial, especialistas em operações de RH, responsáveis pelo controlo financeiro, consultores jurídicos, responsáveis pela conformidade e especialistas em segurança informática. Estes profissionais definem os requisitos de processamento salarial específicos de cada país, os controlos de dados, as integrações, as necessidades de elaboração de relatórios e as expectativas de conformidade.

Responsáveis pelas compras ou pela redação do RFP

Este grupo pode incluir gestores de compras, especialistas em aprovisionamento, gestores de contratos ou membros da equipa de RH com experiência na seleção de fornecedores. Estruturam o RFP, uniformizam as perguntas aos fornecedores, gerem os prazos, coordenam as comunicações e supervisionam uma avaliação justa das propostas.

Utilizadores finais e partes interessadas

Inclua administradores de processamento salarial, parceiros de negócio de RH, analistas financeiros, trabalhadores e gestores que dependem das informações salariais. Podem descrever os fluxos de trabalho diários, as necessidades de elaboração de relatórios, as expectativas relativamente ao apoio aos trabalhadores e as preocupações de utilização que os requisitos técnicos podem não abranger.

Defina os requisitos indispensáveis & os objetivos

Defina o que a sua nova solução de processamento salarial tem obrigatoriamente de fazer antes de pedir propostas aos fornecedores. Problemas, objetivos e condições inegociáveis claros ajudam os fornecedores a responder às mesmas expectativas e revelam onde as propostas diferem.

Aborde estas áreas ao definir os seus requisitos:

• Problemas atuais: Descreva problemas específicos do seu processo atual de processamento salarial, como a introdução manual repetida de dados, a entrega tardia de declarações nacionais ou a elaboração limitada de relatórios. Explique com que frequência ocorre cada problema e quais as equipas ou grupos de trabalhadores afetados.

• Melhorias e resultados: Indique as mudanças que espera, como menos correções salariais, ciclos de aprovação mais rápidos ou um desempenho consistente relativamente às datas de pagamento em todos os países. Defina resultados mensuráveis, como a redução de pagamentos fora do ciclo ou a conclusão dos relatórios salariais dentro de um prazo definido.

• Necessidades funcionais, técnicas e de conformidade: Defina as capacidades de gestão salarial de que necessita nos vários países, incluindo cálculos locais, entrega de declarações legais, registos de auditoria, acesso baseado em funções e controlos de segurança dos dados. Especifique as integrações necessárias com os seus sistemas HRIS, ERP e financeiros, juntamente com as expectativas relativamente à proteção de dados, à conservação de registos e à conformidade específica de cada país.

• Utilizadores e fluxos de trabalho: Identifique todas as pessoas que irão interagir com a solução de processamento salarial global, incluindo administradores de processamento salarial, equipas de RH, responsáveis pela revisão financeira, gestores e trabalhadores em diferentes países. Documente fluxos de trabalho como a configuração de novas contratações, as aprovações salariais, os pagamentos fora do ciclo, o acesso dos trabalhadores aos recibos de vencimento e os relatórios consolidados entre entidades.

• Preferências de implementação: Explique se necessita de processamento salarial global gerido, software de processamento salarial, prestadores locais, serviços de empregador formal (EOR) ou uma combinação de modelos. Inclua as expectativas relativamente ao lançamento faseado por país, às migrações de prestadores de processamento salarial existentes, aos testes de processamento salarial paralelo e ao suporte durante o primeiro processamento salarial em produção em cada mercado.

Redigir o pedido de proposta de serviços de processamento salarial global

Depois de definir os seus objetivos, as partes interessadas, o perfil da sua força de trabalho e os critérios de avaliação, pode transformar essa preparação num pedido de proposta (RFP) direcionado.

Um documento bem organizado fornece aos prestadores as mesmas informações, torna visíveis as exclusões de serviços e os custos e cria uma base justa para comparar propostas. Inclua as seguintes secções no seu RFP:

1. Resumo executivo

Explique por que motivo procura serviços de processamento salarial global e o que a sua organização necessita do projeto. Inclua a dimensão da sua força de trabalho, os países onde opera, os tipos de trabalhadores e as datas previstas de lançamento. Por exemplo, indique que está a substituir prestadores separados em cada país por uma plataforma que suporte 2 500 trabalhadores em 12 países.

2. Âmbito do trabalho

Descreva todos os serviços que o prestador deverá fornecer, incluindo cálculos salariais, entrega de declarações fiscais, pagamentos, relatórios e apoio aos trabalhadores. Identifique as responsabilidades específicas de cada país, as frequências de pagamento, as categorias de trabalhadores e as integrações necessárias.

Indique se espera processamento salarial gerido, acesso a software, prestadores locais ou uma combinação de serviços.

3. Requisitos técnicos

Enumere os sistemas e as capacidades técnicas que o seu serviço de processamento salarial deve suportar. Inclua integrações com HRIS e sistemas contabilísticos, importações de dados, fluxos de aprovação, relatórios, acesso baseado em funções, registos de auditoria e autosserviço dos trabalhadores. Forneça detalhes práticos, como exigir uma ligação API ao seu HRIS e ficheiros salariais mensais para a área financeira.

4. Qualificações do prestador

Peça aos prestadores que descrevam a sua experiência no apoio a organizações semelhantes à sua em dimensão, setor e alcance geográfico.

Solicite referências de clientes, o número de anos de prestação de serviços de processamento salarial global, a cobertura por país e informações sobre as respetivas equipas locais de processamento salarial. Peça exemplos de implementações bem-sucedidas que envolvam volumes de trabalhadores comparáveis ou estruturas salariais complexas.

5. Necessidades de segurança e conformidade

Defina as suas expectativas relativamente à proteção de dados, aos controlos de acesso, à encriptação, à conservação de dados, à resposta a incidentes e à conformidade regulamentar. Peça aos prestadores que forneçam certificações relevantes, relatórios de auditoria, subprocessadores e locais de alojamento de dados.

Se a sua organização tratar dados pessoais sujeitos ao RGPD, exija informações claras sobre as responsabilidades ao abrigo do RGPD e as transferências internacionais de dados.

6. Expectativas de implementação e formação

Descreva o calendário de implementação preferido, a abordagem à migração, os requisitos de teste e as responsabilidades internas. Exija um plano detalhado que abranja a validação de dados, os processamentos salariais paralelos, os lançamentos por país, a resolução de problemas e o suporte durante o primeiro processamento salarial.

Especifique quem necessita de formação, como os administradores de processamento salarial, os responsáveis pela revisão financeira, os gestores e os trabalhadores.

7. Preços e licenciamento

Forneça dados sobre a força de trabalho que permitam aos prestadores definir preços para os mesmos requisitos, incluindo países, número de trabalhadores, frequências de pagamento e tipos de trabalhadores. Exija custos separados para a implementação, os serviços recorrentes, as taxas por trabalhador, os encargos por país, as integrações, o suporte e as funcionalidades opcionais.

Peça aos fornecedores que identifiquem pressupostos e encargos fora do âmbito, tais como processamentos salariais especiais ou a migração de dados históricos.

8. Termos do contrato

Indique as suas expectativas relativamente à duração do contrato, às regras de renovação, aos níveis de serviço, à responsabilidade, aos seguros, à rescisão e à propriedade dos dados. Peça aos fornecedores que expliquem os créditos de serviço, os aumentos de preços, o apoio à transição e a assistência quando os serviços terminarem. Inclua requisitos mensuráveis, tais como prazos para o envio dos salários, tempos de resposta e procedimentos de correção.

9. Instruções para a apresentação

Indique aos fornecedores exatamente como e quando devem apresentar as suas propostas. Inclua o formato da resposta, o prazo para envio de perguntas, a data-limite para apresentação das propostas, o calendário das apresentações, os requisitos relativos aos ficheiros e o contacto do departamento de compras.

Exija que os fornecedores respondam a cada pergunta numerada, preencham o modelo de preços, divulguem as exceções e distingam os pressupostos dos compromissos confirmados.

Defina os seus critérios de avaliação

Defina os critérios de avaliação antes de os fornecedores apresentarem as propostas, para que a sua equipa compare os mesmos requisitos de forma consistente. Critérios claros também impedem que uma apresentação apelativa ou uma proposta inicial de baixo custo se sobreponha a lacunas de conformidade e exclusões de serviço.

Comece por escolher as suas prioridades, atribuir ponderações e chegar a acordo sobre a forma como os avaliadores irão pontuar as propostas:

O que é mais importante?

Escolha entre três e cinco categorias ponderadas que apoiem diretamente os objetivos e as prioridades do seu projeto. Por exemplo, uma empresa que esteja a entrar em vários países poderá atribuir mais peso à cobertura geográfica e ao apoio à conformidade do que às funcionalidades de autosserviço dos trabalhadores. Considere estas categorias comuns e selecione apenas as que são mais importantes:

• Cobertura geográfica
• Apoio à conformidade
• Plano de implementação
• Níveis de serviço
• Tecnologia e integrações
• Segurança e privacidade
• Custo total
• Experiência do fornecedor
• Apoio aos trabalhadores

Utilize uma matriz de pontuação

Atribua a cada categoria uma ponderação percentual, assegurando que o total de todas as ponderações é 100%. Por exemplo, poderá atribuir 30% ao apoio à conformidade, 25% à cobertura geográfica, 20% à implementação, 15% à tecnologia e 10% ao custo total. Ajuste estas percentagens de modo a refletirem as suas prioridades internas e, em seguida, pontue cada critério utilizando uma escala consistente de 1–5 ou 1–10.

Clarifique o seu processo de pontuação

Decida quem irá pontuar as propostas, por exemplo, representantes das áreas de processamento salarial, recursos humanos, finanças, compras, tecnologias da informação e jurídica. Forneça a cada avaliador a mesma grelha de avaliação, definições, secções das propostas e instruções para registar as evidências subjacentes a cada pontuação.

Agende uma reunião de calibração antes do início da pontuação, para que os avaliadores interpretem as classificações de forma consistente, especialmente no caso de critérios como a qualidade do serviço e o risco de implementação.

Emita o RFP para serviços globais de processamento salarial

Distribua o seu RFP para serviços globais de processamento salarial através de um processo controlado, para que todos os fornecedores recebam as mesmas informações e os mesmos prazos. Um plano de distribuição claro também proporciona à sua equipa um registo exato das perguntas dos fornecedores, das propostas apresentadas e das ações de acompanhamento. Siga estes passos para emitir o RFP de forma justa e manter as respostas organizadas:

Escolha o método de distribuição adequado

Envie o RFP através de um sistema centralizado de compras, de um portal seguro ou de um processo de correio eletrónico controlado. Um sistema centralizado permite à sua equipa acompanhar quais os fornecedores que receberam o documento, enviaram perguntas e carregaram propostas.

Se utilizar o correio eletrónico, mantenha uma lista de contactos dos fornecedores ou crie uma caixa de entrada baseada em funções, como payrollrfp@yourcompany.com, em vez de depender do endereço de um único trabalhador.

Defina expectativas claras relativamente ao calendário

Publique o calendário completo no RFP e aplique as mesmas datas a todos os fornecedores participantes. Reserve tempo suficiente para que os fornecedores confirmem a cobertura geográfica, consultem as equipas locais de processamento salarial e preparem os pressupostos de preços. Um calendário normal poderá ser semelhante ao seguinte:

• Data de lançamento do RFP: Envie o documento final, o modelo de preços, os requisitos e as instruções de submissão.
• Período de perguntas e respostas dos fornecedores: Aceite perguntas por escrito durante um período definido e, em seguida, partilhe as respostas relevantes com todos os fornecedores.
• Prazo final para submissão: Defina a data, a hora, o fuso horário e o local de entrega exatos para as propostas concluídas.
• Período de avaliação e seleção: Explique quando a sua equipa irá analisar as propostas, realizar apresentações, selecionar um fornecedor preferencial e notificar os participantes.

Definir os requisitos de submissão

Indique aos fornecedores quais os formatos de ficheiro aceites, como PDF para a proposta e formato de folha de cálculo para as tabelas de preços. Especifique se devem submeter os documentos através de um portal de aprovisionamento, de um serviço seguro de transferência de ficheiros ou de um endereço de e-mail designado, e exija os seus modelos ou formulários, quando aplicável.

Indique se as submissões tardias serão rejeitadas, aceites apenas mediante aprovação por escrito ou consideradas ao critério da sua equipa. Peça aos fornecedores que identifiquem claramente os ficheiros e que separem os compromissos confirmados, os pressupostos, as exceções e os serviços opcionais.

Avaliar e criar uma lista restrita das respostas dos fornecedores

Avalie as propostas com base nos mesmos requisitos, evidências e pressupostos de preços. Um processo de análise consistente ajuda a sua equipa a distinguir as capacidades confirmadas das alegações comerciais, exclusões e riscos de implementação. Utilize estas etapas para comparar as respostas e criar uma lista restrita sólida:

• Normalizar a análise das propostas: Organize todas as respostas sob os mesmos títulos, como cobertura por país, âmbito dos serviços de processamento salarial, integrações, segurança, implementação, suporte e preços. Registe os pressupostos e as exceções de cada fornecedor junto do requisito relevante, para que os serviços em falta não desapareçam em documentos extensos.

• Aplicar uma matriz de pontuação: Atribua uma pontuação a cada proposta com base em critérios ponderados acordados antes do início da avaliação. Por exemplo, atribua maior peso ao apoio à conformidade e à cobertura por país quando entrar em vários mercados novos e exija que os avaliadores indiquem evidências da proposta para cada pontuação.

• Agendar demonstrações práticas: Peça aos fornecedores incluídos na lista restrita que demonstrem fluxos de trabalho correspondentes à sua operação, como importar novas contratações, aprovar o processamento salarial, processar um pagamento extraordinário e produzir relatórios financeiros. Inclua administradores de processamento salarial, recursos humanos, finanças e tecnologias de informação, para que cada grupo possa testar as funcionalidades relevantes.

• Verificar referências de clientes: Fale com clientes que tenham volumes semelhantes de trabalhadores, países, frequências de pagamento e tipos de trabalhadores. Pergunte como o fornecedor lidou com prazos não cumpridos, correções salariais, lançamentos em novos países, escalamentos para o suporte e alterações aos requisitos locais.

• Esclarecer respostas pouco claras: Envie perguntas por escrito sobre termos vagos, cobertura incompleta de países, responsabilidades de serviço pouco claras ou encargos assinalados como opcionais. Peça aos fornecedores que confirmem se itens como declarações fiscais, apoio aos trabalhadores, migração de dados históricos e processamentos salariais especiais estão incluídos no preço proposto.

Selecionar e notificar os fornecedores

Selecione o fornecedor que melhor se adequa globalmente, não simplesmente aquele que apresenta a proposta inicial mais baixa. Confirme a cobertura por país, a responsabilidade pela conformidade, a preparação para a implementação, os níveis de serviço, o custo total e os pressupostos não resolvidos antes de anunciar a sua decisão. Conclua estas etapas finais para passar da análise das propostas à assinatura do contrato:

Notificar os fornecedores selecionados e não selecionados

Contacte prontamente todos os fornecedores após a sua decisão, utilizando mensagens claras e respeitadoras. Informe o fornecedor selecionado sobre os próximos passos e forneça aos fornecedores não selecionados breves comentários, como uma cobertura de países mais limitada ou custos de implementação mais elevados, quando as suas regras de aprovisionamento o permitirem.

Uma comunicação atempada protege as relações com os fornecedores e evita a incerteza enquanto prosseguem as aprovações internas.

Preparar as negociações finais

Negocie os elementos que possam alterar a entrega, o risco ou o custo total antes da assinatura. Analise as taxas de implementação, os encargos por trabalhador, os aumentos anuais, os serviços específicos de cada país, os níveis de serviço, os procedimentos de correção salarial, a responsabilidade, as transferências de dados, a assistência na cessação do contrato e o suporte para processamentos salariais especiais.

Por exemplo, confirme se a migração de dados históricos e o suporte ao primeiro processamento salarial estão incluídos ou têm um preço separado.

Garantir o alinhamento interno antes da assinatura

Obtenha a aprovação das partes interessadas responsáveis pelo orçamento, pelas operações de processamento salarial, pela segurança, pelo risco jurídico e pela política de aprovisionamento.

A sua equipa financeira deve confirmar o modelo de custo total, a equipa de tecnologias de informação deve aprovar as integrações e os controlos de dados e a equipa jurídica deve analisar os termos relativos à responsabilidade, privacidade, renovação e cessação. Registe estas aprovações e resolva as exceções em aberto antes de alguém assinar.

Principais serviços globais de processamento de salários a considerar

Utilize esta lista como ponto de partida para uma pesquisa factual sobre fornecedores e, em seguida, avalie cada opção tendo em conta os seus países, o perfil da sua força de trabalho e os requisitos do RFP:

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Está pronto para escolher um fornecedor global de processamento de salários

Assim que o seu RFP estiver concluído, o passo seguinte é escolher o parceiro certo a longo prazo. O nosso guia sobre como escolher um fornecedor global de processamento de salários apresenta-lhe as principais considerações, desde a conformidade e as integrações até à criação de um caso de negócio e à negociação de um contrato.