A partilha flexível de secretárias é uma configuração de escritório flexível em que os colaboradores não têm secretárias atribuídas; em vez disso, escolhem entre as estações de trabalho disponíveis quando chegam. Este modelo apoia o trabalho híbrido e remoto, permitindo às empresas maximizar a utilização do espaço e reduzir os custos imobiliários.
Neste artigo, explicaremos exatamente como funciona a partilha flexível de secretárias, qual é a origem da ideia, as suas vantagens e desvantagens, como se compara com modelos semelhantes, como a reserva de secretárias e os lugares livres, e como implementá-la com sucesso na sua organização.
Se está a explorar formas de tornar o trabalho híbrido sustentável e económico, este guia ajudá-lo-á a avaliar se a partilha flexível de secretárias é a solução certa para a sua equipa.
O que é a partilha flexível de secretárias?
A partilha flexível de secretárias é um modelo de espaço de trabalho flexível em que os colaboradores utilizam secretárias disponíveis por ordem de chegada, em vez de terem lugares permanentemente atribuídos. Também conhecida como partilha de secretárias ou trabalho flexível, esta abordagem apoia o local de trabalho híbrido ao reduzir o espaço de escritório não utilizado e incentivar a colaboração entre equipas.
A partilha flexível de secretárias moderna recorre frequentemente a ferramentas de reserva de secretárias ou a software de gestão do espaço de escritório para acompanhar a disponibilidade, analisar a utilização do espaço de trabalho e criar uma experiência simples para os colaboradores. Ao otimizar a utilização do espaço de escritório, a partilha flexível de secretárias ajuda as empresas a reduzir os custos imobiliários, adaptando-se simultaneamente a horários de trabalho mais flexíveis.
À medida que mais organizações adotam horários de trabalho híbridos, muitas estão a reduzir a dimensão dos escritórios e a abandonar as secretárias permanentes em favor da partilha flexível de secretárias. A partilha flexível de secretárias, assim como outras plataformas mais avançadas de gestão do espaço de escritório, pode simplificar significativamente este processo.
Existem diferentes modelos de partilha flexível de secretárias?
Sim! A partilha flexível de secretárias pode assumir várias formas, dependendo do nível de estrutura ou flexibilidade pretendido pela sua organização. Alguns modelos permitem lugares completamente livres, enquanto outros incorporam sistemas de reserva de secretárias ou zonas designadas para apoiar equipas ou estilos de trabalho específicos.
Para o ajudar a encontrar a opção mais adequada às suas necessidades, expliquei abaixo cada tipo de partilha flexível de secretárias com mais detalhe.
Agora, tenham paciência comigo, porque a terminologia está prestes a tornar-se um pouco confusa...
Partilha flexível de secretárias vs. lugares livres
Embora partilha flexível de secretárias e lugares livres sejam por vezes utilizados como sinónimos, existe uma diferença subtil.
A partilha flexível de secretárias refere-se normalmente a um sistema de ordem de chegada, em que os colaboradores ocupam qualquer secretária disponível quando chegam. No entanto, muitas empresas utilizam atualmente software de reserva de secretárias partilhadas (estão disponíveis opções gratuitas e pagas) para tornar o processo mais estruturado, permitindo aos utilizadores consultar e reservar secretárias em tempo real.
Os lugares livres também eliminam os lugares atribuídos, mas normalmente integram dados de ocupação em tempo real recolhidos através de sensores de secretária com tecnologia IoT e plataformas de gestão do espaço de trabalho. Esta abordagem orientada pela tecnologia proporciona aos colaboradores maior visibilidade e controlo sobre o local onde se sentam e pode ajudar as equipas de gestão das instalações a acompanhar as tendências de utilização.
Ambos os modelos procuram eliminar hierarquias, promover a colaboração espontânea e reforçar a cultura de trabalho híbrida, incentivando a comunicação entre áreas funcionais e a responsabilidade partilhada pelo espaço de escritório.
Partilha flexível de secretárias vs. reserva de secretárias
A principal diferença entre a partilha flexível de secretárias e a reserva de secretárias no escritório reside na forma como as secretárias são atribuídas.
- Na partilha flexível de secretárias, as secretárias são ocupadas por ordem de chegada.
- Na reserva de secretárias no escritório, os colaboradores reservam uma secretária antecipadamente, tal como reservariam um quarto de hotel.
Ambos os modelos eliminam as secretárias atribuídas permanentemente e dependem da disponibilidade em tempo real, mas a reserva de secretárias oferece maior previsibilidade—especialmente para equipas que precisam de coordenar horários ou garantir o acesso a recursos específicos.
À medida que os horários híbridos se tornam mais complexos, muitas organizações combinam elementos de ambos os modelos utilizando software de reserva de secretárias para apoiar a autonomia dos colaboradores, mantendo simultaneamente a estrutura e a responsabilização.
A filosofia por detrás da partilha flexível de secretárias
A partilha flexível de secretárias não é apenas uma estratégia de ocupação—é também uma mentalidade.
Ao eliminar a posse permanente das secretárias, a partilha flexível de secretárias incentiva a responsabilização, a limpeza e a responsabilidade partilhada. É mais provável que os colaboradores arrumem o seu espaço de trabalho no final do dia, sabendo que será utilizado por outra pessoa no dia seguinte.
Num local de trabalho pós-pandemia, esta cultura de responsabilidade partilhada é fundamental para manter a higiene e a confiança. Os escritórios que apoiam o trabalho em secretárias partilhadas disponibilizam frequentemente estações de higienização, políticas de secretária limpa e ferramentas de reserva sem contacto para ajudar os colaboradores a sentirem-se seguros e capacitados.
Pense nisto como um sistema de reserva de salas de reunião, mas para todo o escritório — recursos partilhados, geridos de forma eficiente e utilizados por todos.
A história por detrás do termo
As origens do termo remontam a uma expressão da Marinha. Em qualquer momento, num navio, alguém tem de estar a trabalhar. Para utilizar o espaço de forma mais eficiente, os alojamentos são partilhados, com os marinheiros a alternarem a utilização de um beliche quando um deles iniciava o serviço e o turno do outro terminava. A isto chamava-se \u0022partilha alternada de beliches\u0022, uma vez que os beliches permaneceriam sempre quentes devido à última pessoa que os utilizou.
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As vantagens e desvantagens do trabalho em secretárias partilhadas
Vantagens do trabalho em secretárias partilhadas
As organizações optam por implementar o trabalho em secretárias partilhadas por vários motivos:
Utilização otimizada do espaço
O trabalho em secretárias partilhadas permite uma utilização mais eficiente do espaço de escritório, através da partilha das secretárias entre os colaboradores. Isto aplica-se especialmente a equipas de trabalho híbridas, nas quais os colaboradores estão no escritório de forma ocasional.
Redução de custos
Ao reduzir a necessidade de postos de trabalho individuais, o trabalho em secretárias partilhadas pode levar à redução dos custos imobiliários das empresas.
Um modelo de dados interessante sobre quanto poderá conseguir poupar utilizando vários tipos de conceção de escritórios encontra-se no relatório da CBRE sobre a matemática por detrás do local de trabalho híbrido, que estima que as empresas que adotem um modelo híbrido e repensem os seus espaços terão uma poupança de espaço entre 10%-50%.
Flexibilidade e autonomia
Os colaboradores têm liberdade para escolher o seu espaço de trabalho com base nas suas necessidades e preferências, promovendo a flexibilidade e a autonomia. Não é necessário fazer uma reserva antecipada, o que significa que podem ser flexíveis no seu planeamento.
Maior colaboração
Ao contrário de uma organização de secretárias por áreas, na qual os lugares atribuídos são eliminados, mas as equipas específicas são agrupadas para que as pessoas da mesma função empresarial continuem a partilhar um espaço, o trabalho em secretárias partilhadas incentiva a interação entre colaboradores de diferentes equipas e departamentos, promovendo a colaboração e a partilha de conhecimentos.
Maior criatividade e produtividade
A variação dos ambientes de trabalho pode estimular a criatividade e a produtividade dos colaboradores. No entanto, o trabalho em secretárias partilhadas continua a colocar os colaboradores em determinadas áreas, enquanto algo como o trabalho baseado em atividades leva os colaboradores a encontrar o ambiente adequado para o trabalho que estão a realizar em cada momento.
"O que importa no design baseado em atividades é que tudo gira em torno da escolha e da liberdade", afirmou Rebecca Swanner, líder de design de locais de trabalho na HED, num episódio recente do podcast People Managing People. "Dar liberdade às pessoas, quer seja a liberdade de escolher os dias em que vêm, a frequência com que vêm ou os espaços do escritório que utilizam quando estão presentes, é realmente um benefício gratuito que se pode oferecer e que as pessoas valorizam muito."
"Há muito poder em dar a alguém a opção, ou o poder, de decidir como pode fazer o seu melhor trabalho. Por isso, o design baseado em atividades consiste realmente em garantir que o seu espaço não é concebido tendo apenas um tipo de área de trabalho."
Ouça o episódio completo enquanto lê:
Promoção da sustentabilidade
A partilha de secretárias promove uma abordagem mais sustentável ao design do escritório e à alocação de recursos, reduzindo assim a pegada de carbono da organização e, pelo menos, aproximando-a do cumprimento de alguns dos objetivos ESG que são frequentemente prometidos, mas acabam por não ser cumpridos.
Possibilidade de combinar filosofias de utilização dos lugares
Como funciona por ordem de chegada, a partilha de secretárias pode ser combinada com outras filosofias de gestão do espaço de escritório, como os espaços de trabalho ágeis, que disponibilizam uma variedade de espaços partilhados multifuncionais e permitem que os funcionários se desloquem livremente pelo escritório.
Potenciais desvantagens da partilha de secretárias
Embora a partilha de secretárias tenha inúmeras vantagens, é sempre sensato considerar as potenciais desvantagens de uma abordagem deste tipo. Eis algumas que deve ter em mente.
- Dificuldade em encontrar espaço disponível: Durante as horas de maior afluência, os trabalhadores podem ter dificuldade em encontrar secretárias disponíveis, o que provoca frustração e diminui a produtividade.
- Perda de coesão da equipa: A constante mudança de espaços de trabalho pode prejudicar a coesão e a comunicação da equipa, uma vez que os funcionários podem nem sempre estar próximos dos seus colegas de equipa.
- Preocupações de higiene: As secretárias partilhadas podem aumentar o risco de propagação de germes e doenças se os protocolos de limpeza adequados não forem seguidos de forma consistente.
- Riscos de segurança: A partilha de secretárias pode representar riscos de segurança se forem deixadas informações confidenciais expostas em secretárias partilhadas ou se pessoas não autorizadas obtiverem acesso a áreas sensíveis.
- Gestão dos objetos pessoais: Antigamente, chegava ao trabalho, guardava os seus objetos pessoais na secretária e seguia com o seu dia. Com a partilha de secretárias, é pouco provável que os funcionários possam fazer o mesmo, sendo necessário disponibilizar algum tipo de sistema de cacifos ou armazenamento.
- Potencial para distrações: Trabalhar num ambiente aberto e partilhado pode provocar mais distrações, afetando a concentração e o foco. Certifique-se de que existem zonas silenciosas disponíveis para reserva, de modo a atenuar estas preocupações.
Como implementar a partilha de secretárias na sua organização
A transição para um modelo de partilha de secretárias exige um planeamento cuidadoso do espaço de escritório e uma boa comunicação. Eis alguns passos a seguir:
- Avalie e analise a utilização atual do espaço do seu escritório para identificar áreas onde a partilha de secretárias possa ser implementada.
- Disponibilize formação e apoio aos funcionários sobre como utilizar a nova organização do espaço de trabalho e as ferramentas de tecnologia de escritório disponíveis.
- Comunique as razões que estão na origem da mudança e as vantagens que os funcionários podem esperar da partilha de secretárias.
- Considere implementar novas tecnologias de escritório, como um sistema de reserva de secretárias ou um software de gestão do escritório, para permitir que os trabalhadores verifiquem a disponibilidade e reservem espaços de trabalho antecipadamente. Estes sistemas podem incluir uma aplicação móvel que disponibiliza mapas de lugares em tempo real, permitindo aos funcionários encontrar espaço e mantendo elevada a utilização das secretárias.
- Recolha regularmente o feedback dos funcionários e faça ajustes para responder a quaisquer preocupações ou desafios que surjam.
Superar os desafios da implementação da partilha de secretárias
A implementação da partilha de secretárias pode apresentar alguns desafios, mas, com um planeamento cuidadoso e soluções estratégicas, estes podem ser geridos de forma eficaz. Alguns exemplos incluem:
Resistência à mudança
Inicialmente, os funcionários podem resistir à mudança devido a preocupações relacionadas com a perda do seu espaço pessoal. Uma comunicação regular, a formação e a abordagem aberta das suas preocupações podem ajudar a atenuar esta resistência. Explicar as vantagens, como o aumento da flexibilidade e da colaboração, pode facilitar a transição.
Além disso, disponibilizar opções de personalização, como cacifos para os objetos pessoais, pode ajudar os funcionários a sentirem-se mais confortáveis com a nova configuração.
Garantir a equidade e a disponibilidade
Estabelecer orientações e políticas claras garantirá uma atribuição justa das secretárias e impedirá que os funcionários monopolizem os espaços de trabalho mais desejáveis.
A implementação de um sistema de reserva de secretárias pode ajudar a gerir a disponibilidade, permitindo que os funcionários reservem secretárias antecipadamente e reduzindo a frustração causada pela competição por espaços.
Estes sistemas incluem frequentemente atualizações em tempo real sobre a disponibilidade das secretárias, tornando o processo mais transparente e eficiente e eliminando muitas reclamações dos RH ou pedidos de assistência.
Monitorização e gestão dos níveis de ruído
Os ambientes de escritório abertos podem conduzir a níveis de ruído mais elevados, o que pode distrair os colaboradores e afetar a produtividade.
A introdução de zonas tranquilas designadas, cabinas insonorizadas ou a disponibilização de auscultadores com cancelamento de ruído pode ajudar os colaboradores a concentrarem-se.
Além disso, estabelecer orientações claras de etiqueta relativamente aos níveis de ruído nas áreas comuns pode manter um equilíbrio entre a colaboração e os espaços de trabalho tranquilos.
Medição do sucesso
Uma das principais ferramentas para superar os desafios da partilha de secretárias é a análise de dados, que pode ajudar a otimizar a disposição do escritório e garantir que as secretárias são utilizadas de forma eficiente. Métricas como os dados de presença, a utilização do espaço e as taxas de ocupação fornecem informações valiosas sobre a frequência de utilização das secretárias, as áreas mais populares e o grau em que o espaço está a servir a força de trabalho.
- Dados de presença: Registam quando os colaboradores estão fisicamente no escritório, permitindo às empresas identificar os períodos de maior utilização e tomar decisões baseadas em dados sobre a disponibilidade das secretárias e as necessidades de capacidade.
- Utilização do espaço: Ao medir a frequência de utilização das estações de trabalho, salas de reunião e áreas comuns, as empresas podem otimizar a sua disposição, reduzindo potencialmente os espaços não utilizados e reafectando recursos às áreas que registam maior procura.
- Ocupação: A monitorização dos níveis de ocupação ajuda a manter o equilíbrio nos espaços partilhados, garantindo que nenhuma área fica demasiado cheia enquanto outras permanecem subutilizadas. Esta informação pode orientar as decisões sobre onde colocar zonas tranquilas ou espaços colaborativos, com base na movimentação efetiva dos colaboradores e na utilização das secretárias.
Orientações para uma boa etiqueta na partilha de secretárias
Para garantir um ambiente harmonioso e produtivo de partilha de secretárias, cabe-lhe, enquanto responsável de RH, estabelecer orientações claras de etiqueta.
Estas orientações ajudam a promover o respeito e a manter um espaço de trabalho eficiente e confortável para todos. Os principais princípios de etiqueta incluem:
- Respeitar o espaço pessoal e os pertences: Embora as secretárias sejam partilhadas, é importante respeitar o espaço pessoal dos colegas. Evite invadir as estações de trabalho de outras pessoas ou utilizar os seus objetos pessoais sem autorização.
- Limpar depois de utilizar: Deixe sempre o espaço de trabalho arrumado e pronto para o utilizador seguinte. Limpe as superfícies, devolva o equipamento partilhado ao seu lugar e retire qualquer desarrumação pessoal ou relacionada com o trabalho. Uma secretária limpa garante uma experiência agradável para a pessoa seguinte e promove a higiene geral no local de trabalho.
- Manter um nível de ruído adequado: Tenha atenção ao ruído, especialmente em escritórios de plano aberto. Mantenha as conversas a um volume razoável, utilize auscultadores para ouvir áudio e desloque-se para as áreas designadas para chamadas telefónicas ou discussões de grupo. Isto ajuda a manter um ambiente concentrado e tranquilo para todos.
- Ter em consideração as preferências e necessidades dos outros: A partilha de secretárias exige consideração pelos colegas com diferentes estilos de trabalho. Respeite as preferências por ambientes tranquilos e acomode os membros da equipa que possam precisar de ferramentas ou configurações específicas para as suas tarefas.
- Dicas para personalizar o local de trabalho: Embora a partilha de secretárias possa limitar a personalização da secretária a longo prazo, os colaboradores podem ainda assim dar um toque pessoal ao seu espaço de trabalho durante o dia. Incentive os trabalhadores a trazerem pequenos objetos, como a sua caneca preferida, um caderno ou até uma pequena planta, para acrescentar uma sensação de familiaridade.
- Aproveitar ao máximo os espaços comuns: Os quadros de avisos partilhados podem ser um excelente espaço para os membros da equipa afixarem citações inspiradoras, atualizações ou fotografias divertidas, ajudando a criar um ambiente de escritório mais envolvente e personalizado.
Criar os escritórios do futuro
A transição para o trabalho remoto e híbrido levou muitas organizações a reduzir o espaço de escritório e a redesenhar os seus locais de trabalho inteligentes para utilizarem melhor o espaço e, esperemos, promoverem uma maior colaboração, acomodando simultaneamente atividades específicas.
A partilha de secretárias continuará a desempenhar um papel importante ao otimizar a utilização do espaço de escritório e promover uma cultura de flexibilidade e trabalho em equipa.
Se ainda não está a procurar uma solução de gestão do espaço, esta é uma boa altura para começar. Estas ferramentas permitirão que as suas pessoas façam do trabalho híbrido o modelo que 71% dos empregadores dos EUA esperavam que pudesse ser quando o adotaram.
As funcionalidades de planeamento de cenários também permitem às organizações experimentar diferentes disposições do espaço de trabalho, garantindo que os projetos dos escritórios são adaptáveis e podem evoluir à medida que os padrões de trabalho mudam.
O escritório do futuro depende deste tipo de tecnologia para manter a eficiência e responder às necessidades de uma força de trabalho dinâmica.
Para mais informações, consulte o nosso podcast sobre Espaços de escritório dinâmicos para uma força de trabalho moderna.
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