Os sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS) são utilizados por muitas organizações para ajudar a encontrar novos colaboradores e a gerir o seu progresso ao longo do processo de recrutamento.
Se é responsável pelo recrutamento numa organização ou trabalha como consultor externo, sem dúvida que já ouviu falar de sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS). Mas, já que está aqui, talvez não tenha a certeza absoluta de como funcionam.
Neste artigo, vamos explicar-lhe como funcionam os sistemas de acompanhamento de candidatos e como podem ajudá-lo em cada etapa do processo de recrutamento.
O que é um sistema de acompanhamento de candidatos?
Um sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) é um tipo de software de recrutamento concebido para tornar o processo de recrutamento mais eficiente, reduzir o trabalho manual e melhorar a qualidade das contratações, ajudando as empresas a identificar e gerir rapidamente candidatos qualificados.
Os sistemas de acompanhamento de candidatos funcionam através da automatização e simplificação de várias tarefas, como publicar ofertas de emprego, comunicar com os candidatos, acompanhar os candidatos ao longo das diferentes etapas do processo de contratação e organizar as informações dos candidatos numa base de dados centralizada.
Como funcionam os sistemas de acompanhamento de candidatos?
Na sua essência, o ATS foi concebido para ajudar os recrutadores a gerir os candidatos desde o primeiro contacto até à entrevista final e, esperemos, à aceitação de uma proposta.
Dependendo da aplicação, também podem ajudar os responsáveis pela contratação a publicar ofertas de emprego, procurar candidatos, analisar e avaliar candidatos, realizar entrevistas e fazer propostas ao longo do processo de contratação.
A base de qualquer software de acompanhamento de candidatos é uma base de dados que armazena os dados do candidato e as informações sobre a sua candidatura, por exemplo, o currículo, a carta de apresentação e os comentários da entrevista.
As equipas de contratação podem então configurar a ferramenta de acordo com o seu processo de recrutamento e avançar os candidatos à medida que progridem em cada etapa. Acabaram-se as folhas de cálculo aborrecidas!
As automatizações do programa, como os lembretes, ajudam a garantir que nenhuma etapa é esquecida e que ninguém “fica para trás”.
Outras funcionalidades úteis incluem a possibilidade de enviar rejeições por correio eletrónico em massa com base em determinados critérios.
Os profissionais de RH que participam em cimeiras sobre soluções de recrutamento adquirem frequentemente uma compreensão mais profunda de como integrar eficazmente os sistemas de acompanhamento de candidatos. A participação nestas cimeiras pode revelar como os sistemas de acompanhamento de candidatos simplificam o recrutamento e ajudam a identificar mais rapidamente os melhores talentos.
Quais são as principais funcionalidades de um sistema de acompanhamento de candidatos?
Tal como acontece com qualquer software de recrutamento, cada fornecedor de ATS oferece funcionalidades diferentes.
Alguns, por exemplo, ajudam-no a explorar o mercado e a encontrar candidatos, bem como a analisar candidaturas.
Outros permitem-lhe automatizar processos de recrutamento, como o agendamento de uma entrevista com um candidato. As principais funcionalidades dos sistemas de acompanhamento de candidatos incluem:
Have an account? Log In
Publicação de ofertas de emprego
Alguns ATS também funcionam como plataformas de publicação de ofertas de emprego que permitem publicar rapidamente descrições de funções nas páginas de carreiras da sua empresa, bem como num portal de emprego e nas redes sociais.
Os benefícios disto — *poupar imenso tempo e garantir anúncios de emprego consistentes* — são imediatamente visíveis!
Contacto por correio eletrónico
Assim que tiver encontrado uma lista de candidatos prováveis, a maioria dos ATS pode ajudá-lo a estruturar, enviar, acompanhar e otimizar mensagens de correio eletrónico personalizadas como parte do processo de aquisição de talentos.
Base de dados de candidatos
As informações dos candidatos, incluindo quaisquer interações com os mesmos, são mantidas em arquivo (embora deva verificar durante quanto tempo está legalmente autorizado a conservá-las), permitindo-lhe criar uma base de dados de candidatos e cultivar relações ao longo do tempo. É por isso que os ATS são por vezes designados por software de bases de dados de recrutamento.
Importação de currículos
Depois de os candidatos começarem a responder ao seu anúncio de emprego, é provável que receba currículos de várias fontes.
Alguns candidatos podem até optar pelo método tradicional e enviar o currículo pelo correio ou entregar-lhe uma cópia impressa.
A melhor solução ATS terá opções flexíveis de importação, desde a digitalização de cópias em papel até à integração de candidaturas do Indeed na sua base de dados. (A utilização de software suplementar de triagem de currículos também pode tornar este processo mais eficiente se estiver a lidar com grandes volumes de candidatos).
O software ATS facilita a compilação de todas as suas candidaturas num único local.
Os currículos eletrónicos são rapidamente importados para o sistema, as cópias em papel são transformadas em documentos digitais que podem ser analisados em busca de palavras-chave adequadas e indicadores de experiência, e os dados de websites externos são transformados em algo útil e legível para o utilizador final.
Análise de currículos
A funcionalidade de análise de currículos é excelente quando recebe inúmeras candidaturas, permitindo analisar rapidamente centenas de currículos utilizando critérios pré-selecionados.
Uma análise ATS também ajuda a encontrar informações relevantes onde quer que estejam localizadas no documento.
Embora existam alguns padrões de formato de currículo, cada currículo é diferente. Por exemplo, algumas pessoas listam as suas competências sob cada experiência profissional, enquanto outras criam um título separado para as listar no final.
A funcionalidade de análise de currículos extrai palavras-chave de cada currículo, independentemente do formato, e categoriza cada candidato de acordo com o grau de correspondência com a descrição da função.
Agendamento de entrevistas
O ATS pode sincronizar-se com calendários e utilizar software integrado de agendamento de entrevistas para automatizar o agendamento de entrevistas, bem como o envio das informações e dos lembretes necessários.
Acompanhamento de candidatos
Um sistema ATS ajuda a equipa de recursos humanos a acompanhar quem contactou, em que fase se encontra cada pessoa e qual poderá ser uma boa data para um novo contacto. Isto ajuda a simplificar o processo de contratação e garante uma excelente experiência do candidato.
Análise de dados
Se a sua equipa de RH tiver quotas a cumprir, a plataforma ATS também deverá conseguir acompanhá-las e elaborar relatórios sobre as mesmas.
Poderá acompanhar e elaborar relatórios sobre informações importantes relativas a métricas de recrutamento, como as fontes mais eficazes e a fase do processo em que desistem mais candidatos?
As análises mais avançadas poderão ter um custo superior, por isso, certifique-se de que verifica o que está incluído no preço do seu ATS.
Quais são os benefícios de utilizar um ATS?
Abordamos este tema de forma mais aprofundada no nosso artigo sobre os benefícios dos ATS, mas, resumidamente, a utilização de um ATS pode beneficiar a sua organização das seguintes formas:
- Eficiência e poupança de tempo: Centraliza a gestão de dados e simplifica o processo de contratação.
- Melhoria da experiência do candidato: Simplifica o processo de candidatura e automatiza as comunicações, contribuindo para uma melhor experiência do candidato.
- Melhor organização e colaboração: Uniformiza os processos e melhora a colaboração da equipa.
- Relatórios e análises melhorados: Ferramentas integradas de análise de recrutamento que fornecem informações baseadas em dados e garantem a conformidade.
- Escalabilidade: Lida com grandes volumes e fluxos de trabalho de RH personalizáveis.
- Redução de custos: Reduz a dependência de recrutadores e os custos administrativos.
- Melhor qualidade dos candidatos: Direciona a publicidade de emprego e melhora a correspondência de competências.
De um modo geral, um ATS simplifica o recrutamento, melhora as decisões de contratação e aperfeiçoa a estratégia de recrutamento.
Muitas empresas utilizam software ATS?
Pelo menos 40% das empresas utilizam atualmente uma plataforma ATS. No entanto, esta tendência está a aumentar, à medida que as empresas de todo o mundo se concentram em tornar-se mais relevantes do ponto de vista tecnológico na era da Internet, dos megadados e dos ecossistemas online.
A maioria das grandes empresas utiliza ATS ou outros tipos de software de recrutamento há bastante tempo, quer se trate de um sistema externo ou de um portal de candidatos incorporado no seu próprio software de RH.
No entanto, felizmente, existem agora opções disponíveis para as pequenas e médias empresas investirem nestes sistemas e obterem os respetivos benefícios.
Foi por isso que compilámos esta lista útil dos melhores sistemas de acompanhamento de candidaturas para pequenas empresas.
Uma melhor experiência de contratação para ambas as partes
O software ATS pode poupar-lhe tempo e, consequentemente, dinheiro, ao automatizar grande parte do processo de recrutamento de novos colaboradores.
Isto é especialmente verdade no caso dos sistemas ATS modernos com tecnologia de IA, uma vez que podem acelerar significativamente o processo de seleção de candidatos.
O que é mais eficiente para as equipas de contratação também é mais eficiente para os candidatos, e os ATS irão provavelmente melhorar a experiência dos candidatos e ajudar a garantir que nenhum fica pelo caminho. No entanto, é importante escolher o melhor ATS para as suas necessidades.
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