O Que É Um ATS? Funcionalidades, Benefícios E Boas Práticas

Uma das ferramentas que mais utilizo enquanto profissional de recrutamento é o sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) e existe sempre muita discussão sobre qual é o melhor.

Bem, a resposta é: «Depende do que precisa». No entanto, com tantas opções no mercado, como escolher a mais adequada às suas necessidades?

Aqui explicarei o que é um ATS, bem como os seus benefícios, principais funcionalidades e como escolher o melhor ATS para si.

O que é um ATS?

Os sistemas de acompanhamento de candidatos são um tipo de software de recrutamento que o ajudam a planear, acompanhar e executar planos de contratação.

Os sistemas básicos incluem um sistema de acompanhamento de candidatos e uma ferramenta para criar anúncios de emprego. No entanto, sistemas de aquisição de talento mais avançados oferecem plugins para o site de carreiras, pesquisa de candidatos integrada, ferramentas de comparação de candidatos baseadas em IA e análises avançadas de recrutamento.

Na minha experiência, assim que o volume de contratações ultrapassa determinado limite, um ATS ajuda a criar um processo de contratação mais eficiente e proporciona uma melhor experiência aos candidatos. 

Existem também leis adicionais de proteção de dados na UE, e muitos ATS incluem ferramentas para o ajudar a cumprir a legislação (algo que as folhas de cálculo não conseguem fazer).

Principais funcionalidades de um ATS

As principais funcionalidades de um ATS são:

• Acompanhamento de candidatos: Este é um sistema no qual cria etapas no processo de candidatura que refletem o seu processo de recrutamento (por exemplo, «candidatura submetida», «pré-selecionado», «1.ª entrevista», etc.). Pode mover os candidatos ao longo do processo de candidatura e garantir que recebem comunicações relevantes.
• Publicação de ofertas de emprego: Sites de emprego integrados ou uma página de carreiras que pode posteriormente associar a sites de emprego como o LinkedIn ou o Remotive.
• Mensagens: Alguns sistemas ATS têm funcionalidades integradas de mensagens ou envio de e-mails, para que possa gerir a comunicação com os candidatos no sistema.
• Organização de entrevistas: Uma funcionalidade essencial se tiver várias entrevistas a decorrer em simultâneo e quiser garantir que acompanha todos os dados. Pode organizar entrevistas a partir do sistema e enviar um kit de entrevista (com o currículo do candidato e perguntas a fazer nesta fase da entrevista).
• Página de carreiras: É importante ter uma página onde os candidatos possam saber mais sobre as suas funções, a história da sua empresa e a sua marca. Alguns ATS permitem criar a página de carreiras como parte do site da sua empresa.
• Análises: As ferramentas integradas de análise de recrutamento ajudam-no a acompanhar as suas métricas de recrutamento e a tomar decisões informadas para melhorar o seu processo de contratação. Por exemplo, se as pessoas visitam a sua página de carreiras mas não se candidatam, porquê?
• Integração com HRIS: A maioria dos ATS oferece integração com HRIS, HRMS ou software de integração de novos colaboradores, para que, assim que uma pessoa seja contratada, possa transitar automaticamente para outros sistemas da sua estrutura tecnológica de RH. Também pode funcionar no sentido inverso: assim que surge uma vaga no HRIS, é aberta uma função no ATS.
• Inquéritos aos candidatos: Durante um período de crescimento, é boa ideia acompanhar o desempenho da experiência dos candidatos. Muitas vezes, estes inquéritos consistem em e-mails automatizados para recolher feedback sobre o seu processo.
• Base de dados de relacionamento com clientes: Os ATS avançados podem incluir um sistema de CRM de recrutamento onde cria um grupo de candidatos qualificados e os mantém «interessados» através de e-mails ocasionais sobre as novidades da sua empresa e as funções disponíveis.
• Ferramentas de pesquisa de candidatos: Estas combinam várias fontes diferentes de candidatos (por exemplo, LinkedIn e GitHub) para o ajudar a encontrar potenciais candidatos diretamente no sistema e também a contactá-los a partir daí.
• Funcionalidades de conformidade: Ferramentas que ajudam a manter a conformidade com a legislação laboral local, nacional e internacional, incluindo o RGPD.

Como funcionam os ATS?

Os ATS funcionam através de uma combinação de várias tecnologias essenciais para gerir o processo de recrutamento de forma eficiente.

Fundamentalmente, o sistema utiliza a gestão de bases de dados e algoritmos de pesquisa para armazenar e obter informações sobre os candidatos, como o nome, o currículo, as funções a que se candidataram, o estado da candidatura, as comunicações e o feedback das entrevistas.

As informações são depois apresentadas numa interface intuitiva que as equipas de recrutamento podem utilizar para acompanhar os candidatos e automatizar o processo de recrutamento através de funcionalidades como a análise de currículos com recurso a IA, o agendamento de entrevistas e o envio automatizado de e-mails e lembretes.

As funcionalidades adicionais deste software de recrutamento incluem criadores de páginas de carreiras, análises avançadas e integrações com plataformas de emprego e outros sistemas de software de RH.

6 benefícios de utilizar um ATS

Os ATS são uma dádiva para muitas equipas de recrutamento. Os benefícios dos ATS incluem:

1. Maior eficiência

Um bom ATS deve automatizar e simplificar o seu processo de recrutamento, poupando-lhe o tempo que, de outra forma, passaria a verificar manualmente tudo numa folha de cálculo, num calendário e no e-mail. 

Tentar agendar entrevistas, especialmente durante períodos de recrutamento de grande volume, pode consumir muito tempo, por isso ter um sistema que o ajude com essa tarefa vai mudar a sua vida!

2. Ajudar a encontrar candidatos

Um bom ATS deve conseguir publicar automaticamente as suas descrições de funções em, pelo menos, algumas plataformas de emprego, aumentando o alcance dos seus anúncios de emprego. Alguns ATS também têm ferramentas que o ajudam a encontrar candidatos a partir de várias fontes, incluindo a sua própria base de candidatos selecionados.

3. Análise de currículos

Este é um tema um pouco controverso, uma vez que os currículos apresentam formatos e dimensões muito variados. Já vi a análise de currículos correr tão mal que o responsável pelo recrutamento ficou preocupado por o candidato ter enviado um currículo com uma formatação terrível! 

Felizmente, eu sabia que tinha sido a análise a estragar a formatação, por isso expliquei a situação. Isto também lhe pode acontecer, por isso tenha atenção! De resto, é útil para recolher dados básicos, como nomes, dados de contacto e informações sobre a função, e criar um perfil de candidato.

4. E-mails e automatização 

Alguns ATS têm mensagens integradas para o ajudar a gerir todas as suas comunicações. Pode configurar um modelo automático para ser enviado, por exemplo, a todos os candidatos que se candidataram ou a todos os candidatos rejeitados numa determinada fase.

5. Melhorar a experiência dos candidatos 

Pode incluir muitas informações nos modelos de e-mail automáticos ou na página de carreiras, bem como agendar facilmente entrevistas e fornecer feedback relevante e atempado. 

É precisamente isso que os candidatos procuram, por isso poderá fazê-lo sempre. E também pode acompanhar a experiência dos candidatos através de um inquérito automático!

6. Página de carreiras

Onde pode mostrar quem é, talvez apresentar algumas pessoas da equipa e também partilhar um pouco mais sobre a sua cultura de trabalho.

Muitas equipas de RH exploram as vantagens dos ATS em conferências de recrutamento, onde podem ver o software mais recente em ação. A participação em conferências ajuda frequentemente os profissionais de RH a obter uma compreensão abrangente de como os ATS melhoram a eficiência do recrutamento.

Como escolher um ATS

Existem inúmeras plataformas ATS disponíveis! Algumas são fornecidas integradas num HRIS ou HRMS, outras funcionam de forma autónoma e algumas são fornecidas com CRM. 

Existem opções para todos os tipos de orçamentos e necessidades, por isso, como escolher?

Eis algumas perguntas que deve responder para começar, orientar as suas conversas com os fornecedores na direção certa e escolher o melhor ATS para si.

Quantas pessoas precisa de contratar nos próximos 6–12 meses?

Este é um bom ponto de partida porque, se apenas planeia contratar 5 pessoas no próximo ano, isso corresponde a menos de 1 pessoa a cada dois meses e provavelmente ainda não precisa de um ATS.

No entanto, se se tratar de um volume considerável, deve pensar em adquirir um ATS. Não posso determinar o que é considerável para si, mas talvez cerca de 15-20 por ano seja uma estimativa razoável.

O número de pessoas que precisa de contratar e o tempo de que dispõe para o fazer também podem ajudar a decidir se precisa de um ATS com muitas funcionalidades. (E, se esta descrição se aplicar à sua organização, também poderá precisar de saber como redigir um RFP para um ATS para dar início ao processo.)

Por exemplo, se for uma só pessoa e precisar de contratar 100 pessoas num ano, talvez deva optar por um ATS que tenha integração com ferramentas de pesquisa de candidatos e plataformas de emprego para aumentar o seu alcance e conseguir fazer essas contratações.

Onde irá recrutar?

Cada vez mais soluções de recrutamento procuram ter alcance global e funcionar em várias jurisdições. Contudo, se estiver na UE (e no Reino Unido), o RGPD teve um impacto enorme na forma como armazena e processa os dados dos candidatos (por exemplo, precisa de obter autorização se utilizar os mesmos dados para funções futuras).

Os EUA têm requisitos específicos em cada estado (vêm-me à mente Nova Iorque e o Colorado, que exigem informações salariais). Por isso, precisa de pensar onde irá contratar e se o ATS consegue dar resposta às suas necessidades de conformidade.

Nota adicional: Se estiver a contratar remotamente, certifique-se de que aborda este tema com o fornecedor, para poder verificar se este ativou integrações com sites de emprego remoto e se pode publicar a sua função como remota de forma geral.

Como é o seu processo de entrevista?

Realiza 2-3 entrevistas relativamente simples, com uma pessoa de cada vez durante cerca de uma hora e sem tarefas, por exemplo? Nesse caso, um esquema mais simples e um agendador de entrevistas poderão ser suficientes.

No entanto, se o seu processo de entrevista tiver de envolver pessoas seniores e duas pessoas ao mesmo tempo, por exemplo, ou duas pessoas de um grupo, além de testes técnicos, será mais complexo!

Nesta fase, deve tomar nota dos seus requisitos de entrevista e discuti-los com os fornecedores durante a chamada (talvez questioná-los sobre a possibilidade de enviar testes automaticamente ou pacotes de entrevista).

Quem será o principal utilizador do ATS?

Serão os recursos humanos, uma equipa de talento dedicada ou os responsáveis pela contratação diretamente?

Se for esta última opção, talvez uma forma mais visual, como um quadro Kanban com raias e uma apresentação simples dos candidatos, para ajudar os responsáveis pela contratação a avançar mais rapidamente, possa ser útil. 

Além disso, o seu ATS deve ser fácil de utilizar com outras funções, como o acompanhamento de entrevistas e feedback e o agendamento de entrevistas, para que as pessoas o utilizem de forma consistente, mantenham dados melhores e continuem em conformidade.

Se existir uma equipa de Talento, as funcionalidades mais avançadas, como a análise de dados e o desempenho, começam a tornar-se mais importantes, para que a equipa possa acompanhar a eficácia dos seus esforços. Também deverá complementar o acesso desta equipa à ferramenta com formação específica sobre ATS.

Anonimização

Uma nota rápida sobre a anonimização, ou seja, quando o ATS remove os nomes e outros dados de um candidato para minimizar enviesamentos.

Pode ser útil se não tiver tido tempo para formar todos os responsáveis pela contratação sobre como minimizar enviesamentos, mas pessoalmente considero que esta é uma solução provisória e que é necessária uma formação contínua mais abrangente nesta área.

Em que nível de desenvolvimento está a sua marca empregadora?

Se tiver uma marca empregadora avançada, poderá querer verificar como é o criador da página de carreiras e se o ATS tem a opção de incorporar diretamente a página de carreiras no seu site, em vez de a alojar no domínio do fornecedor.

Se não estiver tão avançada, talvez um criador de páginas de carreiras menos personalizável, mas mais robusto e com melhor suporte, possa ajudar.

Se este não for o seu primeiro ATS, o que precisa de mudar?

É perfeitamente possível que já tenha um sistema, mas que este simplesmente não o esteja a ajudar a alcançar aquilo de que precisa. 

Se for esse o caso, antes de procurar no mercado, é importante considerar o que está a funcionar bem, o que quer manter e o que precisa de ser alterado. Isto ajudará a tornar as suas conversas com os novos fornecedores mais fáceis e focadas.

Inverta a questão: quais são as suas USP?

É sempre bom perceber em que se focou cada fornecedor ao criar o sistema e descobrir que funcionalidades têm que nem sequer considerou possíveis!

6 boas práticas para ATS

Os ATS são apenas ferramentas; o mais importante é a forma como os utiliza. Eis algumas boas práticas para o ajudar a tirar o máximo partido do seu ATS.

1. Promova a utilização

Quanto mais pessoas utilizarem o ATS, melhores serão os dados e melhor será a experiência que terá, assim como a dos seus candidatos. Certifique-se de que ajuda as pessoas a compreender que devem manter toda a comunicação com os candidatos, o feedback e as informações no ATS.

2. Disponibilize tempo e recursos para o configurar corretamente

Certifique-se de que reserva tempo no início do processo de configuração e trabalha com o fornecedor para o configurar exatamente como precisa. A maioria dos sistemas oferece algum tipo de personalização, por isso, certifique-se de que o seu está adaptado às necessidades da sua organização.

3. Tenha em conta o tempo de integração

Depois de decidir comprar um ATS, a implementação ou a mudança (se estiver a substituir um sistema) demorará provavelmente entre 2-6 semanas. Fale individualmente com cada fornecedor, mas tenha em conta que deverá começar mais cedo do que quando precisar de contratar.

4. Utilize modelos e automatização

A maioria dos sistemas ATS modernos tem modelos que pode enviar aos candidatos, por exemplo, assim que se candidatam, se quiser enviar-lhes mais informações ou após uma rejeição. Também pode configurá-lo para que estes e-mails sejam enviados automaticamente a partir de uma caixa de entrada genérica ou da sua própria caixa, em determinadas fases.

Tenha cuidado com a automatização, pois também pode sair pela culatra. Saiba quando a utilizar e quando recuar. Por exemplo, quanto mais avançado estiver um candidato no seu processo de recrutamento, menos deverá depender da automatização, especialmente se precisar de o rejeitar!

5. Tenha cuidado com empresas que falam em pontuação automática dos candidatos

Algumas têm um sistema automatizado de análise de CV que tenta identificar palavras-chave relevantes e atribuir uma pontuação ao candidato antes de proceder à sua análise.

No entanto, isto pode limitar bastante o seu grupo de candidatos e poderá acabar por perder excelentes candidatos, por isso certifique-se de que esta é uma funcionalidade que acompanha atentamente e que pode desativar.

6. Monitorize o desempenho das vagas e das equipas

Métricas de recrutamento, como a taxa de conversão, dir-lhe-ão se precisa de alterar alguma coisa na vaga ou no processo de entrevista.

O futuro dos sistemas de acompanhamento de candidatos

Tal como muitas ferramentas de software de RH, o futuro dos sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS) será fortemente influenciado pelos avanços na inteligência artificial e na aprendizagem automática, conduzindo a uma correspondência mais sofisticada entre candidatos e vagas e a análises preditivas.

Estas tecnologias permitirão que as plataformas ATS aprendam com decisões de contratação anteriores e façam previsões mais precisas sobre a força de trabalho, melhorando a precisão na identificação dos melhores candidatos e reduzindo preconceitos inconscientes. 

Além disso, a experiência do candidato tornar-se-á mais personalizada e adaptada a dispositivos móveis, com uma maior integração entre várias ferramentas de RH, tornando todo o processo de recrutamento mais eficiente e fácil de utilizar.