As bases de dados de candidatos são excelentes ferramentas para reduzir o tempo e o custo de contratação, encontrar candidatos mais qualificados e otimizar a eficiência organizacional.
Se pretende implementar uma solução de base de dados de candidatos para recrutamento no mundo real, posso ajudar!
Este artigo irá abordar como pode criar e manter uma base de dados de candidatos de raiz — tanto para empresas como para agências — juntamente com muitas dicas e exemplos do mundo real.
O que é uma base de dados de candidatos?
As bases de dados de candidatos são ferramentas para armazenar informações sobre os candidatos, como dados de contacto, CV, notas, etc., e para ajudar a criar uma relação com eles e contratá-los mais tarde para diferentes funções.
Pode utilizar dois tipos de sistemas de bases de dados de RH:
- Bases de dados integradas: Pode consultar e gerir as informações dos candidatos quando publica uma oferta de emprego numa plataforma como o LinkedIn ou o Indeed. Estas são pequenas bases de dados de candidatos específicas dessas aplicações.
- Bases de dados centralizadas: Uma base de dados centralizada de recrutamento reúne candidatos provenientes de várias fontes, como candidaturas recebidas, pesquisa de candidatos, referências, eventos presenciais, etc. As grandes empresas e as agências de recrutamento utilizam estas soluções.
As bases de dados centralizadas são mais dispendiosas, mas oferecem funcionalidades muito mais avançadas do que as bases de dados integradas, como capacidades de pesquisa, histórico de comunicações, visibilidade do funil de contratação, higiene automatizada dos dados e integrações com outras aplicações. No entanto, o mais importante é a forma como utiliza a base de dados.
Segundo Kirsi Maharaj, líder de Pessoas e Cultura e consultora de recrutamento, existem duas abordagens à utilização de bases de dados de candidatos:
- Transacional: Adiciona todos os candidatos às suas bases de dados.
- Criação de relações: Seleciona criteriosamente quem entra na base de dados e, depois, cria relações de longo prazo com essas pessoas. As agências de recrutamento utilizam normalmente esta abordagem. Tenho uma agência de recrutamento e tento falar com os candidatos para saber mais sobre eles, perceber as suas personalidades e, eventualmente, adicionar os melhores à base de dados no nosso software para agências de recrutamento.
Vantagens de uma base de dados de candidatos
Agora que tem claro o “o quê”, vamos explorar “por que motivo” precisa de uma base de dados de candidatos.
A primeira vantagem é tornar a pesquisa de candidatos muito mais fácil.
Mesmo com software especializado de pesquisa de candidatos, procurar candidatos pode ser um processo frustrante e demorado, e contactar alguém que não o conhece é sempre mais difícil do que contactar alguém que já tem conhecimento da sua existência.
Assim, ter uma base de dados de candidatos sobre os quais já tem informações e com quem já estabeleceu algum tipo de relação é uma escolha óbvia.
Pode ser alguém que chegou à maior parte das fases do seu processo de contratação, mas que, por qualquer motivo, não acabou por integrar a empresa nessa altura. Talvez não tivesse experiência numa determinada área e outra pessoa fosse mais qualificada.
Bem, continua a ter muitas informações sobre essa pessoa e, esperemos, proporcionou-lhe uma excelente experiência. Assim, quando surgir uma função adequada no futuro, pode voltar a contactá-la.
A segunda vantagem, intimamente relacionada com a primeira, é que permite poupar recursos em geral, uma vez que não gastará tanto tempo na pesquisa de candidatos e reduzirá a dependência de outros custos, como agências de recrutamento, plataformas de emprego e LinkedIn.
Outra vantagem é a possibilidade de aperfeiçoar o seu processo de recrutamento. O software de análise de recrutamento pode fornecer informações valiosas para otimizar ainda mais as suas estratégias.
Gaurav Bhardwaj, líder de recrutamento na Innovaccer, acredita que “as bases de dados de candidatos são excelentes fontes de análises e relatórios detalhados. Pode ajustar o seu processo de recrutamento em conformidade. Por exemplo, pode identificar as fontes que conduzem aos candidatos de maior qualidade e apostar ainda mais nelas, reduzindo simultaneamente o investimento nas restantes.”
Pessoalmente, na minha agência, reparei que obtenho os melhores candidatos através de comunidades relacionadas com o setor, como grupos do Slack e subfóruns do Reddit. Muitas vezes, é gratuito publicar ofertas de emprego nesses locais, e estas são fontes por explorar, ao contrário do Indeed ou do LinkedIn.
Foram os dados da base de dados de candidatos que permitiram identificar essa possibilidade.
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Como criar e gerir uma base de dados de candidatos
Antes de entrarmos nos pormenores da criação de uma base de dados de candidatos, temos de abordar um tema que deveria ser mais discutido: criar uma justificação empresarial para uma base de dados de candidatos.
Sabe que a sua organização precisa de investir numa base de dados. Mas isso não acontecerá se não o comunicar aos seus executivos.
E a única linguagem que eles compreendem são os números!
Na empresa onde trabalhou anteriormente, Kirsi salienta que tinham gasto mais de $150,000 em honorários de recrutadores. Se realocassem esse valor a uma base de dados, reduziriam a dependência do LinkedIn, de agências, etc., e notariam uma melhoria nos KPIs essenciais de recrutamento.
Bum! O CEO aprovou o investimento num sistema sofisticado de base de dados de candidatos!
Está bem, vamos criar agora a nossa base de dados!
Primeiro passo: determinar que ferramentas utilizar
As bases de dados de candidatos podem variar entre extremamente simples e incrivelmente complexas. Existem várias formas de proceder à sua implementação.
Utilizo um sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) chamado Zoho Recruit para publicar ofertas de emprego, receber candidaturas e armazenar os dados de potenciais candidatos.
Também existem vários sistemas CRM de recrutamento e até plataformas de marketing de recrutamento que oferecem um serviço semelhante e ajudarão no seu marketing de recrutamento.
Se o seu orçamento for mesmo muito limitado, pode considerar utilizar uma folha do Google como base de dados de candidatos, mas não o recomendo. É moroso utilizá-la em grande escala, precisará de software de automação do recrutamento separado e não dispõe das ferramentas de suporte incluídas no software de recrutamento dedicado.
No entanto, se o seu orçamento for limitado, o software de recrutamento concebido para pequenas empresas é geralmente mais acessível e certamente mais sofisticado do que o Google Sheets ou o Excel.
Segundo passo: recolher dados dos candidatos
Pode adicionar dados dos candidatos à sua base de dados a partir de várias fontes. Candidaturas a empregos, recomendações, pesquisa/contacto direto, CV de agências, bolsas de emprego, etc., são algumas das mais comuns.
À medida que uma pessoa avança no seu processo de contratação, terá mais informações sobre ela, por isso certifique-se de que estas são devidamente registadas e armazenadas.
Uma dica ‘secreta’ que utilizo para obter candidatos passivos consiste em criar ‘candidaturas espontâneas’ no site de carreiras da minha empresa. Desta forma, as pessoas podem enviar as suas informações mesmo que não existam vagas em aberto, e estas podem ser integradas na sua base de dados.
Para o ajudar a configurar essa opção, procure um sistema de recrutamento que disponibilize ferramentas de gestão de bolsas de emprego fáceis de utilizar.
Terceiro passo: higiene dos dados
A higiene dos dados é um fator essencial na utilização da sua base de dados de recrutamento. Ter demasiados dados ou dados mal geridos tornará mais difícil encontrar os candidatos certos e extrair informações relevantes.
Em primeiro lugar, defina critérios rigorosos relativamente às pessoas que podem entrar na sua base de dados. Por exemplo, apenas os novos candidatos que cumpram todos os requisitos especificados na oferta de emprego podem entrar na base de dados, ou apenas aqueles que tenham realizado um projeto experimental, etc.
Em seguida, deve verificar periodicamente se todos os campos estão preenchidos e se o tipo de dados correto está presente. Certifique-se também de que os currículos e as informações de contacto dos candidatos estão atualizados.
Dar formação às pessoas da sua organização para que façam isto é essencial, uma vez que utiliza os campos e os dados da sua base de dados para acompanhamento e elaboração de relatórios.
Por fim, é boa ideia etiquetar os candidatos com base nas suas competências ou noutros atributos, para facilitar a realização de consultas booleanas (perguntas de sim/não) e pesquisas avançadas mais tarde.
As melhores certificações em sistemas de informação de recursos humanos fornecem competências essenciais para organizar e tirar partido das bases de dados de candidatos.
Quarto passo: manter a conformidade
O tratamento de dados dos utilizadores é um tema muito sensível. Se for feito de forma incorreta, pode resultar em multas avultadas.
Se a sua base de dados incluir candidatos da UE/do Reino Unido, deve cumprir o RGPD e a CCPA no caso dos residentes da Califórnia.
Deve obter sempre o consentimento dos candidatos antes de adicionar os seus dados, disponibilizar uma opção para remover as suas informações mediante pedido e eliminar as suas informações de acordo com a legislação aplicável.
Por exemplo, no Canadá, deve eliminar os dados dos candidatos a cada dois anos.
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Quinto passo: manter um contacto regular com os candidatos
Manter um contacto regular e adequado com os candidatos é a melhor forma de criar relações com eles. Eis alguns métodos que pode utilizar:
- Adicione-os às newsletters da empresa e partilhe mensagens relevantes, como novidades da empresa, histórias de colaboradores, etc.
- Organize eventos presenciais e webinários
- Realize inquéritos ao longo do processo de candidatura para os manter envolvidos e recolher dados
- Participe em chamadas de networking com os candidatos mais promissores (especialmente os de nível sénior)
Adiciono os candidatos promissores a alguns dos meus grupos do Slack para manter o contacto com eles. É mais rápido e conveniente do que o e-mail e proporciona uma experiência do candidato mais personalizada.
Também pode contactar os candidatos a cada 6 - 12 meses, utilizando o RGPD como pretexto.
Conclusão
Uma base de dados de candidatos é uma parte essencial do conjunto de ferramentas de recrutamento. E o melhor de tudo é que criar uma é bastante fácil e existem muitas ferramentas para ajudar.
Lembre-se de que ter apenas uma base de dados não é suficiente. O que importa é a forma como a utiliza. É uma excelente ferramenta para tornar o seu trabalho menos stressante e melhorar os KPIs.
