Kostnaden för dålig utbildning

Utöver kostnaden för programvara för personalutbildning påverkar kostnaden för allt detta bortkastade arbete verksamheten.

När detta läggs samman över årtionden och otaliga anställda i tusentals företag världen över handlar det om miljarder dollar.

Låt oss göra en försiktig uppskattning: en anställd x 500 dollar i årlig kostnad + antal timmar utan värdeskapande [säg 40 timmar per år i underkant, med ett genomsnitt på fullt belastade 40 dollar/timme] = 1 300 dollar/anställd. 

USA:s utbildningsutgifter passerade för första gången 100 miljarder dollar 2021–2022, enligt Training magazines rapport om utbildningsbranschen från 2022. (Figur 1) 

Figur 1. https://trainingmag.com/2022-training-industry-report/

För att göra saken ännu värre är de flesta av dessa utbildningskurser inte synkroniserade med behoven av organisatoriska och regulatoriska/certifieringsrelaterade förändringar, ibland med veckor och i många fall månader. 

Trots alla kostnader innebär den tid det tar att skapa nya eller uppdaterade kurser att företag riskerar att ha outbildade och oinformerade anställda. 

Så vad betyder allt detta? Vi behöver nya metoder för företagsutbildning, yrkeskunskaper och innehållsskapande. 

Lyckligtvis har stjärnorna stått rätt de senaste åren, och nu har vi verktygen och metoderna för att genomföra dessa förändringar. 

I den här artikeln kommer jag att beröra var och en av dessa och ge dig en uppsättning åtgärder som du kan genomföra redan idag för att hjälpa ditt företag att snabbare få ut utbildning till de anställda, minska de totala kostnaderna och påskynda lärandet.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Skriv så snabbt du kan

År 2018 bad jag mitt innovationsteam inom lärande och utveckling på Wells Fargo att genomföra ett stort experiment. Jag var övertygad om att vi kunde automatisera en stor del av kursutvecklingsprocessen, inklusive skrivandet av årliga kurser med regulatoriska uppdateringar som byggde på bladvändning. 

För att göra detta behövde jag dock att mitt team lärde sig Python (det inofficiella språket för artificiell intelligens). Eftersom Python också är utmärkt för att utveckla verktygsprogram på serversidan lät jag dem börja kompetensutvecklingen genom att skapa verktyg för att automatisera organiseringen av vårt utbildningsmaterial och våra kursresurser, som stöd för våra kollegor inom instruktionsdesign. 

Som är typiskt för många organisationer ifrågasatte ledningsgruppen varför jag ”slösade tid” på att låta mitt team genomföra detta arbete. 

Lyckligtvis satsade jag på några snabba vinster, och i ett fall skapade mitt team ett verktyg som konverterade allt äldre innehåll som skapats i ett numera avvecklat verktyg till PDF-format, migrerade alla filer till en ny server och skapade en huvudtabell för att spåra allt innehåll med länkar till materialet. 

Den ursprungliga uppskattningen för en helt manuell metod var två årsverken. Efter mindre än 60 timmars Python-skriptning var hela arbetet klart på några timmar. Denna framgång stoppade motståndet, och vi började bygga fler verktyg för att automatisera så mycket av det rutinmässiga och icke värdeskapande arbetet som vi kunde hitta.

Nästa steg i kompetensutvecklingen var att få teamet att utveckla med AI. Vi började med en tidig version av OpenAI:s GPT. Vi tog små steg genom att använda deras ”testmiljö” och lät den försöka generera kunskapstest med fullständiga distraktorsvar. 

De första resultaten var lovande, men långt ifrån acceptabla för att inkluderas i våra kurser. Det vi hade var potential och en vision för vart vi skulle kunna ta det om vi fick tillåtelse. Vi hade till och med gehör hos vårt team för immaterialrättspatent. 

Tyvärr hade ledarna för lärandeorganisationen inte samma vision och ansåg att vi slösade bort allas tid och företagets resurser. Arbetet avbröts och projektet dog under covidåren. 

Spola fram till november 2022. ChatGPT lanseras. Tekniska skribenter och instruktionsdesigners kan nu producera kursinnehåll på några sekunder, något som tidigare tog timmar, veckor eller månader. Världen bevittnar nu förverkligandet av vår vision, och även om det inte förändrar det förflutna kan det förändra ditt företags framtid.

Varför du vill ha en AI-revolution

AI skapar stora förändringar inom företagslärande och utveckling och signalerar ett avgörande skifte i utbildningsmetoder. 

För det första förväntar sig Generation Z att AI används i deras karriärutveckling och kommer att dra er organisation in i den verkligheten om ni inte styr den dit.

Det handlar inte bara om tekniska prylar, utan om att i grunden förändra hur vi förmedlar och tillägnar oss kunskap i professionella miljöer, oavsett om det handlar om att använda teknik eller utnyttja AI-pionjärer för kunskapsdelning.

Som World Economic Forum påpekar är AI mer än ett trendigt begrepp inom företagsutbildning – det är i stället en omvälvande kraft. De konstaterar: 

• AI handlar inte om att ersätta utbildare med maskiner, utan om att stärka dem.
• Handledare kan nu fokusera mindre på administrativa uppgifter och mer på sin passion – att utbilda och engagera medarbetare.
• Utbildare kan nu använda AI för att effektivisera eller till och med automatisera uppgifter som hör samman med att utveckla utbildningsmoduler, utvärdera prestationer och anpassa innehåll.
• AI kan anpassa utbildningsupplevelsen så att den passar allas behov.
• Med AI-förstärkta LxP:er (plattformar för lärandeupplevelser) kan utbildningen nu anpassas så att ingen medarbetare känner sig förbisedd.
• Detta tillvägagångssätt främjar en heltäckande och personlig utveckling.

Vad innebär detta för framtidens företagsutbildning? Vi står på tröskeln till en ny era. En utbildningsmiljö där AI hanterar detaljerna, vilket frigör utbildare så att de kan väcka en passion för lärande hos sina medarbetare. 

Det är en arena där medarbetare inte bara tar emot information, utan aktivt deltar i en personlig läranderesa.

Lärande är en resa

Även om verkliga exempel och mätbara data först nu börjar synliggöras för de flesta organisationer finns det sätt att börja omvandla era utbildnings- och lärandeprogram genom att bygga vidare på befintliga pedagogiska modeller. 

Detta innefattar bland annat att tänka om kring hur vi lär oss, till exempel genom att övergå till ett mer sokratiskt förhållningssätt nu när AI kan ge svar på frågor vid behov.

Andra områden handlar om att förändra vilka färdigheter som krävs för att möta behoven hos den arbetsstyrka som nu har förändrats i grunden. 

För att inleda ett resebaserat lärande som integrerar AI-stöd och AI-funktioner kan du följa dessa 12 steg för att maximera dina resultat:

1. Definiera dina lärandemål

Identifiera det ämnesområde du vill lära dig mer om eller förbättra och sätt upp specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbestämda (SMART) mål för din läranderesa.

AI kan hjälpa dig att formulera dessa mål genom att ställa en rad frågor till dig, eller så kan du be AI om rekommendationer utifrån ditt ämnesområde. Se till att inkludera lärande om AI och robotteknik som ett av dessa mål.

2. Bekanta dig med AI-verktyg och resurser

Utforska AI-funktioner som chattbotar, rekommendationsmotorer och interaktivt innehåll. Ta hänsyn till begränsningar i användningen utifrån organisationens riskbenägenhet och lär dig hur du får tillgång till support och ytterligare resurser vid behov.

Exempelvis kan insikter från en AI-baserad rekryteringslösning hjälpa utbildare att skapa bättre introduktionsprocesser baserade på databaserade utvärderingar av kandidater.

3. Välj rätt AI-förstärkt lärplattform

Välj en plattform som erbjuder AI-funktioner som personliga lärvägar, adaptivt innehåll och prestationsuppföljning. Säkerställ att plattformen stöder det ämnesområde du är intresserad av, med tanke på att plattformen kan vara så enkel som en chattagent eller så komplex som ett helt AI-integrerat lärplattformssystem.

4. Skapa en personlig profil

Ange din nuvarande kunskapsnivå, dina lärpreferenser och dina mål i AI-systemet.

Lärplattformar kan redan ha denna information och behöver bara anslutas till din AI-agent (för större organisationer kan detta kräva IT-support). AI kan använda denna information för att anpassa lärandeupplevelsen efter dina behov.

5. Genomför en inledande bedömning

Slutför alla inledande bedömningar eller diagnostiska tester som tillhandahålls av AI för att fastställa din utgångspunkt. Dessa bedömningar kan gälla allmänna ämnesområden eller rollspecifika kunskaper, färdigheter och beteenden.

AI analyserar dina prestationer och anpassar din inlärningsväg därefter.

6. Påbörja din läranderesa

Börja med det innehåll och de övningar som AI-systemet rekommenderar utifrån resultaten av din bedömning. Dra nytta av multimodala resurser (videor, artiklar, frågesporter) för att hitta ett tillvägagångssätt som fungerar bäst för dig.

7. Interagera regelbundet med AI-assistans

Använd AI-drivna verktyg, som virtuella handledare, för förklaringar och återkoppling. Ställ frågor och be om förtydliganden för att säkerställa att du förstår, och dra nytta av AI:s förmåga att förenkla komplexa ämnen.

8. Följ upp dina framsteg

Kontrollera regelbundet den analys och de framstegsrapporter som genereras av AI för att se hur du utvecklas mot dina mål. Du kan justera din inlärningstakt och dina fokusområden utifrån de insikter som tillhandahålls.

Låt AI proaktivt tillhandahålla ytterligare utbildning eller stöd utifrån dina framsteg.

9. Reflektera och justera

Se tillbaka på vad du har lärt dig och hur AI har anpassat sig efter dina behov. Ge sedan återkoppling till AI-systemet för att ytterligare förfina lärandeupplevelsen.

10. Sök möjligheter till kollaborativt lärande

Delta i AI-understödda gemenskaper eller kamratgrupper för diskussioner och kollaborativt lärande. Du kan dela insikter och lära dig av andras erfarenheter och perspektiv.

11. Iterera och utvidga

När du har uppnått dina ursprungliga mål kan du sätta upp nya för att fortsätta din läranderesa. Använd AI för att utforska närliggande ämnesområden eller fördjupa din expertis inom specifika ämnen.

12. Håll dig uppdaterad och anpassa dig

Håll koll på uppdateringar av AI-plattformen och nya funktioner som kan förbättra ditt lärande. Var öppen för att anpassa dina inlärningsstrategier i takt med att AI-tekniken utvecklas.

Dessa steg liknar dem som utbildningsexperter länge har använt för att lära människor nya färdigheter. Men nu har du större kontroll över ditt lärande, det kan anpassas bättre efter dig och du kan få en personlig inlärningsplan mycket snabbare. 

AI blir hela tiden bättre och kommer att fortsätta förbättra sättet vi lär oss på. Men du måste vara delaktig och beredd att förändra hur du lär dig för att vara redo för nya utmaningar i ditt arbete och din organisation. Det viktigaste för att lyckas med AI i lärandet är att vara aktivt delaktig och öppen för att förändra hur du lär dig utifrån AI:s rekommendationer.

Vad innebär detta för dig och dina medarbetare?

Som jag påpekar i min bok ”Det finns AI i teamet”, är AI nu en del av organisationen för lärande och utveckling. Med plattformar som tjänst kan designers och utvecklare nu enkelt lägga till AI i sin verktygslåda. 

Från sammanfattning av sida efter sida med anteckningar från ämnesexperter och ljudtranskriptioner till generering av kompletta mikrolektioner och öppna bedömningar – möjligheterna för hur AI kan förstärka utvecklingen av utbildningar är obegränsade. 

AI-drivna verktyg kan göra det möjligt för utbildare att effektivt skapa utbildningsmaterial av hög kvalitet, vilket förbättrar lärandeupplevelsen samtidigt som arbetsbördan för utbildarna minskar. 

I vissa fall gör dessa nya AI-verktyg för utbildningsdesign det möjligt för utbildare att skapa korta utbildningsprogram utifrån privat ämnesinnehåll på bara några sekunder, i stället för timmar eller dagar.

Detta omfattar designverktyg som inte bara är smarta utan också otroligt användarvänliga. Det handlar inte bara om att få saker att se snygga ut, utan om att ge utbildningsdesigners och medarbetare möjlighet att skapa design på professionell nivå med några få klick. 

Samtidigt som många bedömare talar om detta i allmänna ordalag –  allt detta är nytt och underlaget som stöder det håller fortfarande på att utvecklas – har många av deras förutsägelser redan börjat förverkligas, och vi ser resultat i form av ökad produktivitet, åtminstone när det gäller skapande av kurser och innehåll (se figur 2).

Figur 2. Exempel på AI i processen för att skapa kurser. 

Vi har dock inte tagit bort människan ur processen. Även om AI är utmärkt för idéarbete, första utkast och korrekturläsning är människor fortfarande avgörande i analysen och från det andra till det slutliga utkastet för att säkerställa innehållets validitet (inga hallucinationer) och dess relevans för målgruppen. Denna kombination av AI och mänsklig intelligens är nyckeln till framgång.

Det vi egentligen vill uppnå här är att använda dessa verktyg för att göra lärandeupplevelser rikare och mer effektiva. 

Detta är särskilt effektivt för nyanställda. Genom att integrera beteendevetenskap med maskininlärning kan AI-verktyg utvärdera en medarbetares kognitiva och emotionella egenskaper och hjälpa till att identifiera områden där utbildning kan behövas.

När de sätter sig in i ditt företags terminologi och krav kan det innehåll du skapar en gång anpassas efter medarbetarens behov genom automatisk parafrasering, förenkling eller tillämpning på specifika arbetsuppgifter.

Du blir bättre på att utbilda tillsammans med AI

AI är här. Anden har släppts ut ur flaskan. Kommer du att samarbeta med AI eller ersättas av någon som gör det? Lyckligtvis finns det åtgärder du kan vidta redan nu för att proaktivt samarbeta med AI och förbättra lärandet i din organisation.

1. Erbjud kontinuerliga möjligheter till kompetensväxling och kompetensutveckling för medarbetare så att de kan hålla jämna steg med den snabbt föränderliga arbetsmarknaden, genom att utnyttja AI:s mångsidighet och anpassningsförmåga för att möjliggöra ett resebaserat förhållningssätt till lärande.
2. Implementera adaptiva lärsystem som anpassar svårighetsgraden och tempot i utbildningsinnehållet utifrån elevens framsteg och prestationer, upprätthåller en lämplig utmaningsnivå och håller eleverna motiverade och engagerade. 
3. Skapa AI-drivna handledare som ger elever omedelbar återkoppling, ledtrådar och förklaringar, simulerar upplevelsen av individuell handledning och förbättrar lärprocessen. 
4. Använd AI för att automatiskt bedöma och betygsätta elevers inlämningar, exempelvis uppsatser, korta svar och även kod, vilket sparar tid för utbildare och ger elever omedelbar återkoppling. Här är några ChatGPT-frågor för HR som kan hjälpa till med detta.
5. Använd AI för att automatisera översättningen av utbildningsinnehåll, så att det blir tillgängligt för en bredare grupp elever som kan tala olika språk, och skapa verktyg som ger språkstöd i realtid, till exempel hjälp med grammatik och uttal. 
6. Använd generativ AI och maskininlärning för att skapa engagerande, interaktiva utbildningsupplevelser, till exempel spel och simuleringar som anpassas efter elevernas förmågor och framsteg och främjar bättre engagemang och resultat. 
7. Använd AI för att skapa utbildningsverktyg och plattformar som är mer tillgängliga för elever med funktionsnedsättningar, till exempel text-till-tal, tal-till-text och automatisk bildtextning. 
8. Investera i kollaborativa utbildningsrobotar för att förstärka mänskliga utbildare och möjliggöra individanpassad hjälp och realtidsanalys av enskilda elevers prestationer, samtidigt som rutinuppgifter hanteras. 

Risken är att inte använda AI inom utbildning

Integreringen av AI i lärandesektorn är inte bara en akademisk förbättring, utan också ett strategiskt affärsbeslut.

Genom att införa AI kan utbildningsinstitutioner effektivisera verksamheten, förbättra läranderesultaten och positionera sig för framtida framgång. 

I takt med att AI fortsätter att utvecklas kommer dess roll i omformningen av företagslärande och utbildning bara att bli viktigare. Den enda verkliga risken för din organisation är att inte förstå hur ni kan samarbeta med AI för att effektivt förbereda arbetsstyrkan för de förändringar som redan är i rörelse.