11 sätt som ett HRIS-system kan gynna ditt företag
Fördelarna med HRIS omfattar automatisering av repetitiva HR-uppgifter, att låta medarbetare använda självservice och att hålla dig uppdaterad om efterlevnad. Genom att effektivisera dessa processer sparar ett HRIS tid, minskar det manuella administrativa arbetet och hjälper hela organisationen att arbeta mer effektivt. I den här artikeln visar jag exakt hur ett HRIS kan förenkla ditt HR-arbetsflöde och skapa stort värde för ditt team och din verksamhet.
Vad är ett HRIS?
Ett HRIS (system för personalinformation) är en typ av HR-programvara som lagrar information om medarbetare och organisationen samt kombinerar många funktioner, såsom löne- och förmånshantering, för att hjälpa HR-personal på alla nivåer att utföra sitt arbete mer effektivt.
I grunden handlar det om att utnyttja teknikens kraft för att smörja organisationens maskineri och skapa en nöjdare och mer produktiv arbetsstyrka.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
11 fördelar med ett HRIS
Från att organisera medarbetarinformation till att automatisera administrativa uppgifter och ge insikter med hjälp av HR-data kan rätt HRIS-plattform förändra hela din organisation.
Fördelar för HR-avdelningar
Många av fördelarna med HRIS-programvara kommer att märkas på HR-avdelningen, eftersom tid och resurser frigörs för den givande delen av arbetet: att utveckla talanger.
Effektivitet och tidsbesparingar
Genom att automatisera rutinmässiga HR-uppgifter, såsom hantering av medarbetarregister, ledighetshantering, löneadministration och förmånshantering, sparas tid så att HR-personal kan fokusera på mer strategiska aktiviteter.
Funktioner som självservice för medarbetare gör det dessutom möjligt för anställda att komma åt och uppdatera sin information, vilket minskar antalet förfrågningar som HR behöver hantera. Vissa mer avancerade verktyg har till och med HR-chattbotar som kan besvara frågor.
Inga fler berg av pappersarbete eller flera kalkylblad att hålla reda på!
Förbättrad efterlevnad
En viktig HRIS-funktion är att bidra till att säkerställa efterlevnad av arbetsrätt och andra regler genom att tillhandahålla aktuell information och automatiska påminnelser om viktiga tidsfrister och krav för efterlevnad.
Rapportering och analys
Ett system för HR-rapportering och analys gör det möjligt för HR-team att skapa rapporter om olika HR-mätvärden, såsom antal anställda, personalomsättning och demografi, vilket stödjer datadrivet beslutsfattande.
Förbättrad kommunikation
Kommunikationen inom organisationen förbättras genom att det finns en plattform för meddelanden till hela företaget, uppdateringar av policyer och annan viktig information.
Fördelar för medarbetare
Ett HRIS kan också göra dina medarbetares vardag enklare och få dem att känna sig mer engagerade och delaktiga.
Enklare introduktion
En smidig introduktionsprocess bidrar till att skapa rätt förutsättningar för nyanställda och främjar medarbetarnas framgång och kvarstannande.
Som en HRIS-funktion kan den vara en förlängning av det system för kandidatspårning som hjälpte till att få kandidaten i mål.
Nyanställda kan logga in på självserviceportalen för medarbetare, hantera administrativa ärenden, börja utbildningen och få en känsla för rollen och sitt nya team.
Ökad självständighet
Med en självserviceportal får medarbetare möjlighet att komma åt och hantera sina personuppgifter, arbetsscheman, semesteransökningar, förmåner och andra löneförmåner.
Risken minskar för att administrativa fel påverkar lönen eller ledigheten, och medarbetarna kan även dra nytta av automatiska påminnelser.
Ökat medarbetarengagemang
Ett HRIS ökar medarbetarengagemanget genom att effektivisera kommunikationen, samla in feedback och individanpassa utvecklingsmöjligheter.
Sådana funktioner omfattar erkännande i realtid, pulsmätningar och självserviceåtkomst till information om förmåner och karriärutveckling.
Genom att tillhandahålla datadrivna insikter kan HR proaktivt hantera problem, förbättra arbetsplatskulturen och öka den övergripande medarbetarnöjdheten.
Organisatoriska fördelar
Självklart är organisationen som helhet den slutliga förmånstagaren av HRIS (vilket den också bör vara).
Kostnadsbesparingar
Genom att effektivisera processer, minska manuellt arbete och minimera fel hjälper ett HRIS till att sänka de administrativa kostnaderna och öka den övergripande produktiviteten.
Ett HRIS är också mer kostnadseffektivt än andra typer av HR-hanteringssystem, inklusive HCM- och HRMS-system, men det är också det mest grundläggande (om du tror att du kan behöva ett system med mer avancerade funktioner kan du läsa vår jämförelse av HRIS-, HRMS- och HCM-system för tips om hur du gör rätt val).
Bättre beslut inom talanghantering
HRIS förbättrar besluten inom talanghantering genom att ge insikter i realtid om medarbetarnas prestationer, kompetenser och engagemangstrender.
Med centraliserade data kan HR identifiera medarbetare med hög potential, följa upp utvecklingsbehov och optimera personalplaneringen.
Dessutom hjälper prediktiv analys till med successionsplanering och strategier för att behålla medarbetare, vilket säkerställer bättre överensstämmelse mellan talanger och verksamhetens mål.
Förbättrad kommunikation
Förbättrar kommunikationen inom organisationen genom att erbjuda en plattform för organisationsövergripande meddelanden, policyuppdateringar och annan viktig information.
Förbättrad datasäkerhet
Ett HRIS förbättrar datasäkerheten genom att centralisera känslig medarbetarinformation i ett säkert system med åtkomstkontroll samt krypterings- och autentiseringsprotokoll.
Rollbaserad åtkomst säkerställer att endast behörig personal kan visa eller redigera specifika uppgifter, vilket minskar risken för dataintrång.
Dessutom hjälper granskningsloggar och efterlevnadsfunktioner till att spåra ändringar, upptäcka avvikelser och uppfylla lagkrav för dataskydd.
Funktioner i ett personalinformationssystem
HRIS-system finns i många olika former och storlekar för att passa alla organisationer. Här är några av de viktigaste HRIS-funktionerna att hålla utkik efter:
- Hantering av medarbetardatabas: Centraliserat arkiv för lagring av all medarbetarrelaterad information, inklusive personuppgifter, anställnings- och arbetsuppgifter samt information om ersättning och löner.
- Registrering av arbetstid och närvaro: Verktyg för att registrera medarbetarnas arbetstimmar, närvaro, ledighetsansökningar och frånvaro, ofta integrerade med stämpelklockor eller biometriska system.
- Lönehantering: Automatiserad lönehantering, inklusive löneberäkningar, skatteavdrag, avdrag för förmåner och hantering av direkta löneinsättningar.
- Hantering av förmåner: Hantering av medarbetarnas förmånsprogram, såsom sjukförsäkring, pensionsplaner och andra förmåner, inklusive registrering, uppföljning och rapportering.
- Rekrytering och kandidatspårning: Funktioner i rekryteringsprogram som hjälper dig att hantera publicering av lediga tjänster, granska ansökningar, följa kandidater genom rekryteringsprocessen och introducera nyanställda.
- Prestationshantering: Verktyg för att sätta prestationsmål, genomföra prestationsutvärderingar, ge återkoppling och följa upp mått på medarbetarnas prestationer.
- Efterlevnadshantering: Säkerställer efterlevnad av arbetslagar och föreskrifter, inklusive automatiserade aviseringar om kommande tidsfrister och rapporteringskrav.
- Självbetjäningsportal för medarbetare: Gör det möjligt för medarbetare att komma åt och uppdatera sina personuppgifter, se lönespecifikationer, ansöka om ledighet och hantera förmåner via ett självbetjäningsgränssnitt.
- Utbildning och utveckling: Verktyg för att hantera medarbetarnas utbildningsprogram, följa upp framsteg, schemalägga kurser samt underhålla register över certifieringar och kompetensutveckling.
Så kommer du igång med ett HRIS
Nu tänker du kanske att ett HRIS kan vara ganska användbart, eller funderar på hur ditt nuvarande system kan uppgraderas.
Med så många alternativ på marknaden är det viktigt att hitta den bästa HRIS-programvaran för ditt företags behov.
När de väljer ett HRIS bör HR-personal undersöka användarvänlighet, vilka kärnfunktioner som ingår, hur anpassningsbar tjänsten är, om lösningen kan integreras med äldre system, skalbarhet och, naturligtvis, valuta för pengarna. En bra utgångspunkt är vår guide till de bästa HRIS-systemen.
Bästa tipset: Om dina krav är komplexa eller om du fortfarande håller på att definiera dem kan du överväga att skapa en RFP för HRIS som hjälper dig att definiera kraven och få in bättre anbud från leverantörer.
