Så maximerar du avkastningen på investeringar i introduktion av medarbetare
Forskning från Leena AI visade att den genomsnittliga kostnaden för introduktion varierar från 600-1,800 USD per anställd i små och medelstora företag och över 3 000 USD för större organisationer.
Dessa kostnader ackumuleras, och de räknar inte ens med alternativkostnaden för att en nyanställd slutar eller behöver längre tid för att bli produktiv.
Introduktionen är det avgörande första steget i medarbetarens resa. Den skapar ett gott första intryck och hjälper till att lägga grunden för den nyanställdas fortsatta framgång.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Använd den här artikeln för att få maximal ROI från dina introduktionsaktiviteter.
Hur påverkar introduktionen ditt resultat?
Målet med en effektiv introduktionsprocess är att hjälpa nyanställda att integreras och bli produktiva så effektivt som möjligt. Dessutom kan den bidra till att minska personalomsättningen och stärka företagskulturen.
En undersökning från Talmundo visade till exempel att mer än 50 % av de svarande uppger att introduktionen förkortade inlärningskurvan.
En annan studie från SHRM visade att organisationer uppfattar effektiv introduktion som något som förbättrar personalens kvarstannande (52 procent), tiden tills medarbetarna blir produktiva (60 procent) och den övergripande kundnöjdheten (53 procent).
Eftersom det beräknas kosta 21 % av årslönen att ersätta en anställd med en ny, finns det potentiellt betydande ROI från introduktionen att hämta enbart genom att öka personalens kvarstannande.
Så ökar du ROI från introduktionen
Nu när vi har gått igenom vad introduktionen kan kosta, hur maximerar du din ROI?
Inkludera aktiviteter före introduktionen
Att påbörja introduktionsprocessen före den första dagen, till exempel genom att dela välkomstmejl, handböcker, handledningar och HR-dokument, kan bidra till att göra den mer effektiv.
Aktiviteter före introduktionen engagerar nyanställda tidigt, stärker deras självförtroende och påskyndar introduktionsprocessen. Forskning från Aberdeen Group visade faktiskt att 83 % av de främsta företagen börjar introduktionen före den första arbetsdagen.
Vi väntar inte till den första dagen med att sätta igång. När någon kommer in (eller loggar in om personen arbetar på distans) är utrustningen klar, kontona konfigurerade och personen vet redan hur schemat ser ut för den första veckan.
Skapa ett gott första intryck
Enligt forskning sker 20 % av personalomsättningen under de första 45 dagarna, så ett gott första intryck är viktigt.
Det är före introduktionen som allt börjar, men därefter följer orienteringsperioden och den första månaden eller så. Det här är tiden då organisationens uppdrag, vision och värderingar samt möjligheter bör förmedlas genom verkliga berättelser eller exempel som visar dessa principer i praktiken, för att skapa en känslomässig koppling.
Några viktiga aktiviteter under orienteringen är:
- Tid med ledningsgruppen
- Arbeta tillsammans med en kollega eller mentor
- Få praktisk erfarenhet av företagets produkter och/eller tjänster
- Sätt upp mål, inklusive snabba framgångar, för att skapa momentum
- Samordna utbildning och utveckling.
Även små gester, som ett välkomstpaket eller en personligt anpassad arbetsplats, kan lämna ett bestående positivt intryck.
Säkerställ en konsekvent process
En inkonsekvent introduktion leder till varierande resultat och gör det svårare att mäta effektiviteten.
Precis som med det mesta är det mest effektiva sättet att säkerställa konsekvens att skapa en introduktionsplan som kan anpassas för varje individ.
Vissa delar, såsom välkomstpresentationer från ledningen, kan standardiseras mellan planer, vilket ger utrymme att anpassa introduktionsupplevelsen.
Orienteringen är den del där det finns störst överlappning mellan roller, och det rekommenderas att åtminstone skapa en 90-dagars introduktionsplan, men som jag kommer att gå igenom bör det inte sluta där.
Lägg mer tid på introduktionen
Även om 90 dagar är en bra riktlinje, som det påpekas i den här HBR-artikeln, kan det ta nästan ett år för nyanställda att nå full kompetens, särskilt i mer seniora positioner.
Efter de första tre månaderna bör du därför se till att den nyanställda fortfarande får regelbundet stöd i form av återkommande feedback, till exempel genom avstämningar med chefer.
Inkludera social integration
Forskning har visat att positiva sociala interaktioner på arbetsplatsen direkt påverkar kroppens fysiologiska processer, och positiva sociala interaktioner bidrar till att stärka de fysiologiska resurserna.
Allt detta innebär att främjandet av arbetsrelationer påskyndar produktivitet och engagemang. Ett bra sätt att uppnå detta är genom ett mentorssystem.
Dataanalytiker på Microsoft som skrev för Harvard Business Review fann att ju oftare en introduktionsmentor träffade en nyanställd, desto starkare var den nyanställdas uppfattning om hur snabbt hen själv nådde produktivitet:
- 56 % av de nyanställda som träffade sin introduktionsmentor minst en gång under de första 90 dagarna uppgav att mentorn hjälpte dem att snabbt bli produktiva i sin roll.
- 73 % av dem som träffades två till tre gånger
- 86 % av dem som träffades fyra till åtta gånger
- 97 % av dem som träffades fler än åtta gånger.
En annan rolig idé från Mike Gibbons artikel om bästa praxis för introduktion av anställda är Nykomlingskakor:
”På ett företag där jag arbetade hade de en tradition som kallades ”Nykomlingskakor”. Nyanställda uppmuntrades att baka (eller köpa) kakor, och folk kom förbi, presenterade sig, tog en kaka och pratade en stund. Det var ett fantastiskt (och gott!) sätt att träffa nya kollegor för första gången!”.
Att dessutom fördela introduktionsuppgifter mellan olika teammedlemmar eller till och med avdelningar hjälper till att skapa relationer och avlastar cheferna.
Om du introducerar medarbetare globalt kan det vara klokt att investera i att ta dem till kontoret åtminstone under den första veckan.
Använd automatisering
Automatisering förbättrar avkastningen på introduktionen genom att minska manuellt arbete, minimera fel och effektivisera repetitiva uppgifter, vilket leder till besparingar i både kostnader och tid.
”Vi förlitar oss på teknik för att göra introduktionen mindre besvärlig”, säger Tetiana Burda, CAO på Syndicode. ”Vi har till exempel introduktionsverktyg för att automatisera repetitiva uppgifter som att skicka välkomstmeddelanden, organisera utbildningsmoduler eller signera avtal digitalt före den första dagen. Många underskattar hur mycket friktion man kan ta bort med enkel automatisering. Det frigör tid för HR att fokusera på det som verkligen betyder något: den mänskliga kontakten.”
Så mäter du avkastningen på introduktionen
För att mäta avkastningen på introduktionen behöver du använda verktyg som introduktionsprogramvara, HRMS med mera för att följa följande mätvärden:
- Personalets kvarstannandegrad: Jämför kvarstannandegraden för medarbetare som genomgått en strukturerad introduktion med den för medarbetare som inte gjort det. En högre kvarstannandegrad bland medarbetare som genomgått introduktionen visar att programmet är framgångsrikt.
- Tid till produktivitet: Mät hur lång tid det tar för nyanställda att nå full produktivitet eller kompetens i sina roller. Snabbare uppstartstider kan tyda på en framgångsrik introduktionsprocess.
- Poäng för medarbetarengagemang: Använd introduktionsundersökningar för att förstå hur nyanställda uppfattar introduktionsupplevelsen och bedöma deras engagemang under och efter introduktionen. Högre engagemang korrelerar vanligtvis med bättre avkastning på investeringen.
- Prestationsmått: Följ upp de nyanställdas prestationer under det första året. Förbättrade prestationer över tid kan visa att introduktionsprogrammet effektivt förbereder dem för deras roller.
- Kostnad för introduktion jämfört med resultat: Jämför kostnaden för introduktionen (inklusive material, utbildning, kostnader för introduktionsprogramvara och personalens tid) med det värde den skapar, såsom förbättrad kvarstannandegrad, snabbare produktivitet eller minskade rekryteringskostnader.
- Intern rörlighet och befordringsgrad: Följ upp hur snabbt nyanställda avancerar inom organisationen. Medarbetare som introduceras på ett effektivt sätt är ofta bättre förberedda för utveckling och avancemang.
- Chefens återkoppling: Samla in synpunkter från chefer om de nyanställdas förberedelser och prestationer efter introduktionen. Positiv återkoppling visar att programmet ger medarbetarna goda förutsättningar.
Genom att kombinera dessa mått kan organisationer få en heltäckande bild av hur deras introduktionsprogram driver avkastning på investeringen och identifiera områden som kan förbättras.
Slutsatsen om avkastning på investeringen i introduktion
Att investera i en ordentlig introduktionsprocess är en enkel framgångsåtgärd av alla skäl som anges ovan. Det enda som krävs är en mindre investering i att skapa en strukturerad process och kanske några nya verktyg, till exempel introduktionsprogramvara, HRMS eller ett lärplattformssystem.
De främsta fördelarna med introduktionsprogramvara är att den hjälper nyanställda att bli produktiva snabbare och ökar sannolikheten att de stannar kvar. Den gör också vardagen enklare för interna team och bidrar till en mer sammanhållen kultur.
Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People för fler insikter
För fler insikter om introduktion kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.
