Rekryteringstratten: En komplett guide

Om du tänker på rekrytering som försäljning, där produkten är en roll i er organisation, liknar den mycket den marknadsföringstratt som marknadsföringsteam använder.

Varför är rekryteringstratten viktig?

Rekryteringstratten är ett användbart verktyg för att hantera kandidatflödet, från den första medvetenheten till att kandidaterna tackar ja till en tjänst i organisationen.

Rekrytering är en process som är notoriskt kaotisk, men genom att använda tratten kan rekryteringsteam organisera sig kring olika uppgifter och använda data för att identifiera förbättringar i trattens olika steg.

Rekryteringstrattens hastighet är till exempel ett vanligt rekryteringsmått för att hålla koll på rekryteringsprocessens längd och hur lång tid kandidaterna tillbringar i varje steg.

Om kandidaterna tillbringar för lång tid i intervjusteget, varför är det så? Vill de inte genomföra den bedömning ni har för dem? Kanske genomför de den, men får vänta för länge på återkoppling.

Rekryteringstrattens steg

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Medvetenhet

Varje organisation har två varumärken: det övergripande varumärket (produkt, kundservice, tonalitet) och arbetsgivarvarumärket (hur organisationen uppfattas som arbetsgivare).

Ert arbetsgivarvarumärke har stor påverkan på er förmåga att attrahera (och behålla) talanger. Om ni ännu inte har tänkt på ert arbetsgivarvarumärke är det dags att göra det.

Kärnan i ert arbetsgivarvarumärke är ert arbetsgivarerbjudande (EVP), eller vad ni erbjuder någon i utbyte mot deras tjänster. Det omfattar syfte, uppdrag och vision, värderingar, total ersättning, utvecklingsmöjligheter, kultur, hur ni behandlar människor och så vidare.

När ni har ett starkt EVP på plats kan ni kombinera det med alla utåtriktade delar, som logotyper och visuella element, som utgör ett varumärke.

Att skapa ett starkt arbetsgivarvarumärke bidrar till att öka medvetenheten om er lämplighet som arbetsgivare och gör det mycket enklare att hitta och behålla talanger.

Ni kan börja sprida ert varumärke genom annonsering, sociala medier och era digitala ytor, som exempelvis karriärsidan på er webbplats.

Attraktion

När ni har ett tydligt och starkt varumärke på plats kan ni börja synas mer och marknadsföra organisationen mer, tillsammans med specifika roller.

Denna process, som kallas rekryteringsmarknadsföring, omfattar aktiviteter som:

• Att skriva och publicera tydliga och lockande jobbannonser
• Att skapa en attraktiv karriärsida
• Att kontakta kandidater, det vill säga kandidatanskaffning
• Att starta ett program för medarbetarrekommendationer för att skapa incitament för och uppmuntra rekommendationer.
• Att skapa profiler på rekryteringsplattformar
• Att vara aktiv på sociala medier, det vill säga rekrytering via sociala medier.

Det är ett tillfälle att ha lite roligt och visa vad som gör er unika. Ibland kan ni dock välja att samarbeta med rekryteringsföretag för att hitta fler eller bättre kandidater och tillsätta svårrekryterade roller.

Teknik som programvara för rekryteringsmarknadsföring och system för kandidatspårning (ATS) kan hjälpa till med att skapa karriärsidor och publicera jobbannonser.

Ansökan

Det här steget är perioden mellan att en kandidat beslutar sig för att söka och att kandidaten formellt skickar in en ansökan. 

Det är viktigt att se till att ansökningsprocessen är smidig, eliminerar dubbelarbete, kan slutföras snabbt och endast ställer relevanta frågor (dessa behöver inte vara samma frågor för varje roll). Om man går vilse här kan det göra kandidater utmattade och få företaget att skrämma bort talanger.

Med rekryteringsexperten Liam Reeses ord:

"Den enda information du verkligen behöver i det här skedet är den minsta mängd information som krävs för att fatta beslut om huruvida kandidaten ska kallas till intervju eller inte, samt kontaktuppgifter för att kommunicera med kandidaten – du behöver inget annat, så fråga inte efter något annat."

ATS:er kan hjälpa till här genom att standardisera vissa delar av ansökningsprocessen och se till att alla sökandes information registreras så att de kan följas upp och få svar.

En annan praktisk ATS-funktion är möjligheten att programmera systemet att automatiskt avvisa kandidater som inte uppfyller vissa kriterier, till exempel plats eller visumstatus, och skicka information om nästa steg till dem som gör det.

Urval

Kandidaturval är processen där man bedömer ansökningar och beslutar vilka som ska gå vidare till intervju med den rekryterande chefen.

Processen för kandidaturval innebär att granska den information om kandidaten som finns tillgänglig (CV, personligt brev, LinkedIn-profil osv.) och avgöra om kandidaten kan passa bra.

Företag som använder verktyg för CV-urval ser ofta snabbare rekryteringsprocesser och bättre kandidatkvalitet.

Om kandidaten verkar lovande brukar processen även innefatta ett inledande samtal mellan kandidaten och någon från HR, kallat ett ”urvalssamtal”, för att gå lite djupare och diskutera rollen.

I det här skedet kanske bara en person är involverad i processen, men det kommer sannolikt att förändras.

När fler personer blir involverade är det inte en dum idé att ha ett flödesschema för rekryteringsprocessen som personerna kan följa, samt en enda kontaktperson som kandidaten kan ha kontakt med under hela processen, vanligtvis den person som genomför det inledande urvalet. Detta kallas rekrytering under hela cykeln.

Intervjuer och bedömningar

Nu kommer vi till rekryteringstrattens kärna, där flest personer sannolikt kommer att vara involverade.

Vi intervjuar kandidater och ger dem uppgifter för att fastställa deras kvalifikationer, kommunikationsförmåga och drivkrafter, samtidigt som vi verifierar att informationen i deras ansökan stämmer.

Å andra sidan kan arbetssökande visa upp sina förmågor, få en bättre förståelse för rollen och skapa en god relation med potentiella arbetsgivare.

Båda parter kan klargöra förväntningar, förhandla om villkor och fatta välgrundade beslut om att gå vidare.

Genom intervjuer och bedömningar vill vi i slutändan grundligt undersöka de nödvändiga färdigheterna, beteendena och drivkrafterna samt skapa en positiv kandidatupplevelse, oavsett utfallet.

Det är viktigt att ha en tydlig struktur för intervjuer. I sin utmärkta artikel om hur man intervjuar någon rekommenderar Mariya Hristova att strukturera intervjuer som en tratt, där man börjar med de viktigaste obligatoriska färdigheterna i de första stegen och går vidare till de valfria i de följande stegen.

Exempel:

• Steg ett: Gå på djupet i deras erfarenhet med specifika frågor, där den obligatoriska erfarenheten prioriteras först och man sedan går vidare mot den valfria erfarenheten.
• Steg två: ”Teknisk” intervju, som kanske innefattar en uppgift, där du får möjlighet att bedöma de obligatoriska färdigheterna och eventuellt få en förståelse (baserat på kandidatens prestation under den första intervjun) för deras meriterande färdigheter.
• Steg tre: Fokusera på det kulturella tillskottet och den beteendemässiga passformen.

Vi rekommenderar starkt att läsa artikeln för en djupare genomgång!

Erbjudande

Även om jobberbjudandet är slutet på rekryteringsprocessen börjar arbetet med att få kandidaterna att tacka ja till erbjudandet från det ögonblick då du först pratar med dem och deras information registreras i ditt rekryteringssystem.

De åtgärder du vidtar i varje steg av tratten hjälper dig att få dem till ett ”Ja, jag vill arbeta på företaget!”-sinnestillstånd där de är redo att tacka ja (eller göra det motsatta och få dem att själva välja bort processen).

Att bygga en god relation med kandidaten är avgörande, eftersom det håller din andel accepterade erbjudanden (OAR) hög (en bra OAR anses generellt vara ~90%).

Allteftersom de går igenom processen får du veta mer om kandidaten, vilket du sedan kan använda för att få dem att tacka ja i förhandlingsfasen. 

Om en utvecklare till exempel vill få mer erfarenhet av att använda en viss teknik, och detta är något du faktiskt kan erbjuda, är det något du bör lyfta fram.

För mer information kan du läsa Mariyas utmärkta artikel om hur du lämnar ett jobberbjudande.

Så skapar du en rekryteringstratt

Här är en snabb process som hjälper dig att skapa en rekryteringstratt:

1. Utveckla ditt EVP och ditt arbetsgivarvarumärke
2. Definiera dina rekryteringsmål
3. Definiera din idealkandidat
4. Skapa e-postmallar för varje steg i rekryteringstratten för att optimera kommunikationen med kandidaterna.
5. Skriv och publicera några platsannonser
6. Hitta och sålla bland kandidater
7. Utveckla en intervjuprocess
8. Ge dem ett erbjudande de inte kan tacka nej till
9. Utveckla användbara rekryteringsmått som hjälper dig att optimera din tratt.

Experttips: Kostnadsfria rekryteringsverktyg hjälper dig att visualisera och förfina din rekryteringstratt för bättre rekryteringsresultat.

Mått för rekryteringstratten

Det finns ett gammalt talesätt som lyder ”Det som mäts blir hanterat”, vilket innebär att det är viktigt att övervaka effektiviteten hos något med hjälp av tydliga mått för att kunna förbättra det.

När det gäller att mäta rekryteringstrattens effektivitet finns det en hel del att välja mellan:

Mått för rekryteringstratten är avgörande för att utvärdera och effektivisera din rekryteringsprocess. 

Här är några viktiga mått att ta hänsyn till:

1. Tid till tillsättning: Mäter hur många dagar det tar att tillsätta en tjänst från det att platsannonsen publiceras tills erbjudandet accepteras.
2. Tid till anställning: Mäter antalet dagar från det att en kandidat kommer in i rekryteringsprocessen (t.ex. genom att ansöka eller hittas av rekryteraren) tills kandidaten accepterar jobberbjudandet.
3. Källa till anställning: Följer var kandidaterna kommer ifrån (t.ex. platsannonser, sociala medier, medarbetarrekommendationer och rekryteringsbyråer).
4. Andel slutförda ansökningar: Mäter andelen kandidater som slutför ansökningsprocessen efter att ha påbörjat den.
5. Förhållande mellan urval och intervju: Mäter antalet kandidater som sållats ut jämfört med antalet kandidater som intervjuats.
6. Förhållande mellan intervju och erbjudande: Mäter antalet intervjuade kandidater jämfört med antalet lämnade jobberbjudanden.
7. Andel accepterade erbjudanden: Mäter andelen jobberbjudanden som accepteras av kandidaterna.

Som tur är kan du använda ditt rekryteringssystem för att följa dessa mått, eftersom många redan har inbyggda rapporter för dessa mått (eller rapporter som du kan anpassa efter dina specifika behov).

Bästa praxis för rekryteringstratten

Följ dessa bästa metoder för att skapa och optimera din rekryteringstratt:

1. Var alltid varumärkesmedveten: Ditt varumärke är värdefullt, låt dina värderingar leda vägen och skydda det till varje pris!
2. Utveckla kandidatpersonas: Skapa detaljerade profiler av dina idealkandidater, inklusive kompetenser, erfarenhet och kulturell passform, för att vägleda ditt arbete med att hitta och sålla kandidater.
3. Dra nytta av befintliga medarbetare: Utnyttja befintliga medarbetare för att rekommendera kandidater och delta i dina marknadsföringsinsatser för rekrytering.
4. Implementera ett ATS: När rekryteringen blir tillräckligt omfattande kan du använda ett ATS för att hantera och effektivisera ansökningsprocessen, följa kandidater och upprätthålla strukturerade register. Här är vårt urval av de bästa systemen för kandidatspårning.
5. Regelbunden kommunikation och samarbete: Rekrytering bör vara en gemensam insats mellan rekryterare och rekryterande chefer.
6. En mångfaldig talangpool och intervjugrupp: Viktigt för att få in nya idéer och perspektiv på båda sidor av intervjubordet.
7. Standardisera urvals- och intervjuprocesserna: Utveckla konsekventa urvalskriterier och intervjufrågor för att säkerställa rättvisa och objektivitet, och se till att intervjuarna utbildas i bästa praxis för att genomföra effektiva och opartiska intervjuer.
8. Var transparent och ärlig: Att vara öppen och ärlig öppnar dörren för en mängd olika frågor som hjälper dig att bedöma om personen är en lämplig kandidat för rollen.

Du kan optimera din rekryteringstratt genom att utnyttja rekryteringssystem för småföretag som automatiserar dessa viktiga processer.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För ytterligare stöd inom allt som rör talangförvärv och talanghantering kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får ta del av allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.