Så automatiserar du prestationshantering i 5 steg
För att automatisera uppgifter inom prestationshantering bör du fokusera på att effektivisera repetitiva steg – som att följa upp mål, samla in feedback och schemalägga uppföljningar – med hjälp av teknik. I den här artikeln får du veta vilka delar av prestationshanteringen som är enklast att automatisera, varför automatisering är viktigt och får en praktisk checklista så att du tryggt kan minska belastningen på HR och förebygga utbrändhet.
Fördelar med automatiserade system för prestationshantering
Automatisering, inklusive den växande användningen av AI inom prestationshantering, har flera fördelar för HR-personal, till exempel förbättrade arbetsflöden, minskade krav på tidsplanering och förenklade processer.
Här är fyra huvudsakliga fördelar med att automatisera uppgifter inom ditt program för prestationshantering.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Förbättrad effektivitet och noggrannhet
Uppgifter som datainmatning eller rapportgenerering kan vara tidskrävande och känsliga för medarbetarfel. Genom att automatisera dem kan HR-personal avlasta den administrativa bördan från sådana uppgifter, minska antalet fel och få mer tid att fokusera på mer strategiskt arbete.
Konsekvens och standardisering
För att automatisera traditionella uppgifter inom prestationshantering kräver automatiseringsteknik att processerna följer konsekventa regler och kriterier.
Genom att införa detta i processen för prestationshantering kan risken för partiskhet eller diskriminering minskas, vilket säkerställer ett mer rättvist och jämlikt tillvägagångssätt för utvärdering av medarbetares prestationer.
Lösningar för medarbetarutvärdering stöder kontinuerlig feedback, vilket gör prestationshantering till en fortlöpande process.
Feedback i realtid
Automatisering kan utlösa nästan omedelbar feedback för både medarbetare och chefer i realtid, vilket gör att de kontinuerligt kan följa upp sina framsteg mot målen.
Det hjälper medarbetare att identifiera när de har tappat fokus på sina mål eller prioriteringar och hjälper chefer att i rätt tid kommunicera vad som behöver göras för att korrigera situationen.
För att uppnå ett smidigt genomförande kräver automatisering av uppgifter inom prestationshantering HRMS-verktyg med robusta nyckelfunktioner. Viktiga funktioner för att automatisera feedback omfattar spårning av mål i realtid, påminnelser om feedback och instrumentpaneler för prestationsanalys.
Förbättrat medarbetarengagemang
Automatiserade uppgifter inom prestationshantering gör det möjligt att koppla samman funktioner som målspårning och planer för lärande och utveckling för medarbetare. Det gör att medarbetare kan skapa sin egen utvecklingsstrategi och därmed öka motivationen och engagemanget till en ny nivå.
”Årsmål fungerar inte i vår tid”, sade Liz Lockhart Lance, stabschef på Performica. ”Kvartalsmål passar bättre, men de måste vara resultatinriktade och kopplade till det som är viktigast på högsta nivå. Om människor kan koppla sitt arbete till organisationens önskade resultat på högsta nivå kan de se hur deras insatser bidrar och hitta mening i sitt arbete.”
Vad som ska automatiseras
När du tydligt har beskrivit varför du vill automatisera kan du börja processen med att fastställa mål, identifiera vilka processer och uppgifter inom dem du ska automatisera och fundera på vilka verktyg för prestationshantering du ska välja.
Här är fyra aspekter av prestationshantering som lämpar sig väl för automatisering.
Prestationsutvärderingar
Att automatisera schemaläggningen samt distributionen och insamlingen av material som ingår i prestationsbedömningsprocessen kan spara tid och göra organiseringen av materialet mycket enklare.
Det kan också hjälpa dig att finjustera din utvärderingscykel för att upprätthålla målen för talanghanteringen.
Resurs: Så genomför du en bättre prestationsutvärdering
Målsättning och uppföljning
Ett automatiserat system för att skapa och följa upp SMART (Specifika, Mätbara, Uppnåeliga, Relevanta, Tidsbundna)-mål hjälper chefer och medarbetare att förbli samordnade kring verksamhetens mål. Men SMART är bara en modell för målsättning.
Andra modeller omfattar OKR-modellen (mål och nyckelresultat) eller modellen för kaskaderande mål. Du behöver ta reda på vilken som fungerar bäst för din organisation och hur du kan automatisera processerna kring den.
Coachning och återkoppling
En kultur av kontinuerlig återkoppling kan främjas genom automatiserade mekanismer som ger regelbunden återkoppling till medarbetare för att hjälpa dem att hålla kursen, förbättra prestationen, uppmärksamma milstolpar och utvecklas professionellt.
Men återkoppling går åt båda hållen. Du behöver också skapa en mekanism som uppmanar medarbetare att ge dig återkoppling när saker inte fungerar.
”Ett praktiskt förhållningssätt till förändring innebär att man drar i två spakar samtidigt”, sade Lauren Scholtz, chef för lärande och utveckling på intelliHR. ”Om vi pratade om en båt skulle det handla om att göra sig av med ankarna och hissa seglen; vi behöver båda för att kunna färdas snabbt. Att bygga en kultur av kontinuerlig återkoppling är ett bra exempel på detta i praktiken. Det här är ankarna som får det att kännas som om saker går trögt. Det kan finnas stora problem, som att en medarbetare känner att hen inte har allt som behövs för sin roll eller att den årliga prestationsbedömningsprocessen är tidskrävande och inte till någon hjälp. Att öppna en kanal där människor kan dela detta med dig kan hjälpa dig att hissa seglen.”
Användbar resurs: Viktiga formuleringar för prestationsbedömningar
Dataanalys
Automatisering av dataanalys med AI-verktyg för prestationshantering hjälper till att identifiera prestationstrender samt områden som kan förbättras. Det kan bidra till att förhindra falska beskrivningar, ge större kontext kring medarbetarens inverkan på övergripande verksamhetsmål och stödja beslutsprocessen för framtida målsättningsövningar och befordringar.
Steg för att implementera automatisering av prestationshantering
Att automatisera prestationshanteringen med medarbetarupplevelsen i åtanke kräver en förståelse för alla kontaktpunkter och variabler som ingår.
Detta kräver en stegvis process för att säkerställa att automatiseringen stödjer den medarbetarupplevelse du vill erbjuda och bidrar till dina insatser för att behålla och engagera medarbetare.
Steg 1: Bedömning
För att förstå hur arbetet med prestationshantering kan förbättras måste du först ha en tydlig bild av den nuvarande processen.
Alla ingående steg måste dokumenteras för att identifiera problemområden och möjligheter att förbättra effektiviteten samt definiera vad målet med automatiseringen är.
Som en del av detta behöver du också skapa en lista över effektiva uppgifter inom prestationshantering, överväga vilka som kan automatiseras och genomföra en kostnads- och nyttoanalys av automatiseringen.
Steg 2: Analys och val av verktyg
Att förstå vilka verktyg som kan hjälpa dig att automatisera prestationshanteringen och genomföra en granskning av din nuvarande infrastruktur hjälper dig att fastställa vilken funktionalitet som saknas och om din HR-teknikstack kan stödja automatiseringen av de uppgifter du har identifierat.
En del av detta handlar om att förstå vad du inte behöver nya verktyg för att göra och vad dina medarbetare redan använder. Sunder Nookala, medgrundare och vd för Huminos, diskuterar detta när han talar om friktionsfria medarbetarupplevelser.
”Det enda vi praktiskt kan göra för att skapa en bättre arbetsvärld är att tänka om kring processerna från anställning till pension och förenkla dem så att arbetet kan möta medarbetaren på den plats hen föredrar, i stället för att tvinga medarbetaren att navigera mellan flera system för att få sitt arbete gjort”, sade Nookala.
”Låt oss till exempel granska processerna för målsättning och prestationsutvärdering: Moderna intelligenssystem som Huminos gör det möjligt att slutföra dagliga uppgifter som avstämningar av framsteg, schemaläggning av 1:1-samtal, att ge eller ta emot uppskattande och utvecklande återkoppling med mera i Slack eller Microsoft Teams, utan att byta till ett annat program.”
Som utgångspunkt kan du ta en titt på vårt val av bästa programvara för prestationshantering.
Steg 3: Dataöverväganden
Efterlevnad av regler för datasäkerhet och integritet är bara toppen av isberget när det gäller de dataöverväganden som följer med automatisering.
Att förstå vilka typer av data som kan samlas in, vilka nyckeltal (KPIs) de kan stödja och hur de kan användas och av vem är faktorer som avgör hur datainsamling och analys kan förbättra processen för prestationshantering av medarbetare.
Du bör också tillsammans med ditt IT-team kartlägga hur datamigrering från befintliga system till nya tekniska lösningar kan skapa en smidig övergång mellan de processer ni har nu och de nya processer ni kommer att skapa.
Steg 4: Anpassning
Alla organisationers arbetsflöden, hierarkier och rapporteringsstrukturer är olika. Oavsett vilka utvärderingsverktyg och processer du väljer måste de anpassas efter organisationens behov och mål, samtidigt som de integreras med ert HRIS för att effektivisera datainsamling och analys.
Pilotprogram för att testa genomförbarheten och effektiviteten hos automatisering i mindre skala kan hjälpa dig att finjustera verktyg och processer ytterligare samt skapa en förändringsplan som bemöter medarbetarnas oro kring vad automatisering kan innebära för deras arbete.
Steg 5: Utbildning
Omfattande utbildning för HR-team och chefer kommer att spela en viktig roll för en framgångsrik implementering av automatisering.
Genom att inkludera feedback från intressenter som deltar i ett utbildningsprogram kan du förfina processerna och användarupplevelsen i dina tekniska lösningar innan de implementeras i full skala.
Mäta effekten av automatisering av prestationshantering
Effekten av dina insatser för att automatisera kan märkas på flera områden, från feedback från medarbetare till upplevelseenkäter och en mängd olika mätvärden som hjälper HR-ledare att få en tydligare bild.
Några viktiga mätvärden att följa upp för att mäta resultat är:
- Sparad tid
- Minskning av fel
- Medarbetarnöjdhet
- Precision och slutförandegrad för varje steg i processen för prestationshantering
- Övergripande resultat.
Dessa är viktiga när du beräknar avkastningen på investeringen (ROI) för automatisering och utvecklar din kostnads-nyttoanalys över tid.
Vill du lära dig mer om hur du kan förbättra ditt arbetssätt för prestationshantering? Läs vår artikel om typer av system för prestationshantering och bästa praxis för att implementera dem.
