Så automatiserar du prestationshantering i 5 steg

Ökad effektivitet och noggrannhet

Uppgifter som datainmatning eller rapportgenerering kan vara tidskrävande och känsliga för medarbetarfel. Genom att automatisera dem kan HR-yrkesverksamma avlägsna den administrativa belastningen från sådana uppgifter, minska antalet fel och få mer tid att fokusera på strategiskt arbete. 

Konsekvens och standardisering 

För att automatisera traditionella uppgifter inom prestationshantering kräver automatiseringsteknik att processerna följer konsekventa regler och kriterier.

Genom att införa detta i processen för prestationshantering kan risken för partiskhet eller diskriminering minska, vilket säkerställer att ett mer rättvist och jämlikt tillvägagångssätt används vid utvärdering av medarbetares prestationer.

Lösningar för medarbetarutvärdering stöder kontinuerlig återkoppling, vilket gör prestationshantering till en fortlöpande process.

Återkoppling i realtid

Automatisering kan utlösa nästan omedelbar återkoppling för både medarbetare och chefer i realtid, så att de kontinuerligt kan följa sina framsteg mot målen.

Det hjälper medarbetare att upptäcka när de har tappat fokus på sina mål eller prioriteringar och hjälper chefer att i rätt tid kommunicera vad som behöver göras för att korrigera situationen. 

För att uppnå ett smidigt genomförande kräver automatisering av uppgifter inom prestationshantering HRMS-verktyg med robusta nyckelfunktioner. Viktiga funktioner för att automatisera återkoppling omfattar måluppföljning i realtid, påminnelser om återkoppling och instrumentpaneler för prestationsanalys.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Ökat medarbetarengagemang

Automatiserade uppgifter inom prestationshantering gör det möjligt att koppla samman funktioner som måluppföljning och planer för lärande och utveckling för medarbetare. Det gör det möjligt för medarbetare att skapa sin egen utvecklingsstrategi och därmed höja motivationen och engagemanget till en ny nivå.

”Årsmål fungerar inte i vår nuvarande tid”, sa Liz Lockhart Lance, stabschef på Performica. ”Kvartalsmål passar bättre, men de måste fokusera på resultat och vara kopplade till det som är viktigast på högsta nivå. Om människor kan koppla sitt arbete till organisationens övergripande önskade resultat kan de se hur deras insatser bidrar och hitta mening i sitt arbete.”

Vad du bör automatisera

När du tydligt har formulerat varför du vill automatisera kan du börja processen med att sätta mål, fastställa vilka processer och uppgifter inom dessa du ska automatisera och fundera över vilka verktyg för prestationshantering du ska välja.

Här är fyra delar av prestationshanteringen som lämpar sig väl för automatisering. 

Prestationsutvärderingar

Genom att automatisera schemaläggningen samt distributionen och insamlingen av material som ingår i prestationsbedömningsprocessen kan du spara tid och göra organiseringen av materialet mycket enklare.

Det kan också hjälpa dig att finjustera din utvärderingscykel för att upprätthålla målen för talanghantering.

Resurs: Så genomför du en bättre prestationsutvärdering 

Målsättning och uppföljning

Ett automatiserat system för att skapa och följa upp SMART-mål (specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna mål) hjälper chefer och medarbetare att förbli samordnade med verksamhetens mål. Men SMART är bara en modell för målsättning. 

Andra modeller omfattar OKR-modellen (mål och nyckelresultat) eller modellen för kaskadmål. Du behöver ta reda på vilken modell som fungerar bäst för din organisation och hur du kan automatisera processerna kring den.

Coachning och återkoppling

Att främja en kultur av kontinuerlig återkoppling kan underlättas av automatiserade mekanismer som regelbundet ger medarbetarna återkoppling för att hjälpa dem att hålla rätt kurs, förbättra sina prestationer, uppmärksamma milstolpar och utvecklas professionellt.

Men återkoppling går åt båda hållen. Du vill också skapa en mekanism som uppmanar medarbetarna att ge dig återkoppling när saker inte fungerar.

”Ett praktiskt sätt att hantera förändring är att dra i två spakar samtidigt”, sa Lauren Scholtz, chef för lärande och utveckling på intelliHR. ”Om vi skulle prata om en båt skulle det handla om att göra sig av med ankarna och hissa seglen; vi behöver båda delarna för att kunna färdas snabbt. Att bygga en kultur av kontinuerlig återkoppling är ett utmärkt exempel på detta i praktiken. Det här är ankarna som får det att kännas som om saker går trögt. Det kan finnas stora problem, som att en medarbetare känner att hen inte har allt som behövs för sin roll eller att den årliga prestationsbedömningen är tidskrävande och föga hjälpsam. Att öppna en kanal där människor kan dela detta med dig kan hjälpa dig att hissa seglen.”  

Användbar resurs: Viktiga formuleringar för prestationsbedömningar  

Dataanalys

Automatiserad dataanalys hjälper till att identifiera prestationstrender samt områden som kan förbättras. Den kan bidra till att förhindra falska narrativ, ge större sammanhang kring vilken påverkan medarbetaren har på övergripande affärsmål och stödja beslutsprocessen för framtida målformuleringar och befordringar. 

Steg för att införa automatisering av prestationshantering

Att automatisera prestationshanteringen med medarbetarupplevelsen i åtanke kräver en förståelse för alla kontaktpunkter och variabler som ingår.

Detta kräver en steg-för-steg-process för att säkerställa att automatiseringen stödjer den medarbetarupplevelse du vill erbjuda och bidrar till dina insatser för att behålla och engagera medarbetare. 

Steg 1: Bedömning 

För att förstå hur arbetet med prestationshantering kan förbättras måste du först ha en tydlig bild av den nuvarande processen.

Alla ingående steg måste dokumenteras för att identifiera problemområden och möjligheter att förbättra effektiviteten samt definiera vad målet med automatiseringen är.

Som en del av detta vill du också skapa en lista över effektiva uppgifter inom prestationshantering, överväga vilka som skulle kunna automatiseras och genomföra en kostnads- och nyttoanalys av automatiseringen. 

Steg 2: Analys och val av verktyg 

Att förstå vilka verktyg som kan hjälpa dig att automatisera prestationshanteringen och att genomföra en granskning av din nuvarande infrastruktur hjälper dig att fastställa vilken funktionalitet som saknas i nuläget och om din HR-teknikstack kan stödja automatiseringen av de uppgifter du har identifierat.

En del av detta handlar om att förstå vad du inte behöver nya verktyg för att göra och vilka verktyg dina medarbetare redan använder. Sunder Nookala, medgrundare och vd för Huminos, diskuterar detta när han talar om friktionsfria medarbetarupplevelser.

”Det enda vi i praktiken kan göra för att skapa en bättre arbetsvärld är att tänka om kring processerna från anställning till pension och förenkla dem, så att arbetet kan möta medarbetaren på den plats hen föredrar i stället för att tvinga medarbetaren att ta sig igenom flera system för att få sitt arbete gjort”, sa Nookala.

”Låt oss till exempel granska processerna för målsättning och prestationsutvärdering: Moderna intelligenssystem som Huminos gör det möjligt att utföra dagliga uppgifter som avstämningar av framsteg, schemaläggning av 1:1-samtal, att ge eller ta emot uppskattande och utvecklande återkoppling med mera i Slack eller Microsoft Teams, utan att behöva byta till ett annat program.”

Som utgångspunkt kan du ta en titt på vårt val av bästa programvaran för prestationshantering.

Steg 3: Dataöverväganden 

Efterlevnad av regler för datasäkerhet och integritet är bara toppen av isberget när det gäller de dataöverväganden som följer med automatisering.

Att förstå vilka typer av data som kan samlas in, vilka nyckeltal för prestation (KPIs) de kan stödja och hur de kan användas och av vem är alla faktorer som påverkar hur datainsamling och dataanalys kan förbättra processen för hantering av medarbetarnas prestationer. 

Du vill också tillsammans med ditt IT-team kartlägga hur datamigrering från befintliga system till nya tekniska lösningar kan skapa en smidig övergång mellan de processer du har nu och de nya processer du kommer att skapa. 

Steg 4: Anpassning 

Varje organisations arbetsflöden, hierarkier och rapporteringsstrukturer är olika. Oavsett vilka utvärderingsverktyg och processer du väljer måste de anpassas efter organisationens behov och mål, samtidigt som de integreras med ditt HRIS för att effektivisera datainsamling och analys.

Pilotprogram för att testa genomförbarheten och effektiviteten hos automatisering i mindre skala kan hjälpa dig att finjustera verktyg och processer ytterligare och skapa en förändringshanteringsplan som bemöter medarbetarnas oro över vad automatisering kan innebära för deras arbete. 

Steg 5: Utbildning

Omfattande utbildning för HR-team och chefer kommer att spela en viktig roll för att automatisering ska kunna införas framgångsrikt.

Genom att ta med synpunkter från intressenter som deltar i ett utbildningsprogram kan du förfina processerna och användarupplevelsen för dina tekniska lösningar innan de implementeras i full skala. 

Mäta effekten av automatisering inom prestationshantering 

Effekten av dina insatser för att automatisera kan märkas på flera områden, från medarbetarfeedback till upplevelseundersökningar och en mängd olika mätvärden som hjälper HR-chefer att få en tydligare bild. 

Några viktiga mätvärden att följa upp för att mäta prestationen är:

• Sparad tid
• Minskning av antalet fel
• Medarbetarnöjdhet
• Precision och slutförandegrad för varje steg i prestationshanteringsprocessen
• Övergripande prestationsresultat. 

Dessa är viktiga när du beräknar automatiseringens avkastning på investeringen (ROI) och över tid vidareutvecklar din kostnadsnyttoanalys.

Vill du lära dig mer om hur du kan förbättra ditt arbetssätt kring prestationshantering? Läs vår artikel om olika typer av system för prestationshantering och bästa praxis för att implementera dem.