11 sätt ett HR-system kan gynna ditt företag
Fördelarna med HRIS omfattar automatisering av repetitiva HR-uppgifter, möjligheten för medarbetare att använda självservice och att hålla sig uppdaterad om efterlevnad.
Genom att effektivisera dessa processer sparar ett HRIS tid, minskar det manuella administrationsarbetet och hjälper hela organisationen att arbeta mer effektivt. I den här artikeln visar jag exakt hur ett HRIS kan förenkla ditt HR-arbetsflöde och skapa stort värde för ditt team och din verksamhet.
Vad är ett HRIS?
Ett HRIS (human resource information system) är en typ av HR-programvara som lagrar medarbetar- och organisationsdata och kombinerar många funktioner, såsom löne- och förmånshantering, för att hjälpa HR-specialister på alla nivåer att utföra sitt arbete mer effektivt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I grunden handlar det om att utnyttja teknikens kraft för att smörja organisationens maskineri och skapa en nöjdare och mer produktiv arbetsstyrka.
11 fördelar med ett HRIS
Från att organisera medarbetarinformation till att automatisera administrativa uppgifter och erbjuda insikter med hjälp av HR-data kan rätt HRIS-plattform förändra din organisation i grunden.
Fördelar för HR-avdelningar
Många av fördelarna med HRIS-programvara märks på HR-avdelningen, där tid och resurser frigörs för att arbeta med den givande delen av jobbet: att utveckla talanger.
Effektivitet och tidsbesparingar
Ett HRIS minskar det repetitiva administrativa arbetet genom att automatisera uppgifter som uppdatering av medarbetarregister, lönehantering och ledighetshantering.
Medarbetare kan till exempel skicka in ledighetsansökningar via en självserviceportal, där chefer granskar och godkänner dem och HR håller koll på ledighetssaldon utan att behöva hantera e-post eller kalkylblad. Vissa system använder också HR-chatbotar för att besvara rutinfrågor.
Detta frigör tid för HR-specialister att fokusera på rekrytering, medarbetarutveckling och andra strategiska prioriteringar.
Förbättrad efterlevnad
En viktig HRIS-funktion är att bidra till att säkerställa efterlevnad av arbetslagar och bestämmelser genom att tillhandahålla aktuell information och automatiska påminnelser om viktiga tidsfrister och krav för efterlevnad.
Rapportering och analys
Ett system för HR-rapportering och analys gör det möjligt för HR-team att skapa rapporter om olika HR-mätetal, såsom antal medarbetare, personalomsättning och demografi, vilket stöder datadrivet beslutsfattande.
Förbättrad kommunikation
Förbättrar kommunikationen inom organisationen genom att erbjuda en plattform för tillkännagivanden till hela företaget, uppdateringar av policyer och annan viktig information.
Fördelar för medarbetare
Ett HRIS kan också göra medarbetarnas vardag enklare och få dem att känna sig mer engagerade och delaktiga.
Enklare introduktion
En smidig introduktionsprocess bidrar till att sätta tonen för nyanställda och främjar medarbetarnas framgång och trivsel.
Som en HRIS-funktion kan den vara en förlängning av det system för kandidatspårning som hjälpte till att få kandidaten hela vägen till anställning.
Nyanställda kan logga in på självserviceportalen för medarbetare, hantera administration, påbörja utbildning och få en känsla för rollen och sitt nya team.
Större självständighet
Med en självserviceportal får medarbetare möjlighet att komma åt och hantera sina personuppgifter, arbetsscheman, semesteransökningar, förmåner och andra förmåner.
Risken minskar för att administrativa fel påverkar lönen eller ledigheten, och medarbetarna kan dessutom dra nytta av automatiska påminnelser.
Ökat medarbetarengagemang
Ett HRIS ökar medarbetarengagemanget genom att effektivisera kommunikationen, samla in feedback och anpassa utvecklingsmöjligheter.
Sådana funktioner omfattar erkännande i realtid, pulsmätningar och självbetjäningsåtkomst till förmåner och resurser för karriärutveckling.
Genom att tillhandahålla datadrivna insikter kan HR proaktivt hantera problem, förbättra arbetsplatskulturen och öka den övergripande medarbetarnöjdheten.
Organisatoriska fördelar
Den yttersta förmånstagaren av HRIS är naturligtvis organisationen som helhet (vilket den också bör vara).
Kostnadsbesparingar
Genom att effektivisera processer, minska manuellt arbete och minimera fel hjälper ett HRIS till att sänka de administrativa kostnaderna och öka den övergripande produktiviteten.
Ett HRIS är också mer kostnadseffektivt än andra typer av HR-hanteringssystem, inklusive HCM- och HRMS-system, men det är också det mest grundläggande (om du tror att du kan behöva ett system med mer avancerade funktioner kan du läsa vår genomgång av HRIS-, HRMS- och HCM-system för tips om hur du gör rätt val).
Bättre beslut inom talanghantering
HRIS förbättrar besluten inom talanghantering genom att ge insikter i realtid om medarbetarnas prestationer, kompetenser och engagemangstrender.
Med centraliserade data kan HR identifiera medarbetare med hög potential, följa upp utvecklingsbehov och optimera personalplaneringen.
Prediktiv analys hjälper dessutom till med successionsplanering och strategier för att behålla medarbetare, vilket säkerställer bättre samordning mellan talanger och verksamhetens mål.
Centraliserade medarbetardata och förbättrad noggrannhet
Ett HRIS samlar medarbetarregister, arbetsuppgifter, ersättningar och ledighetsinformation i ett enda centraliserat system, vilket minskar dubbla registreringar och utspridda kalkylblad.
Genom att upprätthålla konsekventa och aktuella register kan HR-team minimera administrativa fel, få tillgång till tillförlitlig information och fatta bättre underbyggda beslut.
Förbättrad datasäkerhet
Ett HRIS förbättrar datasäkerheten genom att centralisera känslig medarbetarinformation i ett säkert, åtkomstkontrollerat system med krypterings- och autentiseringsprotokoll.
Rollbaserad åtkomst säkerställer att endast behörig personal kan visa eller redigera specifika data, vilket minskar risken för dataintrång.
Dessutom hjälper granskningsloggar och efterlevnadsfunktioner till att spåra ändringar, upptäcka avvikelser och uppfylla lagkrav för dataskydd.
Funktioner i ett personalinformationssystem
HRIS-system finns i många olika former och storlekar för att passa alla organisationer. Här är några av de viktigaste HRIS-funktionerna att hålla utkik efter:
- Hantering av personaldatabas: Centraliserat arkiv för lagring av all personalrelaterad information, inklusive personuppgifter, anställnings- och arbetsuppgifter samt ersättnings- och löneinformation.
- Tids- och närvaroregistrering: Verktyg för registrering av anställdas arbetstid, närvaro, ledighetsansökningar och frånvaro, ofta integrerade med tidklockor eller biometriska system.
- Lönehantering: Automatiserad lönehantering, inklusive löneberäkningar, skatteavdrag, avdrag för förmåner och hantering av direktinsättning.
- Hantering av förmåner: Hantering av anställdas förmånsprogram, såsom sjukförsäkring, pensionsplaner och andra förmåner, inklusive registrering, uppföljning och rapportering.
- Rekrytering och kandidatspårning: Funktioner i rekryteringsprogram som hjälper dig att hantera publicering av lediga tjänster, granska ansökningar, följa kandidater genom rekryteringsprocessen och introducera nyanställda.
- Prestationshantering: Verktyg för att fastställa prestationsmål, genomföra prestationsbedömningar, ge återkoppling och följa upp mått på de anställdas prestationer.
- Efterlevnadshantering: Säkerställer efterlevnad av arbetslagstiftning och andra regler, inklusive automatiska aviseringar om kommande tidsfrister och rapporteringskrav.
- Portal för självservice för anställda: Gör det möjligt för anställda att få åtkomst till och uppdatera sina personuppgifter, se lönespecifikationer, ansöka om ledighet och hantera förmåner via ett självservicegränssnitt.
- Utbildning och utveckling: Verktyg för hantering av utbildningsprogram för anställda, uppföljning av framsteg, schemaläggning av kurser samt underhåll av certifieringar och uppgifter om kompetensutveckling.
Så kommer du igång med ett HRIS
Nu kanske du tänker att ett HRIS kan vara ganska användbart, eller funderar på hur ditt nuvarande system kan uppgraderas.
Med så många alternativ på marknaden är det viktigt att hitta det bästa HRIS-programmet för ditt företags behov.
När du väljer ett HRIS bör HR-personal undersöka användarvänligheten, vilka kärnfunktioner som ingår, hur anpassningsbar tjänsten är, om lösningen kan integreras med äldre system, skalbarheten och naturligtvis valuta för pengarna. En bra utgångspunkt är vår guide till de bästa HRIS-systemen.
Viktigt tips: Om dina krav är komplexa eller om du fortfarande håller på att definiera dem kan du överväga att skapa en HRIS-RFP för att hjälpa dig att definiera kraven och få in bättre anbud från leverantörer.
