Efterlevnad inom HR: komplett guide 2026

Det omfattar olika områden, bland annat rekryteringsrutiner, medarbetarkategorisering, ersättning och förmåner, säkerhet på arbetsplatsen, policyer mot diskriminering och trakasserier, hantering av medarbetarregister samt arbetsrelationer.

Efterlevnad av HR-regler är viktigt av flera skäl, där det mest uppenbara är att följa lagen, men det är inte det enda skälet. Låt oss diskutera några andra konsekvenser.

Riskminimering

Efterlevnad minskar risken för arbetsrelaterade tvister, till exempel diskrimineringsanspråk, överträdelser av regler om lön och arbetstid eller fall av felaktig uppsägning, och hjälper till att skydda organisationen mot potentiella skyldigheter och rättsliga tvister.

Efterlevnad av nationella arbetslagar samt internationella arbetsrättsliga lagar och förordningar hjälper organisationer att undvika rättsliga påföljder, böter och stämningar. Bristande efterlevnad kan leda till kostsamma rättsliga processer, skadat anseende och negativa ekonomiska konsekvenser.

Exempelvis krävde en federal domstol nyligen att East Penn Manufacturing Co skulle betala 22,25 miljoner dollar för överträdelser av regler om lön och arbetstid, vilket är en av de största dokumenterade juryutdömda ersättningarna enligt lagen om rättvisa arbetsnormer (FLSA).

Medarbetarnas välbefinnande

Efterlevnad säkerställer att medarbetare behandlas rättvist och jämlikt, vilket främjar en positiv arbetsmiljö och stärker möjligheten att behålla medarbetare. Det omfattar att upprätthålla icke-diskriminerande rutiner, tillhandahålla säkra arbetsförhållanden och respektera arbetstagares rättigheter.

Anseende och förtroende

Organisationer som prioriterar efterlevnad av HR-regler visar sitt engagemang för etiska och ansvarsfulla affärsmetoder. Detta stärker deras anseende bland medarbetare, kunder, investerare och allmänheten. Det kan attrahera och behålla de främsta talangerna samt leda till bättre resultat och konkurrenskraft.

Vanliga efterlevnadsproblem

Efterlevnad av HR-regler berör alla delar av anställningen, från platsannonser till uppsägningar. Arbetslagar är komplexa och kan omfatta allt från federala lagar till lokala lagar och förordningar. Nu ska vi gå igenom vanliga efterlevnadsproblem som HR-specialister kan stöta på. 

Diskriminering på arbetsplatsen

Att inte förebygga eller hantera trakasserier eller diskriminering på arbetsplatsen på grund av skyddade egenskaper är ett allvarligt problem när det gäller efterlevnad av HR-regler och tyvärr också ett vanligt sådant. 

Kommissionen för lika möjligheter till anställning (EEOC) rapporterade att myndigheten avgjorde 140 diskrimineringsmål under 2021, vilket resulterade i ekonomisk ersättning på 39,7 miljoner dollar. 

Du kan till exempel använda programvara för lönelikvärdighet för att analysera ersättningsdata, identifiera löneskillnader och införa rättvisa lönestrukturer utan partiskhet.

Säkerhet och datasekretess

En annan vanlig efterlevnadsfråga för företag är bristande skydd av medarbetarregister, felaktig hantering av känsliga medarbetaruppgifter eller bristande efterlevnad av dataskyddsbestämmelser, som kan variera mellan olika delstater. Därför är det nödvändigt att välja HR-programvara med beprövade säkerhetsfunktioner.

Ofullständig dokumentation av arbetstillstånd

Efterlevnad av Form I-9 kan vara komplex och är ytterligare ett vanligt efterlevnadsproblem som HR-specialister stöter på. 

Som tur är finns det också tydliga riktlinjer för hur man följer reglerna. USCIS publicerar en personalhandbok för arbetsgivare om hur de ska verifiera att en nyanställd har rätt att arbeta i USA.  

Diskriminerande rekryteringsrutiner

Diskriminering vid rekrytering på grund av skyddade egenskaper som ras, kön, ålder eller funktionsnedsättning är ytterligare ett efterlevnadsområde som kan vara komplicerat att navigera under intervjuprocessen. 

På senare tid har flera delstater infört lagar om lönetransparens som kräver att platsannonser visar ett löneintervall för tjänsten.

Här är Mariya Hristovas utmärkta guide till efterlevnad inom rekrytering.

Felklassificering av arbetstagare

FLSA-regler och felklassificering av anställda som oberoende uppdragstagare kan vara särskilt svåra aspekter av HR-efterlevnad för företag att hantera. Utöver justeringar av minimilönen kan regler om övertid medföra egna utmaningar. 

Rätt till ledighet och anpassningar vid funktionsnedsättning

Det är lätt för arbetsgivare att inte följa reglerna om rätt till ledighet, såsom lagen om familje- och sjukledighet (FMLA) och lagen om amerikaner med funktionsnedsättning (ADA), och ännu mer nu när så många delstater och kommuner har infört egna regler om rätt till ledighet. 

Personalförmåner

Personalförmåner som sjukförsäkring, förmånsplaner med valbara förmåner och andra förmåner är utmärkta erbjudanden för anställda. 

De omfattas dock alla av egna regler och bestämmelser, såsom COBRA-meddelanden och ERISA-regler för vissa sjukförsäkringar.

Hälsa och säkerhet

Arbetsgivare måste följa relevanta lagar och bestämmelser om hälsa och säkerhet. Dessa lagar omfattar OSHA-regler och rapportering av incidenter, bland andra branschspecifika bestämmelser. De beskriver ofta krav och standarder som företag måste uppfylla för att säkerställa säkerheten på arbetsplatsen.

För organisationer som hanterar dessa krav i stor skala kan programvara för hälsa och säkerhet centralisera incidentrapportering, utbildningsregister, certifieringar och dokumentation av regeluppfyllelse.

Facklig inblandning

Det finns en hårfin gräns mellan att förhindra facklig organisering och facklig inblandning. Enligt lagen om nationella arbetsrelationer (NLRA) får du inte ingripa i anställdas rätt att organisera sig och förhandla kollektivt om anställningens villkor (ta reda på mer om detta genom att gå en certifiering inom arbetsmarknadsrelationer).

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Bästa praxis för att följa reglerna

Om du känner dig överväldigad, vilket jag verkligen kan förstå, bör du fortsätta läsa medan jag delar med mig av några bästa praxis för att följa reglerna.

Personalhandboken

En personalhandbok bidrar till att säkerställa en konsekvent tillämpning av policyer och rutiner i hela organisationen. Den fastställer en ram för rättvis och enhetlig behandling av anställda, vilket minskar risken för favorisering, partiskhet och godtyckligt beslutsfattande. Du kan använda programvara för personalhandböcker för att skapa din egen.

Dokumentation

Dokumentera alla HR-processer på ett sätt som är lättillgängligt och sökbart med hjälp av ett verktyg som Sharepoint. Varje ämnesexpert kan dokumentera sina processer över tid och dela dem med teammedlemmarna.

Standardisering av HR-processer som frånvaro, anpassningar, rekrytering och introduktion kan bidra till att minska risken. Dessa processer behöver underhållas och uppdateras (mer om det senare). 

Utöver att dokumentera tydliga policyer och rutiner behöver du föra korrekta register, inklusive formella och informella HR-dokument över viktiga händelser i en anställds resa, såsom bidrag, prestationsbedömningar, disciplinära åtgärder och policyöverträdelser.

Ett heltäckande HRIS kan hjälpa till med detta och bidra till att säkerställa att personaluppgifter lagras på lämpligt sätt enligt tillämpliga lagar.

Utbildning

Ge alla anställda och chefer utbildning i regelefterlevnad. Alla anställda bör genomföra utbildning i regelefterlevnad under introduktionen och sedan repetera den regelbundet, exempelvis varje år eller vartannat år. 

Säkerställ att HR-team och chefer har goda kunskaper om lagar om ledighet och krav på anpassningar, kan kommunicera med anställda om deras rättigheter och förmåner samt ser till att de förstår företagets process för att granska och godkänna begäran om anpassningar.

Rekryterande chefer behöver ofta påminnas om HR-efterlevnadsfrågor, till exempel vilka intervjufrågor som är lämpliga, innan de pratar med kandidater. Chefer kan också behöva utbildning om förebyggande av facklig organisering kontra inblandning, samt om andra HR-efterlevnadsfrågor.

Håll dig uppdaterad om nya regler

Från de senaste riktlinjerna för felklassificering av anställda till nya regler om distansarbete från ADA finns det alltid någon ny efterlevnadsfråga att hålla sig uppdaterad om.

Håll dig informerad genom att regelbundet kontrollera webbplatserna för relevanta myndigheter som ansvarar för arbetsmarknads- och anställningsregler. 

Dessa webbplatser innehåller ofta uppdateringar om nya lagar, förändringar i regelverk och vägledande dokument som hjälper dig att förstå och följa HR-kraven. Ett bra exempel är WARN-lagen och frågan om huruvida den gäller distansarbetare. Detta är ett område där ny vägledning kan komma när som helst. Genom att hålla dig uppdaterad om det senaste från USA:s arbetsmarknadsdepartement ser du till att du inte hamnar på fel sida av lagen.  

Det vore fantastiskt om alla dessa uppdateringar fanns på ett och samma ställe, men tills dess har arbetsmarknadsdepartementet en webbplats med stöd för efterlevnad som länkar till resurser och relevanta lagar. 

Om du inte redan har gjort det bör du gå med i yrkesorganisationer och nätverk för HR som erbjuder resurser, uppdateringar och utbildning om HR-efterlevnad. Dessa organisationer erbjuder ofta nyhetsbrev, webbseminarier, konferenser och forum där du kan lära dig om de senaste trenderna och förändringarna i HR-lagstiftningen.

Om ditt företag anlitar externa juridiska rådgivare för juridiska frågor erbjuder de sannolikt en tjänst som förser dig med relevanta uppdateringar. Om inte kan du hålla dig à jour med förändringar genom att prenumerera på HR-nätverk som SHRM och relevanta branschpublikationer.

Granska policyer regelbundet

Att regelbundet granska organisationens policyer är avgörande för att upprätthålla efterlevnaden. Utöver att granska policyer kan du också kontrollera dokumenterade processer för att säkerställa att de är korrekta och göra ändringar vid behov. 

Min HR-avdelning har en efterlevnadskalender som lyfter fram viktiga datum och uppgifter, till exempel tidsfrister för skatteinlämning, perioder för registrering av förmåner och utbildningskrav. Kalendern fungerar som en påminnelse om att slutföra nödvändiga uppgifter i tid. 

Kalendern är ett Excel-kalkylblad som sparas i Sharepoint. Även om jag inte kan dela hela kalendern med dig, får du här en inblick i årets sista veckor.

Lagar och regler som HR-professionella bör känna till

Lagar och regler varierar beroende på var du befinner dig, så det är viktigt att du håller dig uppdaterad om utvecklingen inom ditt område.

Några framstående lagar i USA är:

• Lagen om rättvisa arbetsnormer (FLSA)
• Lagen om amerikaner med funktionsnedsättning (ADA)
• Lagen om överkomlig sjukvård (ACA)
• Lagen om familje- och sjukledighet (FMLA)
• Den nationella lagen om arbetsmarknadsrelationer (NLRA)
• Avdelning VII i lagen om medborgerliga rättigheter
• Lagen om arbetsmiljö och säkerhet (OSHA)
• Lagen om lika lön (EPA)

Om du bedriver verksamhet internationellt kan anlitandet av en registrerad arbetsgivare göra det betydligt enklare att hålla sig uppdaterad om utländsk arbetslagstiftning. Du kan också använda Alice Ferrettis användbara guide till global HR-efterlevnad.

Olika typer av HR-efterlevnad

• Lagstadgad efterlevnad: Efterlevnad av statlig lagstiftning, såsom FLSA och FMLA.
• Regulatorisk efterlevnad: Regler från specifika tillsynsorgan, såsom USA:s federala handelskommission (FDC) eller USA:s miljöskyddsmyndighet (EPA). Överlappar ibland med lagstadgad efterlevnad.
• Avtalsenlig efterlevnad: Avtalsenlig efterlevnad inom personalområdet (HR) syftar på processen att säkerställa att alla anställningsavtal och överenskommelser följer lagstadgade regler och företagets policyer.
• Efterlevnad av fackliga lagar: Vissa organisationer måste hantera fackligt organiserade arbetstagare, till exempel medlemmar i skådespelarfacket Screen Actors Guild. I sådana fall måste HR känna till och följa relevanta federala, delstatliga och lokala lagar om arbetsmarknadsrelationer och facklig verksamhet.

Att använda plattformar för CV-granskning kan hjälpa organisationer att följa standarder för regelefterlevnad inom HR genom att skapa en rättvis och standardiserad process.

Var proaktiv när det gäller regelefterlevnad

Regelefterlevnad är en av de centrala HR-pelarna. Genom att följa bästa praxis och vara proaktiv när det gäller att bevaka det regulatoriska landskapet kan HR-team effektivt hantera ansvaret för regelefterlevnad, minimera risker och skapa en positiv arbetsmiljö som följer gällande regler.

Att utnyttja möjligheterna hos banbrytande programvara för HR-efterlevnad och programvara för ACA-efterlevnad, samt känna till de tillhörande verktygskostnaderna, kan vara ett strategiskt sätt att ligga steget före när det gäller regelefterlevnad och säkerställa att organisationen alltid är förberedd och uppdaterad med de senaste kraven på regelefterlevnad.