45 viktiga HR-mått och bästa praxis för datahantering

HR-mått är organisationens fakta. De är inte åsikter, de är inte uppskattningar, utan fakta om människorna i din organisation. 

Var för sig berättar de inte hela historien, men när du kombinerar dem med mer omfattande information och andra affärsdata och -mått kan du skapa en korrekt bild av vad som driver framgång.

45 viktiga HR-mått du bör följa och hur du bedömer dem

Antal anställda

Visa hur många anställda du har (fast anställda och uppdragstagare om det är relevant för din verksamhet), var de är baserade, vilket kontor de tillhör och vilken ledningsavdelning de arbetar på.

5 mått för personalomsättning och kvarstannandegrad

1. Personalomsättning. Hur många slutar och från vilken plats/ledningsavdelning/demografisk grupp?
2. Varför slutar de – frivilligt/ofrivilligt? 
3. Genomsnittlig anställningstid för dem som slutar 
4. Vilken är din personalomsättning? (Din beräkning måste vara konsekvent här.) Mitt förslag för personalomsättning är: 
   
   Antal personer som har slutat under de senaste 12 månaderna / ((antal fast anställda för 12 månader sedan + antal fast anställda idag) / 2)
   
   Många föredrar att mäta personalomsättningen enbart utifrån personer som slutar frivilligt. Båda måtten behövs, och du kan välja vilket som ska vara huvudmetoden.
5. Vilken är din kvarstannandegrad? Den beräknas normalt årsvis:
   
   Antal enskilda anställda som fortfarande var anställda under hela mätperioden / antal anställda vid mätperiodens början x 100

10 rekryteringsmått

1. Hur många personer anställer ni och på vilken plats/ledningsavdelning?  
2. Tid till tillsättning
3. Bästa rekryteringskällorna, till exempel rekommendationer 
4. Hur kostsam är rekryteringen, till exempel genomsnittlig kostnad per anställning?
5. Lediga tjänster per rekryterare
6. Antal ansökningar 
7. Antal intervjuer
8. Andel accepterade jobberbjudanden (%)  
9. Följare på LinkedIn (och andra sociala medier?) 
10. Glassdoor-betyg.

4 demografiska mått. Vilka är dina medarbetare?

1. Könsfördelning
2. Nationalitet
3. Anställningstid
4. Mångfaldsmått som ålder, utbildningsnivå och etnicitet. Detta kan delas upp ytterligare efter plats/ledningsavdelning (beroende på vad du har tillgång till idag och vad som är viktigt för din organisation).

5 organisatoriska mått

1. Andel chefer
2. Kontrollspann
3. Antal personer på varje nivå i verksamheten
4. Antal öppna lediga tjänster
5. Tillväxt över tid.

4 mått för frånvaro

1. Hur många semesterdagar som har använts och återstår, både för individer och för verksamheten
2. Sjukfrånvaro
3. Arrangemang för arbete hemifrån/utomlands 
4. Uttag/kvarvarande dagar i saldot.

8 mått för lärande och utveckling

1. Antal timmar för lärande
2. Önskad förändring, t.ex. beteende eller affärsmått
3. Förbättrade färdigheter
4. Kunskapsupptag
5. Antal mentorskap
6. Slutförandegrad för obligatoriska utbildningsprogram
7. Typ av lärande (online eller i klassrum)
8. Förbrukad utbildningsbudget.

2 prestationsmått

1. Andel medarbetare med mål
2. Bedömning av prestation/potential/förlustpåverkan per plats/ledningsfunktion.

4 ersättningsmått

1. Totala lönekostnader
2. Lönekostnader som andel av intäkterna
3. Löneskillnad mellan könen
4. Deltagandegrad i förmåner.

3 engagemangsmått

Detta beror på vilka verktyg för medarbetarengagemang (om några) du använder för engagemang, och poängen beror på den metoden.

1. Medarbetarengagemangspoäng per plats och ledningsavdelning
2. Avsikt att stanna kvar
3. Net Promoter Score.

Dessa kanske inte är den perfekta uppsättningen mått för din organisation, men de är en utgångspunkt som hjälper dig att fundera över vad som passar.

Vissa av dessa har mycket tydliga beräkningsmetoder, medan andra lämnar större utrymme för tolkning.

Det viktigaste att vara uppmärksam på är att vara konsekvent och tydlig med hur ett mått beräknas och därmed vad det betyder.

Så fastställer du dina viktigaste HR-mått

Vilka viktiga HR-mått organisationer följer upp varierar från företag till företag.

Här är några tips för att avgöra vilka mått som ska prioriteras.

Anpassa efter organisationens mål 

De mått du följer upp kommer att bidra direkt till dina HR-nyckeltal, och dessa bör stämma överens med organisationens övergripande mål och syften.

Om ni till exempel expanderar och behöver öka antalet medarbetare kommer sannolikt tid till anställning och kostnad per anställning att vara mått som du följer noggrant.

Ta reda på vad som intresserar era intressenter

HR-mått är inte bara till för HR-avdelningarna. Den högsta ledningen, liksom enskilda chefer och även enskilda medarbetare, kan ha nytta av denna information.

När du har börjat samla in tillförlitliga medarbetardata kan du dela dem med era viktigaste intressenter och ta reda på vad de är intresserade av.

Kanske upptäcker du att en viss avdelning har problem med att nyanställda slutar under sitt första år. Någon kommer sannolikt att vara intresserad av detta!

En användbar metod som jag har lånat från marknadsföringen är att skapa interna personas för var och en av era intressentgrupper. Det hjälper dig att fundera över vem som behöver vilken information och hur den ska presenteras.

Så samlar du in HR-mått

Dina HR-data finns sannolikt på flera olika platser, bland annat i din HR-databas, ditt system för lärandehantering, ditt system för kandidatspårning, programvara för medarbetarengagemang eller till och med kalkylblad.

Det finns också specialiserad programvara för personalanalys som hjälper dig att samla in och analysera kvantitativa och kvalitativa data.

Som nämnts ovan behöver du för vart och ett av dina mått vara tydlig med vad det är, vilken datakälla som används, hur det beräknas och hur vi ska granska den underliggande processen som stöder det.

Om vi till exempel mäter antalet medarbetare som slutar under en månad kan det vara:

• Vad är det? Fast anställda som lämnar en plats/funktion/företag/ett team under en viss kalendermånad.
• Datakälla. HRIS-rapport – avgående medarbetare per månad.
• Så beräknas det. Fast anställda som lämnar mellan månadens första och sista dag (arbetsbefrielse under uppsägningstid beräknas utifrån den sista anställningsdagen). Om någon som lämnat anställningen missas räknar vi om tidigare månader och noterar det i mätetalspaketet.
• Underliggande processer. Kontrollera att löneadministrationen stämmer överens med avgående medarbetare, eventuella checklistor för medarbetare som lämnar anställningen samt listor över uppsägningar på grund av arbetsbrist. Gå igenom eventuella misstag från tidigare månader med tydlig spårbarhet tillbaka till källan, så att ni kan se vad som gick fel.

Genom att säkerställa denna nivå av noggrannhet för varje mätetal bygger ni upp stabila och tillförlitliga underliggande data och processer som stödjer utvecklingen av en mer mogen analysförmåga i framtiden, samt robusta processer som utgör grunden för hela HR-teamet.

Presentera HR-mätetal

Nästa utmaning är hur ni ska dela denna information. Att visualisera era data är avgörande eftersom de, när ni samlar in och delar dem över tid, berättar en historia. 

Växer ni som organisation (växer ni tillräckligt snabbt), och ökar löneskillnaden mellan könen?

Detta är jämförbara mått som endast blir möjliga genom att regelbundet sammanställa och rapportera dessa data.

När det gäller hur data ska visualiseras kommer här några råd.

• Använd diagram i stället för en tabell med siffror när det är möjligt. Excel är ett utmärkt verktyg för detta.
• Utforma det så att ni kan se utvecklingen över tid (månadsvis eller kvartalsvis).
• Använd företagets färgschema och presentationslayout.
• Lägg till enkla kommentarer i presentationen för att förklara sådant som inte är tydligt eller för att sätta förändringen i ett sammanhang.

Idén med målgrupper som jag nämnde tidigare kan hjälpa er med detta.

Principer för korrekta HR-mätetal

En gång började jag på ett företag för att etablera funktionen för talanganskaffning. Under de första sex månaderna samlade jag in så mycket data jag kunde om våra rekryteringsrutiner: källa/kostnad/tid/plats/funktion/rolltyp – all typisk rekryteringsdata som ni kan förvänta er.

Jag använde detta i olika presentationer för att argumentera för de förändringar som jag ansåg nödvändiga. Sedan fick vi en dag ett problem.

Under ett samtal med en investerare ställde någon en fråga om vår personalstyrka, eftersom siffrorna inte verkade stämma. Gissa vad – de hade rätt och vi hade fel!

Problemet hamnade på mitt bord. Jag minns inte varför, men troligen eftersom jag hade försökt använda data för att driva förändring. Däremot minns jag att jag satt i ett kvavt mötesrum i vad som kändes som en evighet och spårade vilka data som hade skickats till ekonomiteamet, varifrån de kom och hur korrekta de var, för att försöka ta reda på hur de kunde vara felaktiga i våra offentliga uttalanden.

Det visade sig bero på två enkla problem:

1) Vi skickade data från vårt (mycket gamla, mycket dåliga) HR-system på ett bestämt datum, och det visade sig att medarbetare uppdaterade systemet med nyanställda och avgående medarbetare i tid för lönekörningen, men inte i tid för denna rapport. Data var alltså aldrig korrekta – det kunde de inte vara.

2) Vi skickade en sammanräknad personalstyrka som inkluderade konsulter (eftersom det var den rapport som alltid hade skickats), och ingen, såvitt jag kunde se, ifrågasatte eller frågade någonsin vad siffrorna betydde.

Det fanns även flera andra problem, men detta var de två viktigaste punkterna. Vi slutade med att uppdatera våra processer för introduktion och avslut när medarbetare lämnar företaget, göra om hur vi beräknade den personalstyrka vi delade och samordna dessa processer.

Jag vet att detta verkar grundläggande, men det är ett bra exempel på hur lätt sådant kan gå fel. Här är därför några viktiga principer som hjälper er att samla in korrekta data:

1) Var tydlig med vad mätetalet är

2) Var tydlig med hur det beräknas och vilka datakällor ni använder

3) Var tydlig med att ni förstår och kan granska de processer som ligger till grund för mätetalet.

När ni har en stabil uppsättning mätetal har ni möjlighet att kombinera och tolka dem för att skapa en bild av vad som händer i er organisation och vad ni kanske vill göra för att förändra situationen. 

Om exempelvis ”tid till rekrytering” och det genomsnittliga antalet rekryteringsbehov per rekryterare ökar, kan då fler rekryterare vara en möjlig lösning?

Använd HR-mätetal som vägledning vid beslutsfattande

Era HR-mätetal är avgörande både för att följa upp och genomföra förändringar. Men komplex HR-dataanalys kan endast uppnås med bra data – genom att följa dessa steg skapar ni perfekta förutsättningar för det:

• Kom överens om era mått
• Var tydliga med beräkningen och se till att den går att granska och är konsekvent
• Visa dem tydligt
• Upprepa konsekvent.

Om ni gör detta bygger ni trovärdighet i användningen av HR-data och skapar goda förutsättningar för mer detaljerade analyser. 

Om du vill lära dig mer om HR-analys för att stärka dina insatser på det här området kan du ta en titt på den här listan över kurser i HR-analys som kan hjälpa dig på vägen.

Gå med i gemenskapen People Managing People

För ytterligare stöd i att använda data för att stärka talangstrategin kan du gå med i gemenskapen People Managing People, en stödjande gemenskap där HR- och företagsledare delar kunskap och expertis för att hjälpa dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.

Vanliga frågor

Varför behöver vi HR-mått?

Människor är vanligtvis den största kostnaden och en avgörande framgångsfaktor för alla företags fortsatta framgång.

Eftersom vi mäter företagets tillväxt i form av antalet kunder, intäkter, vinst och värde är det helt logiskt att samtidigt mäta personalrelaterade faktorer. 

De möjliggör datadrivna beslut och hjälper dig att finjustera HR-processerna och skapa spännande nya initiativ.

Vad är mjuka HR-mått?

En stor del av de data som beskrivs ovan är hårda data, det vill säga kvantitativa. Mjuka data är kvalitativa, vilket innebär att de är svåra att representera numeriskt. Mjuka data omfattar information som samlats in genom observationer, intervjuer, enkäter och sentimentanalys. De tillför ett extra djup till de kvantitativa uppgifterna och kan vara minst lika värdefulla.

Vilka HR-mått är viktigast?

Som nämnts ovan varierar de viktigaste HR-måtten mellan olika organisationer. Med det sagt är personalbevarande, personalomsättning, tid till anställning och demografi i allmänhet värdefulla överallt.