Så bygger du en kompetensbaserad organisation i 8 steg

I stället för att fokusera på befattningsnamn och positioner ligger huvudfokus på medarbetarnas unika kompetenser och förmågor samt på hur de kan utvecklas och användas så effektivt som möjligt för att möta verksamhetens behov.

Ett strategiskt personalhanteringsperspektiv gör det möjligt för organisationer att bygga en kompetensbaserad struktur som överensstämmer med långsiktiga mål.

Detta arbetssätt kräver att tjänster bryts ned i enskilda arbetsuppgifter och kompetenser samt en djup förståelse för varje medarbetares specifika kompetenser och färdigheter.

Dessa kompetensdata hjälper er att matcha kompetens med arbete på ett effektivare sätt och uppnå era strategiska mål.

Dessutom gör detta att ni kan fokusera både på de strategier för kompetensförsörjning och kompetenshantering som behövs för att bygga de förmågor organisationen behöver för att lyckas.

Viktiga kännetecken för en kompetensbaserad organisation

• Uppföljning och hantering av kompetenser: Processer, verktyg och mätetal finns på plats för att aktivt följa upp och hantera medarbetarnas kompetenser.
• Arbete tilldelas utifrån kompetenser och förmågor: Arbetet definieras inte utifrån befattning eller ansvarsområde, utan utifrån medarbetarnas kompetenser och färdigheter samt hur organisationen bäst kan använda dem.
• En kultur av lärande och utveckling: Medarbetarna får möjlighet att själva ta ansvar för sin karriärutveckling genom ett starkt organisatoriskt fokus på kontinuerligt lärande, där medarbetarna belönas för att förvärva och använda nya kompetenser.

Fördelar med att bli en kompetensbaserad organisation

Det finns många anledningar till att organisationer genomför övergången till ett kompetensbaserat arbetssätt.  

På min arbetsplats drevs vi av en allt mer konkurrensutsatt kompetensmarknad och behovet av att anpassa oss till ny teknik som artificiell intelligens.

Fokuset på kompetenser har gjort det möjligt för min organisation att satsa på kompetensutveckling för medarbetarna och använda vår kompetens mer effektivt för att möta verksamhetens behov.

Låt oss titta på några fördelar med att bli en kompetensbaserad organisation.  

Bättre tillgång till intern kompetens

En flexibel, kompetensbaserad organisation gör att ni kan optimera tillgången till er interna kompetens, bryta ned stuprör och effektivare matcha kompetens med initiativ där den kan användas på bästa sätt. 

Det ger er möjlighet att sätta er bästa kompetens bakom det arbete som skapar störst värde för företaget.

Förbättrad strategisk personalplanering

En djup förståelse för organisationens kompetenser och färdigheter driver en betydligt förbättrad förmåga till personalplanering.

En gapanalys av de kompetenser ni har i dag jämfört med vad ni behöver i framtiden gör det möjligt att prognostisera och planera för tillgång och efterfrågan på kompetenser samt utveckla relevanta strategier för kompetenshantering för att möta dessa behov.

I stället för att rekrytera externt får dessutom era team för lärande och utveckling möjlighet att skapa en kultur och ett system för kompetensbaserat lärande och medarbetarutveckling.

Att fokusera på kompetenser kan dessutom bidra till att minska subjektiviteten och leda till effektivare beslut om rekrytering och befordran.

Ökat medarbetarengagemang och bättre förmåga att behålla personal

En kompetensbaserad strategi kan göra underverk för dina strategier för medarbetarengagemang och personalbevarande. Det beror på att medarbetarna får möjlighet att själva äga sin utveckling och fler möjligheter att delta i olika initiativ i hela organisationen allteftersom de utvecklar sina kompetenser.

Ökad motståndskraft genom förbättrad smidighet 

Förmågan att snabbt placera ut talanger baserat på föränderliga marknadsförhållanden och affärsbehov gör din organisation smidigare och mer motståndskraftig.

Vid störningar kan du snabbt omfördela dina resurser till de områden där de behövs mest för att stödja verksamheten.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så blir du en kompetensbaserad organisation

Först och främst är det enklare än någonsin att bygga en kompetensbaserad organisation med ett heltäckande HR-databassystem för att följa upp medarbetarnas kompetenser och färdigheter. Men att bli en kompetensbaserad organisation sker inte över en natt.

Det kräver noggrann planering, en omvärdering av många av dina strategiska HR-processer och en taktfull förändringsledning för att få stöd från ledningsgruppen och medarbetarna.

Jag rekommenderar att du använder en modell som går från krypa till gå till springa. Du bör ta medvetna, små steg för att över tid omvandla företaget till en kompetensbaserad organisation.

Här är några steg att ta:

1. Få stöd från företagsledningen

Den kompetensbaserade omvandlingen kommer att förändra hur din organisation fungerar i grunden.  

Det är inget som kan göras isolerat och det krävs fullt stöd från och engagemang hos ledningsgruppen för att lyckas.

Det är avgörande att utformningen av dina kompetensbaserade arbetssätt är kopplad till företagets strategiska inriktning. 

Att tydligt formulera värdet av att skapa en kompetensbaserad arbetsstyrka för att genomföra dina strategiska mål kommer att vara avgörande för att få stöd från företagsledningen.

Din kompetensstrategi bör regelbundet ses över och uppdateras för att säkerställa att den förblir i linje med din affärsstrategi, dina mätvärden och KPI:er samt branschens utveckling.

2. Inför en HR-tekniklösning

Att använda en HR-tekniklösning för att samla in och strukturera dina medarbetares kompetensdata kommer att utgöra grunden för din kompetensbaserade omvandling. 

Det här är inte förhandlingsbart för mig. Oavsett om din organisation är stor eller liten behöver du ett system som kan hjälpa dig att följa upp, hantera och analysera medarbetarnas kompetensdata för att informera om dina insatser för talangplacering, personalplanering och medarbetarutveckling.

Denna funktion finns i många olika HR-programvarulösningar. Moderna HRIS-system, lärplattformar (LMS) och talangmarknadsplatser har alla funktioner som är utformade för att hjälpa till att samla in kompetensdata på meningsfulla sätt och koppla dessa data till dina strategiska HR-processer.

Dessutom är avancerade system för talanganskaffning utformade för att jämföra sökandes CV:n med jobbannonser och hitta de bästa kompetensmatchningarna, vilket hjälper dig att hitta framtida talanger för att fylla identifierade kompetensluckor.   

3. Bedöm kompetenser

När du har infört en teknisk lösning blir ditt första steg att bedöma arbetsstyrkans kompetenser och färdigheter. 

I slutändan kommer du att genomföra en analys av kompetensgap som jämför de kritiska kompetenser som företaget behöver nu och i framtiden med kompetenserna hos den nuvarande arbetsstyrkan.

Detta bör omfatta tekniska färdigheter som programmering och yrkeskompetenser som ledarskap, kommunikation och problemlösning.

Denna kompetensgapanalys ger viktiga underlag för din personalplanering, strategier för talanganskaffning, möjligheter till kompetensutveckling och andra program och lösningar för talanghantering.

4. Bryt ner jobb i uppgifter och kompetenser

Förmodligen definierar din organisation, precis som nästan alla andra företag i dag, de roller som dina medarbetare har som jobb.

Sedan 1800-talet har arbetsbeskrivningar varit det gemensamma språk genom vilket vi har definierat, marknadsfört och rekryterat talanger.

Att bli en kompetensbaserad organisation kräver att man går från de uppgifter och ansvarsområden som vanligtvis används för att definiera jobb till roller som definieras av de kompetenser och färdigheter som organisationen har störst behov av.

Genom att frikoppla roller från ansvarsområden och definiera dem utifrån kompetenser och färdigheter skapar du en mer agil arbetsstyrka som snabbt kan sättas in utifrån var dessa kompetenser och färdigheter behövs mest inom din organisation.

Vi tittar på ett par exempel för att tydliggöra detta:

Roll	Arbetsansvar	Uppgift	Färdigheter
Programvaruutveckling	Utveckla högkvalitativa programvarulösningar enligt tekniska specifikationer och designriktlinjer.	Utveckla programvarulösningar	Programmeringsspråk (t.ex. Java, JavaScript, Python), ramverk för programvaruutveckling, metoder för programvaruutveckling (agilt, DevOps), problemlösning
Chef för HR/talangförvärv	Övervaka rekryterings- och urvalsprocesser, inklusive att hitta kandidater, genomföra intervjuer och fatta anställningsbeslut.	Övervaka rekryterings- och urvalsprocesser	Kommunikation och påverkan, relationsskapande, kandidatbedömning, administration av system för hantering av arbetssökande (ATS), strategiskt tänkande, färdigheter inom kandidatsökning
Marknadschef	Utveckla och implementera marknadsföringsstrategier för att öka varumärkeskännedomen och driva försäljning.	Utveckla marknadsföringsstrategier	Strategisk planering, dataanalys, kreativ design, marknadsundersökningar, digital marknadsföring, varumärkeshantering

5. Identifiera berörda områden

Att bli en färdighetsbaserad organisation kommer att få omfattande konsekvenser för dina HR- och anställningsfunktioner i hela organisationen.

I grund och botten behöver du se över alla dina centrala talangprocesser och anpassa dem till en färdighetsbaserad modell.

Talangförvärv

Dina metoder för att attrahera, välja ut och rekrytera talanger behöver revideras så att de fokuserar på att bygga talangpooler med de kompetenser och färdigheter som behövs för framtidens arbetsstyrka.  

Rekryterande chefer och rekryterare behöver också kompetensutvecklas för att söka efter färdigheter i stället för roller.

Färdighetsbaserade rekryteringsguider och bedömningsverktyg kan användas för att mer exakt utvärdera kandidaters färdigheter och underlätta övergången för dina rekryteringsteam.  

Ersättningshantering

Traditionella jobbnivåer och deras tillhörande ersättningsintervall fokuserar vanligtvis på de roller och ansvarsområden som är förknippade med arbeten på olika nivåer.

Din organisation behöver omdefiniera sina ersättningsmetoder utifrån värdet av dina medarbetares färdighetsuppsättningar och hur de används i hela organisationen.  

Prestationshantering

Prestationshantering har historiskt sett varit starkt inriktad på team- och individbaserade mål samt på hur dina medarbetare presterar i förhållande till dem.  

Detta behöver utvecklas så att fokus ligger på kompetensutveckling och tillämpning i en färdighetsbaserad miljö.

Lärande och utveckling

Ditt team för lärande och utveckling kommer att ha stor nytta av dina färdighetsdata, som de kan använda för att skapa nyanserade strategier för lärande och utveckling.

En stor förändring som team inom lärande och utveckling kommer att uppleva är hur utbildning levereras. Traditionellt kan lärande och utveckling vara mycket rollfokuserat. 

Men när arbeten bryts ned i uppgifter och färdigheter behöver även dina insatser inom lärande och utveckling brytas ned för att fokusera på att bygga kompetenser och färdigheter oavsett roll.

6. Utveckla ett ramverk för färdigheter

Ditt ramverk för färdigheter är en omfattande kategorisering och definition av de färdigheter och kompetenser som är mest relevanta för din organisation. 

Det fungerar som en karta över de färdigheter som behövs inom organisationens alla olika områden och kommer att vara avgörande för hur du utvecklar och använder talanger utifrån kritiska verksamhetsbehov.  

Det är nödvändigt att regelbundet granska och uppdatera ditt ramverk för färdigheter för att hålla det relevant i förhållande till branschtrender och verksamhetsbehov.

7. Inför en talangmarknad

Den tidigare nämnda talangmarknaden är ofta organisationens första steg in i den färdighetsbaserade miljön och kommer att utgöra en betydande fas på din färdighetsbaserade resa.  

Talangmarknader är helt enkelt mycket sammankopplade, transparenta och färdighetsbaserade system för talanghantering som stöds av teknik.

Denna lösning kommer  att ge dina medarbetare transparens och stöd för: 

• Karriärvägar baserade på färdigheter och jobbrörlighet genom hela organisationen 
• Personliga möjligheter till kompetensutveckling baserat på kompetensgap
• Användning av giguppdrag/utvecklande uppdrag utformade för att bredda medarbetarnas kompetens och demokratisera talangfördelningen 
• Personliga jobbrekommendationer baserade på nuvarande färdigheter och framtida potential 
• Förbättrade mentorprogram som kopplar samman mentorer och adepter baserat på ett gemensamt språk för färdigheter och intressen.

8. Implementering: Färdighetsbaserad personalplanering

Efter att ha implementerat din talangmarknadsplats kan du börja arbeta mer avancerat och målinriktat med strategisk personalplanering.

Detta omfattar att definiera kompetensgap och bygga strategier för talangförvärv samt lärande och utveckling som behövs för att möta verksamhetens framtida behov.

Det är också här du skulle införa dina nya talangprocesser fullt ut, inklusive ersättningsprogram, prestationshantering och förbättrade metoder för talangförvärv.

Kom ihåg att detta blir en stor omställning för ledare och deras team.  

Jag rekommenderar att var och en av dessa delar lanseras som separata, stegvisa förbättringar utformade för att stödja ditt färdighetsramverk. 

Det är avgörande att du, när du kommunicerar dessa förbättringar, använder ditt färdighetsramverk som den röda tråd som binder samman alla dessa delar.

Alla dina strategiska HR-processer bör stödja de kritiska färdigheter som organisationen behöver för framtida framgång.

Att bygga en färdighetsbaserad organisation: utmaningar och bästa praxis

Efter att ha påbörjat resan mot en färdighetsbaserad organisation med min organisation kan jag dela med mig av några av de utmaningar vi har stött på och dela bästa praxis vi

Ett av mina viktigaste resultat var behovet av rätt HR-teknikverktyg för att stödja våra färdighetsbaserade behov.

Den första leverantören/det första verktyget vi valde är inte det vi använder idag.

Att förstå vilken verktygsuppsättning som kunde möta vår storlek, komplexitet och specifika behov krävde en del försök och misstag.

När vi väl hade hittat rätt verktyg blev det dock oändligt mycket enklare att samla in medarbetarnas färdigheter och använda uppgifterna för meningsfull personalplanering.

Låt oss titta på några ytterligare potentiella utmaningar som du måste hantera, samt några bästa praxis som du kan använda.

Utmaningar

Bristande stöd från ledningen

Stöd från ledningen, eller bristen på sådant stöd, är en stor fallgrop som du måste övervinna som en del av dina färdighetsbaserade arbetssätt.  

Ledare är ofta (och med rätta) mycket beskyddande om och stolta över personerna i sina team. De är också traditionellt starkt beroende av sin personal för både sin egen och teamets framgång.

Detta innebär en verklig risk för att talanger hålls kvar när ledare vänjer sig vid tanken på att deras medarbetare ska användas mycket bredare i organisationen, i stället för inom ett tidigare mycket snävare ansvarsområde baserat på deras rollansvar.  

Alltför strikt arbetssätt

Precis som vid de flesta omvälvande förändringar är övergången till en färdighetsbaserad organisation lättare sagt än gjort.  

Det finns inget universellt arbetssätt som fungerar för alla organisationer. Det är viktigt att ha ett flexibelt förhållningssätt till hur du ser på färdigheter och deras användning samt att se till att du inte skapar en struktur som är så strikt att den inte kan möta alla organisationens unika behov.

Vissa yrken kommer exempelvis förmodligen alltid att kräva specifika examina och roller: läkare, sjuksköterskor, jurister och många andra högspecialiserade yrkesroller har ofta externa krav på legitimation eller behörighet som styr hur dessa roller kan fungera inom organisationen, och det är helt i sin ordning.

Nyckeln är att organisationen tar hänsyn till de unika förutsättningarna för det arbete som utförs och bygger en färdighetsstrategi som fungerar inom det arbetets ramar.

Att hålla färdighetsdata uppdaterad

Din förmåga att effektivt använda personalens färdigheter kommer bara att vara så god som de uppgifter du har tillgång till. Det innebär att du behöver ett effektivt sätt att kontinuerligt samla in och underhålla färdighetsdata.

Det är avgörande att ha ett HR-teknikverktyg som kan spåra denna information, och det är lika viktigt att dina kollegor använder det på avsett sätt.

Det innebär att du, i takt med att nya färdigheter och kompetenser utvecklas till högre kompetensnivåer, löpande kan fånga upp denna utveckling. 

Det är här en utveckling av din prestationshanteringsprocess mot ett färdighetsbaserat arbetssätt kan ge dina kollegor starka incitament att kontinuerligt dokumentera utvecklingen av nya färdigheter.

Det är mycket enklare att hålla medarbetarna engagerade i processen för att samla in färdigheter om deras prestation i slutändan kommer att bedömas utifrån förvärv och användning av färdigheter.

Föråldrade ersättningsstrukturer

En annan fallgrop att undvika är att förlita sig på föråldrade ersättningsfilosofier och strukturer.  

Traditionella ersättningsstrukturer placerar medarbetare inom breda ersättningsintervall baserat på vanliga kriterier för hur befattningsnivåer definieras.

Traditionellt är dessa kriterier i hög grad beroende av definitionen av arbetet, dess organisatoriska påverkan, kontrollspann, ansvarsområden och komplexitet. 

På samma sätt som när du utvecklar din prestationshantering kräver färdighetsbaserade organisationer ersättningsstrukturer som prioriterar förvärv och användning av färdigheter i hela organisationen framför traditionella kriterier för arbetsvärdering.

Detta är avgörande för att upprätthålla effektiviteten i ditt färdighetsbaserade arbetssätt och säkerställa att kollegor belönas på lämpligt sätt för sina insatser.  

Bästa praxis

Tvärfunktionella arbetsgrupper

Det är viktigt att tillsätta både en tvärfunktionell styrgrupp med ledningsrepresentanter och ett mångsidigt funktionellt projektteam som representerar verksamhetens olika områden, för att leda ert färdighetsbaserade arbetssätt.

Om hela planen leds av HR utan stöd, förankring och partnerskap från ledningen riskerar ni att införa en lösning som inte uppfyller intressenternas behov och därför inte kommer att tas i bruk av dem.

I vårt projekt inkluderade jag till exempel kollegor från teamen för HR-partnerskap, HR-teknik och förändringsledning samt ledare och kollegor från olika verksamhetsområden.

Ett bra arbetssätt är att hitta en del av organisationen som kan fungera som tidiga användare, som kan testa ny funktionalitet och bidra till att förfina arbetssättet innan det rullas ut till resten av organisationen. 

I mitt fall använde vi våra HR- och teknikorganisationer som tidiga användare för att stresstesta nya verktyg, system och processer innan vi utvidgade dem mer brett.  

Stöd för förändringsledning

Liksom vid alla andra större organisatoriska initiativ är förändringsledning avgörande för att skapa medvetenhet, förståelse och användning.  

Involvera ditt förändringsledningsteam (eller personer som kan bidra till förändringsledningen, till exempel dina HR-partners) tidigt och ofta för att ta fram strategier för förändringsinförande och kommunikation som får organisationen att följa med på den färdighetsbaserade resan.  

Kollegornas delaktighet i processen

Att samskapa lösningar med dina kollegor fyller två viktiga funktioner: 

1. Dina kollegor kommer att vara mycket mer benägna att ställa sig bakom en lösning som de har fått möjlighet att påverka
2. Ditt färdighetsbaserade arbetssätt kommer att ha betydligt större sannolikhet att uppfylla deras behov. 

Det finns enkla sätt att göra detta på.  

Lyssningsstrategier som enkäter eller fokusgrupper är utmärkta sätt att få återkoppling från dina medarbetare och använda den som en del av designprocessen.

Det kan hjälpa dig att utforma kommunikationen till dina medarbetare som en del av lanseringsstrategin och ge dig möjlighet att säga: “Ni talade, vi lyssnade.”  

Personalisering utifrån dina medarbetares önskemål och behov skapar en mer verkningsfull lösning med större sannolikhet för användning. 

Samarbeta med juridik

Eftersom alla anställningsrelaterade beslut måste kunna försvaras juridiskt och vara icke-diskriminerande är din juridikavdelning en viktig partner i er färdighetsbaserade omställning  

Att utveckla ett system där färdigheter blir valutan i HR-arbetet kräver en djupgående granskning av alla era HR-processer för att säkerställa att de är rättvisa, konsekventa och lagliga. 

I en fackligt organiserad arbetsmiljö kräver detta även ytterligare överväganden ur ett arbetsrelations- och avtalsförhandlingsperspektiv.

Dessutom har vi årtionden av arbetsrätt på federal, delstatlig och lokal nivå som alla bygger på en arbetscentrerad definition av anställning.

Det är viktigt att undersöka alla risker utifrån var organisationen är verksam för att säkerställa att ni minimerar riskerna och följer lagen.

Den ”postindustriella arbetsmodellen”

När vi nu avslutar vill jag dela en sista tanke med er alla.

Även om jag starkt tror på kompetensbaserade organisationer och på hur detta tillvägagångssätt i grunden kan förändra hur vi ser på jobb och arbetslivet, tror jag också att en viss pragmatism krävs.

Det här är en trend som blickar runt hörnet på bokstavligen årtionden av arbetskultur och förväntningar i hela den moderna världen. 

Josh Bersin, en av de ledande tänkarna inom det kompetensbaserade området, beskriver denna kompetensbaserade övergång som ”början på den ’postindustriella modellen’ för företagande.”  

Det kommer inte att ske över en natt. Organisationer som min utvecklar fleråriga strategier för att styra organisationen i en kompetensbaserad riktning. 

Därför vill jag uppmuntra dig att ha överseende med dig själv när du påbörjar din kompetensbaserade resa.

Bersin uttrycker det som att ”företag lyckas baserat på kultur, ambition, lärandeförmåga och samordning.”  

Det kommer att ta tid för medarbetarnas förväntningar att utvecklas, arbetskulturer att förändras och för att skapa en helt samordnad organisation som bygger på kompetenser.

Låt inte perfektion stå i vägen för framsteg. Det är helt okej att arbeta stegvis, lära sig av det du genomför och gradvis omvandla organisationen till en mer anpassningsbar, smidig och framgångsrik organisation.