4 sätt att mäta medarbetarupplevelsen

En medarbetares tid i en organisation kallas medarbetarens livscykel, som börjar vid den första kontakten med ett företag och helst fortsätter även efter att medarbetaren har slutat.

Innan vi undersöker hur du kan mäta medarbetarupplevelsen ska vi först gå igenom medarbetarens livscykel. 

Detta är användbart för att identifiera sätt att mäta EX under hela medarbetarens livscykel. 

Att förstå medarbetarens livscykel

Det finns flera sätt på vilka experter delar in de faser som utgör medarbetarens livscykel. I den här artikeln beskriver jag fem grundläggande delar.

1. Talanganskaffning—rekrytering och urval. Rekrytering omfattar alla aktiviteter som rör att attrahera kvalificerade personer med de kunskaper, färdigheter, förmågor och andra egenskaper (KSAOs) som en organisation behöver eller kommer att behöva. Urval är processen att välja kandidater med de KSAOs som ett företag behöver eller kommer att behöva, oberoende av andra variabler där fördomar kan smyga sig in.
2. Introduktion—processen genom vilken nyanställda förbereds för att bli bidragande medlemmar av organisationen. Denna fas omfattar introduktion, fastställande av förväntningar mellan den nyanställda och den nya chefen samt utbildning för rollen. Resultatet av en framgångsrik introduktionsprocess är en medarbetare som har all den kunskap, alla verktyg, allt stöd och alla andra resurser som behövs för att lyckas i sin nya roll.
3. Utveckling—utbildning samt möjligheter till lärande och utveckling. Detta är en pågående fas som äger rum under hela medarbetarens livscykel och som är nära kopplad till medarbetarens engagemangsnivå, beslutet att stanna kvar i organisationen och möjligheterna att utvecklas—inklusive att göra karriär. 
4. Personalbevarande—personalbevarande syftar på arbetet med att få medarbetare att fortsätta prestera, utvecklas och bidra till organisationens framgång. Det handlar om deras fortsatta inspiration och koppling till organisationens syfte och grundläggande värderingar. Det är nära kopplat till kontinuerlig utveckling och medarbetarengagemang. När en organisation inte lyckas få en medarbetare att fortsätta prestera, utvecklas eller vara engagerad på arbetsplatsen tenderar medarbetaren att sluta.
5. Avslut—detta syftar på slutet av anställningsrelationen mellan en medarbetare och arbetsgivaren. Medarbetare slutar av många olika skäl, och alla medarbetare slutar förr eller senare. Att identifiera varför en medarbetare väljer att sluta ger arbetsgivaren möjlighet att skapa en bättre EX för nuvarande och framtida medarbetare.

Nu när du förstår faserna i medarbetarens livscykel kan vi utforska olika sätt att mäta medarbetarupplevelsen under hela livscykeln. 

I nästa avsnitt utforskar vi olika sätt att mäta medarbetarupplevelsen under hela medarbetarens livscykel.

Vi utforskar också de olika verktyg och system vi kan använda för att samla in och analysera dessa data för att förbättra den övergripande medarbetarupplevelsen. 

Sätt att mäta medarbetarupplevelsen

Det finns fyra huvudsakliga källor till medarbetardata som företag kan använda för att mäta medarbetarupplevelsen och utvärdera medarbetarresan: 

1. HR-teknik
2. Enkäter
3. Intervjuer
4. Fokusgrupper

Alla organisationer använder inte alla fyra dessa källor, och de faktiska källorna kan se olika ut i olika organisationer beroende på faktorer som digitalisering och företagets storlek. Låt oss gå igenom var och en av dessa källor, med början i HR-teknik.

HR-teknik

De flesta organisationer har någon variant av ett system för personaladministration (HRMS), ett personalinformationssystem (HRIS) eller ett system för hantering av humankapital (HCM).

Dessa lagrar information om medarbetare och ger insikter i mätvärden som personalomsättning, rekommendationer, klagomål med mera.

De gör det också enklare att hantera några eller alla av följande HR-funktioner:

• Kandidatspårning
• Lönehantering
• Förmånshantering
• Närvaroregistrering och tidrapportering
• Hantering av HR-utveckling, inklusive integrerad utbildning och fortlöpande kompetensutveckling genom lärplattformar (LMS)
• Prestationshantering
• Karriärplanering
• Efterträdarplanering
• Kommunikation med medarbetare
• Rapportering av efterlevnad av lagkrav.

Relaterad läsning: Vad är ett HRMS-system?

De flesta integreras med ett system för företagsresursplanering (ERP). Detta syftar på ett datorbaserat system som integrerar många olika system inom ett företag. Ett ERP omfattar funktioner som: 

• HR
• Lagerstyrning
• Orderhantering
• Kundservice
• Bokföring.

Vissa av de uppgifter som samlas in från ett ERP är värdefulla för att fånga upp medarbetardata från andra delar av verksamheten. Kundserviceuppgifter, till exempel kundfeedback, kan vara användbara för att mäta en kundservicemedarbetares prestation.

Effektiv programvara för medarbetarövervakning kan vara ett kraftfullt verktyg för att mäta medarbetarupplevelsen. Genom att ge detaljerade insikter i dagliga aktiviteter och övergripande nöjdhet hjälper dessa lösningar till att identifiera möjligheter till förbättring. Genom att utnyttja dessa data skapas en mer engagerad och produktiv arbetsstyrka (detta är en viktig fördel med programvara för medarbetarövervakning).

När man tittar på listan över potentiella datakällor som finns inom en organisation blir det tydligt hur information från dessa system kan användas för att mäta medarbetarupplevelsen. 

Låt oss granska några av dessa mer i detalj och gå igenom några av de KPI:er som är kopplade till var och en. 

Följande bild visar sambandet mellan en viss HRIS-funktion (eller HRMS/HCMS), en relaterad KPI och de delar av medarbetarlivscykeln som de är kopplade till. 

Förändringar i de olika KPI:er som fångas upp av dessa system skulle tyda på förbättringar eller försämringar av den övergripande medarbetarupplevelsen. 

Genom att förstå dessa KPI:er och mäta dem över tid kan vi undersöka orsaken till förändringen och arbeta för att förstärka förbättringarna. 

Listan över KPI:er som kan följas upp med hjälp av HR-teknik är omfattande. Tabellen nedan beskriver några av de viktigaste KPI:erna som rör medarbetarupplevelsen under medarbetarens livscykel.

HR-funktion/del av medarbetarens livscykel	Viktiga KPI:er	KPI-definition	Relation till EX
Talangförvärv	Användning av medarbetarrekommendationsprogram	% av medarbetarna som rekommenderar jobbkandidater	Högre användning av rekommendationsprogrammet kan tyda på högre engagemang bland nuvarande medarbetare
Talangförvärv	Kvalitet på nyanställningar	% av nyanställda som uppnår ett tillfredsställande resultat i sin första bedömning	Ett högre resultat här kan tyda på att rekryterings- och urvalsprocessen tar in kvalificerade kandidater; Kan tyda på att introduktions- och utvecklingsinsatserna för nyanställda är effektiva när det gäller att snabbt få dem upp i fart
Utveckling	% av personalen med utvecklingsplaner	% av medarbetarna med formella utvecklingsplaner	Ett högre resultat visar på insatser för att utveckla talanger, vilket är en central del av medarbetarupplevelsen
Engagemang (produktivitet)	Försäljningstillväxt	Jämförelse av försäljningssiffror under en angiven period	Försäljningstillväxt visar på en funktionell produktivitetsnivå hos medarbetarbasen
Produktivitet i verksamheten	Förändring i antal kundklagomål	Ökning/minskning av antalet klagomål som lämnats in under en period	En minskning av antalet klagomål kan tyda på högre nivåer av medarbetarengagemang, medan en ökning kan tyda på motsatsen
Personalbehållning	Personalomsättning	Ett mått på antalet medarbetare som har lämnat en organisation jämfört med antalet som har stannat kvar i organisationen under en angiven tidsperiod	Ett lägre resultat skulle tyda på en bättre medarbetarupplevelse än vid högre personalomsättning. Ett högre mått på personalomsättningen skulle tyda på en mindre än utmärkt medarbetarupplevelse

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Enkäter

Medarbetarenkäter är en annan källa till viktiga data för att mäta medarbetarupplevelsen. 

Det finns 6 sätt att mäta medarbetarupplevelsen genom enkäter under olika delar av medarbetarresan. De omfattar:

• Enkäter om kandidatupplevelsen
• Introduktionsenkäter
• Enkäter om medarbetarengagemang (återkoppling)
• eNPS
• Pulsmätningar
• Avgångsenkäter

Enkäter om kandidatupplevelsen

Enkäter om kandidatupplevelsen frågar nyanställda om deras erfarenhet av rekryteringen. 

Den här typen av enkät samlar in återkoppling om varje del av rekryteringsprocessen – från vad som fick dem att söka till deras övergripande intervjuupplevelse. Exempel på frågor kan vara: 

• I vilken utsträckning var arbetsbeskrivningen för din nya roll lätt att förstå?
• Vad fick dig att söka din nya roll?
• Hur nöjd är du med den övergripande rekryteringsprocessen fram till att du fick ditt erbjudande? 
• Vilka förändringar eller rekommendationer skulle du föreslå för att göra den här processen bättre för alla framtida kandidater som är intresserade av att börja hos oss?

För att samla in bästa möjliga återkoppling bör enkäten vara anonym och medarbetarna bör besvara den under sina två första veckor i organisationen.

Relaterad läsning: Så skapar du en fantastisk kandidatupplevelse (även under snabb tillväxt)

Enkäter om introduktionsupplevelsen

Introduktionsenkäter samlar in data från nyanställda från det att de tackar ja till erbjudandet till slutet av organisationens formella introduktionsperiod. Denna period kan skilja sig mellan organisationer, men är vanligtvis minst 90 dagar efter den nyanställdes startdatum. 

Den här typen av enkäter mäter de nyanställdas integrering i organisationen, utvärderar deras uppfattning om introduktionsprocessen och ger insikter i medarbetarnas prestationer under denna period. 

Det sistnämnda gör det möjligt för rekryterande chefer och andra som deltar i den nyanställdas introduktion att ge erkännande eller återkoppling vid behov. 

Det gör det också möjligt för chefer att tidigt erbjuda ytterligare stöd och resurser. 

En vanlig introduktionsmodell innehåller enkäter efter 30, 60 och 90 dagar för att mäta den nyanställdas upplevelse vid olika tidpunkter under introduktionen. 

Detta är användbart för att utvärdera processen som helhet och få fram information som en nyanställd kanske inte vill dela direkt med sin nya chef.

Exempel på frågor kan vara:

• I vilken utsträckning förklarade din ”fadder” eller chef tydligt din roll och ditt ansvar? Vilka frågor har du haft sedan det första samtalet?
• Känner du att du har de resurser du behöver för att vara effektiv i din roll?
• Vilken ytterligare utbildning eller vilka resurser skulle göra det lättare för dig att utföra ditt arbete?

Dessa avstämningar bör ge dig insikter i introduktionsupplevelsen och stärka de nyanställdas beslut att gå med i teamet.

Vidare läsning: Så skriver du en 30-, 60- och 90-dagarsplan för introduktionen i din organisation

Enkäter om medarbetarengagemang

Medarbetarengagemang syftar på i vilken grad en medarbetare känner sig motiverad och engagerad i sin roll, sitt team och organisationen som helhet. Detta hänger samman med mått på medarbetar- och arbetstillfredsställelse.

Traditionellt genomförs enkäter om medarbetarengagemang årligen och de utvärderar ett brett spektrum av områden inom organisationskulturen. 

Ämnen som vanligtvis tas upp i dessa medarbetarenkäter omfattar, men är inte begränsade till, arbetsvillkor, arbetssätt, den totala ersättningen, kommunikation, känslan av tillhörighet, möjligheter till utveckling och förtroende för ledarskapet. 

Exempel på frågor som kan finnas i en enkät om medarbetarengagemang är: 

• I vilken utsträckning känner jag att mina kollegor och min chef bryr sig om mig?
• Får jag rätt ersättning för mina insatser?
• Får jag tillräckliga möjligheter att lära mig och utvecklas?
• Har jag meningsfulla och regelbundna karriärsamtal med min chef? 

Trenden inom många branscher och organisationer är att gå ifrån att mäta och agera utifrån medarbetarengagemang en gång om året. I stället mäter många företag engagemanget under hela året med hjälp av pulsmätningar.

Medarbetarnas nettopromotorpoäng (eNPS)

Ett företags nettopromotorpoäng (NPS) mäter kundupplevelsen och kundernas övergripande nöjdhet med företaget, dess produkter och tjänster samt de olika interaktioner de har med det.

Ett företags nettopromotorpoäng för medarbetare, eNPS, är ett numeriskt värde som representerar medarbetarnas nöjdhet och/eller engagemang för arbetsplatsen. 

Det är den klassiska frågan: ”på en skala från 1 till 10, hur sannolikt är det att du skulle rekommendera en vän eller familjemedlem att arbeta här?” 

Det genomsnittliga eNPS-värdet bland de tillfrågade medarbetarna ger ett övergripande mått för att bedöma den samlade medarbetarupplevelsen i din organisation.

Men eNPS-metoden kan också användas för att undersöka olika delar av medarbetarupplevelsen, till exempel: ”hur skulle du betygsätta din introduktionsupplevelse på en skala från 1 till 10?”

För mer information, följ PMPs vägledning om beräkning av eNPS och dess användningsområden.

Pulsmätningar

Pulsmätningar är ett sätt att oftare mäta medarbetarnas attityder, åsikter och engagemang. 

De fungerar som ett digitalt mått på medarbetarupplevelsen. Som tidigare nämnts går många företag över till pulsmätningar för att samla in realtidsdata om medarbetarupplevelsen i stället för att samla in den en gång om året. 

Det gör det möjligt för organisationer att snabbare hantera problem och förhindra att de ligger och pyr och eventuellt eskalerar. 

Många företag genomför dessa kvartalsvis eller månadsvis och tenderar att använda samma frågor över tid för att mäta förändringar. 

Till skillnad från enkäter om medarbetarengagemang mäts resultaten nästan uteslutande i termer av eNPS – enkäter om medarbetarengagemang mäts ofta på andra skalor (till exempel från ett till fem).

Avgångsintervjuer och avgångsenkäter

Avgångsundersökningar samlar in feedback i slutet av en anställds anställning hos en organisation. De identifierar vanligtvis orsakerna till att personen slutar, ber den anställda berätta vad hen ska göra härnäst och ger möjlighet att lämna detaljerad feedback.

Avgångsundersökningar är särskilt användbara för att samla in data som skiljer mellan olika former av personalomsättning (dvs. frivillig respektive ofrivillig.)

Vid oväntad, frivillig och oönskad personalomsättning kan det vara värdefullt att förstå vilka förutsättningar som skulle ha gjort det möjligt för en högpresterande eller talangfull teammedlem att stanna kvar, när man utvärderar befintliga processer, program och företagskultur.

Vanliga frågor i avgångsundersökningar:

• Varför lämnar du företaget?
• Vad skulle du ha ändrat i ditt arbete?
• Fick du tydlig information om din roll och vad du ansvarar för?

Intervjuer

Det finns tre typer av intervjuer som du kan använda för att mäta medarbetarupplevelsen: 

• Intervjuer om varför medarbetare stannar
• Avgångsintervjuer
• Möten på överordnad nivå

Intervjuer om varför medarbetare stannar

Intervjuer om varför medarbetare stannar genomförs av chefer för att identifiera varför deras medarbetare väljer att stanna i organisationen.

De ger värdefulla insikter i vad företaget gör bra för att kontinuerligt förbättra medarbetarupplevelsen och behålla högpresterande och talangfulla medarbetare.

Intervjuer om varför medarbetare stannar syftar till att proaktivt identifiera sätt att mäta och förbättra medarbetarupplevelsen, snarare än att reagera på en medarbetares beslut att sluta och försöka ta reda på orsakerna när det redan är för sent.  

Exempel på frågor i intervjuer om varför medarbetare stannar:

• Vad inspirerar dig att komma till jobbet varje dag?
• Vilka faktorer skulle få dig att överväga att lämna företaget? 
• När övervägde du senast att sluta? Varför gjorde du inte det?
• Vad skulle göra din upplevelse på företaget ännu mer meningsfull?
• Vad gör vi som företag i dag som vi borde sluta göra, och vad gör vi inte som vi borde börja göra?

Nyckeln till att göra intervjuer om varför medarbetare stannar meningsfulla och värdefulla är förtroende och handling—team måste lita på att deras chefer tar emot feedback öppet, och ledare måste vara villiga att agera utifrån det de lär sig.

Relaterad läsning: Den outnyttjade kraften i intervjuer om varför medarbetare stannar.

Avgångsintervjuer

Avgångsintervjuer, liksom avgångsundersökningar, fokuserar på medarbetare som förbereder sig för att lämna organisationen. Avgångsintervjuer är ett reaktivt sätt att identifiera medarbetares motiv till att sluta, upptäcka erfarenheter som gått fel och identifiera förbättringsområden.

Avgångsintervjuer fungerar också som ett sätt att ge den medarbetare som slutar stöd i övergången i slutet av medarbetarens livscykel. Även om medarbetaren slutar har hen uppfattningar och åsikter om företaget som hen tar med sig ut i världen. 

Exempel på frågor i avgångsintervjuer: 

• Vad fick dig att besluta dig för att lämna organisationen just nu? 
• Beskriv de bästa och sämsta aspekterna av ditt arbete.
• Vilket intryck har du av din chef, ditt team och företagets högsta ledning?
• Hade du den utbildning och de resurser du behövde för att utföra ditt arbete? Om inte, vad saknades?
• Vilken annan feedback vill du dela med dig av till oss om din tid på företaget?

Dessa intervjuer bör genomföras av HR-teamet för att få så objektiv feedback som möjligt. HR-representanten som genomför intervjun fokuserar på att ge den avgående teammedlemmen ett avslut och en positiv, stödjande bild av organisationen.

Relaterad läsning: Så genomför du en effektiv avgångsintervju

Möten på överordnad nivå

Dessa möten är bra för personer i högre ledarpositioner som vill förstå upplevelsen hos medarbetare en eller flera nivåer under dem. 

De genomförs mellan högre chefer och någon som rapporterar till en av deras direktrapporterande medarbetare (därav namnet). På så sätt är informationen ofiltrerad och det råder ingen oklarhet kring hur feedback ska presenteras. 

Möten på överordnad nivå är kraftfulla verktyg för att få fram mycket värdefull information om medarbetarupplevelsen samt andra affärsfrågor, till exempel kundfeedback.

Exempel på några frågor att ställa under ett möte med chefens chef:

• På en skala från 1 till 10, hur har den här månaden varit för dig? Vad hade gjort den till en 10:a?
• Vad kan jag göra annorlunda som chef för den här avdelningen?
• Hur kan jag hjälpa dig att nå dina karriärmål?

Relaterad läsning: Möten med chefens chef – ett kraftfullt ledarskapsverktyg

Fokusgrupper

Fokusgrupper är ett sätt att mäta medarbetarupplevelsen genom att förstå erfarenheterna hos olika grupper av medarbetare utifrån specifika händelser, avdelningar eller gemensamma egenskaper och bakgrunder. 

Fokusgrupper erbjuder en plats där grupper av medarbetare gemensamt kan dela med sig av sin feedback och ställa frågor. 

Exempel på fokusgrupper är:

• Deltagare i utbildningar eller program efter evenemanget
• Stormöten av varierande storlek där chefer ställer frågor till medarbetare i hela organisationen
• Nystartade team eller medarbetare från team som nyligen upplösts eller omorganiserats
• Medarbetarresursgrupper baserade på egenskaper som kön, etnicitet och sexuell läggning.

Fokusgrupper bidrar till att mäta medarbetarupplevelsen genom att erbjuda dessa olika grupper möjlighet att öppet dela sina erfarenheter med varandra på en mer öppen plattform. 

De gör det möjligt för chefer att bättre förstå svar från enkäter, intervjuer eller förändringar samt att samla in feedback om de specifika åtgärder som medarbetarna förväntar sig av organisationen mot bakgrund av den information de har lämnat.

Medarbetarupplevelsen påverkar verksamhetens resultat

Att mäta medarbetarupplevelsen under hela medarbetarlivscykeln är avgörande för att påverka verksamhetens resultat positivt. 

Om vi inte utvärderar dessa upplevelser går vi miste om möjligheten att hitta sätt att stärka och investera i våra mest värdefulla tillgångar – våra medarbetare. 

De ekonomiska kostnaderna för personalomsättning och förlorad produktivitet gör medarbetarupplevelsen till en central prioritering för verksamheten.

För mer information om medarbetarupplevelsen, medarbetarengagemang och medarbetarlivscykeln kan du ta del av länkarna nedan.

• UX-design för HR-verktyg och HR-tjänster
• Hur förbättrar man medarbetarupplevelsen?
• Hur genomför man en workshop för att kartlägga medarbetarresan?
• Idéer för att öka medarbetarengagemanget
• Konferenser om medarbetarupplevelsen
• Så maximerar du medarbetarengagemanget med Debra Corey (podcast)
• Verktyg för medarbetarupplevelsen
• 8 effektiva sätt att få feedback från dina medarbetare.
• 19 kurser om medarbetarupplevelsen som du bör gå