Vad är HR?
Syftet med HR, eller personalresurser, är att stödja dig och dina kollegor under hela er resa på jobbet, från att ni börjar på ett företag och navigerar vardagen till att ni går vidare. Se HR som en hel livscykel som berör varje steg av din anställning och fokuserar på att få arbetsplatsen att fungera för dig i varje steg. I den här artikeln får du en tydlig och praktisk förståelse av vad HR faktiskt gör ur den anställdes perspektiv.
Vad är HR: en snabb definition
HR, eller personalresurser, är den avdelning på ett företag som hanterar allt som rör de anställda. Det omfattar rekrytering, utbildning, hantering av personalförmåner, lönehantering och att säkerställa att arbetsplatsens policyer följs. HR bidrar också till att skapa en positiv arbetsmiljö genom att hantera de anställdas synpunkter och främja företagskulturen.
HR-plattformar för större företag tillhandahåller heltäckande verktyg för att hantera rekrytering, medarbetarutveckling och efterlevnad i stor skala.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Så fungerar HR
Alla chefer bör förstå HR:s moderna roll – och utforska våra listor över HR-lösningar för att hitta teknik som stöder er personal. Låt oss gå igenom de olika rollerna och ansvarsområdena på en HR-avdelning:
Medarbetarerbjudande
Som potentiell anställd börjar vi med att leta efter en organisation som inte bara uppfyller våra ekonomiska behov, utan även våra intellektuella och sociala behov och som stämmer överens med våra värderingar.
Organisationer är medvetna om detta och vill hitta anställda som delar eller stämmer överens med deras egna organisatoriska värderingar och så vidare. HR:s roll inom detta område är att tillhandahålla något som kallas ett arbetsgivarerbjudande (EVP).
EVP:n anger vad organisationen gärna gör tillgängligt för dig. Det omfattar både ersättningen (lön och andra löneutbetalningar) som du kommer att få och de förmåner som du kan ta del av som anställd.
Vid utformningen eller kompletteringen av EVP:n tar HR-funktionen fram en lista över förmåner som stämmer överens med organisationens övergripande värderingar. Därefter gallrar de ner listan till sådant som både är ekonomiskt överkomligt och skulle uppfattas som attraktivt av den största delen av den personal som organisationen vill locka till sig.
Några exempel på aspekter av dessa EVP-förmåner som jag har stött på är utbildningsmedel som varje anställd kan ansöka om, mammaledighet eller pappaledighet utöver det lagstadgade minimumet, möjlighet till finansiering av konferensdeltagande, rabatter på arbetsgivarens produkter samt eskort av säkerhetsvakter till bilen eller tågstationen efter arbetstid.
EVP:n är ett kraftfullt verktyg som HR använder för att locka till sig anställda. En organisation jag arbetade med erbjöd eskort av säkerhetsvakter till bilen eller tågstationen efter arbetstid.
Jag kommer aldrig att använda den här förmånen – jag arbetar vanligtvis under dygnets ljusa timmar. Jag är däremot intresserad av att arbeta för organisationer som bryr sig om sina anställdas säkerhet.
När detta kom upp i ett samtal med den här arbetsgivaren gav det mig en inblick i deras kultur, vilket stämde överens med mina egna värderingar och önskemål på en arbetsgivare.
HR har alltså ett verktyg i form av EVP:n för att locka sökande, men HR har också uppgifter inom rekrytering och urval. Rekryteringsfunktionen kan antingen finnas inom HR-teamet eller så hanterar HR relationen mellan organisationen och det externa rekryteringsföretag som organisationen har anlitat.
Ofta är det en kombination av båda: vissa roller som är enkla att tillsätta rekryteras av HR, medan specialistroller eller mycket seniora roller hanteras av ett externt rekryteringsföretag.
Rekrytering & anställning
När HR sköter rekryteringen hjälper de den rekryterande chefen att formulera platsannonsen och bistår även med att avgöra vilka kanaler som ska användas för att annonsera rollen (lokal eller nationell tidning, jobbsajter, sociala medier, facktidskrifter och så vidare).
Även för småföretag eller nystartade företag tillhandahåller kostnadsfria HR-system grunden för att hantera rekrytering och medarbetarrelationer.
De ansökningar som kommer in skickas vanligtvis vidare till den rekryterande chefen för granskning. Ibland hjälper HR också till med detta om de ombeds göra det. När man väl kommer till urvalsfasen beror HR:s roll verkligen på organisationen och den aktuella tjänsten.
Ibland erbjuder HR intervjuträning för chefer, ibland deltar någon från HR i intervjun och andra gånger kan hela processen lämnas över till den rekryterande chefen.
När beslutet om anställning har fattats brukar HR ha en roll på administrationssidan: de skickar ut avtalet, tar emot det undertecknade avtalet och lägger in den nya medarbetaren i lönesystemet.
Utfärdandet av passerkort och/eller IT-åtkomst sker inte inom HR, men när HR registrerar den nya medarbetarens uppgifter i lönesystemet utlöser det att dessa andra delar kommer på plats.
Ibland kommer potentiella medarbetare att be om en högre lön. HR:s roll i detta handlar vanligtvis om att ge vägledning till den rekryterande chefen. HR kan ange ett löneintervall som chefen kan erbjuda, eller be chefen motivera varför hen vill erbjuda den här kandidaten ett högre belopp.
I dessa fall kommer HR och den rekryterande chefen att diskutera det bästa sättet att gå vidare på, med hänsyn till intern rättvisa och förväntningar på prestation.
Introduktion av en ny medarbetare
De flesta av oss minns den introduktionsprocess för medarbetare som vi genomgick under vår första vecka. Introduktionen skapas och genomförs av HR-teamet.
De tar vägledning från den högsta ledningen (styrelsen och vd:n) och sammanställer en presentation eller plan som är utformad för att få nya medarbetare att komma igång så snabbt som möjligt.
Ofta lägger introduktionen större fokus på arbetsgivarens kultur och förväntningar och mycket mindre på den tekniska sidan av anställningen.
Den kan till exempel innehålla ett avsnitt om organisationens historia, en chef kan hålla en 15 minuter lång presentation om organisationen eller sin del av organisationen, eller så kan den omfatta ett besök på någon av verksamhetens operativa delar (en fabrik, butik, depå eller kundtjänstcenter med mera).
Vissa HR-verktyg för småföretag stöder kritiska funktioner som rekrytering, lönehantering och prestationshantering för medarbetare i en och samma lösning, eftersom man vet att nystartade företag inte har kapacitet för dussintals separata system.
Styrning av företagskultur och värderingar
Den stora majoriteten av medarbetarna har mycket lite, om ens någon, direkt kontakt med HR och träffar kanske bara en HR-specialist under en presentation eller liknande gruppaktivitet.
Det medarbetarna däremot kommer att göra är att interagera med de policyer och rutiner som HR ansvarar för. Om du någon gång har ansökt om någon typ av ledighet eller utbildning, fyllt i en tidrapport, sagt upp dig, fyllt i en medarbetarundersökning, fått en löneökning eller blivit uppsagd, har du interagerat med en policy eller rutin som HR äger och underhåller.
De områden där HR-specialister tillbringar mycket tid ansikte mot ansikte med medarbetare och deras chefer är hantering av bristande prestation och förändringshantering.
När det gäller en medarbetare som presterar dåligt diskuterar HR problemen med chefen och tar fram en plan. De deltar ofta i mötena med medarbetaren som presterar dåligt och följer medarbetarens utveckling tills hen antingen presterar bra eller lämnar organisationen.
Det andra området där HR-specialister tillbringar en hel del tid ansikte mot ansikte är förändringar. Det kan handla om att omstrukturera ett område, lägga ut en funktion på entreprenad eller hantera situationer med övertalighet.
Förändringar är ofta upprörande, så HR:s roll är att besvara frågor och se till att verksamheten och medarbetarna upplever så lite störningar som möjligt.
Hantering av programvara och system
HR har tillgång till en mängd olika HR-programvaror och verktyg. Exempelvis används personaladministrativa system (HRMS) för att effektivisera uppgifter som hantering av medarbetarregister, lönehantering och administration av förmåner.
Dessutom underlättar rekryteringssystem (ATS) rekryteringen genom att organisera och hantera information om kandidater, medan programvara för prestationshantering gör det möjligt för HR-team att följa medarbetarnas utveckling och sätta upp mål. Dessa verktyg förbättrar inte bara effektiviteten utan säkerställer också efterlevnad av arbetslagstiftningen och ger insikter genom analys, vilket gör det möjligt för HR-specialister att fatta välgrundade beslut.
HR-avdelningar förlitar sig i dag allt mer på molnbaserade HR-verktyg för att effektivt hantera sin personalstyrka varifrån som helst.
Avslut av en medarbetares anställning
I de flesta fall, när en medarbetare lämnar organisationen, är den enda kontakt hen har med HR att besvara en avslutningsundersökning. I mycket sällsynta fall kan HR kontaktas av den avgående medarbetarens chef för att ta fram ett motbud för att behålla medarbetaren.
Jag har stått vid sidan av i ett par situationer med motbud genom mina roller inom ersättningsfrågor. De är sällsynta eftersom de flesta av oss är ganska enkla att ersätta och eftersom motbud sällan fungerar. De kan absolut behålla medarbetaren under en kortare period, men utifrån mina observationer och diskussioner med kollegor brukar samma medarbetare lämna inom några månader.
Slutsats
Jag har kort berört många ämnen i ovanstående förklaring av vad HR gör, men det finns naturligtvis många fler ansvarsområden, såsom personalplanering.
Om du är intresserad av att förstå olika aspekter av HR mer ingående kan du gärna ta en titt runt på webbplatsen.
