Programvara för personalstyrning: typer och nyckelfunktioner

Vad är personalstyrning?

Personalstyrning (WFM) avser arbetet med att strategiskt fördela, följa upp och optimera en organisations viktigaste resurs: dess medarbetare. 

En framgångsrik personalstyrning säkerställer att rätt medarbetare – med rätt kompetenser – finns tillgängliga vid rätt tidpunkt för att uppfylla kraven i sina roller.

Även om varje organisation har sina egna prioriteringar är resurseffektivitet ett mål som de flesta företag delar.  

Varför är personalstyrning viktigt?

Oavsett om din arbetsplats är en etablerad företagsmiljö, ett växande startupföretag eller ett företag som anställer skiftarbetare är personalstyrning en oumbärlig del av din strategi för verksamhetsstyrning.

Effektiv personalstyrning hjälper organisationer att hålla sin arbetsstyrka så produktiv och kostnadseffektiv som möjligt.

Inkonsekventa personalpolicyer och bristande efterlevnad av dessa policyer kan leda till utmaningar som:

• Personalbrist
• Övertalig personal
• Medarbetare med otillräcklig kompetens
• Ökade projektkostnader
• Försenad projektleverans 
• Överträdelser av regelverk
• Undvikbar övertid
• Incidenter som rör arbetsmiljön 
• Medarbetare med lågt engagemang
• Låg arbetsmoral eller utbrändhet
• Hög personalomsättning.

Därför är personalplanering en viktig del av talanghantering och hjälper personalansvariga att:

• Optimera medarbetarnas produktivitet
• Säkerställa att projekt bemannas effektivt 
• Effektivisera prestationshanteringen
• Kompetensutveckla medarbetare efter behov
• Hantera bemanningsutmaningar på ett tidigt stadium
• Få en korrekt bild av arbetskraftskostnaderna 
• Minska organisatoriska risker 
• Främja säkerheten på arbetsplatsen
• Följa arbetsrättsliga lagar och regler
• Genomföra initiativ för successionsplanering
• Förbättra medarbetarengagemanget och minska personalomsättningen.

Processen för personalstyrning

I grunden innebär processen för personalstyrning att identifiera organisationens viktigaste strategiska prioriteringar och fördela resurserna därefter. Detta kräver att man förutser potentiella personalutmaningar och vidtar åtgärder för att förbli effektiv och undvika ansvarsrisker. 

Processen för personalstyrning omfattar uppgifter som:

• Strategisk anpassning
• Efterfrågeprognoser 
• Schemaläggning av anställda
• Tidregistrering 
• Närvaroregistrering
• Dataanalys
• Att stärka de anställda
• Kompetenshantering
• Ärendehantering för HR-förfrågningar
• Lönehantering
• Projektavgränsning och budgetering 
• Uppgiftshantering.

Det är mycket att ta upp! 

Den goda nyheten är att allt detta kan effektiviseras och automatiseras med hjälp av programvara för personalhantering. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Vad är programvara för personalhantering?

En programvarulösning för personalhantering (WFM) är ett verktyg som gör det möjligt för organisationer att organisera sin personalpolicy och automatisera många av de uppgifter och processer som ingår i deras system för personalhantering. 

Detta gör det möjligt för personalansvariga att använda sin arbetsstyrka mer effektivt, hantera de anställdas tid mer produktivt och i slutändan uppnå organisationens mål med mindre besvär.   

Vilka är fördelarna med programvara för personalhantering?

Några viktiga fördelar med programvara för personalhantering är att det blir enklare för ledningen att effektivisera schemaläggningen, hantera närvaro och tidsregistrering, följa upp produktiviteten, optimera prestationshanteringen, genomföra löneadministrativa processer, säkerställa efterlevnad av regelverk och främja de anställdas säkerhet. 

När den implementeras och används effektivt kan rätt lösning för personalhantering hjälpa arbetsgivare att:

• Automatisera manuella uppgifter för att spara tid, undanröja flaskhalsar och minska antalet fel.
• Samla in korrekta, uppdaterade personaluppgifter och fatta bättre beslut baserade på dataanalys i realtid.
• Införa personalhantering i flera kanaler för att ge bättre åtkomst till den hybrida eller mobila arbetsstyrkan. 
• Förbättra effektiviteten mellan team för att främja samarbete och engagemang bland de anställda, samtidigt som silos undanröjs och dubbelarbete minskar.
• Minska driftskostnaderna (som beror på överbemanning, för mycket övertid och utkontraktering) genom mer exakta prognoser och resursfördelning. Avancerade WFM-lösningar uppdaterar till och med budgetar baserat på ändringar i schemaläggningen.
• Optimera kundupplevelsen genom kompetensbaserad dirigering som matchar kunder med rätt expert på kontaktcentret
• Fördela den administrativa arbetsbördan genom självserviceportaler för chefer och anställda som ger användarna åtkomst till utvalda funktioner

• Förbättra lönehanteringens korrekthet genom att automatiskt stämma av tidsregistrering, betald ledighet, registrerad övertid med mera, vilket minskar risken för mänskliga fel som kan uppstå vid manuell inmatning och beräkning av data. 
• Identifiera och åtgärda schemaläggningsproblem proaktivt i förväg genom att använda data om personalens scheman i realtid och göra justeringar för att undvika problem som underbemanning. Den bästa programvaran för personalhantering gör det även möjligt för chefer att skapa smarta scheman genom att filtrera efter avdelning, projekt, arbetsuppgift eller plats.
• Föra korrekta och detaljerade register som hjälper till att visa att regelverk efterlevs vid en eventuell revision. 

Vilka typer av programvara för personalhantering finns det?

Det finns ett stort utbud av olika WFM-verktyg. Vissa är fristående produkter som erbjuder en eller flera av funktionerna nedan, medan andra erbjuder en mer heltäckande, integrerad lösning.

• Schemaläggningsprogram
• Närvaroprogram
• Projektledningsverktyg (Kanban med mera) och kommunikationsverktyg
• Programvara för tidsregistrering
• Lösningar för frånvarohantering
• Löneprogram
• Verktyg för medarbetarengagemang
• Verktyg för hantering av kundrelationer
• Lösningar för ärendehantering av kundtjänst och support
• Programvara för incidentregistrering inom arbetsmiljö och säkerhet.

Vilka är de viktigaste funktionerna i programvara för personalstyrning?

De bästa programvarulösningarna för personalstyrning hjälper moderna företag att organisera och följa upp alla aktiviteter som krävs för att upprätthålla en effektivt bemannad, kostnadseffektiv och produktiv personalstyrka. 

Det finns olika alternativ för prissättning av programvara för personalstyrning som ger tillgång till fler användare och/eller olika funktioner.

Nedan följer några av de viktigaste funktionerna att leta efter när du väljer programvara för personalstyrning.

Prognostisering av personalbehov

En bra WFM-lösning bör kunna hjälpa dig att upptäcka trender och prognostisera faktorer som påverkar bemanningsbehov och tillgänglighet, till exempel förändrade projekttidsplaner, säsongsvariationer i personalens tillgänglighet, förändringar i konsumenters/kunders efterfrågan och mycket mer. Genom att förutse dessa scenarier kan du planera personalbudgeten bättre och fördela personalen mer effektivt. 

Smart schemaläggning

Alla personalstyrningsverktyg som håller måttet bör innehålla intelligenta schemaläggningsfunktioner som låter chefer välja personal till skift eller projekt utifrån kriterier som tillgänglighet, kompetens, kostnad, erfarenhet, önskemål, plats och mycket mer. Verktyg för schemaläggning av skift bör även erbjuda självservice för medarbetare, så att personalen kan byta skift sinsemellan och säkerställa full bemanning på alla skift. Vissa verktyg kan också innehålla funktioner som integrerar AI för personalstyrning och schemaläggning.

Tidsregistrering

Ett verktyg för personalstyrning bör ha stöd för eller kunna integreras med enheter och verktyg för tidsregistrering, till exempel åtkomstskannrar, molnbaserad programvara för tidsregistrering, kiosker, kassasystem (POS), mobilappar eller digitala tidrapporter, för att samla in tidsregistreringsdata och automatiskt behandla den för korrekt lönehantering. En annan fördel med programvara för tidsregistrering är övertidsaviseringar, en annan användbar funktion som ger arbetsgivare bättre kontroll över godkännande och fördelning av övertid.

Hantering av närvaro och frånvaro

Programvara för personalstyrning bör registrera medarbetarnas närvaro, automatisera godkännanden av ledighetsansökningar och stämma av medarbetarnas frånvaro mot företagets policyer för ledighet (till exempel betald ledighet (PTO)) samt myndighetsregler.   

Dataanalys och rapportering

De flesta verktyg för personalstyrning ger användarna en realtidsöverblick över personaldata via anpassningsbara instrumentpaneler. Det gör det enkelt att upptäcka potentiella problem med schemaläggning eller bemanning och åtgärda dem långt innan de blir verkliga problem.

De bästa verktygen för personalstyrning och personalstyrkeanalys låter också användarna skapa rapporter med specifika parametrar, vilket förbättrar verksamhetsanalysen och personalplaneringen genom analys av historiska data. 

Mobil personalstyrning

WFM-verktyg som erbjuder åtkomst via mobila enheter gör det enklare att hantera scheman och tillsätta skift på språng, vilket bidrar till att säkerställa optimal bemanning även i nödsituationer. Detta är bara några av de många fördelarna med programvara för mobil personalstyrning.

Självservice för medarbetare 

Din plattform eller ditt verktyg för personalstyrning bör helst erbjuda en självserviceportal för medarbetare, där medarbetarna snabbt kan registrera sina egna uppgifter när det är möjligt, så att HR:s tid frigörs och antalet fel minskar. 

Kraftfulla integrationer med verksamhetsverktyg

Oavsett vilken WFM-lösning du väljer bör den kunna fungera väl tillsammans med den HR-programvara och de verksamhetsverktyg som din organisation redan använder. Detta är särskilt viktigt om du inte har en heltäckande plattform för personalstyrning och använder flera specialiserade verktyg.

Med rätt programvara blir processen att implementera, följa upp och förbättra ditt system för personalstyrning mycket effektivare och mer givande. 

En nöjd personalstyrka är nyckeln till ett framgångsrikt företag

Effektiv personalstyrning ska sträva efter att hålla medarbetarna nöjda och samtidigt uppfylla verksamhetens strategiska behov.

Företag som lyckas väl med denna aspekt av sin verksamhet blir effektivare, mer innovativa och mer motståndskraftiga.

Teknik rekommenderas för alla utom de minsta företagen. För att hjälpa dig komma igång kan du ta en titt på vår kortlista över de bästa programvarorna för personalstyrning och våra rekommendationer för programvara för tidsregistrering och närvaro för att effektivt hantera och optimera din arbetsstyrkas tid och närvaro.

Relaterad läsning: Bästa programvaran för ledighetshantering för att spåra PTO