Uppdragstagare kontra anställd: Fördelar, nackdelar och vem du bör anställa
Även om de kan få i uppgift att utföra liknande arbete finns det juridiskt en skillnad mellan oberoende uppdragstagare och anställda. Dessutom kommer du sannolikt att tänka på och använda dem på olika sätt inom din organisation.
Den här artikeln hjälper dig att förstå de viktigaste skillnaderna mellan att anlita en oberoende uppdragstagare och att anställa en person, samt för- och nackdelarna med respektive alternativ.
Om det här är första gången du anställer rekommenderar jag att du använder rekryteringslösningar för småföretag för att tydliggöra roller och effektivisera rekryteringsprocessen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är en oberoende uppdragstagare?
Oberoende uppdragstagare anlitas vanligtvis på kort sikt för att arbeta med specifika projekt och behandlas annorlunda inom organisationer än vanliga anställda. Dessa arbetstagare är ofta erfarna yrkespersoner som anlitas för sin specialiserade kompetens.
Enligt olika rättsliga ramverk, såsom IRS:s riktlinjer, lagen om rättvisa arbetsstandarder (FLSA) och principer inom anglosaxisk rätt, finns det särskilda regler som hjälper till att avgöra om en arbetstagare klassificeras som anställd eller oberoende uppdragstagare. Dessa klassificeringar är viktiga för att fastställa lönehantering, förmåner och andra juridiska skyldigheter.
IRS:s riktlinjer
IRS tillhandahåller tydliga kriterier för att skilja mellan anställda och oberoende uppdragstagare. Myndigheten fokuserar främst på tre kategorier: beteendekontroll, ekonomisk kontroll och typen av relation.
Om en arbetsgivare har betydande kontroll över hur arbetstagaren utför sina uppgifter, inklusive genom att ge specifika instruktioner, tillhandahålla tillgång till företagets data och verktyg eller kräva bestämda arbetstider, kommer arbetstagaren sannolikt att klassificeras som anställd.
Oberoende uppdragstagare bestämmer däremot vanligtvis hur och när de utför sitt arbete och ansvarar för sina egna företagsutgifter.
Lagen om rättvisa arbetsstandarder (FLSA)
FLSA betonar faktorer som graden av självständighet en arbetstagare har och relationens varaktighet.
Anställda betraktas vanligtvis som mer beroende av sin arbetsgivare för att få fortsatt arbete, medan oberoende uppdragstagare behåller sin självständighet och ofta har flera kunder eller avtal.
Anställda har också rätt till minimilön, övertidsersättning och andra arbetsrättsliga skydd enligt FLSA, medan oberoende uppdragstagare inte har det.
Anglosaxisk rätt
Många jurisdiktioner använder också tester enligt anglosaxisk rätt för att klassificera arbetstagare. Dessa tester undersöker faktorer som huruvida det utförda arbetet är en integrerad del av arbetsgivarens verksamhet, relationens varaktighet och huruvida arbetstagaren tillhandahåller sina egna verktyg och sin egen utrustning.
Enligt anglosaxisk rätt är en central fråga huruvida arbetstagaren är ekonomiskt beroende av arbetsgivaren eller bedriver egen verksamhet.
Att förstå och följa dessa ramverk är avgörande för att fastställa korrekt klassificering av arbetstagare. Att felklassificera en arbetstagare som oberoende uppdragstagare när personen borde klassificeras som anställd kan leda till betydande juridiska och ekonomiska konsekvenser, inklusive retroaktiva löner, uteblivna förmåner och straffavgifter för underlåtenhet att innehålla skatt.
Skillnaden mellan en oberoende uppdragstagare och en anställd
Oberoende uppdragstagare och anställda är i grunden olika typer av arbetstagare enligt kanadisk och amerikansk arbetsrätt, inkomstskattelagstiftning och regler om arbetsskadeersättning.
Skattemyndigheterna i både Kanada och USA—Kanadas skattemyndighet (CRA) respektive USA:s skatteverk (IRS)—benämner oberoende uppdragstagare som ”egenföretagare”.
Både Kanada och USA gör tydliga åtskillnader mellan en egenföretagande uppdragstagares och en anställds arbetsstatus, särskilt när det gäller följande:
| Kanada | USA |
|---|---|
| Förmåner från arbetslöshetsförsäkringen (EI) | Delstatliga arbetslöshetsförsäkringsförmåner (UI) |
| Kanadas pensionsplan (CPP) | USA:s socialförsäkring |
| Arbetsskadeförsäkringsskydd | Arbetsskadeförsäkringsskydd |
| Regler för personlig inkomstskatt och skatt för egenföretagare i Kanada | Regler för personlig inkomstskatt och skatt för egenföretagare i USA |
Företag som väljer att anställa en arbetstagare ansvarar för alla punkter som anges ovan.
De måste till exempel se till att korrekta skatteavdrag och avdrag (t.ex. EI, CPP, FICA och Medicare-skatt) görs när arbetstagaren får sin lön.
Ett företag gör inte detta för en egenföretagare. Det är uppdragstagarens ansvar att betala lämpliga skatter och se till att personen har ett lämpligt sjukförsäkrings- och arbetsskadeförsäkringsskydd.
På samma sätt gäller arbets- och arbetsrättsliga lagar, såsom Kanadas federala arbetsnormer och USA:s lag om rättvisa arbetsnormer, för anställda men inte för oberoende uppdragstagare. Dessa lagar reglerar allt från anställnings- och uppsägningsrutiner till arbetstider och semestrar.
Kriterier för klassificering
Båda skattemyndigheterna benämner oberoende uppdragstagare som ”egenföretagare”.
I båda länderna avgörs skillnaden mellan oberoende uppdragstagare och anställda av tre centrala kriterier, som vi kommer att redogöra för enligt IRS definition: kontroll över arbetssättet, ekonomisk kontroll och relationens karaktär.
Kontroll över arbetssättet
Kontroll över arbetssättet syftar på graden av tillsyn och styrning som arbetsgivaren eller kunden har över hur arbetstagaren utför sitt arbete. Anställda får vanligtvis detaljerade instruktioner om när, var och hur de ska arbeta, hur de tilldelas uppgifter och vilka verktyg de ska använda för att slutföra dem.
I många fall är det vanligt att en anställd måste följa företagets dagliga schema och arbeta under direkt överinseende.
Oberoende uppdragstagare har däremot betydligt större självständighet. De bestämmer själva sina arbetsmetoder, avgör hur uppgifterna ska utföras och kan fastställa sina arbetstider. Uppdragstagare kan också arbeta från valfri plats, ofta med sina egna verktyg eller sin egen utrustning.
Dessutom kan oberoende uppdragstagare ha möjlighet att anställa egen personal eller lägga ut vissa uppgifter på underleverantörer, vilket ytterligare visar deras självständighet från det anlitande företaget.
Ekonomisk kontroll
Ekonomisk kontroll fokuserar på hur stor ekonomisk risk och vilket ekonomiskt ansvar arbetstagaren bär. Anställda utsätts vanligtvis för minimal ekonomisk risk. De får en regelbunden lön, ofta enligt ett fast schema, och arbetsgivaren står för arbetsrelaterade kostnader som resor, material och utrustning. Anställda investerar inte egna pengar i sitt arbete och får vanligtvis ersättning för alla arbetsrelaterade kostnader de har.
Oberoende uppdragstagare arbetar däremot mer som företag. De ansvarar för sina egna ekonomiska investeringar i de verktyg, den utrustning och de förnödenheter som behövs för att utföra uppgifterna.
Uppdragstagare fakturerar ofta kunder för sitt arbete, vilket innebär att de kontrollerar sina inkomster men också utsätts för risker som försenade eller uteblivna betalningar. Oberoende uppdragstagare ansvarar för sina egna företagskostnader och får inte ersättning för de flesta kostnader som är förknippade med arbetet. Den högre ekonomiska risken och behovet av att hantera kostnader och inkomster visar att de står utanför företaget.
Relationens karaktär
Det tredje IRS-kriteriet ser till den övergripande interaktionen mellan arbetstagaren och företaget. Detta omfattar faktorer som relationens varaktighet och huruvida arbetstagaren får förmåner som sjukförsäkring, semester eller pensionsinbetalningar.
- Anställda har vanligtvis en långvarig, fortlöpande relation med sin arbetsgivare. De kan få förmåner som betald ledighet, sjukförsäkring och pensionsinbetalningar. Anställningsavtal eller policyer beskriver ofta anställningstryggheten och anger att relationen förväntas fortsätta på obestämd tid, såvida den inte avslutas av särskilda skäl. Anställda har också rättsligt skydd enligt arbetslagar som den amerikanska lagen om rättvisa arbetsnormer (FLSA) och de kanadensiska federala arbetsnormerna.
- Självständiga uppdragstagare arbetar däremot ofta projekt för projekt eller på tillfällig basis. De kan anlitas för att slutföra en specifik uppgift eller ett specifikt projekt, och när arbetet är slutfört upphör relationen vanligtvis. Uppdragstagare har inte rätt till företagsförmåner som sjukförsäkring eller betald ledighet och arbetar i allmänhet med flera kunder samtidigt. Avtal med uppdragstagare fastställer ofta villkoren för relationen och anger uppdragets tillfälliga karaktär.
För- och nackdelar med uppdragstagare jämfört med anställda
Följande tabell sammanfattar för- och nackdelarna med en självständig uppdragstagare jämfört med en anställd, där ett ”X” anger en fördel för den ena framför den andra.
| Anställd | Uppdragstagare | |
| Långsiktigt åtagande | Ja | Nej |
| Enkel uppsägning | Nej | Ja |
| Snabb förändring av ansvarsområden | Ja | Nej |
| Lönenivåer/ersättning | Ja | Nej |
| Indirekta kostnader (förmåner, försäkring, utrustning osv.) | Nej | Ja |
| Tid som krävs för arbetsledning | Nej | Ja |
| Utbildningskrav | Ja | Nej |
| Grad av kontroll över arbetet | Ja | Nej |
Det finns en betydande risk med att anlita en uppdragstagare som du avser ska arbeta nära tillsammans med anställda. Att felklassificera arbetstagare som självständiga uppdragstagare när de borde klassificeras som anställda kan utsätta arbetsgivare för betydande ansvar och rättsliga påföljder.
Som exempel kan en felklassificerad uppdragstagare som skadas på jobbet ha möjlighet att stämma företaget på förmåner som arbetsskadeersättning, som personen skulle ha haft rätt till som anställd.
Arbetsgivare som inte klassificerar arbetstagare korrekt riskerar påföljder för bristande efterlevnad av arbets- och skattelagstiftningen, inklusive böter, retroaktiv lön, obetald övertid och kostnader för förmåner som sjukförsäkring eller arbetslöshetsförsäkringsavgifter. IRS, Kanadas skatteverk och andra myndigheter kan också utdöma påföljder för att rätt skatter inte har innehållits.
Fördelar med uppdragstagare jämfört med anställda (och omvänt)
Förhoppningsvis har du nu en ungefärlig bild av för- och nackdelarna med en uppdragstagare jämfört med en anställd och varför du kan tänkas anlita den ena framför den andra.
Det finns alltid undantag från regeln, men nedan följer några av de typiska fördelarna och nackdelarna med varje alternativ.
Anställda är mer engagerade
På grund av sin anställningsstatus kan fast anställda vara mer engagerade i organisationens långsiktiga framgång.
Självständiga uppdragstagare arbetar ofta också med mer än en kund åt gången och bestämmer själva vilka kunder de ska prioritera.
Å andra sidan bär uppdragstagare också en ekonomisk risk, vilket kan motivera dem att leverera resultat av hög kvalitet.
Uppdragstagare är fokuserade
Arbetet som behöver utföras kanske bara kräver en kort tidsinsats och har en tydlig början och ett tydligt slut.
I så fall är det inte meningsfullt att ta på sig de ekonomiska och tidsmässiga belastningarna med att anställa och sedan säga upp en anställd, såvida du inte räknar med att ha flera liknande projekt med arbete som kommer att fortsätta på obestämd tid.
Relationer med uppdragstagare kan vara enklare att avsluta
Det kan vara enklare att säga upp en uppdragstagare än att avsluta någons anställning om saker och ting inte fungerar. Detta förutsätter dock att det finns särskilda klausuler i avtalet som förenklar uppsägningen.
Anställdas ansvarsområden är mer anpassningsbara
Det är enklare att snabbt ändra omfattningen av en anställds roll, mål och/eller målsättningar än för en uppdragstagare. Detta ger företagsägaren flexibilitet att snabbt anpassa sig till förändrade projektprioriteringar eller oförutsedda händelser, som att hantera en kris.
Lön jämfört med total ersättning
På grund av arbetets tillfälliga karaktär, den högre graden av specialisering och den erfarenhet de bidrar med kommer du att betala uppdragstagare betydligt högre timpriser än anställda som utför liknande arbete.
Å andra sidan undviker du genom att anlita en uppdragstagare att betala anställningsrelaterade kostnader som sjukförsäkring, personalförmåner, betald ledighet, pensionsplaner, tillgång till friskvårdsprogram samt kontorsmaterial och kontorsutrustning.
Timpriserna och hur länge personen arbetar kommer att påverka den totala kostnaden. I många fall kan den totala kostnaden för en anställd vara betydligt högre än för en uppdragstagare.
Uppdragstagare kan spara tid
En uppdragstagare kan spara den tid som du vanligtvis skulle lägga på att lägga till en anställd i lönesystemet, ordna dennes arbetsplats och så vidare. Introduktionen av uppdragstagare liknar introduktionen av en anställd men är något enklare, liksom fastställandet av deras KPI:er.
Eftersom du dessutom inte har beteendemässig kontroll över hur de utför arbetet krävs det mindre tid för att leda dem.
Å andra sidan går den tid du investerar i att sätta in en självständig uppdragstagare i ett projekt förlorad om du till slut måste anlita efterföljande uppdragstagare för att slutföra eller korrigera det tidigare arbetet.
Dessutom kan lönehantering för uppdragstagare bli en separat funktion från den ordinarie lönehanteringen, vilket lägger till ett lager av komplexitet i det administrativa arbetet. (Om det är vad du hoppas på kan du prova den här listan över den bästa programvaran för lönehantering av uppdragstagare.)
Uppdragstagare kräver ofta mindre utbildning
En självständig uppdragstagare kräver mindre utbildning eftersom personen förlitar sig på sin egen erfarenhet och expertis för att utföra arbetet och själv bestämmer hur arbetet ska utföras.
Anställda kan vara enklare att kontrollera
Du kanske helt enkelt vill ha en högre grad av kontroll över hur arbetet utförs, och då är det mer meningsfullt att anställa en person i stället för att anlita en uppdragstagare. I utbyte mot att de avstår från kontroll får anställda många rättigheter och skydd som uppdragstagare inte har.
Uppdragstagare omfattas till exempel inte av lagar mot diskriminering enligt lagen om medborgerliga rättigheter eller den kanadensiska lagen om mänskliga rättigheter, som skyddar anställda från orättvis behandling på grund av ras, kön, ålder eller andra skyddade egenskaper.
Tips för klassificering
Att felklassificera en anställd kan få mycket allvarliga konsekvenser, eftersom både tidigare uppdragstagare som blivit anställda och USA:s arbetsdepartement eller IRS kan dra in ditt juridiska team i en domstolsprocess.
De kan också genomföra en granskning av dina rutiner för klassificering, vars resultat kan bli offentliga och skada ditt rykte som arbetsgivare.
Så hur undviker du detta? Det första steget är att vara proaktiv när du fastställer rutiner för klassificering.
Följ IRS och DOL:s riktlinjer om de faktorer som avgör beteendemässig kontroll, ekonomisk kontroll och relationens karaktär för att säkerställa korrekt klassificering.
Om det råder osäkerhet kring hur en arbetstagare ska klassificeras kan arbetsgivare lämna in IRS Form SS-8, vilket gör det möjligt för IRS att officiellt fastställa arbetstagarens status. Detta kan skapa tydlighet och skydd för både företaget och arbetstagaren.
Var uppmärksam på branschens tillsyn
Vissa branscher, till exempel hälso- och sjukvård samt utbildning, omfattas av ytterligare tillsyns- och efterlevnadskrav som går utöver standardiserade arbetsrättsliga lagar.
Inom dessa sektorer måste anställda följa branschspecifika bestämmelser om licenser, certifieringar och säkerhetsprotokoll. Hälso- och sjukvårdspersonal kan till exempel behöva behålla särskilda medicinska licenser och genomgå regelbunden utbildning för att följa myndigheternas hälso- och säkerhetsföreskrifter.
På samma sätt behöver lärare ofta uppfylla delstatliga eller provinsiella certifieringskrav och genomgå bakgrundskontroller för att säkerställa att lokala utbildningspolicys följs.
Arbetsgivare inom dessa branscher måste säkerställa att deras anställda inte bara uppfyller allmänna arbetsrättsliga lagar utan också de ytterligare regulatoriska krav som gäller specifikt för deras område. Underlåtenhet att följa dessa branschregler kan leda till betydande rättsliga påföljder, förlorad ackreditering eller till och med nedstängning.
Följ lagen
Vissa arbetsgivare går i god tro med på arbetstagarens önskemål om att vara självständig uppdragstagare och vice versa: arbetsgivaren insisterar på en relation som självständig uppdragstagare och tvingar arbetstagaren att acceptera den.
Oavsett om det handlar om informerat samtycke eller påtvingat “samtycke” bortser parterna från de kontrollfaktorer som lagen kommer att beakta när den fastställer statusen som anställd i stället för självständig uppdragstagare.
Oavsett avsikt eller hur oskyldigt motivet är kan det fortfarande förekomma felaktig klassificering.
En annan orsak till förvirring är att det finns olika tester för status som självständig uppdragstagare mellan den federala regeringen och delstaterna.
Inom delstaterna kan det finnas olika tester för att avgöra om en arbetstagare har rätt till arbetslöshetsersättning, arbetsskadeersättning eller övertidsersättning.
Testerna tenderar att förändras till följd av lagstiftning och olika tolkningar samt regler som utfärdas av olika administrationer.
Med andra ord kan en arbetstagare vara en självständig uppdragstagare enligt federal lag, men en anställd när det gäller delstatlig arbetslöshetsersättning. Reglerna i en delstat kan vara helt annorlunda än reglerna i en angränsande delstat.
Hur kan yrkesverksamma som jurister och revisorer hjälpa till?
I en nyligen publicerad artikel om att anställa din första medarbetare föreslog jag att grundare och småföretagare ser till att de har tillgång till en bra jurist och revisor.
Om du inte tycker om att läsa arbetsrättsliga lagtexter och anställningsregler på fritiden (jag menar, vem gör det?), rekommenderar jag starkt att du hittar yrkespersoner som kan hjälpa dig att hantera mer komplexa frågor.
Genom att rådfråga jurister eller HR-experter tidigt kan du säkerställa att arbetstagare klassificeras korrekt. Dessa yrkespersoner är väl insatta i arbetsrätt och kan hjälpa dig att tolka CRA-, IRS- och DOL-regler.
Medan jurister kan hjälpa dig att navigera i sedvanerättsliga principer som påverkar klassificeringen av arbetstagare, kan revisorer hjälpa till med korrekta skatteavdrag eller vägledning om skatt för egenföretagare.
Med det sagt kan många av problemen med regelefterlevnad kring klassificering enkelt minskas genom att lägga en bra grund för relationen med både uppdragstagare och anställda.
Programvarans roll i klassificeringen av arbetstagare
Vid sidan av professionell rådgivning kan rätt programvara för personalhantering spela en viktig roll för att minska riskerna med felklassificering. Genom att spåra viktiga mätvärden som arbetade timmar, slutförda uppgifter och betalningsstrukturer kan programvara tillhandahålla data som hjälper till att avgöra om en arbetstagare uppfyller kriterierna för att vara anställd eller uppdragstagare.
Dessa verktyg kan också hjälpa till att hantera avtal, skattedeklarationer och arbetstagarstatus, vilket minskar den administrativa bördan och säkerställer efterlevnad av skatte- och arbetsrättsliga regler.
Arbetsgivare kan använda HR-programvara för att upptäcka potentiella problem med felklassificering tidigt, så att de kan justera avtal eller arbetssätt efter behov. Det rekommenderas att du kombinerar denna teknik med expertisen hos ditt juridiska team.
De kan hjälpa dig att tolka arbetsrättsliga lagar samt CRA:s och IRS:s skatteregler, hjälpa dig att förstå deras konsekvenser och hur de gäller för dig samt ge insikt i sedvanerättsliga principer som kan påverka dig.
Att använda självständiga uppdragstagare OCH anställda
Många organisationer kommer någon gång under sin utveckling att anställa en kombination av både självständiga uppdragstagare och anställda.
Verktyg som programvara för hantering av uppdragstagare hjälper till med att anlita, övervaka och betala uppdragstagare samt säkerställa efterlevnad av regler. De förenklar samordningen, förbättrar effektiviteten och hjälper till att hantera uppgifter och projekt som rör uppdragstagare på ett effektivt sätt.
Om du funderar på att anställa utanför gränserna för din delstat eller ditt land kan du ha kommit till den punkt där du undersöker vad en professionell arbetsgivarorganisation är eller försöker förstå relationer med en registrerad arbetsgivare.
Alla kan vara till hjälp om du föredrar idén med fast anställd personal och vill följa arbetsrätten i olika geografiska områden, samtidigt som du minskar några vanliga utmaningar inom personaladministration.
Ta en titt på vår kortlista över de bästa professionella arbetsgivarorganisationerna och de bästa företagen som fungerar som registrerad arbetsgivare för att hitta rätt partnerskap för dina behov av personaladministration.
Och om du bara försöker hålla dig uppdaterad om den senaste utvecklingen och få insikter om hur du kan övervinna bemanningsutmaningar, kan du överväga att delta i någon av de många bemanningskonferenserna som fokuserar på just dessa utmaningar under året.
ANSVARSFRISKRIVNING: Informationen i detta innehåll tillhandahålls endast i allmänt informationssyfte och ska inte betraktas som juridisk rådgivning eller HR-rådgivning. Alla företag och situationer är unika, och reglerna och bestämmelserna kring anställning och klassificering av arbetstagare kan variera beroende på plats och bransch. Vi rekommenderar starkt att du rådgör med kvalificerade juridiska experter, HR-experter eller skatterådgivare för personlig vägledning anpassad efter dina specifika behov och omständigheter.
