Gelişmekte olan bir şirkette İK'yı elektronik tablolarla yönetmek verimsizliklere ve kayıt tutma sorunlarına yol açar; bu da izin takibi ve hızlı işe alım gibi görevleri zorlaştırır.
akıllı İK yazılımını kullanmak, özellikle bütçeleri kısıtlı küçük işletmelerin İK ekipleri için düşündüğünüzden daha kolay bir çözüm olabilir. Bu makalede, aradığınız yeni İK yazılımını edinmek için güçlü bir iş gerekçesi oluşturmanızda izlemeniz gereken adımlar açıklanacaktır.
İK Yazılımı İçin İş Gerekçesi Nasıl Oluşturulur:
- İş İhtiyaçları ve Vizyon
- Sorunlu Alanları Belirleyin
- Mevcut Sürecin Adımları
- Başarı Ölçütlerini Tanımlayın (ROI - Yatırım Getirisi)
- İlk Desteği ve Onayı Alın
- Gereksinimleri Toplayın
- Tedarikçilerle İletişime Geçin
- İtirazları Ele Almaya Hazırlanın
- İş Gerekçesini Oluşturun ve Onay Alın
- En Uygun Yazılımı Seçin
1. Adım - İş İhtiyaçları ve Vizyon
İş ihtiyaçlarınız, şirketinizin insan kaynaklarını verimli bir şekilde yönetirken karşılaştığı özel gereksinimler ve zorluklardır; vizyon ise şirketin yeni İK yazılımının başarılı bir şekilde uygulanmasıyla ulaşmayı hedeflediği uzun vadeli amaçlara ve yöne daha çok karşılık gelir.
İlk adım, İK vizyonunu yazılı hâle getirmek ve bunun iş stratejisi, yönü ve vizyonuyla uyumlu olduğundan emin olmaktır.
Bunu yapmanın faydası, liderlik ekibinizdeki kilit paydaşların ve karar vericilerin desteğini kazanmaktır. Herkesi kuruluşun İK yazılımı gereksinimleri konusunda aynı noktada buluşturmak için temel ihtiyaçlarınızı ve bunların nedenlerini listeleyin.
Yeni İK teknolojisine yatırım yapmadan önce, bunun yetenek kazanımı, işe alıştırma veya liderlik gelişimi olup olmadığına bakmaksızın iş ihtiyaçlarınızı tanımlayın. Hedeflerinizi anlamak, teknolojinin stratejinizle uyumlu olmasını sağlar.
Yönünüzü ve vizyonunuzu uyumlu hâle getirin
İş ihtiyaçlarınızı yeni bir İK sistemine neden yatırım yapmanız gerektiğiyle nasıl uyumlu hâle getirebileceğinize dair bir örneği burada bulabilirsiniz.
| İş İhtiyacı | Neden? |
|---|---|
| İş İhtiyacıÇalışan sayımızı takip etmek için daha iyi araçlara ihtiyacımız var. | Neden?Mevcut çalışan sayısı sürecimiz zaman alıcı ve hataya açık; temel ölçümler manuel olarak hesaplanıyor. |
| İş İhtiyacıBu yıl X yeni çalışan almayı planladığımız için işe alım sürecimizi kolaylaştırmamız gerekiyor. | Neden?Adaylardan aldığımız geri bildirimler, sürecimizin yavaş ve kafa karıştırıcı olduğu yönünde. Yeni bir ATS'ye yatırım yaparak özgeçmiş inceleme sürecini, mülakat planlamasını ve aday seçimini %x oranında hızlandırabiliriz. |
| İş İhtiyacıİş sözleşmelerinin takibi manuel olarak yapılıyor | Neden?Çalışan sayısı artış hedefleri doğrultusunda, sözleşmelerdeki imzaları takip etmek için otomatik ve entegre bir yönteme ihtiyacımız var. |
| İş İhtiyacıÇalışan bağlılığını artırmak | Neden?Bağlılık düzeyimiz endişe verici ve şu anda verilerin kolayca erişilebilir ve eyleme dönüştürülebilir olmadığı manuel bir performans değerlendirme ve anket sürecimiz var. |
İş ihtiyaçlarına ve zorluklarına ve bunların ardındaki nedenlere bir örnek.
Ayrıca, parlak nesne sendromuna kapılmayın veya sırf bazı gösterişli yeni özellikleri öne sürdüğü için yeni bir yazılım edinmeye çalışmayın.... yani yapay zekâ destekli araçlar gibi! Bunun yerine, belirli ihtiyaçlarınızı karşılayacak ve hedeflerinize ulaşma vizyonunuzu destekleyecek yazılımlara odaklanın.
Benzersiz iş ihtiyaçlarınızı anlamadan trendlerin peşinden koşmayın. İster yeni bir araç, politika veya yan hak olsun, her girişimi kurumsal hedefleriniz ve çalışanlarınızın öncelikleriyle uyumlu hâle getirin.
2. Adım - Sorunlu Noktaları Belirleyin
Stratejik yetenek yönetimi, teknoloji çözümlerini iş gücü geliştirmedeki sorunlu noktalarla uyumlu hâle getirerek İK yazılımı için iş gerekçesini destekler.
Bu bağlamda sorunlu noktalar, bir şirketin mevcut İK yönetimi süreçlerinde yaşadığı ve İK yazılımının ele alıp hafifletmeyi amaçladığı belirli zorlukları ve verimsizlikleri ifade eder. Tüm sorunlu noktalarınızı listeleyin ve hiçbir şeyi saklamayın.
Have an account? Log In
Sorunlu noktaları belirleme kontrol listesi örneği
- Bir çalışanı eklediğinizde veya değiştirdiğinizde kaç elektronik tabloyu güncellemeniz gerekiyor?
- Çalışanlar kendi bilgilerini güncelleyebiliyor mu?
- Veri girişi hatalarıyla ne sıklıkta karşılaşıyorsunuz?
- Gününüzün çoğunu hangi görevler alıyor?
Sorulara verilen yanıtlar, yeni İK yazılımı edinme iş gerekçenizin temelini oluşturacaktır.
3. Adım - Mevcut Süreç Adımları
Mevcut süreç adımları, İK departmanınızda işleri şu anda nasıl yaptığınızı ifade eder. Bu bölüm; çalışan kayıtlarını nasıl yönettiğiniz, izin talepleri, işe alım ve işe alıştırma gibi tüm temel İK görevlerinizi kapsamalıdır. (Tahminimce çoğunlukla elektronik tablolar ve e-postalar kullanıyorsunuz.)
Öncelikle ana süreçleri, her sürecin adımlarını, her adımdan kimin sorumlu olduğunu ve her sürecin ne kadar zaman aldığını listeleyin.
Basitleştirilmiş Süreç Haritası Örneği
| Ana Süreç | Alt Süreç | Süreç Adımları | Kim | Süre |
|---|---|---|---|---|
| Ana SüreçÇalışan Kayıtları | Alt SüreçYeni çalışan ekleme | Süreç AdımlarıBir elektronik tablo açın ve çalışan bilgileriyle yeni bir satır ekleyin. Çalışan numarasının güncellendiğinden emin olun. Çalışanı yan haklara ekleyin ve yan haklar takip elektronik tablosunu güncelleyin. Bordro takip çizelgesini güncelleyin. Çalışan bilgilerini Bordro ekibine e-postayla gönderin. Çalışanları bordro platformuna kaydedin vb. | KimİK | Süre30-45 dakika |
| Ana SüreçÇalışan Kayıtları | Alt SüreçÇalışan adresini güncelleme | Süreç Adımları1 numaralı elektronik tabloyu açın ve güncelleyin. Bordro takip çizelgesini açın ve güncelleyin. Yeni adresi Bordro ekibine e-postayla gönderin. | KimİK | Süre15 dakika |
| Ana SüreçÇalışan Kayıtları | Alt SüreçÇalışanın izin bakiyesi | Süreç AdımlarıMutabakat için yöneticisine e-posta gönderin. Notlarını İK notlarıyla karşılaştırın. Zaman takip uygulamasını açın ve doğrulayın. Gerekirse, oransal hesaplamaya dayalı bakiyeyi hesaplayın. | KimİK ve Yönetici | Süre15-45 dakika |
İK profesyonellerinin genellikle yönettiği yaygın ve zaman alıcı görevlere örnekler.
Uzman önerisi: Süreç haritalamasını bir adım ileri taşıyabilir ve tüm süreç adımlarının yanında, adımın kuruluşa değer katıp katmadığını (VA - değer katan) veya herhangi bir değer katıp katmadığını (NVA - değer katmayan) belirtebilirsiniz.
4. Adım - Başarı Ölçütlerini Belirleyin (ROI - Yatırım Getirisi)
Bu; daha yüksek çalışan bağlılığı, daha iyi çalışanı elde tutma oranları, pozisyonları daha hızlı doldurma veya İK ekibinde iletişim, eğitim ve değer katan faaliyetler gibi konular için daha fazla kapasite anlamına gelebilir.
İK yazılımına yatırım yaparak zaman kazanabiliyorsanız, bu zamanı ne yaparak değerlendirirdiniz?
Karar vericiler ROI rakamlarını görmek ister. İK yazılımında bu genellikle zaman tasarrufu üzerinden ölçülür; dolayısıyla tasarrufa parasal bir değer ekleyebilirsiniz.
Örnek (birçok varsayım yapılmıştır ve bunları belirtmenizi öneririz):
Referans olarak: Yılda 52 hafta * günde 8 saat = 2.080 saat
2.080 saat * saat başına 60 dakika = yılda 124.800 dakika
Maaş = $80,000
Belirli bir görev için harcanan süre = 15 dakika
Aylık görev sayısı = 50
Aylık toplam süre = 750 dakika
Aylık toplam maliyet = (124,800/$80,000 = dakika başına $1.56 maaş). $1.56 * ayda 750 dakika = aylık $1,170 iş gücü maliyeti.
Yukarıdaki formül, İK profesyonellerinizin ayda 50 kez kadar sık gerçekleştirdiği 15 dakikalık bir görevi ortadan kaldırmak için otomasyondan yararlanan yeni bir İK çözümü bulmanın olumlu etkisini gösterir.
Bu görevi otomasyon yoluyla ortadan kaldırarak şirketiniz iş gücü maliyetlerinde ayda $1,170 tasarruf edebilir. Bu, kârlılığınız açısından önemli bir maliyet tasarrufudur!
5. Adım - İlk Desteği ve Onayı Alın
Yukarıdaki adımlardan elde ettiğiniz bulguları sunmak ve sürece devam etmek için İK liderlerinizin desteğine sahip olduğunuzdan emin olmak veya süreci sonlandırmanız gerekip gerekmediğini belirlemek için bu zamanı kullanın. Sözlü onay aldıysanız devam edin!
İlk desteği alma yöntemlerine örnekler
- Vaka Çalışmaları: İK yazılımını başarıyla uygulamış benzer kuruluşlara ait vaka çalışmalarını sunarak somut faydaları gösterin.
- Maliyet-Fayda Analizi: Yeni İK teknolojisinden elde etmeyi beklediğiniz maliyet tasarruflarını ve verimlilik artışını İK yazılımı maliyetleriyle karşılaştıran ayrıntılı bir maliyet-fayda analizi sunun.
- Tanıtımlar: İK yazılımının yeteneklerini, kullanıcı dostu özelliklerini ve mevcut sisteminizle karşılaştırmasını sergilemek için bir demo düzenleyin.
- Verimlilik İstatistikleri: Benzer İK yazılımlarını kullanan şirketlerdeki verimlilik artışı ve zaman tasarrufuna ilişkin istatistikleri gösterin.
6. Adım - Gereksinimleri Toplayın
Bunun en eğlenceli adım olmadığını biliyorum; ancak en önemli adımlardan biri. Yazılım sağlayıcılarıyla iletişime geçmeden önce gereksinimleriniz konusunda net olun ve tüm kilit paydaşlarınızın görüşlerini alın.
| Temel Gereksinim | Kim | Neden |
|---|---|---|
| Temel GereksinimÇalışan verilerinin tek bir doğru kaynağı | KimCEO, COO, HR, Yönetici, Çalışan | NedenHataları önlemek, hızı artırmak ve kullanım kolaylığı sağlamak |
| Temel GereksinimHedeflerin izlenmesi ve yönetim ekibine görünür olması | KimC-Suite, Yönetici, HR, Çalışan | NedenTüm hedeflerin yönetim ekibi ve ekip lideri için tek bir görünümde toplanması gerekir. |
| Temel GereksinimÖzgeçmişlerin işe alım yöneticisi tarafından görüntülenmesi | KimHR, işe alım yöneticisi | NedenŞu anda HR, özgeçmişleri kopyalayıp ortak sürücüdeki bir klasöre yapıştırıyor. Yöneticilerin, bir özgeçmiş geldiğinde otomatik olarak bilgilendirilmesi gerekir; böylece özgeçmişleri hızlıca değerlendirebilir veya eleyebilirler. |
| Temel GereksinimHâlihazırda kullanılan diğer yazılımlarla uyumluluk | KimCTO, BT Yöneticisi | NedenYeni HR teknolojinizden en iyi şekilde yararlanmak için kuruluşunuzun hâlihazırda kullandığı diğer yazılımlarla uyumlu olduğundan emin olmanız gerekir. |
Yaygın gereksinimlere, her bir maddeden kimin sorumlu olduğuna ve her gereksinimin neden kritik olduğuna dair bir örnek.
7. Adım - Tedarikçilerle İletişime Geçin
Piyasayı araştırın, birkaç demo talep edin ve başlangıçta uygun göründüğünü düşündüğünüz kısa listedeki HR yazılımı sağlayıcılarıyla gereksinimlerinizi paylaşın. Bunu yapmak, onların yazılımlarının hayatınızı nasıl kolaylaştırabileceğini göstermelerine yardımcı olacaktır!
İlgilendiğiniz platform ihtiyacınız olan tüm özelliklere sahip değilse, platformu HR teknoloji yığınınızdaki diğer uygulamalarla entegre etmenin ne kadar kolay olacağını sorun.
Tedarikçilerle iletişim kurduktan sonra, ürünlerinin yeteneklerini kendinize özgü gereksinimlerinize göre izlediğinizden emin olun.
| Temel Gereksinim | Kritik (Evet/Hayır) |
|---|---|
| Temel GereksinimYerleşik sözleşmeler ve imza onayı | Kritik (Evet/Hayır)Hayır |
| Temel GereksinimÇalışanlar kendi verilerini güncelleyebilir | Kritik (Evet/Hayır)Evet |
| Temel Gereksinimİzinler bir sistem aracılığıyla izlenir ve yönetici tarafından onaylanır. HR görünürlüğe sahiptir. | Kritik (Evet/Hayır)Evet |
Temel gereksinimlerin izlenmesine dair bir örnek.
8. Adım - İtirazları Ele Almaya Hazırlanın
Son önerinizi sunmadan önce, özellikle maliyetle ilgili olası itirazlara hazırlanmaya zaman ayırın. Yeni HR yazılımı önerilirken mali kaygılar genellikle en büyük engeldir; bu nedenle açık ve kendinden emin yanıtlar vermeye hazır olmanız önemlidir.
Yaygın itiraz: “Çok pahalı.”
Endişeyi kabul edin, ardından konuşmayı değere yönlendirin. Manuel işleri azaltarak, hataları en aza indirerek ve uyumluluk risklerini düşürerek yazılımın sunduğu uzun vadeli tasarrufları vurgulayın. Mümkünse maliyetin mevcut sistemin gizli giderleriyle nasıl karşılaştırıldığını gösterin; örneğin hataları düzeltmek veya kullanışsız geçici çözümleri yönetmek için harcanan zaman gibi.
Yaygın itiraz: “Sahip olduğumuz şeyi kullanmaya devam edemez miyiz?”
Hiçbir şey yapmamanın risklerini açıklayın. Eski sistemler genellikle verimsizliklere, verilerin yetersiz görünürlüğüne ve artan idari yüke yol açar. Yeni yazılımın büyümeyi nasıl desteklediğini, operasyonları nasıl kolaylaştırdığını ve işletmenin daha hızlı ve daha iyi kararlar almasına nasıl yardımcı olduğunu vurgulayın.
Yaygın itiraz: “Yatırım getirisi nedir?”
Verilerle hazırlıklı gelin. Maliyet tasarruflarını, kazanılan zamanı veya üretkenlik artışlarını tahmin etmek için karşılaştırmalı ölçütleri, vaka çalışmalarını ya da tedarikçi tarafından sağlanan yatırım getirisi hesaplayıcılarını kullanın. Bunu paydaşlarınızın önem verdiği terimlerle ifade edin: tasarruf edilen para, azaltılan riskler veya korunan gelir.
İtirazları doğrudan ele alarak savınızı güçlendirir ve kararı her açıdan değerlendirdiğinizi gösterirsiniz.
9. Adım - İş Gerekçesi Hazırlayın ve Onay Alın
Yukarıdaki tüm veriler toplandığına göre artık iş gerekçenizi hazırlamanın zamanı geldi. Bunun 10 sayfalık bir belge olması gerekmez; tek sayfalık bir not kadar basit olabilir (zaten 10 sayfayı okumaya kimin vakti var ki?).
Karar vericiler aşağıdaki soruların yanıtlarını arıyor:
- Ne kadara mal olur?
- Yazılım hangi sorunları çözecek?
- Yazılıma yatırım yapmasaydık ne olurdu?
- Uygulama ne kadar sürecek?
- Neden şimdi yatırım yapmamız gerekiyor?
- Bu yazılımı uygulamanın yatırım getirisi (ROI) nedir?
Maliyetle ilgili soruların yanıtlarını bilmiyor olabilirsiniz; ancak bu aşamada onay almanız başarıya ulaşmanız için sağlam bir temel oluşturacaktır.
İyi yapılandırılmış bir İK yazılımı RFP'si, bu bilgileri tedarikçilerin kolayca anlayıp yanıtlayabileceği bir formatta sunmanıza yardımcı olacaktır.
Birçok şirket, ücretli çözümlere karar vermeden önce İK otomasyonunun faydalarını göstermek için ücretsiz İK sistemlerini denemektedir.
İK Yazılımı için kullanabileceğiniz bir iş gerekçesi şablonu:
- Yönetici Özeti: Teklifin, temel faydaların ve sonuçların kısa özeti.
- Mevcut Durum ve Sorun Tanımı: Mevcut durumun ve ele alınan belirli zorlukların veya sorunların açıklaması.
- Önerilen Çözüm ve Faydalar: Maliyet-fayda analizi de dahil olmak üzere önerilen çözümün ve beklenen faydalarının ayrıntılı açıklaması (Potansiyel yazılım maliyetiyle karşılaştırma yapmak ve tasarrufları listelemek için 4. adımdaki hesaplamayı kullanın).
- Uygulama Planı ve Risk Değerlendirmesi: Adım adım uygulama stratejisi, zaman çizelgesi ve azaltma planlarıyla birlikte potansiyel risklerin özeti.
- Sonuç ve Öneriler: Karar vericiler için nihai önerilerle birlikte iş gerekçesinin kısa özeti.
İK yazılımı için güçlü bir iş gerekçesi oluşturmak, uzmanlığınızı destekleyecek önde gelen İKYS sertifikaları sayesinde daha kolaydır.
10. Adım - Kazanan Yazılımı Seçin
Yaşasın! Buraya kadar geldiniz ve tercih ettiğiniz tedarikçiyle ilerleme onayını aldınız.
Ancak unutmayın, iş gerekçesi süreci üzerinden onay almak işin yarısı bile değildir. Sırada, uygulama, işe alıştırma ve eğitim konularındaki iş ihtiyaçlarınıza ve kapasitenize en uygun İK yazılımını seçmek var.
Küçük bir işletmede İK yönetiyorsanız, yazılımdan beklentileriniz 2.000 çalışanı olan bir şirketin beklentilerinden farklı olacaktır. Önceliklendirme süreciniz, hem mevcut ihtiyaçlarınızla hem de büyümenizi destekleyen ihtiyaçlarla uyumlu olmalıdır.
İK yazılımı, İK'yı daha verimli hale getirir
İK süreçlerinizi otomatikleştirmek; çalışan, yönetici ve aday deneyimini iyileştirecektir. Ayrıntılı bir iş gerekçesi oluşturmak için zaman ayırmanın şu faydaları olacaktır:
- Değiştirilmesi veya iyileştirilmesi gereken temel süreçleri belirlemek
- Doğru kişilerden geri bildirim ve gereksinimleri toplamak
- Ne kadar zaman tasarruf edilebileceğini ve katma değerli işlere ayrılabileceğini belirlemek
- Yazılım yatırımının hangi alanlarda önceliklendirilmesi gerektiğini göstermek. Bir performans yönetimi platformuna ihtiyacınız olduğunu düşünebilirsiniz; ancak aslında bir insan kaynakları yönetim sistemi ile başlamanız gerekir.
Ne kadar kapsamlı veya ayrıntılı olursanız olun, İK yazılımı için sağlam bir iş gerekçesi oluşturmak kuruluşunuzu geliştirecektir.
Deneyimlerime göre, bir HRIS, ATS, hedef takibi ve performans yönetimi yazılımını (hepsini aynı anda) uygulamaya aldığımızda, çalışan memnuniyetinde ölçülebilir bir artış, idari işlere ayrılan zamanda azalma ve katma değer sağlayan faaliyetlere ayrılan sürede artış gördük.
Bu da çalışanlarınız, yöneticileriniz ve İK profesyonelleriniz için daha iyi bir çalışan deneyimi yaratır.
İK dijital dönüşüm yolculuğunuzda bol şans!
Sırada ne var:
İK yazılımı için iş gerekçesi oluşturmanın yollarını araştırıyorsanız, ücretsiz öneriler için SoftwareSelect danışmanıyla iletişime geçin.
Bir form doldurur ve ihtiyaçlarınızın ayrıntılarını ele aldıkları kısa bir görüşme yaparsınız. Ardından incelemeniz için bir yazılım kısa listesi alırsınız. Fiyat görüşmeleri de dahil olmak üzere satın alma sürecinin tamamında size destek olurlar.
