İK İşlevi Olarak Etkili İletişim Kurma

Etkili iletişim kurabilmek, sürekli olarak temel İK becerilerinden biri olarak sıralanır.

Peki İK iletişimi nedir, kuruluş için neden bu kadar önemlidir ve bir İK profesyoneli veya departmanı olarak nasıl etkili iletişim kurabilirsiniz?

İK iletişimi nedir?

İK iletişimi, İK ekibi tarafından daha geniş iş dünyasına iletilen her türlü mesajdır. Kuruluş içindeki İK etkisinin geliştirilmesi ve sürdürülmesinde hayati bir bileşendir.

En iyi sonuç, bunun iki yönlü bir süreç olmasıyla elde edilir; bu süreçte İK'dan çalışanlara bilgi gönderildiği gibi çalışanlara da geri bildirim sağlama ve seslerini duyurma fırsatı verilir.

Bu iletişim, bire-çok ve bire-bir iletişimlerin bir karışımı olabilir. Örneğin:

Etkinlikleri, girişimleri ve önemli tarihleri duyurmak
Kurumsal politika veya süreçlerdeki güncellemeleri iletmek
Yeni çalışanların işe alıştırılması
Şirket yapısındaki değişiklikleri iletmek
Yan hak iletişimi
Şirketin sosyal medyasını kullanmak da dâhil olmak üzere yeni rol fırsatları
Yöneticilere tavsiyeler
Çalışan geri bildirimlerini almak ve bunlar doğrultusunda harekete geçmek.

İK iletişimi ile kurum içi iletişim arasındaki fark

Bir dakika, bunların hepsi kurum içi iletişim değil mi? Evet ve hayır. Hem İK departmanından gelen iletişimlerin hem de kurum içi iletişimin ortak hedefleri vardır; her ikisi de mesajları iletmeyi, eyleme geçmeyi teşvik etmeyi ve genel olarak çalışanları desteklemeyi amaçlar. Özellikle küçük şirketlerde, her iki rol de bazen aynı ekip üyesi tarafından yürütülebilir.

Ancak hedefler ve odak noktası arasında küçük bir fark vardır. İK, işletmenin ihtiyaçlarına odaklanan mesajlarla ilgilenirken kurum içi iletişim daha derine iner ve neredeyse kurum içi halkla ilişkiler rolü üstlenir. Her ikisi de iletişim araçlarını ve şablonlarını kullanarak güven oluşturmayı amaçlar.

“İnsan kaynakları ile kurum içi iletişim arasındaki ilişki hiç bu kadar önemli olmamıştı,” diyor kurum içi iletişim uzmanı Helen Deverell. “Kurum İçi İletişim Enstitüsü (IoIC) kısa süre önce Birleşik Krallık çalışanlarıyla yapılan bir anket olan ilk Kurum İçi İletişim Endeksi'ni yayımladı. Çalışanların iş yerinde hakkında daha fazla bilgi duymak istediklerini söylediği üç konudan ikisi Ücret ve Yan Haklar ile Kariyer ve Gelişim Fırsatlarıydı; mevcut yaşam maliyeti krizi iletişimi göz önüne alındığında bu hiç şaşırtıcı değil. İnsanlar kendileri için hangi desteğin mevcut olduğunu anlamazsa stratejik ve işle ilgili güncellemelerle etkileşime girme olasılıkları azalır.”

Bu sorumluluk şirket hiyerarşisinde nereye aittir?

İnsan yöneticisi ve İK danışmanı Raahki Vadera, İK iletişimi sorumluluğunun işletmenin birçok farklı alanına dokunabileceğini söylüyor.

“Şimdiye kadar İK iletişimini, çalışan bağlılığından başlayarak çalışan yaşam döngüsünün tamamına, kurum içi iletişime, işe alım pazarlamasına, politika ve uyuma, işle ilgili tüm etkinliklere, dış paydaş yönetimine ve kriz iletişimine kadar her alana dâhil ettim,” diyor. “İK'ya kapsayıcılık açısından da sıklıkla başvurulur; dolayısıyla İK ekibinin sunabileceği iletişim bakış açısı paha biçilmezdir.”

İK iletişimi neden önemlidir?

Raakhi sözlerine şöyle devam ediyor: “İK'daki rolümüz, çalışan deneyimini her aşamada o kadar ‘kolay’ hâle getirmektir ki kişiler, işe alınma amaçları olan role odaklanabilsin. İK bakış açısıyla bilinçli şekilde yürütülen iletişim; olumlu bir çalışma kültürünün korunmasından, yeteneklerin çekilmesi ve elde tutulmasından, sorunların çözülmesinden, yasal gerekliliklerin yerine getirilmesinden ve çalışanların gelişimi ile refahının desteklenmesinden sorumludur. Bunun, herkesin aynı noktada buluşmasını sağlayan bir İK işlevinin temeli olduğunu söyleyecek kadar ileri gidebilirim.”

Demek ki İK iletişimi oldukça önemli! Daha derinlemesine incelemek için İK ve iletişimin çeşitli alanlarında uzmanlardan oluşan bir gruba İK iletişiminin neden önemli olduğuna ilişkin düşüncelerini sordum; görüşlerini bu yazının çeşitli bölümlerinde bulacaksınız.

İletişim danışmanı Imogen Hitchcock konuya açıklık getiriyor: “Hiç iletişim kurmayan bir İK işlevi hayal edebiliyor musunuz? Temel konular hakkında (maaş, yan haklar, tatiller vb.) hiçbir bilgi yok. Şirkette gerçekleşen büyük değişiklikler hakkında hiçbir bilgi yok. Davranış ve kültür açısından nelerin beklendiği hakkında hiçbir bilgi yok. İş gücünü oluşturan farklı insanların hiçbir şekilde takdir edilmemesi. Böyle bir şirkette çalışır mıydınız? Hayır, ben de çalışmazdım…

“İletişim işleviyle el ele çalışan İK, bir kuruluşun kültürünü şekillendirmede hayati bir rol oynar. Çalışanın sesidir. Üretken, proaktif ve yaptığı işten memnun bir iş gücü oluşturmaya yardımcı olur. İK, en önemli kişilerle (çalışanları ve potansiyel çalışanlarıyla) bağlantı kuramıyorsa işletme temelde başarısız olacaktır.”

İletişim Ortaklığı

İK tek başına, diğerlerinden izole bir şekilde çalışamaz. Etkili olabilmek için, politikaları, yeni girişimleri veya değişiklikleri desteklemeye yardımcı olabilecek her düzeydeki paydaşlarla birlikte çalışmalıdır.

Bu, liderlik ekibi, yaratıcı ekipler ve orta kademe yöneticilerle güçlü ilişkiler kurulması anlamına gelir.

Ardından L&D, Çalışan Esenliği, DE&I ve diğerleri arasındaki ekipler arası ilişkiler gelir. Ancak etkili İK iletişimi için üst yönetim masasındaki ses esastır; liderliğin desteği olmadan İK profesyonelleri her adımda engellerle karşılaşacaktır.

“İK merceğinden etkilenen iletişim alanı çok geniştir ve özellikle iç iletişim ekibi, üst düzey liderlik ekibi ve birinci kademe yöneticilerle olmak üzere çok sayıda ortaklık gerektirir,” diyor iş yeri kültürü uzmanı Danny Wareham, Firgun’un kurucusu.

Daha geniş iletişim ekibiyle olan ilişki de aynı derecede önemlidir, diyor Imogen Hitchcock: “Bu, herkese sonsuz sayıda e-posta gönderip duyulmayı ummaktan ibaret değil. İletişiminiz hedeflenmiş, ilgili ve net bir eylem çağrısına sahip olmalı. Söylediklerinizin sonucunda insanların ne düşünmesini, hissetmesini veya yapmasını istiyorsunuz? Bilmiyorsanız… neden iletişim kuruyorsunuz?” Strateji ipuçlarına geldiğimizde bu konuya daha ayrıntılı değineceğiz!

Son olarak, İK iletişiminin çalışan esenliği ve yeni işe alınanlar açısından önemini vurgulamak gerekir. Bu, Georgia Emms’in uzmanlık alanıdır. Georgia, İK’nın iletişim kurması gereken bir Çalışan Destek Programı olabileceğini, ancak rollerinin bu tür önlemlerin ötesine geçtiğini söylüyor. Ruh sağlığı ve esenliğin iş yerinde nasıl ele alındığını ve normalleştirildiğini düşünmek önemlidir.

“Yeni politikaların veya politika değişikliklerinin uygulanma ve duyurulma biçimi, benimsenme üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir,” diyor Georgia. “Kullanma konusunda korku varsa yeni bir ruh sağlığı izni politikası veya babalık izni politikası uygulamaya koymanın hiçbir anlamı yok. Hâlâ iş yerinde ruh sağlığı izni almaya, başkalarının kendileri hakkında ne düşüneceği korkusuyla veya ‘baskı altında başa çıkamayan biri’ olarak görülmekten endişe ettikleri için isteksiz olan kişilerle konuşuyorum; bu kişiler bunun yerine bir maske takıp her şeye devam etmeyi tercih ediyor.”

Çalışanları üretkenlik ve kâr adına sınırlarına kadar zorlamak değil, psikolojik güvenliği ve çalışan esenliğini normalleştirmek İK iletişim stratejinizin görevidir.

Etkili Bir İK İletişim Stratejisi Nasıl Geliştirilir?

İK iletişiminin önemini ve etkili İK iletişimi oluşturmak için işletmenin diğer alanlarıyla ortaklık kurma gereğini ortaya koyduk.

Şimdi, tüm İK iletişimi çalışmalarına yön verecek ve herkesi temel hedef ve misyona geri döndürecek bir yol gösterici işlevi görecek İK iletişim stratejisinin nasıl oluşturulacağına geçeceğiz.

İş hedefleri ve işletme amaçlarıyla uyumlu olmasını sağlayarak etkili bir İK iletişim planını sıfırdan geliştirmek için bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

*AIHR’nin* *iletişim stratejisi şablonu*.

Şşşt! İK ekipleri içinde daha iyi iletişimi ve belge paylaşımını kolaylaştırmak için belge yönetimi platformlarından yararlanın.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Have an account? Log In

Çalışanlarınızı segmentlere ayırın

Kitle segmentasyonu, insanları belirlenmiş kriterlere göre alt gruplara ayırma sürecidir.

Segmentasyon; iş rolüne, departmana, ofis konumuna veya belirli bir L&D programına katılıma göre yapılabilir.

Bu, iletişiminizi hedef kitlenize göre uyarlamanıza yardımcı olur. Örneğin, bilgisayara erişimi olanlar için intraneti kullanabilirsiniz; ancak ön saflarda çalışanlar, sürücüler, makine operatörleri ve benzeri çalışanlar bütün gün bilgisayar başında oturmaz.

Bu çalışan segmenti için telefonlarından erişebilecekleri bir iletişim uygulaması kullanmak veya önemli mesajları iletmek için yönetici bilgilendirmelerine ve ekip toplantılarına başvurmak isteyebilirsiniz.

Üzerinde düşünülmesi gereken eski usul basılı materyaller de var! Bunlar, özellikle masa başında çalışmayan çalışanlar için çalışan memnuniyetine katkı sağlayabilir.

Kanallara karar verin

İletişim kurmak için kullandığınız kanallar, iletişimin türüne ve sizin için mevcut olan seçeneklere göre değişecektir ve gerçekte, iletişimin yerine ulaştığından emin olmak için genellikle birden fazla kanaldan yararlanmak en iyisidir.

Örneğin, yaklaşan bir BT kesintisine ilişkin hatırlatma intranette yer almalı, bundan etkilenecek herkese e-posta gönderilmeli ve yöneticiler de çalışanlara hatırlatma yapmalıdır. Anlık mesaj veya masaüstü uyarısı göndermeyi de düşünebilirsiniz.

Ayrıca, toplantılar ve etkinlikler için oda rezervasyon yazılımı kullanmak gibi, bilinmesi gereken bilgiler için daha düzenli kanallara da sahip olacaksınız. Böylece bu kaynakları kullanan herkes uygunluk durumu, kesintiler veya son dakika değişiklikleri hakkında güncel bilgi sahibi olabilir.

Jonathan Davies, mesajlarınızın iletişim platformlarında talep üzerine bulunabilir olmasını sağlamanın önemli olduğunu söylüyor: “Eğlence içerikleri nasıl talep üzerine sunulmaya başladıysa mesajlar da öyle olmalı. Şirket intraneti bunun için harika bir araçtır; ancak güçlü bir Arama işlevine sahip olması gerekir. Buna karşılık e-posta berbat bir seçenektir.”

İlişkilerinizi tanımlayın

Bu stratejiye hangi ekipleri dahil etmeniz gerekiyor? Mesajları duyurmak için kime güveneceksiniz? Onay sürecine kimlerin dahil olması gerekiyor? Bu yazının önceki bölümlerinde ele aldığımız önemli iş ortaklıklarını kendinize hatırlatın.

Hedefler ve ölçütler: Başarı nasıl görünüyor?

Imogen Hitchcock, başarının nasıl görüneceğine karar verene ve bir iyileştirme süreci oluşturana kadar hiçbir stratejinin tamamlanmış sayılmayacağını söylüyor.

“İletişiminizin etkili olup olmadığını değerlendirmenin tek yolu hedef kitlenizdir. Bunun ilgi çekici olup olmadığına, anlam ifade edip etmediğine ve buna göre harekete geçip geçmeyeceklerine karar verecek olan onlardır,” diyerek plan boyunca değerlendirme yöntemleri oluşturmanız ve bunları düzenli olarak takip etmeniz gerektiğini ekliyor. Bu, iletişiminizin hedeflerinizi gerçekten karşılamasını sağlamak için iletişiminizi düzeltmenize ve iyileştirmenize yardımcı olur.

Temel faaliyetleri planlayın

Bir elektronik tablo, takvim veya size özel bir platform kullanıyor olsanız da bir içerik planınız olsun. İnsan kaynakları iletişim ekibiniz size teşekkür edecektir.

Yıl içindeki maaş ödeme günü, ofis kapanışları, ekip dışı etkinlikler ve benzeri önemli tarihleri belirleyin. Bu aşamada bu plan yalnızca sizin için olduğundan, yönetim kurulu toplantıları ve emeklilik tarihleri gibi iletişim ihtiyacı doğurabilecek unsurları da ekleyin.

Önemli tarihleri ayrıntılı şekilde belirledikten sonra kampanyalara geçebilirsiniz. Ruh Sağlığı Farkındalık Haftası için bir çalışma yürütecek misiniz? Yönetilmesi gereken bir hazırlık süreci gerektirecek yaklaşan bir değişiklik var mı? Bunları da takvime ekleyin.

Buradan hareketle bu temel faaliyetleri nasıl, hangi kanalları ve araçları kullanarak ve hangi segmente yönelik olarak iletişime açacağınızı planlamaya başlayabilirsiniz. Örneğin, insan kaynakları yönetimi ekibinden gönderilecek bir bülten için tutarlı ve düzenli bir tarih belirlemeyi düşünün; böylece çalışanlar bülteni ne zaman bekleyeceklerini bilir.

L&D lideri Helen Bailey, içeriğinizi düzenli olarak gözden geçirmenizi söylüyor: “İletişimin ne kadar süredir yayında olduğunu ve hâlâ güncel olup olmadığını değerlendirin.” Bu tarihleri de takvime ekleyin!

Hangi kaynaklara ihtiyacınız var?

İletişim planı, bütçeden platformlara ve çalışan sayısına kadar ihtiyaç duyduğunuz kaynakları anlamanıza da yardımcı olur.

Helen Bailey, çalışanların İK iletişimlerini hemen tanıyabilmesi için kurum içi İK markanızı göz önünde bulundurmanız gerektiğini; ancak bunun daha geniş kapsamlı kurumsal markayla tutarlı olmasını sağlamanızı öneriyor. İhtiyaç duyulan kaynak: pazarlama iletişimi ekibiyle zaman geçirmek.

Stratejiniz ve planınız elinizde olduğunda, talep etmeniz gereken bütçeyi, ekibiniz için almak isteyebileceğiniz yeni çalışanları ve daha verimli olmanıza yardımcı olacak yeni teknolojileri belirleyebilirsiniz. Başka bir ekibin zamanına ihtiyacınız var mı? Bunu da eklediğinizden emin olun.

Etkili İK iletişimi kritik öneme sahiptir ve çalışan geri bildirim sistemleri, güvenli kurum içi mesajlaşma platformları (kurum içi iletişim araçlarının faydaları hakkında daha fazla bilgiye buradan ulaşabilirsiniz) ve hatta mülakat yönetimi araçları gibi yazılımlardan yararlanmak önemlidir.

Bir geri bildirim döngüsü oluşturun

Bu, İK iletişim stratejinizin belki de en önemli bölümüdür: süreç iki yönlü olmalıdır.

Imogen Hitchcock şöyle diyor: “Dinlemeyi unutmayın. İletişim yalnızca konuşmaktan ibaret değildir. İletişim; soru sormak, fikir paylaşmak, başkalarının ne düşündüğünü dinlemek, algıları değiştirmek ve eyleme yön vermektir. Yeterli geri bildirim mekanizmalarının mevcut olduğundan emin olun. Bir işletme tam anlamıyla demokrasi olmasa da diktatörlük de olmamalıdır.”

Test edin ve öğrenin

Başarıya ulaşmanın, İK iletişim stratejinizin etkili olup olmadığını öğrenmenin tek yolu, sahaya çıkıp uygulamaya başlamaktır. “Test et ve öğren” ilkesini kullanın—bir şey deneyin, başarısını ölçün, yeniden değerlendirin ve gelecekteki iletişimleri daha da güçlendirmek için deneyimden öğrenin.

“Bir adım geri çekilin ve kendinize çalışanlar olarak da bakın,” diyor Raakhi Vadera. “İletişimi, İK odaklı bir lansman veya mesaj için kutuya atılan bir işaret olarak düşünmek çok kolaydır; ancak etkinin ve mesajın karşı tarafa ulaşmasını istiyorsanız erişilebilir ve anlaşılır olmalısınız. Kuruluşunuzdaki çalışanların deneyimini savunmak ve iyileştirmek için size güvenildiğini unutmayın; siz de bu çalışanlardan birisiniz. İletişim stratejinize açıklık ve nezaketle yön verin, gerisi gelecektir!”.

İK İletişiminde En İyi Uygulamalar

Strateji tamam; peki ya uygulama? Uzmanlarımız, İK iletişiminizi etkili hâle getirmenize yardımcı olacak pek çok en iyi uygulamayı paylaştı.

İletişimin tüm yelpazesini kullanın

İK iletişiminin yalnızca tüm personele e-posta göndermekten veya bir genel toplantı düzenlemekten ibaret olmadığını unutmayın. Dört iletişim türü vardır:

Yukarıdan aşağı olmayan iletişim; çalışanların görüşlerini ifade edebildiği iletişim
Aşağıya doğru iletişim; liderliğin veya İK'nın çalışanlara duyuru yaptığı iletişim
Çapraz iletişim; hiyerarşinin farklı seviyelerinin iletişim kurduğu iletişim
Yatay iletişim; departmanlar arası iletişimin gerçekleştiği iletişim

Ayrıca bire bir veya bire çok iletişim de vardır—doğrudan tek bir çalışana gönderilen kişisel mesaj ile üstten alta iletişimin yayın tarzındaki mesajları arasındaki fark budur.

Mesajınızı iletmek için hangi iletişim yönteminin en iyi sonucu vereceğini değerlendirdiğinizden emin olun. Bu, herkesin katıldığı geleneksel bir toplantı olabilir veya daha samimi bir deneyim için yöneticilerin bilgileri kademeli olarak aktarmasını sağlamak olabilir. Ayrıca bir yukarı yönlü geri bildirim soruları ve çalışan yönlendirmeleri karışımı da olabilir.

Çok Kanallı Yaklaşım

Bu da bizi artık mevcut olan farklı kanallara getiriyor. E-posta, uzun zamandır İK iletişiminin başvurulan yöntemi olmuştur; ancak günümüzde karmaşık bir gelen kutusuyla karşı karşıya kalma riski taşıyoruz.

Çalışanlar, ortalama olarak iş günü boyunca 74 e-posta alıyor. İK'dan gelen e-postanın, önemli müşteri e-postalarından önce okunma ihtimali nedir?

“Birçok konuda olduğu gibi herkese uyan tek bir yaklaşımın işe yaramayacağını kabul edin,” diyor çalışan bağlılığı ve refah danışmanı Georgia Emms. “Hepimiz, çok çeşitli iletişim kanalları aracılığıyla bilgileri ilgi çekici bir şekilde en iyi nasıl yayacağımızı bulmaya çalışıyoruz ve bazılarımız için bu durum bunaltıcı hâle geliyor. Çalışanları bilgilendirilmiş, bağlantılı ve ‘gelişmelerden haberdar’ tutmak ile sonunda okunmadan kalacak bir başka e-postayla onları mesaj yağmuruna tutmamak arasında ince bir çizgi var.”

Gelen kutusundan intranete, anlık mesajlardan forumlara ve tartışma gruplarına kadar birden fazla kanal kullanın; ancak yönetici bilgilendirmeleri ve çalışanlarla bire bir görüşmeler, dinlenme odası duvarlarındaki afişler, yeni lansmanlar için promosyon ürünleri gibi gerçek dünyaya ait kanalları da kullanın.

Nedenini anlatın

Simon Sinek TED sahnesine çıkıp bize “neden ile başlayın” dediğinden beri, dünyanın dört bir yanındaki iletişim uzmanları iletişim stratejilerine ‘neden’i eklemeye odaklandı. İK iletişimi de bundan farklı değildir. Peki bu mesajı neden iletiyorsunuz? Neden önemli? Çalışanlar neden önemsemeli?

“Bunun belirsiz veya muğlak olmadığından emin olun,” diyor Jonathan Davies. “İdeal olarak ölçülebilir bir şeyle yakından ilişkili olmalı veya kendisi ölçülebilir olmalıdır. Eğer bu bir amaç ifadesiyse, bu amacın yönlendirici olduğundan emin olun. Birinin karar vermesi gerekiyorsa, bu kararın sonucunu amaçla karşılaştırabilmelidir. Sonuç amaca uymuyorsa, bunu yapmaması gerektiğini anlayacaktır.”

Her zaman ölçüm yapın

İşlerin nasıl gittiğine bakmadan, gelecekte bunu tekrar yapıp yapmayacağınızı nasıl bileceksiniz? Eski yöneticilerimden birinin söylediği gibi, her zaman yaptığınızı yaparsanız, her zaman elde ettiğinizi elde edersiniz! Test edin, öğrenin ve kararlarınızı sağlam, gerçek dünya verilerine dayandırarak yineleyin.

İletişiminizin etkililiğini ölçmenin bazı yolları şunlardır:

Çalışan bağlılığı anketi sonuçları
eNPR veya çalışanların net tavsiye oranları
E-postaların açılma oranları
İntranet okunma istatistikleri
Gerekli görevin tamamlanma yüzdesi
Sayfa ziyaretleri veya girişler
Yeni programlar veya girişimler için benimsenme oranları.

Çalışanların sesini duyurun

“En önemli şey, insanların seslerinin duyulduğunu ve bakış açılarının dikkate alındığını hissetmeleridir – sonuç, kişinin umduğu gibi olmasa bile. Açık sözlülük; şeffaflık; diğer bakış açılarını dinlemek ve duymak – tüm bunlar, konu ne olursa olsun, daha başarılı sonuçlara ulaşılmasını sağlar,” diyor Heartfelt HR'den Jill Aburrow ve Sevgiyle İşten Çıkarma kitabının yazarı.

Pratik açıdan bu, çalışanların ister bir intranet sayfası, düzenli toplantılar, anketler ister başka bir çift yönlü iletişim yöntemi aracılığıyla olsun, İK'ya geri bildirim verebilecekleri bir mekanizmanın bulunmasını sağlamanız gerektiği anlamına gelir.

Çalışanlara, söylediklerini duyduğunuzu açıkça göstermeyi düşünün; bir iş yerinde, çalışanların sesinin duyulduğunu ve buna göre harekete geçildiğini göstermek amacıyla, sonrasında “Siz söylediniz, biz yaptık” kampanyaları yürüttüğümü hatırlıyorum.

Basit tutun

Helen Bailey, Strategi Solutions'da Öğrenme ve Gelişim Başkanı olarak görev yapan kişi, İK iletişimcilerini “basit tutmaya” teşvik ediyor.

“Bir web sayfası kullanıyorsanız, insanların ihtiyaç duydukları bilgilere erişmesinin kaç tıklama alacağını düşünün. Söz konusu içeriğin güncel tutulmasının pratikte ne kadar kolay olacağını değerlendirin.” İçeriğinizi “güncel ve dinamik” tutmak için “videolar, animasyonlar, görseller” gibi çeşitli yöntemler kullanmanızı söylüyor.

Jonathan Davies ayrıca mümkün olan yerlerde otomasyondan yararlanmamızı ve şu anda piyasada bulunan çok sayıda yapay zekâ tabanlı teknolojiden faydalanmamızı söylüyor.

Çeşitliliği dikkate almayı unutmayın

Klonlar işe almaya eğilimli değilseniz, her çalışan farklıdır. Bu da dikkate alınması gereken farklı öğrenme biçimleri ve iletişim tercihleri olduğu anlamına gelir—örneğin bazı insanlar sese odaklanamaz; bu nedenle görüşmeleri yazılı notlarla takip etmeniz veya videolar için bir deşifre metni sunmanız gerekir.

Ancak düşünmemiz gereken tek şey tarz değil. Georgia Emms bize, her çalışan grubunda farklı görüşlerin ve geçmişlerin de bulunacağını hatırlatıyor. Gerçek yaşamdan örnekler kullanmanın ve hikâye anlatımının ‘eğlenceli, ilgi çekici ve daha kişisel bir iletişim kurma yolu’ olabileceğini söylüyor.

“Bir müşterimle, uzatılmış babalık izni politikasının kullanımını teşvik etmek için hikâye anlatımının gücünden yararlandık,” diyor. “Liderlik ekibinin bir üyesi, izne ayrılmadan önce kısa bir video kaydetti ve bunun kendisi, eşi ve ailesi için neden önemli olduğunu açıkça paylaştı. Video, bir iç iletişim kanalında, İK tarafından politikanın hatırlatıldığı bir takip mesajıyla birlikte yayımlandı. Politikanın kendisini hatırlatmanın yanı sıra, başkalarına da aynısını yapmaları ve uzun süreli izin kullandıkları için görevleri açısından sonuçlarla karşılaşabileceklerinden korkmamaları konusunda en büyük ‘izni’ verdi.”

Hedef kitlenizin hissetmesini ve harekete geçmesini sağlayın

Bu iletişimin sonucunda hedef kitlenizin nasıl hissetmesini istiyorsunuz? Hangi eylemi gerçekleştirmelerini bekliyorsunuz? Danny Wareham'e göre bu sorular, her türlü İK iletişiminin merkezinde yer almalıdır:

Bir iletişimin gerekli olup olmadığını belirleyin. Amaç, hedef kitlenin farklı hissetmesini, farklı davranmasını veya bilgiyi anlamasını/hatırlamasını gerektirmiyorsa bu iletişime gerçekten ihtiyaç var mı?
İyi bir sonucun nasıl göründüğüne dair beklentiyi belirleyin. Bu, o sonuca göre ölçüm yapılabilmesi için hesap verebilirlik sağlar.
Ortamı ve içeriği süreçten çıkarın. Böylece iletişim sorumlusu, belirli bir hedef kitleye, belirli ve ölçülebilir bir sonuçla ulaşacak belirli bir mesaj için en iyi yaklaşımı, ortamı, zaman çizelgesini ve süreci belirleyebilir.

İK iletişim stratejinize yardımcı olması için teknolojiyi kullanın

İletişim teknolojileri alanında çalışan biri olarak Jonathan Davies'in teknolojinin İK için nasıl önemli bir ortak olabileceği konusunda söyleyecek çok şeyi olması şaşırtıcı değil.

“Şirketinizde zaten çok sayıda iletişim kanalı var ve her birinin kendine özgü güçlü ve zayıf yönleri bulunuyor,” diyor. “E-postalar, iletişim için beklenen yöntemdir ancak etkileşim sağlamaz ve kesinlikle dijital, çift yönlü iletişimi kolaylaştırmaz. Slack, Teams veya diğer Anlık Mesajlaşma araçları eğlenceli içerikler, bire bir gruba veya bire birden çoğa iletişim için harikadır; ancak çoğu zaman kısa mesajlarla karmaşık hâle gelir ve hızla konu dışına çıkar. İntranetler, daha geniş bir mesaj türleri yelpazesini tek bir yerde barındırabilir ancak benimsenme oranları, güncellik veya yalnızca kullanıcı memnuniyeti açısından sorun yaşayabilir.

“Ne yaparsanız yapın, lütfen üç ayda bir yalnızca bir İK bülteni gönderip bunun yeterli olmasını beklemeyin. Pazarlama ekipleri, bir hedef kitleyi içerikle doldurmak ve bir şeylerin akılda kalmasını sağlamak için mesajlarını çeşitli kanallara uyarlar. Siz de bunu yapabilirsiniz.”

Zorluklara Dikkat Edin

Stratejiniz ne kadar güçlü olursa olsun, her zaman zorluklar olacaktır. Uzman katkıda bulunanlarımız kariyerlerinde karşılaştıkları bazı eksiklikleri ve sorunları bana anlattı; bunlar arasında şunlar yer alıyor:

Süreçlerde tutarlılık eksikliği
Net bir amacın olmaması
Güven kaybına veya kızgınlığa yol açabilecek yanlış anlaşılmalar
Çalışma arkadaşları arasındaki ilişkilerin bozulması
Kafa karışıklığına yol açabilecek mesaj tutarsızlığı
Yukarıdan aşağıya bir stratejiye güvenmek
Sadece bir şey söylemiş olmak için iletişim kurmak ve böylece gürültüyü artırmak
Çalışanları sürece dahil etmemek
İnsan Kaynakları ile daha geniş iletişim ekibi arasında kimin neyden sorumlu olduğu konusunda gerilim yaşanması
İletişimi durağan tutmak ve böylece arka planda silikleşmesine neden olmak
Bütün çalışanı dikkate almadan politikalara ve prosedürlere aşırı odaklanmak
Yalıtılmış birimler halinde çalışmak ve bunun sonucunda kötü iletişime yol açmak
İK iletişim planını geliştirirken kurum içi iletişim stratejisiyle koordinasyon sağlamamak

Danny Wareham'ın dediği gibi: “İletişim, onu yayımlasak da yayımlamasak da gerçekleşiyor.

İnsanlar, boşlukta kendi yorumlarını oluşturur. Güçlü ve amaç odaklı bir iletişim stratejisi olmadan, anlatı üzerindeki kontrolü kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırız ve yayımlananları “orman davulları” aracılığıyla geri almak çok daha zordur.”

İletişimin Sonu

Etkili iletişim dünyayı döndürür ve özellikle değişimi etkili bir şekilde iletmesi, şirket kültürünü beslemesi ve çalışanların bağlılığını sürdürmesi gereken İK ekipleri için önemlidir.

İK iletişimi, zaman çizelgeleri ve yan haklardan daha fazlası olabilir; kurumun içine girin ve liderlik, kurum içi iletişim ve pazarlama ekipleriyle ilişkiler kurun.

Mesajı duyurmanıza yardımcı olmaları için kendi İK iletişim öncülerini yetiştirin. Çalışanlara da mutlaka söz hakkı verin—çalışanların sesi hiç olmadığı kadar önemli ve dijital çalışan toplulukları oluştururken İK, çift yönlü iletişimin gelişmesini sağlamaya yardımcı olabilir.

Bu konu o kadar önemli ki, kapsamlı bir şekilde ele aldık. Neden kurum içi iletişim yoluyla işletme operasyonlarının nasıl iyileştirileceği hakkındaki podcast'imizi dinlemiyor veya en iyi çalışan iletişimi yazılımları ya da iletişim yazılımları ve uygulamaları hakkındaki güncel listemize göz atmıyorsunuz?

Ayrıca geleceğin kuruluşlarını inşa etmeye tutkuyla bağlı İK ve işletme liderlerinden oluşan, destekleyici bir topluluk olan People Managing People Topluluğu'nda sohbete katılabilirsiniz.

Ek kaynaklar: