10 HRIS-funktioner, du skal kende
Et HRIS (informationssystem for menneskelige ressourcer) er software, der hjælper dig med at håndtere centrale HR-opgaver som løn, personalegoder, medarbejderdata og rekruttering på ét sted. I denne artikel kan du finde ud af præcis, hvilke HRIS-funktioner der findes, hvordan de fungerer, og hvordan de kan gøre dine daglige HR-processer enklere og mere effektive.
Hvad er et HR-informationssystem?
Et HRIS (informationssystem for menneskelige ressourcer) er en type HR-software, som organisationer bruger til at gemme og administrere medarbejderdata.
Det fungerer som et centralt arkiv for medarbejderoplysninger og hjælper med at automatisere og effektivisere forskellige HR-opgaver.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Fordele ved HRIS
HRIS'er er centrale komponenter i HR's digitale transformation. Selv små nystartede virksomheder kan drage fordel af et grundlæggende HRIS, og de er uundværlige for større organisationer. De vigtigste fordele ved at bruge et HRIS omfatter:
- Centraliserede data: Giver ét sted til alle rekrutteringsdatabasesystemer, hvilket forbedrer tilgængeligheden og organiseringen.
- Forbedret effektivitet: Automatiserer HR-opgaver som indtastning af medarbejderoplysninger, hvilket reducerer manuelt arbejde og sparer tid.
- Øget nøjagtighed: Minimerer menneskelige fejl i løn, fremmøde og registrering.
- Bedre beslutningstagning: Leverer data og rapportering, der kan understøtte strategier for talentstyring.
- Selvbetjening for medarbejdere: Giver medarbejderne mulighed for at få adgang til og administrere deres egne oplysninger, hvilket reducerer HR's arbejdsbyrde.
- Understøttelse af overholdelse af regler: Hjælper med at sikre, at organisationen opfylder juridiske og lovgivningsmæssige krav.
- Omkostningsbesparelser: Reducerer de administrative omkostninger ved at effektivisere HR-processer og mindske papirarbejdet.
- Skalerbarhed: Hjælper organisationer med at tilpasse sig vækst gennem fleksible moduler.
- Forbedret medarbejderengagement: Øger medarbejdertilfredsheden gennem nem adgang til personlige oplysninger og HR-tjenester.
10 vigtige HRIS-funktioner
Lad os se på, hvordan et HRIS kan gavne din virksomhed med disse 10 vigtige funktioner.
1. Grundlæggende HR
Grundlæggende HR henviser til de basale funktioner, som HR-afdelingen udfører i forbindelse med medarbejderoplysninger:
- Personlige oplysninger
- Oplysninger om jobrolle
- Kontrakter
- Visaer, arbejdstilladelser og I-9-blanketter (i USA).
- Historik over uddannelse og certificeringer.
Et HRIS sparer HR-medarbejdere tid ved at gemme alle medarbejderoplysninger ét centralt og let tilgængeligt sted (din HR-database) og sparer endnu mere tid ved at muliggøre selvbetjening for medarbejdere (medarbejderne kan opdatere deres egne oplysninger, bestille ferie osv.).
En HRIS-analytiker (mere om dette senere) kan køre forskellige rapporter for at give indsigt i arbejdsstyring, forretningstendenser og fremtidige behov ved at analysere centrale HR-data som demografi, personaleomsætningshastighed, krav til jobroller og endda kompetencer.
2. Vagtplanlægning
Et HRIS gør det muligt for ledere at oprette, justere og dele vagtplaner, samtidig med at der tages højde for medarbejdernes tilgængelighed, orlov og arbejdsretlige regler.
De vigtigste funktioner omfatter ofte værktøjer til vagtbytte, advarsler om konflikter, opdateringer i realtid og integrationer med tidsregistreringssystemer for at sikre nøjagtig vagtplanlægning og arbejdsstyring.
3. Løn
HRIS kan hjælpe med lønbehandling ved at automatisere beregninger og sikre nøjagtighed og overholdelse af regler.
Det integrerer data om arbejdstid og fremmøde, såsom arbejdstimer, overarbejde og fradrag, for at strømline lønberegninger og overholdelse af skatteregler.
Derudover reducerer det fejl, understøtter direkte indbetalinger og leverer detaljerede lønrapporter til effektiv økonomistyring.
4. Administration af personalegoder
HRIS-software giver medarbejderne selvbetjeningsmuligheder til at gennemgå deres oplysninger om personalegoder og strømliner perioder med åbent valg af personalegoder.
Medarbejdere har mulighed for at foretage godkendte ændringer i deres oplysninger om personalegoder, når der sker livsændringer.
Denne funktion giver også medarbejderne mulighed for at slå oplysninger om personalegoder op, når de har spørgsmål om ting som:
- Sundhedsdækning
- Livsforsikring
- Invaliditetsydelser
- Oplysninger om personalegoder for forsørgede.
5. Uddannelse og udvikling
HRIS-uddannelsesmoduler hjælper med at oprette og formidle obligatorisk uddannelse samt holde styr på teammedlemmers kvalifikationer, certificeringer og færdigheder.
HRIS-uddannelsesfunktioner gør det også muligt at distribuere opdaterede politikker og procedurer hurtigt.
Løsninger som Lattice nedenfor gør det muligt at oprette udviklingsforløb for ledere og gør det nemt at lancere individuelle karriereudviklingsplaner, der er knyttet til løbende præstationsledelse.
Desuden kan værktøjer integreres med et (læringsstyringssystem) for at samle tilgængelig uddannelse og kursusudskrifter på ét sted, der er let tilgængeligt.
6. Præstationsledelse
Behov inden for præstationsledelse såsom målsætning, selvevalueringer og anonyme undersøgelser er alle muligheder, der er tilgængelige gennem et HRIS.
Disse funktioner gør det muligt for teams at gennemføre præstationsevalueringer, dele feedback og sætte mål.
Selvom det er vigtigt at have engagerede evalueringssamtaler med medarbejderne, kan nogle dele af præstationsevalueringerne gennemføres af medarbejderen selv – en effektiv måde at tilskynde til ærlig refleksion og øget deltagelse.
Desuden sparer det dig tid og strømliner processen.
Hvis du ønsker en mere omfattende tilgang til personaleledelse, kan du udforske vores kuraterede liste over HR-softwareplatforme, der problemfrit kan integreres med dit HRIS.
7. Tidsregistrering og orlovsadministration
HRIS-software gør det nemt og præcist at registrere arbejdstid og holde styr på mængden af afholdt orlov.
Denne funktion giver større selvstændighed. Teammedlemmer indsender selv deres orlovsanmodninger til godkendelse, og der spares tid ved at reducere behovet for at sende e-mails frem og tilbage, foretage telefonopkald og håndtere personlige anmodninger.
8. Rekruttering
Implementering af HRIS er banebrydende, når det gælder rekruttering, med kandidatsøgning og funktioner til kandidatsporing:
- Opret jobannoncer, og slå dem automatisk op på flere jobportaler
- Anvend udvælgelsesstandarder på modtagne ansøgninger
- Saml CV'er og kandidatdata
- Følg kandidaternes fremskridt gennem rekrutteringsprocessen
- Opret en kandidatdatabase til fremtidig rekruttering.
Funktioner i rekrutteringssoftware gør HRIS-software særligt fordelagtig for virksomheder med høj personaleudskiftning, fordi du kan forbedre din rekrutteringspraksis og dine forventninger til medarbejdernes standarder uden at skulle investere en masse tid og ressourcer.
9. Introduktion af nye medarbejdere
Et HRIS-system effektiviserer introduktionsprocessen ved at automatisere indsamlingen af dokumenter, så nyansatte kan udfylde formularer og papirarbejde online.
Det understøtter ensartede introduktionsforløb, hjælper med at følge fremskridtene og sikrer, at alle nødvendige opgaver, såsom baggrundstjek og oplæring, bliver gennemført rettidigt.
Systemet giver også nye medarbejdere adgang til vigtige virksomhedspolitikker og ressourcer, hvilket forbedrer deres forståelse af deres rolle og virksomhedskulturen.
10. Overholdelse af regler
Et HRIS-system hjælper organisationer med at opretholde overholdelse af HR-regler ved at give opdateringer om lovgivningsmæssige ændringer, holde organisationen informeret om nye krav og generere detaljerede rapporter til revisioner.
Derudover holder HRIS-systemet styr på certificeringer, oplæring og juridisk dokumentation for at sikre, at medarbejderne opfylder de nødvendige kvalifikationer og sikkerhedsstandarder.
Valg af et HRIS-system
HRIS-løsninger tilbyder muligheder baseret på din virksomheds specifikke behov. For at hjælpe dig med at vælge den bedste HRIS-løsning for dig bør du overveje aspekter som prisen på HRIS og stille spørgsmål som:
- Hvor mange medarbejdere har du? Måske vil et HRIS-system til små virksomheder være en bedre løsning?
- Hvad er dine virksomhedsbehov, f.eks. at spare tid på administrative opgaver og give medarbejderne en bedre oplevelse? Det hjælper dig med at definere din funktionsliste
- Hvad er dine planer for vækst?
- Hvad er dit budget?
- Hvilket investeringsafkast (ROI) forventer du at se?
- Hvem skal bruge det nye værktøj, og skal det dække flere jurisdiktioner?
- Hvilke værktøjer i din HR-teknologistak skal softwaren enten erstatte eller integreres med?
Du kan se en komplet proces i vores artikel om valg af HR-software eller dykke dybere ned i forskellene mellem HRIS-, HRMS- og HCM-systemer for at få en bedre idé om, hvilken type HR-administrationssoftware der passer bedst til dine behov.
Ved at tage en HRIS-certificering kan du desuden blive i stand til at udnytte HRIS-systemernes funktioner fuldt ud.
10 Kort liste over de bedste HRIS-systemer
Her er en kort liste over de bedste HRIS-systemer til at effektivisere dine centrale HR-funktioner blandt de 30 muligheder, jeg gennemgik:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Tip: Hvis dine krav er komplekse, eller du stadig er i gang med at definere dem, kan du overveje at oprette en HRIS-anmodning om tilbud for at hjælpe dig med at definere kravene og få bedre tilbud fra leverandører.
Tilmeld dig nyhedsbrevet People Managing People
Hvis du vil have flere råd om HRIS-systemer og andre former for HR-software, så tilmeld dig vores ugentlige nyhedsbrev for HR- og virksomhedsledere. Du modtager alt vores nyeste indhold, som kan hjælpe dig med at udvikle din karriere og skabe større indflydelse i din organisation.
