Overvejer du et medarbejderintranet? Læs dette først
Så du overvejer et intranet, eller måske har du allerede et, men det fungerer ikke for dig.
Hvis de anvendes korrekt, kan intranetløsninger til medarbejdere være en værdifuld ressource, der skaber effektiviseringer og bidrager til medarbejderoplevelsen.
Hvad er et medarbejderintranet?
Et medarbejderintranet er et lukket netværk, hvor en virksomheds medarbejdere kan kommunikere internt og dele nyheder, dokumenter og politikker.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
De er især populære blandt større, internationalt distribuerede organisationer til deling af information og forbedring af virksomhedskommunikationen på en i høj grad digital arbejdsplads.
Intern kommunikation bliver lettere gennem et enkelt sted, hvor medarbejderne kan udveksle idéer og dele ressourcer. Udfordringen med intranet er dog, at de ofte bliver ‘glemt på loftet’ ligesom stakkels Miss Havisham.
De høje frafaldsrater skyldes, at mange intranet er plaget af problemer som duplikeret information og uoverskuelige grænseflader. Som Dhiraj Sharma forklarer:
Med tiden bliver [intranet]systemet en losseplads for indhold – en, som ingen medarbejdere ønsker at gennemgå, fordi den ligesom en rodeskuffe hverken har orden, formål eller værdi. Det, der burde være en tilgængelig samlet løsning, bliver i stedet et uvelkomment bombardement af information. Dine medarbejdere ender med at opgive det for lettere at finde svar andre steder.”
Sådan sikrer du, at medarbejderne bruger dit intranet
24 % af virksomhederne er ikke tilfredse med deres intranets brugerflade, og 15 % finder deres søgeværktøj utilstrækkeligt. Det er tydeligt, at mange intranet derude har deres del af problemer.
Nøglen til at sikre en vellykket implementering og brug af et medarbejderintranet er at identificere hindringer, før implementeringen finder sted, og håndtere dem med det samme.
Her følger nogle måder, hvorpå du kan sikre medarbejdernes opbakning til din virksomheds intranet.
1. Fokusér på at forbedre UX
Forbedring af UX (brugeroplevelsen) er den mest effektive måde at øge medarbejderengagementet på dit intranet. Når du forsøger at forbedre UX, bør dit mål være at designe en løsning med en kort indlæringskurve.
UX adskiller sig fra UI (brugergrænsefladen), men de er tæt forbundne. En ren og sammenhængende UI forbedrer UX, fordi den gør navigationen let og giver brugeren mulighed for hurtigt at finde det indhold, vedkommende leder efter.
Som med enhver webapplikation er målet at få brugerne derhen, hvor de vil, med så få klik som muligt. Det betyder, at man skal tage sig tid til at undersøge sine brugere og planlægge en ordentlig informationsarkitektur, der organiserer sider og sektioner i et logisk hierarki.
2. Gå foran med et godt eksempel ved at bruge intranettet på ledelsesniveau
Manglende brug af intranet på ledelsesniveau kan påvirke medarbejdernes opbakning negativt. Når ledelsen ikke interagerer på intranettet eller ofte deler opdateringer, bliver medarbejderne mindre entusiastiske over for at bruge denne ressource.
At lade afdelingsledere tage ansvaret for vedligeholdelsen af intranetsystemerne kan være en fremragende løsning.
For eksempel bør en HR-chef være ansvarlig for at vedligeholde HR-sektionen i intranetsystemet. Vedkommende kan offentliggøre en opdateret personalegodepolitik, introduktionsprocesser for nye medarbejdere, ofte stillede spørgsmål eller andre HR-relaterede opdateringer på intranetsystemet.
3. Gør brug af forskellige former for indhold
Intranet kan bruges til at fremme medarbejderengagementet ved at skabe begejstring omkring virksomhedsnyheder og -arrangementer. De kan også bruges til at indsamle tilbagemeldinger gennem interaktive funktioner som afstemninger.
Brug af forskellige former for indhold vil ‘pifte’ brugeroplevelsen op (i mangel af et bedre udtryk) og føre til højere engagementsniveauer. Det er en omkostning til medarbejdertrivsel, der tjener sig selv ind ved at holde medarbejderne informeret hver dag.
4. Brug målinger til at optimere
Moderne medarbejderintranetsoftware bør give dig mulighed for at måle engagementet i det indhold, du offentliggør, så du løbende kan optimere det – ligesom du ville gøre med dit websted eller dine sociale medier.
Implementér software til medarbejderovervågning for at spore brugernes klik på hjemmesiden og vigtige landingssider. Dette vil identificere de mest effektive links og handlingsanvisninger, så du kan prioritere kritisk indhold og optimere brugerengagementet. Hvis du undlader at gøre dette, vil det resultere i dårlige brugeroplevelser og lavere konverteringsrater
Men ud over at se på målinger kan du også bede medarbejderne om feedback i slutningen af en session ved hjælp af spørgsmål som “fandt du det, du ledte efter i dag?” og “Hvor nemt var det at finde det, du ledte efter?”
Det er også god praksis at distribuere indhold baseret på relevans. Selvom medarbejdere generelt er nysgerrige, holder optimering af en medarbejders nyhedsfeed efter relevans det fri for rod. For at sikre dette skal du undersøge, om dit intranet tilbyder en funktion, der kun distribuerer indhold til en bestemt gruppe medarbejdere.
Eksempler på medarbejderintranet
På nuværende tidspunkt håber jeg, at du har en idé om, hvordan et godt virksomhedsintranet ser ud. For at hjælpe dig får du her et par eksempler på velfungerende virksomhedsintranet.
1. DBS Bank
DBS Bank vandt prisen for årets moderne intranet i december 2021, så hvilket bedre eksempel findes der?
Det smarte ved dette system er, at det giver medarbejderne adgang til intranettet gennem flere kanaler, herunder:
- OneBot Virtual Assistant: en samtalebaseret grænseflade til udførelse af opgaver og besvarelse af forespørgsler.
- DBS Search: en funktion, der giver medarbejderne mulighed for at søge gennem virksomhedens indhold og data.
- OneMobile: en mobil grænseflade til virksomhedens intranetsystem.
Intranettet giver medarbejderne et omfattende digitalt miljø, hvor de kan trives, med tre platforme, der fokuserer på forskellige aspekter af medarbejderoplevelsen:
- F3W (Fremtidens arbejde, arbejdsplads og arbejdsstyrke): Et forum om fremtidens arbejde
- iHealth-app: En ressource om trivsel for DBS-medarbejdere
- Life@DBS: Virksomhedens eget sociale netværk, hvor medarbejderne kan komme i kontakt med hinanden og opbygge relationer uden for arbejdet
DBS-intranettet er også et fremragende eksempel på en medarbejderdreven platform. DBS opfordrer brugerne til at bedømme systemet og komme med forslag, mens EJC (Rådet for medarbejderrejsen) forsøger at finde mangler, der skal udbedres for at forbedre brugeroplevelsen.
DBS er et godt eksempel på et velfungerende intranet, fordi det giver medarbejderne en positiv oplevelse, adgang via flere kanaler og en personlig oplevelse, der fremmer DBS-kulturen på den digitale arbejdsplads.
2. 3M Go
3M, et multinationalt industrikonglomerat med base i USA, havde et meget dårligt designet intranet med en overfyldt grænseflade, som medarbejderne aldrig rigtigt brugte. Det var en rodet samling af links og intranetsystemer til 3M’s øvrige afdelinger.
Designet gav en dårlig brugeroplevelse, fordi det var besværligt for medarbejderne at navigere. De havde svært ved at finde det indhold, de havde brug for.
Da virksomheden erkendte dette, omdannede 3M sit gamle intranetsystem til en æstetisk tiltalende platform, der var nem at bruge og tilbød medarbejderne et mere passende udvalg af funktioner. Medarbejderne fik nu adgang til et system, der kunne få tingene gjort uden at bruge for meget tid på navigation.
3M Go har et attraktivt design med et personligt nyhedsfeed på hjemmesiden. Det nye design hjalp 3M med at forbedre medarbejdernes engagement og produktivitet.
Efter redesignprocessen indtog 3M Go førstepladsen på Nielsen Norman Groups liste over de 10 bedste intranet i 2019.
Byg selv eller vælg en færdig løsning
Når du overvejer et intranet, har du to muligheder: byg det selv eller køb en komplet løsning.
Microsoft SharePoint-intranet er nemme at oprette, men de mangler funktionalitet. Hvis du opretter en intranetløsning fra bunden, kan du tilpasse den fuldstændigt efter dine ønsker, men det kan tage tid og blive dyrt. Selvom specialbyggede intranet for eksempel kan have mobilapps, kræver de en betydelig udviklingsindsats.
Du kan også få brug for at ansætte en intern specialist eller få hjælp udefra til vedligeholdelse og support af et specialbygget intranet. Mens specialbyggede virksomhedsintranet desuden kræver omfattende oplæring, kræver færdige intranetsystemer typisk kun minimal oplæring.
Lad ikke dit medarbejderintranet samle støv
Medarbejderintranet er en værdifuld ressource; lad dem ikke blive underudnyttet. Hvis dit intranetsystem har været overset i et stykke tid, er det aldrig for sent at samle stumperne op og begynde at bruge intranettet igen.
Et medarbejderintranet med et robust indholdsstyringssystem hjælper dig med at bringe din virksomhedskultur online. Du vil kunne dele opdateringer efter behov og gennemføre dine forretningsprocesser og arbejdsgange problemfrit.
Hvis du ønsker at få et nyt intranetsystem på plads, bør du overveje en færdig løsning i stedet for at skabe et system fra bunden.
Se også: Sådan opbygger du en virksomhed, der virkelig sætter medarbejderne først
