Software til styring af arbejdsstyrken: Typer og vigtigste funktioner

Hvad er arbejdsstyring?

Arbejdsstyring (WFM) henviser til praksissen med strategisk at fordele, følge og optimere en organisations vigtigste ressource: dens medarbejdere. 

Effektiv arbejdsstyring sikrer, at de rette medarbejdere – med de rette kompetencer – er til rådighed på det rette tidspunkt for at opfylde kravene i deres job.

Selvom hver organisation har sine egne prioriteter, er ressourceeffektivitet et mål, som de fleste virksomheder deler.  

Hvorfor er arbejdsstyring vigtig?

Uanset om din arbejdsplads er et etableret virksomhedsmiljø, en iværksættervirksomhed i vækst eller en virksomhed, der ansætter skifteholdsarbejdere, er arbejdsstyring en uundværlig del af din strategi for virksomhedsdrift.

Effektiv arbejdsstyring hjælper organisationer med at holde deres arbejdsstyrke så produktiv og omkostningseffektiv som muligt.

Uensartede personalepolitikker og utilstrækkelig håndhævelse af disse politikker kan føre til udfordringer som:

• Personalemangel
• Overflødige medarbejdere
• Medarbejdere med utilstrækkelige kompetencer
• Øgede projektomkostninger
• Forsinket projektlevering 
• Overtrædelser af regler
• Overarbejde, der kunne være undgået
• Hændelser, der påvirker sikkerheden på arbejdspladsen 
• Medarbejdere med lavt engagement
• Lav medarbejdermoral eller udbrændthed
• Høj medarbejderudskiftning.

Derfor er arbejdsstyrkeplanlægning et afgørende aspekt af talentstyring, som hjælper HR-medarbejdere med at:

• Optimere medarbejdernes produktivitet
• Sikre, at projekter får tildelt ressourcer effektivt 
• Strømline resultatstyringen
• Opkvalificere medarbejdere efter behov
• Håndtere personalemæssige udfordringer tidligt
• Få et præcist overblik over lønomkostninger 
• Reducere organisatorisk risiko 
• Fremme sikkerheden på arbejdspladsen
• Overholde love og regler for arbejdspladsen
• Gennemføre initiativer inden for successionsplanlægning
• Forbedre medarbejderengagementet og reducere medarbejderudskiftningen.

Processen for arbejdsstyring

I sin kerne indebærer processen for arbejdsstyring at identificere organisationens vigtigste strategiske prioriteter og fordele ressourcer i overensstemmelse hermed. Det kræver, at man forudser potentielle udfordringer med menneskelige ressourcer og tager skridt til at forblive effektiv og undgå forpligtelser. 

Processen for arbejdsstyring omfatter opgaver som:

• Strategisk tilpasning
• Efterspørgselsprognoser 
• Medarbejderplanlægning
• Tidsregistrering 
• Registrering af fremmøde
• Dataanalyse
• Styrkelse af medarbejderne
• Kompetencestyring
• Billetsystem til HR-anmodninger
• Lønadministration
• Projektfastlæggelse og budgettering 
• Opgavestyring.

Der er meget at dække! 

Den gode nyhed er, at alt dette kan strømlines og automatiseres ved hjælp af software til arbejdsstyring. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvad er software til arbejdsstyring?

En softwareløsning til arbejdsstyring (WFM) er et værktøj, der gør det muligt for organisationer at organisere deres politikker for arbejdsstyrken og automatisere mange af opgaverne og processerne i deres system til arbejdsstyring. 

Dette gør det muligt for HR-medarbejdere at anvende deres arbejdsstyrke mere effektivt, administrere medarbejdernes tid mere produktivt og i sidste ende nå deres organisatoriske mål med mindre besvær.   

Hvad er fordelene ved software til arbejdsstyring?

Nogle af de vigtigste fordele ved software til arbejdsstyring omfatter at gøre det lettere for ledelsen at strømline planlægningen, administrere fremmøde og tidsregistrering, følge produktiviteten, optimere resultatstyringen, udføre lønadministration, sikre overholdelse af lovgivningen og fremme medarbejdersikkerheden. 

Når den rigtige løsning til arbejdsstyring implementeres og anvendes effektivt, kan den hjælpe arbejdsgivere med at:

• Automatisere manuelle opgaver for at spare tid, fjerne flaskehalse og reducere fejl.
• Indsamle nøjagtige, opdaterede arbejdsstyrkedata og træffe bedre beslutninger baseret på dataanalyse i realtid.
• Implementere omnikanal-arbejdsstyring for at give bedre adgang til din hybride eller mobile arbejdsstyrke. 
• Forbedre effektiviteten på tværs af teams for at styrke samarbejdet og medarbejderengagementet, samtidig med at siloer fjernes og dobbeltarbejde reduceres.
• Reducere driftsomkostningerne (som skyldes overbemanding, overdreven brug af overarbejde og outsourcing) gennem mere nøjagtig prognosticering og ressourceallokering. Avancerede WFM-løsninger opdaterer endda budgetterne baseret på ændringer i planlægningen.
• Optimere kundeoplevelsen gennem kompetencebaseret routing, der matcher kunder med den rette ekspert i kontaktcentret
• Aflaste den administrative byrde gennem selvbetjeningsportaler for ledere og medarbejdere, som giver brugerne adgang til udvalgte funktioner

• Forbedre lønnøjagtigheden ved automatisk at afstemme tidsregistrering, betalt fri, registreret overarbejde osv., hvilket reducerer antallet af menneskelige fejl, der kan opstå ved manuel indtastning og beregning af data. 
• Identificere og håndtere planlægningsproblemer proaktivt på forhånd ved at konsultere data om medarbejderplanlægning i realtid og foretage justeringer for at undgå problemer som underbemanding. Den bedste software til arbejdsstyring giver endda ledere mulighed for at oprette intelligente arbejdsplaner ved at filtrere efter afdeling, projekt, job eller lokation.
• Føre nøjagtige og detaljerede optegnelser, der hjælper med at dokumentere overholdelse af lovgivningen i tilfælde af en revision. 

Hvilke typer software til arbejdsstyring findes der?

Der findes en lang række forskellige WFM-softwareværktøjer. Nogle er selvstændige produkter, der tilbyder en eller flere af nedenstående funktioner, mens andre tilbyder en mere holistisk, integreret løsning.

• Planlægningssoftware
• Software til fremmøderegistrering
• Projektstyrings- (Kanban osv.) og kommunikationsværktøjer
• Software til tidsregistrering
• Løsninger til fraværsstyring
• Lønsoftware
• Værktøjer til medarbejderengagement
• Værktøjer til styring af kunderelationer
• Løsninger til billetsystemer for kundeservice & support
• Software til sporing af hændelser vedrørende arbejdssikkerhed.

Hvad er de vigtigste funktioner i software til arbejdsstyring?

De bedste softwareløsninger til arbejdsstyring giver moderne virksomheder mulighed for at organisere og holde styr på alle de aktiviteter, der er involveret i at opretholde en effektivt bemandet, omkostningseffektiv og produktiv arbejdsstyrke. 

Der findes forskellige prismuligheder for software til arbejdsstyring, som giver adgang til flere brugere og/eller forskellige funktioner.

Nedenfor finder du nogle af de vigtigste funktioner, du bør se efter, når du vælger software til arbejdsstyring.

Prognoser for arbejdsbehov

En anstændig WFM-løsning bør kunne hjælpe dig med at identificere tendenser og forudsige faktorer, der påvirker bemandingsbehov og tilgængelighed, såsom ændrede projekttidsplaner, sæsonudsving i medarbejdernes tilgængelighed, svingninger i forbrugernes/kundernes efterspørgsel og meget mere. Ved at forudse disse scenarier kan du bedre planlægge dine arbejdsbudgetter og fordele medarbejderne mere effektivt. 

Intelligent vagtplanlægning

Ethvert værktøj til arbejdsstyring, der er pengene værd, bør indeholde intelligente planlægningsfunktioner, som giver ledere mulighed for at vælge medarbejdere til vagter eller projekter ud fra kriterier som tilgængelighed, kompetencer, omkostninger, erfaring, præferencer, placering og meget mere. Værktøjer til vagtplanlægning bør også tilbyde selvbetjening for medarbejdere, så personalet kan bytte vagter indbyrdes og sikre fuld dækning af vagterne. Nogle værktøjer kan også indeholde funktioner, der integrerer AI til arbejdsstyring og planlægning.

Tidsregistrering

Et værktøj til arbejdsstyring bør indeholde eller kunne integreres med enheder og værktøjer til tidsregistrering, såsom adgangsscannere, cloudbaseret tidsregistreringssoftware, kiosker, salgsterminaler (POS), mobilapps eller digitale timesedler, så tidsregistreringsdata kan indsamles og behandles automatisk med henblik på korrekt lønadministration. En anden fordel ved software til tidsregistrering er advarsler om overarbejde, som er endnu en nyttig funktion, der giver arbejdsgivere større kontrol over godkendelse og fordeling af overarbejde.

Håndtering af fremmøde og fravær

Software til arbejdsstyring bør registrere medarbejdernes fremmøde, automatisere godkendelser af anmodninger om fri og afstemme medarbejderfravær med virksomhedens politikker for orlov (såsom betalt fri (PTO)) og offentlige regler.   

Dataanalyse og rapportering

De fleste værktøjer til arbejdsstyring giver brugerne et realtidsindblik i arbejdsstyrkens data via tilpassede dashboards. Det gør det nemt at identificere potentielle problemer med vagtplaner eller bemanding og løse dem, længe før de udvikler sig til problemer.

De bedste værktøjer til arbejdsstyring og analyse af arbejdsstyrken giver også brugerne mulighed for at generere rapporter ved hjælp af specifikke parametre, hvilket forbedrer forretningsindsigten og planlægningen af arbejdsstyrken gennem analyse af historiske data. 

Mobil arbejdsstyring

WFM-værktøjer, der giver adgang via mobilenheder, gør det nemmere at administrere vagtplaner og besætte vagter på farten, hvilket hjælper med at sikre optimal bemanding selv i nødsituationer. Dette er blot nogle få af de mange fordele ved software til mobil arbejdsstyring.

Selvbetjening for medarbejdere 

Din arbejdsstyringspakke eller dit værktøj bør helst tilbyde en selvbetjeningsportal for medarbejdere, som giver medarbejderne mulighed for hurtigt selv at indtaste deres egne data, når det er muligt, så HR's tid frigøres, og fejl reduceres. 

Effektive integrationer med virksomhedsværktøjer

Uanset hvilken WFM-løsning du vælger, bør den kunne fungere godt sammen med den HR-software og de virksomhedsværktøjer, som din organisation allerede bruger. Dette er især vigtigt, hvis du ikke har en samlet arbejdsstyringspakke og bruger forskellige specialiserede værktøjer.

Den rigtige software gør processen med at implementere, følge og forbedre dit arbejdsstyringssystem langt mere effektiv og givende. 

En tilfreds arbejdsstyrke er nøglen til en succesfuld virksomhed

Effektiv arbejdsstyring sigter mod at holde medarbejderne tilfredse og samtidig opfylde virksomhedens strategiske behov.

Virksomheder, der formår at få styr på dette aspekt af deres drift, bliver mere effektive, innovative og modstandsdygtige.

Teknologi anbefales til alle virksomheder bortset fra de mindste. For at hjælpe dig godt i gang kan du se vores liste over den bedste software til arbejdsstyring samt vores anbefalinger til software til tidsregistrering og fremmøde, så du effektivt kan administrere og optimere din arbejdsstyrkes tidsregistrering og fremmøde.

Relateret læsning: Bedste software til orlovsstyring til sporing af PTO