6 strategier til at lytte til medarbejdere, der skaber resultater

Hvad er medarbejderlytning?

Medarbejderlytning er mere end at udsende den årlige medarbejderundersøgelse. Det er en organisations holistiske tilgang til at forstå, validere og forbedre medarbejderoplevelsen baseret på løbende indsamling af feedback ved hjælp af flere metoder.

Uden en effektiv løbende strategi for medarbejderlytning er det pokkers svært at forstå, hvad der driver ting som medarbejderomsætning eller engagement. 

Hvorfor medarbejderlytning er vigtigt

Alle gode relationer bygger på effektiv kommunikation, tillid og respekt. Medarbejderlytning er vigtigt, fordi du:

• Viser medarbejderne, at du bekymrer dig om dem, og bliver bedre i stand til at beskytte deres trivsel
• Indhenter feedback, der kan sætte gang i initiativer, som forbedrer fastholdelse og engagement blandt medarbejderne
• Opbygger tillid til ledelsen ved at give ledere mulighed for at engagere deres hold
• Integrerer løbende medarbejderindsigter i forretningsstrategi, prioriteter og mål
• Opbygger et omdømme som “den foretrukne arbejdsgiver” for din virksomhed, så I kan tiltrække og fastholde de bedste talenter
• Skaber en engagerende og succesfuld arbejdskultur
• Udvikler bæredygtige tilgange til mangfoldighed, lighed og inklusion.

Jeg har set effekten af vellykkede programmer for medarbejderlytning. Nogle af resultaterne fra mit team omfatter:

• Reduceret frivillig medarbejderafgang med 8 % mellem 2021-2022
• Sikret 100 % deltagelse i vores årlige medarbejderundersøgelse i 2022
• Opnået en samlet positiv vurdering på 87 % blandt medarbejderne inden for det seneste år
• Opnået en fastholdelse på 95 % af nyansatte efter deres første år.

Fordelene er til at få øje på, så nu ser vi nærmere på hvordan.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6 strategier, metoder og bedste praksisser til medarbejderlytning

Tidligere har virksomheder fokuseret på, hvordan de kommunikerer til medarbejderne, hvilket i høj grad er en envejsproces. 

Nu er det tid til at mestre tovejskommunikation ved at lytte til medarbejderne og vise, at organisationen hører dem—aktiv lytning for virksomheder.

Her er mine strategier og bedste praksisser til at opbygge effektfulde programmer for medarbejderlytning.

Brug flere lyttekanaler til løbende medarbejderlytning

Hvis du vil lytte ordentligt, har du brug for flere “lytteposter”. Virksomheder, der er bedst til medarbejderlytning, bruger en blanding af årlige undersøgelser, pulsmålinger, fokusgrupper, 1:1-møder, fællesmøder, møder med ledere på højere niveau, fastholdelsessamtaler,  fratrædelsessamtaler og interne sociale platforme til løbende at indsamle feedback.

Nogle af de mest effektfulde lyttekanaler, jeg bruger, omfatter:

• En årlig undersøgelse af medarbejderengagement, som støttes og gennemføres af et tværfunktionelt team af interessenter.
• Regelmæssige en-til-en-møder mellem medarbejdere og deres ledere.
• Livscyklusundersøgelser under introduktionen, på arbejdsjubilæer (fastholdelsesundersøgelser og 360-graders feedbackundersøgelser) og ved medarbejderens fratrædelse fra virksomheden
• Regelmæssig brug af værktøjer til pulsmålinger blandt medarbejdere for at måle opfattelsen af større organisatoriske ændringer
• Mentorer og kolleger for nyansatte, som indsamler feedback i medarbejderens første tre måneder.

Selvom det er nyttigt, giver det dig ikke nok friske data til at vide, om dine initiativer har stor effekt i løbet af året, hvis du kun udsender én stor undersøgelse om året.

Løbende medarbejderlytning ved hjælp af en blanding af metoder betyder, at du har flere friske data at arbejde med.

Fælles ansvar for at indsamle feedback

For at være effektiv bør medarbejderlytning ikke udelukkende være HR's eller ledelsens ansvar.

I stedet tager hele virksomheden ansvar, hvor den øverste ledelse sætter tonen for "lytning", HR driver og vejleder strategierne, ledere opbygger tillid og engagement, og medarbejderne føler sig bemyndigede til at bidrage fuldt ud til processen.

Jeres kultur bør fokusere på mennesker, og hvordan man gør dem succesfulde. Dette fokus begynder i toppen hos den administrerende direktør og styrkes i hele organisationen.

Invester i at udvikle dygtige personaleledere, så de skaber en åben dialog med medarbejderne og lytter bevidst til deres feedback.

Initiativer til lederudvikling kan omfatte at udpege en træningsansvarlig, der lærer nye ledere, hvordan de bliver gode "personaleledere", månedlige ledermøder, hvor man deler bedste praksis, eller et mentorprogram for ledere.

Demonstrer handling som følge af lyttedata

Alexander Bell sagde: "Den eneste forskel mellem succes og fiasko er evnen til at handle." 

Disse ord er i høj grad sande, når det gælder medarbejderlytning! Hvis jeres teammedlemmer ikke kan se, hvordan deres feedback påvirker virksomhedens handlinger, vil de ikke fortsætte med at dele den.

Du kan tage nogle få enkle skridt for at sikre opfølgende handling efter medarbejderlytningsindsatser:

1. Brug tilfredshedsmålinger til at identificere områder med stor effekt, der kan forbedres, og fokuser jeres opfølgningsindsats på områder med lavere tilfredshed. Vi bruger en 6-punkts enighedsskala, og det er også den, vi anbefaler vores kunder.
2. Saml alle jeres data ét sted med analyseværktøjer. Det hjælper jer med at identificere tendenser hurtigere og gør data handlingsanvendelige. Vi bruger vores egen software, der kombinerer alle data og analyser, men I kan bruge ét eller en kombination af software til sporing af engagement, værktøjer til medarbejderundersøgelser og software til HR-analyse.
3. Udvælg de kritiske forbedringsområder. Jeg anbefaler 3-2-1-modellen.
   1. Find tre vigtige resultater i jeres data. Det kan være høje eller lave resultater eller vigtige kommentarer. 
   2. Drøft som team de to mest betydningsfulde muligheder for forbedring
   3. Beslut én handling, som I vil iværksætte til gavn for jeres organisation.
4. Giv en opdatering om jeres fremskridt. Luk feedbacksløjfen med regelmæssige opdateringer om opfølgningsaktiviteter. Brug flere kommunikationskanaler til at sprede budskabet, f.eks. e-mail, videoer, Slack (eller et andet internt beskedværktøj), fællesmøder og opdater fremtidige lytningsundersøgelser med nye spørgsmål for at demonstrere organisationens tilpasningsevne og fleksibilitet.

Feedbacksløjfer, der er en del af virksomhedens DNA

Jeg har arbejdet sammen med adskillige virksomheder om at implementere strategier for medarbejderlytning, og den største udfordring – og belønning – er universelt den samme…  at lytte! Som Amelia Earhart sagde: "Den mest effektive måde at gøre det på er at gøre det!"

En kort casebeskrivelse. 

I 2021 bemærkede jeg, at den frivillige personaleudskiftning var lidt høj. Baseret på feedbackkilder som 1:1-samtaler med ledere havde jeg en fornemmelse af, at det var relateret til køn.

Da jeg så på tallene, viste det sig, at kvinder forlod organisationen med dobbelt så høj en rate som mænd.

Så jeg dykkede ned i vores andre lytningsmetoder og så på en blanding af kvantitative og kvalitative data fra vores engagementundersøgelse, feedback ved fratrædelse, samtaler med ledere og undersøgelseskommentarer.

Jeg brugte det, folk fortalte os, til at finde ud af, hvorfor personaleudskiftningen var højere blandt kvinder.

Derefter udviklede jeg en handlingsplan og drøftede den med ledelsen for at indhente flere indsigter og idéer.

Vi fokuserede på at implementere programmer, træning, uddannelse og muligheder for at støtte kvinder. For eksempel så vi på fleksibilitet på arbejdspladsen for at støtte arbejdende mødre, forbedrede vores barselspolitik og analyserede personalegoder, der støtter kvinder. 

Vi inviterede også en taler til at tale om at styrke kvinders stemmer, og vi fejrede den internationale kvindedag og Kvindernes Historiemåned.

Efter at vi havde handlet på medarbejdernes feedback, så vi igen på, hvad medarbejderne fortalte os gennem vores feedbackkanaler. Personaleudskiftningen blandt kvinder var faldet med omkring 50 %!

Andre tal tyder også på, at vores strategi for løbende feedback virker. Quantum Workplaces Glassdoor-vurdering på 4,8 ligger langt over den gennemsnitlige virksomhedsvurdering på 3,3. 

Desuden er svarprocenten og tilfredshedsraten for medarbejderengagementundersøgelsen markant højere end svarprocenten på 85,2 % og tilfredshedsraten på 73,5 % inden for software- og IT-området. 

Strategier til at opmuntre medarbejdere til at dele feedback

At få medarbejdere til at give udtryk for deres ærlige holdninger kan være en udfordring for mange organisationer. 

Det er en god begyndelse at kommunikere “hvorfor” bag det at lytte til medarbejderne, da folk er langt mere tilbøjelige til at gøre noget, når de forstår, hvordan det kan gavne dem. 

Derfor er kommunikationen omkring forespørgsler som medarbejderundersøgelser vigtig—behandl den som salgstekst, og bed måske dit marketingteam om hjælp!

Et andet aspekt er psykologisk tryghed, eller at folk føler sig sikre på, at de kan sige deres mening og bidrage med idéer uden at blive ydmyget. Når folk føler sig ‘psykologisk trygge’, er de mere engagerede og mere tilbøjelige til at bidrage med idéer og forslag.

Opbygningen af psykologisk tryghed begynder hos lederne, for eksempel med den måde, de giver og modtager feedback på samt deler sejre og fiaskoer.

Hvis du vil vide mere om psykologisk tryghed, kan du læse hvordan man skaber psykologisk tryghed på arbejdspladsen

Endelig, og i relation til både kommunikation og handling, er det vigtigt at sikre, at du anerkender feedback og giver en begrundelse for alle beslutninger.

“Vi anerkender, at mange af jer har betænkeligheder omkring X, så vi ville gerne tage hånd om det, og vi vil gennemføre XYZ.”

Hjælp med at facilitere medarbejderressourcegrupper

Medarbejderressourcegrupper (ERG'er) er grupper af mennesker fra den samme organisation, som samles på baggrund af en fælles identitet, levede erfaringer, fælles mål eller sammenfaldende baggrunde og ambitioner.

Traditionelt tilhører ERG-medlemmer underrepræsenterede grupper såsom kvinder, personer med etnisk minoritetsbaggrund, personer med handicap eller LGBTQ+-fællesskabet, men de kan også dannes omkring andre fællestræk eller interesser såsom forældre i arbejde eller miljømæssige bekymringer.

I sidste ende er det primære formål med ERG'er for ledere og chefer at forstå medarbejdernes behov bedre.

De kan hjælpe med at skabe systemforandringer og fremhæve problemer såsom ulige løn, retfærdig rekruttering og retfærdige processer for præstationsvurderinger.

Du kan læse mere i Katie Zinks fremragende artikel om facilitering af medarbejderressourcegrupper.

Begynd at lytte

“Den måde, virksomhedsledere er besatte af brugere på, er det samme niveau af interesse, som HR skal have for deres medarbejdere. Forstå deres behov, deres udfordringer, hvilke problemer de står over for, og hvilke kompetencer de søger.” - Donna Scarola, chef for medarbejdere, formål og kultur, Parcl

Jeg kan af egen erfaring sige, at investering i et program til at lytte til medarbejderne i høj grad kan øge fastholdelsen og engagementet blandt medarbejderne samt hjælpe med at knytte HR tættere til virksomhedens mål.

Vi har alle oplevet store forstyrrelser siden COVID-19, og ved at engagere medarbejderne på meningsfulde, løbende måder, herunder gennem programmer til at lytte til medarbejderne, kan vi alle trives gennem de forandringer, der kommer.

Et andet godt eksempel på at lytte til medarbejderne i praksis er American Express’ brug af undersøgelser til at hjælpe med at forfine deres fleksible arbejdsmodel.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor ofte bør jeg sende medarbejderundersøgelser?

Hvordan kan teknologi gøre det lettere at lytte til medarbejderne?