Checkliste für die Planung virtueller Veranstaltungen: Vor, Während & Nach dem Event

Kyra Evans

on May 7, 2026

Seien wir ehrlich: Eventplanung ist berüchtigt stressig. Eventplaner müssen unzählige Faktoren berücksichtigen, wenn sie ein Event vorbereiten und durchführen – bei so vielen Bällen in der Luft ist es leicht, ein wichtiges Detail zu vergessen und Chaos im Team auszulösen. Eine virtuelle Event-Planungscheckliste kann dabei helfen, den Planungsprozess übersichtlicher zu gestalten. Ich habe diese Liste […]

Seien wir ehrlich: Eventplanung ist berüchtigt stressig. Eventplaner müssen unzählige Faktoren berücksichtigen, wenn sie ein Event vorbereiten und durchführen – bei so vielen Bällen in der Luft ist es leicht, ein wichtiges Detail zu vergessen und Chaos im Team auszulösen.

Eine virtuelle Event-Planungscheckliste kann dabei helfen, den Planungsprozess übersichtlicher zu gestalten. Ich habe diese Liste so zusammengestellt, dass sie den gesamten Ablauf abdeckt – vor, während und nach dem Event – und hoffentlich Ihren Blutdruck auch ein wenig senkt.

Checkliste für die Planung virtueller Events

Egal, ob Sie gerade erst mit der Planung eines virtuellen Events beginnen und noch am Thema feilen oder in der Endphase kurz vor dem Start stehen – diese umfassende Checkliste lässt keine Fragen offen. Legen wir los.

Vor Ihrem Event

Definieren Sie Ihre Ziele

Warum veranstalten Sie dieses Event? Um Leads für ein neues Angebot zu sammeln? Um die Bekanntheit Ihrer Marke zu stärken? Um ein Networking-Angebot für Ihre Community zu schaffen? Schreiben Sie sich drei bis fünf Hauptziele für das Event auf, die Sie erreichen möchten. Wählen Sie dabei spezifische, messbare und realistische Kennzahlen, die Sie verfolgen können.

Kennen Sie Ihr Budget

Ihr Event-Budget beeinflusst, wie viel Sie zum Beispiel für Keynote-Speaker, Teilnehmeranreize und selbst die Preise für Ihre virtuelle Event-Technologie ausgeben können. Kennen Sie Ihr Budget im Voraus und bleiben Sie dabei, um Ihr virtuelles Event profitabel zu gestalten.

Entscheiden Sie sich für einen Eventtyp

Es gibt viele verschiedene Arten von virtuellen Events, darunter:

Virtuelle Meetings
Virtuelle Messen
Webinare
Virtuelle Konferenzen
Livestreams
Keynotes
Netzwerkveranstaltungen
Hybride Events (Events mit digitalen und persönlichen Elementen in Echtzeit)

Bei der Wahl des passenden Eventtyps denken Sie an Ihre Zielgruppe und daran, wie viel Zeit diese investieren möchte. Mehr über verschiedene virtuelle Eventformate erfahren Sie in meinem Artikel 7 Typen virtueller Events, die Sie veranstalten können.

Loten Sie Sponsoren aus

Wenn Ihr Budget noch etwas Unterstützung gebrauchen könnte, suchen Sie nach Sponsoren. Ähnlich wie bei Präsenzveranstaltungen haben Sponsoren auch beim Online-Event die Möglichkeit, Ihre Zielgruppe über gesponserte Bereiche, Sessions, Werbeanzeigen und virtuelle Messe-Stände zu erreichen.

Entwickeln Sie Ihre Inhalte

Jetzt, da Sie Ihre Ziele, das Format und das Budget kennen, können Sie mit der Entwicklung der Inhalte beginnen. Stellen Sie sich in diesem Stadium folgende Fragen:

Was möchte Ihre Zielgruppe lernen? Was beschäftigt sie aktuell?
Sind die Inhalte fokussiert? Um die Aufmerksamkeit Ihrer Gäste zu halten, kürzen Sie Themen oder streichen Sie alles, was keinen Mehrwert schafft.
Wie binden Sie Ihr Publikum ein? Integrieren Sie Gamification, Umfragen und Abstimmungen.
Lassen Sie Raum für FAQs und/oder Networking-Gelegenheiten?

Mit diesen Antworten im Hinterkopf können Sie ein Thema festlegen und Keynote-Speaker sowie andere Referierende ansprechen, damit sie ihre Vorträge oder Workshops gestalten können.

Wählen Sie eine virtuelle Eventplattform

Die Technologie virtueller Events hat sich in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt. Mittlerweile gibt es viele Plattformen, die ein vollumfängliches und immersives Online-Erlebnis für Ihre Gäste schaffen können. Für ein wirklich unvergessliches virtuelles Event gehen Sie am besten über Zoom hinaus und setzen auf Eventmanagement-Software, die folgende Funktionen ermöglicht:

Sponsoren-Stände
Virtuelles Foyer
Digitale Keynote-Bühne
Gamification
Breakout-Sessions
Netzwerkräume
Individuelles Branding

Viele Plattformen bieten neben mobilen Apps auch eine Browser-Oberfläche an, um Gästen die Wahl zu lassen, wie sie sich verbinden möchten. Werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besten virtuellen Event-Plattformen, um die passende für sich zu finden.

Event-Bewerbung

Nutzen Sie Ihre Social-Media-Kanäle und Ihre E-Mail-Liste, um Ihr Event in Ihrem Netzwerk und darüber hinaus zu bewerben. Teilen Sie Beiträge, Videos und Stories in den sozialen Medien und verwenden Sie relevante Hashtags, um die Reichweite zu erhöhen. Weitere Informationen zum Marketing von virtuellen Events finden Sie in unserem Artikel:

Virtuelle Eventplanung: 10 Tipps für ein erfolgreiches Online-Event

Gäste registrieren

Wie werden Ihre Gäste sich für Ihr virtuelles Event registrieren und Tickets kaufen? Über eine Event-Landingpage? Ein Google-Formular? Die meisten virtuellen Event-Plattformen bieten Registrierungsfunktionen, mit denen Sie Zahlungen entgegennehmen, Gäste registrieren und ihnen sogar ein individuelles Badge oder einen QR-Code bereitstellen können, mit dem sie bestimmte Event-Funktionen nutzen können.

Gäste anleiten

Vor Beginn der Veranstaltung sollten Sie allen registrierten Teilnehmern mehrmals Informationen zusenden. Teilen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie sie dem Event beitreten und sich in der virtuellen Konferenzumgebung zurechtfinden. Informieren Sie sie ausführlich über alle gebotenen Inhalte und wie sie das Angebot optimal nutzen können.

Während Ihres Events

Planen Sie für den Ernstfall

Letzte kleine Pannen sind bei virtuellen Events nicht nur möglich – sie sind sicher. Seien Sie vorbereitet, indem Sie Moderatoren bitten, Teilnehmerfragen im Chat zu unterstützen. Bitten Sie Referenten, mindestens 30 Minuten vor Eventbeginn da zu sein, um ihre Technik zu testen. Halten Sie ein Ersatzgerät mit allen nötigen Apps bereit. Virtuelle Veranstaltungsplaner sollten immer einen Plan B in der Hinterhand haben, damit alles reibungslos läuft.

Mit dem Publikum verbinden

Wie würden Sie Ihr Publikum auf einer Präsenzveranstaltung begrüßen? Die Einbindung des Publikums ist auch online entscheidend – und mit etwas Engagement ist eine ähnliche Verbindung möglich. Bitten Sie am Tag der Veranstaltung Ihre Teilnehmer um Antworten im Chat, über eine Umfrage oder per Live-Abstimmung. Nutzen Sie Gamification-Elemente, um den Spaßfaktor zu erhöhen. Zeigen Sie Ihren Gästen, dass Sie ihre Zeit und Aufmerksamkeit wertschätzen.

Networking fördern

Networking ist ein Schlüsselaspekt jeder Konferenz, egal ob physisch oder online. Nutzen Sie Ihre virtuelle Event-Plattform, um – wo sinnvoll – Networking-Räume einzurichten. Manche Tools ermöglichen es Teilnehmenden sogar, beim Chatten gegenseitig ihre LinkedIn-Profile anzusehen. Solche Funktionen motivieren Gäste zur Vernetzung und ermöglichen ihnen eine einfache Kontaktaufnahme nach dem Event.

Daten erfassen

Einer der großen Vorteile von virtuellen Veranstaltungen ist die Analyse. Es ist schwierig, Menschen dazu zu bringen, Papierumfragen auszufüllen! Virtuelle Event-Plattformen erfassen dafür Daten wie Teilnahmequoten und die Sitzungsdauer der Gäste. Ergebnisse aus Umfragen und Abstimmungen lassen sich auch nutzen, um neue Inhalte für Ihr nächstes Event zu entwickeln.

Nach Ihrem Event

Mit Gästen nachfassen

Nach Abschluss der Veranstaltung sollten Sie allen Ihren Gästen innerhalb von 48 Stunden eine E-Mail schicken. Folgendes könnten Sie in die E-Mail aufnehmen:

Umfrage nach dem Event
On-Demand-Wiederholung der Live-Veranstaltung
Liste Ihrer kommenden Veranstaltungen
Produkte oder kostenpflichtige Angebote, die Sie hervorheben möchten

Daten mit Stakeholdern auswerten

Gehen Sie die Analysen der Veranstaltung sorgfältig durch. Erkennen Sie bestimmte Muster? Was war am beliebtesten? Welche Funktionen von Online-Events wurden wenig genutzt? Lag dies an mangelnder Event-Bewerbung oder daran, dass Teilnehmer keinen Mehrwert erkannt haben? Holen Sie sich Ihre Teammitglieder für ein Nachgespräch an den Tisch und teilen Sie Ihre Erkenntnisse.

Erkenntnisse für zukünftige Events festhalten

Sobald Sie die Daten verstanden haben, halten Sie diese in einem zentralen Dokument fest. So haben Ihre Eventplaner die Informationen schnell zur Hand, wenn sie die Strategie für Ihre nächste virtuelle Veranstaltung entwickeln.

Erstellen Sie eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung

Virtuelle Veranstaltungen sind längst nicht mehr nur die traurige Alternative, wenn Präsenzoptionen nicht verfügbar sind. Im Gegenteil: Nach der Pandemie werden sie immer mehr zum Spitzenreiter. 77,2 % der Berufstätigen im Unternehmensbereich geben an, dass sie virtuelle Events bevorzugen, weil sie so unkompliziert teilzunehmen sind.

Damit Sie direkt loslegen können, habe ich eine anpassbare Version meiner Checkliste für virtuelle Veranstaltungen bereitgestellt, die Sie kostenlos in unserer Ressourcenbibliothek hier herunterladen können.

Weitere Informationen zur erfolgreichen Durchführung virtueller Veranstaltungen finden Sie in diesen Artikeln:

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