Hoteling vs. Hot Desking: Wichtige Unterschiede, Vor- und Nachteile
Seit der Rückkehr ins Büro nach Covid ist hybrides Arbeiten zur Norm geworden. Dennoch kann ein effektives Büromanagement in einer hybriden Umgebung eine Herausforderung sein.
Büroverwaltungssysteme können Unternehmen dabei helfen, Hoteling- und Hot-Desking-Lösungen für flexiblere Arbeitsplätze einzuführen.
Sowohl Hot Desking als auch Hoteling bieten Möglichkeiten für flexible Arbeitsmodelle – aber welche Lösung passt am besten zu Ihrem Unternehmen?
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Sehen wir uns die wichtigsten Unterschiede zwischen Hot Desking und Hoteling sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile an!
Hot Desking vs. Hoteling: Die wichtigsten Unterschiede
Der Hauptunterschied zwischen Hoteling und Hot-Desking liegt darin, wie Mitarbeitende Zugang zu Arbeitsplätzen im Büro erhalten.
Hot Desking ermöglicht Mitarbeitenden den Zugriff auf Schreibtische nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, während beim Hoteling Arbeitsplätze im Voraus reserviert werden müssen.
Hot Desking und Hoteling weisen auch einige Gemeinsamkeiten auf. So gibt es bei beiden Systemen keine festen Sitzplätze wie im traditionellen Büro und die Vergabe hängt jeweils von der Verfügbarkeit ab, das heißt, ein Platz ist nicht garantiert.
In dieser praktischen Tabelle habe ich die wichtigsten Unterschiede für Sie zusammengefasst:
| Hot Desking | Hoteling | |
| Definition | Mitarbeitende nutzen verfügbare Schreibtische nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. | Mitarbeitende reservieren einen bestimmten Arbeitsplatz oder Büroraum im Voraus. |
| Flächenzuweisung | Keine zugewiesenen Plätze; Arbeitsplätze sind nicht fest vergeben und werden temporär genutzt. | Arbeitsplätze werden gemäß Buchungssystem reserviert und zugewiesen. |
| Flexibilität | Sehr flexibel, da die Mitarbeitenden jeden verfügbaren Arbeitsplatz wählen können. | Begrenzt flexibel, da im Voraus geplant und reserviert werden muss. |
| Technik-Anforderungen | Basis-Bürotechnologie; es sind keine besonderen Anforderungen außer gemeinsamem Netzwerkzugang nötig. | Erfordert ein Buchungssystem oder Software zur Verwaltung der Reservierungen. |
| Mitarbeitendenerlebnis | Mitarbeitende könnten es schwer haben, in Stoßzeiten einen Platz zu finden. | Planbarer, da der Arbeitsplatz im Voraus reserviert ist. |
| Eignung | Geeignet für Organisationen mit sehr mobilen Mitarbeitenden oder einem hohen Anteil an Remote-Arbeit. | Ideal für Unternehmen, die die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen sicherstellen und eine strukturierte Nutzung bevorzugen. |
| Verwaltungsaufwand | Einfacher umzusetzen, erfordert jedoch möglicherweise mehr Kontrolle, um Platzverfügbarkeit zu gewährleisten. | Organisationaufwendiger durch das Reservierungssystem, bietet jedoch bessere Kontrolle über die Raumnutzung. |
| Kosteneffizienz | Potenziell höhere Kosteneffizienz durch maximale Flächenauslastung. | Ebenfalls kosteneffizient möglich, allerdings kann die nötige Buchungssoftware Investitionen erfordern. |
| Soziale Interaktion | Fördert spontane Begegnungen und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden. | Kann spontane Interaktion durch reservierte, eventuell abgeschottete Plätze begrenzen. |
| Personalisierung | Gering, da Arbeitsplätze geteilt werden und nicht individuell gestaltbar sind. | Etwas höher; reservierte Plätze können zeitweise individualisiert werden. |
Im Folgenden gehe ich auf beide Modelle näher ein.
Was ist Hot Desking?
Hot Desking ist eine moderne Arbeitsplatzlösung, bei der keine festen Arbeitsplätze zugewiesen sind. Stattdessen werden verfügbare Schreibtische und Besprechungsräume nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ belegt.
Hot Desking sorgt für eine effizientere Nutzung der Bürofläche und kann Immobilienkosten reduzieren, wenn die Mitarbeitenden im Hybridmodell arbeiten.
Schauen wir uns die Vor- und Nachteile des Hot Deskings im Detail an.
Vorteile von Hot Desking
Diese Lösung kann bei fachgerechter Einführung hervorragend funktionieren.
Zum Beispiel führte Telenor (ein norwegisches Telekommunikationsunternehmen) bereits 2003 ein Hot-Desking-Konzept ein. Der CEO des Unternehmens, Jon Fredrik Baksaas, sieht in der Einführung von Hot-Desking einen entscheidenden Beitrag zum Wachstum des Unternehmens.
Hier sind einige spezifische Vorteile von Hot Desking:
1. Kosteneffektivität
Hot Desking senkt Ihre Kosten pro Arbeitsplatz, da ein Arbeitsplatz von mehr als einem Mitarbeitenden genutzt werden kann (in der Regel mehrere Personen pro Tag). Es ist zudem leicht umzusetzen und bietet viel Flexibilität.
2. Kurzfristig verfügbar
Hot Desking ist ausgezeichnet für Mitarbeitende, die normalerweise von zu Hause aus arbeiten, aber einen Tapetenwechsel benötigen. Oder für Teammitglieder, die persönlich zusammenarbeiten möchten. Sie können einfach ins Büro kommen und loslegen.
3. Bietet Mitarbeitenden Autonomie
Mitarbeitende schätzen die Freiheit der Remote-Arbeit. Hot Desking gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, nach ihren eigenen Vorstellungen zu arbeiten und zeigt, dass Sie ihnen vertrauen, Projekte erfolgreich ohne umfassende Kontrolle umzusetzen.
4. Fördert Innovation und Kreativität
Jeden Tag an einem anderen Platz zu arbeiten, kann die Kreativität enorm anregen. Am selben Ort zu arbeiten, kann mit der Zeit eintönig werden – Hot Desking kann hier die ideale Lösung sein.
Zudem kann die Möglichkeit zur persönlichen Zusammenarbeit mit Kolleg:innen die Teamarbeit verbessern und mehr Innovation in Ihren Teams fördern, was besonders in einer hybriden Arbeitskultur wichtig ist.
Nachteile von Hot Desking
Natürlich gibt es auch einige Nachteile, wenn jeder Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz hat. Hier sind einige Punkte, die Sie bedenken sollten:
1. Schreibtischverfügbarkeit ist nicht garantiert
Hot Desking bringt eine inhärente Einschränkung mit sich. An manchen Tagen stellen Sie vielleicht fest, dass kein Schreibtisch verfügbar ist. Sie müssen entweder einen anderen Arbeitsplatz finden oder warten, bis jemand einen Schreibtisch freimacht. Das kann zu Zeitverlust und Frustration führen.
2. Fehlende Optionen
Auch wenn Sie einen Schreibtisch finden, sind möglicherweise alle guten Plätze bereits vergeben, und es bleiben nur laute Bereiche übrig, in denen Sie sich schwer konzentrieren können. Wenn Sie durch ständig vorbeigehende Kolleg:innen abgelenkt werden, können Sie nicht Ihre beste Leistung bringen.
3. Gesundheitsrisiken
Mehrere Menschen nutzen möglicherweise denselben Schreibtisch an einem Tag, wodurch das Risiko steigt, dass eine Person mit einer Krankheit oder Infektion den Tisch verunreinigt. Sie müssen zusätzliche Ausgaben für die Aufklärung der Mitarbeitenden über Gesundheitsrisiken und Hygienemaßnahmen einplanen, Desinfektionsmittel bereitstellen und mehr Personal für die Reinigung nach der Nutzung der Arbeitsplätze einstellen, wenn Sie Hot Desking einführen.
Was ist Hoteling?
Hoteling ist eine weitere Form des Flächenmanagements für hybride Büros, bei der Mitarbeitende Arbeitsplätze im Voraus auswählen und beim Eintreffen einchecken.
In der Regel ist hierfür ein Reservierungssystem oder eine Büroflächenmanagement-Software notwendig, über die Mitarbeitende einen bestimmten Schreibtisch oder Arbeitsplatz buchen können – ähnlich wie sie ein Hotelzimmer reservieren würden.
Ähnlich wie beim Hot Desking ist Desk Hoteling eine effiziente Methode zur Flächennutzung und kann zu geringeren Immobilienkosten führen.
Vorteile von Hoteling
Der Aspekt der Vorausplanung bringt im Vergleich zum Hot Desking einige spezifische Vorteile beim Hoteling mit sich. Einige davon sind:
1. Effiziente Nutzung des Arbeitsbereichs
Da beim Hoteling Schreibtische im Voraus zugeteilt werden, kann der Platz effizienter genutzt werden. Die Arbeitsfläche ist besser ausgelastet, da durch die Reservierung die Unsicherheit bezüglich der möglichen Nichtverfügbarkeit von Schreibtischen entfällt.
2. Mehr Kontrolle und Komfort für Mitarbeitende
Die Möglichkeit, Schreibtische nach eigenen Präferenzen zu reservieren, verschafft Mitarbeitenden mehr Kontrolle. Wenn Ihr Arbeitsplatz beispielsweise Gruppen von Schreibtischen mit bestimmtem Zweck vorsieht, können Mitarbeitende beim Hoteling Schreibtische in der Nähe eines bestimmten Fachbereichs buchen, um die Zusammenarbeit zu fördern.
Hoteling bietet außerdem mehr Kontrolle über den Arbeitsplatz, ohne dass eine Führungskraft zugewiesen werden muss. Die meisten Unternehmen setzen eine Desk-Booking-Software ein, um das Arbeitsplatzmanagement zu automatisieren. Eine Überwachung der Platzvergabe durch eine Führungskraft ist kaum noch notwendig, wenn ein Office Hoteling System vorhanden ist.
3. Unterstützt Remote-Arbeiter
Remote-Arbeiter mögen es vielleicht nicht, wenn sie bei einem Bürobesuch keinen festen Schreibtisch für ihren Laptop haben. Mit Hoteling erhalten sie die Sicherheit, einen Schreibtisch zu bekommen, was sie dazu ermutigen kann, häufiger ins Büro zu kommen.
4. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit
Ein hybrides Arbeitsmodell bietet eine Balance zwischen dem Arbeiten im eigenen Raum und dem Knüpfen von Kontakten im Büro, was folglich die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
Beziehungen am Arbeitsplatz zu knüpfen ist mit Hot Desking eher umständlich, da es etwas chaotischer sein kann. Man weiß nie, wer sich am Nachbarschreibtisch befindet. Hoteling erlaubt es den Mitarbeitern, gezielt Schreibtische in der Nähe von Kollegen zu wählen, mit denen sie eine engere Beziehung aufbauen möchten.
Nachteile von Hoteling
So vorteilhaft Hoteling auch ist, es gibt immer bestimmte Nachteile, die berücksichtigt werden sollten. Diese Nachteile gilt es abzuwägen:
1. Mehr Aufwand bei der Einrichtung
Hoteling erfordert etwas mehr Büroflächen-Planung. Sie müssen einen virtuellen Grundriss für Ihren Arbeitsplatz erstellen und in Ihre Hoteling-Software laden. Das ist das absolute Minimum für die Einführung von Hoteling. Es ist nicht viel, aber immer noch mehr als beim Hot Desking.
2. Sicherheitsbedenken
Wenn Sie mit vertraulichen Informationen arbeiten, kann das Teilen von Schreibtischen riskant sein. Andere könnten Ihren Bildschirm einsehen oder sogar unbewachte Dokumente einsehen, wenn Sie diese unbeaufsichtigt lassen.
Sie können vertrauliche Informationen schützen, indem Sie von Mitarbeitern, insbesondere solchen mit sensiblen Aufgaben, verlangen, den Schreibtisch vor dem Verlassen aufzuräumen und keine Dokumente liegenzulassen.
Die Umsetzung dieser Maßnahmen erfordert jedoch Ressourcen und ist in manchen Fällen wenig praktikabel.
3. Nicht für Notfälle geeignet
Wenn Tische für längere Zeit reserviert werden, kann es schwierig sein, kurzfristig einen Arbeitsbereich für ein Notfall-Meeting zu organisieren. Zum Beispiel kann es kompliziert werden, einen Arbeitsplatz für einen Geschäftspartner bereitzustellen, der unerwartet in der Stadt ist – fehlende Sitzmöglichkeiten könnten zu einem echten Problem werden.
Hoteling und Hot Desking: Was ist das Fazit?
Letztlich hängt die Entscheidung zwischen Hoteling und Hot Desking vom Kontext Ihres Unternehmens ab. Viele Organisationen werden sich auch für eine Kombination beider Ansätze entscheiden.
So könnten Sie zum Beispiel ein Hot-Desking-System für Arbeitsplätze in offenen Bereichen haben, während für Konferenzräume, Einzelbüros oder Coworking-Spaces das Hoteling gilt.
Es gibt viele verschiedene Arten von hybriden Arbeitsumgebungen sowie zahlreiche Herangehensweisen an das Flächenmanagement im Büro.
Überlegen Sie, ob Ihre Mitarbeiter davon profitieren würden, Arbeitsplätze im Voraus mit einem Hot-Desk-Buchungssystem auszuwählen.
Denken Sie darüber nach, welche Lösung die Anwesenheit im Büro erhöhen könnte, sofern Ihnen das wichtig ist, oder wie Sie das beste hybride Arbeitserlebnis bieten. Denken Sie daran: Eine Best Practice für hybrides Arbeiten ist das Einholen von Feedback der Mitarbeitenden – nutzen Sie das!
Abschließend könnte – je nach Branche – die Schaffung einer agilen Arbeitsumgebung mit unterschiedlich ausgestatteten Arbeitsbereichen für verschiedene Bedürfnisse sogar noch mehr Vorteile bieten.
