8 Schritte für ein Perfektes Entgeltgleichheitsaudit
Die besten Talente haben immer die größte Auswahl, für wen sie arbeiten möchten – aber wonach suchen sie?
Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen mit Initiativen für faire Bezahlung zunehmend Spitzenkräfte anziehen und halten. Organisationen, die dies als kulturelle Notwendigkeit betrachten, bewerten daher regelmäßig die Gehälter ihrer Mitarbeitenden durch Gehaltsgerechtigkeitsaudits.
Was sind Gehaltsgerechtigkeitsaudits?
Bei der Durchführung eines Audits zur Gehaltsgerechtigkeit wird das Gehalt von Personen in ähnlichen Positionen miteinander und mit den Marktdaten verglichen.
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Wenn Sie auf den Markt schauen, prüfen Sie, ob das, was Sie Ihren Mitarbeitenden zahlen, mit dem übereinstimmt, was sie anderswo verdienen könnten.
Viele Unternehmen definieren, was für sie „wettbewerbsfähig“ bedeutet, in einem sog. Vergütungs- oder Vergütungsphilosophie. Dieses Verfahren ist eine Möglichkeit, dieser Position treu zu bleiben.
Die gleiche Vergütungsphilosophie sollte auch ein klares Bekenntnis zu fairer Bezahlung umfassen.
Ein Audit zur Gehaltsgerechtigkeit, bei dem Software für Gehaltsgerechtigkeit zum Einsatz kommt, vergleicht daher die Gehälter von Personen innerhalb einer Gruppe, um sicherzustellen, dass nur nachvollziehbare Faktoren wie Leistung oder Qualifikation die Unterschiede rechtfertigen.
Wann sollte ein Audit zur Gehaltsgerechtigkeit durchgeführt werden?
Es ist immer im Interesse eines Unternehmens, sowohl den internen als auch externen Teil eines Audits zur Gehaltsgerechtigkeit fortlaufend durchzuführen. Dies gilt aus verschiedenen Gründen, zum Beispiel:
- Beseitigung des Risikos, Mitarbeiter:innen zu unterbezahlen
- Gewährleistung der Genauigkeit und Wirksamkeit Ihrer Lohnabrechnungssoftware oder Ihres Lohnabrechnungsdienstes
- Vorbeugung gegen den Verlust wichtiger Mitarbeitender und Kompetenzen an Wettbewerber, die großzügiger bezahlen.
- Vermeidung von Bußgeldern, Reputationsschäden und rechtlichen Problemen, die entstehen, wenn Mitarbeitende aufgrund von Alter, Geschlecht oder ethnischer Zugehörigkeit unterschiedlich bezahlt werden
- Bessere Stimmung im Team, wenn Gehaltsgerechtigkeit gewährleistet ist
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie dem Gleichbehandlungsgesetz
Unternehmen, die sich nicht nur zur Beseitigung von Gehaltsunterschieden verpflichten, sondern diese auch wirklich abschaffen, profitieren sowohl bei der Gewinnung als auch Bindung von Talenten. Es ist ein strategischer Vorteil.
Sowohl Lohnabrechnungssoftware-Lösungen als auch Vergütungsmanagement-Plattformen entwickeln sich diesbezüglich ständig weiter. Sie bieten Funktionen, mit denen Informationen zu Ungleichheiten im Gehalt auf Dashboards dargestellt werden, und ermöglichen es Unternehmen, noch tiefere Einblicke zu gewinnen.
Sich mit Erkenntnissen zu wappnen ist wichtig, doch nur durch das regelmäßige Durchführen eines Audits zur Gehaltsgerechtigkeit kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen auf Kurs bleibt.
Vorteile von Gehaltsgerechtigkeit im modernen Arbeitsumfeld
Die geschäftlichen Vorteile eines umfassenden Audits zur Gehaltsgerechtigkeit sind vielfältig, konzentrieren sich aber in erster Linie darauf, dass Ihre Mitarbeitenden motiviert bleiben und länger im Unternehmen verweilen.
Aber wie sieht das für Unternehmen aus, die keine Gehaltsgerechtigkeitsaudits durchführen?
Gehaltsgerechtigkeit in der Praxis
Dank gesetzlicher Bestimmungen zur Transparenz bei Gehältern ist es nicht unwahrscheinlich, dass Ihre derzeitigen Mitarbeitenden irgendwann entweder aktiv nach einem Job suchen oder eine Anzeige für eine Position sehen, die ihrer aktuellen Tätigkeit sehr ähnlich ist, aber deutlich besser bezahlt wird.
Wie Sie sich vorstellen können, ist der nächste Gedanke der Mitarbeitenden vermutlich: „Warum werde ich nicht genauso bezahlt?“
Unabhängig davon, wie es weitergeht, handelt es sich dabei um einen wichtigen Moment in der Employee Experience, der einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin könnte sich nun für seine bzw. ihre Arbeit weniger wertgeschätzt fühlen.
Unternehmen, die proaktiv Audits zur Gehaltsgerechtigkeit durchführen, kennen die marktüblichen Rollen und stellen aktiv sicher, dass solche Situationen stattdessen zu dem positiven Ergebnis führen, dass ihre Beschäftigten bestätigen können, ähnlich wie in der Anzeige bezahlt zu werden.
Interne Gehaltsgerechtigkeit
Das Gleiche gilt für Faktoren der internen Gehaltsgerechtigkeit. Fehler in Personalprozessen oder -systemen können dazu führen, dass Vergütungsunterschiede aufgrund individueller Merkmale und nicht der Rolle oder Leistung entstehen.
Da das Thema Gehalt immer weniger tabuisiert wird, ist es mittlerweile fast unvermeidlich, dass Mitarbeitende herausfinden, wenn sie weniger verdienen als ihre Kolleg:innen. Im besten Fall können Unternehmen erwarten, dass Mitarbeitende dies ansprechen und das Thema zügig geklärt wird – idealerweise mit minimalen Auswirkungen auf Motivation und Engagement.
Leider tritt häufiger der schlimmste Fall ein: Systemische Probleme erschweren es Betroffenen, Gehaltsthemen offen anzusprechen – dies wirkt sich negativ auf Produktivität und Fluktuation aus.
Obwohl die Notwendigkeit regelmäßiger Gehaltsgerechtigkeitsprüfungen klar ist, müssen Unternehmen diese strukturiert und fundiert angehen. Andernfalls werden ihre Bemühungen als reine Fassade wahrgenommen und richten mitunter mehr Schaden als Nutzen an.
Wie führt man eine Gehaltsgerechtigkeitsprüfung durch?
Jede Gehaltsgerechtigkeitsprüfung basiert auf einem datengestützten Ansatz. Ihre Vorhaben müssen daher mit belastbaren und präzisen Personaldaten untermauert werden.
Hierbei zeigt sich der Wert einer Mitarbeitenden-Management-Plattform. Sie sorgt dafür, dass Sie Ihre Zeit mit Analysen und Maßnahmen verbringen können – nicht mit Dateneingabe. Sobald Ihre Daten solide aufbereitet sind, können Sie in die Analyse einsteigen.
1. Dokumentieren Sie Ihre Gehaltspraktiken
Die meisten Unternehmen führen mindestens einmal jährlich eine Gehaltsgerechtigkeitsprüfung durch. Idealerweise ist dies fester Bestandteil Ihrer Vergütungsstrategie. Mit einem Gehaltsabrechnungs-Softwaresystem, das Zahlungen effizient nachverfolgt, wird die Durchführung deutlich vereinfacht.
Die Dokumentation Ihrer Gehaltspraktiken schafft für Ihre Mitarbeitenden Klarheit darüber, was die Prüfung beinhaltet und wann diese stattfindet. Beispielsweise können Sie eine Checkliste zur Gehaltsabrechnung erstellen und regelmäßig aktualisieren.
Ihre Vergütungsstrategie sollte daher der Ausgangspunkt sein, wenn Sie das Ziel Ihrer Gehaltsgerechtigkeitsprüfung festlegen – dieser Schritt ist entscheidend für den gesamten Prozess.
2. Ziele festlegen, die Ihr Vorgehen bestimmen
Die schiere Datenmenge, die bei einer Gehaltsgerechtigkeitsprüfung anfällt, kann schnell überwältigend werden. Deshalb sollten Sie eine Reihe klarer Ziele festlegen, die Ihnen helfen, sich in den Daten zurechtzufinden und aussagekräftige Erkenntnisse für konkrete Maßnahmen zu gewinnen.
3. Betrachten Sie Teilziele
Während Sie übergeordnete Ziele für eine effektive Gehaltsgerechtigkeitsprüfung definieren, werden zwangsläufig weitere Anforderungen sichtbar, die erfüllt werden müssen – das sind Ihre Teilziele.
Ein Beispiel für ein Teilziel könnte sein: „Für jede Position eine Benchmark-Vergütung festlegen“ – dies ist Voraussetzung, um beurteilen zu können, ob jemand im Vergleich zum Markt angemessen bezahlt wird.
Die Anforderungen für Ihre Ziele zu dokumentieren und die daraus resultierenden Teilziele festzuhalten, ist entscheidend – so wissen Sie stets genau, was noch zu erledigen ist und wann Sie fertig sind.
4. Ziehen Sie die Rechtsabteilung hinzu
Es empfiehlt sich grundsätzlich, Ihre Rechtsabteilung in diesen Prozess einzubeziehen – so stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Vorschriften, DEI-Aspekte oder demografische Metriken bei Ihrer Analyse berücksichtigt werden.
Denken Sie jedoch daran: Die Rechtsabteilung verfolgt meist das absolute Mindestmaß und sorgt in erster Linie dafür, dass rechtliche Risiken für Ihr Unternehmen vermieden werden.
Es ist Ihre Aufgabe als Personalverantwortliche/r, ein weiteres Risiko im Blick zu behalten – nämlich die Gefahr der Mitarbeiter-Entfremdung und -Fluktuation. Sie sind dafür da, ein großartiges Mitarbeitererlebnis zu ermöglichen, und das geht oft weit über die Einhaltung von Compliance-Grundlagen hinaus.
5. Vergleichbare Positionen definieren
Bevor Sie sich mit den Daten beschäftigen und daraus Entscheidungen ableiten, ist es wichtig, zunächst vergleichbare Stellen zu definieren, deren Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten weitgehend ähnlich sind. Stellenbezeichnungen sind ein guter Ausgangspunkt, aber Sie können bis hin zu einer Überprüfung von Fähigkeiten und Verantwortungsbereichen ins Detail gehen.
Die meisten Organisationen nutzen ein Rahmenwerk für Stellenebenen, das die Mitarbeitenden effizient kategorisiert und bei diesem Prozess unterstützt.
6. Notwendige Daten definieren
Sobald Sie wissen, wonach Sie suchen, ist es an der Zeit, alle notwendigen Daten für Ihre Auswertung festzulegen. Welche Informationen haben Sie bereits, und welche müssen noch erhoben oder aufbereitet werden, um fundierte Entscheidungen treffen und Ihre Ziele erreichen zu können?
Gerade an dieser Stelle sind analytische Fähigkeiten entscheidend: Sie erhalten große Mengen an Informationen, die mit cleveren Formeln effizienter verarbeitet werden können – damit die Arbeit nicht überwältigend wirkt. Zwar wirken große Tabellen zu Beginn beeindruckend, können aber schnell zur Herausforderung bei der Verwaltung werden.
Heutzutage gibt es für alles ein Tool – nutzen Sie daher die Technik als Unterstützung. Gute Vergütungsmanagement-Systeme werden durch manuelle Prozesse und unübersichtliche oder wenig intuitive Benutzeroberflächen unnötig erschwert.
7. Nach Mustern und Ausreißern suchen
Sobald die Daten vorliegen, gilt es, diese entsprechend auszuwerten. Suchen Sie nach Mustern oder Ausreißern und achten Sie darauf, dass Vergleichsparameter im richtigen Kontext bewertet und berechtigt angepasst werden – beispielsweise für Leistungen oder Betriebszugehörigkeit, die je nach Vergütungsphilosophie Vergütungsentscheidungen beeinflussen können.
Ein solcher Vergütungsüberprüfungsprozess führt häufig zu mehreren Durchläufen von Datensammlungen oder Anpassungen von Formeln, um die Genauigkeit zu sichern. Seien Sie nicht enttäuscht, wenn Sie zum vorherigen Schritt zurückkehren und Ihre Teilziele geringfügig anpassen müssen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
8. Ergebnisse zusammenstellen
Sobald Sie die Daten erfolgreich untersucht haben, ist es an der Zeit, Ihre Erkenntnisse zusammenzufassen. Dies geschieht üblicherweise in einem Bericht oder einer Präsentation, in der wichtige Erkenntnisse wie etwa der Compa-Ratio einer Gruppe oder Gehaltsunterschiede zwischen gleichwertigen Rollen herausgestellt werden, um zu bestimmen, wo eventuelle Korrekturmaßnahmen für die Erreichung von Lohngleichheit einzuleiten sind.
Diese Phase endet häufig mit einer Empfehlung zur Behebung derjenigen Unternehmensbereiche, die mit der zuvor beschriebenen Vergütungsstrategie im Widerspruch stehen, sowie einer Darstellung der Kosten und des Mechanismus für deren Umsetzung.
Strategien zur Korrektur von Lohnungleichheiten
Von all dem Aufwand und der Komplexität, die eine Lohngleichheitsprüfung mit sich bringt, ist die Art und Weise, wie Organisationen darauf reagieren, am wichtigsten.
Es ist zwar das Mindeste, das Budget zur Behebung von Lohnunterschieden bereitzustellen, doch wirklich führende Unternehmen engagieren sich dafür, die zugrunde liegenden Ursachen von Gehaltsunterschieden zu identifizieren und kontinuierlich Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, die deren erneute Entstehung verhindern.
Die fortlaufende Natur von Lohngleichheitsprüfungen
Unternehmen sollten ihre Ergebnisse aufeinanderfolgender Lohngleichheitsprüfungen nach Mustern untersuchen und diese Prüfungen von einer rein compliance-orientierten Formalität zu einem fortschrittlichen und transformativen Instrument für Talentförderung weiterentwickeln.
Ein Beispiel: Bei mehreren Überprüfungen zeigt sich wiederholt, dass ein Geschlecht weniger verdient als das andere, obwohl gleiche Rollen mit ähnlicher Leistung bewertet wurden. Gerade solche übergeordneten Erkenntnisse können als Warnsignal für systematische Fehler in Arbeitsabläufen dienen und ihre Wirksamkeit untergraben.
Unternehmen sind gut beraten, aus solchen Ergebnissen Initiativen zur Bekämpfung der zugrunde liegenden Vorurteile abzuleiten, die zu diesen Lohnunterschieden geführt haben, indem sie zum Beispiel die Budgetierungsfunktionen verbessern und so das Risiko von Unzufriedenheit oder Fluktuation reduzieren.
Transparenz als Erfolgsfaktor
Fortschrittliche Unternehmen sprechen offen über ihre Lohngleichheitsprüfungen. Organisationen, die regelmäßig über ihre Maßnahmen zur Beseitigung von Ungleichheiten informieren, betrachten diese Audits als kulturelles Muss und steigern damit ihre Attraktivität und Mitarbeiterbindung.
Sie können diesen Weg mit einfachen Maßnahmen beginnen, zum Beispiel indem Sie Ihre Belegschaft über anonyme Daten der Erkenntnisse sowie über die geplanten Schritte informieren. Betonen Sie Themen wie die Beseitigung geschlechtsspezifischer Lohnlücken oder zeigen Sie, wofür das Budget in der letzten Vergütungsrunde eingesetzt wurde – all das sind gute Anlässe, um Einblicke zu gewähren.
Auch wenn es zunächst herausfordernd wirken mag, habe ich persönlich erlebt, mit wie viel positiver Resonanz und Wertschätzung Belegschaften reagieren, wenn sie als das Herzstück des Unternehmens wahrgenommen und wertgeschätzt werden.
Entwickeln Sie Ihren Ansatz zur Lohngleichheit weiter
Lohngleichheitsprüfungen sind ein zentrales Instrument, um faire Bezahlung — nach innen und außen — sicherzustellen. Doch das sollte nicht das Ende Ihrer Bemühungen sein.
Richtig durchgeführt kann der Prüfungsprozess Vertrauen schaffen und Ihren Mitarbeitenden zeigen, dass gerechte Vergütung nicht nur ein nettes Extra, sondern ein fest verankerter Grundpfeiler Ihrer Unternehmenskultur ist. Qualifizierte Fachkräfte achten immer mehr darauf, dass Unternehmen hier sowohl Engagement als auch Rechenschaft beweisen.
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