15 Funktionen von Lohnabrechnungssoftware, die ich jedem Unternehmen empfehle

Die Wahl der richtigen Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Zahlungszyklus und einem Albtraum hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften ausmachen. Bei so vielen Plattformen auf dem Markt ist es leicht, zu viel für Dinge zu bezahlen, die Sie nicht benötigen, und sogar die Funktionen zu übersehen, auf die es wirklich ankommt, wie die automatisierte Lohnberechnung, Steuererklärungen und Werkzeuge zur Einhaltung von Vorschriften.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen die wichtigsten Funktionen von Lohnabrechnungssoftware, auf die Sie achten sollten, und helfe Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Was ist Lohnabrechnungssoftware? 

Lohnabrechnungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das die Verwaltung von Mitarbeiterzahlungen automatisiert, einschließlich Lohnberechnungen, Steuerabzügen, Direktüberweisungen und der Einhaltung von Steuergesetzen.

Nicht zu verwechseln mit einem Lohnabrechnungsdienst: Das Verständnis von Lohnabrechnungssoftware ist für die Verwaltung und Automatisierung der Auszahlung von Vergütungen an Mitarbeiter unerlässlich. Sie trägt dazu bei, den Lohnabrechnungsprozess zu optimieren, einschließlich der Berechnung von Gehältern, des Abzugs von Steuern und der Verwaltung von Arbeitszeitkarten der Mitarbeiter.

15 wichtige Funktionen von Lohnabrechnungssoftware, die es zu bewerten gilt

Auch wenn dies je nach Anwendung unterschiedlich ist, umfassen Lösungen in der Regel die folgenden Funktionen, wenn sie im Markt für Lohnabrechnungssoftware wettbewerbsfähig sein wollen:

1. Automatisierte Lohnberechnung

Die automatisierte Lohnberechnung ist das Herzstück jedes Lohnabrechnungslaufs. Sie ruft Daten aus der Zeiterfassung und HR-Systemen ab, um das Bruttogehalt zu berechnen, Abzüge anzuwenden und das Nettogehalt zu bestimmen, ohne dass bei jedem Schritt eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Meiner Erfahrung nach liegt der größte Vorteil in der Genauigkeit. Ein zentrales System reduziert die Fehler, die bei Tabellenkalkulationen häufig auftreten, und integrierte Fehlererkennungsfunktionen weisen auf Probleme hin, bevor Zahlungen ausgeführt werden. Für Teams, die die Lohnabrechnung über mehrere Vergütungsarten oder Standorte hinweg durchführen, ist diese Konsistenz nicht nur praktisch – sie schützt Sie vor kostspieligen Fehlern.

Wenn es um Automatisierungsfunktionen geht, benötigt Ihr Team wahrscheinlich vor allem Folgendes:

• Mehrere Vergütungsarten: Verarbeitet Stundenlohn, Gehalt, Überstunden und Provisionszahlungen in einem einzigen Lauf – separate Berechnungen sind nicht erforderlich.
• Abzugslogik: Wendet Vorsteuer- und Nachsteuerabzüge automatisch an, einschließlich Leistungen, Lohnpfändungen und Altersvorsorgebeiträgen.
• Integration der Zeiterfassung: Ruft genehmigte Arbeitsstunden direkt aus Werkzeugen wie Gusto oder Rippling ab, sodass Sie Daten nicht erneut eingeben müssen.
• Fehlerkennzeichnung: Erkennt Unstimmigkeiten, beispielsweise wenn bei einem Angestellten mit festem Gehalt Überstunden erfasst wurden, bevor die Lohnabrechnung abgeschlossen wird.

2. Steuererklärungen und Einhaltung von Vorschriften

Werkzeuge für Steuererklärungen und die Einhaltung von Vorschriften übernehmen den gesamten Prozess der Berechnung, des Einbehalts und der Abführung von Lohnsteuern auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene. Die Software automatisiert die Erstellung von Steuerformularen wie W-2 und 1099 und hält Steuertabellen auf dem neuesten Stand, wenn sich Gesetze ändern, sodass Sie nicht jede regulatorische Änderung manuell verfolgen müssen.

Meiner Erfahrung nach zeigt sich hier, ob sich Lohnabrechnungssoftware wirklich lohnt. Verpasste Fristen und Fehler bei der Einreichung sind kostspielig. Wenn das System Steuerverbindlichkeiten erkennt und Abführungen automatisch auslöst, entfällt das Risiko, das mit der manuellen Durchführung verbunden ist.

Achten Sie bei Funktionen für Steuererklärungen und die Einhaltung von Vorschriften auf Anbieter, die Folgendes anbieten:

• Aktualisierung der Steuertabellen: Die Software aktualisiert Bundes-, Landes- und lokale Steuertabellen automatisch, wenn sich Gesetze ändern – Sie müssen Änderungen der Steuersätze nicht selbst verfolgen.
• Automatisierte Abführungen: Plattformen wie Gusto und Rippling berechnen Steuerverbindlichkeiten und lösen Zahlungen an die richtigen Behörden zum richtigen Zeitpunkt aus.
• Formularerstellung: W-2, 1099 und vierteljährliche Meldungen werden ohne manuelle Dateneingabe erstellt und eingereicht.
• Unterstützung mehrerer Rechtsgebiete: Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten haben, wendet das System automatisch die korrekten Regeln für den Steuerabzug für jeden Standort an.

3. Verarbeitung von Direktüberweisungen

Direktüberweisungen überweisen die Gehälter der Mitarbeitenden am Zahltag direkt auf ihre Bankkonten – keine Papierschecks, keine manuelle Verteilung. Sobald die Gehaltsabrechnung genehmigt wurde, übernimmt die Software automatisch die Kontozuordnung, den zeitlichen Ablauf und die Auszahlung.

Meiner Erfahrung nach ist dies eine dieser Funktionen, die Mitarbeitende sofort bemerken. Die meisten Plattformen ermöglichen es Mitarbeitenden, Zahlungen auf mehrere Konten aufzuteilen, was zusätzliche Flexibilität bietet, ohne dass für Sie zusätzlicher Aufwand entsteht. Verwalten Sie auch andere Formen der Zahlungsabwicklung, etwa unbegrenzt häufige Gehaltsabrechnungen, flexible Vergütung oder Auszahlungen auf Abruf. Außerdem verringert dies den administrativen Abstimmungsaufwand, der bei jedem Abrechnungszyklus durch das Drucken und Verteilen von Schecks entsteht.

Achten Sie auf Funktionen für Direktüberweisungen wie:

• Aufteilung auf mehrere Konten: Mitarbeitende können Einzahlungen auf Giro- und Sparkonten aufteilen – bei Plattformen wie Gusto können sie dies selbst in einem Selbstbedienungsportal einrichten.
• Flexible Auszahlungszeiten: Die meisten Plattformen unterstützen ACH-Überweisungen innerhalb von zwei Tagen oder am selben Tag, sodass Sie den Zeitpunkt der Auszahlung anpassen können, ohne die Gehaltsabrechnung erneut zu verarbeiten.
• Verwaltung von Änderungen der Bankverbindung: Mitarbeitende aktualisieren ihre Kontodaten direkt selbst. Dadurch reduziert sich der Abstimmungsaufwand für die Personalabteilung, wenn jemand die Bank wechselt.
• Prüfpfad: Jede Einzahlung wird mit Zeitstempeln und Bestätigungsnummern protokolliert. So verfügen Sie über einen eindeutigen Nachweis, falls eine Zahlung jemals angefochten wird.

4. Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende

Indem Sie Mitarbeitenden ermöglichen, über eine Online-Software für die Gehaltsabrechnung auf ihre Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und persönlichen Daten zuzugreifen, reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand für Ihre Personalabteilung und schaffen Freiräume für andere Aufgaben.

Im Jahr 2026 erwarten die meisten Mitarbeitenden, dass Arbeitgeber dies anbieten. Dies spart Ihrem Personalteam nicht nur im Zusammenspiel mit vielen weiteren Vorteilen stundenlangen Aufwand, sondern verbessert auch das Erlebnis der Mitarbeitenden erheblich (was viel bewirkt). Wenn Mitarbeitende ein Bankkonto selbst aktualisieren oder ein W-2-Formular herunterladen können, muss sich Ihr Team nicht Woche für Woche mit denselben Anfragen beschäftigen. Die Gehaltsabrechnungsdaten bleiben in Echtzeit korrekt, und die Mitarbeitenden erhalten die Kontrolle über ihre Informationen, ohne dass für Sie zusätzlicher Aufwand entsteht.

Stellen Sie sicher, dass jede von Ihnen in Betracht gezogene Software für die Gehaltsabrechnung Folgendes umfasst:

• Zugriff auf Gehaltsabrechnungen: Mitarbeitende laden aktuelle und frühere Gehaltsabrechnungen herunter, ohne die Personalabteilung kontaktieren zu müssen – die meisten Plattformen, darunter Gusto und BambooHR, speichern Aufzeichnungen über mehrere Jahre.
• Abruf von Steuerunterlagen: W-2- und 1099-Formulare sind sofort verfügbar, sobald sie erstellt wurden, sodass Mitarbeitende nicht darauf warten müssen, dass die Personalabteilung sie verteilt.
• Aktualisierung von Direktüberweisungen: Mitarbeitende ändern ihre Bankdaten direkt selbst. Dadurch bleiben die Aufzeichnungen ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand korrekt.
• Bearbeitung persönlicher Daten: Adress- und Kontaktänderungen werden in Echtzeit vorgenommen. Das ist besonders bei der jährlichen Einschreibung in Leistungen oder nach einem Umzug wichtig.

5. Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit

Die Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit dokumentiert, wann Mitarbeitende ihre Arbeit beginnen und beenden, und überträgt diese Daten anschließend direkt in die Berechnung der Gehälter. Sie ist automatisch mit der Lohnberechnung verknüpft, sodass genehmigte Arbeitsstunden ohne manuelle Neueingabe in die Vergütung einfließen.

Meiner Erfahrung nach werden durch diese Integration Fehler frühzeitig erkannt. Wenn jemand unerwartete Überstunden oder eine Überschneidung von Schichten erfasst, weist das System vor der Gehaltsabrechnung darauf hin. Für Teams, die Stundenkräfte oder wechselnde Arbeitszeiten verwalten, beseitigt diese Echtzeitübersicht über die geleisteten Arbeitsstunden – bevor die Vergütung verarbeitet wird – viele Unsicherheiten und verringert das Risiko einer Unter- oder Überzahlung von Mitarbeitenden.

Zu den üblichen Funktionen zur Erfassung von Arbeitszeiten für die Gehaltsabrechnung gehören:

• Methoden zur Zeiterfassung: Unterstützt das Einstempeln über das Internet, mobile Geräte und Terminals, sodass Beschäftigte mit Stundenlohn nicht dasselbe Gerät gemeinsam nutzen müssen.
• Überstundenwarnungen: Weist auf Mitarbeitende hin, die sich den Überstundengrenzen nähern, bevor die Woche endet – nicht erst nach der Gehaltsabrechnung.
• Integration von Arbeitsplänen: Vergleicht geplante mit tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, sodass unerwartete Lücken oder Überschneidungen sofort sichtbar werden.
• Synchronisierung mit der Gehaltsabrechnung: Programme wie Rippling und Gusto übertragen genehmigte Arbeitsstunden direkt in den Abrechnungslauf und machen die manuelle Dateneingabe überflüssig.
• Abwesenheitserfassung: Erfasst bezahlte Freistellungen, Krankheitszeiten und unbezahlten Urlaub zusammen mit den regulären Arbeitsstunden, sodass alle Zeitdaten an einem Ort verwaltet werden.

6. Verwaltung von Leistungen und Abzügen

Die Verwaltung von Zusatzleistungen und Abzügen übernimmt die Berechnung und Anwendung jedes mit dem Gehaltsscheck eines Mitarbeiters verbundenen Abzugs – Krankenversicherungsprämien, Altersvorsorgebeiträge, Lohnpfändungen und freiwillige Abzüge – über die Kategorien vor und nach Steuern hinweg.

Was ich hier besonders wertvoll finde, ist die direkte Verknüpfung der Zusatzleistungsanmeldung mit der Lohnabrechnung. Wenn ein Mitarbeiter seine Auswahl bei den Zusatzleistungen aktualisiert, wird der Abzug automatisch beim nächsten Abrechnungslauf angepasst. Eine manuelle Korrektur Ihrerseits ist nicht erforderlich.

Außerdem werden Beitragsgrenzen durchgesetzt, etwa die IRS-Obergrenzen für 401(k)- und HSA-Konten. Dadurch entfällt ein Compliance-Risiko, das bei der manuellen Verwaltung von Abzügen leicht übersehen wird.

Zu den Funktionen für die Verwaltung von Zusatzleistungen, von denen mein Team am meisten profitiert hat, gehören:

• Reihenfolge der Abzüge vor Steuern: Krankenversicherungsprämien und 401(k)-Beiträge werden angewendet, bevor die steuerpflichtigen Löhne berechnet werden, was sich direkt auf die Steuerschuld des Mitarbeiters auswirkt.
• Synchronisierung von Anmeldung und Lohnabrechnung: Wenn ein Mitarbeiter seine Auswahl bei den Zusatzleistungen aktualisiert – beispielsweise während der offenen Anmeldephase eine unterhaltsberechtigte Person hinzufügt –, wird der Abzug automatisch beim nächsten Abrechnungslauf angepasst.
• IRS-Beitragsgrenzen: Plattformen wie Gusto setzen die Obergrenzen für 401(k) und HSA automatisch durch und stoppen die Abzüge, sobald das Jahreslimit erreicht ist.
• Compliance bei Lohnpfändungen: Gerichtliche angeordnete Abzüge werden zusammen mit freiwilligen Abzügen berechnet, wobei die korrekte Reihenfolge der Einbehaltung angewendet wird.

7. Verwaltung von Lohnpfändungen

Die Verwaltung von Lohnpfändungen übernimmt die Berechnung, Einbehaltung und Weiterleitung gerichtlich angeordneter Abzüge direkt innerhalb Ihrer Lohnabrechnungsläufe. Wenn eine Anordnung eingeht – etwa für Kindesunterhalt, eine Steuerpfändung oder ein Gläubigerurteil –, liest die Software die Anordnung, wendet die korrekten Einbehaltungsgrenzen an und leitet die Zahlung ohne manuelles Eingreifen an die zuständige Behörde weiter.

Was ich hier besonders wertvoll finde, ist die Priorisierungslogik. Wenn gegen einen Mitarbeiter mehrere Pfändungen vorliegen, wendet das System sie automatisch in der gesetzlich vorgeschriebenen Reihenfolge an. Dieses Compliance-Detail wird bei der manuellen Verwaltung leicht übersehen.

Zu den gängigen Funktionen für die Lohnverwaltung gehören:

• Erfassung von Anordnungen: Geben Sie die Details der Pfändung einmal ein – die Plattform erkennt die Einbehaltungsgrenzen und wendet sie automatisch bei jedem Abrechnungslauf an.
• Priorisierte Reihenfolge: Wenn gegen einen Mitarbeiter mehrere Pfändungen vorliegen, wendet das System sie in der gesetzlich vorgeschriebenen Reihenfolge an, was manuell leicht falsch umgesetzt werden kann.
• Weiterleitung von Zahlungen: Plattformen wie Gusto leiten Zahlungen direkt an die ausstellende Behörde weiter, sodass Sie keine separaten Schecks ausstellen müssen.
• Berechnung des verfügbaren Einkommens: Das System berechnet die korrekte Obergrenze für die Einbehaltung auf Grundlage des Nettolohns und nicht des Bruttolohns. Dies wirkt sich darauf aus, wie viel tatsächlich einbehalten werden kann.

8. Erstellung von Steuerdokumenten zum Jahresende

Die Erstellung von Steuerdokumenten zum Jahresende fasst die Lohndaten des gesamten Kalenderjahres automatisch zusammen, um W-2-Formulare, 1099-Formulare und andere erforderliche Steuerformulare zu erstellen. Die Software übernimmt die Zahlen direkt aus Ihren Abrechnungsläufen – Löhne, Einbehaltungen und Abzüge –, sodass am Jahresende keine manuelle Zusammenstellung der Daten erforderlich ist.

Meiner Erfahrung nach ist dies der Bereich, in dem sich eine Lohnabrechnungssoftware bezahlt macht. Fehler in Jahresenddokumenten bergen ein echtes Compliance-Risiko, und bei der manuellen Erstellung treten solche Fehler am häufigsten auf. Wenn Formulare automatisch erstellt und direkt beim IRS eingereicht werden, entfällt dieses Risiko, ohne dass Ihr Arbeitsaufwand steigt.

Darauf sollten Sie achten:

• Automatisierte Zusammenstellung der Daten: Die Plattform übernimmt Löhne, Einbehaltungen und Abzüge direkt aus abgeschlossenen Abrechnungsläufen – eine Zusammenstellung in Tabellenkalkulationen ist nicht erforderlich.
• Elektronische Einreichung beim IRS: Tools wie Gusto reichen W-2- und 1099-Formulare direkt beim IRS und den zuständigen Behörden der Bundesstaaten ein, wodurch ein separater Einreichungsschritt entfällt.
• Bereitstellung über das Mitarbeiterportal: Die Formulare werden im Moment ihrer Erstellung im Portal des jeweiligen Mitarbeiters veröffentlicht, sodass Sie keine Dokumente drucken und versenden müssen.
• Prozesse für Korrekturen: Wenn eine Zahl geändert werden muss, erstellt die Software ein korrigiertes W-2c-Formular, anstatt dass Sie das Formular vollständig neu erstellen müssen.

9. Gehaltsabrechnungsberichte und -analysen

Gehaltsabrechnungsberichte und -analysen stellen Ihre Abrechnungsdaten als strukturierte, filterbare Berichte dar. Dazu gehören Arbeitskosten nach Abteilung, Zusammenfassungen der Steuerschulden, Entwicklungen der Mitarbeiterzahl und vieles mehr. Die Daten werden direkt aus abgeschlossenen Abrechnungsläufen übernommen, sodass Sie immer mit genauen Zahlen arbeiten.

Diese Analysen unterstützen die Personalplanung Ihres Unternehmens. Möglicherweise finden Sie auch Funktionen für KI in der Gehaltsabrechnung, die prädiktive Analysen und wertvolle Erkenntnisse umfassen können.

Anpassbare Berichte zur Vergütung ermöglichen es mir, Lohnsteuern, Mitarbeiterabzüge und andere Ausgaben zu verfolgen, was mein Team bei der Budgetierung und Finanzprognose unterstützt. Außerdem entfällt dadurch der Zyklus aus Export und Abgleich, der normalerweise am Ende jedes Quartals auf unser HR-Team zukommen würde.

Hier sind die Funktionen, die ich am nützlichsten finde:

• Aufschlüsselung der Arbeitskosten: Filtern Sie die Gehaltsausgaben nach Abteilung, Standort oder Rolle – nützlich, wenn Sie Mitarbeiterbudgets vorbereiten oder Personalentscheidungen gegenüber der Geschäftsleitung begründen.
• Zusammenfassungen der Steuerschulden: Sehen Sie genau, welche Beträge Sie auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene schulden, bevor die Fristen für die Abführung ablaufen.
• Exporte des Gehaltsabrechnungsregisters: Rufen Sie eine vollständige Aufzeichnung jedes Abrechnungslaufs für die Vorbereitung von Prüfungen oder den Abgleich mit der Finanzbuchhaltung ab.
• Berichte zu Entwicklungen: Verfolgen Sie Überstunden oder Leistungskosten Monat für Monat, um Muster frühzeitig zu erkennen.

10. Integration mit dem Hauptbuch

Die Integration mit dem Hauptbuch ordnet abgeschlossene Abrechnungsdaten zu, sodass beispielsweise Löhne, Steuern und Abzüge direkt den entsprechenden Konten in Ihrem Buchhaltungssystem zugeordnet werden. Jeder Abrechnungslauf erzeugt automatisch einen Buchungssatz, ohne dass Daten manuell zwischen Plattformen erneut eingegeben werden müssen.

Das ist meine Geheimwaffe, wenn es um den Monatsabschluss geht. Ohne diese Funktion muss jemand die Abrechnungsdaten exportieren, sie mit dem Kontenplan abgleichen und manuell verbuchen – das ist langsam und fehleranfällig. Mit der Hauptbuchintegration bildet Ihre Buchhaltung jeden Abrechnungslauf nahezu sofort ab. Plattformen wie Gusto und Rippling ermöglichen es Ihnen, die Kontenzuordnung nach Abteilung oder Standort anzupassen, sodass die Buchungen genau dort landen, wo sie hingehören.

Wenn Sie nach Funktionen für die Hauptbuchintegration suchen, würde ich Folgendes priorisieren:

• Kontenzuordnung: Weisen Sie bestimmten Positionen der Gehaltsabrechnung – Löhnen, Arbeitgebersteuern und Leistungen – die jeweils passenden Hauptbuchkonten zu, damit die Buchungen nach Abteilung oder Standort an der richtigen Stelle landen.
• Automatische Buchungssätze: Jeder abgeschlossene Abrechnungslauf erzeugt ohne manuelle Neueingabe einen Buchungssatz, wodurch eine häufige Fehlerquelle beim Abgleich am Monatsende entfällt.
• Anbindung an Buchhaltungsplattformen: Gusto und Rippling verbinden sich direkt mit QuickBooks und Xero, sodass Ihre Buchhaltung jeden Abrechnungslauf nahezu sofort abbildet.
• Prüfungsspur: Jeder Buchungssatz ist mit dem ursprünglichen Abrechnungslauf verknüpft, sodass sich Abweichungen bei Prüfungen oder Finanzkontrollen leicht nachvollziehen lassen.

11. Unterstützung für Gehaltsabrechnungen in mehreren Bundesstaaten und weltweit

Gehaltsabrechnungen in mehreren Bundesstaaten berücksichtigen Steuereinbehalte, die Einhaltung von Lohnvorschriften und Meldepflichten in jedem Bundesstaat, in dem Ihre Mitarbeiter arbeiten oder leben.

Die Software erfasst Arbeits- und Wohnorte, wendet die richtigen bundesstaatlichen und lokalen Steuervorschriften an und reicht Meldungen bei den zuständigen Behörden ein. Das ist besonders nützlich für Unternehmen, die Gehaltsabrechnungen für Teams mit dezentraler Arbeit durchführen, da ein Umzug eines Mitarbeiters in einen anderen Bundesstaat oder die Aufteilung der Arbeitszeit auf mehrere Standorte schnell neue Verpflichtungen schaffen kann.

Plattformen wie Rippling können die Steuerregistrierung und den Steuerabzug in allen 50 Bundesstaaten automatisieren und dadurch den manuellen Compliance-Aufwand reduzieren, der mit zunehmender Verteilung Ihrer Belegschaft wächst.

Zu den Funktionen gehören:

• Automatisierung der Steuerregistrierung: Registriert Mitarbeitende nach einem Umzug bei Bedarf bei neuen staatlichen Behörden.
• Handhabung von Gegenseitigkeitsvereinbarungen: Wendet die korrekten Regeln für den Steuerabzug an, wenn Mitarbeitende in Bundesstaaten mit Gegenseitigkeitsvereinbarungen leben und arbeiten.
• Verfolgung lokaler Steuern: Berücksichtigt zusätzlich zur staatlichen Einkommensteuer auch Stadt- und Bezirkssteuern.
• Steuererklärungen für mehrere Bundesstaaten: Kümmert sich um W-2-Formulare und vierteljährliche Einreichungen bei den zuständigen Behörden der einzelnen Bundesstaaten.

Die Unterstützung für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung bildet eine weitere Ebene. Anstatt unterschiedliche Regeln innerhalb eines einzigen nationalen Steuersystems zu verwalten, müssen Arbeitgeber in jedem Land separate Steuerbehörden, Währungen, gesetzlich vorgeschriebene Leistungen, Meldepflichten, Zahlungspläne und Arbeitsgesetze berücksichtigen.

Integrierte Funktionen für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung können diese Arbeit zentralisieren und gleichzeitig eine lokalisierte Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützen. Dadurch können Arbeitgeber Teams in verschiedenen Ländern bezahlen, ohne für jeden Markt auf ein separates System angewiesen zu sein.

Globale Funktionen können Folgendes umfassen:

• Konsolidierte Berichte zur Lohn- und Gehaltsabrechnung: Bietet Lohnbuchhaltungs- und Finanzteams eine einheitliche Übersicht über mehrere Länder, auch wenn die Verarbeitung lokal erfolgt.

• Länderspezifische Berechnungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Wendet lokale Regeln für Steuern, Sozialabgaben, Abzüge und gesetzlich vorgeschriebene Vergütungen an.

• Zahlungen in mehreren Währungen: Berechnet und verarbeitet die Lohn- und Gehaltsabrechnung in verschiedenen Währungen.

• Unterstützung gesetzlich vorgeschriebener Zahlungen: Kümmert sich je nach geltenden Bestimmungen um Anforderungen wie das 13. Monatsgehalt, Urlaubsgeld, Renten und Pflichtbeiträge.

• Lokale Berichte und Einreichungen: Erstellt die von den jeweiligen Rechtsordnungen vorgeschriebenen Berichte und Einreichungen.

Author's Tip

Wenn die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung für ein einziges internes System zu komplex wird, sollten Sie Alternativen zum Aufbau einer internen globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen, darunter ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnungen, einheitliche Plattformen, EORs und hybride Modelle, die Infrastruktur, Compliance und länderspezifische Verwaltung außerhalb Ihres Teams verlagern.

12. Erfassung bezahlter Freistellungen

Die Erfassung bezahlter Freistellungen (PTO) verwaltet Anspruchssalden, Freistellungsanträge und Genehmigungen direkt in Ihrer Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mitarbeitende beantragen Freistellungen über die Selbstbedienungsfunktion, eine Führungskraft genehmigt sie und die Stunden werden automatisch in der Arbeitszeiterfassung verbucht. Anspruchsregeln bleiben ohne manuelle Nachverfolgung korrekt, und das System behandelt Mitarbeitende mit variabler Arbeitszeit sowie bundesstaatlich vorgeschriebene Regeln für Krankheitstage getrennt von der allgemeinen PTO-Richtlinie eines Unternehmens.

Am wertvollsten finde ich die Verbindung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Anträge von Mitarbeitenden auf Freistellung werden am Ende des Abrechnungszeitraums automatisch mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung synchronisiert, und Mitarbeitende können jederzeit ihren angesammelten Urlaubsanspruch prüfen, ohne eine Führungskraft fragen zu müssen. Dieser geschlossene Prozess beseitigt ein echtes Fehlerrisiko.

Achten Sie zuerst auf diese Funktionen:

• Konfiguration von Anspruchsregeln: Legen Sie unterschiedliche Ansammlungspläne nach Mitarbeitendentyp fest – für Stundenlohn-, Gehalts- oder Teilzeitbeschäftigte –, ohne separate Tabellen verwalten zu müssen.
• Genehmigungsabläufe für Führungskräfte: Freistellungsanträge werden automatisch an die zuständige genehmigende Person weitergeleitet, und genehmigte Stunden werden direkt in der Arbeitszeiterfassung verbucht.
• Bundesstaatlich vorgeschriebene Krankheitstage: Das System wendet die krankheitsbedingten Freistellungsregeln der jeweiligen Rechtsordnung getrennt von Ihrer PTO-Richtlinie an. Das ist wichtig, wenn Sie Mitarbeitende in Kalifornien oder New York beschäftigen.
• Übersicht über Anspruchssalden: Mitarbeitende prüfen ihre eigenen Salden über die Selbstbedienungsfunktion, wodurch der Abstimmungsaufwand mit der Personalabteilung sinkt.

13. Zugriff über mobile Anwendungen

Der Zugriff über mobile Anwendungen ermöglicht es Verantwortlichen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Mitarbeitenden, Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung über ein Smartphone oder Tablet zu verwalten. Verantwortliche können Lohnläufe unterwegs prüfen und genehmigen, während Mitarbeitende Gehaltsabrechnungen einsehen, ihre Angaben zur direkten Einzahlung aktualisieren, Freistellungen beantragen und Steuerdokumente abrufen können, ohne die Personalabteilung anrufen zu müssen.

Ich finde diese Funktion besonders nützlich für Teams, bei denen die meisten Mitarbeitenden nicht an einem Schreibtisch arbeiten. Wenn Beschäftigte ihre Anliegen über das Smartphone selbst erledigen können, sinkt die Anzahl routinemäßiger HR-Anfragen spürbar. Auf dem Papier ist es eine kleine Funktion, aber sie schließt eine echte Lücke für verteilte oder schreibtischlose Belegschaften.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Lohnabrechnungsanbieter mindestens einige der folgenden Funktionen bietet:

• Genehmigung von Abrechnungsläufen durch Administratoren: Prüfen und genehmigen Sie Abrechnungsläufe über Ihr Smartphone, ohne an einem Schreibtisch sitzen zu müssen – besonders hilfreich, wenn Abrechnungsfristen während einer Reise anstehen.
• Zugriff der Mitarbeitenden auf Gehaltsabrechnungen: Mitarbeitende können aktuelle und frühere Gehaltsabrechnungen sofort einsehen. Dadurch gehen weniger Anfragen wie „Können Sie meine Gehaltsabrechnung erneut senden?“ an die Personalabteilung.
• Aktualisierung von Direktüberweisungen: Mitarbeitende aktualisieren ihre Bankdaten selbst über die App, anstatt ein Formular einzureichen.
• Urlaubsanträge: Gusto und Rippling ermöglichen es Mitarbeitenden, PTO-Anträge mobil einzureichen und zu verfolgen, wobei die Genehmigung durch Vorgesetzte direkt in der App erfolgt.

14. Meldung neu eingestellter Mitarbeitender

Die Meldung neu eingestellter Mitarbeitender automatisiert die Übermittlung der Daten neu eingestellter Beschäftigter an die zuständigen staatlichen Behörden (eine gesetzliche Pflicht in den meisten Rechtsgebieten). Ihre Lohnabrechnungssoftware erfasst die erforderlichen Daten während des Onboardings und übermittelt die Meldung in Ihrem Namen, normalerweise innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 20 Tagen.

Ohne diese integrierte Funktion muss die Personalabteilung den Prozess manuell nachverfolgen, was bei einem hohen Einstellungsvolumen leicht übersehen wird. Der eigentliche Vorteil liegt meiner Meinung nach in der standardmäßigen Einhaltung der Vorschriften: Die Meldung wird übermittelt, ohne dass sie jemand zur Aufgabenliste hinzufügen muss, und das damit verbundene Bußgeldrisiko entfällt.

Darauf sollten Sie achten:

• Automatisierte Übermittlung: Die Software übermittelt die Daten neu eingestellter Mitarbeitender innerhalb der vorgeschriebenen Frist an die zuständige staatliche Behörde – eine manuelle Nachverfolgung ist nicht erforderlich.
• Erfassung der Onboarding-Daten: Die während des Onboardings eingegebenen Informationen werden automatisch in die Meldung übernommen, sodass keine doppelte Dateneingabe erforderlich ist.
• Abdeckung mehrerer Bundesstaaten: Wenn Sie gleichzeitig in mehreren Bundesstaaten einstellen, wird jede Meldung an die richtige zuständige Stelle übermittelt, ohne dass Sie separate Einreichungen verwalten müssen.
• Prüfprotokoll: Übermittelte Meldungen werden auf der Plattform gespeichert und bieten Ihnen einen übersichtlichen Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, falls Ihre Einreichungshistorie jemals hinterfragt wird.

15. Integration der Arbeitsunfallversicherung

Die Integration der Arbeitsunfallversicherung verbindet Ihre Lohnabrechnungssoftware mit Ihrer Versicherungspolice für Arbeitsunfälle und berechnet die Beiträge bei jedem Abrechnungslauf automatisch auf Grundlage der tatsächlichen Lohndaten. Statt die Jahresbeiträge im Voraus zu schätzen, zahlen Sie fortlaufend den jeweils fälligen Betrag.

Meiner Meinung nach ist das vor allem für Teams mit wechselnder Beschäftigtenzahl oder schwankenden Arbeitszeiten wichtig. Wenn sich die Löhne von Woche zu Woche ändern, führen pauschale Schätzungen zu Abweichungen, die bei der Prüfung zum Jahresende als unerwartete Anpassungen sichtbar werden. Mit einer Integration orientieren sich die Beitragsberechnungen an den tatsächlichen Lohnabrechnungsdaten. Dadurch bleiben die Beträge zwischen den Prüfungen korrekt, und der Personalabteilung wird ein manueller Abstimmungsschritt abgenommen.

Bei der Integration der Arbeitsunfallversicherung gibt es heute einige wirklich nützliche Funktionen:

• Beiträge nach dem Umlageverfahren: Statt die Jahresbeiträge im Voraus zu schätzen, berechnet das System bei jedem Abrechnungslauf anhand der tatsächlichen Löhne den fälligen Betrag. Dadurch werden hohe Nachzahlungsrechnungen verhindert, die Teams bei der Prüfung zum Jahresende überraschen können.
• Berechnungen nach Tätigkeitsklassifizierung: Die Beiträge werden automatisch an die Tätigkeitsklasse der jeweiligen Mitarbeitenden angepasst, sodass für eine Lagerkraft und eine Bürokraft nicht derselbe Beitragssatz berechnet wird.
• Anbindung an Versicherungsträger: Plattformen wie Rippling verbinden sich direkt mit Versicherungsträgern und übermitteln die Lohndaten automatisch bei jedem Abrechnungszyklus, wodurch manuelle Meldungen entfallen.
• Prüfungsbereite Aufzeichnungen: Jede Beitragsberechnung lässt sich auf den Abrechnungslauf zurückführen, durch den sie entstanden ist.

Die 10 besten Lohnabrechnungssoftwares

Hier finden Sie unsere Top-Empfehlungen für die beste Lohnabrechnungssoftware, die Sie bei Ihrer Suche unterstützen:

Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.

1. 1. Paycom — Am besten für mitarbeitergesteuerte Fehlervermeidung
2. 2. Deel Payroll — Am besten geeignet für konforme Gehaltsabrechnung in über 150 Ländern
3. 3. TopSource — Am besten geeignet für 24/5 dedizierten Support
4. 4. RemoFirst — Am besten geeignet für globale Teams in über 170 Ländern
5. 5. Paycor — Am besten geeignet zur Automatisierung von Lohnabrechnungsaufgaben
6. 6. RemotePeople — Am besten geeignet für globale Lohn- und Gehaltsabrechnung
7. 7. BambooHR — Am besten für Mitarbeiterselbstbedienung
8. 8. Gusto — Am besten für die automatische Steuerabrechnung
9. 9. Paylocity — Am besten geeignet für HR, Lohnabrechnung und Integrationen in einem
10. 10. Homebase — Ideal für die Verwaltung stundenbasierter Teams

Erweiterte Funktionen von Lohnabrechnungssoftware

• Mehrere Währungen: Einige Softwaresysteme bieten möglicherweise die Option, in verschiedenen Währungen zu zahlen. Wenn Sie eine multinationale Lohnabrechnung durchführen, wird diese Funktion für Sie wahrscheinlich nützlich sein.
• Anpassbarkeit: Die von Ihnen gewählte Lohnabrechnungssoftware bietet möglicherweise die Option, an Ihre individuellen geschäftlichen Anforderungen angepasst zu werden. Upgrades oder Ergänzungen können häufig zur Software hinzugefügt werden, um besondere Zeitplanungen, Währungen oder Steuereinstellungen zu berücksichtigen. 
• Tools zur Vergütungsverwaltung: Ermöglichen es Personal- und Finanzteams, die Vergütung von Mitarbeitenden – einschließlich Boni, Gehaltserhöhungen und Anreizen – innerhalb des Lohnabrechnungssystems zu planen, zu verfolgen und anzupassen. Mit einer strategischen Vergütungsstruktur können Sie gerechte und wettbewerbsfähige Vergütungsstrategien unterstützen, indem Sie Vergütungsdaten an Leistungskennzahlen, Marktbenchmarks und die Budgetplanung ausrichten.
• Prüfungen. Dies ist eine praktische Funktion. Einige Lösungen ermöglichen es Ihnen, Prüfhinweise vor der Übermittlung einzurichten, die Sie benachrichtigen, wenn etwas unregelmäßig erscheint, z. B. wenn jemand deutlich mehr als sein übliches Gehalt erhält.
• Tools zur Finanzverwaltung. Finanzielles Wohlbefinden ist offensichtlich wichtig, und einige Lösungen für Lohnabrechnungssoftware verfügen über Funktionen, die Mitarbeitenden helfen, zu sparen und ihre Finanzen besser zu verwalten.
• Strategie für Mitarbeitervorteile. Gibt es andere Vergütungsarten wie Gewinnbeteiligungen oder Provisionen, die das Lohnabrechnungstool verarbeiten können sollte?

Vorteile von Lohnabrechnungssoftware

Lohnabrechnungssoftware bietet Organisationen insgesamt sowie denjenigen, die die Software regelmäßig zur Verwaltung von Lohnabrechnungsprozessen nutzen, mehrere Vorteile. 

Wenn Sie die verschiedenen Optionen für Lohnabrechnungssoftware bewerten, ist das Verständnis dieser Hauptvorteile entscheidend für eine fundierte Entscheidung.

Zeit- und Kosteneffizienz

Da automatisierte Lohnabrechnungssoftware viele Elemente des sich wiederholenden zweiwöchentlichen Lohnabrechnungsprozesses übernehmen kann, lässt sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erledigung von Lohnabrechnungsaufgaben erheblich reduzieren, insbesondere wenn sich Ihre Mitarbeitenden derzeit bei bestimmten Aspekten auf manuelle Berechnungen verlassen. 

Diese Effizienz führt anschließend zu Kosteneinsparungen, da der erforderliche manuelle Arbeitsaufwand reduziert wird.

Höhere Genauigkeit

Die Berechnung der Lohnabrechnung kann recht komplex sein, und Genauigkeit ist von größter Bedeutung.

Lohnabrechnungssoftware hilft, menschliche Fehler bei der Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuern zu reduzieren und stellt sicher, dass Mitarbeitende korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Verbesserte Genauigkeit bei der Überwachung der Compliance

Durch die automatische Aktualisierung mit den neuesten Steuersätzen und Vorschriften reduziert Lohnabrechnungssoftware das Risiko von Compliance-Problemen aufgrund fehlerhafter Lohnabrechnungsberechnungen.

Erhöhte Datensicherheit

Lohnabrechnungssoftware bietet sichere Datenspeicherung, Verschlüsselung und rollenbasierte Berechtigungen, um den Zugriff auf sensible Mitarbeitendendaten auf diejenigen zu beschränken, die ihn benötigen. Dies stellt eine erhebliche Verbesserung gegenüber manuellen Lohnabrechnungsprozessen oder der papierbasierten Datenspeicherung dar.

Integrierte Berichte und Analysen

Unter den verschiedenen Arten von Lohnabrechnungssoftware ist eine häufige Konfiguration ein Modul innerhalb eines umfassenderen HR-Management-Systems, mit dem Nutzer Berichte über mehr als nur Lohnabrechnungsdaten erstellen können. Oft sind Lohnabrechnungsmodule innerhalb eines HRMS auch mit Zeit- und Anwesenheitsdaten verknüpft.

So können Sie beispielsweise auch Berichte erstellen, die bei der Finanzplanung, Budgetierung und Entscheidungsfindung unterstützen, oder Details wie die von Mitarbeitenden während wichtiger Zeiträume geleisteten Arbeitsstunden überwachen, um den zukünftigen Bedarf vorherzusagen.

So wählen Sie Lohnabrechnungssoftware aus

Die Auswahl der richtigen Lohnabrechnungssoftware ist entscheidend für die effiziente Verwaltung der Lohnabrechnungsprozesse Ihres Unternehmens. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, eine Lohnabrechnungssoftware auszuwählen, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt:

• Ermitteln Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens: Berücksichtigen Sie die Größe Ihrer Belegschaft, die Häufigkeit der Zahlungen, die Beschäftigungsarten (z. B. Teilzeit, Vollzeit, auf Vertragsbasis) sowie alle branchenspezifischen Besonderheiten der Lohnabrechnung. Kleinere Teams sollten beispielsweise Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen vergleichen.

• Listen Sie unverzichtbare Funktionen auf: Dazu gehören beispielsweise automatisierte Zahlungsberechnungen, die Verwaltung von Zusatzleistungen, Compliance-Funktionen und Berichte zur Lohnabrechnung.

• Lesen Sie Online-Bewertungen: Nutzen Sie Artikel wie unseren über die beste Lohnabrechnungssoftware, um die Kosten von Lohnabrechnungssoftware, wichtige Funktionen und Alleinstellungsmerkmale zu vergleichen. Einige Hinweise darauf, worauf Sie neben den Funktionen achten sollten:
  • Kundenbewertungen zur Benutzerfreundlichkeit
  • Skalierbarkeit
  • Integrationen
  • Sicherheit
  • Bewertungen des Kundenservice

• Vereinbaren Sie Demos: Erstellen Sie eine Auswahlliste und kontaktieren Sie die ausgewählten Anbieter, um ein Verkaufsgespräch zu vereinbaren, Fragen zu stellen und eine Demonstration des Produkts im Einsatz zu erhalten.
• Fordern Sie RFPs an: Wenn Sie einen formelleren Ansatz verfolgen möchten, veröffentlichen Sie eine offizielle Aufforderung zur Einreichung von Angeboten (RFP) für die wichtigsten Lohnabrechnungsanbieter auf Ihrer Auswahlliste.

Finden Sie die richtigen Funktionen und anschließend den richtigen Preis

Sobald Sie wissen, welche Funktionen der Lohnabrechnungssoftware für Ihr Team am wichtigsten sind, ist die Budgetplanung der nächste logische Schritt – und wenn Sie verstehen, wie viel Lohnabrechnung kostet, abhängig von Unternehmensgröße und -methode, können Sie Ihre Optionen im vollständigen Kontext bewerten.