11 wichtige Funktionen von Lohnabrechnungssoftware + 5 fortgeschrittene Funktionen
Die Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware sind die Werkzeuge, die die Durchführung der Lohnabrechnung für Sie einfacher, genauer und weniger stressig machen. Mit den richtigen Funktionen können Sie Berechnungen automatisieren, Steuerabzüge verwalten, gesetzliche Vorschriften einhalten und Ihr Team pünktlich bezahlen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen die wichtigsten Funktionen von Lohnabrechnungssoftware, auf die Sie achten sollten, und helfe Ihnen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Was ist Lohnabrechnungssoftware?
Die Definition von Lohnabrechnungssoftware lautet: Ein digitales Werkzeug, das die Verwaltung von Mitarbeiterzahlungen automatisiert, einschließlich der Gehaltsberechnung, Steuerabzüge, Direktüberweisungen und der Einhaltung von Steuergesetzen.
Nicht zu verwechseln mit einem Lohnabrechnungsdienst: Das Verständnis von Lohnabrechnungssoftware ist entscheidend, um die Auszahlung von Vergütungen an Mitarbeiter zu verwalten und zu automatisieren. Sie hilft dabei, den Lohnabrechnungsprozess zu optimieren, einschließlich der Berechnung von Gehältern, des Abzugs von Steuern und der Verwaltung von Arbeitszeitkarten der Mitarbeiter.
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\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003eDie drei größten Herausforderungen bei der Lohnabrechnung sind das hohe Veränderungstempo, die Einhaltung sich schnell entwickelnder Vorschriften und die Datensicherheit.\u003c/span\u003e
11 wichtige Funktionen von Lohnabrechnungssoftware
Auch wenn dies je nach Anwendung unterschiedlich ausfällt, umfassen Lösungen in der Regel die folgenden Funktionen, wenn sie auf dem Markt für Lohnabrechnungssoftware wettbewerbsfähig sein wollen:
- Gehaltsrechner: Die Software muss in der Lage sein, die Vergütung Ihrer Mitarbeiter zu verarbeiten, einschließlich der automatischen Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuern. Dadurch werden manuelle Fehler vermieden und Zeit gespart, was den Prozess effizienter macht.
- Steuer- und Leistungsabzüge: Die Software berechnet einzubehaltende Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern und gewährleistet so die Einhaltung der Steuergesetze. Sie sollte außerdem Abzüge für Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorgebeiträge und andere Mitarbeiterleistungen verwalten.
Klare, transparente Informationen zur Gehaltsabrechnung—wie Angaben zu Gehalt, Zusatzleistungen und Beteiligungen—schaffen Vertrauen und sorgen dafür, dass Mitarbeitende zufrieden sind.
- Steuerkonformitätsformulare: Die Steuervorschriften zur Compliance verlangen, dass Gehaltsabrechnungssoftware zum Jahresende Steuerformulare für Mitarbeitende wie die Formulare W2 und T4 erstellt.
- Gehaltsauszahlung: Sie kann direkte Gehaltszahlungen auf die Bankkonten von Mitarbeitenden ermöglichen, Schecks ausstellen und andere Formen der Gehaltsauszahlung verwalten, etwa unbegrenzte Gehaltsabrechnungsläufe oder Optionen für flexible Bezahlung oder Gehaltsauszahlung auf Abruf.
- Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Viele Gehaltsabrechnungssysteme umfassen auch Funktionen zur Zeiterfassung, die Arbeitsstunden, Abwesenheiten und Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden erfassen.
- Anpassbare Gehaltsabrechnungsberichte: Anpassbare Berichte zur Vergütung zur Überwachung von Gehaltsabrechnungssteuern, Abzügen von Mitarbeitenden und anderen Ausgaben können bei der Budgetierung und Finanzprognose helfen.
- Selbstbedienung: Viele Apps verfügen über ein Selbstbedienungsportal, über das Mitarbeitende digitale Kopien ihrer Gehaltsabrechnungen abrufen, ihre Beiträge einsehen und ihre Altersvorsorgekonten verwalten können.
- Integration der Ausgabenverwaltung: Synchronisieren Sie die Gehaltsabrechnung mit Tools zur Ausgabenverwaltung, um Erstattungen für Mitarbeitende automatisch zusammen mit regulären Gehaltsabrechnungsläufen zu verarbeiten. Die optimierte Erstattungsabwicklung automatisiert Genehmigungsprozesse und stellt sicher, dass steuerkonforme Erstattungen korrekt in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden.
- Analysen: Dashboards, Diagramme und Berichte zur Analyse von Gehaltsabrechnungsdaten, um Erkenntnisse über Ihre Belegschaft zu gewinnen. Diese Analysen unterstützen die Personalplanung Ihres Unternehmens. Möglicherweise finden Sie auch Funktionen für KI in der Gehaltsabrechnung, die prädiktive Analysen und wertvolle Erkenntnisse umfassen können.
Fusionen und Übernahmen übernehmen oft alte Gehaltsabrechnungspraktiken, was zu Compliance-Lücken führt. Die regelmäßige Überprüfung von Kontrollen, wenn die Mitarbeiterzahl wächst oder sich verändert, ist von größter Bedeutung.
- Compliance: Unterstützt die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Meldepflichten, etwa bei Steuerformularen zum Jahresende. Die Auswahl eines auf Ihre Region zugeschnittenen Gehaltsabrechnungssystems stellt beispielsweise sicher, dass Ihre Software regionale Anforderungen unterstützt.
- Integrierte globale Gehaltsabrechnungsfunktionen: Bietet zentrale Kontrolle bei lokaler Ausführung – so können Sie Teams in verschiedenen Ländern bezahlen, ohne separate Tools oder Anbieter einrichten zu müssen.
- Integration direkter Gehaltszahlungen: Überweist die Gehälter der Mitarbeitenden automatisch und ohne zusätzliche Schritte direkt auf deren Bankkonten.
Erweiterte Funktionen von Gehaltsabrechnungssoftware
- Mehrere Währungen: Einige Softwaresysteme bieten möglicherweise die Möglichkeit, in verschiedenen Währungen zu zahlen. Wenn Sie eine multinationale Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen, wird diese Funktion für Sie höchstwahrscheinlich nützlich sein.
- Anpassungsmöglichkeiten: Die von Ihnen ausgewählte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bietet möglicherweise die Option, an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen angepasst zu werden. Upgrades oder Erweiterungen können häufig zur Software hinzugefügt werden, um besondere Zeitvorgaben, Währungen oder Steuereinstellungen zu berücksichtigen.
- Tools zur Vergütungsverwaltung: Ermöglichen es HR- und Finanzteams, die Vergütung von Mitarbeitenden – einschließlich Boni, Gehaltserhöhungen und Anreizen – innerhalb des Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems zu planen, zu verfolgen und anzupassen. Durch eine strategische Vergütungsstruktur können Sie gerechte und wettbewerbsfähige Vergütungsstrategien unterstützen, indem Sie Vergütungsdaten mit Leistungskennzahlen, Marktbenchmarks und der Budgetplanung abstimmen.
- Prüfungen. Dies ist eine praktische Funktion. Einige Lösungen ermöglichen die Einrichtung von Prüfhinweisen vor der Übermittlung, die Sie benachrichtigen, wenn etwas ungewöhnlich erscheint, z. B. wenn jemand deutlich mehr als sein übliches Gehalt erhält.
- Tools für das Finanzmanagement. Finanzielles Wohlergehen ist offensichtlich wichtig, und einige Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bieten Funktionen, die Mitarbeitenden helfen, Geld zu sparen und ihre Finanzen besser zu verwalten.
- Strategie für Mitarbeitervorteile. Haben Sie andere Vergütungsarten wie Gewinnbeteiligungen oder Provisionen, die das Tool für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeiten können sollte?
Vorteile von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bietet sowohl Organisationen insgesamt als auch denjenigen, die die Software regelmäßig zur Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen nutzen, mehrere Vorteile.
Wenn Sie die verschiedenen Optionen für Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bewerten, ist es entscheidend, diese Hauptvorteile zu verstehen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.
Zeit- und Kosteneffizienz
Da automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware viele Elemente des sich wiederholenden zweiwöchentlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses übernehmen kann, lässt sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Durchführung von Abrechnungsaufgaben deutlich reduzieren, insbesondere wenn Ihre Mitarbeitenden derzeit bei einigen Aspekten auf manuelle Berechnungen angewiesen sind.
Diese Effizienz führt anschließend zu Kosteneinsparungen, da der erforderliche manuelle Arbeitsaufwand reduziert wird.
Höhere Genauigkeit
Die Berechnung von Löhnen und Gehältern kann recht komplex sein, und Genauigkeit ist von größter Bedeutung.
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware hilft, menschliche Fehler bei der Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuern zu reduzieren, und stellt sicher, dass Mitarbeitende korrekt und pünktlich bezahlt werden.
Verbesserte Genauigkeit bei der Überwachung der Compliance
Durch die automatische Aktualisierung mit den neuesten Steuersätzen und Vorschriften reduziert Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware das Risiko von Compliance-bezogenen Problemen aufgrund falscher Abrechnungen.
Verbesserte Datensicherheit
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bietet eine sichere Datenspeicherung, Verschlüsselung und rollenbasierte Berechtigungen, um den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten auf diejenigen zu beschränken, die ihn benötigen. Dies stellt eine deutliche Verbesserung gegenüber manuellen Abrechnungsprozessen oder der papierbasierten Datenspeicherung dar.
Integrierte Berichte und Analysen
Unter den verschiedenen Arten von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware besteht eine häufige Konfiguration in einem Modul innerhalb eines größeren HR-Managementsystems, mit dem Benutzer Berichte zu mehr als nur Abrechnungsdaten erstellen können. Oft sind Abrechnungsmodule innerhalb eines HRMS auch mit Daten zu Arbeitszeit und Anwesenheit verknüpft.
Beispielsweise können Sie möglicherweise auch Berichte erstellen, die bei der Finanzplanung, Budgetierung und Entscheidungsfindung unterstützen, oder Details wie die von Mitarbeitenden während wichtiger Zeiträume geleisteten Arbeitsstunden überwachen, um die zukünftige Nachfrage vorherzusagen.
Selbstbedienungsportale für Mitarbeitende
Indem Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen, über Online-Lohnabrechnungssoftware auf ihre Gehaltsabrechnungen, Steuerdokumente und persönlichen Informationen zuzugreifen, reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand für Ihre HR-Mitarbeiter und schaffen ihnen Freiraum für andere Aufgaben.
Mitarbeiterportale geben Ihren Mitarbeitern außerdem mehr Kontrolle über ihre persönlichen Daten und sorgen für eine reibungslosere Erfahrung bei einfachen Aufgaben wie der Änderung von Adressen oder der Aktualisierung von Bankverbindungen.
Lesetipp: Vorteile eines automatisierten Lohnabrechnungssystems.
So wählen Sie Lohnabrechnungssoftware aus
Die Wahl der richtigen Lohnabrechnungssoftware ist entscheidend für die effiziente Verwaltung der Lohnabrechnung Ihres Unternehmens. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Lohnabrechnungssoftware auszuwählen, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt:
Bei der Auswahl eines Systems ist es wichtig, zunächst die zentralen Anforderungen zu erfassen. Denken Sie an Dinge wie Integrationen, Compliance und Mitarbeitermanagement – wenn diese Bereiche nicht ordnungsgemäß abgedeckt werden, führt das später zu erheblichen Problemen.
Bei der Skalierung von Lohnabrechnungssystemen ist es entscheidend, vor der Auswahl eines Anbieters eine Risikoanalyse und eine Anforderungsspezifikation durchzuführen. Entwickeln Sie eine aussagekräftige Bewertungsmatrix, um den richtigen Partner für Ihre Anforderungen auszuwählen. Keith O’Brien, COO von Payroll Geeks
https://www.linkedin.com/in/keith-o-9858a1101/
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Anforderungen an die Lohnabrechnungssoftware
- Ermitteln Sie den konkreten Bedarf: Berücksichtigen Sie die Größe Ihrer Belegschaft, die Zahlungshäufigkeit, die Beschäftigungsarten (z. B. Teilzeit, Vollzeit, auf Vertragsbasis) sowie alle branchenspezifischen Besonderheiten der Lohnabrechnung. Kleinere Teams möchten beispielsweise möglicherweise Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen vergleichen.
- Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Funktionen: Dazu gehören beispielsweise automatisierte Zahlungsberechnungen, die Verwaltung von Zusatzleistungen, Compliance-Funktionen und Berichte zur Lohnabrechnung.
Schritt 2: Legen Sie ein Budget fest
- Bestimmen Sie die finanziellen Grenzen: Entscheiden Sie, wie viel Sie für Lohnabrechnungssoftware ausgeben können, und berücksichtigen Sie dabei sowohl die anfänglichen Kosten als auch laufende Ausgaben wie monatliche Gebühren und Aktualisierungen.
Seien Sie vorsichtig mit versteckten Kosten. Anpassungen, Integrationen und die Datenmigration aus Altsystemen können sich summieren. Vermeiden Sie übermäßige Anpassungen, da diese Upgrades und die zukünftige Skalierung erschweren.
- Kosten und Nutzen abwägen: Stellen Sie durch den Vergleich der Funktionen mit den Kosten der Lohnabrechnungsplattform sicher, dass die Lösung ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
Schritt 3: Softwarefunktionen und -umfang bewerten
- Online-Bewertungen lesen: Nutzen Sie Artikel wie unseren über die beste Lohnabrechnungssoftware, um die Kosten von Lohnabrechnungssoftware, wichtige Funktionen und Alleinstellungsmerkmale zu vergleichen. Einige Punkte, auf die Sie neben den Funktionen achten sollten:
- Kundenbewertungen zur Benutzerfreundlichkeit
- Skalierbarkeit
- Integration
- Sicherheit
- Bewertungen des Kundendienstes
In der Lohnabrechnung passieren ständig ungewöhnliche Dinge – und genau dann wird der Kundendienst entscheidend.
- Produktvorführungen vereinbaren: Erstellen Sie eine Auswahlliste und wenden Sie sich an die ausgewählten Anbieter, um ein Verkaufsgespräch zu vereinbaren, Fragen zu stellen und eine Vorführung des Produkts im Einsatz zu erhalten.
- Angebote einholen: Wenn Sie einen formelleren Ansatz verfolgen möchten, veröffentlichen Sie eine offizielle Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) für die besten Lohnabrechnungsanbieter auf Ihrer Auswahlliste.
Schritt 4: Eine Entscheidung treffen
- Finalisten vergleichen: Grenzen Sie Ihre Optionen anhand der oben genannten Bewertungen ein und wählen Sie die Software, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.
- Implementieren: Erstellen Sie gemeinsam mit dem Anbieter einen Implementierungsplan, um eine reibungslose Einführung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schulungs- und Supportstrukturen vorhanden sind.
