11 wichtige Funktionen von Lohnabrechnungssoftware + 5 fortgeschrittene
Funktionen von Lohnabrechnungssoftware sind die Werkzeuge, die die Lohnabrechnung für Sie einfacher, genauer und weniger stressig machen. Mit den richtigen Funktionen können Sie Berechnungen automatisieren, Steuereinbehalte verwalten, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen und Ihr Team pünktlich bezahlen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen die wichtigsten Funktionen von Lohnabrechnungssoftware, auf die Sie achten sollten, und helfe Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Was ist Lohnabrechnungssoftware?
Die Definition von Lohnabrechnungssoftware lautet: Ein digitales Werkzeug, das die Verwaltung von Mitarbeiterzahlungen automatisiert, einschließlich der Berechnung von Löhnen, Steuereinbehalten, direkten Einzahlungen und der Einhaltung von Steuergesetzen.
Nicht zu verwechseln mit einem Lohnabrechnungsdienst: Das Verständnis von Lohnabrechnungssoftware ist unerlässlich, um die Zahlung von Vergütungen an Mitarbeiter zu verwalten und zu automatisieren. Sie hilft dabei, den Lohnabrechnungsprozess zu optimieren, einschließlich der Berechnung von Gehältern, des Abzugs von Steuern und der Verwaltung von Arbeitszeitkarten der Mitarbeiter.
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Die drei größten Herausforderungen in der Lohnabrechnung sind das Tempo des Wandels, die Einhaltung sich schnell entwickelnder Vorschriften und die Datensicherheit.
11 wichtige Funktionen von Lohnabrechnungssoftware
Auch wenn dies je nach Anwendung unterschiedlich ist, umfassen Lösungen in der Regel die folgenden Funktionen, wenn sie im Markt für Lohnabrechnungssoftware wettbewerbsfähig sein sollen:
- Gehaltsrechner: Die Software muss in der Lage sein, die Vergütung Ihrer Mitarbeiter zu verarbeiten, einschließlich der automatischen Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuern. Dadurch werden manuelle Fehler vermieden und Zeit gespart, sodass der Prozess effizienter wird.
- Steuer- und Leistungsabzüge: Die Software berechnet einzubehaltende Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern und gewährleistet so die Einhaltung der Steuergesetze. Außerdem sollte die Software Abzüge für Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorgebeiträge und andere Mitarbeiterleistungen verwalten können.
Klare, transparente Gehaltsinformationen—etwa zu Gehalt, Zusatzleistungen und Beteiligungen—schaffen Vertrauen und erfüllen die Erwartungen der Mitarbeitenden.
- Steuerkonformitätsformulare: Die Einhaltung steuerlicher Vorschriften erfordert, dass Gehaltsabrechnungssoftware zum Jahresende Steuerformulare wie die Formulare W2 und T4 für Mitarbeitende erstellt.
- Gehaltsauszahlung: Sie kann direkte Gehaltszahlungen auf die Bankkonten der Mitarbeitenden ermöglichen, Schecks ausstellen und andere Formen der Gehaltsauszahlung verwalten, etwa unbegrenzte Gehaltsabrechnungsläufe oder Optionen für flexible Vergütung oder Gehaltsauszahlung auf Abruf.
- Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung: Viele Gehaltssysteme umfassen auch Funktionen zur Zeiterfassung, die Arbeitsstunden, Abwesenheiten und Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden erfassen.
- Anpassbare Gehaltsabrechnungsberichte: Anpassbare Vergütungsberichte zur Erfassung von Lohnsteuern, Abzügen der Mitarbeitenden und anderen Ausgaben können bei der Budgetplanung und Finanzprognose helfen.
- Selbstbedienung: Viele Anwendungen verfügen über ein Selbstbedienungsportal, über das Mitarbeitende digitale Kopien ihrer Gehaltsabrechnungen abrufen, ihre Beiträge einsehen und ihre Rentenkonten verwalten können.
- Integration des Ausgabenmanagements: Synchronisieren Sie die Gehaltsabrechnung mit Werkzeugen für das Ausgabenmanagement, um Erstattungen für Mitarbeitende automatisch zusammen mit regulären Gehaltsabrechnungsläufen zu verarbeiten. Optimierte Erstattungsprozesse automatisieren Genehmigungsabläufe und stellen sicher, dass regelkonforme Erstattungen korrekt in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden.
- Analysen: Übersichten, Diagramme und Berichte zur Analyse von Gehaltsdaten liefern Erkenntnisse über Ihre Belegschaft. Diese Analysen unterstützen die Personalplanung Ihres Unternehmens. Möglicherweise finden Sie auch Funktionen für künstliche Intelligenz in der Gehaltsabrechnung, die prädiktive Analysen und wertvolle Erkenntnisse umfassen können.
Bei Fusionen und Übernahmen werden häufig alte Gehaltsabrechnungspraktiken übernommen, was zu Lücken bei der Regelkonformität führt. Eine regelmäßige Überprüfung der Kontrollen, wenn die Anzahl der Mitarbeitenden wächst oder sich verändert, ist von größter Bedeutung.
- Regelkonformität: Unterstützt die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Meldepflichten, etwa bei Steuerformularen zum Jahresende. Durch die Auswahl eines auf Ihre Region ausgelegten Gehaltssystems stellen Sie beispielsweise sicher, dass Ihre Software regionale Anforderungen unterstützt.
- Integrierte globale Gehaltsabrechnungsfunktionen: Bietet zentrale Kontrolle bei lokaler Umsetzung, sodass Sie Teams in verschiedenen Ländern bezahlen können, ohne separate Werkzeuge oder Anbieter einrichten zu müssen.
- Integration von Direktüberweisungen: Überweist die Gehälter der Mitarbeitenden automatisch und ohne zusätzliche Schritte direkt auf deren Bankkonten.
Erweiterte Funktionen von Gehaltsabrechnungssoftware
- Mehrere Währungen: Einige Softwaresysteme bieten möglicherweise die Möglichkeit, in verschiedenen Währungen zu bezahlen. Wenn Sie eine multinationale Lohnabrechnung durchführen, wird diese Funktion für Sie höchstwahrscheinlich nützlich sein.
- Anpassbarkeit: Die von Ihnen gewählte Lohnabrechnungssoftware bietet möglicherweise die Option, an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen angepasst zu werden. Aktualisierungen oder Ergänzungen können der Software häufig hinzugefügt werden, um besondere Zeitvorgaben, Währungen oder Steuereinstellungen zu berücksichtigen.
- Instrumente für das Vergütungsmanagement: Ermöglichen es HR- und Finanzteams, die Vergütung von Mitarbeitenden – einschließlich Boni, Gehaltserhöhungen und Anreizen – innerhalb des Lohnabrechnungssystems zu planen, zu verfolgen und anzupassen. Mit einer strategischen Vergütungsstruktur können Sie faire und wettbewerbsfähige Vergütungsstrategien unterstützen, indem Sie Vergütungsdaten mit Leistungskennzahlen, Marktbenchmarks und der Budgetplanung abgleichen.
- Prüfungen. Dies ist eine praktische Funktion. Einige Lösungen ermöglichen es Ihnen, Prüfhinweise vor der Übermittlung einzurichten, die Sie benachrichtigen, wenn etwas ungewöhnlich erscheint, z. B. wenn jemand deutlich mehr als sein übliches Gehalt erhält.
- Instrumente für das Finanzmanagement. Das finanzielle Wohlergehen ist offensichtlich wichtig, und einige Lohnabrechnungslösungen bieten Funktionen, die Mitarbeitenden helfen, Geld zu sparen und ihre Finanzen besser zu verwalten.
- Strategie für Mitarbeitervorteile. Gibt es andere Vergütungsarten wie Gewinnbeteiligungen oder Provisionen, die das Lohnabrechnungstool verarbeiten können sollte?
Vorteile von Lohnabrechnungssoftware
Lohnabrechnungssoftware bietet sowohl Organisationen insgesamt als auch denjenigen, die die Software regelmäßig zur Verwaltung von Lohnabrechnungsprozessen nutzen, mehrere Vorteile.
Wenn Sie die verschiedenen Optionen für Lohnabrechnungssoftware bewerten, ist das Verständnis dieser wichtigsten Vorteile entscheidend, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Zeit- und Kosteneffizienz
Da Lohnabrechnungssoftware viele Elemente des sich wiederholenden zweiwöchentlichen Lohnabrechnungsprozesses automatisiert, kann sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Durchführung von Lohnabrechnungsaufgaben erheblich reduzieren, insbesondere wenn Ihre Mitarbeitenden derzeit bei einigen Aspekten auf manuelle Berechnungen angewiesen sind.
Diese Effizienz führt wiederum zu Kosteneinsparungen, da sie den erforderlichen manuellen Arbeitsaufwand reduziert.
Höhere Genauigkeit
Die Berechnung der Lohnabrechnung kann ziemlich komplex sein, und Genauigkeit ist von größter Bedeutung.
Lohnabrechnungssoftware hilft, menschliche Fehler bei der Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuern zu reduzieren, und stellt sicher, dass Mitarbeitende korrekt und pünktlich bezahlt werden.
Verbesserte Genauigkeit bei der Überwachung der Einhaltung von Vorschriften
Durch die automatische Aktualisierung mit den neuesten Steuersätzen und Vorschriften reduziert Lohnabrechnungssoftware das Risiko von Problemen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften aufgrund falscher Lohnabrechnungsberechnungen.
Verbesserte Datensicherheit
Lohnabrechnungssoftware bietet eine sichere Datenspeicherung, Verschlüsselung und rollenbasierte Berechtigungen, um den Zugriff auf vertrauliche Mitarbeitendendaten auf diejenigen zu beschränken, die ihn benötigen. Dies stellt eine erhebliche Verbesserung gegenüber manuellen Lohnabrechnungsprozessen oder der papierbasierten Datenspeicherung dar.
Integrierte Berichte und Analysen
Unter den verschiedenen Arten von Lohnabrechnungssoftware ist eine häufige Konfiguration ein Modul innerhalb eines umfassenderen HR-Managementsystems, mit dem Nutzer Berichte zu mehr als nur Lohnabrechnungsdaten erstellen können. Häufig sind Lohnabrechnungsmodule innerhalb eines HRMS auch mit Zeit- und Anwesenheitsdaten verknüpft.
Beispielsweise können Sie möglicherweise auch Berichte erstellen, die bei der Finanzplanung, Budgetierung und Entscheidungsfindung helfen, oder Details wie die Arbeitsstunden von Mitarbeitenden während wichtiger Zeiträume überwachen, um die zukünftige Nachfrage vorherzusagen.
Selbstbedienungsportale für Mitarbeitende
Indem Sie Mitarbeitenden ermöglichen, über Online-Lohnabrechnungssoftware auf ihre Gehaltsabrechnungen, Steuerdokumente und persönlichen Informationen zuzugreifen, reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand für Ihre HR-Mitarbeitenden und schaffen ihnen Freiraum für andere Aufgaben.
Mitarbeiterportale geben Ihren Mitarbeitenden außerdem mehr Kontrolle über ihre persönlichen Daten und sorgen für eine reibungslosere Erfahrung bei einfachen Aufgaben wie der Änderung von Adressen oder der Aktualisierung von Bankverbindungen.
Passend dazu: Vorteile eines automatisierten Lohnabrechnungssystems.
So wählen Sie eine Lohnabrechnungssoftware aus
Die Wahl der richtigen Lohnabrechnungssoftware ist entscheidend für die effiziente Verwaltung der Lohnabrechnung Ihres Unternehmens. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, eine Lohnabrechnungssoftware auszuwählen, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt:
Bei der Auswahl eines Systems ist es wichtig, zunächst Ihre zentralen Anforderungen zu erfassen. Denken Sie an Dinge wie Integrationen, Compliance und die Verwaltung von Mitarbeitenden – wenn diese Bereiche nicht ordnungsgemäß gehandhabt werden, führt das später zu vielen Problemen.
Bei der Skalierung von Lohnabrechnungssystemen ist es entscheidend, vor der Auswahl eines Anbieters eine Risikoanalyse und eine Anforderungsspezifikation durchzuführen. Entwickeln Sie eine fundierte Bewertungskarte, um den richtigen Partner für Ihre Anforderungen auszuwählen. Keith O’Brien, COO von Payroll Geeks
https://www.linkedin.com/in/keith-o-9858a1101/
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Anforderungen an die Lohnabrechnungssoftware
- Spezifische Anforderungen ermitteln: Berücksichtigen Sie die Größe Ihrer Belegschaft, die Häufigkeit der Zahlungen, die Beschäftigungsarten (z. B. Teilzeit, Vollzeit, auf Vertragsbasis) sowie alle branchenspezifischen Besonderheiten der Lohnabrechnung. Kleinere Teams möchten beispielsweise möglicherweise Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen vergleichen.
- Wichtige Funktionen auflisten: Dazu gehören beispielsweise automatisierte Zahlungsberechnungen, die Verwaltung von Zusatzleistungen, Compliance-Funktionen und Berichte zur Lohnabrechnung.
Schritt 2: Ein Budget festlegen
- Finanzielle Grenzen festlegen: Entscheiden Sie, wie viel Sie für Lohnabrechnungssoftware ausgeben können, und berücksichtigen Sie dabei sowohl die anfänglichen Kosten als auch laufende Ausgaben wie monatliche Gebühren und Aktualisierungen.
Seien Sie vorsichtig mit versteckten Kosten. Anpassungen, Integrationen und die Datenmigration aus Altsystemen können sich summieren. Vermeiden Sie übermäßige Anpassungen, da diese zukünftige Upgrades und die Skalierung erschweren.
- Kosten und Nutzen abwägen: Stellen Sie durch den Vergleich der Funktionen mit den Kosten der Lohnabrechnungsplattform sicher, dass die Lösung ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
Schritt 3: Softwarefunktionen und -funktionalität bewerten
- Online-Bewertungen lesen: Nutzen Sie Artikel wie unseren über die beste Lohnabrechnungssoftware, um die Kosten von Lohnabrechnungssoftware, die wichtigsten Funktionen und Alleinstellungsmerkmale zu vergleichen. Einige Hinweise darauf, worauf Sie über die Funktionen hinaus achten sollten:
- Kundenbewertungen zur Benutzerfreundlichkeit
- Skalierbarkeit
- Integration
- Sicherheit
- Bewertungen des Kundenservice
In der Lohnabrechnung passieren ständig ungewöhnliche Dinge, und genau dann wird der Kundenservice entscheidend.
- Produktvorführungen buchen: Erstellen Sie eine engere Auswahl und kontaktieren Sie die ausgewählten Anbieter, um ein Verkaufsgespräch zu vereinbaren, Fragen zu stellen und eine Demo des Produkts in Aktion zu erhalten.
- RFPs anfordern: Wenn Sie einen formelleren Ansatz verfolgen möchten, veröffentlichen Sie eine offizielle Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) an die besten Lohnabrechnungsanbieter Ihrer engeren Auswahl.
Schritt 4: Eine Entscheidung treffen
- Finalisten vergleichen: Grenzen Sie Ihre Optionen anhand der oben genannten Bewertungen ein und wählen Sie die Software aus, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.
- Implementieren: Erstellen Sie gemeinsam mit dem Anbieter einen Implementierungsplan, um eine reibungslose Einführung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schulungs- und Supportstrukturen vorhanden sind.
