11 Wichtige Funktionen von Lohnsoftware + 5 Erweiterte
Als jemand, der bereits bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung mitgewirkt hat, weiß ich aus erster Hand, wie kompliziert sie sein kann – und wie wenig Spielraum für Fehler bleibt.
Ganz ehrlich, die Vorstellung, die Lohnabrechnung ohne die Unterstützung von Lohnabrechnungssoftware zu verwalten, jagt mir eine echte Gänsehaut ein.
Die Verwaltung von Löhnen und Gehältern kann für Unternehmen jeder Größe eine komplexe und fehleranfällige Aufgabe sein.
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Die drei größten Herausforderungen in der Lohnabrechnung sind das hohe Tempo der Veränderungen, die Einhaltung sich schnell entwickelnder Vorschriften und die Datensicherheit.
Lohn- oder Gehaltsfehler, Steuerabzüge oder fehlerhafte Einhaltung können zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden und möglichen rechtlichen Problemen führen. Die Implementierung einer leistungsfähigen Lohnabrechnungssoftware ist entscheidend, um diese Prozesse zu optimieren, Fehler zu reduzieren und eine rechtzeitige sowie korrekte Bezahlung sicherzustellen.
In diesem Artikel stelle ich wichtige Funktionen von Lohnabrechnungssoftware vor und gebe praktische Tipps, um die beste Lösung zu finden.
Was ist Lohnabrechnungssoftware?
Die Definition von Lohnabrechnungssoftware ist: Ein digitales Werkzeug, das die Verwaltung der Mitarbeitendenzahlungen automatisiert – einschließlich Lohnberechnungen, Steuerabzügen, Direktüberweisungen und Einhaltung von Steuergesetzen.
Nicht zu verwechseln mit einem Lohnabrechnungsdienst ist das Verständnis von Lohnabrechnungssoftware entscheidend, um die Auszahlung der Mitarbeitenden automatisiert zu steuern. Sie hilft, den Lohnabrechnungsprozess zu optimieren – von der Berechnung der Gehälter über Steuerabzüge bis hin zur Verwaltung von Arbeitszeiterfassungen.
11 Hauptfunktionen einer Lohnabrechnungssoftware
Auch wenn dies je nach Anbieter unterschiedlich ist, enthalten wettbewerbsfähige Lösungen typischerweise folgende Funktionen, wenn sie sich auf dem Markt für Lohnabrechnungssoftware behaupten wollen:
- Lohnrechner: Die Software muss in der Lage sein, die Bezahlung Ihrer Mitarbeitenden zu bearbeiten – einschließlich der automatischen Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuern. Das eliminiert manuelle Fehler und spart Zeit, wodurch der Prozess effizienter wird.
- Steuer- & Sozialleistungsabzüge: Sie berechnet bundes-, landes- und kommunale Steuern, die einbehalten werden müssen, und sorgt für die Einhaltung der Steuergesetze. Die Software sollte ebenso Abzüge für Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Mitarbeitendenleistungen verwalten.
Klare, transparente Gehaltsabrechnungsinformationen — wie Gehalt, Leistungen und Aktienoptionen — schaffen Vertrauen und erfüllen die Erwartungen der Mitarbeitenden.
- Steuerkonformitätsformulare: Vorschriften zur Einhaltung von Steuergesetzen verlangen von Gehaltsabrechnungssoftware, dass sie Jahresend-Steuerformulare für Mitarbeitende vorbereitet, wie zum Beispiel die W2- und T4-Formulare.
- Lohnverteilung: Sie kann direkte Gehaltsüberweisungen auf die Bankkonten der Mitarbeitenden ermöglichen, Schecks erstellen und andere Zahlungsformen verwalten, wie unbegrenzte Abrechnungszyklen oder flexible Bezahlung oder On-Demand-Bezahlung anbieten.
- Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Viele Gehaltsabrechnungssysteme bieten auch Funktionen zur Zeiterfassung, die Arbeitsstunden, Fehlzeiten und Urlaubsstände der Mitarbeitenden nachverfolgen.
- Anpassbare Gehaltsabrechnungsberichte: Anpassbare Vergütungsberichte zur Nachverfolgung von Lohnsteuern, Mitarbeiterabzügen und sonstigen Kosten können bei der Budgetierung und Finanzplanung helfen.
- Self-Service: Viele Anwendungen verfügen über ein Self-Service-Portal, in dem Mitarbeitende digitale Kopien ihrer Gehaltsabrechnungen einsehen, ihre Beiträge betrachten und ihre Altersvorsorgekonten verwalten können.
- Integration der Ausgabenverwaltung: Synchronisieren Sie die Gehaltsabrechnung mit Ausgabenmanagement-Tools, um Mitarbeiterrückerstattungen automatisch zusammen mit regulären Gehaltsläufen zu verarbeiten. Ein schlanker Rückerstattungsprozess automatisiert Genehmigungsabläufe und stellt sicher, dass steuerkonforme Rückerstattungen korrekt in der Gehaltsabrechnung erfasst werden.
- Analytics: Dashboards, Grafiken und Berichte, um Gehaltsabrechnungsdaten auszuwerten und Einblicke über Ihre Belegschaft zu gewinnen. Diese Analysen unterstützen Ihre Maßnahmen zur Belegschaftsplanung. Sie finden eventuell auch Funktionen für KI in der Gehaltsabrechnung, die prädiktive Analysen und wertvolle Informationen beinhalten können.
Fusionen und Übernahmen bringen oft alte Gehaltsabrechnungspraktiken mit sich, was zu Compliance-Lücken führt. Die regelmäßige Überprüfung der Kontrollen ist von höchster Wichtigkeit, wenn sich die Mitarbeiteranzahl verändert oder wächst.
- Einhaltung von Vorschriften: Hilft dabei, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Berichtspflichten sicherzustellen, beispielsweise bei Jahresend-Steuerformularen. Die Auswahl eines Gehaltsabrechnungssystems für Ihre Region gewährleistet zudem, dass softwareseitig alle regionalen Anforderungen erfüllt werden.
- Integrierte globale Payroll-Funktionalitäten: Bietet zentralisierte Steuerung mit lokaler Umsetzung – so können Sie Teams in verschiedenen Ländern bezahlen, ohne separate Tools oder Anbieter hinzuziehen zu müssen.
- Direkteinzahlungs-Integration: Überweist das Gehalt der Mitarbeitenden automatisch direkt auf deren Bankkonten, ganz ohne zusätzliche Zwischenschritte.
Erweiterte Funktionen von Gehaltsabrechnungssoftware
- Mehrere Währungen: Einige Softwaresysteme bieten die Möglichkeit, in verschiedenen Währungen zu bezahlen. Wenn Sie eine internationale Gehaltsabrechnung durchführen, wird diese Funktion für Sie höchstwahrscheinlich nützlich sein.
- Anpassbarkeit: Die von Ihnen gewählte Lohnsoftware bietet möglicherweise die Möglichkeit, sie an Ihre individuellen Unternehmensanforderungen anzupassen. Upgrades oder Erweiterungen können oft hinzugefügt werden, um spezielle Zeitpläne, Währungen oder Steuereinstellungen zu berücksichtigen.
- Tools für das Vergütungsmanagement: Ermöglichen es den HR- und Finanzteams, die Vergütung der Mitarbeiter – einschließlich Boni, Gehaltserhöhungen und Anreize – innerhalb des Lohnsystems zu planen, nachzuverfolgen und anzupassen. Mit einer strategischen Gehaltsstruktur können Sie faire und wettbewerbsfähige Vergütungsstrategien unterstützen, indem Sie Gehaltsdaten mit Leistungskennzahlen, Marktbenchmarks und Budgetplanung abgleichen.
- Prüfungen. Dies ist eine praktische Funktion. Einige Lösungen erlauben es Ihnen, vor dem Absenden Prüfungskennzeichen einzurichten, die Sie benachrichtigen, wenn etwas ungewöhnlich erscheint, z. B. wenn jemand deutlich mehr als sein übliches Gehalt erhält.
- Finanzmanagement-Tools. Das finanzielle Wohlergehen ist natürlich wichtig, und einige Lohnsoftware-Lösungen bieten Funktionen, die Mitarbeitern helfen, zu sparen und ihre Finanzen besser zu verwalten.
- Strategie für Mitarbeiterleistungen. Haben Sie andere Arten von Vergütung wie Gewinnbeteiligung oder Provisionen, die das Lohnabrechnungstool abwickeln können sollte?
Vorteile von Lohnabrechnungssoftware
Lohnabrechnungssoftware bietet zahlreiche Vorteile – sowohl für das gesamte Unternehmen als auch für jene, die regelmäßig Gehaltsabrechnungen damit bearbeiten.
Wenn Sie verschiedene Optionen für die Lohnabrechnungssoftware abwägen, ist es wichtig, diese Hauptvorteile zu kennen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.
Zeit- und Kosteneinsparungen
Da eine Lohnsoftware viele Elemente des sich wiederholenden zweiwöchentlichen Abrechnungsprozesses automatisiert, kann sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für Gehaltsabrechnungsaufgaben erheblich verringern – vor allem, wenn Ihre Mitarbeitenden bislang noch gewisse Aspekte per Hand berechnen.
Diese Effizienz wiederum führt zu Kosteneinsparungen, da weniger manuelle Arbeit notwendig ist.
Höhere Genauigkeit
Die Gehaltsabrechnung kann ziemlich komplex sein und höchste Genauigkeit ist dabei enorm wichtig.
Lohnsoftware hilft, menschliche Fehler bei der Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuern zu reduzieren und stellt sicher, dass Mitarbeitende korrekt und pünktlich bezahlt werden.
Verbesserte Genauigkeit bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Durch automatische Updates bei Steuersätzen und rechtlichen Bestimmungen senkt Lohnsoftware das Risiko von Problemen mit der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wegen fehlerhafter Abrechnungen.
Verbesserte Datensicherheit
Lohnabrechnungssoftware bietet sichere Datenspeicherung, Verschlüsselung und rollenbasierte Berechtigungen, um den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten auf diejenigen zu beschränken, die diese wirklich benötigen – ein erheblicher Fortschritt gegenüber manuellen Prozessen oder Papierakten.
Integrierte Berichte und Analysen
Lohnsoftware ist häufig ein Modul eines größeren Personalmanagementsystems und ermöglicht es Nutzern, Berichte nicht nur über die Gehaltsdaten zu erstellen. Oft sind Gehaltsabrechnungsmodule innerhalb eines HRMS auch mit Zeit- und Anwesenheitsdaten verknüpft.
Beispielsweise lassen sich so auch Berichte für Finanzplanung, Budgetierung und Management-Entscheidungen erstellen oder Details wie geleistete Arbeitsstunden zu Stoßzeiten überwachen, um künftigen Bedarf besser prognostizieren zu können.
Self-Service-Portale für Mitarbeitende
Indem Sie den Mitarbeitenden ermöglichen, auf ihre Abrechnungen, Steuerdokumente und persönlichen Informationen zuzugreifen, reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand Ihrer HR-Abteilung und schaffen Freiräume für andere Aufgaben.
Mitarbeiterportale geben Ihrem Personal zudem mehr Kontrolle über ihre eigenen Daten und sorgen für einen reibungsloseren Ablauf bei einfachen Aktivitäten wie Adressänderungen oder der Aktualisierung von Bankdaten.
Verwandter Artikel: Vorteile automatisierter Lohnsysteme.
So wählen Sie eine Lohnabrechnungssoftware aus
Die Wahl der richtigen Lohnabrechnungssoftware ist entscheidend, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens effizient zu verwalten. Hier finden Sie einen Leitfaden, der Ihnen hilft, eine Lohnabrechnungssoftware auszuwählen, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt:
Bei der Auswahl eines Systems ist es wichtig, zunächst die eigenen Kernanforderungen zu definieren. Denken Sie dabei an Integrationen, Gesetzeskonformität und Mitarbeitermanagement – wenn diese nicht richtig gehandhabt werden, kann das später zu größeren Problemen führen.
Wenn Sie Lohnabrechnungssysteme skalieren, ist es entscheidend, eine Risikoanalyse und eine Anforderungsspezifikation durchzuführen, bevor Sie einen Anbieter auswählen. Entwickeln Sie eine umfassende Scorecard, um den richtigen Partner für Ihre Bedürfnisse zu finden. Keith O’Brien, COO von Payroll Geeks
https://www.linkedin.com/in/keith-o-9858a1101/
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Anforderungen an die Lohnabrechnungssoftware
- Konkreten Bedarf ermitteln: Berücksichtigen Sie die Größe Ihrer Belegschaft, die Häufigkeit der Zahlungen, Beschäftigungsarten (z.B. Teilzeit, Vollzeit, Verträge) und branchenspezifische Abrechnungsbesonderheiten.
- Unverzichtbare Funktionen auflisten: Zum Beispiel automatisierte Zahlungsberechnungen, Leistungsverwaltung, Compliance-Funktionen und Berichte zur Lohnabrechnung.
Schritt 2: Budget festlegen
- Finanzielle Grenzen festlegen: Entscheiden Sie, wie viel Sie für Lohnabrechnungssoftware ausgeben können – sowohl für einmalige Kosten als auch laufende Ausgaben wie monatliche Gebühren und Updates.
Seien Sie vorsichtig mit versteckten Kosten. Anpassungen, Integrationen und die Datenmigration von Altsystemen können sich schnell summieren. Vermeiden Sie zu viele Individualanpassungen, da dies künftige Upgrades und Skalierungen erschwert.
- Kosten und Mehrwert abwägen: Achten Sie darauf, dass die Lösung ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, indem Sie die Funktionen mit den Kosten der Lohnplattform vergleichen.
Schritt 3: Funktionen und Leistungsumfang der Software bewerten
- Online-Bewertungen lesen: Greifen Sie auf Artikel wie unseren zu den besten Lohnabrechnungssoftwares zurück, um Kosten von Lohnabrechnungssoftware, wichtige Funktionen und Alleinstellungsmerkmale zu vergleichen. Worauf Sie neben den Features noch achten sollten:
- Kundenbewertungen zur Benutzerfreundlichkeit
- Skalierbarkeit
- Integration
- Sicherheit
- Kundendienst-Bewertungen
Im Bereich Lohnabrechnung passieren ständig merkwürdige Dinge, und genau dann wird Kundendienst entscheidend.
- Demos buchen: Stellen Sie eine Auswahlliste zusammen und kontaktieren Sie die gewünschten Anbieter, um einen Verkaufstermin zu buchen, Fragen zu stellen und eine Produktdemonstration zu erhalten.
- Angebote einholen: Wenn Sie formeller vorgehen möchten, verfassen Sie eine offizielle Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) an die führenden Lohnabrechnungsanbieter auf Ihrer Auswahlliste.
Schritt 4: Treffen Sie eine Entscheidung
- Vergleichen Sie die Finalisten: Schränken Sie Ihre Optionen auf Basis der obigen Bewertungen weiter ein und wählen Sie die Software, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.
- Implementieren: Erarbeiten Sie gemeinsam mit dem Anbieter einen Implementierungsplan, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Schulungen und Supportstrukturen vorhanden sind.
