Wie man ein Exit-Interview durchführt: Der Expertenleitfaden

Kim Behnke

on May 7, 2026

Ich habe im Laufe der Jahre unzählige Exit-Interviews geführt und sie immer als wertvoll empfunden. Hier ist mein Schritt-für-Schritt-Leitfaden, der Ihnen hilft, effektivere Exit-Interviews zu führen. Denn die Wahrheit ist kostbar.

TABLE OF CONTENTS Was ist ein Exit-Interview? Wie führt man ein effektives Exit-Interview durch? Best Practices für Exit-Interviews Exit-Interviews als Teil einer umfassenden Mitarbeiter-Feedback-Strategie

In einer früheren Position war ich viele Jahre lang für die Durchführung von Austrittsgesprächen verantwortlich.

Auch wenn das wie eine ziemlich unangenehme Aufgabe klingen mag, hat mir diese Tätigkeit tatsächlich Freude bereitet.

Warum?

Weil ich den Wert dieser Maßnahme aus erster Hand erfahren habe.

Als direkte Folge des Feedbacks, das meine Kolleginnen und Kollegen mit mir teilten und das wir mittels Mitarbeiter-Feedback-Software gesammelt haben, war meine Organisation in der Lage, Veränderungen zum Wohl des verbleibenden Teams und der gesamten Organisation umzusetzen.

In diesem Artikel führe ich Sie Schritt für Schritt durch den Ablauf eines Austrittsgesprächs und gebe Empfehlungen, wie Sie das wertvollste Feedback erhalten.

Was ist ein Austrittsgespräch?

Ein Austrittsgespräch ist ein Treffen zwischen einem ausscheidenden Teammitglied und jemandem aus der Personalabteilung (oder manchmal einer Führungskraft), um die Gründe für das Verlassen des Unternehmens zu verstehen.

Sie sind ein entscheidender Bestandteil Ihres Offboarding-Prozesses, denn was Ihnen dort mitgeteilt wird, verschafft Ihnen wertvolle Einblicke in mögliche Problemfelder und hilft, die Mitarbeitererfahrung für die Verbleibenden zu verbessern.

Wenn beispielsweise jemand geht, weil seine Rolle nicht mit der Stellenbeschreibung übereinstimmte, liegt hier offensichtlich ein Missverhältnis vor!

Gleichzeitig hilft das Austrittsgespräch auch dem ausscheidenden Mitarbeitenden, einen Abschluss für seinen Übergang zu finden. Es ist eine Gelegenheit, unausgesprochene Gedanken und Sorgen ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu äußern.

Indem Sie diese emotionale Last nehmen, verlässt die Person Ihr Unternehmen mit einem positiveren Gefühl, als wenn Sie ihr gar kein Feedback ermöglicht hätten.

Wer sollte ein Austrittsgespräch führen?

Wie Sie sich vorstellen können, ist die Durchführung eines Austrittsgesprächs eine sensible Angelegenheit. Es erfordert Fingerspitzengefühl und emotionale Intelligenz, um einen ausscheidenden Mitarbeitenden wirklich zu erreichen.

Eine echte Verbindung hilft dabei, den größtmöglichen Nutzen aus dem Austrittsgespräch zu ziehen.

Aus diesem Grund ist best practice, wenn ein:e festgelegte:r HR-Leiter:in oder ein anderes Mitglied der Personalabteilung das Gespräch führt. Idealerweise jemand, zu dem oder der die Person eine neutrale Beziehung pflegt.

Um den Austrittsgesprächsprozess zu standardisieren, ist es am besten, wenn möglichst immer dieselbe HR-Fachkraft die Gespräche führt.

Falls Ihr Unternehmen keine Personalabteilung hat, kann auch ein:e Operations-Manager:in oder eine andere unterstützende Person das Gespräch führen. Alternativ können Sie dem Mitarbeitenden den Fragebogen auch zum selbstständigen Ausfüllen geben.

Der oder die direkte Vorgesetzte des ausscheidenden Mitarbeitenden sollte niemals das Austrittsgespräch führen oder daran teilnehmen.

Das würde die Situation für beide Seiten unangenehm machen und die Wirksamkeit des Gesprächsprozesses massiv einschränken.

Wer sollte an einem Austrittsgespräch teilnehmen?

Für die meisten ausscheidenden Mitarbeitenden ist es sinnvoll, ein Austrittsgespräch anzubieten – aber nicht für alle. Als Empfehlung rate ich davon ab, mit gekündigten Mitarbeitenden ein Austrittsinterview zu führen.

Auch wenn sie das Gefühl haben mögen, wichtiges Feedback geben zu können, wird ihr Erlebnis zwangsläufig davon überschattet, dass sie vom Unternehmen entlassen wurden. Die Wahrscheinlichkeit, wirklich konstruktives Feedback zu bekommen, ist in diesem Fall sehr gering.

Mit allen anderen austretenden Mitarbeitenden empfehle ich, Austrittsgespräche zu führen. Auch wenn Sie glauben, den Grund fürs Ausscheiden bereits zu kennen – es kommen oft neue, wertvolle Aspekte zur Sprache, die Sie sonst nicht erfahren hätten.

Einige HR-Manager:innen sind der Meinung, dass es nicht notwendig sei, mit Mitarbeitenden im Ruhestand ein Austrittsgespräch zu führen. Ich sehe das anders.

Nur weil jemand in den Ruhestand geht, heißt das nicht, dass seine oder ihre Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen irrelevant sind.

Wie führt man ein wirksames Austrittsgespräch?

Wie bereits angedeutet, geht es bei dieser Maßnahme darum, möglichst ehrliches Feedback zu erhalten, um die Mitarbeitererfahrung für das verbleibende Team zu verbessern.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier meine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Empfehlungen, wie Sie diese Gespräche so gewinnbringend wie möglich gestalten.

1. Bereiten Sie das Gespräch vor

Sobald ein Teammitglied offiziell gekündigt hat, sollte die zuständige HR-Person oder Führungskraft Kontakt aufnehmen, um ein Austrittsgespräch zu vereinbaren.

Erklären Sie der Person, was sie im Rahmen des Austrittsgesprächs erwarten kann. Teilen Sie ihr Folgendes mit:

Der Zweck des Gesprächs (d. h. herauszufinden, wie wir weitere wertvolle Mitarbeitende wie sie selbst nicht verlieren)
Die ungefähre Dauer des Gesprächs (1 bis 2 Stunden sind üblich)
Wer Zugang zu ihrem Feedback hat (in der Regel nur Kernmitglieder Ihres HR-Teams, niemals die direkte Führungskraft der Person)
Wann das Feedback geteilt wird (eine bewährte Praxis ist, das Feedback erst nach dem letzten Arbeitstag zu teilen, um dem Mitarbeitenden ein gutes Gefühl zu geben)
Senden Sie ihnen im Voraus Ihre Liste mit Fragen für das Exit-Gespräch (so können sie sich mental auf das Meeting vorbereiten)
Versichern Sie ihnen, dass sämtliches Feedback streng vertraulich behandelt wird.

Sobald Sie einen Termin für das Gespräch gefunden haben, reservieren Sie unbedingt einen privaten Raum für das Meeting.

Falls möglich, buchen Sie einen Besprechungsraum in einem wenig frequentierten Bereich Ihres Büros – idealerweise ohne Fenster, die nach innen zeigen. Exit-Gespräche können emotional werden und Sie möchten nicht, dass jemand durchs Glas zuschaut.

Fragen für das Exit-Interview: Wie Sie Ihre Vorlage erstellen

Vor Ihrem ersten Exit-Gespräch empfehle ich, eine Liste mit Fragen zu entwickeln, die Sie stellen möchten.

Stellen Sie sicher, dass Sie offene Fragen stellen, da diese erfahrungsgemäß die nützlichsten Antworten liefern.

Zum Beispiel:

Hatten Sie Leistungsbeurteilungen? (eine geschlossene Frage – Sie erwarten ein Ja oder Nein)
Wie haben Sie den Prozess der Leistungsbeurteilung erlebt? (offen – Sie erhalten auf diese Weise deutlich mehr Feedback)

Sobald die Fragen feststehen, erstellen Sie aus dem Dokument eine Vorlage, die Sie dann vor dem Gespräch an Mitarbeitende schicken können, damit diese ihre Gedanken vorbereiten können.

Oder, falls ein persönliches Interview nicht möglich ist, kann die Vorlage alternativ eigenständig ausgefüllt werden.

Wenn Sie mit dem Exit-Interview-Prozess noch keine Erfahrung haben, benötigen Sie eventuell Unterstützung dabei, was Sie fragen sollten.

Hier finden Sie eine Liste mit aussagekräftigen Fragen für das Exit-Interview (sowie eine Vorlage), mit der Sie diesen Prozess fest in Ihre Mitarbeitertrennung integrieren können.

2. Durchführung des Gesprächs

Damit Sie ein effektiveres Exit-Gespräch führen können, ist es wichtig, vor Beginn der eigentlichen Fragen die richtige Atmosphäre zu schaffen. Ich empfehle, auf Folgendes einzugehen:

Danken Sie ihnen dafür, dass sie sich Zeit für das Gespräch nehmen.
Erinnern Sie sie daran, dass Ihr Unternehmen Feedback wertschätzt
Betonen Sie noch einmal, dass der Zweck des Gesprächs darin besteht, ihre ganz persönlichen Erfahrungen und die Gründe für ihren Weggang zu erfahren.
Versichern Sie erneut, dass sämtliches Feedback vertraulich behandelt und nicht an die direkte Führungskraft weitergegeben wird (meiner Erfahrung nach ist das die größte Sorge).

Tiefer graben und die 5-Whys-Methode

Wenn das Exit-Gespräch begonnen hat, bleiben Sie bei den Fragen Ihrer Vorlage. Das standardisiert den Prozess und macht Ihre Ergebnisse besser vergleichbar, als wenn Sie Fragen spontan stellen würden.

Zögern Sie jedoch nicht, bei besonders aufschlussreichen Antworten nach Details zu fragen.

Wenn ein Mitarbeitender zum Beispiel angibt, das Unternehmen wegen gefühlter Diskriminierung zu verlassen, sollten Sie nicht einfach alles notieren und dann zum nächsten Punkt übergehen.

Bitten Sie die Person, Ihnen zu erklären, warum sie sich so gefühlt hat. Dies ist Ihre letzte Gelegenheit für ehrliches Feedback, also dürfen Sie ruhig etwas tiefer nachfragen.

Manchmal sind ausscheidende Mitarbeitende zögerlich mit ihrem Feedback und Sie haben das Gefühl, Sie kratzen nur an der Oberfläche. In solchen Fällen kann die 5-Whys-Methode helfen.

Stellen Sie der Person eine offene Einstiegsfrage und hören Sie sich die Antwort an. Formulieren Sie dann das Gesagte in Ihren Worten und stellen Sie eine weitere Warum-Frage. Das führt automatisch zu einer tieferen Reflexion.

Nach deren Antwort wiederholen Sie das Vorgehen und fragen erneut "Warum?", bis Sie diesen Zyklus fünfmal durchlaufen haben.

Zum Beispiel:

F1: Warum haben Sie sich entschieden, das Unternehmen zu verlassen?
A1: Weil ich hier keine Entwicklungsmöglichkeiten habe.

F2: Warum haben Sie das Gefühl, hier keine Entwicklungsmöglichkeiten zu haben?
A2: Weil ich seit drei Jahren auf der gleichen Position bin.

F3: Warum denken Sie, dass Sie so lange auf der gleichen Position waren?
A3: Weil meine Führungskraft nicht glaubt, dass ich fortgeschrittene Aufgaben übernehmen kann.

F4: Warum denkt Ihre Führungskraft das?
A4: Weil wir nie über meine beruflichen Ziele oder Ambitionen sprechen.

F5: Warum sprechen Sie nicht mit Ihrer Führungskraft über Ihre Ziele und Ambitionen?
A5: Weil sie nie Zeit für mich haben und es ihnen anscheinend egal ist. Außerdem hatte ich seit zwei Jahren kein Beurteilungsgespräch mehr.

Durch die zusätzlichen Warum-Fragen haben wir deutlich mehr Informationen herausgefunden. In diesem Fall wird klar ersichtlich, dass der Kündigungsgrund des Mitarbeitenden gleich dreifach ist:

Es gab generell wenig Unterstützung und Feedback vom Vorgesetzten.
Ihre Ziele zur beruflichen Weiterentwicklung wurden nicht unterstützt oder anerkannt.
Sie hatten seit zwei Jahren kein Mitarbeitergespräch mehr.

Wenn Sie sich gegenüber einem scheidenden Mitarbeitenden wiederfinden, der Ihnen nur wenig Informationen gibt,

verwenden Sie diese Technik, um bei den Antworten etwas tiefer zu bohren.

Übertreiben Sie es jedoch nicht und setzen Sie diese Technik nicht bei jeder Frage ein. Ihre Aufgabe ist es, nützliche Informationen zu gewinnen und den ausscheidenden Mitarbeitenden nicht bei jeder Kleinigkeit auf den Zahn zu fühlen.

3. Nachbesprechung des Interviews

Nachdem Sie das Gespräch abgeschlossen haben, danken Sie dem Mitarbeitenden erneut für das gegebene Feedback. Geben Sie ihm die Möglichkeit, seine Rückmeldungen schriftlich zu überprüfen, bevor sie Teil der Personalakte werden.

Dies ist eine sinnvolle Gelegenheit, dass Mitarbeitende das Gesagte nochmals überdenken – insbesondere, wenn im Gespräch viele negative Punkte zur Sprache kamen. Immerhin befinden Sie sich in einem professionellen Umfeld; daher ist es wichtig, dass das Feedback ebenfalls sachlich formuliert wird.

Das Exit-Gespräch ist eine Chance, aus Sicht der Mitarbeitenden Probleme am Arbeitsplatz zu identifizieren. Als Moderator:in ist es aber ebenso wichtig, dafür zu sorgen, dass das Feedback auf der anderen Seite angemessen aufgenommen wird.

Nur weil ein:e Mitarbeiter:in das Unternehmen verlässt, heißt das nicht, dass er oder sie die Brücken zum Unternehmen komplett abbrechen möchte.

Weitere Dinge, die zu beachten sind

Grundsätzlich ist es am besten, ein Exit-Interview persönlich (oder per Video- oder Telefonanruf) durchzuführen. Es gibt jedoch Fälle, in denen das nicht möglich oder sinnvoll ist.

In diesen Fällen können Sie den austretenden Mitarbeitenden bitten, die Fragen selbst schriftlich zu beantworten und Ihnen die Antworten zur Durchsicht zuzusenden.

Das erhaltene Feedback geht womöglich nicht so sehr ins Detail, aber es ist trotzdem besser, die Meinung einzuholen, als gar keine Rückmeldung zu erhalten.

Wenn es die Zeit erlaubt, können Sie auch die oben erwähnte 5-Why-Technik einsetzen, um bei Bedarf nach zusätzlichen Details zu fragen.

Gehen Sie das Feedback durch – wenn Ihnen etwas auffällt, das nach tiefergehender Erklärung verlangt, markieren Sie es mit einem Kommentar wie „Können Sie das bitte genauer erklären?“ oder fragen Sie einfach „Warum?“

Best Practices für Exit-Interviews

Um zusammenzufassen, was ich oben beschrieben habe, hier die wichtigsten Best Practices:

Ein Exit-Interview sollte niemals von der direkten Führungskraft oder dem direkten Vorgesetzten der ausscheidenden Person durchgeführt werden.
Stellen Sie offene Fragen und gehen Sie mit der 5-Why-Technik tiefer nach.
Erstellen Sie einen Fragenkatalog, den Sie der/dem Interviewten vorab zur Verfügung stellen.
Geben Sie der ausscheidenden Person die Möglichkeit, ihr Feedback im Nachhinein schriftlich zu prüfen.
Führen Sie keine Exit-Interviews mit gekündigten Mitarbeitenden.
Führen Sie das Gespräch, wenn möglich, immer persönlich oder alternativ per Videotelefonat.

Exit-Interviews als Teil einer ganzheitlichen Mitarbeiter-Feedback-Strategie

Wenn Sie wie oben beschrieben vorgehen, erhalten Sie wertvolles Feedback, das in Ihre Strategien für Recruiting, Bindung, Weiterentwicklung und Mitarbeiterengagement einfließen kann.

Werfen Sie einen Blick auf unsere Exit-Interview-Fragen, um das Gelernte direkt umzusetzen. Sie können außerdem unsere anpassbare Exit-Interview-Vorlage herunterladen:

Holen Sie sich unsere Exit-Interview-Vorlage!

Aber während es wichtig ist, dieses Feedback von Ihren scheidenden Mitarbeitenden zu erhalten, ist es ebenso entscheidend, den Dialog auch mit Ihren derzeitigen Mitarbeiter:innen offen zu halten.

Stay-Interviews, Befragungen, regelmäßige Einzelgespräche und Mitarbeitergruppen sind ebenfalls hilfreiche Methoden, um Feedback Ihrer Belegschaft zu sammeln.

Hier einige nützliche Ressourcen:

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