8 Vorteile eines automatisierten Lohnabrechnungssystems
Die manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung öffnet Ineffizienzen und Fehlern Tür und Tor.
Ein automatisiertes Lohnabrechnungs-Softwaresystem kann die für die Berechnung von Zahlungen benötigte Zeit erheblich reduzieren, sorgt für eine genaue Berechnung gemäß den neuesten Gesetzen und Vorschriften, erhöht Skalierbarkeit und Flexibilität und macht den gesamten Prozess für alle Beteiligten letztlich effizienter, präziser und sicherer.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie ein automatisiertes Lohnabrechnungssystem Ihnen nutzen kann (+ wie Sie das beste auswählen):
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Was ist ein automatisiertes Lohnabrechnungssystem?
Ein automatisiertes Lohnabrechnungssystem ist eine Softwarelösung, die die Bezahlung, Steuern und Abzüge für Mitarbeitende auf Basis vordefinierter Regeln und Echtzeitdaten berechnet und verarbeitet.
Sie rationalisiert Aufgaben wie Zeiterfassung, Direktüberweisung sowie Steueranmeldungen und bleibt stets auf dem aktuellen Stand des Arbeitsrechts, um die Einhaltung sicherzustellen.
Diese Systeme bieten Arbeitgebern und Mitarbeitenden zudem einen sicheren Zugang zu Lohn- und Gehaltsinformationen, was Genauigkeit, Effizienz und Transparenz verbessert.
8 Vorteile eines automatisierten Lohnabrechnungssystems
Automatisierte Lohnabrechnungssysteme bieten Unternehmen jeder Größe zahlreiche Vorteile – ganz besonders, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erledigen müssen, zusätzlich zu Ihren anderen Aufgaben. Hier die wichtigsten Vorteile:
1. Mehr Effizienz
Automatisierte Lohnabrechnungssoftware beschleunigt den Lohnabrechnungszyklus erheblich, indem sie manuelle, zeitaufwändige Aufgaben durch optimierte digitale Prozesse ersetzt.
Beispielsweise beseitigen Funktionen wie automatisierte Berechnungen von Lohn, Steuern und Abzügen – basierend auf definierten Regeln – den Bedarf aufwändiger manueller Zahlenarbeit.
Die Integration mit Zeiterfassungs- und Anwesenheitssystemen ermöglicht es, Arbeitszeiten der Mitarbeitenden direkt in die Lohnabrechnung zu übernehmen und somit doppelte Dateneingabe zu vermeiden.
Eine HR-Managerin berichtete, dass sie mit automatisierter Lohnabrechnungssoftware die für die Lohnabrechnung benötigte Zeit um 90% reduzieren konnte.
Diese Möglichkeiten führen dazu, dass HR- und Buchhaltungspersonal mehr Zeit für strategische Aufgaben hat, anstatt für Verwaltungstätigkeiten.
2. Höhere Genauigkeit
Einer der überzeugendsten Vorteile der Automatisierung ist die drastische Reduzierung von Fehlern. Automatisierte Lohnabrechnungssysteme berechnen Verdienste, Abzüge und Steuern präzise, gestützt auf vordefinierte Formeln und aktuelle Steuersätze.
Ein gutes System enthält eingebaute Prüffunktionen, die Unregelmäßigkeiten oder Auffälligkeiten kennzeichnen (z. B. bei fehlerhafter Eingabe einer Provision) und damit das Risiko von Gehaltsfehlern weiter senken.
3. Kosteneinsparungen
Die Automatisierung der Lohnabrechnung hilft Unternehmen, sowohl direkte als auch indirekte Kosten zu senken. Der Bedarf an arbeitsintensiven manuellen Eingaben wird durch Funktionen wie automatisierte Datenübernahme aus Zeiterfassungstools und sich selbst aktualisierende Steuertabellen minimiert.
Weniger Fehler bedeuten ein geringeres Risiko teurer Strafen oder einer erneuten Lohnabrechnung (einer Studie von EY zufolge kostet jeder Lohnabrechnungsfehler ein Unternehmen im Durchschnitt $291), und Direktüberweisungen machen Papierchecks und Porto überflüssig. Eine nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware vereinfacht zudem das Finanzreporting und reduziert den Aufwand für die Lohn- und Gehaltsabstimmung.
4. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Einhaltung von Steuervorschriften und Arbeitsgesetzen kann herausfordernd sein, insbesondere für Unternehmen, die in mehreren Regionen tätig sind.
Automatisierte Lohnabrechnungssysteme sind darauf ausgelegt, diese Komplexität zu bewältigen, etwa durch Multi-State- und Multi-Country-Unterstützung. Sie passen sich automatisch an regionale Steuersätze, Feiertage und arbeitsrechtliche Regelungen an.
Die Systeme erstellen zudem detaillierte Prüfpfade, die bei Steuerprüfungen oder rechtlichen Überprüfungen von unschätzbarem Wert sind.
5. Datenschutz und IT-Sicherheit
Angesichts der sensiblen Natur von Lohn- und Gehaltsdaten ist Sicherheit unerlässlich. Automatisierte Lohnabrechnungsplattformen nutzen in der Regel starke Verschlüsselungsmethoden, um Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung zu schützen.
Rollenbasierte Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur autorisiertes Personal bestimmte Informationen einsehen oder bearbeiten kann. Funktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung und detaillierte Protokollierung erhöhen zudem die Systemintegrität.
Viele Plattformen bieten außerdem sichere Cloud-Speicherungen und regelmäßige Backups, um vor Datenverlust und Cyber-Bedrohungen zu schützen.
6. Berichte und Analysen
Über die eigentliche Lohnabrechnung hinaus dienen diese Systeme als leistungsstarke Analysewerkzeuge. Sie bieten individuell anpassbare Berichtsfunktionen, mit denen Unternehmen die Lohnkosten nach Abteilung, Standort oder Zeitraum überwachen können.
Trends bei den Arbeitskosten, Überstundensätzen und Mitarbeiterfluktuation können leicht erfasst und visualisiert werden. Da viele Systeme in Buchhaltungssoftware integriert werden, können Organisationen eine Übereinstimmung zwischen Lohnabrechnungsdaten und Finanzberichten sicherstellen, was die Entscheidungsfindung und Budgetprognosen verbessert.
7. Flexibilität
Automatisierte Lohnabrechnungssysteme sind darauf ausgelegt, eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Sie ermöglichen die Anpassung von Zahlungsplänen, z. B. zweiwöchentliche Lohnabrechnung oder flexible Bezahlung, Mitarbeiterklassifizierungen und Leistungsstrukturen, sodass sie für Unternehmen jeder Größe und aller Branchen geeignet sind.
Wenn Organisationen wachsen oder neue Märkte erschließen, skalieren diese Systeme entsprechend mit und unterstützen mehrere Währungen, Steuergebiete und Sprachen.
Ob Verwaltung von Festangestellten, Freelancern oder Auftragnehmern – automatisierte Lohnabrechnungslösungen bieten die nötige Anpassungsfähigkeit, um den verschiedenen Anforderungen der Belegschaft gerecht zu werden.
8. Transparenz
Ein automatisiertes Lohnabrechnungssystem fördert Transparenz und schafft Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitenden.
Die Mitarbeitenden erhalten über Self-Service-Portale unkomplizierten Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und Urlaubsstände. Häufig können sie dort auch persönliche Daten aktualisieren oder Einstellungen für die Direktüberweisung verwalten, ohne den Weg über die Personalabteilung zu gehen.
Mit pünktlicher, korrekter Bezahlung und klaren Aufzeichnungen zu Abzügen und Leistungen wachsen Sicherheit und Engagement der Mitarbeitenden. Diese Offenheit reduziert lohnbezogene Nachfragen und steigert die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit.
Wichtige Funktionen automatisierter Lohnabrechnungssysteme
Automatisierte Lohnabrechnungssysteme bieten eine Vielzahl an Funktionen, die den Lohnprozess optimieren und vereinfachen. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:
- Automatisierte Berechnungen: Ermittelt automatisch Mitarbeiterlöhne, Steuern, Abzüge und Leistungen anhand vordefinierter Regeln und Sätze.
- Direktüberweisung: Ermöglicht die Direktüberweisung von Gehältern auf die Bankkonten der Mitarbeitenden, wodurch der Bedarf an physischen Schecks entfällt und Zeit gespart wird.
- Compliance-Management: Hält das System mit den neuesten Steuergesetzen und Arbeitsvorschriften aktuell, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Bietet Mitarbeitern Zugang zu ihren Lohnabrechnungsdaten, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und Urlaubsständen. Mitarbeitende können persönliche Angaben aktualisieren und Direktüberweisungsdetails verwalten.
- Zeiterfassungs- und Anwesenheitsmanagement: Beinhaltet oder integriert Zeiterfassungssysteme, um die geleisteten Arbeitsstunden automatisch zu übernehmen, wodurch der Aufwand für manuelle Eingaben reduziert und eine korrekte Bezahlung gewährleistet wird.
- Anpassbare Lohnberichte: Erstellt detaillierte Lohnabrechnungsberichte und Analysen, sodass Unternehmen Lohnkosten nachverfolgen, Trends erkennen und fundierte Entscheidungen treffen können.
- Leistungsmanagement: Verwalten von Mitarbeiterleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorgeplänen und anderen Vergünstigungen, mit automatischer Berechnung der Abzüge und Beiträge.
- Abwesenheitsmanagement: Verfolgt Urlaubsstände und Ansprüche der Mitarbeitenden und integriert sich mit der Lohnabrechnung, um korrekte Urlaubsabrechnungen sicherzustellen.
- Unterstützung für mehrere Bundesländer und Länder: Unterstützt Unternehmen, die in mehreren Ländern oder Bundesstaaten tätig sind, einschließlich unterschiedlicher Steuergesetze, Währungen und Compliance-Anforderungen.
- Sicherheit und Datenschutz: Setzt umfassende Sicherheitsvorkehrungen ein, um sensible Lohndaten vor unbefugtem Zugriff und Cyberbedrohungen zu schützen.
- Anpassbare Einstellungen: Unternehmen können die Einstellungen der Lohnabrechnung auf ihre individuellen Anforderungen anpassen, beispielsweise Zahlungspläne, Mitarbeiterklassifizierungen und besondere Abzüge.
- Integration mit Buchhaltungssoftware: Die Integration der Lohnsoftware mit Buchhaltungsanwendungen sorgt für genaue Finanzaufzeichnungen und erleichtert die Abstimmung. (Integrationen sind besonders wichtig, wenn Sie ein eigenständiges Lohnabrechnungssystem verwenden.)
- Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen: Versendet automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen für wichtige Aufgaben, Fristen und Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung.
Wie wählt man ein Lohnabrechnungsautomatisierungssystem?
Die Auswahl einer so wichtigen Software wie einem Lohnabrechnungs-Automatisierungssystem kann etwas nervenaufreibend sein. Hier ist ein Prozess, der Ihnen hilft, die richtige Lohnsoftware für Ihre Anforderungen zu wählen.
Schritt eins: Bedürfnisse identifizieren
Bevor Sie mit der Recherche von Anbietern beginnen, nehmen Sie sich die Zeit, die spezifischen Anforderungen Ihrer Stakeholder zu verstehen, z. B. Mitglieder des Lohnteams, Führungskräfte und reguläre Mitarbeitende.
Fragen, die Ihnen helfen, Ihre Anforderungen zu identifizieren:
- Was sind die häufigsten Herausforderungen der Personalabteilung/Lohnbuchhaltung/Buchhaltung?
- Wie wird jeder Stakeholder die neue Software nutzen?
- Wo stößt das aktuelle HR-System oder der Prozess an seine Grenzen (Prozessabbildung kann hier helfen)?
- Was sind die häufigsten Beschwerden im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung?
- Wie wird jede neue von Ihnen erworbene Software in Ihren HR-Technologie-Stack integriert?
- Was sind die Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen Ihres Unternehmens bezüglich Datenschutz, Lieferantenvielfalt, Anbieter-Verträgen usw.?
- Wie technikaffin ist Ihr Team? Die von Ihnen gewählte Software sollte nicht komplexer in der Einrichtung und Nutzung sein, als Ihr Team bewältigen kann.
- Wie hoch ist Ihr Budget?
- Welche Art von Kapitalrendite (ROI) erwarten Sie?
Durch das Stellen dieser Fragen können Sie genau bestimmen, was Sie von Ihrer HR-Software benötigen.
Beziehen Sie Ihre Stakeholder mit ein (IT und Finanzabteilung sind immer hilfreich) und nutzen Sie deren Rückmeldungen, um Anwendungsfälle zu erstellen und eine Matrix aufzubauen, in der Sie vergleichen, was für jede Stakeholder-Gruppe wichtig ist.
Sie können nun die Gespräche mit den Anbietern führen und ihnen eine Liste mit erforderlichen und wünschenswerten Funktionen für jede Nutzergruppe präsentieren.
Schritt zwei: Anbieter recherchieren
Jetzt ist es an der Zeit, den Markt für Lohnabrechnungssoftware zu erkunden und sich mit den führenden automatisierten Lohnabrechnungssystemen für Ihren Anwendungsfall vertraut zu machen.
Bei der Recherche nach Anbietern für automatisierte Lohnabrechnungssoftware könnten Sie die Einhaltung von Steuervorschriften, Benutzerfreundlichkeit, Integration in Ihre bestehenden Systeme, Skalierbarkeit, Kundensupport sowie alle weiteren für Sie wichtigen Aspekte priorisieren. Vergewissern Sie sich, dass die Software kosteneffizient, anpassbar und mit detaillierten Berichtstools ausgestattet ist, um mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten.
Sie können auch Online-Communities beitreten oder Ihr Netzwerk für Empfehlungen nutzen.
Einige anbieterbezogene Fragen, die Sie stellen sollten:
- Wer sind die wichtigsten Anbieter für Ihren Anwendungsfall?
- Welche sind in ihrer Kategorie am besten bewertet?
- Was ist die am besten bewertete Funktion jedes Tools?
- Richtet sich das Tool an kleine und mittlere Unternehmen oder ist es eher für Großunternehmen geeignet?
- Was sagen Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte? Was sind die am häufigsten genannten Vorteile und Nachteile?
- Welche Art von Einarbeitung, Schulung, Support und weiteren Ressourcen bietet der Anbieter an?
- Gibt es eine umfassende Dokumentation?
- Erfüllen die Funktionen des Tools Ihre Anforderungen?
- Lässt sich die Software in die HR-Tools integrieren, die Sie bereits verwenden?
- Benutzeroberfläche: Ist sie optisch ansprechend?
- Benutzererlebnis: Ist sie intuitiv und einfach zu bedienen?
- Ist dieses Tool einfach oder komplex genug für Ihre Anforderungen an das Personalmanagement?
- Bietet es die Flexibilität oder Anpassungsfähigkeit, die Sie benötigen?
- Bietet es hohe Sicherheitsstandards und entspricht es den Datenschutzbestimmungen und Best Practices? Gibt es eine Option für den lokalen Betrieb?
- Entspricht die Preisgestaltung Ihrem Budget? Ist sie transparent? Ist der Preis angesichts der Fähigkeiten der Software gerechtfertigt? Sind bestimmte Schlüsselfunktionen nur in teureren Preisstufen enthalten?
- Wird eine Demo oder kostenlose Testversion angeboten?
Schritt drei: Erstellen Sie eine Auswahlliste und nehmen Sie Kontakt auf
Nun, da Sie einige potenzielle Anbieter identifiziert haben, ist es an der Zeit, etwas tiefer zu gehen und einige Demo-Termine zu vereinbaren.
- Senden Sie jedem Anbieter eine Anfrage nach Informationen (RFI), damit Sie Ihre Optionen Punkt für Punkt vergleichen können
- Wenn Sie wirklich gründlich sein wollen, schicken Sie jedem Anbieter auf Ihrer Auswahlliste eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP). Diese enthält wichtige Informationen zu Ihrem Unternehmen, Ihren spezifischen Bedürfnissen, einen Anbieterfragebogen sowie etwaige Regeln zur Angebotsabgabe wie Einreichungsfristen.
- Vereinbaren Sie einen Gesprächstermin mit dem Vertriebsmitarbeiter und gehen Sie Ihre Fragen durch.
Diese Termine, die idealerweise Produktdemos beinhalten sollten, helfen Ihnen auch, ein Gefühl für den Anbieter zu bekommen – und ob Sie eine gute Zusammenarbeit erwarten können.
Um Anbieter zu vergleichen, nutzen Sie diese praktische Bewertungsvorlage.
Schritt vier: Die Business-Case-Erstellung
Mit all den oben gesammelten Daten ist es nun an der Zeit, Ihren Business Case zu erstellen. Das muss kein 10-seitiges Dokument sein – es kann auch einfach ein einseitiges Memo sein (denn wer hat schon Zeit, 10 Seiten zu lesen).
Entscheidungsträger suchen nach Antworten auf die folgenden Fragen:
- Wie viel kostet es?
- Welche Schmerzpunkte löst die Software?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Warum müssen wir jetzt investieren?
- Wie hoch ist der ROI bei der Implementierung dieser Software?
Vielleicht kennen Sie die genauen Kosten noch nicht; sich jedoch bereits jetzt eine Genehmigung zu holen, stellt die Weichen für Ihren Erfolg.
Hier ist eine Business-Case-Vorlage, die Sie für Payroll-Automatisierungssoftware nutzen können
- Management-Zusammenfassung: Kurze Übersicht über den Vorschlag, die wichtigsten Vorteile und Schlussfolgerungen.
- Aktuelle Situation und Problemstellung: Beschreibung der aktuellen Situation und der konkreten Herausforderungen oder Probleme, die angegangen werden sollen.
- Vorgeschlagene Lösung und Nutzen: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und der erwarteten Vorteile, inklusive einer Kosten-Nutzen-Analyse.
- Implementierungsplan und Risikobewertung: Schrittweise Implementierungsstrategie, Zeitrahmen und eine Zusammenfassung potenzieller Risiken mit Maßnahmen zur Risikominderung.
- Fazit und Empfehlungen: Eine prägnante Zusammenfassung des Business Cases mit abschließenden Empfehlungen für Entscheidungsträger.
Schritt 5: Implementierung und Onboarding
Stellen Sie sicher, dass die Stakeholder über Ihre neue Lösung informiert sind und sich bei der Nutzung sicher fühlen.
Der Hauptgrund, warum Unternehmen bei Softwarekäufen keinen ROI sehen, ist, dass sie die Umsetzung nicht konsequent verfolgen und das neue Tool nicht erfolgreich in die täglichen Abläufe integrieren.
Effektives Change-Management ist entscheidend. Damit die Mitarbeitenden Ihre neue Software nutzen, müssen sie verstehen, welchen Nutzen sie davon haben (z.B. sie sparen Zeit/ihr Urlaubsantrag wird schneller genehmigt) und wissen, wie sie diese bedienen.
Hier sind einige Tipps, die dabei helfen.
- Kommunizieren Sie klar, dass ein neues System eingeführt wird und was das für die Mitarbeitenden bedeutet. Laden Sie die Mitarbeitenden ein, Fragen zu stellen.
- Nutzen Sie Onboarding- und Schulungsangebote des Anbieters und machen Sie die Teilnahme an dieser Schulung für Mitarbeitende innerhalb eines realistischen Zeitrahmens verbindlich.
- Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für die Steuerung der Implementierung, die auch Ansprechpartner für Fragen (und Feedback) der Mitarbeitenden ist.
- Machen Sie Mitarbeitende auf vorhandene Self-Service-Ressourcen aufmerksam und stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie sie ein Support-Ticket erstellen können, falls Probleme auftreten.
Payroll-Automatisierung vs. Payroll-Outsourcing
Automatisierte Gehaltsabrechnung bedeutet, dass Sie Software einsetzen, um Aufgaben rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erledigen, wie etwa die Berechnung von Löhnen, Steuern und Sozialleistungen. Dies geschieht intern und die Software übernimmt die meiste Arbeit, wodurch Zeit gespart wird, während aber weiterhin Aufsicht erforderlich ist.
Gehaltsabrechnung auslagern bedeutet, ein Unternehmen zu beauftragen, das die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt. Es kümmert sich um alles, einschließlich Berechnungen, Steueranmeldungen und die Einhaltung von Vorschriften. Es gibt Vor- und Nachteile beim Outsourcing der Gehaltsabrechnung: Es ist deutlich weniger zeitintensiv, aber Sie verlassen sich darauf, dass der externe Anbieter alles korrekt erledigt.
Zusammengefasst: Automatisierte Gehaltsabrechnung ermöglicht Ihnen die Kontrolle mit Unterstützung durch Software, während Payroll-Outsourcing die gesamte Aufgabe an Experten abgibt.
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