Implementierung von HR-Software: Experten-Tipps und Tricks
Die Einführung einer neuen HR-Software ist ein großes Unterfangen, aber mit dem richtigen Ansatz kann sie ein herausfordernder, jedoch lohnender Prozess sein.
Dieser Leitfaden führt Sie durch wichtige Strategien und Tipps, damit Ihre HR-Software-Einführung ein Erfolg wird.
Wie funktioniert die Einführung von HR-Software?
Die Einführung von HR-Software ist der Prozess, bei dem ein neues HR-System in den bestehenden HR-Technologie-Stack und die Abläufe Ihrer Organisation integriert wird. Ziel ist es, HR-Abläufe zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern, die Mitarbeitererfahrung zu steigern und die Gesamteffizienz zu erhöhen.
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„Die Implementierung einer auf die Ziele Ihrer Organisation zugeschnittenen HR-Software kann deren Wachstum und Erfolg fördern, indem sie das Management und die Entwicklung der Mitarbeitenden verbessert“, sagt Kyle Berry, Principal bei Sendero Consulting. „Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und die Nutzung von Datenanalysen bietet HR-Software einen Weg, um die Produktivität, das Engagement, die Bindung und die gesamte Unternehmensleistung zu steigern.“
Eine enge Zusammenarbeit mit HR-Software-Anbietern während der Implementierung ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang und eine effektive Nutzung des Systems zu gewährleisten.
Heute steht Organisationen eine große Vielfalt an HR-Software zur Verfügung. Ein kurzer Blick auf den HR-Software-Markt zeigt, dass sich dies in naher Zukunft wohl kaum ändern wird.
Für diesen Artikel gehen wir jedoch davon aus, dass es sich um die Einführung einer HRIS-, HRMS- oder HCM-Softwarelösung handelt. Der Implementierungsprozess für eine dieser Lösungen umfasst eine gründliche Recherche- und Testphase, um eine Option auszuwählen, die zu den geschäftlichen und technischen Anforderungen passt.
Im Folgenden finden Sie verschiedene Faktoren, die Sie bei einer HR-Software-Implementierung berücksichtigen sollten, damit Sie alle Vorteile von HCM-Software nutzen können.
- Wer: HR-Fachkräfte, IT-Mitarbeitende, Abteilungsleitungen und ein dediziertes Implementierungsteam, das möglicherweise jemanden wie eine/n HRMS-Analyst:in mit Spezialkenntnissen umfasst.
- Was: Ein Implementierungsprozess umfasst die Installation der Software, das Konfigurieren von Einstellungen, die Datenmigration und die Schulung der Mitarbeitenden in Self-Service-Modulen.
- Wann: In der Regel wird der Prozess in eine weniger arbeitsintensive Zeit gelegt, um Störungen zu minimieren.
- Wo: Die Einführung erfolgt organisationsweit, aber in erster Linie in HR- und IT-Abteilungen.
- Warum: Um zentrale HR-Funktionen zu verbessern, die Compliance zu gewährleisten und durch besseres Datenmanagement und automatisierte Prozesse die Mitarbeitererfahrung zu optimieren.
Checkliste für die Einführung von HRIS
Ob Sie eine neue HRIS einführen, eine HR-Buchhaltungssoftware aufrüsten oder mit einer neuen Plattform für Mitarbeiterbindung experimentieren – Sie müssen einen klaren, schrittweisen Prozess befolgen, um den Projektumfang und den Schulungsbedarf der Nutzer zu definieren.
In diesem Fall ist eine HRIS-Implementierungs-Checkliste entscheidend, damit während des gesamten Implementierungsprozesses alle relevanten Aspekte abgedeckt werden. Hier ein grundlegender Überblick über die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten.
- Bedarfe ermitteln: Analysieren Sie Ihre aktuellen HR-Prozesse und identifizieren Sie Verbesserungsbereiche.
- Software auswählen: Wählen Sie eine HR-Software, die zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt. Benötigen Sie etwas Vielseitiges oder Dynamisches, wie z.B. HR-Software mit integrierter Lohnabrechnung? Überlegen Sie solche Punkte frühzeitig.
- Budgetplanung: Stellen Sie Mittel bereit, nicht nur für den Softwarekauf, sondern für die gesamten HR-Software-Kosten einschließlich Implementierung, Schulungen und fortlaufendem Support.
- Daten sammeln: Erfassen und bereinigen Sie alle erforderlichen Mitarbeiterdaten für die Migration.
- Implementierungsteam zusammenstellen: Binden Sie HR, IT und wichtige Stakeholder ein.
- Projektplan erstellen: Legen Sie Zeitrahmen, Meilensteine und Aufgaben fest.
- Kommunikationsplan entwickeln: Erarbeiten Sie mit Ihrem Implementierungsteam eine transparente Kommunikationsstrategie für das Change Management.
- Schulungsmaterialien vorbereiten: Erstellen Sie Anleitungen und planen Sie Schulungen.
- Testdurchläufe durchführen: Führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass die Software korrekt funktioniert.
- Rollout: Führen Sie die Software nach einem gut durchdachten und kommunizierten Zeitplan ein.
- Laufender Support: Richten Sie ein Unterstützungssystem für Fehlerbehebung und Updates ein.
Benötigen Sie Hilfe bei der Auswahl der richtigen HR-Software? Sprechen Sie mit unseren Experten.
Entwicklung einer Implementierungsstrategie
Bei der Erstellung einer Implementierungsstrategie für ein HRIS sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen, um Störungen des regulären Geschäftsbetriebs zu minimieren.
Beteiligung der Stakeholder
Beziehen Sie wichtige Stakeholder von Anfang an ein, um Akzeptanz sicherzustellen und Bedenken frühzeitig zu adressieren.
„Das größte Problem ist, die Teams ins Boot zu holen, besonders jene, die sich Veränderungen widersetzen“, sagt Mike Kealey, Managing Director bei Vero HR. „Binden Sie während der Implementierung andere Unternehmensbereiche mit ein und glauben Sie nicht, alles alleine machen zu müssen. Verstehen Sie frühzeitig deren Anforderungen, indem Sie sie von Anfang an beteiligen, damit sie mitziehen, und identifizieren Sie schnelle Erfolge, wie etwa einen nützlichen Bericht für Ihr Finanzteam oder ein informatives, übersichtliches Dashboard für den CEO.“
So geht’s: Identifizieren und involvieren Sie frühzeitig die Schlüsselakteure. Dazu gehören HR-Leitung, IT-Spezialisten, Abteilungsleiter und Anwender. Erläutern Sie den Mehrwert und die Ziele beim Wechsel auf die neue HR-Plattform. Planen Sie erste Meetings, um deren Input einzuholen und Sorgen entgegenzutreten. Halten Sie die Stakeholder regelmäßig über Fortschritte und Änderungen auf dem Laufenden, um sie eingebunden und engagiert zu halten.
Klare Kommunikation
Pflegen Sie während des gesamten Prozesses eine transparente Kommunikation, um alle Beteiligten informiert und abgestimmt zu halten. Die Integration einer Kommunikationsstrategie für das Change Management ist ein kritischer Schritt, um Transparenz vor, während und nach der Implementierung sicherzustellen.
So geht’s: Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, der regelt, welche Informationen wann und an wen weitergegeben werden. Nutzen Sie unterschiedliche Kommunikationskanäle wie E-Mails, Meetings, Workflow-Software für People Operations und Projektmanagement-Tools, um sicherzustellen, dass alle informiert bleiben. Richten Sie ein zentrales Dokumentenarchiv mit allen Updates ein, das für alle Teammitglieder zugänglich ist.
Implementierungsansatz
Implementieren Sie die Software in einer Weise, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Die Einführung kann in Phasen erfolgen, damit Anpassungen möglich sind und Alltagsabläufe möglichst wenig gestört werden.
Laut Berry kann dieser Ansatz phasenweise nach Modulen, nach Geschäftsbereich oder in einer Kombination beider Varianten erfolgen. Es kann auch sinnvoll sein, mit einem „Big Bang“-Ansatz alle Module unternehmensweit gleichzeitig einzuführen.
So geht’s: Bewerten Sie Risiken, Zeitrahmen und Kosten verschiedener Implementierungsansätze. Wenn Sie einen modulweisen Ansatz verfolgen, prüfen Sie, welche temporären Integrationen notwendig sind, um Geschäftsprozesse zu unterstützen. Bei einer Einführung nach Geschäftsbereichen sollten Sie die Auswirkungen von plattformbedingten Inkonsistenzen im Unternehmen verstehen. Egal welchen Ansatz Sie wählen: Legen Sie klare Zeitpläne und Meilensteine fest, um den Fortschritt zu überwachen.
Schulung und Support
Eine Software ist nur dann effektiv, wenn sie breit angewendet wird – und das gelingt nur, wenn Ihre Teams darin geschult werden, wie sie ihre Arbeit beeinflusst, was sie in ihren Rollen damit tun sollen und wo sie Unterstützung erhalten, falls sie auf Hindernisse stoßen.
Kealey empfiehlt, die Schulungen individuell zu gestalten, damit sie für Ihre Organisation maximal relevant sind.
„Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf generische Support-Leitfäden", sagt er. „Stattdessen sollten Sie gezielt Zeit für Schulungen und den Start einplanen. Erwägen Sie, die Benutzerhandbücher individuell anzupassen, sodass jede Seite für Ihre Mitarbeiter relevant ist, und bieten Sie Schulungen für jede Abteilung an sowie regelmäßige offene Sprechstunden nach dem Start."
Praxis-Tipp: Überprüfen Sie Benutzerhandbücher, Video-Tutorials und Schnellreferenzleitfäden, um sicherzustellen, dass die Inhalte für verschiedene Benutzergruppen relevant sind. Planen Sie praktische Schulungen ein und bieten Sie fortlaufende Unterstützung über ein Helpdesk oder ein dediziertes Support-Team an. Fördern Sie eine Kultur des kontinuierlichen Lernens, indem Sie Auffrischungskurse und Updates zu neuen Funktionen anbieten.
Akzeptanz sicherstellen
Einer der größten Stolpersteine bei der Einführung von HR-Software ist der Widerstand gegen Veränderungen. Um dies zu überwinden, müssen Sie die Akzeptanz der Software fördern und ihre Vorteile sowie das Potenzial, die Arbeit der Menschen zu erleichtern, klar herausstellen.
Praxis-Tipp: Um die Akzeptanz der Software zu maximieren, heben Sie hervor, wie sie die Arbeit der Mitarbeitenden erleichtert und effizienter gestaltet, und gewinnen Sie die Unterstützung der jeweiligen Führungskraft. Erstellen Sie ein Framework zur Nutzenrealisierung, das die Vorteile der Veränderungen aufzeigt, erklärt, warum es sich um Vorteile handelt, und veranschaulicht, wie diese erreicht und dauerhaft gesichert werden können. Holen Sie regelmäßig Feedback ein, um Probleme oder Widerstände aufzugreifen.
Datenqualität
Es spielt keine Rolle, ob es sich um eine Recruiting-Software-Implementierung, Lohnabrechnung, Leistungsmanagement oder eine andere Art von HR-Software handelt – sie wird scheitern, wenn die Datenqualität schlecht ist. Wie das Sprichwort sagt: Was vorne reingeht, kommt hinten wieder raus. Die Einhaltung strikter Richtlinien im Umgang mit Daten bringt die besten Ergebnisse.
Praxis-Tipp: Führen Sie vor der Migration eine gründliche Datenbereinigung und -validierung durch. Implementieren Sie Richtlinien zur Datenverwaltung, um die Datenintegrität langfristig zu gewährleisten, oder wenden Sie sich an einen Datenmanagement-Berater, der Sie dabei unterstützt.
Das Implementierungsteam
Ein effektives Implementierungsteam besteht nicht nur aus Mitgliedern der Personalabteilung. Ihr Team sollte folgende Personen umfassen:
- HR-Führungskräfte: Liefern Einblicke in HR-Prozesse und Anforderungen.
- IT-Spezialisten: Betreuen technische Aspekte und Integrationen.
- Projektmanager: Überwacht das Projekt und stellt sicher, dass es im Zeitplan bleibt.
- Abteilungsvertreter: Geben Rückmeldung und stellen sicher, dass die Software die Anforderungen verschiedener Teams erfüllt.
Wenn Sie ein umfassendes System mit Enterprise-Funktionen oder globalen Möglichkeiten einführen, sollten Sie Ihr Implementierungsteam eventuell um einen HR-Technologieberater ergänzen, um von Anfang an alles richtig zu machen.
Das Team vorbereiten
Um operative Effizienz sicherzustellen, sollten Sie das Projektteam gut vorbereiten. Dazu können Teambuilding-Aktivitäten gehören. Darüber hinaus sollten Sie Folgendes beachten:
- Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: So werden Überschneidungen vermieden und jeder kennt seine Aufgaben und Beiträge.
- Schulungen anbieten: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die neue HR-Software und ihre Rolle im Implementierungsprozess verstehen. Organisieren Sie Schulungen zu Funktionen und Best Practices der Software.
- Klare Erwartungen setzen: Kommunizieren Sie Projektziele, Zeitrahmen und erwartete Ergebnisse ans Team. Informieren Sie regelmäßig über Fortschritte und Änderungen, um alle auf dem Laufenden zu halten.
- Zusammenarbeit fördern: Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, um die Koordination zu erleichtern und Fortschritte zu verfolgen.
Der Projektplan
Ein umfassender Projektplan ist unerlässlich für eine erfolgreiche Einführung von HR-Software, insbesondere im Verlauf der HRIS-Implementierung. Die Bedeutung einer sorgfältigen Planung und einer gut durchgeführten Einführungsphase kann nicht genug betont werden. Der Plan sollte folgende Punkte enthalten:
- Zeitplan: Legen Sie einen realistischen Zeitplan mit wichtigen Meilensteinen und Fristen fest.
- Aufgaben: Teilen Sie den Implementierungsprozess in überschaubare Aufgaben auf.
- Ressourcen: Ermitteln Sie die erforderlichen Ressourcen, einschließlich Personal, Budget und Tools.
- Risikomanagement: Planen Sie mögliche Risiken ein und entwickeln Sie Strategien zu deren Abmilderung.
Datenmigration
Datenmigration ist ein entscheidender Schritt bei der Implementierung von HR-Software und häufig nicht der einfachste. Matt Erhard, geschäftsführender Partner beim kanadischen Personalvermittler Summit Search Group, hat dies kürzlich selbst erlebt.
Obwohl Erhard und sein Team mit einem komplexen Prozess gerechnet hatten, ahnten sie nicht, wie viel Zeit und Aufwand tatsächlich notwendig sein würde, um alle Daten auf die neue Oberfläche zu übertragen. Die Angelegenheit wurde dadurch erschwert, dass die Summit Search Group mehrere Niederlassungen in Kanada betreibt, von denen jede vor der Einführung des neuen Systems ihre eigene interne IT-Lösung nutzte. Die Implementierung von Lohnsoftware erfordert eine sorgfältige Planung, um potenzielle Komplikationen wie diese zu vermeiden.
Testen
Gründliche Tests sind unerlässlich, bevor die vollständige Einführung erfolgt. Führen Sie mehrere Testrunden durch, um sicherzustellen, dass die Software korrekt funktioniert und sich gut mit bestehenden Systemen wie Lohnabrechnung oder Zeiterfassungssoftware integrieren lässt.
Sie sollten außerdem die Funktionalität für verschiedene Mitarbeitergruppen und den Umgang mit unterschiedlichen Anwendungsfällen testen, so empfiehlt es Soumya Mahapatra, CEO des MedTech-Regulatory-Startups Essenvia.
Einführung
Führen Sie die Software entsprechend dem Ansatz und Zeitplan ein, der zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Situation passt. Stellen Sie ein Team zum Troubleshooting bereit, das aufkommende Probleme sofort bearbeitet. Legen Sie einen Plan zur Risikominimierung fest, falls der erste Lohnlauf scheitern sollte.
Wartung
Nach der Implementierung ist eine regelmäßige Wartung nötig, damit die Software weiterhin effektiv bleibt. Planen Sie regelmäßige Updates, führen Sie periodische Audits durch und bieten Sie fortlaufend Schulungen an, um mit neuen Funktionen und Best Practices Schritt zu halten.
Tipps zur Optimierung des Implementierungsprozesses
- Frühe Einbindung: Binden Sie wichtige Interessensvertreter frühzeitig ein, um Akzeptanz zu schaffen und Bedenken auszuräumen.
- Klare Dokumentation: Führen Sie eine detaillierte Dokumentation, in der Herausforderungen, getroffene Entscheidungen und durchgeführte Maßnahmen festgehalten werden.
- Regelmäßige Updates: Halten Sie das Team über Fortschritte und jegliche Planänderungen auf dem Laufenden.
- Feedback der Nutzenden: Sammeln Sie Rückmeldungen der Nutzerinnen und Nutzer und setzen Sie diese zur fortlaufenden Verbesserung des neuen Systems um.
- Flexibles Planen: Seien Sie bereit, den Plan je nach Testergebnissen und Feedback anzupassen.
- Fortlaufendes Lernen: Fördern Sie kontinuierliches Lernen und die Anpassung an neue Softwarefunktionen sowie Updates.
Die Einführung von Software für das Personalwesen muss nicht überwältigend sein. Wenn Sie diese Strategien und Tipps befolgen, können Sie eine reibungslose und erfolgreiche Implementierung sicherstellen, die Ihre HR-Prozesse verbessert und die Ziele Ihrer Organisation unterstützt.
Die Wahl der richtigen HR-Software ist entscheidend, da sie das Mitarbeitermanagement vereinfachen und die Effizienz steigern kann. Um sicherzustellen, dass Sie die beste Software für Ihre Anforderungen auswählen, empfehle ich, Ihr Wissen über die wichtigsten Unterschiede zwischen HRIS-, HRMS- und HCM-Systemen aufzufrischen, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen.
