HRIS vs HRMS vs HCM Systeme: Was ist der Unterschied?
Die Navigation in der Welt der HR-Technologie kann überwältigend sein, besonders wenn Akronyme wie HRIS, HRMS und HCM oft austauschbar verwendet werden. Vielleicht fragen Sie sich, was diese Systeme eigentlich tun, wie sie sich unterscheiden und welches am besten zu Ihrer Organisation passt.
Sie sind nicht allein – viele HR-Fachleute haben Schwierigkeiten, diese Tools voneinander zu unterscheiden und zu verstehen, welches am besten zu den Anforderungen ihres Unternehmens passt.
In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Unterschiede zwischen HRIS-, HRMS- und HCM-Systemen, erläutern deren Kernfunktionen und geben Hilfestellung, wie Sie die passende HR-Lösung für Ihre spezifischen HR-Herausforderungen auswählen – egal, ob Sie Grundoperationen optimieren oder ein strategisches Personalmanagement umsetzen möchten.
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Am Ende werden Sie besser verstehen, welches System das Wachstum, die Ziele und die Personalmanagement-Strategien Ihres Unternehmens am besten unterstützt.
Was ist ein HRIS?
Ein Personalinformationssystem (HRIS) ist eine Art HR-Software, die dazu dient, zentrale HR-Funktionen wie das Speichern von Mitarbeiterdaten zu verwalten.
Durch das Speichern aller Mitarbeiterinformationen an einem Ort beseitigt das HRIS die Notwendigkeit für zahlreiche Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Papierkram. Es sorgt für leicht zugängliche, gut organisierte Informationen.
Auch wenn jedes Softwaresystem unterschiedlich ist, kann die Implementierung eines HRIS-Systems HR-Teams dabei helfen, die folgenden Funktionen zu organisieren:
- Zentrale HR und Lohnbuchhaltung
- Leistungsverwaltung
- Schulungsaufzeichnungen
- HR-Analysen und Berichte
- Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
- Einarbeitung von Mitarbeitenden
Vorteile eines HRIS
Der wichtigste Vorteil von HRIS-Software besteht darin, dass Ihre HR-Abteilung Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort abrufen kann. Damit entfällt das Jonglieren mit verschiedenen Systemen, um unterschiedliche Informationen zu verfolgen, die Ihre HR-Fachkräfte für Geschäftsentscheidungen benötigen.
Die Optimierung mit einem HRIS führt zu mehr Produktivität, einer erhöhten Kohärenz im gesamten Unternehmen und zu einer besseren Mitarbeitererfahrung.
Was ist ein HRMS?
Ein Personalmanagementsystem (HRMS) ist eine leistungsstärkere Art des HR-Managementsystems, das Unternehmen hilft, ihre Mitarbeiterdaten sowie wichtige HR-Prozesse wie Rekrutierung, Gehaltsabrechnung, Benefits, Schulungen und Leistungsbewertungen zu verwalten.
Sie ähneln HRIS-Systemen, da sie die gleichen zentralen HR-Bereiche abdecken. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede.
HRMS-Systeme bieten eine größere Möglichkeit zur Automatisierung von HR-Prozessen über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg, während sich HRIS-Systeme stärker darauf konzentrieren, die Probleme der HR-Teams in Bezug auf Dateneingabe und Datenverwaltung zu erleichtern.
Aufgrund ihrer fortgeschrittenen Funktionen sind HRMS in der Regel die teuerste Variante von HR-Management-Software.
Vorteile eines HRMS
Durch die Nutzung eines HRMS profitieren HR-Teams von zahlreichen Vorteilen. Dank ihrer vernetzten Module können sie viele administrative Aufgaben automatisieren und so den Zeitaufwand für zeitraubende Tätigkeiten verringern.
Weitere Vorteile der Nutzung von HRMS-Software sind:
- Verbesserte Datenmanagement-Praktiken
- Automatische Überwachung gesetzlicher Compliance
- Erweiterter Mitarbeiter-Self-Service
- Verbesserte Entscheidungsfindung durch integrierte Datenanalysen
Schneller Überblick: HRIS & HRMS
In den 1960er und 1970er Jahren begannen große Unternehmen damit, ihre Mitarbeiterdaten mit HR-Software zu verwalten. Ihr Hauptziel war damals, die Verwaltung von Aufzeichnungen zu erleichtern und gesetzliche Dokumentationspflichten zu erfüllen.
Frühe HR-Software konzentrierte sich hauptsächlich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung und wurde auf Großrechnern ausgeführt, die als zentrale Datenspeicher dienten, mit nur begrenzten Möglichkeiten zur Datenverarbeitung oder Interaktion mit dem System.
In den 1980er Jahren wurde HRIS beliebter, als Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme in der Geschäftswelt an Bedeutung gewannen. Damit begann der Wechsel von Großrechner-Systemen hin zur Client-Server-Technologie.
Unternehmen waren nun in der Lage, den Überblick über ihren gesamten Bedarf zu visualisieren, und Führungskräfte begannen zu verstehen, dass Beziehungen zu Menschen – Mitarbeitenden und Kunden – einen großen Unterschied für ihren Erfolg machten.
Heutzutage werden die Begriffe HRIS und Human Resources Management System (HRMS) synonym verwendet.
Was ist HCM-Software?
Human Capital Management (HCM) nutzt die gleichen Prozesse wie HRIS und beinhaltet zusätzlich Talent- und Personalmanagement. Eine HCM-Lösung legt den Schwerpunkt auf einen strategischen Ansatz zur Mitarbeiterführung.
Zu den Bereichen, die HCM-Software abdeckt, gehören unter anderem:
- Talentgewinnung
- ATS (Applicant Tracking System)
- Onboarding
- Talentmanagement
- Kulturförderung
- Karriereplanung
- Kompetenzzuordnung
- Nachfolgeplanung
Vorteile eines HCM
Neben den Vorteilen eines HRIS bietet HCM-Software Daten und Analysen, die für die langfristige Planung in Ihrem Unternehmen genutzt werden können. Weitere Vorteile von HCM-Software sind unter anderem:
- Bessere datenbasierte Entscheidungsfindung
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- Verbesserte Mitarbeiterbindung
- Effizientere Personalplanung
- Gestärkte Unternehmenskultur
Kurze HCM-Geschichte
In den 1950er und 1960er Jahren etablierte sich der Begriff „Human Capital“, als Unternehmensleiter begannen, den Wert der Mitarbeitenden zu erkennen.
Branchenübergreifend wurden Mitarbeiter von der Führung zunehmend als wertvolle Teammitglieder mit Fähigkeiten und Kompetenzen gesehen, die das Wachstum ihres Unternehmens fördern konnten – anstatt nur als Arbeitskräfte am Fließband oder austauschbare Beschäftigte.
Mit dem Aufkommen des Internets in den 1990er Jahren wuchs die Notwendigkeit für Führungskräfte, ihre Praktiken zu überdenken. Alle Bereiche – von der Rekrutierung über Talentmanagement und Mitarbeiterbindung bis hin zur Mitarbeiterbindung – mussten neu bewertet und angepasst werden.
Hier kamen HCM-Systeme ins Spiel, um diese HR-Anforderungen effizient zu managen.
Worin ähneln sich HRIS-, HRMS- und HCM-Systeme?
HRIS, HRMS und HCM sind allesamt Formen von Personalmanagement-Systemen, die viele der gleichen HR-Funktionen unterstützen, wie zum Beispiel:
- Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Speicherung von demografischen Mitarbeiterdaten
- Erfassung von Leistungsdaten
- Bereitstellung von Self-Service-Optionen
- Verwaltung von Mitarbeiter-Trainingsnachweisen.
Alle drei Systeme spielen eine zentrale Rolle bei der digitalen Transformation des HR-Bereichs.
Worin unterscheiden sich HRIS-, HRMS- und HCM-Software?
Der Hauptunterschied zwischen HRIS-, HCM- und HRMS-Tools liegt in der Tiefe und Breite ihrer HR-Abdeckung. Ein HRIS übernimmt grundlegende HR-Aufgaben, während sich HCM-Lösungen stärker auf mitarbeiterorientierte Prozesse konzentrieren und HRMS-Software noch umfassendere Funktionen bietet.
Ein HRIS deckt alle grundlegenden HR-Funktionen ab, allerdings aus Sicht von Datenmanagement und Datenerfassung. Alle Mitarbeiterdaten sind an einem Ort zentral gesammelt, jedoch stehen weniger Werkzeuge zur Verfügung, um mit diesen Daten aktiv zu arbeiten.
HCM-Software ermöglicht es, sich stärker auf mitarbeiterspezifische Bereiche wie Mitarbeiterleistung, Analysen und Onboarding einzulassen, während das HRIS eher grundsätzliche Mitarbeiterdaten bereitstellt.
HRMS-Systeme gehen noch einen Schritt weiter als sowohl HRIS- als auch HCM-Software. Sie bieten ein breiteres Spektrum an Funktionen und fortschrittlichere Möglichkeiten, wie beispielsweise integrierte Analysen von Personaldaten, die die strategische Planung unterstützen.
Wie wählen Sie zwischen HRIS-, HRMS- und HCM-Lösungen?
Welche Art von HR-Softwarelösung Sie nutzen sollten, hängt von den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.
Stellen Sie sich folgende Fragen, um herauszufinden, welche Software am besten zu Ihnen passt:
- Was sind Ihre wichtigsten HR-Funktionen und spezifischen Anforderungen?
- Wie ist der aktuelle Stand Ihrer HR-Technologie?
- Ist Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen ein relevantes Thema?
- Welche Bereiche Ihres Unternehmens lassen sich optimieren?
- Wie verwalten Sie Ihre Mitarbeiterdaten?
- Wie sieht Ihr Onboarding-Prozess aus?
- Wird Talentmanagement in Ihrem Unternehmen benötigt?
- Gibt es einen Bedarf an Nachfolgeplanung?
Die Suche nach der besten HR-Software kann ein relativ langwieriger Prozess sein, aber die investierte Zeit und gründliche Recherche sorgen dafür, dass Sie die richtige Entscheidung für Ihre HR-Profis treffen. Erstellen Sie beispielsweise ein HR-Software-RFP, um Ihren Auswahlprozess für Anbieter effizienter zu gestalten.
Wenn Ihr Team klein ist oder Ihr Budget für neue Software begrenzt ist, werfen Sie einen Blick auf HR-Software für kleine Unternehmen. Sie bieten meistens eine gute Funktionsvielfalt zu erschwinglichen Preisen. Eventuell ist auch diese Liste von Peopleguru-Alternativen interessant.
Und falls Sie sich zertifizieren lassen möchten, um Entscheidungen wie diese noch besser treffen zu können, finden Sie hier eine Auswahl an verschiedenen HRIS-Zertifizierungskursen, die gut zu Ihren Interessen passen könnten.
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