HRIS vs. HRMS vs. HCM-Systeme: Was ist der Unterschied?
HCM vs HRIS: HCM (Human Capital Management) und HRIS (Human Resources Information System) sind zwei Arten von HR-Software, dienen jedoch leicht unterschiedlichen Zwecken. HRIS konzentriert sich darauf, Mitarbeiterdaten zu speichern und zu verwalten sowie zentrale Aufgaben im Personalwesen wie Lohnabrechnung und Sozialleistungen zu erledigen. HCM geht darüber hinaus, denn es bietet diese Grundlagen sowie Talentmanagement, Mitarbeiterentwicklung und strategische Personalplanung. In diesem Artikel helfe ich Ihnen dabei, die Unterschiede schnell zu erkennen und herauszufinden, welches System am besten zu Ihren HR-Zielen passt.
Was ist ein HRIS?
Ein Human Resources Information System (HRIS) ist eine Art von HR-Software, die dazu verwendet wird, zentrale HR-Funktionen wie das Speichern von Mitarbeiterdaten zu verwalten.
Durch das Speichern aller Mitarbeiterinformationen an einem Ort macht das HRIS mehrere Tabellen, Datenbanken und Papierkram überflüssig und stellt einfach zugängliche, übersichtliche Informationen bereit.
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Obwohl jedes Softwaresystem unterschiedlich ist, kann die Implementierung eines HRIS Personalteams helfen, folgende Funktionen zu organisieren:
- Zentrales HR und Lohnabrechnung
- Verwaltung von Sozialleistungen
- Schulungsnachweise
- HR-Analysen und Berichte
- Zeit- und Abwesenheitserfassung
- Mitarbeitereinarbeitung
Vorteile eines HRIS
Der größte Vorteil einer HRIS-Software besteht darin, dass Ihre Personalabteilung Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort hat. Damit entfällt die Notwendigkeit, unterschiedliche Systeme zu verwenden, um verschiedene für die HR-Spezialisten geschäftsrelevanten Informationen zu verfolgen.
Durch die Vereinfachung mit einem HRIS steigen Produktivität und Zusammenhalt im gesamten Unternehmen – und nicht zuletzt verbessert sich auch die Mitarbeitererfahrung (Employee Experience).
Was ist ein HRMS?
Ein Human Resource Management System (HRMS) ist eine robustere Art von HR-Management-System, das Unternehmen nicht nur bei der Verwaltung ihrer Mitarbeiterdaten, sondern auch bei wichtigen HR-Prozessen wie Recruiting, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Schulungen und Leistungsbeurteilungen unterstützt.
Sie ähneln HRIS-Systemen darin, dass sie die gleichen zentralen HR-Bereiche abdecken. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede.
HRMS-Systeme bieten eine umfangreichere Automatisierung von HR-Aufgaben über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg, während HRIS-Systeme sich in erster Linie auf die Erleichterung von Dateneingabe und Datenverwaltung für HR-Teams konzentrieren.
Wegen der fortgeschrittenen Funktionalitäten sind HRMS in der Regel die teuerste Variante von HR-Management-Software.
Vorteile eines HRMS
Die Nutzung eines HRMS kann Personalteams zahlreiche Vorteile bieten. Dank der miteinander verbundenen Module lassen sich viele Verwaltungsaufgaben automatisieren, was den zeitlichen Aufwand für Ihr Personal deutlich reduziert.
Weitere Vorteile der Verwendung von HRMS-Software sind unter anderem:
- Verbesserte Datenverwaltungspraktiken
- Automatische Einhaltungskontrollen und Hinweise
- Erweiterter Self-Service für Mitarbeiter
- Bessere Entscheidungsfindung durch integrierte Datenanalysen
HRIS & HRMS: Ein schneller Rückblick
In den 1960er- und 1970er-Jahren begannen große Unternehmen damit, ihre Mitarbeiterdaten mit HR-Software zu verwalten. Ziel war es damals vor allem, die Archivierung zu unterstützen und gesetzliche Dokumentationspflichten zu erfüllen.
Frühe HR-Software konzentrierte sich hauptsächlich auf die Lohnabrechnung und wurde auf Mainframe-Computern betrieben, die als zentrale Datenspeicher dienten, aber kaum Möglichkeiten zur Datenverarbeitung oder Interaktion boten.
HRIS wurde dann in den 1980er Jahren populärer, als Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme in der Geschäftswelt an Bedeutung gewannen. Dies leitete einen Wandel von Mainframe-Systemen hin zu Client-Server-Technologien ein.
Unternehmen konnten nun einen Gesamtüberblick über die Bedürfnisse ihres Unternehmens erhalten, und Führungskräfte begannen zu verstehen, dass Beziehungen zu Menschen – Mitarbeitern und Kunden – einen großen Unterschied für den Erfolg ausmachen.
Heute wird der Begriff HRIS synonym mit Human Resources Management System (HRMS) verwendet.
Was ist HCM-Software?
Human Capital Management (HCM) nutzt die gleichen Prozesse wie HRIS und beinhaltet zusätzlich Talent- und Workforce-Management. Eine HCM-Lösung legt ein besonderes Augenmerk auf einen strategischen Ansatz zur Verwaltung von Mitarbeitenden.
Zu den Bereichen, die HCM-Software abdeckt, gehören:
- Talentakquise
- ATS (Applicant Tracking System – Bewerbermanagementsystem)
- Onboarding
- Talentmanagement
- Kulturentwicklung
- Karriereplanung
- Kompetenzmapping
- Nachfolgeplanung
Vorteile eines HCM
Zusätzlich zu den Vorteilen eines HRIS bietet HCM-Software Daten und Analysen, die zur Planung langfristiger Ziele in Ihrem Unternehmen genutzt werden können. Weitere Vorteile von HCM-Software sind:
- Bessere datenbasierte Entscheidungsfindung
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Verbesserte Bindungsraten
- Effizientere Personalplanung
- Stärkung der Unternehmenskultur
Kurze Geschichte des HCM
In den 1950er und 1960er Jahren tauchte der Begriff „Human Capital“ (Humankapital) auf, als Geschäftsführende begannen, den Wert der Mitarbeitenden zu erkennen.
Mitarbeitende wurden branchenübergreifend von der Unternehmensleitung zunehmend als wertvolle Teammitglieder mit Fähigkeiten und Kompetenzen angesehen, die das Wachstum ihrer Unternehmen vorantreiben können – statt als bloße Produktionskräfte oder ersetzbare Arbeitskräfte.
Mit der zunehmenden Internetnutzung in den 1990er Jahren wuchs auch die Notwendigkeit für Führungskräfte, ihre Praktiken zu wandeln. Alles – von Rekrutierung, Talentmanagement, Mitarbeiterbindung und Engagement – musste neu bewertet und aktualisiert werden.
HCM-Systeme kamen auf den Markt, um diese HR-Anforderungen effizient zu steuern.
Wie ähneln sich HRIS-, HRMS- und HCM-Systeme?
HRIS, HRMS und HCM sind alles Arten von Personalmanagementsystemen, die viele identische HR-Funktionen abdecken, wie zum Beispiel:
- Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Speicherung von Mitarbeiterstammdaten
- Erfassung von Leistungsbeurteilungen
- Bereitstellung von Self-Service-Optionen
- Pflege von Mitarbeiterqualifikationen und Fortbildungsnachweisen.
Alle drei waren maßgeblich an der digitalen Transformation des Personalwesens beteiligt.
Wie unterscheiden sich HRIS-, HRMS- und HCM-Software?
Der Hauptunterschied zwischen HRIS-, HCM- und HRMS-Tools liegt im Umfang und der Tiefe ihrer HR-Abdeckung. Ein HRIS übernimmt zentrale HR-Funktionen, während HCM-Lösungen stärker auf mitarbeiterspezifische Prozesse eingehen und HRMS-Software noch umfassendere Funktionen bietet.
Ein HRIS deckt alle grundlegenden HR-Funktionen ab, jedoch aus einer Datenmanagement- und Datenerfassungsperspektive. Alle Mitarbeiterdaten befinden sich an einem Ort, aber es stehen weniger Tools zur Verfügung, um mit diesen Daten aktiv zu arbeiten.
HCM-Software ermöglicht es Ihnen, auf Mitarbeiterebene umfassender zu agieren, beispielsweise bei Mitarbeiterleistung, Analysen und Onboarding, während HRIS eher grundlegende Mitarbeiterdaten bereitstellt.
HRMS-Systeme gehen noch einen Schritt weiter als HRIS- und HCM-Software. Sie bieten ein breiteres Funktionsspektrum und fortschrittlichere Funktionen, wie integrierte Analysen aus Personaldaten, um die strategische Planung zu unterstützen.
Wie wählt man zwischen HRIS-, HRMS- und HCM-Lösungen?
Die Entscheidung, welche Art von HR-Software Sie nutzen sollten, hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab.
Stellen Sie sich diese Fragen, um zu bestimmen, welche Lösung am besten zu Ihnen passt:
- Was sind Ihre wichtigsten HR-Funktionen und konkreten Anforderungen?
- Wie ist der aktuelle Stand Ihrer HR-Technologie?
- Ist Mitarbeiterengagement ein echtes Bedürfnis in Ihrem Unternehmen?
- Welche Bereiche Ihres Unternehmens könnten optimiert werden?
- Wie verwalten Sie Mitarbeiterdaten?
- Wie sieht Ihr Onboarding-Prozess aus?
- Wird Talentmanagement in Ihrem Unternehmen benötigt?
- Gibt es Bedarf an Nachfolgeplanung?
Die Suche nach der für Sie besten HR-Software kann ein relativ langwieriger Prozess sein, aber die investierte Zeit und Recherche stellen sicher, dass Sie die richtige Entscheidung für Ihre HR-Fachkräfte treffen. Erwägen Sie die Erstellung einer HR-Software-Ausschreibung (RFP), um Ihren Auswahlprozess für Anbieter zu beschleunigen.
Wenn Ihr Team klein ist oder Ihr Budget für neue Software begrenzt ist, sehen Sie sich auf kleine Unternehmen zugeschnittene HR-Software an, da diese meist ein gutes Funktionsangebot zu erschwinglichen Preisen bereitstellen. Vielleicht möchten Sie auch diese Liste mit Peopleguru-Alternativen ansehen.
Und wenn Sie sich zertifizieren lassen möchten, um Entscheidungen wie diese besser treffen zu können, finden Sie hier eine Liste von verschiedenen HRIS-Zertifizierungskursen, die perfekt zu Ihren Interessen passen könnten.
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