10 beste Softwarelösungen zur Mitarbeitereinsatzplanung für Großunternehmen im Test 2026

Rotageek ist eine KI-gestützte Plattform für die Mitarbeitereinsatzplanung in Unternehmen, die Bedarfsprognosen, automatische Einsatzplanung, Schichtverwaltung, die Durchsetzung von Compliance-Regeln und Self-Service für Mitarbeitende in einer einzigen Workforce-Management-Lösung vereint.

Für wen ist Rotageek am besten geeignet?

Rotageek eignet sich besonders für Einzelhandels-, Gastgewerbe- und Gesundheitsorganisationen mit mehreren Standorten, die eine KI-gestützte Bedarfsprognose benötigen, um die Personaleinsatzplanung an realen Betriebsdaten auszurichten.

Warum ich Rotageek ausgewählt habe

Rotageek verdient einen Platz auf meiner Liste, weil die KI-gestützte Bedarfsprognose eine Präzision erreicht, die ich nur selten sehe: Vorhersagen in 15-Minuten-Intervallen, trainiert anhand von Verkaufszahlen, Besucheraufkommen, Wetter- und Live-Veranstaltungsdaten. Besonders gut gefällt mir, dass die automatische Einsatzplanung diese Prognose nutzt und in etwa 30 Sekunden einen vollständig optimierten und regelkonformen Dienstplan erstellt. Dabei werden Millionen von Schichtkombinationen geprüft, bevor ein Passungswert zur Nachfrage angezeigt wird, sodass Führungskräfte genau sehen können, wie gut die Personalausstattung vor der Veröffentlichung dem tatsächlichen Bedarf entspricht.

Wichtige Funktionen von Rotageek

• Verteilung offener Schichten: Offene Schichten werden anhand ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeit an geeignete Mitarbeitende an mehreren Standorten weitergeleitet.
• Erfassung von Fähigkeiten und Zertifizierungen: Die Fähigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeitenden sind direkt mit den Schichtaufgaben verknüpft, sodass nur qualifiziertes Personal Rollen zugewiesen wird, für die bestimmte Kompetenzen erforderlich sind.
• Analyse von Ermüdung und Fairness: Integrierte Regeln überwachen aufeinanderfolgende Schichten, Ruhezeiten und die Verteilung unbeliebter Schichten wie Wochenenden und Spätschichten, um Ungleichgewichte vor der Veröffentlichung zu erkennen.
• Integrierte Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich per Mobilgerät oder Web mit Geofencing und Fotoaufnahme ein und aus. Die Arbeitszeitnachweise werden automatisch ausgefüllt und können für den Export in die Lohnabrechnung verwendet werden.

Integrationen von Rotageek

Zu den dokumentierten Integrationen gehören ADP, Oracle, SAP, Sage, IRIS, Zellis, ESR und Locum's Nest. Rotageek unterstützt außerdem REST-APIs, Webhooks, SFTP und SSO für benutzerdefinierte oder ältere Systemanbindungen.

Paylocity bietet eine einheitliche Plattform zur Verwaltung komplexer Mitarbeiterplanungsanforderungen in großen Unternehmen. Sie ist für HR-Teams und Betriebsleiter konzipiert, die Schichten koordinieren, die Arbeitszeit verfolgen und die Einhaltung von Vorschriften an mehreren Standorten oder in verschiedenen Abteilungen sicherstellen müssen. Mit Funktionen, die Herausforderungen im Workforce Management in großem Maßstab adressieren, hilft Paylocity Unternehmen, die Einsatzplanung zu rationalisieren und sich an veränderte Arbeitsanforderungen anzupassen.

Für wen eignet sich Paylocity am besten?

Paylocity ist ideal für große Organisationen und HR-Teams, die komplexe, mehrstufige Planungs- und Genehmigungsprozesse automatisieren müssen.

Warum habe ich Paylocity ausgewählt?

Ich habe Paylocity ausgewählt, weil seine Automatisierungswerkzeuge für Arbeitsabläufe es ermöglichen, komplexe Planungsprozesse zu entwerfen und zu automatisieren, wie sie viele Großunternehmen benötigen. Sie können benutzerdefinierte Genehmigungsketten einrichten, Benachrichtigungen für Schichtänderungen automatisieren und Compliance-Prüfungen basierend auf eigenen Regeln auslösen. Besonders schätze ich, wie diese Automatisierungsfunktionen den manuellen Arbeitsaufwand für HR- und Operationsteams mit großen, dezentralen Belegschaften reduzieren. Dieses Maß an Anpassbarkeit ist insbesondere für Unternehmen mit besonderen Planungsrichtlinien oder mehreren Standorten wertvoll.

Paylocity: Wichtigste Funktionen

Weitere Funktionen, die Paylocity für die Einsatzplanung in Unternehmen nützlich machen:

• Mobile Self-Service-Tools: Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, Urlaubsanträge stellen und Schichten direkt über ihr Mobilgerät tauschen.
• Fortschrittliche Analytik-Dashboards: HR und Manager erhalten Echtzeitdaten zu Anwesenheit, Überstunden und Planungstrends.
• Eingebaute Compliance-Verwaltung: Die Plattform überwacht Planungsregeln und arbeitsrechtliche Anforderungen, um Compliance-Risiken zu minimieren.
• Zeiterfassung und Anwesenheit: Paylocity erfasst Kommt-/Geht-Zeiten und synchronisiert diese mit Planungs- und Lohnabrechnungsmodulen.

Paylocity-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Entra, Google Workspace, Okta, verschiedene Bewerbermanagementsysteme, Jobbörsen, Anbieter von Sozialleistungen, 401(k)- und Rentenanbieter, Kassensysteme, Background-Check-Dienste und ERP-Plattformen. Paylocity bietet zudem eine API für individuelle Integrationen.

TimeTrex ist ein Workforce-Management-Tool, das sich an Unternehmen richtet, die integrierte Dienstplanerstellung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung benötigen. Es eignet sich für Firmen, die diese Funktionen auf einer einzigen Plattform bündeln und optimieren möchten. 

Warum ich TimeTrex ausgewählt habe: TimeTrex bietet eine nahtlose Lohnabrechnungsintegration, sodass Sie Mitarbeitereinsatzplanung und Gehaltsabrechnung an einem Ort verwalten können. Sie können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter genau erfassen und dafür sorgen, dass die Lohnabrechnung fehlerfrei durchgeführt wird. Damit ist es ideal für Unternehmen, die ihre Personalverwaltung vereinfachen möchten.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten automatisierte Stundenzettelberechnungen, die die manuelle Eingabe reduzieren, anpassbare Berichtswerkzeuge für tiefere Einblicke in die Personaldaten und eine mobile App zur flexiblen Verwaltung von Schichten unterwegs.

Integrationen umfassen QuickBooks, ADP, Paychex, Sage und weitere.

Deputy ist ein Workforce-Management-Tool, das für Unternehmen entwickelt wurde, die eine flexible Einsatzplanung und Zeiterfassung benötigen. Es ist ideal für Branchen wie Einzelhandel und Gastgewerbe, in denen der Schichttausch häufig vorkommt. 

Warum ich Deputy gewählt habe: Deputy bietet Funktionen, mit denen Mitarbeiter unkompliziert Schichten untereinander tauschen können. Sie können Dienstpläne verwalten und Arbeitszeiten mit minimalem Aufwand erfassen. Die Flexibilität des Tools unterstützt Unternehmen mit wechselnden Personalbedarfen. Es vereinfacht die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden und hält alle Beteiligten auf dem Laufenden.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen Aufgabenmanagement zum Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben, Compliance-Tools zur Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben sowie eine Mobile App zur Verwaltung von Dienstplänen und Stundenzetteln unterwegs.

Integrationen umfassen Xero, ADP, QuickBooks, Square, Gusto, Zapier, BambooHR, NetSuite und weitere.

Workday ist eine Unternehmenssoftwarelösung für das Personalmanagement und das Finanzmanagement. Sie richtet sich an große Unternehmen, die HR-Prozesse mit Einsatzplanung und Workforce Management integrieren möchten. 

Warum ich Workday gewählt habe: Workday überzeugt durch die Integration von HR, da es Funktionen bietet, die Einsatzplanung mit Gehaltsabrechnung und Talentmanagement verbinden. Sie können Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung und Einsatzplanung über eine Plattform verwalten. Diese Integration hilft dabei, HR-Abläufe zu optimieren und die Datenqualität zu verbessern. Das Tool liefert zudem Einblicke in die Performance und Kosten der Belegschaft.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen Workforce-Planung, die die Optimierung des Personalbestands unterstützt, Leistungsmanagement zur Nachverfolgung des Mitarbeiterfortschritts sowie Echtzeit-Analysen zur fundierten Entscheidungsfindung.

Integrationen umfassen Salesforce, Slack, ServiceNow, Okta, SAP, Oracle, ADP und mehr.

Verint ist ein Workforce-Management-Tool, das sich auf prädiktive Modellierung und Analysen spezialisiert und große Unternehmen anspricht, die ihre Belegschaft optimieren möchten. Es unterstützt Unternehmen dabei, den Personalbedarf vorherzusagen und die operative Leistung zu verbessern. 

Warum ich Verint gewählt habe: Verint bietet fortschrittliche Fähigkeiten in der prädiktiven Modellierung, sodass Sie Personalanforderungen vorausschauend erkennen und Dienstpläne proaktiv anpassen können. Die Analysen des Tools liefern Einblicke in Trends und Produktivität der Belegschaft. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um fundierte Entscheidungen über den Personalbestand und die Ressourcenzuteilung zu treffen. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, die Arbeitskosten und Effizienz optimieren wollen.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen fortschrittliche Analysen, die helfen, Trends in der Belegschaft zu erkennen, Echtzeitüberwachung zur Leistungsnachverfolgung und anpassbare Dashboards zur einfachen Datenvisualisierung.

Integrationen beinhalten Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP, Oracle, Workday, Kronos und mehr.

Die ADP WorkForce Suite bietet Tools für das Workforce-Management und richtet sich in erster Linie an große Unternehmen. Sie konzentriert sich auf Einsatzplanung, Zeiterfassung und Arbeitsanalysen, um Unternehmen bei der Optimierung ihrer Belegschaft zu unterstützen. 

Warum ich die ADP WorkForce Suite gewählt habe: Die ADP WorkForce Suite ist für groß angelegte Betriebsabläufe konzipiert und bietet umfangreiche Planungsoptionen sowie Analysen. Sie kann komplexe Planungsanforderungen abdecken und sorgt dafür, dass Ihre Belegschaft effizient eingesetzt wird. Die Analysen des Tools liefern Einblicke in Arbeitskosten und Produktivität. Sie unterstützt die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und ist daher besonders gut für große Unternehmen geeignet.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten Arbeitsanalysen, die Einblicke in die Effizienz der Belegschaft bieten, Compliance-Management zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen und mobilen Zugriff, um Dienstpläne auch unterwegs verwalten zu können.

Integrationen umfassen SAP, Oracle, QuickBooks, Sage, Xero und weitere.

TCP Software ist eine Unternehmenslösung, die sich auf Mitarbeitereinsatzplanung und Zeiterfassung konzentriert. Das Unternehmen bietet Produkte für Branchen wie Bildung, Gesundheitswesen und öffentliche Sicherheit an und unterstützt bei der Verwaltung komplexer Lohnregeln und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. 

Warum ich TCP Software ausgewählt habe: TCP Software überzeugt durch die exzellente Nachverfolgung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Verwaltung komplexer Lohnregeln, mit Funktionen wie dynamischer Einsatzplanung und automatisierter Zeiterfassung. Es lässt sich in ERP-, HCM- und Lohnabrechnungssysteme integrieren, um Ihre Einsatzplanung und Lohnabrechnungsprozesse zu synchronisieren.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen dynamische Einsatzplanung, die sich an die Bedürfnisse Ihres Teams anpasst, automatisierte Zeiterfassung zur Fehlerreduzierung sowie Compliance-Management, um Ihr Unternehmen im Einklang mit Vorschriften zu halten.

Integrationen beinhalten Oracle, ADP, Workday, QuickBooks, Sage, BambooHR, Paychex und weitere.

Intrigma ist eine Dienstplanlösung, die speziell für die Gesundheitsbranche entwickelt wurde und sich auf Schichtplanung und Personalmanagement konzentriert. Sie hilft medizinischen Einrichtungen dabei, Mitarbeiterpläne effizient zu verwalten. 

Warum ich Intrigma ausgewählt habe: Intrigma ist gezielt für den Gesundheitsbereich konzipiert und bietet Funktionen wie automatische Schichtzuweisungen und Compliance-Überwachung. Die Software kann komplexe Planungsanforderungen bewältigen, sodass Schichten mit Qualifikationsstufen und Zertifizierungen in Einklang stehen. Der Fokus auf das Gesundheitswesen sorgt dafür, dass die besonderen Anforderungen der medizinischen Personaleinsatzplanung verstanden werden. Damit lässt sich der Personaleinsatz optimieren und gleichzeitig die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften gewährleisten.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen sind unter anderem automatische Schichtzuweisungen unter Berücksichtigung der Mitarbeiterverfügbarkeit, Compliance-Überwachung zur Erfüllung von Branchenstandards sowie sicherer elektronischer Datenaustausch über die API des Systems.

Integrationen umfassen Google Kalender, Epic, Outlook, Allscripts, McKesson, Kronos, ADP und mehr.

TixTime ist eine Plattform zur Mitarbeitereinsatzplanung, die speziell für Organisationen mit verteilten Teams entwickelt wurde, die über mehrere Regionen hinweg tätig sind. Sie konzentriert sich darauf, Planungsfehler durch Zeitunterschiede zu reduzieren und die Koordination für große, geografisch verstreute Belegschaften zu verbessern.

Warum ich TixTime ausgewählt habe: TixTime überzeugt durch die automatische Zeitzonenumrechnung, die Terminüberschneidungen für globale Teams verhindert. Manager können die Verfügbarkeit über verschiedene Regionen hinweg koordinieren, ohne manuelle Anpassungen vorzunehmen. Das verringert Missverständnisse und verpasste Schichten. Damit eignet sich TixTime besonders für Organisationen, die eine schnelle, zuverlässige Einsatzplanung ohne komplexe Anforderungen im Workforce-Management benötigen.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen die automatische Umrechnung von Zeitzonen zur Vermeidung von Planungsfehlern zwischen Regionen, Push-Benachrichtigungen, damit Mitarbeiter über Änderungen im Dienstplan informiert bleiben, Selbstzugriff der Mitarbeitenden für Aktualisierungen der Verfügbarkeit sowie mobilen Zugriff, damit Teams ihre Einsatzpläne von überall einsehen können.

Integrationen umfassen Google Kalender, Microsoft Outlook, Slack, Zoom, QuickBooks, ADP, Paychex, Xero, BambooHR und Salesforce.