10 beste Softwarelösungen zur Urlaubsverwaltung 2026 zur Erfassung bezahlter Abwesenheiten

Justworks ist eine HR- und Lohnabrechnungsplattform, die Urlaubsverfolgung, Abwesenheitsmanagement, Leistungsverwaltung und Zeiterfassung bietet – konzipiert für Teams, die eine All-in-One-Lösung suchen.

Für wen ist Justworks am besten geeignet?

Kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine zentrale HR-Plattform mit Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sowie integrierter Lohnabrechnung und Benefits wünschen.

Warum habe ich Justworks ausgewählt?

Ich habe Justworks als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich rund um die Uhr Antworten auf Fragen zu Urlaub oder Abwesenheit erhalte, individuelle Abwesenheitsrichtlinien festlegen kann und Anträge direkt über die Plattform genehmige. Dieses Maß an persönlicher Hilfe ist bei der Urlaubsverwaltung selten.

Wichtige Funktionen von Justworks

• Zeiterfassungs-Add-on: Überwachung der Arbeitszeiten und Anwesenheit von Mitarbeitenden in einem System.
• Integrierte Gehaltsabrechnung: Genehmigte Urlaube werden direkt mit den Lohnläufen synchronisiert.
• Zugriff über die mobile App: Mitarbeitende können Urlaub von jedem Gerät aus beantragen und einsehen.
• Individuell anpassbare Abwesenheitsrichtlinien: Konfiguration von Ansammlungen, Übertragungen und verschiedenen Abwesenheitstypen für unterschiedliche Teams.

Justworks-Integrationen

Justworks bietet native Integrationen mit QuickBooks Online und Xero für Lohnabrechnung und Buchhaltung. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Factorial ist eine KI-gestützte HR-Plattform, die Urlaubsanträge, Abwesenheitserfassung, Genehmigungen von Freistellungen und die Selbstbedienung für Mitarbeitende in Ihrem gesamten Unternehmen zentralisiert.

Für wen ist Factorial am besten geeignet?

Factorial eignet sich hervorragend für Kleinunternehmer, die KI-gestützte HR-Abläufe wünschen – einschließlich Abwesenheitserfassung, Dienstplanung und der Beantwortung von Fragen zu Richtlinien – ohne mehrere Tools verwalten zu müssen.

Warum ich Factorial ausgewählt habe

Ich habe Factorial als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Positionierung als KI-Lösung für Unternehmen über grundlegende HR-Software hinausgeht – der KI-Agent One von Factorial kann Fragen von Mitarbeitenden zu Urlaubsrichtlinien beantworten, Abwesenheitsberichte aus aktuellen Unternehmensdaten erstellen und bei der Dienstplanung helfen, ohne dass Ihr HR-Team in jede Anfrage einbezogen werden muss. Besonders gut gefällt mir, dass Mitarbeitende Urlaubsanträge mobil einreichen und Führungskräfte sie mobil genehmigen oder ablehnen können, während Ansparregeln, Übertragungsgrenzen und Sperrzeiten automatisch durch konfigurierbare Richtlinien durchgesetzt werden.

Die wichtigsten Funktionen von Factorial

• Konfigurierbare Abwesenheitsarten: Administratoren können verschiedene Abwesenheitskategorien erstellen – jeweils mit eigenem Namen und eigenen Regeln –, sodass Ihr Team Urlaub, Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten getrennt erfasst.
• Team-Abwesenheitskalender: Ein gemeinsamer Kalender zeigt aktuelle und bevorstehende Abwesenheiten an. So lassen sich Überschneidungen leichter erkennen und Vertretungen planen, bevor Anträge genehmigt werden.
• Richtlinien auf Basis von Standort und Vertrag: Abwesenheitsrichtlinien können nach Standort oder Vertragsart angepasst werden, sodass automatisch unterschiedliche Regeln für verschiedene Mitarbeitergruppen gelten.
• Export von Abwesenheitsdaten der Mitarbeitenden: Führungskräfte können die Abwesenheitsaufzeichnungen der Mitarbeitenden direkt aus der Plattform exportieren, um die Abstimmung mit der Lohnabrechnung oder externe Berichte zu erstellen.

Factorial-Integrationen

Factorial bietet Marktplatz-Integrationen mit Silae, DATEV LODAS, Sage 200, Sage 100, Microsoft Power BI, Slack und Google Workspace. Außerdem stehen eine öffentliche API mit OAuth 2.0, Webhooks, SDKs und eine Zapier-Anbindung zur Verfügung.

Vacation Tracker ist ideal für Teams, die eine einfache und präzise Urlaubsverwaltung direkt in Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace wünschen. Anstatt ein separates System einzuführen, können Sie Abwesenheitsanträge, Freigaben und Kontingente innerhalb der vorhandenen Kollaborationstools Ihres Teams verwalten.

Warum ich Vacation Tracker ausgewählt habe

Ich habe mich für Vacation Tracker entschieden, weil es nativ in Microsoft Teams, Slack und Google Workspace funktioniert. Ihr Team kann so Freistellungen beantragen und genehmigen, ohne die Plattform zu wechseln. Kalender werden in Echtzeit synchronisiert und automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass jeder direkt innerhalb der bestehenden Arbeitsabläufe sehen kann, wer wann abwesend ist.

Sie können benutzerdefinierte Abwesenheitstypen erstellen, Kontingente festlegen und Richtlinien nach Standort oder Abteilung anpassen – praktisch, wenn Ihre Organisation mehrere Regionen abdeckt. Mir gefällt auch, dass Mitarbeiter ein Self-Service-Dashboard innerhalb ihres Kollaborationstools nutzen, was das Hin und Her reduziert und die PTO-Verwaltung in die tägliche Kommunikation integriert.

Wichtige Funktionen von Vacation Tracker

Hier sind einige wichtige Funktionen im Überblick:

• Natives App-Integration für Zusammenarbeit: Urlaub direkt in Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace beantragen und freigeben.
• Automatische Ansparungen: Verdienstquoten werden automatisch angewendet, sodass die Salden das ganze Jahr über korrekt bleiben.
• Konfigurierbare Nutzerprofile: Mitarbeiter lassen sich Standorten, Abteilungen und Richtlinien zuordnen, was für eine bessere Berichterstellung sorgt.
• Integrierte Berichte: Zeigt Abwesenheitshistorie und Nutzungstrends zur Unterstützung von Personal- und Einsatzplanung an.

Vacation Tracker Integrationen

Zu den Integrationen zählen Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Outlook-Kalender, Google Kalender, iCal, Apple Kalender und E-Mail-basierte Benachrichtigungen.

Connecteam ist eine Plattform für das Workforce-Management von Unternehmen mit überwiegend mobilen oder nicht-schreibtischgebundenen Teams, die eine einfache Möglichkeit benötigen, PTO zu verfolgen, Abwesenheitsanträge zu verwalten und alle unterwegs miteinander zu verbinden.

Für wen ist Connecteam am besten geeignet?

Connecteam eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen in Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Bauwesen, in denen die meisten Mitarbeitenden ohne Schreibtisch oder Computer arbeiten.

Warum ich Connecteam ausgewählt habe

Connecteam hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil das Tool die PTO-Verwaltung per Mobilgerät hervorragend abbildet. Mir gefällt, dass Mitarbeitende ihre Abwesenheitsanträge direkt über die App einreichen können und Manager sofort eine Benachrichtigung erhalten, um diese zu genehmigen oder abzulehnen – ganz ohne Desktop. Mein Team erhält durch den gemeinsamen Urlaubskalender einen Echtzeit-Überblick darüber, wer wann abwesend ist, was besonders hilfreich bei der Einsatzplanung für Außendienst- oder Stundenkräfte ist. Das Mobile-First-Design sorgt dafür, dass nichts in E-Mail-Ketten oder auf Notizzetteln verloren geht.

Connecteam Hauptfunktionen

• Anpassbare Urlaubsgenehmigungen: Erstellen und konfigurieren Sie verschiedene Abwesenheitskategorien – wie Krankenstand, Urlaub oder unbezahlte Freistellung –, die zu den spezifischen PTO-Regelungen Ihres Unternehmens passen.
• Ansparungsverfolgung: Legen Sie automatische PTO-Ansparungsregeln fest, damit sich die Mitarbeitenden-Guthaben je nach gearbeiteter Stundenzahl oder Betriebszugehörigkeit aktualisieren.
• Zeiterfassung mit GPS: Mitarbeitende können sich per Mobilgerät ein- und ausstempeln, wobei die Standorterfassung nachweist, wo sie ihre Arbeitszeit erfassen.
• Schichtplanung: Erstellen und veröffentlichen Sie Mitarbeitendenpläne, die genehmigte Abwesenheiten automatisch berücksichtigen, um Überschneidungen zu vermeiden.

Connecteam Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Gusto, Xero, ADP, Zapier, Wix, Lightspeed, PrismHR, Square, BambooHR, Accu-Time Systems, Synel und Clover.

BambooHR bietet HR-Teams und wachsenden Unternehmen eine zentrale Plattform, um Urlaubsanträge zu verwalten, Abwesenheitssalden zu verfolgen und Genehmigungen zu automatisieren, damit Urlaubsrichtlinien effizient gemanagt und genaue Aufzeichnungen im gesamten Unternehmen gewährleistet werden.

Für wen eignet sich BambooHR am besten?

BambooHR ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die das Verwalten von Abwesenheiten als Teil eines umfassenderen HR-Systems und nicht als eigenständiges Tool integrieren möchten.

Warum ich BambooHR ausgewählt habe

BambooHR schafft es auf meine Auswahlliste, weil die Abwesenheitsverwaltung hier ein nativer Bestandteil des kompletten HRMS ist und keine aufgesetzte Zusatzfunktion. Ich schätze, dass die PTO-Verwaltung direkt mit den Mitarbeiterdaten verknüpft ist: Wenn sich der Urlaubssaldo einer Person ändert, werden alle anderen relevanten Daten automatisch synchronisiert. Mein Team kann benutzerdefinierte Urlaubstypen anlegen, Ansparregeln konfigurieren und Mitarbeitern ermöglichen, Urlaubsanträge über ein Self-Service-Portal einzureichen – und das alles ohne Toolwechsel. Dank der integrierten Genehmigungsabläufe werden Vorgesetzte automatisch benachrichtigt, und ich kann die Verfügbarkeit meines Teams auf einen Blick im gemeinsamen Kalender sehen.

BambooHR Hauptfunktionen

• Who's Out-Kalender: Ein gemeinsamer Kalender, der zeigt, welche Mitarbeitenden an welchem Tag abwesend sind – so haben Vorgesetzte und HR jederzeit Transparenz zur Teamverfügbarkeit.
• Payroll-Synchronisation für Abwesenheiten: Urlaub, Krankentage und Feiertagsvergütung werden mit BambooHR Payroll synchronisiert, sodass eine manuelle Dateneingabe entfällt.
• Automatisierte Einhaltung von Vorschriften: BambooHR verfolgt Überstunden und Urlaube automatisch und hilft so, die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben in allen 50 US-Bundesstaaten sicherzustellen.
• Mobile App-Zugriff: Mitarbeitende und Führungskräfte können Urlaubsanträge per BambooHR Mobile App einreichen, prüfen und genehmigen – ganz ohne Schreibtischarbeit.

BambooHR Integrationen

Integrationen sind unter anderem verfügbar mit Slack, Checkr, Remote, Evolia; darüber hinaus sind eigene Anbindungen über die BambooHR API möglich.

Buddy Punch ist eine cloudbasierte Plattform für Abwesenheitsverwaltung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde, die eine einfache Erfassung von bezahltem Urlaub (PTO), automatisierte Ansammlungen und unkomplizierte Workflows für Urlaubsanträge sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte benötigen.

Für wen ist Buddy Punch am besten geeignet?

Buddy Punch eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die eine benutzerfreundliche und unkomplizierte Lösung zur Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten benötigen – auch ohne eigene Personalabteilung.

Warum ich Buddy Punch ausgewählt habe

Ich habe mich für Buddy Punch entschieden, weil es den gesamten PTO-Prozess auch ohne eigene HR-Abteilung abbildet. Ansamlungsregeln laufen automatisch, sodass sich Urlaubskonten nach jeder Abrechnungsperiode ohne manuellen Aufwand aktualisieren. Sobald ein Urlaubsantrag genehmigt ist, werden die Abwesenheitsstunden direkt im Stundenzettel hinterlegt und im Plan berücksichtigt. Die durchgängige Automatisierung hilft kleinen und mittleren Unternehmen, in denen oft eine Person für Lohnabrechnung, Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung zuständig ist.

Wichtige Funktionen von Buddy Punch

• Anpassbare Abwesenheitsarten: Mehrere Abwesenheitskategorien – wie Krankheit, Urlaub oder persönliche Abwesenheit – mit individuellen Regeln und Limits erstellen und konfigurieren.
• Genehmigungs-Workflows für Führungskräfte: Führungskräfte werden über anstehende Urlaubsanträge benachrichtigt und können diese direkt im Dashboard genehmigen oder ablehnen.
• Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Mitarbeitende können Urlaubsanträge einreichen, ihre PTO-Stände prüfen und Antragsstatus einsehen, ohne die Personalabteilung kontaktieren zu müssen.
• Lohnabrechnungsberichte: Erstellen Sie Berichte, die Abwesenheiten und PTO-Stände zusammenfassen und für die Lohnabrechnung bereitstellen.

Buddy Punch Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, ADP Workforce Now, Gusto, Paychex, Paylocity, Paycor, Justworks, Rippling und Workday.

actiPLANS bietet HR-Teams und Managern eine unkomplizierte Möglichkeit, Urlaubstage zu verfolgen, Urlaubsanträge zu verwalten und alle Beteiligten mit übersichtlichen Abwesenheitskalendern und automatischen Saldenberechnungen auf dem Laufenden zu halten.

Für wen ist actiPLANS am besten geeignet?

actiPLANS ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die ein unkompliziertes Tool für die Urlaubsverwaltung suchen, ohne den Aufwand einer kompletten HR-Suite.

Warum ich mich für actiPLANS entschieden habe

actiPLANS hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es die Urlaubsverwaltung auf das Wesentliche reduziert, was die meisten Unternehmen benötigen. Mir gefällt, wie der Workflow für Urlaubsanträge und Genehmigungen darauf ausgelegt ist, schnell zu funktionieren—Mitarbeitende stellen Anträge, Manager werden benachrichtigt, und die Salden aktualisieren sich automatisch, ohne dass jemand Tabellen nachverfolgen muss. Den visuellen Abwesenheitskalender finde ich besonders praktisch, um auf einen Blick Lücken bei der Personalabdeckung zu erkennen, vor allem in stark frequentierten Zeiten wie dem Sommer oder an Feiertagen. Die automatisierten Regeln für das Ansammeln von Urlaubstagen sind ein weiteres Feature, auf das ich immer wieder zurückgreife, da sie einmal eingerichtet werden und das System dann die Berechnung übernimmt.

actiPLANS Hauptfunktionen

• Individuelle Abwesenheitsarten: Erstellen Sie unbegrenzt viele Abwesenheitskategorien, um jede Art von Abwesenheit zu erfassen—von Krankheitstagen bis zur Elternzeit—mit jeweils eigenen Genehmigungsworkflows.
• PTO-Sperrtage: Blockieren Sie bestimmte Daten, an denen keine Freistellung erlaubt ist, sodass Mitarbeitende im Urlaubskalender direkt gesperrte Zeiträume sehen können.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Legen Sie über anpassbare Benutzerzugriffsrechte fest, welche Mitarbeitenden Abwesenheitsdaten einsehen oder verwalten dürfen.
• Abwesenheitsberichte: Erstellen und exportieren Sie Berichte über Mitarbeiterabwesenheiten als CSV- oder PDF-Dateien, mit Filteroptionen zur Analyse nach Team oder Zeitraum.

actiPLANS Integrationen

Derzeit sind keine nativen Integrationen aufgeführt.

Leave Dates bietet HR-Teams und Managern eine übersichtliche Möglichkeit, bezahlte Abwesenheiten zu verfolgen, Urlaubsanträge zu verwalten und die Verfügbarkeit des Teams zu visualisieren. So können Unternehmen jeder Größe komplexe Abwesenheitsrichtlinien einfach steuern und Terminüberschneidungen reduzieren.

Für wen ist Leave Dates am besten geeignet?

Leave Dates eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die ein unkompliziertes, flexibles Tool zur Urlaubsverwaltung benötigen, ohne den Funktionsumfang einer kompletten HR-Suite.

Warum ich Leave Dates ausgewählt habe

Leave Dates hat es auf meine Shortlist geschafft, weil das Tool maximale Flexibilität bei der Einrichtung von Abwesenheitsrichtlinien bietet. Besonders gefällt mir, dass benutzerdefinierte Abwesenheitsarten jenseits der klassischen Urlaubstage und Krankheitstage erstellt werden können—zum Beispiel Freiwilligentage, Bildungsurlaub oder Sabbaticals—und dass für jede Art eigene Anspar-Regeln hinterlegt werden können. Mein Team kann außerdem unterschiedliche Richtlinien je nach Abteilung oder Standort festlegen, was wirklich hilfreich ist, wenn Mitarbeitende in mehreren Regionen mit verschiedenen Anspruchsregelungen geführt werden. Diese Konfigurierbarkeit findet man selten bei Tools in dieser Preisklasse.

Wichtige Funktionen von Leave Dates

• Geteiltes Wanddiagramm: Ein interaktiver, visueller Kalender, der jederzeit die Verfügbarkeit Ihres Teams und genehmigte Abwesenheiten zeigt.
• Verfolgung des Urlaubsanspruchs: Mitarbeitende und Manager können verbleibende Ansprüche und Abwesenheitshistorie jederzeit einsehen.
• Erfassung von Überstunden (TOIL): Teammitglieder können Überstunden per App oder Desktop erfassen, um sie später in Freizeit umzuwandeln und einzulösen.
• Unterstützung gesetzlicher Feiertage: Automatische Berücksichtigung von Feiertagen in über 150 Ländern für standortübergreifende Teams.

Integrationen von Leave Dates

Integrationen sind unter anderem mit Google Calendar, Outlook und Slack möglich. Eine API für eigene Einbindungen ist ebenfalls verfügbar.

Calamari ist eine Plattform für Abwesenheitsmanagement, die speziell für HR-Teams und Manager entwickelt wurde, die Urlaubsansprüche verfolgen, Abwesenheitsrichtlinien automatisieren und Mitarbeiteranfragen in wachsenden Unternehmen vereinfachen möchten.

Für wen eignet sich Calamari am besten?

Calamari ist besonders geeignet für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die ein dediziertes Tool für das Abwesenheitsmanagement benötigen, ohne die Komplexität einer umfassenden HR-Suite.

Warum ich Calamari gewählt habe

Calamari steht auf meiner Favoritenliste, weil es mehrstufige Genehmigungs-Workflows für Abwesenheitsanträge besonders gut handhabt. Mir gefällt, dass man Genehmigungsketten mit mehreren Managern oder HR-Prüfern in Reihe konfigurieren kann – das ist besonders nützlich, wenn ein einzelnes Genehmigungssiegel nicht ausreicht, wie beispielsweise bei längeren Abwesenheiten, die sowohl vom direkten Vorgesetzten als auch von der Abteilungsleitung freigegeben werden müssen. Mein Team kann je nach Abwesenheitstyp oder Team unterschiedliche Genehmigungsregeln festlegen, sodass der Prozess flexibel bleibt, ohne chaotisch zu werden. Der Abwesenheitskalender von Calamari verschafft allen einen Überblick darüber, wer wann abwesend ist, wodurch Genehmigungen nicht isoliert voneinander erfolgen.

Wichtige Funktionen von Calamari

• Individuelle Abwesenheitsarten: Legen Sie eigene Abwesenheitskategorien samt Ansammlungsregeln, Limits und Teilnahmekriterien fest und konfigurieren Sie diese.
• Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Mitarbeiter können selbstständig Abwesenheitsanträge stellen, Ihr Guthaben prüfen und ihre Abwesenheitshistorie einsehen – ganz ohne HR-Beteiligung.
• Automatisierte Ansammlungen: Automatische PTO-Ansammlungspläne lassen sich abhängig von Zugehörigkeit, Arbeitszeitmodell oder individuellen Regeln einrichten.
• Abwesenheitsberichte: Erstellen Sie Berichte über die Nutzung von Urlaub und anderen Abwesenheiten, Abwesenheitstrends und Teamverfügbarkeit innerhalb Ihres Unternehmens.

Calamari-Integrationen

Integrationen sind verfügbar für Slack, Microsoft Teams, Asana, Jira, Google Workspace, Office 365, Basecamp, Toggl, QuickBooks und Okta.

edays ist eine Abwesenheitsmanagement-Plattform, die für HR-Teams und Organisationen entwickelt wurde, die bezahlte und unbezahlte Freizeit (PTO) verfolgen, komplexe Abwesenheitsrichtlinien verwalten und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben über mehrere Standorte und Länder hinweg sicherstellen müssen.

Für wen ist edays am besten geeignet?

edays eignet sich besonders für mittelgroße bis große HR-Teams, die Mitarbeitende in mehreren Ländern verwalten und ein zentrales System für das Tracking von Abwesenheiten und das Management von Fehlzeiten benötigen.

Warum ich edays ausgewählt habe

edays erhält seinen Platz auf meiner Bestenliste, weil das Tool das Abwesenheitstracking über verschiedene Länder und Zeitzonen hinweg so gut löst. Ich schätze, dass es landesspezifische Feiertage, lokale Urlaubsansprüche und regionale Compliance-Regeln innerhalb einer einzigen Plattform unterstützt. Mein Team kann für jeden Standort individuelle Urlaubsrichtlinien konfigurieren, ohne Arbeit zu duplizieren oder separate Systeme zu verwalten. Der Abwesenheitskalender bietet eine Echtzeit-Übersicht darüber, wer im gesamten Unternehmen abwesend ist – besonders hilfreich bei der Koordination internationaler Teams.

Wichtige Funktionen von edays

• Self-Service-Urlaubsanträge: Mitarbeitende können Urlaube per Web oder App über ein einfaches Formular beantragen, und Manager werden automatisch per E-Mail zur Ein-Klick-Freigabe benachrichtigt.
• Bradford-Faktor-Tracking: Ein integriertes Bradford-Faktor-Widget ermöglicht es HR, Krankheitsmuster zu überwachen, Scores zu prüfen und automatisierte Interventionsprozesse zu starten.
• Warnungen bei Abwesenheitsüberschneidungen: Mindestbesetzungsregeln festlegen, sodass das System Urlaubsanträge kennzeichnet oder blockiert, wenn eine Unterbesetzung droht.
• Geplante Berichte: Individuelle Berichte zu Abwesenheiten und Urlaub erstellen und automatisch in regelmäßigen Abständen an die richtigen Personen senden lassen.

edays-Integrationen

Integrationen sind unter anderem möglich mit IntelliHR, Outlook, Gmail, iCal, BHSF, Doctor Care Anywhere und NHS Wellbeing.