Die 10 besten Online-Tools zur Mitarbeiterplanung für 2026

Factorial ist eine Online-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihr Personal effizienter zu verwalten. Ich habe Factorial ausgewählt, weil die Dienstplanung, ehrlich gesagt, oft mühsam ist. Ich suchte nach einer Lösung, die den Prozess vereinfacht und mir hilft, im Blick zu behalten, wer wann welche Aufgaben übernimmt. Factorial erfüllte all diese Anforderungen. Die Bedienung ist einfach, es bietet viele nützliche Funktionen und wurde speziell für Unternehmen jeder Größe entwickelt.

Was Factorial wirklich von anderen abhebt, sind seine Funktionen. Es gibt eine großartige Kalenderansicht, mit der du den gesamten Dienstplan deines Teams auf einen Blick sehen kannst. Du kannst problemlos Schichten hinzufügen, Aufgaben zuweisen und sogar Erinnerungen einstellen. Außerdem verfügt Factorial über eine Zeiterfassungsfunktion, mit der du genau verfolgen kannst, wie viel Zeit jeder auf seine Aufgaben verwendet. Mein absolutes Lieblingsfeature ist allerdings das Abwesenheitsmanagement. Damit kannst du alle Abwesenheiten — von Urlaubstagen bis zu Krankheitstagen — an einem zentralen Ort verwalten.

Factorial setzt sich zudem durch das besondere Augenmerk auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter ab. Ein eigenes Modul ermöglicht es Angestellten, anonym Feedback zu geben, Bedenken zu melden und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Dieses Modul schafft einen geschützten Raum, in dem Mitarbeiter ihre Meinung äußern können, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Dadurch wird eine offene und transparente Kommunikationskultur gefördert. Darüber hinaus bietet Factorial eine Stimmungsanalyse, mit der HR-Teams Tendenzen frühzeitig erkennen und Herausforderungen proaktiv begegnen können.

Zu den Integrationen zählen Sage, Gmail, Payflow, Dynamics 365, LinkedIn, TravelPerk, PowerBI, Indeed, Recruitee, Slack und weitere. 

Justworks ist eine Professional Employer Organization (PEO) Plattform, die für kleine bis mittelgroße Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Dienstleistungen wie Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen und Compliance-Management und hilft Unternehmen, HR-Aufgaben zu vereinfachen, während die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sichergestellt wird.

Warum ich Justworks ausgewählt habe: Justworks bietet umfassende Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, was für Unternehmen, die sich in komplexen Regularien zurechtfinden müssen, entscheidend ist. Es stellt Werkzeuge für die Verwaltung von Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen bereit und reduziert so den Verwaltungsaufwand effizient.

Das Tool umfasst außerdem Ressourcen für die HR-Compliance und hilft Ihrem Team, immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen zu bleiben. Der Fokus auf die Vereinfachung der Compliance macht es zu einer zuverlässigen Wahl für Unternehmen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem Lohnabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen und HR-Compliance-Ressourcen. Justworks unterstützt Ihr Team bei der einfachen Verwaltung von Mitarbeiterleistungen und Gehaltsabrechnung. Die Plattform bietet zudem Zugang zu Compliance-Ressourcen, sodass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt.

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Slack, Expensify, TSheets, QuickBooks Online, Gusto, BambooHR, Microsoft Teams und Google Workspace.

monday AI Workspace ist eine anpassbare Plattform für Arbeitsmanagement, mit der Teams Terminplanungs-Workflows erstellen, Aufgaben und Ressourcen verwalten, Prozesse automatisieren und die Arbeit über Projekte hinweg mithilfe von Boards, Zeitachsen und KI-gestützten Tools koordinieren können.

Für wen eignet sich monday AI Workspace am besten?

Diese Lösung ist ideal für Operations- und projektbasierte Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die individuelle Terminplanungs-Workflows in mehreren Abteilungen aufbauen müssen.

Warum ich monday AI Workspace ausgewählt habe

monday AI Workspace hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil man mit der Erstellung individueller Terminplanungs-Workflows sehr weit kommt, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen. Ich nutze das Board-und-Spalten-System, um Schichtpläne zu erstellen, die Teammitglieder automatisch benachrichtigen, wenn sich ihre Aufgaben ändern, indem Automatisierungstrigger mit Statusspalten verknüpft werden. Besonders hilfreich finde ich es, die Timeline- und Kalenderansicht im selben Board zu schichten, sodass ich gleichzeitig Engpässe in der Abdeckung und die individuellen Arbeitsbelastungen sehen kann.

Wichtige Funktionen von monday AI Workspace

• Ressourcenmanagement: Zuweisung, Ausgleich und Anzeige von Arbeitsbelastungen für Mitarbeitende über mehrere Projekte hinweg mithilfe von Dashboard-Widgets und Kapazitätswerkzeugen.
• Automations-Builder: Einrichtung individueller Trigger, die Terminplan-Updates, Benachrichtigungen und Statusänderungen in Workflows automatisch auslösen.
• Zeiterfassungs-Spalte: Erfassung der auf Aufgaben verbrachten Stunden direkt in Boards, für einfache Protokollierung und Kontrolle der Arbeitszeit.
• Kalender- und Zeitachsen-Ansichten: Visualisierung geplanter Arbeit, Filtermöglichkeit nach Team oder Person sowie Vergleich überlappender Aufgaben in einem interaktiven Kalender oder Gantt-Interface.

monday AI Workspace Integrationen

monday.com bietet Hunderte von Integrationen über integrierte Funktionen sowie den Marketplace an, inklusive Tools wie Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams und Zoom. Außerdem wird Zapier unterstützt und eine API für eigene Integrationen bereitgestellt.

Hub Planner bietet eine vollständige Liste von Funktionen wie zentrale Ressourceneinsatzplanung und Zeiterfassung sowie Projektplanung und Echtzeitberichterstattung. Nutzer aus verschiedensten Berufsfeldern können das Tool dank der Verfügbarkeit auf verschiedenen Geräten verwenden – auch unterwegs, solange eine Internetverbindung besteht.

Die komplexen Funktionen zur Ressourcenzuordnung ermöglichen es Managern, verfügbare Teammitglieder nach Fähigkeiten, Standort, Abteilung, Arbeitsbelastung und/oder benutzerdefinierten Tags zu finden.

Die Hub Planner Tarife beginnen bei $7/Ressource/Monat mit einer vollständigen 14-tägigen kostenlosen Testphase.

Buddy Punch ist eine webbasierte Zeiterfassungs- und Schichtplanungssoftware. Ihre Mitarbeitenden können ihre aktuelle Stempelkarte einsehen, Urlaub beantragen, eine Korrekturanfrage bei Stempelfehlern stellen oder sogar ihre Stempelkarte zur Genehmigung einreichen – und das alles, ohne die Buddy Punch App zu verlassen. Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass eine einfache Navigation und mühelose Bedienung gewährleistet sind, mit Funktionen wie Drag-and-drop bei der Schichtplanung sowie der Möglichkeit, wiederkehrende Schichten zu erstellen.

Die wichtigsten Funktionen von Buddy Punch sorgen dafür, dass Ihr Team ehrlich und verantwortungsbewusst bleibt. Dank GPS-Tracking behalten Sie jederzeit den Standort Ihrer Mitarbeitenden im Blick, wenn sie sich ein- oder ausstempeln. Zu den weiteren Features zählen Gesichtserkennung und Fotos beim Stechvorgang, bei denen ein biometrischer Scan des Gesichts Ihrer Mitarbeitenden durchgeführt wird, um zu überprüfen, wer versucht, sich ein- oder auszustempeln. Darüber hinaus lässt sich Buddy Punch in QuickBooks, ADP, Gusto, Paychex, Paylocity, PayPlus, SurePayroll und Workday integrieren. Mit einem Zapier-Konto erhalten Sie Zugang zu Tausenden weiteren Apps und Tools.

Buddy Punch kostet ab $3,49 pro Nutzer und Monat zuzüglich einer Grundgebühr von $19/Monat für das Standard-Paket für Zeiterfassung und Anwesenheit. Für Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitenden kann ein kostenloses Angebot angefordert werden. Außerdem wird eine 14-tägige kostenlose Testphase angeboten.

Die Homebase-Teamplanungssoftware wird hauptsächlich von kleinen Unternehmen wie kleinen Läden, Schönheitssalons oder Fitnessstudios sowie anderen Dienstleistern genutzt. Die Plattform bietet eine umfassende Palette an Funktionen, mit denen Sie Ihre HR-Aufgaben von Anfang bis Ende abwickeln können, einschließlich Einstellung und Einarbeitung, Dienstplanung, Zeiterfassung, Teamkommunikation und mehr.

Ihre Einfachheit und die Vielzahl an Funktionen haben ihr zahlreiche Auszeichnungen eingebracht, darunter 'Top Rated Time Clock Software' von The Blueprint und eine 5-Sterne-Bewertung bei QuickBooks Apps.

Homebase bietet einen kostenlosen Plan an, den Sie mit einer unbegrenzten Anzahl von Mitarbeitern nutzen können, allerdings mit weniger fortgeschrittenen Funktionen. Dies ersetzt die kostenlose Testversion.

Agendrix ist eine kanadische Plattform, die kleinen und mittelgroßen, schichtbasierten Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeiterplänen, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation hilft. Die Online-Software zur Dienstplanerstellung unterstützt komplexe Planungsanforderungen über mehrere Standorte, Rollen und Verfügbarkeiten hinweg. Die Plattform und die mobile App bieten zweisprachigen Support auf Englisch und Französisch, was sie zu einem zugänglichen Werkzeug für vielfältige Teams macht.

Ich habe Agendrix ausgewählt, weil es mit Blick auf die Realität schichtbasierter Arbeit entwickelt wurde, insbesondere für kleine Teams mit variabler Verfügbarkeit. Sie können Dienstpläne manuell erstellen oder automatisch vom System ausfüllen lassen, basierend auf Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Arbeitsbelastungseinstellungen. Mir gefällt, dass mehrere Standorte unterstützt werden und Führungskräfte spezifische Zugriffsrechte erhalten, was es auch für wachsende Teams nutzbar macht. Die mobile App überzeugt ebenfalls – Mitarbeitende können ihre Pläne einsehen, Schichten bestätigen oder Änderungen anfragen, ohne einen Desktop zu benötigen.

Zudem können Führungskräfte sehen, ob ein Mitarbeiter eine zugewiesene Schicht angesehen hat, und Schichtbestätigungen verlangen, was eine zusätzliche Kontrolle schafft. Agendrix ermöglicht es darüber hinaus, Schichten Aufgabenlisten zuzuweisen, damit tägliche Verantwortlichkeiten klar und nachvollziehbar bleiben.

Automatisierte Schichtplanung, Nachverfolgung von Schichtbestätigungen, zweisprachige Oberfläche (Englisch/Französisch), Aufgabenverteilung pro Schicht, Planung über mehrere Standorte, Rollen- und Verfügbarkeitsverwaltung, integrierte Teamkommunikation sowie digitale HR-Dokumente.

EmployerD, Nethris, Sage 50, Acomba, QuickBooks, Ceridian Powerpay, ADP Workforce Now, Payworks, Lightspeed, Azur, Easypay, BeLocum, Hopem und Folks HR.

Ubeya ist eine vielseitige Software für die Personalverwaltung, die sich darauf konzentriert, das Management von Stundenkräften zu optimieren. Sie bietet eine Reihe von Funktionen, die dazu entwickelt wurden, die Einsatzplanung und das Personalmanagement in verschiedenen Branchen wie Gastronomie, Gesundheitswesen, Logistik und Veranstaltungen zu verbessern.

Ich habe mich für Ubeya entschieden, weil es KI-gestützte Planungstools bietet, mit denen Sie Schichten mühelos verwalten können. Die Software ermöglicht eine präzise Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle, sodass Ihr Team immer dort ist, wo es gebraucht wird. Zudem liefert Ubeya Berichte in Echtzeit, damit Sie die Leistung Ihrer Belegschaft stets im Blick haben und fundierte Entscheidungen treffen können.

Ein weiterer Vorteil von Ubeya sind die Kommunikationstools, mit denen Ihr Team stets vernetzt und informiert bleibt. Sie können Updates und wichtige Informationen einfach mit Ihren Mitarbeitenden teilen, wodurch Missverständnisse vermieden werden. Darüber hinaus automatisiert die Lohnabrechnungsfunktion von Ubeya die Berechnungen, sodass Sie Gehaltsabrechnungen präzise und gesetzeskonform verwalten können.

Zu den Funktionen zählt ein CRM-Modul, das die Verwaltung von internen und externen Mitarbeitenden erleichtert und einen reibungslosen Ansatz für das Workforce Management ermöglicht. Die Plattform bietet zudem ein Kundenportal, das die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Ihrem Team und den Kunden verbessert. Außerdem sorgen Ubeyas Tools für Compliance-Management dafür, dass Ihr Unternehmen Arbeitsgesetze einhält und rechtliche Risiken minimiert werden.

Integrationen umfassen Teamtailor, Fountain, Bullhorn, Recruiterflow, Recruit CRM, JobAdder, SAP, ADP, iTrent, QuickBooks, TSheets und Xero.

Besitzen Sie ein Restaurant? 7shifts ist die bevorzugte Lösung für bekannte Marken wie Five Guys oder Sambo’s, aber auch kleine Full-Service-Restaurants nutzen es in vollem Umfang. Der KI-gestützte Dienstplanersteller unterstützt die automatische Erstellung und Optimierung von Dienstplänen, sodass Sie den Anforderungen in Echtzeit gerecht werden können.

Mitarbeiter können über die App Verfügbarkeitsänderungen an Manager melden, wodurch ein umfassendes, bidirektionales Kollaborationssystem entsteht. Um Ihre Umsatz- und Personaldaten mit Löhnen abzugleichen, integriert sich 7shifts mit Dutzenden von führenden Kassensystemen und Lohnabrechnungslösungen.

Das kostenpflichtige 7shifts-Paket gibt es ab $24,99/Monat/Standort, aber Sie können auch deren 14-tägige Testphase wählen oder den kostenlosen Tarif für einfache Planungsfunktionen nutzen.

ClockShark ist eine Online-Software zur Mitarbeitereinsatzplanung mit Arbeitszeittabellen und Zeiterfassung für Außendienst- und Bauunternehmen. Mitarbeitende können sich über ihre Smartphones ein- und ausstempeln und alle Kostendaten zu Aufträgen werden in der App erfasst, sodass Sie sie für eine einfache Lohn- und Rechnungsbearbeitung abrufen können. Für den Zugriff auf ClockShark haben Mitarbeitende mehrere Optionen: über den Webbrowser, die mobile App oder sogar ein ClockShark-'Kiosk' mithilfe eines Tablets. Sie können Gesichtserkennung und individuelle PINs nutzen, um unabhängig von der gewählten Zugriffsmethode höchste Sicherheit zu gewährleisten. 

Die Teamverwaltung ist mit dem Arbeitseinsatz-Kalender von ClockShark leicht gemacht. Sie können Schichten erstellen und zuweisen, Einträge farblich kennzeichnen und Aufgaben per Drag-and-drop verschieben, um Änderungen schnell vorzunehmen. Benachrichtigungen informieren die betroffenen Personen in Echtzeit, wenn sich ihre Schicht in irgendeiner Weise verändert (abgesagt, verkürzt, getauscht usw.). ClockShark verfügt zudem über integrierte GPS- und Geofencing-Funktionen, sodass Sie sehen können, wo und wann sich Mitarbeitende anmelden.

Insgesamt ist ClockShark eine unverzichtbare Online-Mitarbeitereinsatzplanungssoftware für Außendienst- oder Bauunternehmen, die ihre Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungsprozesse optimieren wollen.

ClockShark lässt sich mit QuickBooks, Sage 100 Contractor, Xero, ADP, Paychex und anderen Apps integrieren.

ClockShark kostet ab $7 pro Nutzer/Monat zuzüglich einer Basisgebühr von $16/Monat. Es wird außerdem eine 14-tägige kostenlose Testphase angeboten.