10 beste Online-Tools zur Mitarbeitereinsatzplanung für 2026

Justworks ist eine Professional Employer Organization (PEO) Plattform, die für kleine bis mittelgroße Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Dienstleistungen wie Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen und Compliance-Management und hilft Unternehmen, HR-Aufgaben zu vereinfachen, während die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sichergestellt wird.

Warum ich Justworks ausgewählt habe: Justworks bietet umfassende Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, was für Unternehmen, die sich in komplexen Regularien zurechtfinden müssen, entscheidend ist. Es stellt Werkzeuge für die Verwaltung von Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen bereit und reduziert so den Verwaltungsaufwand effizient.

Das Tool umfasst außerdem Ressourcen für die HR-Compliance und hilft Ihrem Team, immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen zu bleiben. Der Fokus auf die Vereinfachung der Compliance macht es zu einer zuverlässigen Wahl für Unternehmen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem Lohnabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen und HR-Compliance-Ressourcen. Justworks unterstützt Ihr Team bei der einfachen Verwaltung von Mitarbeiterleistungen und Gehaltsabrechnung. Die Plattform bietet zudem Zugang zu Compliance-Ressourcen, sodass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt.

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Slack, Expensify, TSheets, QuickBooks Online, Gusto, BambooHR, Microsoft Teams und Google Workspace.

Factorial ist eine Online-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Belegschaft effizienter zu verwalten. Ich habe mich für Factorial entschieden, weil die Einsatzplanung, seien wir ehrlich, wirklich mühsam sein kann. Ich suchte nach etwas, das den Prozess vereinfachen und mir helfen könnte, den Überblick darüber zu behalten, wer was und wann erledigt. Factorial schien alle Anforderungen zu erfüllen. Die Software ist einfach zu bedienen, verfügt über zahlreiche nützliche Funktionen und wurde speziell für Unternehmen jeder Größe entwickelt.

Was Factorial wirklich von anderen Lösungen abhebt, sind seine Funktionen. Die Software bietet eine hervorragende Kalenderansicht, mit der du den Zeitplan deines gesamten Teams auf einen Blick sehen kannst. Du kannst ganz einfach Schichten hinzufügen, Aufgaben zuweisen und sogar Erinnerungen einstellen. Außerdem gibt es eine Zeiterfassungsfunktion, die äußerst praktisch ist, um im Blick zu behalten, wie viel Zeit alle für ihre Aufgaben aufwenden. Meine absolute Lieblingsfunktion ist jedoch die Abwesenheitsverwaltung. Mit ihr kannst du alle Arten von Abwesenheiten verwalten, von Urlauben bis hin zu Krankheitstagen – alles an einem Ort.

Factorial hebt sich außerdem dadurch ab, dass das Unternehmen das Wohlbefinden der Mitarbeitenden priorisiert. Dafür gibt es ein eigenes Modul, über das Mitarbeitende anonym Feedback geben, Bedenken melden und Verbesserungsvorschläge einreichen können. Dieses Modul bietet einen sicheren Raum, in dem Mitarbeitende ihre Meinungen ohne Angst vor Repressalien äußern können, und fördert so eine offene und transparente Kommunikationskultur. Es umfasst auch Funktionen zur Stimmungsanalyse, die HR-Teams dabei helfen, Trends zu erkennen und potenzielle Probleme proaktiv anzugehen.

Zu den Integrationen gehören Sage, Gmail, Payflow, Dynamics 365, LinkedIn, TravelPerk, PowerBI, Indeed, Recruitee, Slack und weitere. 

monday AI Workspace ist eine anpassbare Plattform für Arbeitsmanagement, mit der Teams Terminplanungs-Workflows erstellen, Aufgaben und Ressourcen verwalten, Prozesse automatisieren und die Arbeit über Projekte hinweg mithilfe von Boards, Zeitachsen und KI-gestützten Tools koordinieren können.

Für wen eignet sich monday AI Workspace am besten?

Diese Lösung ist ideal für Operations- und projektbasierte Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die individuelle Terminplanungs-Workflows in mehreren Abteilungen aufbauen müssen.

Warum ich monday AI Workspace ausgewählt habe

monday AI Workspace hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil man mit der Erstellung individueller Terminplanungs-Workflows sehr weit kommt, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen. Ich nutze das Board-und-Spalten-System, um Schichtpläne zu erstellen, die Teammitglieder automatisch benachrichtigen, wenn sich ihre Aufgaben ändern, indem Automatisierungstrigger mit Statusspalten verknüpft werden. Besonders hilfreich finde ich es, die Timeline- und Kalenderansicht im selben Board zu schichten, sodass ich gleichzeitig Engpässe in der Abdeckung und die individuellen Arbeitsbelastungen sehen kann.

Wichtige Funktionen von monday AI Workspace

• Ressourcenmanagement: Zuweisung, Ausgleich und Anzeige von Arbeitsbelastungen für Mitarbeitende über mehrere Projekte hinweg mithilfe von Dashboard-Widgets und Kapazitätswerkzeugen.
• Automations-Builder: Einrichtung individueller Trigger, die Terminplan-Updates, Benachrichtigungen und Statusänderungen in Workflows automatisch auslösen.
• Zeiterfassungs-Spalte: Erfassung der auf Aufgaben verbrachten Stunden direkt in Boards, für einfache Protokollierung und Kontrolle der Arbeitszeit.
• Kalender- und Zeitachsen-Ansichten: Visualisierung geplanter Arbeit, Filtermöglichkeit nach Team oder Person sowie Vergleich überlappender Aufgaben in einem interaktiven Kalender oder Gantt-Interface.

monday AI Workspace Integrationen

monday.com bietet Hunderte von Integrationen über integrierte Funktionen sowie den Marketplace an, inklusive Tools wie Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams und Zoom. Außerdem wird Zapier unterstützt und eine API für eigene Integrationen bereitgestellt.

Die Verwaltung von Stundenlohnteams wird wesentlich planbarer, wenn Sie Planungstools nutzen, die auf wechselnde Nachfrage reagieren – und genau hier sticht Workforce.com hervor. Sie erhalten ein System, das speziell für schichtbasierte Betriebe entwickelt wurde und Ihren Führungskräften einen klaren Überblick über die Personalbedarfe verschafft, während Ihr Team organisiert und auf jeden Tag vorbereitet bleibt.

Warum ich Workforce.com gewählt habe

Ich habe Workforce.com gewählt, weil die KI-gestützte Personalbedarfsprognose den Personalbedarf basierend auf Umsatz und Kundenfrequenz voraussagt – ein entscheidender Vorteil für Unternehmen mit schwankender Nachfrage. Diese besondere Fähigkeit hilft Ihnen, Ihre Belegschaft optimal zu planen und sowohl Überstunden als auch Unterbesetzung zu reduzieren. Darüber hinaus ermöglichen die Schichtmanagement-Tools den Mitarbeitenden, ihre Verfügbarkeit selbstständig zu verwalten und Ersatz zu finden, sodass Ausfälle durch kurzfristige Krankmeldungen besser aufgefangen werden. Zusammen adressieren diese Funktionen die Kernprobleme der Mitarbeitereinsatzplanung und machen Workforce.com zu einer wertvollen Unterstützung für jede Organisation.

Wichtige Funktionen von Workforce.com

Außerdem habe ich weitere Funktionen gefunden, die seinen Nutzen als Planungstool erhöhen:

• Schichttausch und Bieterverfahren: Mitarbeitende können Ersatz anfragen oder auf offene Schichten bieten, ohne dass der Vorgesetzte jeden Schritt überwachen muss.
• Compliance-Benachrichtigungen: Warnt vor Planungsverstößen wie Überstundenrisiken oder Pausenverletzungen, bevor der Dienstplan veröffentlicht wird.
• Abwesenheitsmanagement: Genehmigte Urlaube werden direkt im Dienstplan berücksichtigt, sodass Sie keine Lücken übersehen.
• Mobile Mitarbeiter-App: Ermöglicht dem Personal den Zugang zu seinen Dienstplänen, Schichtupdates und Benachrichtigungen direkt auf dem Smartphone.

Workforce.com Integrationen

Integrationen umfassen 401Go, Abacus, ADP, Azure, Clover, EduMe, Gusto, QuickBooks, Lightspeed, Paychex, Paycom, Square, Wokrday, Vend und Xero.

Buddy Punch ist eine webbasierte Zeiterfassungs- und Schichtplanungssoftware. Ihre Mitarbeitenden können ihre aktuelle Stempelkarte einsehen, Urlaub beantragen, eine Korrekturanfrage bei Stempelfehlern stellen oder sogar ihre Stempelkarte zur Genehmigung einreichen – und das alles, ohne die Buddy Punch App zu verlassen. Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass eine einfache Navigation und mühelose Bedienung gewährleistet sind, mit Funktionen wie Drag-and-drop bei der Schichtplanung sowie der Möglichkeit, wiederkehrende Schichten zu erstellen.

Die wichtigsten Funktionen von Buddy Punch sorgen dafür, dass Ihr Team ehrlich und verantwortungsbewusst bleibt. Dank GPS-Tracking behalten Sie jederzeit den Standort Ihrer Mitarbeitenden im Blick, wenn sie sich ein- oder ausstempeln. Zu den weiteren Features zählen Gesichtserkennung und Fotos beim Stechvorgang, bei denen ein biometrischer Scan des Gesichts Ihrer Mitarbeitenden durchgeführt wird, um zu überprüfen, wer versucht, sich ein- oder auszustempeln. Darüber hinaus lässt sich Buddy Punch in QuickBooks, ADP, Gusto, Paychex, Paylocity, PayPlus, SurePayroll und Workday integrieren. Mit einem Zapier-Konto erhalten Sie Zugang zu Tausenden weiteren Apps und Tools.

Buddy Punch kostet ab $3,49 pro Nutzer und Monat zuzüglich einer Grundgebühr von $19/Monat für das Standard-Paket für Zeiterfassung und Anwesenheit. Für Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitenden kann ein kostenloses Angebot angefordert werden. Außerdem wird eine 14-tägige kostenlose Testphase angeboten.

Die Homebase-Teamplanungssoftware wird hauptsächlich von kleinen Unternehmen wie kleinen Läden, Schönheitssalons oder Fitnessstudios sowie anderen Dienstleistern genutzt. Die Plattform bietet eine umfassende Palette an Funktionen, mit denen Sie Ihre HR-Aufgaben von Anfang bis Ende abwickeln können, einschließlich Einstellung und Einarbeitung, Dienstplanung, Zeiterfassung, Teamkommunikation und mehr.

Ihre Einfachheit und die Vielzahl an Funktionen haben ihr zahlreiche Auszeichnungen eingebracht, darunter 'Top Rated Time Clock Software' von The Blueprint und eine 5-Sterne-Bewertung bei QuickBooks Apps.

Homebase bietet einen kostenlosen Plan an, den Sie mit einer unbegrenzten Anzahl von Mitarbeitern nutzen können, allerdings mit weniger fortgeschrittenen Funktionen. Dies ersetzt die kostenlose Testversion.

Agendrix ist eine kanadische Plattform, die kleinen und mittelgroßen, schichtbasierten Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeiterplänen, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation hilft. Die Online-Software zur Dienstplanerstellung unterstützt komplexe Planungsanforderungen über mehrere Standorte, Rollen und Verfügbarkeiten hinweg. Die Plattform und die mobile App bieten zweisprachigen Support auf Englisch und Französisch, was sie zu einem zugänglichen Werkzeug für vielfältige Teams macht.

Ich habe Agendrix ausgewählt, weil es mit Blick auf die Realität schichtbasierter Arbeit entwickelt wurde, insbesondere für kleine Teams mit variabler Verfügbarkeit. Sie können Dienstpläne manuell erstellen oder automatisch vom System ausfüllen lassen, basierend auf Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Arbeitsbelastungseinstellungen. Mir gefällt, dass mehrere Standorte unterstützt werden und Führungskräfte spezifische Zugriffsrechte erhalten, was es auch für wachsende Teams nutzbar macht. Die mobile App überzeugt ebenfalls – Mitarbeitende können ihre Pläne einsehen, Schichten bestätigen oder Änderungen anfragen, ohne einen Desktop zu benötigen.

Zudem können Führungskräfte sehen, ob ein Mitarbeiter eine zugewiesene Schicht angesehen hat, und Schichtbestätigungen verlangen, was eine zusätzliche Kontrolle schafft. Agendrix ermöglicht es darüber hinaus, Schichten Aufgabenlisten zuzuweisen, damit tägliche Verantwortlichkeiten klar und nachvollziehbar bleiben.

Automatisierte Schichtplanung, Nachverfolgung von Schichtbestätigungen, zweisprachige Oberfläche (Englisch/Französisch), Aufgabenverteilung pro Schicht, Planung über mehrere Standorte, Rollen- und Verfügbarkeitsverwaltung, integrierte Teamkommunikation sowie digitale HR-Dokumente.

EmployerD, Nethris, Sage 50, Acomba, QuickBooks, Ceridian Powerpay, ADP Workforce Now, Payworks, Lightspeed, Azur, Easypay, BeLocum, Hopem und Folks HR.

Besitzen Sie ein Restaurant? 7shifts ist die bevorzugte Lösung für bekannte Marken wie Five Guys oder Sambo’s, aber auch kleine Full-Service-Restaurants nutzen es in vollem Umfang. Der KI-gestützte Dienstplanersteller unterstützt die automatische Erstellung und Optimierung von Dienstplänen, sodass Sie den Anforderungen in Echtzeit gerecht werden können.

Mitarbeiter können über die App Verfügbarkeitsänderungen an Manager melden, wodurch ein umfassendes, bidirektionales Kollaborationssystem entsteht. Um Ihre Umsatz- und Personaldaten mit Löhnen abzugleichen, integriert sich 7shifts mit Dutzenden von führenden Kassensystemen und Lohnabrechnungslösungen.

Das kostenpflichtige 7shifts-Paket gibt es ab $24,99/Monat/Standort, aber Sie können auch deren 14-tägige Testphase wählen oder den kostenlosen Tarif für einfache Planungsfunktionen nutzen.

ClockShark ist eine Online-Software zur Mitarbeitereinsatzplanung mit Arbeitszeittabellen und Zeiterfassung für Außendienst- und Bauunternehmen. Mitarbeitende können sich über ihre Smartphones ein- und ausstempeln und alle Kostendaten zu Aufträgen werden in der App erfasst, sodass Sie sie für eine einfache Lohn- und Rechnungsbearbeitung abrufen können. Für den Zugriff auf ClockShark haben Mitarbeitende mehrere Optionen: über den Webbrowser, die mobile App oder sogar ein ClockShark-'Kiosk' mithilfe eines Tablets. Sie können Gesichtserkennung und individuelle PINs nutzen, um unabhängig von der gewählten Zugriffsmethode höchste Sicherheit zu gewährleisten. 

Die Teamverwaltung ist mit dem Arbeitseinsatz-Kalender von ClockShark leicht gemacht. Sie können Schichten erstellen und zuweisen, Einträge farblich kennzeichnen und Aufgaben per Drag-and-drop verschieben, um Änderungen schnell vorzunehmen. Benachrichtigungen informieren die betroffenen Personen in Echtzeit, wenn sich ihre Schicht in irgendeiner Weise verändert (abgesagt, verkürzt, getauscht usw.). ClockShark verfügt zudem über integrierte GPS- und Geofencing-Funktionen, sodass Sie sehen können, wo und wann sich Mitarbeitende anmelden.

Insgesamt ist ClockShark eine unverzichtbare Online-Mitarbeitereinsatzplanungssoftware für Außendienst- oder Bauunternehmen, die ihre Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungsprozesse optimieren wollen.

ClockShark lässt sich mit QuickBooks, Sage 100 Contractor, Xero, ADP, Paychex und anderen Apps integrieren.

ClockShark kostet ab $7 pro Nutzer/Monat zuzüglich einer Basisgebühr von $16/Monat. Es wird außerdem eine 14-tägige kostenlose Testphase angeboten.

Die Navigation durch die Komplexität der Mitarbeitereinsatzplanung kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, aber edays bietet eine Lösung, die speziell darauf ausgerichtet ist, den Bedürfnissen von Unternehmen gerecht zu werden, die Effizienz bei der Verwaltung ihrer Belegschaft anstreben. Entwickelt für Organisationen jeder Größe, einschließlich international tätiger Unternehmen, stellt edays Werkzeuge bereit, um verschiedene Planungsherausforderungen wie Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsnachverfolgung zu meistern. Indem es eine Plattform bietet, die sich nahtlos in bestehende HR-Systeme integrieren lässt, erfüllt edays das Bedürfnis nach einem zentralisierten Ansatz zur Verwaltung von Mitarbeitereinsatzplänen und erhöht letztlich die Produktivität sowie die Einhaltung von Vorschriften im gesamten Unternehmen.

Warum ich edays gewählt habe

Ich habe mich für edays entschieden, weil es einen einzigartigen Ansatz für die Online-Mitarbeiterplanung bietet, der den Schwerpunkt auf umfassendes Abwesenheitsmanagement legt. Mit Funktionen wie anpassbaren Urlaubstypen und gemeinsamen Teamkalendern ermöglicht edays ein müheloses Verwalten komplexer Planungsszenarien. Die Fähigkeit der Plattform, Abwesenheitsauslöser zu automatisieren und Echtzeit-Einblicke in die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden zu bieten, macht sie zu einem wertvollen Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Planungsprozesse optimieren möchte. Aus meiner Sicht sorgt die Integration dieser Funktionen mit Compliance-Tools dafür, dass Ihr Team sowohl die Einsatzplanung als auch die Einhaltung von Richtlinien stets im Griff hat.

edays Hauptfunktionen

Neben seinen herausragenden Planungsfunktionen bietet edays noch weitere Features:

• Self-Service-Urlaubsbuchung: Mitarbeitende können bequem per Web- oder Mobilformular Urlaub beantragen.
• Anspruchsüberwachung: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, genutzte, verbleibende und ausstehende Urlaubsansprüche zu überwachen.
• Import öffentlicher Feiertage: Importieren Sie über 200 regionale Feiertage oder passen Sie eigene Feiertage an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.
• Freizeitausgleich (TOIL): Erfasste Überstunden werden automatisch verfolgt und können flexibel beantragt werden, was die Gestaltung der Arbeitszeit erleichtert.

edays Integrationen

Zu den Integrationen gehören SAP SuccessFactors, ADP, Workday, Microsoft Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Slack, Xero, BambooHR und Sage.