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Die beste Dienstplan-Software hilft Ihnen dabei, zuverlässige und konfliktfreie Dienstpläne zu erstellen und das Chaos von kurzfristigen Ausfällen oder manuellen Excel-Tabellen zu vermeiden. Egal, ob Sie noch mit einfachen Werkzeugen arbeiten oder in einem zeitaufwändigen, manuellen Prozess feststecken – mit einer klügeren Lösung sparen Sie jede Woche viele Stunden und reduzieren den Stress rund ums Scheduling enorm.

Diese Tools sind darauf ausgelegt, wichtige Aufgaben zu vereinfachen: Schichten entsprechend der Verfügbarkeit und Qualifikation zuzuweisen, Arbeitsstunden zu erfassen, kurzfristige Änderungen abzuwickeln und Ihr Team mit sofortigen Updates stets auf dem Laufenden zu halten. So beugen Sie Überlastung vor, verhindern Engpässe bei der Besetzung und sorgen dafür, dass immer die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Ich habe persönlich dutzende Schichtplanungs-Plattformen getestet, um herauszufinden, welche wirklich überzeugen. In diesem Leitfaden stelle ich Ihnen die besten Lösungen vor – basierend auf Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung, Anpassbarkeit und bewährten Ergebnissen – damit Sie mit gutem Gewissen ein System wählen können, das zu Ihrem Team passt.

Weshalb Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können

Dienstplan-Software: Vergleichstabelle

Diese Vergleichstabelle fasst die wichtigsten Informationen zu Preisen, Testphasen und Demo-Angeboten meiner Top-Auswahl an Schichtplanungs-Software zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihren Betrieb finden.

Dienstplan-Software im Test: Bewertungen & Erfahrungen

Im Folgenden finden Sie meine Top-Tipps für Schichtplanungs-Software – jede Lösung habe ich mit Fokus auf die herausragenden Funktionen bewertet. Von nahtlosem Schichttausch über automatisierte Planungen bis hin zu Benachrichtigungen in Echtzeit – ich hebe hervor, was jedes Tool besonders gut kann. Am Ende finden Sie außerdem Bonustipps für noch mehr Alternativen, die verschiedene Anforderungen abdecken.

Beste Mitarbeiterschichtplanungssoftware innerhalb einer vollständigen HRIS-Plattform

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Ab $8/Nutzer/Monat
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Rating: 4.4/5

Factorial ist eine HR-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Mitarbeiterschichtplanung, Zeiterfassung und Anwesenheit zusammen mit anderen HR-Aufgaben an einem Ort verwalten müssen.

Für wen ist Factorial am besten geeignet?

Factorial eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine Schichtplanung in ein umfassenderes HR-System integriert nutzen möchten, anstatt es als eigenständiges Tool zu verwalten.

Warum ich mich für Factorial entschieden habe

Factorial steht auf meiner Auswahlliste, weil es eines der wenigen Schichtplanungs-Tools ist, das in eine komplette HRIS-Plattform eingebettet ist – das bedeutet, Schichtdaten werden nicht isoliert gespeichert. Ich schätze, dass bei einer Urlaubsanfrage eines Mitarbeiters dessen Abwesenheit automatisch im Schichtplan berücksichtigt wird, sodass man nicht zwei verschiedene Systeme abgleichen muss, um zu sehen, wer tatsächlich verfügbar ist. Der Drag-and-drop-Schichtplaner macht das Zuweisen von Stunden und Tagen schnell, und über die Schichttausch-Funktion können Mitarbeiter Tauschanfragen direkt über die mobile App stellen, ohne dass ein Manager bei jeder Änderung eingebunden werden muss. Auch die Übersicht über die Schichtabdeckung finde ich wirklich praktisch – so erkennt man Lücken im Dienstplan auf einen Blick, was wesentlich alltagstauglicher ist als die mühsame Suche in einer Tabelle.

Wichtigste Funktionen von Factorial

  • Anwesenheitskontrolle: Erfassen und überwachen Sie die Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeitenden direkt in der Plattform in Verbindung mit ihren geplanten Schichten.
  • Urlaubsverwaltung: Verwalten Sie Urlaubsanträge, Genehmigungen und Resturlaub im selben System wie Ihre Schichtpläne.
  • Lohnabrechnungs-Integration: Verbinden Sie Schichtstunden und Anwesenheitsdaten direkt mit der Lohnabrechnung, um manuelle Dateneingaben zu reduzieren.
  • Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, ihre Dienstpläne einzusehen, Änderungen zu beantragen und HR-Dokumente an einem Ort zu finden.

Factorial-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Google Workspace, Microsoft Outlook, Breezy HR, Okta, Slack, TeamTailor, Workable, Zapier und viele andere.

Am besten geeignet für Planung, Teilen & Tauschen von Mitarbeiterschichten

  • 14 Tage kostenlos testen
  • Ab $39/Monat
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Rating: 4.6/5

Connecteam ist eine mobile, auf die Bedürfnisse von Mitarbeitenden ausgerichtete Schichtplanungsplattform, die speziell für Unternehmen mit dezentralen, stundenbasierten oder verteilten Teams entwickelt wurde, die komplexe Einsatzpläne verwalten, Anwesendheiten erfassen und ihr Team in Echtzeit vernetzen möchten.

Für wen ist Connecteam am besten geeignet?

Connecteam ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen aus Branchen wie Einzelhandel, Gastgewerbe, Gesundheitswesen und Bauwesen, die auf Schichtarbeitende oder stundenbasierte Belegschaften setzen.

Warum habe ich Connecteam ausgewählt?

Connecteam hat sich einen Platz auf meiner Bestenliste verdient, weil es den gesamten Schichtzyklus so gut abbildet – vom Erstellen der Einsatzpläne bis hin zur Verteilung an die richtigen Mitarbeitenden. Besonders gefällt mir, dass Führungskräfte Schichten per Drag-and-Drop planen, wiederkehrende Schichtmuster festlegen und Aktualisierungen in Echtzeit direkt an die Mobiltelefone der Mitarbeitenden senden können. Die Funktionen zum Schichttausch und für offene Schichten sind besonders hervorzuheben: Mitarbeitende können Tauschwünsche oder offene Schichten direkt in der mobilen App anfragen bzw. übernehmen, und Vorgesetzte genehmigen oder lehnen diese Anfragen ab, bevor sie bestätigt werden. Diese Kontrolle über die Schichtverteilung ist beim Management großer stundenbasierter Teams sehr wertvoll.

Wichtigste Funktionen von Connecteam

  • GPS-Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich per Mobilgerät ein und aus, wobei ihr Standort zum Zeitpunkt der Buchung per GPS dokumentiert wird.
  • Schichtplanung mit Anhängen: Hängen Sie Schichthinweise, Dateien oder Checklisten direkt an eine geplante Schicht an, damit die Mitarbeitenden die wichtigen Infos bereits vor Schichtbeginn haben.
  • Verfügbarkeits- und Abwesenheitsmanagement: Mitarbeitende übermitteln ihre Verfügbarkeiten sowie Abwesenheitsanträge in der App, die Vorgesetzte vor der Dienstplanung prüfen können.
  • Automatisierte Planungswarnungen: Connecteam zeigt automatisch während der Schichtplanung Hinweise auf Konflikte, Überstundengefahren und unbesetzte Schichten an.

Connecteam-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Gusto, Xero, ADP, Wix, Lightspeed POS, PrismHR, Square, BambooHR und Accu-Time Systems.

Pros and Cons

Pros:

  • Automatische Planung stimmt Schichten optimal auf Verfügbarkeit und Qualifikationen ab
  • Echtzeit-Push-Benachrichtigungen minimieren verpasste Informationen
  • Mobile App unterstützt vollständig ortsunabhängige oder im Außendienst tätige Teams

Cons:

  • Keine native Integration für komplexe Prognosetools
  • Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für fortgeschrittene Berichte

New Product Updates from Connecteam

Connecteam Adds Pay Period Locks and Break Premium Controls
Connecteam locks closed pay periods to prevent further timesheet edits.
August 2 2026
Connecteam Adds Pay Period Locks and Break Premium Controls

Connecteam adds closed and locked pay periods, Payroll Manager permissions, and timesheet actions for dismissing or reapplying Break Premiums to protect payroll accuracy and simplify exception management. For more information, visit Connecteam’s official site.

Am besten für abteilungsübergreifende Schichtplanung

  • 14-tägige kostenlose Testphase
  • Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
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Rating: 4.6/5

monday AI Workspace ist eine flexible Plattform für Arbeitsmanagement, mit der Teams Schichtpläne erstellen, die Abdeckung über verschiedene Abteilungen koordinieren und Arbeitsstunden mithilfe anpassbarer Boards, Vorlagen und KI-gestützter Planungstools verfolgen können.

Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?

Die Lösung ist besonders geeignet für HR-Operations-Manager und People-Ops-Teams in mittelgroßen Unternehmen, die Schichtpläne abteilungsübergreifend koordinieren.

Warum ich monday AI Workspace gewählt habe

Ich habe mich für monday AI Workspace entschieden, weil das Workload-Dashboard einen Echtzeit-Überblick darüber bietet, wer in welcher Abteilung eingeplant ist, sodass Personallücken erkannt werden, bevor eine Schicht beginnt. Mir gefällt, dass die Spalten der Boards es ermöglichen, Start- und Endzeiten, zuständige Manager und laufende Lohnsummen nebeneinander zu verfolgen. Die AI Blocks-Funktion macht Schichtmuster über die Teams hinweg sichtbar – das ist wirklich hilfreich, wenn man die Personalplanung in Abteilungen mit unterschiedlichen Stoßzeiten ausbalanciert.

Wichtige Funktionen von monday AI Workspace

  • KI-gestützte Schichtplan-Empfehlungen: Das AI Blocks-Tool erkennt Muster in Schichtzuweisungen und schlägt Optimierungen vor.
  • Anpassbare Schichtplan-Vorlagen: Auswahl aus über 200 Vorlagen, darunter Schicht- und Wochenplan-Boards, anpassbar für verschiedene Unternehmensanforderungen.
  • Kalender- und Gantt-Diagramm-Ansichten: Schichten tage-, wochen- oder monatsweise über interaktive Zeitstrahl- und Kalenderansichten visualisieren.
  • Excel-Import/-Export-Unterstützung: Vorhandene Pläne aus Excel importieren oder Schichtdaten für Lohnabrechnung und Berichte exportieren.

monday AI Workspace Integrationen

monday AI Workspace bietet Hunderte von nativen Integrationen über die integrierten Lösungen und den Marketplace an, darunter Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams, Zoom, Trello und QuickBooks. Außerdem werden Zapier sowie eine API für individuelle Integrationen unterstützt.

Pros and Cons

Pros:

  • Abteilungsübergreifende Schichtplanung auf einen Blick
  • Hochgradig anpassbare Boards für Schicht-Tracking
  • KI-gestützte Schichtplanvorschläge sparen Planungszeit

Cons:

  • Keine spezielle Funktion für Schichttausch
  • Hinweise zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen nicht integriert

New Product Updates from monday AI Workspace

August 9 2026
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing

monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.

Bestes Planungstool für Vertrags-, Freiberufler- und Stundenkräfte

  • 14-tägige kostenlose Testphase verfügbar
  • Ab $24/pro Standort/Monat
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Rating: 4.2/5

Homebase ist eine Schichtplanungsplattform, die für kleine Unternehmen und Teams entwickelt wurde, die stundenbasierte Mitarbeiter verwalten müssen. Sie bietet Werkzeuge zur Erstellung von Dienstplänen, Zeiterfassung und zur Vereinfachung der Teamkommunikation.

Für wen ist Homebase am besten geeignet?

Homebase eignet sich besonders gut für kleine Unternehmen im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Dienstleistungssektor, die auf stundenweise beschäftigte Mitarbeiter angewiesen sind und eine unkomplizierte Lösung zur Schichtplanung benötigen.

Warum ich Homebase ausgewählt habe

Ich habe Homebase als eine der besten Optionen ausgewählt, weil die Plattform wirklich auf die Realität der Verwaltung von stundenbasierten, freiberuflichen und Vertragsarbeitern ausgelegt ist – und nicht nur für sie angepasst wurde. Besonders gefällt mir, wie die Verfügbarkeits- und Urlaubsverwaltung funktioniert: Mitarbeitende geben ihre Verfügbarkeit in der App an, und Homebase berücksichtigt das automatisch im Dienstplan, sodass niemand versehentlich eingeplant wird, der nicht verfügbar ist. Die Funktion für offene Schichten ist hilfreich – wenn eine Schicht nicht besetzt werden kann, können Sie diese posten und verfügbare Mitarbeitende können sie eigenständig übernehmen, ohne dass Sie jemandem hinterherlaufen müssen. Das automatische Planungstool nutzt Umsatzprognosen, um die Personaleinsatzplanung auf die tatsächliche Nachfrage abzustimmen. Dies ist wichtig, wenn die Lohnkosten von Woche zu Woche schwanken.

Wichtige Funktionen von Homebase

  • Integrierte Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich per Handy, Tablet oder POS-Gerät ein- und ausstempeln, inklusive GPS-Standortnachweis.
  • Team-Messaging: Versenden Sie Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen an das gesamte Team oder einzelne Mitglieder direkt in der App.
  • Verfolgung der Personalkosten: Sehen Sie die aktuellen Personalkosten in Echtzeit bei der Dienstplanerstellung, wobei Arbeitsstunden und Löhne automatisch mit Ihrem Budget abgeglichen werden.
  • Tools für Einstellung und Onboarding: Schalten Sie Stellenanzeigen, verwalten Sie Bewerbungen und versenden Sie Unterlagen für Neueinstellungen über die Plattform.

Homebase-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Square, Toast, Clover, Shopify, QuickBooks, Gusto, ADP, Paychex, Lightspeed und Revel.

Am besten für mobilen, nutzerfreundlichen Schichtzugriff in Kanada

  • Kostenlose 21-Tage-Testversion + kostenlose Demo verfügbar
  • Ab $2,93/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
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Rating: 4.8/5

Agendrix ist ein Tool zur Mitarbeitereinsatzplanung, das für schichtbasierte Teams entwickelt wurde, die mobilen Zugriff und zweisprachige (Englisch/Französisch) Unterstützung benötigen. Es eignet sich besonders für kanadische Kleinunternehmen, die eine übersichtliche Verwaltung von Dienstplänen, Urlaubszeiten und Verfügbarkeiten an verschiedenen Standorten wünschen, ohne auf Desktop-Workflows angewiesen zu sein.

Für wen ist Agendrix am besten geeignet?

Agendrix passt hervorragend zu kleinen und mittelständischen Unternehmen in Kanada, die in schichtintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Gesundheitswesen tätig sind.

Warum ich Agendrix gewählt habe

Ich habe mich für Agendrix entschieden, weil der Zugriff auf Dienstpläne direkt in die Hosentasche der Mitarbeitenden gebracht wird. Mit der iOS- und Android-App kann Ihr Team Schichten einsehen, Urlaubsanträge stellen und Schichten tauschen, ohne sich an einem Desktop anmelden zu müssen – das ist besonders wichtig, wenn Sie Mitarbeitende an vorderster Front verwalten, die keinen Zugang zu einem Computer haben. Mir gefällt auch das Push-Benachrichtigungssystem: Sobald ein Dienstplan aktualisiert wird, erhalten die Mitarbeitenden sofort eine Benachrichtigung, und die 'Schicht angesehen'-Bestätigung zeigt Ihnen genau, wer die Änderung zur Kenntnis genommen hat. Für kanadische Unternehmen wird Agendrix in Kanada entwickelt und gehostet und beinhaltet eine zweisprachige (Englisch und Französisch) Unterstützung.

Hauptfunktionen von Agendrix

  • Drag-and-drop-Planung: Erstellen und bearbeiten Sie Wochenpläne visuell, indem Sie Schichten im Mitarbeitenden-Roster per Drag-and-drop verschieben.
  • Verfügbarkeitsmanagement: Mitarbeitende geben ihre Verfügbarkeit direkt in der Plattform an, damit Sie diese beim Erstellen der Pläne berücksichtigen können.
  • Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich per Mobilgerät oder gemeinsam genutztem Terminal ein und aus, wobei auch die GPS-Standortverfolgung möglich ist.
  • In-App-Nachrichten: Versenden Sie Einzel- oder Gruppennachrichten an Mitarbeitende innerhalb der Plattform, um die Schichtkommunikation zu koordinieren.

Agendrix-Integrationen

Es gibt Integrationen mit ADP Workforce Now, Ceridian Powerpay, QuickBooks, Nethris, Payworks, Sage 50, Acomba, Easypay sowie eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

  • Mobile Schichtplanung ist ideal für Frontline- und Stundenlohn-Teams
  • Zweisprachige App/Oberfläche unterstützt Englisch- und Französischsprachige
  • Zeitkonten erleichtern die Nachverfolgung von Urlaub, Überstunden und Abwesenheiten

Cons:

  • Export von Dienstplandaten ist weniger flexibel als bei Mitbewerbern
  • Manager-App bietet weniger Anpassungsoptionen für Benachrichtigungen

Am besten geeignet für KI-gestützte automatische Dienstplanung

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Preise auf Anfrage
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Rating: 4.6/5

Rotageek hilft Teams im Gesundheitswesen, Einzelhandel und Gastgewerbe dabei, komplexe Schichtmuster zu verwalten, die Einsatzplanung zu automatisieren und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen.

Für wen ist Rotageek am besten geeignet?

Rotageek eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen in schichtintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gesundheitswesen und Gastgewerbe, die eine nachfrageorientierte Einsatzplanung im großen Maßstab benötigen.

Warum ich Rotageek gewählt habe

Rotageek hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil die automatische Einsatzplanung unter der Oberfläche wirklich funktioniert. Anstatt nur offene Schichten zu füllen, generiert das System gleichzeitig Millionen von Schicht-Kombinationen, bewertet jede einzelne nach den von Ihnen festgelegten Regeln und präsentiert dann die beste Lösung als Entwurf mit einem passgenauen Prozentsatz. Mir gefällt, dass dabei Mitarbeiterfähigkeiten, Verfügbarkeiten, Präferenzen, vertragliche Stunden, Fairnessregeln und gesetzliche Vorgaben gleichzeitig berücksichtigt werden – sodass ein Filialleiter im Einzelhandel oder ein Manager im Gesundheitswesen all das nicht mehr manuell gegenprüfen muss. Das Zusatzmodul zur Personalmodellierung geht noch einen Schritt weiter und verbindet die Nachfrageprognosen direkt mit dem Autoscheduler, sodass Dienstpläne nicht nur auf der bisherigen Personalstärke, sondern auch auf erwartetem Kundenaufkommen oder Patientenvolumen basieren.

Rotageek Hauptfunktionen

  • Schichttausch- und Vertretungsanfragen: Mitarbeitende können Tauschanfragen oder Vertretungen direkt in der App stellen; die Freigabe durch die Führungskraft ist im Ablauf integriert.
  • Echtzeit-Anwesenheitserfassung: Überwachen Sie Kommen und Gehen im Abgleich mit den geplanten Schichten, auch standortübergreifend und in Echtzeit.
  • Konfiguration von Arbeitszeitregeln: Legen Sie Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen und vertragliche Grenzen fest, die der Scheduler automatisch berücksichtigt.
  • Mitarbeiter-App für Mobilgeräte: Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, Verfügbarkeiten festlegen und Schichtbenachrichtigungen direkt auf dem Handy erhalten.

Rotageek Integrationen

Integrationen umfassen Appointedd, Grosvenor Technology, Hastee, IRIS HR und Payroll, Limber, Locums Nest, Predyktable, Staffbase, TimeMoto und Zellis.

Pros and Cons

Pros:

  • KI-gestützte automatische Planung passt sich Regeln, Qualifikationen und Budgets an
  • Prognosen verhindern Über- oder Unterbesetzung in Spitzenzeiten
  • Die mobile App unterstützt Schichttausch, Aktualisierungen und Verfügbarkeitsänderungen

Cons:

  • Preisinformationen nur auf Anfrage; keine öffentlichen Staffelungen
  • Unklare Details zu branchenspezifischen US-Compliance-Anforderungen

Am besten für die Einsatzplanung von Mitarbeitenden bei Veranstaltungen

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Ab $49/Monat
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Rating: 4.6/5

Ubeya ist eine Workforce-Management-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die flexible Mitarbeitende koordinieren müssen. Sie unterstützt Manager in den Bereichen Gastronomie, Veranstaltungen und Zeitarbeitsagenturen bei der Schichtplanung, der Mitarbeiterkommunikation und der Anwesenheitsverfolgung in Echtzeit.

Für wen ist Ubeya am besten geeignet?

Ubeya eignet sich besonders für Unternehmen in den Bereichen Gastronomie, Catering und Veranstaltungs-Personalvermittlung, die große Pools von flexiblen oder temporären Arbeitskräften an mehreren Standorten verwalten.

Warum ich Ubeya ausgewählt habe

Ich habe Ubeya als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es das spezifische Chaos der veranstaltungsbezogenen Einsatzplanung sehr gut meistert. Wenn Sie zum Beispiel ein großes Event mit unterschiedlichen Positionen besetzen müssen—wie ein Hospitality-Team, das sich auf Bar, Service und Küche verteilt—ermöglicht Ubeya, alle diese Positionen innerhalb einer einzigen Event-Ansicht zu verwalten, Mitarbeitende nach Können oder Verfügbarkeit zuzuweisen und Ankunftsbestätigungen automatisch vor und während des Einsatzes zu erhalten. Mir gefallen auch die kompetenzbasierte Planung und KI-basierte Planungsempfehlungen, die helfen, die richtige Person ohne ständiges Hin und Her der Nachrichten der passenden Aufgabe zuzuweisen. Zusätzlich sorgt das Geofencing-Feature dafür, dass das Ein- und Ausstempeln an den Veranstaltungsort gebunden ist. So bezahlen Sie nicht für Mitarbeitende, die tatsächlich nicht vor Ort sind.

Ubeya Hauptfunktionen

  • Schichtverteilung: Versenden Sie offene Schichten als Benachrichtigung an Ihren gesamten Personalpool und lassen Sie verfügbare Mitarbeitende Schichten direkt über die mobile App übernehmen.
  • Anwesenheitsverfolgung in Echtzeit: Überwachen Sie Live-Ein- und Ausstempelungen für alle aktiven Jobs und Standorte.
  • Automatisierte Arbeitszeittabellen: Arbeitszeittabellen werden automatisch aus den erfassten Stunden erstellt und reduzieren die manuelle Dateneingabe am Ende jedes Abrechnungszeitraums.
  • In-App-Messaging: Versenden Sie Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen an Mitarbeitende, ohne die Plattform verlassen zu müssen.

Ubeya-Integrationen

Integrationen umfassen Teamtailor, SAP, ADP, QuickBooks, Xero, BambooHR, Gusto, Paychex, Workday sowie eine offene API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

  • Verifizierte GPS- und biometrische Stempelungen
  • Automatisierte Lohnabrechnungen reduzieren Verwaltungsaufwand
  • Dashboards für Echtzeit-Personalkosten

Cons:

  • Etwas Einarbeitungszeit für neue Nutzer
  • Preise auf Anfrage erhältlich

Beste Personaleinsatzplanung für die Gastronomie

  • 14 Tage kostenlos testen
  • Ab $17,99/Monat/Standort
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Rating: 4.7/5

7shifts ist eine Schichtplanungsplattform, die speziell für Restaurants und Gastgewerbeteams entwickelt wurde, die die Verfügbarkeit des Personals, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und kurzfristige Schichtwechsel in einem schnelllebigen Umfeld managen müssen.

Für wen ist 7shifts am besten geeignet?

7shifts eignet sich hervorragend für Restaurantbesitzer und -manager – von einzelnen Cafés bis hin zu Ketten mit mehreren Standorten – die Planungstools benötigen, die speziell auf die Anforderungen in der Gastronomie zugeschnitten sind.

Warum ich mich für 7shifts entschieden habe

7shifts erhält seinen Platz auf meiner Bestenliste, weil es ausschließlich für Restaurants entwickelt wurde und nicht von einem generischen Planungstool abgeleitet ist. Besonders gefällt mir die KI-gesteuerte Umsatzprognose, die historische Kassendaten nutzt, um genau zu empfehlen, wie viele Mitarbeitende pro Schicht eingeplant werden sollten – so wird an einem ruhigen Dienstag nicht zu viel Personal beschäftigt und beim Ansturm am Freitagabend gerät man nicht ins Schleudern. Ich schätze auch die Echtzeit-Benachrichtigungen zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen, die beim Erstellen des Dienstplans mögliche Verletzungen von Arbeitszeitregelungen, Überstundenrisiken und Einschränkungen für Minderjährige anzeigen – noch bevor der Plan veröffentlicht wird. Für Restaurantmanager, die mehrere Aufgaben und Standorte gleichzeitig betreuen, ist diese Art von integriertem Schutzmechanismus mit allgemeinen Planungstools kaum zu ersetzen.

7shifts Hauptfunktionen

  • Schichtbörse und Tausch: Mitarbeitende können Schichten direkt in der App abgeben oder übernehmen, wobei eine Managerfreigabe eingebaut ist.
  • Mitarbeiterverfügbarkeit und Urlaubsanträge: Das Personal trägt Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge direkt in der App ein, diese fließen dann unmittelbar in die Dienstplanerstellung ein.
  • Integrierte Teamkommunikation: Manager und Mitarbeitende können direkt über Einzel- oder Gruppennachrichten kommunizieren, ohne die Plattform zu verlassen.
  • Trinkgeldverwaltung und Lohnexporte: 7shifts verfolgt und verteilt Trinkgelder unter dem Team und exportiert Lohnabrechnungsdaten zu angebundenen Lohnabrechnungsanbietern.

7shifts-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Toast, Square, Lightspeed, Clover, Revel, ADP Workforce Now, QuickBooks, Heartland, Oracle MICROS und Cake POS.

Beste Schichtplanung für kleine Unternehmen

  • 14 Tage kostenlos testen
  • Ab $5.50/Nutzer/Monat
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Rating: 4.3/5

Sage HR bietet kleinen Unternehmen und wachsenden Teams eine einfache Möglichkeit, die Mitarbeitereinsatzplanung, Urlaubsanträge und Anwesenheiten über eine einzige Plattform zu verwalten, sodass Manager wechselnde Dienstpläne und Verfügbarkeiten mit weniger manueller Arbeit steuern können.

Für wen ist Sage HR am besten geeignet?

Sage HR ist ideal für kleine Unternehmen, die eine zugängliche, umfassende HR-Plattform ohne die Komplexität von Enterprise-Lösungen benötigen.

Warum habe ich mich für Sage HR entschieden?

Sage HR ist einer meiner Favoriten, weil das Modul zur Schichtplanung speziell für kleine Unternehmen konzipiert ist, die kein übermäßig komplexes System benötigen. Mit dem Drag-and-Drop-Planungstool lassen sich Schichten schnell erstellen und anpassen, ohne manuelles Hin und Her. Besonders gefällt mir, dass Sie Gruppen, Bereiche und Vorlagen für Dienstpläne einrichten können; dadurch werden sich wiederholende Verwaltungsaufgaben bei wiederkehrenden Schichtmustern reduziert. Mitarbeitende können ihre zugewiesenen Schichten einsehen und erhalten automatische Benachrichtigungen bei Änderungen, was die Abstimmung per E-Mail oder Chat deutlich verringert.

Wichtige Funktionen von Sage HR

  • Urlaubsverwaltung: Mitarbeitende stellen ihre Urlaubsanträge direkt über die Plattform, und Vorgesetzte genehmigen oder lehnen diese mit sofortiger Benachrichtigung ab.
  • Stundenzettel: Mitarbeitende stempeln ein und aus über das Dashboard oder die mobile App und senden Stundenzettel zur Freigabe an Vorgesetzte.
  • Mobile App: Manager und Mitarbeitende greifen über iOS- und Android-Geräte auf Dienstpläne, Anträge, Genehmigungen und Kalender zu.
  • Mitarbeiterdatenbank: Speichert und organisiert alle Mitarbeiterdaten zentral und sicher an einem Ort.

Sage HR Integrationen

Integrationen umfassen G Suite, Slack und Microsoft Outlook sowie native Integrationen mit zahlreichen weiteren Sage-Produkten.

Beste Schichtplanungs-Software für die Fertigungsbranche

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Individuelle Preisgestaltung auf Anfrage.

Shiftboard ist eine Plattform für die Personaleinsatzplanung, die für Organisationen entwickelt wurde, die komplexe Schichtmuster, Compliance-Anforderungen und große Stundenlohn-Teams verwalten müssen.

Für wen ist Shiftboard am besten geeignet?

Shiftboard eignet sich besonders für Betriebs- und HR-Teams in Branchen wie Fertigung, Energie und Gesundheitswesen, die große, schichtbasierte Belegschaften mit anspruchsvollen Planungsanforderungen verwalten.

Warum ich Shiftboard ausgewählt habe

Shiftboard steht auf meiner Auswahlliste, weil es eines der wenigen Planungstools ist, das speziell auf die Realität von Fertigungsbetrieben zugeschnitten ist. Besonders gefällt mir die produktionsorientierte Planung, mit der sich die Personalbesetzung direkt an Produktionslinienpläne anpassen lässt – so gerät man bei einer Linienänderung oder einem kurzfristigen Ausfall nicht ins Schwitzen. Außerdem nutze ich die Tools zur Überstunden-Equalisierung, um eine faire Stundenverteilung unter den Mitarbeitenden sicherzustellen – was besonders in tarifgebundenen Umgebungen wichtig ist, da ein Ungleichgewicht bei Überstunden ernste Compliance-Probleme verursachen kann. Shiftboard gewährleistet die Einhaltung von Tarifverträgen, Ermüdungsrichtlinien sowie Arbeitsrecht durch vollständige Protokollierung aller Vorgänge.

Wichtige Funktionen von Shiftboard

  • Selbstständiger Schichttausch: Mitarbeitende können Schichten direkt in der Plattform tauschen oder Tauschanfragen stellen, mit integrierter Managerfreigabe.
  • Echtzeit-Benachrichtigungen: Arbeiter werden automatisch per SMS, E-Mail oder Mobil-App über offene Schichten, Planänderungen oder bevorstehende Einsätze informiert.
  • Bedarfsabhängige Planung: Erstellen Sie Einsatzpläne basierend auf Personalbedarf und Arbeitsvolumenprognosen, um die richtige Anzahl an Mitarbeitenden je Schicht sicherzustellen.
  • Reporting- und Analyse-Dashboard: Verfolgen Sie Anwesenheit, Besetzungsquoten und Personalkosten für Schichten und Abteilungen in einer zentralen Übersicht.

Shiftboard-Integrationen

Zu den Integrationen zählen UKG, ADP, SAP, Oracle, Workday, Dayforce, Infor, Workato, Workday, PowerBI, Verable, Microsoft Dynamics, Circadian, PlanetTogether, Zaddons und MyHR.

Weitere Dienstplan-Tools

Hier sind noch ein paar weitere empfehlenswerte Lösungen, die es nicht in die Favoritenliste für beste Dienstplan-Software geschafft haben. Für jede hatte ich keinen Platz für eine ausführliche Bewertung, aber sie sind dennoch eine Überlegung wert:

  1. 5280 Clinic

    E Schichtplanungssoftware für medizinische Kliniken

  2. Rippling

    E Software für individuell anpassbare Schichtplanung

  3. Deel HR

    Am besten geeignet für globale Einsatzplanungsrichtlinien

  4. Buddy Punch

    E Schichtplanungssoftware für Geofencing und automatische Abmeldungen

  5. BambooHR®

    E Mitarbeiterplanungssoftware für mobiles Abwesenheitsmanagement

  6. WebWork Time Tracker

    Am besten für unbegrenzte Schichtplanung

  7. Justworks

    E Mitarbeitereinsatzplanungssoftware mit 24/7 HR-Support

  8. edays

    Am besten für die Integration von Abwesenheitsmanagement

  9. Wrike

    E Software zur Mitarbeitereinsatzplanung für eine ausgewogene Arbeitslastverteilung

  10. Paylocity

    Es Mitarbeitereinsatzplanungs-Tool für die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen

  11. TimeTrex

    Am besten geeignet zur Automatisierung komplexer, mehrwöchiger, rotierender Schichtpläne

  12. Zoho Shifts

    E Schichtplanungssoftware, damit Mitarbeitende zusätzliche Schichten übernehmen können

  13. Parim

    Am besten geeignet für das Management großer Teams

  14. ADP Workforce Now

    Am besten für mittelständische Unternehmen als HRIS geeignet

  15. TimeClock Plus

    Am besten geeignet für seinen flexiblen Ansatz bei der Schichteinsatzplanung für Teams

Falls Sie hier noch nicht das passende Tool gefunden haben, schauen Sie sich auch diese verwandten Lösungen an, die wir getestet und bewertet haben:

Wie ich Software zur Schichteinsatzplanung für Mitarbeitende bewerte

Ich bewerte diese Tools in zwei Ebenen: Die grundlegenden Fähigkeiten, die jede Schichtplanungssoftware benötigen muss, um einen Wochenplan zu veröffentlichen, und die Alleinstellungsmerkmale, die eine Option gegenüber einer anderen hervorheben.

Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)

Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion überhaupt nicht) bis 5 (ist in diesem Bereich herausragend) hinsichtlich jeder unten aufgeführten Kernfunktion. Danach berechne ich die Gesamtpunktzahl pro Tool in Prozent. Jedes Tool muss mindestens eine Gesamtbewertung von 65% erreichen, um in die Auswahl zu kommen.

  • Tools zur Erstellung von Schichtplänen: Ich achte auf Drag-and-Drop-Builder, wiederverwendbare Vorlagen und automatische Ausfülloptionen, die es einer Filialleitung ermöglichen, einen kompletten Wochenplan in Minuten statt Stunden zu erstellen.
  • Verwaltung der Verfügbarkeit von Mitarbeitenden: Jedes Tool sollte Mitarbeitenden erlauben, ihre Verfügbarkeit und Abwesenheiten selbst einzutragen, damit Führungskräfte nicht Präferenzen per SMS oder Tabellenkalkulation hinterherlaufen müssen.
  • Workflows für Schichttausch & Schichtübernahme: Ich prüfe, ob das Personal selbst Schichtwechsel anstoßen kann und ob genehmigungspflichtige Regeln hinterlegt sind, wie etwa Tausch nur zwischen Personen mit gleichen Rollen oder Qualifikationen.
  • Mobiler Zugriff auf den Schichtplan: Beschäftigte an vorderster Front benötigen native Apps mit Push-Benachrichtigungen für neue oder geänderte Pläne, nicht nur ein Desktop-Dashboard, das nie geöffnet wird.
  • Arbeitszeitgesetze & Überstundenwarnungen: Ich prüfe, ob Regeln konfigurierbar sind, die vor Überstunden, versäumten Pausen oder Planungsfehlern warnen, noch bevor der Plan veröffentlicht wird.
  • Bedarfsbasierte Planung: Tools, die Verkaufszahlen, Laufkundschaft oder Belegungsdichte einbeziehen, um Personalbedarf zu prognostizieren, stechen gegenüber Systemen hervor, bei denen die Leitung die Köpfe weiterhin manuell schätzen muss.

Nachdem ich eine Liste von Tools habe, die die Kriterien erfüllen, achte ich darauf, was jeweils die besondere Stärke der Plattform ist.

Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter differenziert)

So vergleiche und bewerte ich die verschiedenen Anbieter:

Besondere Funktionen

Transparenz bei den Arbeitskosten ist entscheidend. Ich suche nach Lösungen, die Lohndaten direkt im Schichtplan sichtbar machen, damit z.B. ein Restaurantmanager sehen kann, wie sich eine Änderung auf das Wochenbudget auswirkt, bevor der Plan veröffentlicht wird. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist Management über mehrere Standorte hinweg – besonders relevant für Filialbetriebe, die Personal teilen aber standortspezifische Regeln einhalten müssen. Außerdem bewerte ich in-app Kommunikation: Ersetzt ein internes Nachrichtenmodul Gruppenchats, bleiben Änderungen und Teamgespräche an einem Ort.

Mehr als nur Funktionen

Integrationen mit Lohnabrechnung und HRIS sind ein entscheidender Faktor. Ein Planungstool, das Arbeitsstunden direkt zu Plattformen wie ADP oder BambooHR überträgt, erspart dem HR-Team das manuelle Eingeben der Stundenzettel bei jedem Zahlungszyklus. Auch die Branchenpassung prüfe ich genau – denn ein Planungskoordinator im Gesundheitswesen benötigt Regelwerke auf Basis von Qualifikationen, die eine allgemeine Software nicht abdeckt. Transparente Preise sind ebenfalls wichtig. Saisonal schwankende Betriebe mit hoher Fluktuation benötigen Nutzerbasierte Preismodelle, die flexibel sind und keine Kostenexplosion bei monatlichen Personalschwankungen verursachen.

So wählen Sie die richtige Dienstplan-Software aus

Die Wahl der richtigen Dienstplan-Software kann entscheidend sein – sie sorgt für reibungslose Abläufe statt dauerndem Planungschaos. Ob es um kurzfristige Abwesenheiten, Schichttausch oder ungleichmäßige Auslastung geht: Ein passendes Tool ist der Schlüssel für eine effiziente Personaleinsatzplanung.

Behalten Sie diese wichtigen Punkte im Hinterkopf, um die beste Lösung für die individuellen Anforderungen Ihres Teams zu finden:

  • Welche Herausforderungen im Schichtmanagement möchten Sie lösen? Identifizieren Sie zunächst die genauen Herausforderungen, die Sie bewältigen möchten, wie zum Beispiel das Besetzen von Last-Minute-Schichten, die Minimierung von Überstunden oder die Ausbalancierung der Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeitenden. Wenn beispielsweise unerwartete Ausfälle Ihre Einsatzpläne durcheinanderbringen, suchen Sie nach Planungsplattformen mit Echtzeit-Updates und mobilen Benachrichtigungen. Das Bewusstsein über Ihre Schmerzpunkte hilft Ihnen dabei, eine Software auszuwählen, deren Funktionen Ihren speziellen Anforderungen direkt begegnen.
  • Welche Ergebnisse sind Ihnen wichtig und wie messen Sie den Erfolg? Entscheiden Sie, wie Erfolg für Ihre neue Software aussehen soll. Möchten Sie Schichtkonflikte reduzieren oder eine bessere Abdeckung zu Spitzenzeiten ermöglichen? Wollen Sie das Mitarbeitererlebnis verbessern, indem Sie Schichttausch untereinander erlauben? Eine klare Definition Ihrer gewünschten Ergebnisse ist entscheidend, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden.
  • Wer sind Ihre Hauptnutzergruppen? Überlegen Sie, wer die Software nutzen wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Um die Schichttausch-Funktionen maximal zu nutzen, benötigen Sie Zugänge für Ihr gesamtes Unternehmen sowie rollenbasierte Zugänge für Ihre Personalabteilung und Ihre Führungskräfte. Sobald das feststeht, ist es sinnvoll, die Bedürfnisse Ihrer unterschiedlichen Nutzergruppen aufzulisten, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
  • Welche Software-Integrationen benötigen Sie? Suchen Sie nach Plattformen, die direkte Integrationen zu Ihren aktuellen Tools bieten – wie etwa die Synchronisierung von Schichtplänen mit Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware für eine korrekte Bezahlung oder die Verknüpfung mit Zeiterfassungssystemen. So verringern Sie das Fehlerrisiko und sparen Zeit bei der manuellen Dateneingabe. Wenn Sie mehrere Tools zusammenlegen möchten, suchen Sie nach einer Personaleinsatzplanungs-Software, die auch Zeit- und Anwesenheitserfassung abdeckt.
  • Passt die Software zu Ihren Arbeitsabläufen? Überlegen Sie, wie sich die Software in Ihre täglichen Abläufe integriert. Lässt sie sich unkompliziert einbinden oder müssten Sie Ihren Planungsprozess komplett umgestalten? Wenn Sie von manueller Planung umsteigen, achten Sie auf eine intuitive Bedienoberfläche, die sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeitende schnell verständlich ist.

Denken Sie daran, dass nicht alle Planungsprogramme gleich aufgebaut sind. Indem Sie gezielt Ihre spezifischen Probleme angehen – seien es Personalengpässe, Überstundenmanagement oder die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Schichtabdeckung – können Sie eine Mitarbeitereinsatzplanungs-Software finden, die Ihr Problem direkt löst und die Gesamteffizienz erhöht.

Vermeiden Sie es, ein Tool nur wegen seiner Beliebtheit auszuwählen. Setzen Sie stattdessen auf eine Lösung, die exakt zu Ihren Anforderungen passt und sich reibungslos in Ihre Geschäftsabläufe einfügt.

Die Menschen brauchen heutzutage mehr denn je Klarheit über ihren Urlaub und ihre Abwesenheiten. Die Unternehmenskultur wandelt sich von ‘Darf ich weg sein?’ hin zu ‘Ich informiere meine Führungskraft, dass ich weg sein werde.’

Liz Lockhart Lance headshot

Software für die Mitarbeitereinsatzplanung passt sich weiterhin an die sich wandelnden Anforderungen von Unternehmen an und integriert dabei neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI). Hier sind einige Entwicklungen, die sich zunehmend auf Planungstools auswirken:

  • Automatisierung und KI-gesteuerte Planung: Der Trend geht deutlich hin zu mehr Automatisierung und dem Einsatz von KI für die automatische Schichtplanung. Damit können Personalentscheidungen intelligenter getroffen werden; die Einsatzpläne werden unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Arbeitskosten optimiert.
  • Mobile Zugänglichkeit und Echtzeit-Updates: Mobile Apps bieten heute eine nie dagewesene Zugänglichkeit. Mitarbeitende können ihre Schichten einsehen, tauschen und direkt über ihr Smartphone mit dem Team kommunizieren. Unternehmen mit Außendienst-Teams sollten Workforce-Management-Software für mobile Teams in Betracht ziehen, um die Effizienz zu erhöhen.
  • Erweiterte Funktionen für spezielle Branchen: Einige Planungsplattformen halten mittlerweile Besonderheiten bereit, die gezielt auf branchenspezifische Anforderungen eingehen – beispielsweise Nachfragetrends für den Einzelhandel oder Zeiterfassung für remote oder ohne festen Schreibtisch arbeitende Beschäftigte. Damit setzt sich der Trend zur Spezialisierung fort.
  • Geofencing und GPS-Tracking: Viele Online-Planungstools nutzen inzwischen Geofencing und GPS-Tracking, um die Zeiterfassung zu automatisieren und Compliance zu gewährleisten. Besonders Firmen mit mobilen Belegschaften profitieren von dieser Funktion, da sie die Genauigkeit der Zeiterfassung erhöht und das Mitarbeitenden-Management verbessert.

Diese Trends bei der Personaleinsatzplanung zeigen eine deutliche Entwicklung hin zu intelligenteren, anpassungsfähigen und benutzerorientierten Lösungen. Achten Sie bei Ihrer weiteren Suche nach dem passenden Planungssystem darauf, Anbieter auszuwählen, die solche neuen Funktionen bereithalten.

Was ist Mitarbeitereinsatzplanungs-Software?

Mitarbeiterschichtplanungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitspläne für Mitarbeitende zu erstellen, zu verwalten und zu automatisieren. Sie weist Schichten basierend auf Verfügbarkeit, Rolle und Personalbedarf zu—so wird manuelle Arbeit reduziert und Terminüberschneidungen vermieden.

Diese Software wird von HR-Fachleuten und Führungskräften genutzt und erleichtert die Koordination von Teams, die Kommunikation von Änderungen in Echtzeit sowie die Vermeidung von Personallücken oder Compliance-Problemen.

Funktionen von Schichtplanungssoftware

Bei der Auswahl einer Mitarbeiterschichtplanungssoftware sollten Sie auf die folgenden zentralen Funktionen achten:

  • Automatisierte Dienstplanung: Schichtpläne werden automatisch anhand der Mitarbeiterverfügbarkeit, den Anforderungen des Unternehmens und dem Personalbedarf erstellt. Dies spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und sorgt für eine ausgewogene Abdeckung.
  • Mitarbeiter-Self-Service: Mitarbeitende können ihre Dienstpläne einsehen, Schichtwechsel beantragen oder Schichten direkt über die Plattform tauschen. Das gibt dem Personal mehr Kontrolle und reduziert den administrativen Aufwand.
  • Abwesenheitsmanagement: Mitarbeitende können Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge direkt in der Software stellen. Diese können Sie dann sofort genehmigen oder ablehnen, um Terminüberschneidungen und Last-Minute-Engpässe zu vermeiden.
  • Echtzeit-Benachrichtigungen: Senden Sie Mitarbeitenden sofortige Benachrichtigungen über neue Dienstpläne, Änderungen oder bevorstehende Schichten. So bleiben alle informiert und es werden keine Schichten verpasst.
  • Compliance-Überwachung: Überwachen Sie automatisch Arbeitsgesetze, Überstunden und Pausenvorschriften. Schützen Sie Ihr Unternehmen, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Dienstpläne allen relevanten Vorschriften entsprechen—das kann Sie vor teuren Strafen bewahren.
  • Schichtabdeckung verwalten: Finden Sie schnell Ersatz für offene Schichten und besetzen Sie Lücken mit qualifizierten Mitarbeitenden. Diese Funktion macht kurzfristige Ausfälle für Sie und Ihr Team viel weniger stressig.
  • Berichte und Analysen: Erstellen Sie detaillierte Berichte zu Mitarbeitendenstunden, Schichtmustern und Personalkosten. Diese Einblicke helfen, die Dienstplanung zu optimieren, das Budget zu kontrollieren und Probleme frühzeitig zu erkennen.
  • Mobile Zugänglichkeit: Greifen Sie von jedem Gerät aus auf Dienstplanungsfunktionen zu—egal, ob Sie im Büro am Laptop sitzen oder in der Mittagspause auf dem Handy nachschauen. Diese Flexibilität ist ein großer Vorteil für Führungskräfte und Mitarbeitende.

Gängige KI-Funktionen von Mitarbeiterschichtplanungssoftware

Neben den oben genannten Standardfunktionen integrieren viele dieser Lösungen inzwischen KI-gestützte Funktionen wie:

  • KI-gesteuerte Schichtoptimierung: Analyse von Mitarbeiterpräferenzen, historischer Anwesenheit und Geschäftsanforderungen zur Empfehlung der effizientesten Schichtpläne. So können Sie fundierter planen und gerechtere Dienstpläne erstellen.
  • Prognostizierende Personalbedarfsplanung: Nutzen Sie KI, um anhand von Trends wie Saisonalität, Unternehmenswachstum oder besonderen Ereignissen den Personalbedarf zu prognostizieren. Damit können Sie vorausschauend planen, Überstundenkosten reduzieren und Personalmangel vorbeugen.
  • Intelligente Abwesenheitserkennung: Mit KI werden Muster für Fehlzeiten oder mögliches Burnout erkannt, bevor größere Probleme entstehen. So können Sie frühzeitig eingreifen und ein gesünderes, verlässlicheres Team bewahren.
  • Automatisierte Compliance-Sicherung: Ihre Pläne werden kontinuierlich mithilfe von KI mit komplexen Arbeitsgesetzen abgeglichen, wodurch Risiken sofort erkannt werden. Sie müssen sich keine Sorgen machen, da Sie automatisch stets regelkonform bleiben.
  • Abstimmung auf Mitarbeiterpräferenzen: Mithilfe von maschinellem Lernen werden Schichten so zugeteilt, dass sie Vorlieben, Qualifikationen und Leistungsdaten des Personals bestmöglich berücksichtigen—gleichzeitig wird der Personalbedarf gedeckt. Das hebt die Motivation und senkt die Fluktuation.

Vorteile von Schichtplanungssoftware

Mitarbeiterschichtplanungssoftware kann Ihren bestehenden Planungsprozess in eine Reihe effizienter und automatisierter Abläufe verwandeln. Das steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und senkt gleichzeitig die Kosten.

Falls Sie noch mehr Überzeugung brauchen: Hier sind einige Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie in die beste Mitarbeiterschichtplanungssoftware investieren, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht:

  • Erhöhte Flexibilität & Agilität: Die Software ist speziell darauf ausgelegt, einen einfachen Schichttausch und Anpassungen zu ermöglichen, um den Vorlieben der Mitarbeitenden sowie kurzfristigen Änderungen gerecht zu werden. Diese Flexibilität gewährleistet einen reibungslosen Geschäftsablauf, selbst bei unvorhergesehenen Umständen.
  • Verbesserte Teamkommunikation: Schichtplanungssoftware kann die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden durch integrierte Nachrichtensysteme verbessern. Eine klare und direkte Kommunikation hilft, Missverständnisse zu reduzieren und das Schichtmanagement zu optimieren.
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, ihre Verfügbarkeit und Präferenzen selbst zu verwalten, verschafft ihnen ein Gefühl von Kontrolle über ihre Work-Life-Balance. Eine höhere Zufriedenheit führt zu geringeren Fluktuationsraten und einer engagierteren Belegschaft.
  • Einhaltungsgewährleistung: Durch Überwachung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien senkt die Software das Risiko rechtlicher Probleme, schützt Unternehmen vor Bußgeldern und unterstützt einen positiven Ruf.
  • Kostenreduzierung: Durch die Optimierung der Personalbesetzung entsprechend der Nachfrage trägt Schichtplanungssoftware dazu bei, Überbesetzung und Unterbesetzung zu vermeiden und beeinflusst so die Kostenkontrolle direkt und positiv.

Wie Sie sehen, bietet Schichtplanungssoftware zahlreiche Vorteile, darunter erhöhte Flexibilität, verbesserte Kommunikation, gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit, bessere Einhaltung von Vorschriften und erhebliche Kosteneinsparungen. Diese Vorteile machen die Schichtplanungssoftware zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jedes Unternehmen, das die Personaleinsatzplanung und die gesamte operative Effizienz optimieren möchte.

Kosten & Preise für Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware

Anbieter von Schichtplanungssoftware bieten eine Vielzahl von Preismodellen an, um unterschiedlichen Unternehmensgrößen und Personalbedürfnissen gerecht zu werden. Das Verständnis dieser Optionen ist entscheidend, um die richtige Software auszuwählen, die zu Ihren organisatorischen Anforderungen und Budgetbeschränkungen passt. Um Ihnen einen Überblick über die Preissituation zu geben, habe ich die wichtigsten Informationen in einer Übersichtstabelle zusammengestellt.

Vergleichstabelle der Preismodelle für Schichtplanungssoftware

TariftypDurchschnittlicher PreisHäufige Funktionen
Kostenlos$0Grundlegende Schichtplanung, Anfragen auf freie Tage, Schichttausch, mobiler Zugang und auf eine bestimmte Anzahl von Nutzern begrenzt
Basic$2-10 pro Nutzer/MonatErweiterte Planungsfunktionen, Berichtsoptionen, Benachrichtigungen und Alarme, Zugriff per Mobile App und Unterstützung für mehr Nutzer als im Gratis-Tarif
Standard$10-25 pro Nutzer/MonatAlle Basic-Funktionen sowie Zeiterfassung, erweiterte Berichterstellung, Integration mit weiteren HR-Systemen und Unterstützung für eine größere Anzahl von Nutzern
Premium$25-50 pro Nutzer/MonatAlle Standard-Funktionen plus KI-basierte Optimierung der Dienstplanung, anpassbare Funktionen und Integrationen, dedizierter Support, erweiterte Analysen sowie unbegrenzte Nutzer
EnterpriseIndividuelle PreisgestaltungAlle Premium-Funktionen sowie individuelle Entwicklungsmöglichkeiten, Sicherheit auf Unternehmensebene, persönliche Schulungen und Support, Skalierungsmöglichkeiten für große Organisationen
Eine Aufschlüsselung der Tarifmodelle und Preisdaten für Schichtplanungssoftware.

Wenn Sie einen Tarif auswählen, versuchen Sie, ein Gleichgewicht zwischen den benötigten Funktionen und dem Preis, den Sie zu zahlen bereit sind, zu finden. Ich empfehle zudem, mit einem Basic- oder Kleinunternehmens-Tarif zu beginnen, um die Wirksamkeit der Software für Ihr Unternehmen zu testen, wobei später eine Aufrüstung entsprechend Ihrer Personalentwicklung möglich ist.

Es gibt bei HR-Softwarepreisen immer Spielraum für Verhandlungen. Fragen Sie nach einem Mengenrabatt! Ich empfehle immer, basierend auf Ihren Bedürfnissen ein besseres Angebot einzuholen.

Jesse Ajebon, People Street

Für Unternehmen mit kleinem Team und einfachen Schichtanforderungen genügt zum Einstieg häufig der Gratis- oder Basic-Tarif. Dennoch gibt es gute Gründe, auf einen fortschrittlicheren Tarif umzusteigen:

  • Komplexe Planungsanforderungen: Mit dem Wachstum Ihres Teams kann die Verwaltung verschiedener Schichten, variabler Arbeitszeiten und mehrerer Rollen zunehmend kompliziert werden. Erweiterte Tarife bieten verbesserte Planungstools, die darauf ausgelegt sind, komplexe Arbeitsstrukturen effizienter zu verwalten.
  • Schichttausch- und Verfügbarkeitsfunktionen: Basistarife bieten oft keine flexiblen Optionen für Schichttausch und Verfügbarkeitsmanagement. Durch ein Upgrade können Ihre Mitarbeitenden einfacher Schichten tauschen und ihre Verfügbarkeit aktualisieren, was Planungskonflikte und unerwartete Veränderungen reduziert.
  • Automatisierte Einsatzplanung: Die manuelle Erstellung von Dienstplänen ist oft zeitaufwändig und fehleranfällig. Höherwertige Tarife beinhalten in der Regel KI-gestützte, automatisierte Einsatzplanung, die Schichten auf Basis von Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeitenden optimiert.
  • Detaillierte Berichte und Analysen: Für fundierte Entscheidungen benötigen Sie ausführliche Einblicke in Ihre Planungsprozesse und Lohnkosten. Premium-Tarife bieten umfassende Berichts- und Analysefunktionen, die in Basistarifen meist fehlen.
  • Integration mit Lohn- und Personalverwaltungssystemen: Basistarife bieten oft keine Integration mit anderen wichtigen Personal- oder Lohnsystemen, was manuelle Datenübertragung nötig macht. Ein Upgrade auf einen höherwertigen Tarif kann diesen Aufwand beseitigen, da die manuelle Dateneingabe reduziert und Fehler minimiert werden.

Letztendlich ist es entscheidend, einen Tarif zu wählen, der Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt und Ihre Herausforderungen löst, während Sie im Rahmen Ihres Budgets bleiben.

Software zur Mitarbeiter-Schichtplanung: Häufig gestellte Fragen

Bevor wir zum Schluss kommen, möchte ich einige häufig auftretende Fragen rund um die Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware behandeln:

Warum ist Schichtplanungssoftware wichtig?

Schichtplanungssoftware ist wichtig, weil sie Zeit spart, Fehler reduziert und sicherstellt, dass Ihr Team immer richtig besetzt ist. Mit automatisierter Planung vermeiden Sie Doppelbelegungen und kurzfristige Konflikte, während Sie Überstunden und Personalkosten im Griff behalten. Gute Software hilft zudem, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen zu gewährleisten, die Teamkommunikation zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, indem das Personal mehr Kontrolle über seinen Dienstplan erhält. Für HR- und Betriebsleiter machen diese Tools die komplexe Planung viel leichter und skalierbar.

Kann Schichtplanungssoftware den 2-2-3 Schichtplan abbilden?

Ja, die meisten fortschrittlichen Schichtplanungsplattformen können einen 2-2-3 Schichtplan – auch bekannt als Panama-Schicht – abbilden. Sie können benutzerdefinierte Schichtmuster und wiederkehrende Rotationen einrichten, sodass der individuelle Dienstplan Ihres Teams immer korrekt ist. Prüfen Sie die Vorlagenbibliothek oder Anpassungsmöglichkeiten des Tools, um sicherzustellen, dass dieser Plan unterstützt wird, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Der 2-2-3-Schichtplan ist besonders für Branchen wie Produktion, Gesundheitswesen oder Notfalldienste geeignet, da er einen durchgehenden Betrieb ermöglicht und gleichzeitig den Mitarbeitern regelmäßige Erholungsphasen bietet.

Kann Schichtplanungssoftware einen 9/80-Arbeitszeitplan abbilden?

Ja, viele Tools für die Mitarbeiterplanung unterstützen den 9/80-Arbeitszeitplan mit abwechselnden freien Freitagen. Achten Sie darauf, dass die Software benutzerdefinierte Schichtvorlagen und komplexe Muster zulässt. So können Sie diese Arbeitspläne den jeweiligen Mitarbeitern zuweisen und Arbeitszeiten einfach visualisieren. Prüfen Sie auch, ob die Berichtsfunktionen der Plattform mit nicht-standardmäßigen Überstundenabrechnungen klarkommen.

Ein 9/80-Arbeitszeitmodell ist eine alternative Arbeitszeitregelung, bei der Mitarbeiter über neun Tage 80 Stunden arbeiten, anstatt der üblichen zehn Tage mit jeweils acht Stunden. Dieses Modell ermöglicht es, dass die Mitarbeitenden jeden zweiten Freitag freihaben und dennoch auf die vollen Arbeitsstunden kommen. Solch ein Schichtmuster ist besonders beliebt in technischen Bereichen wie Ingenieurwesen, Bauwesen, IT, Finanzwesen und der Verwaltung im Gesundheitswesen.

Gibt es verschiedene Arten von Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware?

Ja, es gibt verschiedene Arten von Planungstools. Einige sind auf den Einzelhandel oder das Gastgewerbe ausgerichtet, während andere besser für das Gesundheitswesen oder verteilte Teams geeignet sind. Die Bandbreite reicht von einfachen Tools zur Schichtvergabe bis hin zu umfassenden Workforce-Management-Suiten mit Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Compliance-Tracking. Überlegen Sie, welche Funktionen – wie automatisierte Planung, Integrationen oder branchenspezifische Vorlagen – Ihnen am wichtigsten sind, bevor Sie eine Auswahl treffen.

Hier sind einige gängige Softwaretypen, die ich auch im Detail recherchiert habe:

  • Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware für kleine Unternehmen: Diese Tools sind häufig preiswert, einfach zu bedienen und für kleine Teams mit überschaubarem Planungsbedarf konzipiert. Sie erleichtern die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Schichttausch und Verfügbarkeiten – ohne große Einarbeitung.

  • Online-Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware: Cloudbasierte Planungs-Tools, mit denen Sie Schichten von überall aus verwalten können. Diese Plattformen bieten oft Echtzeit-Updates, Drag-and-drop-Planung und mobilen Zugriff – ideal für mobile oder verteilte Teams.
  • Open-Source-Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware: Diese Lösungen bieten anpassbare, kostenlose Plattformen für technikaffine Teams, die volle Kontrolle über ihr Planungssystem möchten. Sie sind ideal für Unternehmen mit einzigartigen Arbeitsabläufen oder besonderen Compliance-Anforderungen.

Viele Planungslösungen bieten zudem eine mobile Planungs-App, damit Mitarbeitende ihre Schichten unterwegs ansehen, Änderungen beantragen, ein- und ausstempeln und Updates erhalten können. Wenn Mobilität und Benutzerfreundlichkeit für Sie wichtig sind, achten Sie auf eine Plattform mit nutzerfreundlicher App als integralem Bestandteil.

Kann ich Mitarbeiterpläne per App erstellen?

Ja, die meisten führenden Schichtplanungsplattformen bieten Apps für Manager und Mitarbeitende. Sie können neue Schichtpläne erstellen und veröffentlichen, Änderungen sofort weitergeben und ermöglichen Ihrem Team, die Schichten auf jedem Gerät einzusehen. Achten Sie auf App-Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, Anträge auf Schichttausch und Urlaubsverwaltung für maximale Flexibilität.

Falls Sie auf der Suche nach der besten Mitarbeiter-Schichtplanungs-App sind und die vorgestellten Alternativen nicht überzeugen, finden Sie möglicherweise eine umfassendere Auswahl in dieser Zusammenstellung der besten HR-Apps.

Gibt es eine kostenlose App zur Schichtplanung?

Ja, es gibt kostenlose Planungs-Apps wie Homebase, When I Work (Basistarif) und Sling, die grundlegende Funktionen auch gratis bereitstellen. Diese sind ein guter Einstieg für kleine Teams oder Teams mit einfachen Anforderungen. Bei kostenpflichtigen Tarifen kommen meist weiterführende Möglichkeiten wie Integrationen, Berichte und Automatisierungen hinzu, die wachsende Organisationen benötigen.

Kostenlose Pläne beinhalten jedoch niemals den ganzen Funktionsumfang zahlungspflichtiger Versionen. Für kleine Teams reicht eventuell die Gratis-Version. Oder Sie testen zunächst den kostenlosen Tarif und buchen Erweiterungen, sobald Sie wachsen.

Welche Integrationen sollte HR bei Schichtplanungsplattformen suchen?

HR sollte Plattformen priorisieren, die in Lohnabrechnung, HRIS, Kommunikations-Tools (wie Slack oder Teams) und Zeiterfassungs-Apps integrierbar sind. Diese Integrationen erleichtern den Datenaustausch, sorgen für korrekte Bezahlung und vereinfachen das Onboarding neuer Mitarbeitender. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software Schnittstellen zu den bereits verwendeten Lösungen bietet, um manuellen Aufwand zu reduzieren.

Wie unterstützen Schichtplanungssysteme Schichttausch und Self-Service?

Die meisten modernen Schichtplanungs-Tools erlauben es Mitarbeitern, Schichttausch oder das Übernehmen freier Schichten über Self-Service-Portale oder Apps zu beantragen. Manager können Tausch-Anfragen rasch genehmigen oder ablehnen, wodurch Konflikte und kurzfristige Planänderungen minimiert werden. Dieser Self-Service-Ansatz spart Zeit, stärkt die Eigenverantwortung und sorgt für verlässliche Schichtabdeckung.

Wie übertrage ich vorhandene Planungsdaten in eine neue Software?

Die meisten führenden Planungstools bieten Funktionen zum Datenimport, sodass Sie bestehende Dienstpläne per CSV- oder Excel-Datei hochladen können. Manche Anbieter stellen sogar Onboarding- oder Migrationshilfen zur Verfügung. Exportieren Sie im Vorfeld Ihre Mitarbeitendenlisten, Schichtmuster und historische Daten aus dem bisherigen System. Fragen Sie beim neuen Anbieter nach, ob er beim Einrichten hilft – das sorgt für einen reibungslosen Wechsel.

Weitere Workforce-Management-Tools

Wenn Sie Ihre Personalmanagementpraktiken über die Einsatzplanung hinaus verbessern möchten, lohnt sich auch ein Blick auf diese weiteren Top-10-Listen:

Fazit

Ich hoffe, dieser Leitfaden hat Ihnen geholfen, der besten Mitarbeitereinsatzplanungs-Software für den Schichttausch näher zu kommen. Jedes dieser Systeme kann Ihnen helfen, Ihren Planungsprozess zu verbessern, Konflikte bei der Dienstplanung zu reduzieren und Ihre Ressourcen optimal zu managen. Sie sparen Zeit, steigern die Effizienz in der Einsatzplanung und stellen sicher, dass Ihr Team zur richtigen Zeit am richtigen Ort und bestens koordiniert ist.

Die Wahl der richtigen Planungslösung hängt davon ab, dass Sie Ihre Unternehmensanforderungen kennen – ob fortgeschrittene Individualisierung, Integration in vorhandene Systeme oder mobile Erreichbarkeit. Mit der richtigen Software erhöhen Sie die Effizienz, verbessern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und sorgen für einen reibungslosen Ablauf ohne die typischen Planungsprobleme.

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By Kim Behnke

Kim Behnke ist HR-Software-Autorin und Analystin bei People Managing People und verfügt über nahezu ein Jahrzehnt praktischer Erfahrung im Personalwesen. Mit einer Laufbahn, die Rekrutierung, Onboarding, Leistungsmanagement, Schulungen, Richtlinienentwicklung und HR-Analytik umfasst, bringt sie ein tiefes Verständnis der Herausforderungen mit, denen HR-Teams gegenüberstehen, und weiß, wie Technologie sie bewältigen kann. Kim besitzt Abschlüsse in Psychologie, Schreiben und technischer Kommunikation und ist zertifizierte Digital HR Specialist an der Academy to Innovate HR. Ihre Arbeit wird von der Leidenschaft angetrieben, Systeme zu vereinfachen und Workflows zu optimieren, um HR-Teams effizienter arbeiten zu lassen.