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Die beste Software zur Mitarbeiterschichtplanung hilft Ihnen dabei, verlässliche, konfliktfreie Schichtpläne zu erstellen und das Chaos letzter spontaner Ausfälle oder manueller Tabellenkalkulationen zu vermeiden. Ganz gleich, ob Sie bisher einfache Tools nutzen oder in zeitaufwendigen manuellen Prozessen feststecken – eine intelligentere Lösung kann Ihnen jede Woche Stunden an Zeit sparen und den Planungsstress drastisch reduzieren.

Diese Tools wurden entwickelt, um wichtige Aufgaben wie die Zuweisung von Schichten nach Verfügbarkeit und Qualifikation, die Zeiterfassung, kurzfristige Anpassungen und die sofortige Kommunikation an das Team zu vereinfachen. Sie beugen Überlastungen vor, verhindern Besetzungslücken und stellen sicher, dass immer die richtigen Personen am richtigen Ort im Einsatz sind.

Ich habe persönlich Dutzende von Schichtplanungsplattformen getestet, um herauszufinden, welche wirklich überzeugen. In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen die derzeit besten Optionen – ausgewählt nach Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung, Anpassungsfähigkeit und echten Ergebnissen aus der Praxis – damit Sie mit Vertrauen ein System wählen können, das zu den Anforderungen Ihres Teams passt.

Warum Sie unseren Bewertungen vertrauen können

Wir testen und bewerten HR-Software seit 2019. Als HR-Profis wissen wir aus erster Hand, wie kritisch – und schwierig – die richtige Entscheidung bei der Softwareauswahl ist.

Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserer Leserschaft bessere Kaufentscheidungen für Software zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene HR-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Softwarebewertungen geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten, und werfen Sie einen Blick auf unsere Bewertungsmethodik für Software.

Beste Mitarbeiterschichtplanungssoftware: Vergleichstabelle

Diese Vergleichstabelle fasst Preise, Testmöglichkeiten und Demo-Informationen meiner Top-Auswahl zur Schichtplanungssoftware zusammen, damit Sie die beste Option für Budget und Unternehmensanforderungen finden.

Die besten Mitarbeiter-Schichtplanungssoftwares im Test

Im Folgenden finden Sie meine Favoriten für Software zur Mitarbeiterschichtplanung – jede mit Fokus auf die herausragenden Funktionen. Ob unkomplizierter Schichttausch, automatisierte Planung oder Echtzeit-Benachrichtigungen, ich hebe jeweils hervor, was das Tool besonders gut kann, damit Sie schnell das passende System finden. Bonus: Am Ende gibt es noch zusätzliche Optionen für spezielle Team-Anforderungen.

Am besten geeignet für Planung, Teilen & Tauschen von Mitarbeiterschichten

  • 14 Tage kostenlos testen
  • Ab $39/Monat
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Rating: 4.6/5

Connecteam ist eine mobile, auf die Bedürfnisse von Mitarbeitenden ausgerichtete Schichtplanungsplattform, die speziell für Unternehmen mit dezentralen, stundenbasierten oder verteilten Teams entwickelt wurde, die komplexe Einsatzpläne verwalten, Anwesendheiten erfassen und ihr Team in Echtzeit vernetzen möchten.

Für wen ist Connecteam am besten geeignet?

Connecteam ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen aus Branchen wie Einzelhandel, Gastgewerbe, Gesundheitswesen und Bauwesen, die auf Schichtarbeitende oder stundenbasierte Belegschaften setzen.

Warum habe ich Connecteam ausgewählt?

Connecteam hat sich einen Platz auf meiner Bestenliste verdient, weil es den gesamten Schichtzyklus so gut abbildet – vom Erstellen der Einsatzpläne bis hin zur Verteilung an die richtigen Mitarbeitenden. Besonders gefällt mir, dass Führungskräfte Schichten per Drag-and-Drop planen, wiederkehrende Schichtmuster festlegen und Aktualisierungen in Echtzeit direkt an die Mobiltelefone der Mitarbeitenden senden können. Die Funktionen zum Schichttausch und für offene Schichten sind besonders hervorzuheben: Mitarbeitende können Tauschwünsche oder offene Schichten direkt in der mobilen App anfragen bzw. übernehmen, und Vorgesetzte genehmigen oder lehnen diese Anfragen ab, bevor sie bestätigt werden. Diese Kontrolle über die Schichtverteilung ist beim Management großer stundenbasierter Teams sehr wertvoll.

Wichtigste Funktionen von Connecteam

  • GPS-Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich per Mobilgerät ein und aus, wobei ihr Standort zum Zeitpunkt der Buchung per GPS dokumentiert wird.
  • Schichtplanung mit Anhängen: Hängen Sie Schichthinweise, Dateien oder Checklisten direkt an eine geplante Schicht an, damit die Mitarbeitenden die wichtigen Infos bereits vor Schichtbeginn haben.
  • Verfügbarkeits- und Abwesenheitsmanagement: Mitarbeitende übermitteln ihre Verfügbarkeiten sowie Abwesenheitsanträge in der App, die Vorgesetzte vor der Dienstplanung prüfen können.
  • Automatisierte Planungswarnungen: Connecteam zeigt automatisch während der Schichtplanung Hinweise auf Konflikte, Überstundengefahren und unbesetzte Schichten an.

Connecteam-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Gusto, Xero, ADP, Wix, Lightspeed POS, PrismHR, Square, BambooHR und Accu-Time Systems.

Pros and Cons

Pros:

  • Automatische Planung stimmt Schichten optimal auf Verfügbarkeit und Qualifikationen ab
  • Echtzeit-Push-Benachrichtigungen minimieren verpasste Informationen
  • Mobile App unterstützt vollständig ortsunabhängige oder im Außendienst tätige Teams

Cons:

  • Keine native Integration für komplexe Prognosetools
  • Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für fortgeschrittene Berichte

New Product Updates from Connecteam

Connecteam Adds Time Off Policy Management Updates
Connecteam’s negative balance limits help control time off requests and balances.
May 31 2026
Connecteam Adds Time Off Policy Management Updates

Connecteam adds negative balance limits, a minimum work hour accrual requirement, and cycle-based per-hour accruals to help you manage time off more predictably. These updates help teams create clearer time off rules, manage balances, and calculate accruals more accurately. For more information, visit Connecteam’s official site.

Bestes Planungstool für Vertrags-, Freiberufler- und Stundenkräfte

  • 14-tägige kostenlose Testphase verfügbar
  • Ab $24/pro Standort/Monat
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Rating: 4.2/5

Homebase ist eine Schichtplanungsplattform, die für kleine Unternehmen und Teams entwickelt wurde, die stundenbasierte Mitarbeiter verwalten müssen. Sie bietet Werkzeuge zur Erstellung von Dienstplänen, Zeiterfassung und zur Vereinfachung der Teamkommunikation.

Für wen ist Homebase am besten geeignet?

Homebase eignet sich besonders gut für kleine Unternehmen im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Dienstleistungssektor, die auf stundenweise beschäftigte Mitarbeiter angewiesen sind und eine unkomplizierte Lösung zur Schichtplanung benötigen.

Warum ich Homebase ausgewählt habe

Ich habe Homebase als eine der besten Optionen ausgewählt, weil die Plattform wirklich auf die Realität der Verwaltung von stundenbasierten, freiberuflichen und Vertragsarbeitern ausgelegt ist – und nicht nur für sie angepasst wurde. Besonders gefällt mir, wie die Verfügbarkeits- und Urlaubsverwaltung funktioniert: Mitarbeitende geben ihre Verfügbarkeit in der App an, und Homebase berücksichtigt das automatisch im Dienstplan, sodass niemand versehentlich eingeplant wird, der nicht verfügbar ist. Die Funktion für offene Schichten ist hilfreich – wenn eine Schicht nicht besetzt werden kann, können Sie diese posten und verfügbare Mitarbeitende können sie eigenständig übernehmen, ohne dass Sie jemandem hinterherlaufen müssen. Das automatische Planungstool nutzt Umsatzprognosen, um die Personaleinsatzplanung auf die tatsächliche Nachfrage abzustimmen. Dies ist wichtig, wenn die Lohnkosten von Woche zu Woche schwanken.

Wichtige Funktionen von Homebase

  • Integrierte Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich per Handy, Tablet oder POS-Gerät ein- und ausstempeln, inklusive GPS-Standortnachweis.
  • Team-Messaging: Versenden Sie Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen an das gesamte Team oder einzelne Mitglieder direkt in der App.
  • Verfolgung der Personalkosten: Sehen Sie die aktuellen Personalkosten in Echtzeit bei der Dienstplanerstellung, wobei Arbeitsstunden und Löhne automatisch mit Ihrem Budget abgeglichen werden.
  • Tools für Einstellung und Onboarding: Schalten Sie Stellenanzeigen, verwalten Sie Bewerbungen und versenden Sie Unterlagen für Neueinstellungen über die Plattform.

Homebase-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Square, Toast, Clover, Shopify, QuickBooks, Gusto, ADP, Paychex, Lightspeed und Revel.

Am besten für die Integration von Abwesenheitsmanagement

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Preise auf Anfrage
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Rating: 4.7/5

edays ist eine Abwesenheitsmanagement-Plattform für HR-Teams und Manager, die die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden koordinieren und Schichtabdeckungen in Organisationen jeder Größe verwalten.

Für wen ist edays am besten geeignet?

edays eignet sich besonders für HR-Teams im mittleren bis großen Unternehmensbereich, die komplexe Abwesenheitsrichtlinien über mehrere Standorte oder Abteilungen hinweg verwalten.

Warum ich edays ausgewählt habe

Ich habe edays in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die Funktionen für Abwesenheitsmanagement und Schichtplanung in einem System eng miteinander verzahnt sind. Besonders gut gefällt mir der Konfliktwarnhinweis bei Abwesenheiten – Sie können Mindestbesetzungsregeln definieren, die Konflikte automatisch markieren, wenn zu viele Personen desselben Teams gleichzeitig Urlaub beantragen. Das ist ein echter Vorteil, wenn Sie die Schichtabdeckung sicherstellen möchten, ohne Kalender manuell zu überprüfen. Außerdem finde ich es praktisch, dass Gruppenkalender Managern eine Live-Übersicht geben, wer in den Teams abwesend ist, sodass Entscheidungen auf Basis der tatsächlichen Verfügbarkeit und nicht auf Vermutungen getroffen werden.

edays Schlüsselfunktionen

  • Self-Service-Abwesenheitsanträge: Mitarbeitende können Urlaubsanträge direkt über die Plattform stellen, welche Manager mit wenigen Klicks genehmigen oder ablehnen können.
  • Individuell anpassbare Abwesenheitstypen: Erstellen Sie unbegrenzt viele Abwesenheitskategorien – wie Krankmeldung, Elternzeit oder Schichttausch – passend zu den spezifischen Richtlinien Ihres Unternehmens.
  • Abwesenheitsberichte und Analysen: Erstellen Sie Berichte über Abwesenheitstrends, Bradford-Faktor-Werte und Teamverfügbarkeit, um fundierte Personalentscheidungen zu treffen.
  • Unterstützung mehrerer Standorte: Verwalten Sie Abwesenheitsregeln, Feiertage und Arbeitszeiten in verschiedenen Regionen oder Büros aus einem einzigen Konto heraus.

edays-Integrationen

Integrationen umfassen Cornerstone OnDemand, Cegid, IntelliHR, ELMO, Outlook, Gmail, iCal, BHSF, Doctor Care Anywhere und NHS Wellbeing.

Pros and Cons

Pros:

  • Kombiniert Schichtplanung und Abwesenheitsmanagement
  • Drag-and-drop-Schichtplanungstools
  • Unterstützung für kompetenzbasierte Schichtzuweisung

Cons:

  • Plattform mit Hauptfokus auf Abwesenheitsverwaltung
  • Begrenzte Offline-Schichtplanungsfunktionalität

Am besten für mobilen, nutzerfreundlichen Schichtzugriff in Kanada

  • Kostenlose 21-Tage-Testversion + kostenlose Demo verfügbar
  • Ab $2,93/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
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Rating: 4.8/5

Agendrix ist ein Tool zur Mitarbeitereinsatzplanung, das für schichtbasierte Teams entwickelt wurde, die mobilen Zugriff und zweisprachige (Englisch/Französisch) Unterstützung benötigen. Es eignet sich besonders für kanadische Kleinunternehmen, die eine übersichtliche Verwaltung von Dienstplänen, Urlaubszeiten und Verfügbarkeiten an verschiedenen Standorten wünschen, ohne auf Desktop-Workflows angewiesen zu sein.

Für wen ist Agendrix am besten geeignet?

Agendrix passt hervorragend zu kleinen und mittelständischen Unternehmen in Kanada, die in schichtintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Gesundheitswesen tätig sind.

Warum ich Agendrix gewählt habe

Ich habe mich für Agendrix entschieden, weil der Zugriff auf Dienstpläne direkt in die Hosentasche der Mitarbeitenden gebracht wird. Mit der iOS- und Android-App kann Ihr Team Schichten einsehen, Urlaubsanträge stellen und Schichten tauschen, ohne sich an einem Desktop anmelden zu müssen – das ist besonders wichtig, wenn Sie Mitarbeitende an vorderster Front verwalten, die keinen Zugang zu einem Computer haben. Mir gefällt auch das Push-Benachrichtigungssystem: Sobald ein Dienstplan aktualisiert wird, erhalten die Mitarbeitenden sofort eine Benachrichtigung, und die 'Schicht angesehen'-Bestätigung zeigt Ihnen genau, wer die Änderung zur Kenntnis genommen hat. Für kanadische Unternehmen wird Agendrix in Kanada entwickelt und gehostet und beinhaltet eine zweisprachige (Englisch und Französisch) Unterstützung.

Hauptfunktionen von Agendrix

  • Drag-and-drop-Planung: Erstellen und bearbeiten Sie Wochenpläne visuell, indem Sie Schichten im Mitarbeitenden-Roster per Drag-and-drop verschieben.
  • Verfügbarkeitsmanagement: Mitarbeitende geben ihre Verfügbarkeit direkt in der Plattform an, damit Sie diese beim Erstellen der Pläne berücksichtigen können.
  • Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich per Mobilgerät oder gemeinsam genutztem Terminal ein und aus, wobei auch die GPS-Standortverfolgung möglich ist.
  • In-App-Nachrichten: Versenden Sie Einzel- oder Gruppennachrichten an Mitarbeitende innerhalb der Plattform, um die Schichtkommunikation zu koordinieren.

Agendrix-Integrationen

Es gibt Integrationen mit ADP Workforce Now, Ceridian Powerpay, QuickBooks, Nethris, Payworks, Sage 50, Acomba, Easypay sowie eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

  • Mobile Schichtplanung ist ideal für Frontline- und Stundenlohn-Teams
  • Zweisprachige App/Oberfläche unterstützt Englisch- und Französischsprachige
  • Zeitkonten erleichtern die Nachverfolgung von Urlaub, Überstunden und Abwesenheiten

Cons:

  • Export von Dienstplandaten ist weniger flexibel als bei Mitbewerbern
  • Manager-App bietet weniger Anpassungsoptionen für Benachrichtigungen

Am besten geeignet für KI-gestützte automatische Dienstplanung

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Preise auf Anfrage
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Rating: 4.6/5

Rotageek hilft Teams im Gesundheitswesen, Einzelhandel und Gastgewerbe dabei, komplexe Schichtmuster zu verwalten, die Einsatzplanung zu automatisieren und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen.

Für wen ist Rotageek am besten geeignet?

Rotageek eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen in schichtintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gesundheitswesen und Gastgewerbe, die eine nachfrageorientierte Einsatzplanung im großen Maßstab benötigen.

Warum ich Rotageek gewählt habe

Rotageek hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil die automatische Einsatzplanung unter der Oberfläche wirklich funktioniert. Anstatt nur offene Schichten zu füllen, generiert das System gleichzeitig Millionen von Schicht-Kombinationen, bewertet jede einzelne nach den von Ihnen festgelegten Regeln und präsentiert dann die beste Lösung als Entwurf mit einem passgenauen Prozentsatz. Mir gefällt, dass dabei Mitarbeiterfähigkeiten, Verfügbarkeiten, Präferenzen, vertragliche Stunden, Fairnessregeln und gesetzliche Vorgaben gleichzeitig berücksichtigt werden – sodass ein Filialleiter im Einzelhandel oder ein Manager im Gesundheitswesen all das nicht mehr manuell gegenprüfen muss. Das Zusatzmodul zur Personalmodellierung geht noch einen Schritt weiter und verbindet die Nachfrageprognosen direkt mit dem Autoscheduler, sodass Dienstpläne nicht nur auf der bisherigen Personalstärke, sondern auch auf erwartetem Kundenaufkommen oder Patientenvolumen basieren.

Rotageek Hauptfunktionen

  • Schichttausch- und Vertretungsanfragen: Mitarbeitende können Tauschanfragen oder Vertretungen direkt in der App stellen; die Freigabe durch die Führungskraft ist im Ablauf integriert.
  • Echtzeit-Anwesenheitserfassung: Überwachen Sie Kommen und Gehen im Abgleich mit den geplanten Schichten, auch standortübergreifend und in Echtzeit.
  • Konfiguration von Arbeitszeitregeln: Legen Sie Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen und vertragliche Grenzen fest, die der Scheduler automatisch berücksichtigt.
  • Mitarbeiter-App für Mobilgeräte: Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, Verfügbarkeiten festlegen und Schichtbenachrichtigungen direkt auf dem Handy erhalten.

Rotageek Integrationen

Integrationen umfassen Appointedd, Grosvenor Technology, Hastee, IRIS HR und Payroll, Limber, Locums Nest, Predyktable, Staffbase, TimeMoto und Zellis.

Pros and Cons

Pros:

  • KI-gestützte automatische Planung passt sich Regeln, Qualifikationen und Budgets an
  • Prognosen verhindern Über- oder Unterbesetzung in Spitzenzeiten
  • Die mobile App unterstützt Schichttausch, Aktualisierungen und Verfügbarkeitsänderungen

Cons:

  • Preisinformationen nur auf Anfrage; keine öffentlichen Staffelungen
  • Unklare Details zu branchenspezifischen US-Compliance-Anforderungen

Am besten für die Einsatzplanung von Mitarbeitenden bei Veranstaltungen

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Ab $49/Monat
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Rating: 4.6/5

Ubeya ist eine Workforce-Management-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die flexible Mitarbeitende koordinieren müssen. Sie unterstützt Manager in den Bereichen Gastronomie, Veranstaltungen und Zeitarbeitsagenturen bei der Schichtplanung, der Mitarbeiterkommunikation und der Anwesenheitsverfolgung in Echtzeit.

Für wen ist Ubeya am besten geeignet?

Ubeya eignet sich besonders für Unternehmen in den Bereichen Gastronomie, Catering und Veranstaltungs-Personalvermittlung, die große Pools von flexiblen oder temporären Arbeitskräften an mehreren Standorten verwalten.

Warum ich Ubeya ausgewählt habe

Ich habe Ubeya als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es das spezifische Chaos der veranstaltungsbezogenen Einsatzplanung sehr gut meistert. Wenn Sie zum Beispiel ein großes Event mit unterschiedlichen Positionen besetzen müssen—wie ein Hospitality-Team, das sich auf Bar, Service und Küche verteilt—ermöglicht Ubeya, alle diese Positionen innerhalb einer einzigen Event-Ansicht zu verwalten, Mitarbeitende nach Können oder Verfügbarkeit zuzuweisen und Ankunftsbestätigungen automatisch vor und während des Einsatzes zu erhalten. Mir gefallen auch die kompetenzbasierte Planung und KI-basierte Planungsempfehlungen, die helfen, die richtige Person ohne ständiges Hin und Her der Nachrichten der passenden Aufgabe zuzuweisen. Zusätzlich sorgt das Geofencing-Feature dafür, dass das Ein- und Ausstempeln an den Veranstaltungsort gebunden ist. So bezahlen Sie nicht für Mitarbeitende, die tatsächlich nicht vor Ort sind.

Ubeya Hauptfunktionen

  • Schichtverteilung: Versenden Sie offene Schichten als Benachrichtigung an Ihren gesamten Personalpool und lassen Sie verfügbare Mitarbeitende Schichten direkt über die mobile App übernehmen.
  • Anwesenheitsverfolgung in Echtzeit: Überwachen Sie Live-Ein- und Ausstempelungen für alle aktiven Jobs und Standorte.
  • Automatisierte Arbeitszeittabellen: Arbeitszeittabellen werden automatisch aus den erfassten Stunden erstellt und reduzieren die manuelle Dateneingabe am Ende jedes Abrechnungszeitraums.
  • In-App-Messaging: Versenden Sie Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen an Mitarbeitende, ohne die Plattform verlassen zu müssen.

Ubeya-Integrationen

Integrationen umfassen Teamtailor, SAP, ADP, QuickBooks, Xero, BambooHR, Gusto, Paychex, Workday sowie eine offene API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

  • Verifizierte GPS- und biometrische Stempelungen
  • Automatisierte Lohnabrechnungen reduzieren Verwaltungsaufwand
  • Dashboards für Echtzeit-Personalkosten

Cons:

  • Etwas Einarbeitungszeit für neue Nutzer
  • Preise auf Anfrage erhältlich

Beste Software für individuell anpassbare Schichtplanung

  • Kostenlose Demo + kostenlose Testphase verfügbar
  • Preise auf Anfrage
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Rating: 4.9/5

Rippling bietet HR-Teams und Geschäftsinhabern eine einheitliche Plattform zur Verwaltung von Mitarbeiterschichteinteilung, Zeiterfassung und Personalverwaltung, damit Unternehmen komplexe Schichtanforderungen und Compliance-Vorgaben an einem Ort steuern können.

Für wen ist Rippling am besten geeignet?

Rippling eignet sich hervorragend für mittelgroße bis große Unternehmen, die Schichtplanung zusammen mit Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und Compliance in einem einzigen, vernetzten System managen möchten.

Warum ich Rippling ausgewählt habe

Ich habe Rippling als eines der besten Tools gewählt, weil Sie die Anpassungen bei der Schichtplanung weit vorantreiben können, ohne IT-Support zu benötigen. Besonders gefällt mir der selbstüberwachende Richtlinien-Builder, mit dem sich rollenspezifische Regeln – wie das Erfordernis bestimmter Zertifikate, bevor Mitarbeitende für eine Schicht eingeteilt werden können – direkt in den Zeitplan integrieren lassen. Auch die Abfrage der Verfügbarkeiten und Schichtpräferenzen der Mitarbeiter im Voraus sorgt dafür, dass der erstellte Plan die tatsächlichen Bedürfnisse des Teams widerspiegelt. Mit Ripplings Workflow Studio können Sie automatisierte Aktionen basierend auf Schichtdaten auslösen – etwa das Kennzeichnen von Überstunden zur Genehmigung, bevor sie in die Gehaltsabrechnung einfließen.

Wichtige Funktionen von Rippling

  • Drag-and-drop-Planung: Erstellen und bearbeiten Sie Schichten visuell für Teams, Rollen und Standorte in einer einzigen Planungsansicht.
  • Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung: Erfassen Sie Mitarbeiter-Zeiten direkt auf geplante Schichten, um die Einhaltung in Echtzeit zu überwachen.
  • Schichtbenachrichtigungen und -alarme: Informieren Sie Mitarbeiter automatisch über neue, geänderte oder offene Schichten per Rippling Mobile-App.
  • Verwaltung der Personalkosten: Sehen Sie prognostizierte Personalkosten schon beim Planen ein, um das Budget vor Veröffentlichung der Schichten einzuhalten.

Rippling-Integrationen

Integrationen sind möglich unter anderem mit Slack, Google, Zoom, Jira, Salesforce, HubSpot, Asana, 1Password, PayPal und Carta.

Beste Personaleinsatzplanung für die Gastronomie

  • 14 Tage kostenlos testen
  • Ab $17,99/Monat/Standort
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Rating: 4.7/5

7shifts ist eine Schichtplanungsplattform, die speziell für Restaurants und Gastgewerbeteams entwickelt wurde, die die Verfügbarkeit des Personals, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und kurzfristige Schichtwechsel in einem schnelllebigen Umfeld managen müssen.

Für wen ist 7shifts am besten geeignet?

7shifts eignet sich hervorragend für Restaurantbesitzer und -manager – von einzelnen Cafés bis hin zu Ketten mit mehreren Standorten – die Planungstools benötigen, die speziell auf die Anforderungen in der Gastronomie zugeschnitten sind.

Warum ich mich für 7shifts entschieden habe

7shifts erhält seinen Platz auf meiner Bestenliste, weil es ausschließlich für Restaurants entwickelt wurde und nicht von einem generischen Planungstool abgeleitet ist. Besonders gefällt mir die KI-gesteuerte Umsatzprognose, die historische Kassendaten nutzt, um genau zu empfehlen, wie viele Mitarbeitende pro Schicht eingeplant werden sollten – so wird an einem ruhigen Dienstag nicht zu viel Personal beschäftigt und beim Ansturm am Freitagabend gerät man nicht ins Schleudern. Ich schätze auch die Echtzeit-Benachrichtigungen zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen, die beim Erstellen des Dienstplans mögliche Verletzungen von Arbeitszeitregelungen, Überstundenrisiken und Einschränkungen für Minderjährige anzeigen – noch bevor der Plan veröffentlicht wird. Für Restaurantmanager, die mehrere Aufgaben und Standorte gleichzeitig betreuen, ist diese Art von integriertem Schutzmechanismus mit allgemeinen Planungstools kaum zu ersetzen.

7shifts Hauptfunktionen

  • Schichtbörse und Tausch: Mitarbeitende können Schichten direkt in der App abgeben oder übernehmen, wobei eine Managerfreigabe eingebaut ist.
  • Mitarbeiterverfügbarkeit und Urlaubsanträge: Das Personal trägt Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge direkt in der App ein, diese fließen dann unmittelbar in die Dienstplanerstellung ein.
  • Integrierte Teamkommunikation: Manager und Mitarbeitende können direkt über Einzel- oder Gruppennachrichten kommunizieren, ohne die Plattform zu verlassen.
  • Trinkgeldverwaltung und Lohnexporte: 7shifts verfolgt und verteilt Trinkgelder unter dem Team und exportiert Lohnabrechnungsdaten zu angebundenen Lohnabrechnungsanbietern.

7shifts-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Toast, Square, Lightspeed, Clover, Revel, ADP Workforce Now, QuickBooks, Heartland, Oracle MICROS und Cake POS.

Am besten geeignet für das Management großer Teams

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Ab £47/Monat
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Rating: 4.6/5

Parim ist eine Plattform für das Workforce Management, die für Organisationen entwickelt wurde, die komplexe Schichtpläne koordinieren, die Anwesenheit verfolgen und die Einhaltung von Vorschriften über mehrere Standorte und große Teams hinweg verwalten müssen.

Für wen ist Parim am besten geeignet?

Parim eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen in dienstleistungsintensiven Branchen wie Sicherheit, Reinigung und Veranstaltungen, die viele Schichtmitarbeiter an mehreren Standorten planen und verwalten müssen.

Warum ich Parim ausgewählt habe

Parim verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es den Umfang und die Komplexität bei der Verwaltung großer Teams an mehreren Standorten hervorragend bewältigt. Besonders gefällt mir die unbegrenzte Mitarbeiterdatenbank – es fallen keine Gebühren pro Nutzer an, weshalb Sie beliebig viele Mitarbeitende hinzufügen können, ohne dass die Kosten mit wachsender Mitarbeiterzahl explodieren. Ich verlasse mich auch auf die Tools zur massenhaften Schichterstellung, mit denen Sie anhand von Mustern, Auswahlmodus oder Ereigniskopien monatelange Schichten in Sekunden planen können. Die automatische Planungskonflikterkennung markiert Probleme wie fehlende Qualifikationen oder Nichtverfügbarkeit, bevor eine Schicht veröffentlicht wird, was beim Koordinieren von Hunderten von Mitarbeitenden gleichzeitig viel Hin und Her erspart.

Parim Hauptfunktionen

  • Mobile App: Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, sich ein- und ausstempeln sowie Schichtbenachrichtigungen direkt auf ihrem Handy erhalten.
  • Echtzeit-Berichterstattung: Erstellen Sie Live-Reports zu Anwesenheit, geleisteten Stunden und Schichtabdeckungen an allen Standorten.
  • Bewerberverwaltung: Veröffentlichen Sie Stellenanzeigen und verwalten Sie Bewerbungen direkt über die Plattform.
  • Lohnabrechnungsexport: Exportieren Sie Stundenzettel- und Anwesendheitsdaten an Lohnsysteme, um manuelle Dateneingabe zu reduzieren.

Parim Integrationen

Integrationen umfassen ADP Workforce Now, BambooHR, Oracle HCM ATS, Oracle Taleo, SAP SuccessFactors ATS, Workday ATS, Zoho Recruit, Gusto, Paylocity, Zenefits, PeopleHR und Rippling.

Pros and Cons

Pros:

  • Bewältigt die Einsatzplanung großer Teams an mehreren Standorten
  • Mobile App unterstützt Zugriff auf Schichten, Zeitstempelfunktion und Verfügbarkeits-Updates
  • Modul für Veranstaltungen hilft bei der Koordination von Personal für standortübergreifende Projekte

Cons:

  • Keine integrierte Prognose des Arbeitskräftebedarfs
  • Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu neueren Wettbewerbern veraltet

Beste Schichtplanung für kleine Unternehmen

  • 14 Tage kostenlos testen
  • Ab $5.50/Nutzer/Monat
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Rating: 4.3/5

Sage HR bietet kleinen Unternehmen und wachsenden Teams eine einfache Möglichkeit, die Mitarbeitereinsatzplanung, Urlaubsanträge und Anwesenheiten über eine einzige Plattform zu verwalten, sodass Manager wechselnde Dienstpläne und Verfügbarkeiten mit weniger manueller Arbeit steuern können.

Für wen ist Sage HR am besten geeignet?

Sage HR ist ideal für kleine Unternehmen, die eine zugängliche, umfassende HR-Plattform ohne die Komplexität von Enterprise-Lösungen benötigen.

Warum habe ich mich für Sage HR entschieden?

Sage HR ist einer meiner Favoriten, weil das Modul zur Schichtplanung speziell für kleine Unternehmen konzipiert ist, die kein übermäßig komplexes System benötigen. Mit dem Drag-and-Drop-Planungstool lassen sich Schichten schnell erstellen und anpassen, ohne manuelles Hin und Her. Besonders gefällt mir, dass Sie Gruppen, Bereiche und Vorlagen für Dienstpläne einrichten können; dadurch werden sich wiederholende Verwaltungsaufgaben bei wiederkehrenden Schichtmustern reduziert. Mitarbeitende können ihre zugewiesenen Schichten einsehen und erhalten automatische Benachrichtigungen bei Änderungen, was die Abstimmung per E-Mail oder Chat deutlich verringert.

Wichtige Funktionen von Sage HR

  • Urlaubsverwaltung: Mitarbeitende stellen ihre Urlaubsanträge direkt über die Plattform, und Vorgesetzte genehmigen oder lehnen diese mit sofortiger Benachrichtigung ab.
  • Stundenzettel: Mitarbeitende stempeln ein und aus über das Dashboard oder die mobile App und senden Stundenzettel zur Freigabe an Vorgesetzte.
  • Mobile App: Manager und Mitarbeitende greifen über iOS- und Android-Geräte auf Dienstpläne, Anträge, Genehmigungen und Kalender zu.
  • Mitarbeiterdatenbank: Speichert und organisiert alle Mitarbeiterdaten zentral und sicher an einem Ort.

Sage HR Integrationen

Integrationen umfassen G Suite, Slack und Microsoft Outlook sowie native Integrationen mit zahlreichen weiteren Sage-Produkten.

Weitere Softwarelösungen zur Einsatzplanung

Hier sind noch einige weitere empfehlenswerte Lösungen, die es nicht auf die Shortlist der besten Schichtplanungssoftware geschafft haben. Für eine umfassende Bewertung war kein Platz mehr, dennoch sind sie einen Blick wert:

  1. Shiftboard

    E Schichtplanungs-Software für die Fertigungsbranche

  2. 5280 Clinic

    E Schichtplanungssoftware für medizinische Kliniken

  3. Deel HR

    Am besten geeignet für globale Einsatzplanungsrichtlinien

  4. Buddy Punch

    E Schichtplanungssoftware für Geofencing und automatische Abmeldungen

  5. BambooHR®

    E Mitarbeiterplanungssoftware für mobiles Abwesenheitsmanagement

  6. WebWork Time Tracker

    Am besten für unbegrenzte Schichtplanung

  7. Justworks

    E Mitarbeitereinsatzplanungssoftware mit 24/7 HR-Support

  8. Wrike

    E Software zur Mitarbeitereinsatzplanung für eine ausgewogene Arbeitslastverteilung

  9. Paylocity

    Es Mitarbeitereinsatzplanungs-Tool für die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen

  10. TimeTrex

    Am besten geeignet zur Automatisierung komplexer, mehrwöchiger, rotierender Schichtpläne

  11. Zoho Shifts

    E Schichtplanungssoftware, damit Mitarbeitende zusätzliche Schichten übernehmen können

  12. Factorial

    E Mitarbeiterschichtplanungssoftware innerhalb einer vollständigen HRIS-Plattform

  13. ADP Workforce Now

    Am besten für mittelständische Unternehmen als HRIS geeignet

  14. TimeClock Plus

    Am besten geeignet für seinen flexiblen Ansatz bei der Schichteinsatzplanung für Teams

Falls Sie hier noch nicht fündig geworden sind, finden Sie hier weitere verwandte Tools, die wir getestet und bewertet haben:

Wie ich Software zur Mitarbeiterschichtplanung bewerte

Ich bewerte Tools in zwei Ebenen: grundlegende Fähigkeiten – wie Schichterstellung, Tauschmanagement und Compliance-Warnungen – die jede Plattform erfüllen muss, und Unterscheidungsmerkmale, die die beste Passung bestimmen.

Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)

Diese Kernfunktionen dienen als Aufnahmekriterien für meine Liste der Softwarelösungen zur Mitarbeiterschichtplanung:

  • Schichtplan-Ersteller: Ich prüfe, ob das Tool eine Drag-and-Drop- oder vorlagenbasierte Planung bietet, die wiederkehrende Rotationen über Abteilungen und Standorte hinweg abbildet.
  • Verfügbarkeits- & Abwesenheitsmanagement: Jede Plattform sollte Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge einzureichen, die durch Genehmigungs-Workflows fließen und den Plan automatisch aktualisieren.
  • Schichttausch & Offene Schichten: Ich achte auf Self-Service-Tauschanfragen, die Übernahme offener Schichten und konfigurierbare Genehmigungsregeln, die Manager:innen Kontrolle geben, ohne Engpässe zu erzeugen.
  • Mobiler Zugang für Mitarbeitende: Mitarbeitende vor Ort nutzen fast ausschließlich ihre Smartphones, daher prüfe ich native iOS-/Android-Apps, mit denen sie Pläne ansehen, Push-Benachrichtigungen erhalten und direkt auf Änderungen reagieren können.
  • Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben & Überstundenkontrollen: Lösungen sollten Überstunden, Verstöße gegen Pausenregelungen und Konflikte mit dem Arbeitszeitgesetz bereits im Planungsprozess markieren – nicht erst nach Veröffentlichung des Plans.
  • Zeiterfassung & Lohnabrechnungsintegration: Ich achte auf eingebaute Zeiterfassung oder eine enge Integration mit Lohnabrechnungsanbietern wie ADP, Gusto und QuickBooks, um Stunden- und Lohndaten abzugleichen.

Ich bewerte jeden Anbieter auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jedes Kriterium.

Anbieter müssen einen bestimmten Durchschnittswert erreichen, um für meine Liste in Betracht gezogen zu werden. Danach berücksichtige ich, was jede Plattform besonders macht.

Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter auszeichnet)

Wenn meine Liste steht, vergleiche ich Anbieter im Bereich Schichtplanungssoftware anhand folgender Kriterien:

Herausragende Funktionen

Bedarfsprognosen sind ein wesentliches Merkmal für Teams, die ihre Personalplanung mit aktuellen Verkaufs- oder Auslastungsmustern abstimmen möchten. Tools, die eigene Teamkommunikation bieten – wie schichtbezogene Ankündigungen oder Lesebestätigungen – helfen Führungskräften, alle auf dem Laufenden zu halten, ohne weitere Apps zu nutzen. Hohe Wertschätzung finden zudem Lösungen mit Qualifikations- und Zertifikatsverwaltung, um Schichten gezielt an qualifizierte Mitarbeitende zu vergeben und rechtzeitig vor Ablauf von Nachweisen zu warnen. Dashboards zur Personalkostenkontrolle bieten sofortige Übersicht über geplante vs. tatsächliche Ausgaben, damit Führungskräfte die Kosten stets im Blick behalten.

Mehr als Funktionen

Das Integrationsökosystem spielt hier eine große Rolle. Ich prüfe, ob eine Plattform eine native Verbindung mit Kassensystemen wie Toast oder Square und Abrechnungsdienstleistern wie ADP oder Gusto bietet, da manuelle Datenübertragungen schnell zu Fehlern führen. Unterstützung für mehrere Standorte ist ein weiterer Schlüsselfaktor – die Planung für dutzende Filialen über eine Konsole mit rollenbasierten Berechtigungen spart Gebietsleiter:innen viel Zeit. Ich bewerte außerdem, wie leicht Frontline-Teams das Tool übernehmen, insbesondere bei mehrsprachiger mobiler Unterstützung für vielfältige Belegschaften.

Wie Sie eine Software zur Mitarbeiterschichtplanung auswählen

Die Wahl der richtigen Software zur Mitarbeiterschichtplanung kann darüber entscheiden, ob Ihre Abläufe reibungslos verlaufen oder der Schichtplan zur ständigen Herausforderung wird. Ob Sie es mit kurzfristigen Ausfällen, Schichtwechseln oder unausgeglichener Besetzung zu tun haben – das passende Tool ist entscheidend, um Pläne effizient zu verwalten.

Beachten Sie diese wichtigen Punkte, um für die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams die beste Entscheidung zu treffen:

  • Welche Herausforderungen im Schichtmanagement wollen Sie lösen? Identifizieren Sie zuerst die genauen Probleme, die Sie überwinden möchten, zum Beispiel das Besetzen kurzfristiger Schichten, die Minimierung von Überstunden oder die Berücksichtigung der Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeitenden. Wenn zum Beispiel unvorhergesehene Ausfälle Ihren Schichtplan stören, sollten Sie eine Lösung mit Echtzeit-Updates und mobilen Benachrichtigungen wählen. Die Kenntnis Ihrer Hauptprobleme hilft Ihnen dabei, gezielt eine Software mit passenden Funktionen auszuwählen.
  • Welche Ergebnisse sind wichtig und wie messen Sie den Erfolg? Überlegen Sie, wie Erfolg für Ihre neue Software aussieht. Möchten Sie Konflikte im Schichtplan reduzieren oder eine bessere Abdeckung in Spitzenzeiten erreichen? Oder wünschen Sie sich ein besseres Mitarbeitererlebnis, indem Ihr Team Schichten eigenständig tauschen kann? Klare Ziele im Vorfeld zu setzen, ist entscheidend, um keine Zeit zu verschwenden.
  • Wer sind Ihre Hauptnutzergruppen? Überlegen Sie, wer die Software nutzt und wie viele Lizenzen benötigt werden. Damit Sie die Funktionen zum Schichttausch optimal nutzen können, sollten alle Mitarbeitenden sowie Ihre HR-Fachkräfte und Führungskräfte Zugang erhalten – idealerweise mit rollenbasiertem Zugriff. Sobald dies geklärt ist, lohnt es sich, auch die Anforderungen der jeweiligen Nutzergruppen aufzulisten, um diesen gerecht zu werden.
  • Welche Software-Integrationen benötigen Sie? Suchen Sie nach Plattformen, die sich direkt mit Ihren aktuellen Tools integrieren lassen – zum Beispiel mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware für eine korrekte Vergütung oder mit Zeiterfassungssystemen zur Stundennachverfolgung. Das verringert Fehlerquellen und spart Zeit bei manuellen Eingaben. Falls Sie mehrere Tools zusammenführen wollen, wählen Sie am besten ein System, das sowohl Schichtplanung als auch Zeiterfassung abdeckt.
  • Passt die Software in Ihre bestehenden Abläufe? Überlegen Sie, wie gut sich die Software in Ihren Arbeitsalltag einfügt. Lässt sie sich problemlos integrieren oder müssten Sie Ihre gesamte Planung umstellen? Falls Sie den Wechsel von manueller Planung erwägen, achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche, die sowohl Ihre Führungskräfte als auch die Mitarbeitenden schnell verstehen und nutzen können.

Bedenken Sie: Nicht alle Planungstools sind gleich aufgebaut. Wenn Sie auf Ihre konkreten Herausforderungen wie Unterbesetzung, Überstundenmanagement oder die Sicherstellung einer optimalen Schichtbesetzung achten, finden Sie eine Schichtplanungssoftware, die Ihre Probleme gezielt löst und Ihre Effizienz steigert.

Vermeiden Sie es, ein Tool nur wegen seiner Beliebtheit auszuwählen. Wählen Sie stattdessen eines, das exakt zu Ihren Anforderungen passt und sich reibungslos in Ihre betrieblichen Abläufe einfügt.

Menschen brauchen heute mehr denn je Klarheit über ihren Urlaub und ihre Abwesenheitszeiten. Die Unternehmenskultur verschiebt sich weg von ‘Kann ich weg sein?’ hin zu ‘Ich teile meiner Führungskraft mit, dass ich abwesend sein werde.’

Liz Lockhart Lance headshot

Software für die Mitarbeiterschichtplanung entwickelt sich kontinuierlich weiter, um den sich ändernden Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden – und integriert dabei immer häufiger technologische Fortschritte wie künstliche Intelligenz (KI). Hier sind einige der Trends, die zunehmend Einfluss auf Schichtplanungs-Tools nehmen:

  • Automatisierung und KI-gesteuerte Planung: Der Trend geht verstärkt in Richtung Automatisierung und eines verstärkten Einsatzes von KI für die automatische Dienstplanung. Dies ermöglicht intelligente Personalentscheidungen und optimiert Dienstpläne basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikationen und Lohnkosten.
  • Mobile Zugänglichkeit und Aktualisierungen in Echtzeit: Mobile Anwendungen bieten inzwischen einen bisher unerreichten Zugang. Mitarbeitende können ihre Dienstpläne einsehen, Schichten tauschen und direkt mit ihren Teams über das Smartphone kommunizieren. Für Unternehmen mit Außendienstteams empfiehlt sich ein Blick auf Software für das mobile Workforce Management, um die Effizienz zu steigern.
  • Erweiterte Funktionen für spezifische Branchen: Einige Planungstools bieten inzwischen Funktionen, die speziell auf die Anforderungen bestimmter Branchen zugeschnitten sind – zum Beispiel Bedarfsprognosen für den Einzelhandel oder Zeiterfassung für remote oder nicht-desktopbasierte Mitarbeitende. Dies zeigt einen klaren Trend zur Spezialisierung.
  • Geofencing und GPS-Tracking: Viele Online-Planungslösungen integrieren mittlerweile Geofencing und GPS-Tracking, um die Zeiterfassung zu automatisieren und die Einhaltung von Vorgaben sicherzustellen. Besonders für Unternehmen mit mobilen Teams ist dies vorteilhaft, da es die Genauigkeit der Zeiterfassung verbessert und das Personalmanagement vereinfacht.

Diese Trends in Mitarbeitereinsatzplanungssoftware zeigen eine deutliche Entwicklung hin zu intelligenteren, flexibleren und benutzerorientierten Lösungen. Während Sie weiter nach dem für Sie besten Planungssystem suchen, achten Sie auf Anbieter, die diese neuen Funktionen bieten.

Was ist Mitarbeitereinsatzplanungssoftware?

Mitarbeitereinsatzplanungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitspläne für Mitarbeitende zu erstellen, zu verwalten und zu automatisieren. Schichten werden dabei basierend auf Verfügbarkeit, Rolle und Personalbedarf vergeben – dies reduziert manuelle Arbeit und Terminüberschneidungen.

Personalfachkräfte und Führungskräfte nutzen diese Software, um Teams einfacher zu koordinieren, Änderungen in Echtzeit zu kommunizieren und Lücken bei der Besetzung oder Compliance-Probleme zu vermeiden.

Funktionen von Dienstplan-Software

Bei der Auswahl von Mitarbeitereinsatzplanungssoftware sollten Sie auf folgende Schlüsselfunktionen achten:

  • Automatisierte Planung: Dienstpläne werden automatisch anhand der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden, der Geschäftsanforderungen und des Personalbedarfs erstellt. Das spart Zeit, verringert manuelle Fehler und sorgt für eine ausgewogene Besetzung.
  • Mitarbeiterselbstbedienung: Mitarbeitende können ihre Dienstpläne einsehen, Schichtwechsel anfragen oder Schichten direkt über die Plattform tauschen. Die eigenständige Verwaltung verleiht den Mitarbeitenden mehr Kontrolle und reduziert Ihren administrativen Aufwand.
  • Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Mitarbeitende können Urlaubsanträge oder Abwesenheiten direkt im System beantragen. Sie können diese Anfragen sofort genehmigen oder ablehnen und so Terminüberschneidungen oder hektische Nachbesetzungen vermeiden.
  • Echtzeit-Benachrichtigungen: Senden Sie Mitarbeitenden sofortige Mitteilungen über neue Dienstpläne, Änderungen oder anstehende Schichten. So geht keine Schicht verloren und alle bleiben stets informiert.
  • Compliance-Überwachung: Überwachen Sie automatisch Arbeitsgesetze, Überstunden- und Pausenregelungen. Schützen Sie Ihr Unternehmen, indem Sie sicherstellen, dass die Dienstpläne allen relevanten Vorgaben entsprechen – und vermeiden Sie so teure Strafzahlungen.
  • Schichtabdeckung: Finden Sie schnell Ersatz für offene Schichten und besetzen Sie Engpässe mit qualifiziertem Personal. So werden spontane Ausfälle für Sie und Ihr Team deutlich stressfreier.
  • Berichterstattung und Analyse: Erstellen Sie detaillierte Berichte zu Arbeitsstunden, Schichtmustern und Personalkosten. Diese Einblicke helfen, Planungsentscheidungen zu optimieren, Budgets zu verwalten und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
  • Mobile Zugänglichkeit: Greifen Sie von jedem Gerät auf die Planungsfunktionen zu – egal ob Sie im Büro am Laptop sitzen oder in der Mittagspause aufs Handy schauen. Diese Flexibilität ist für Manager und Mitarbeitende gleichermaßen ein echter Vorteil.

Typische KI-Funktionen in Mitarbeitereinsatzplanungssoftware

Über die Standardfunktionen moderner Mitarbeitereinsatzplanungssoftware hinaus integrieren viele Lösungen auch KI-Features wie:

  • KI-gesteuerte Schichtoptimierung: Analysieren Sie Mitarbeiterpräferenzen, historische Anwesenheitsdaten und geschäftliche Anforderungen, um die effizientesten Schichtpläne vorzuschlagen. Das reduziert Ratespiele und hilft Ihnen, intelligentere und gerechtere Dienstpläne zu erstellen.
  • Prognostische Vorhersagen: Nutzen Sie KI, um den Personalbedarf anhand von Trends wie Saisonalität, Unternehmenswachstum oder besonderen Ereignissen vorherzusagen. So können Sie vorausplanen, Überstundenkosten reduzieren und sicherstellen, dass Sie nie unterbesetzt sind.
  • Intelligente Abwesenheitserkennung: Setzen Sie KI ein, um Abwesenheitsmuster oder drohendes Burnout zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden. Diese Funktion ermöglicht ein frühzeitiges Eingreifen und sorgt für ein gesünderes und zuverlässigeres Team.
  • Automatisierte Einhaltungssicherung: Prüfen Sie Ihre Dienstpläne kontinuierlich mit KI im Hinblick auf komplexe Arbeitsgesetze, um Compliance-Risiken sofort zu kennzeichnen. So können Sie beruhigt schlafen, denn Sie bleiben automatisch auf der sicheren Seite der Vorschriften.
  • Mitarbeiterpräferenz-Abgleich: Nutzen Sie maschinelles Lernen, um Schichten so zu vergeben, dass sie möglichst gut zu den Präferenzen, Qualifikationen und Leistungsdaten der Mitarbeitenden passen und dennoch die betrieblichen Anforderungen erfüllen. Das sorgt für hohe Motivation und geringere Fluktuation.

Vorteile von Schichtplanungssoftware

Software zur Mitarbeitereinsatzplanung kann Ihren aktuellen Schichtplanungsprozess in eine Reihe effizienter und automatisierter Workflows verwandeln. Sie steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und senkt gleichzeitig Kosten.

Falls Sie noch mehr Argumente brauchen, finden Sie hier einige Vorteile, die Sie mit der besten Software zur Mitarbeiterschichtplanung erzielen können, die zu Ihren Geschäftsanforderungen passt:

  • Erhöhte Flexibilität & Agilität: Die Software ist gezielt darauf ausgelegt, einfache Schichtwechsel und Anpassungen zu ermöglichen und berücksichtigt dabei Mitarbeiterpräferenzen und kurzfristige Änderungen. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass der Betriebsablauf auch bei unerwarteten Ereignissen reibungslos bleibt.
  • Verbesserte Teamkommunikation: Schichtplanungssoftware kann die Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitenden durch integrierte Nachrichtensysteme verbessern. Klare und direkte Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden, und verbessert das Schichtmanagement.
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn Mitarbeitenden erlaubt wird, ihre Verfügbarkeit und Präferenzen zu verwalten, gewinnen sie mehr Kontrolle über ihre Work-Life-Balance. Eine höhere Zufriedenheit führt zu niedrigerer Fluktuation und einem engagierteren Team.
  • Einhaltungssicherung: Durch die Überwachung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien verringert die Software das Risiko rechtlicher Probleme, schützt das Unternehmen vor Bußgeldern und unterstützt einen positiven Ruf.
  • Kosteneinsparungen: Durch optimale Personalplanung basierend auf dem tatsächlichen Bedarf hilft Schichtplanungssoftware, Über- und Unterbesetzungen zu vermeiden und so die Personalkosten gezielt zu senken.

Wie Sie sehen, bietet Schichtplanungssoftware zahlreiche Vorteile, darunter eine höhere Flexibilität, bessere Kommunikation, mehr Mitarbeitermotivation, bessere Einhaltung von Vorschriften und erhebliche Kosteneinsparungen. Diese Vorteile machen Schichtplanungssoftware zu einem wertvollen Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Personaleinsatzplanung und operative Effizienz optimieren will.

Kosten & Preise für Mitarbeitereinsatzplanungs-Software

Anbieter für Schichtplanungssoftware bieten verschiedene Preismodelle an, die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und Personalbedarfe zugeschnitten sind. Diese Optionen zu verstehen, ist entscheidend, um die passende Software auszuwählen, die sowohl zu Ihren organisatorischen Anforderungen als auch zu Ihrem Budget passt. Um einen Überblick über die Preislandschaft zu geben, habe ich die wichtigsten Details in einer Vergleichstabelle zusammengefasst.

Vergleichstabelle für Pläne und Preise der Mitarbeiterschichtplanung

TarifartDurchschnittspreisHäufige Funktionen
Kostenlos$0Basisplanung, Urlaubsanträge, Schichttausche, mobiler Zugriff, begrenzt auf eine bestimmte Nutzeranzahl
Basis$2-10 pro Nutzer/MonatErweiterte Planungsfunktionen, Berichtstools, Benachrichtigungen und Alarme, Zugriff über mobile App, Unterstützung für mehr Nutzer als beim kostenlosen Tarif
Standard$10-25 pro Nutzer/MonatAlle Basisfunktionen zzgl. Zeit- und Anwesenheitserfassung, erweiterte Berichte, Integration mit anderen HR-Systemen, Unterstützung für eine größere Nutzeranzahl
Premium$25-50 pro Nutzer/MonatAlle Standardfunktionen sowie KI-basierte Schichtoptimierung, anpassbare Funktionen und Integrationen, dedizierter Support, erweiterte Analysen und unbegrenzte Nutzer
EnterpriseIndividuelle PreisgestaltungAlle Premium-Funktionen sowie individuelle Entwicklungsmöglichkeiten, Sicherheit auf Unternehmensniveau, personalisierte Schulungen und Support sowie Skalierbarkeit für große Unternehmen
Eine Übersicht zu Plänen und Preisen für Mitarbeiterschichtplanungssoftware.

Wählen Sie beim Tarif am besten eine Ausgewogenheit zwischen den benötigten Funktionen und dem, was Sie bereit sind auszugeben. Ich empfehle auch, mit einem Basis- oder Plan für kleine Unternehmen zu starten, um die Wirksamkeit der Software in Ihrem Betrieb zu testen – mit Option auf ein Upgrade, wenn Ihr Personalbedarf wächst.

Beim Preis für HR-Software lässt sich immer verhandeln. Fragen Sie nach einem Mengenrabatt! Ich empfehle immer, auf Basis Ihrer Anforderungen nach einem besseren Angebot zu fragen.

Jesse Ajebon, People Street

Für Unternehmen mit einer kleinen Belegschaft und einfachen Anforderungen an die Dienstplanung kann es ausreichen, mit einem kostenlosen oder Basis-Tarif zu starten. Es gibt jedoch überzeugende Gründe, auf einen fortgeschritteneren Tarif umzusteigen:

  • Komplexe Schichtanforderungen: Mit wachsendem Team steigen auch die Herausforderungen bei verschiedenen Schichten, wechselnden Arbeitszeiten und mehreren Rollen. Erweitere Tarife bieten leistungsstärkere Planungstools, die komplexe Personalstrukturen effizienter verwalten können.
  • Schichttausch- und Verfügbarkeitsfunktionen: Basis-Tarife bieten oft keine flexiblen Optionen für Schichttausch und Verfügbarkeitsverwaltung. Ein Upgrade ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, Schichten leichter zu tauschen und ihre Verfügbarkeit zu aktualisieren – dadurch werden Terminüberschneidungen und unerwartete Änderungen reduziert.
  • Automatisierte Dienstplanung: Die manuelle Erstellung von Schichtplänen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Fortgeschrittene Tarife verfügen meist über KI-gestützte automatische Planung, die Schichten nach Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeitenden optimiert.
  • Detaillierte Berichte und Analysen: Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, benötigen Sie umfassende Einblicke in Ihre Personalplanung und Lohnkosten. Premium-Tarife bieten ausführliche Analyse- und Berichtsfunktionen, die in Basistarifen nicht enthalten sind.
  • Integration mit Lohn- und HR-Systemen: Grundtarife enthalten oft keine Anbindung zu wichtigen HR- oder Lohnsystemen, sodass Daten zwischen verschiedenen Systemen manuell übertragen werden müssen. Ein Upgrade auf einen höheren Tarif erspart Ihnen diese Mühe, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.

Letztendlich ist es wichtig, einen Tarif zu wählen, der Ihre aktuellen Anforderungen abdeckt, Ihre Herausforderungen löst und gleichzeitig Ihr Budget berücksichtigt.

Software zur Mitarbeiterschichtplanung: Häufig gestellte Fragen

Bevor wir zum Abschluss kommen, möchte ich einige häufig gestellte Fragen rund um Mitarbeiterschichtplanungssoftware beantworten:

Warum ist Schichtplanungssoftware wichtig?

Schichtplanungssoftware ist wichtig, weil sie Zeit spart, Fehler reduziert und dafür sorgt, dass Ihr Team immer richtig besetzt ist. Durch automatisierte Planung vermeiden Sie Doppelbelegungen und Last-Minute-Konflikte und behalten Überstunden und Personalkosten im Griff. Gute Software hilft Ihnen außerdem, gesetzliche Arbeitsvorschriften einzuhalten, die Teamkommunikation zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, indem sie dem Personal mehr Kontrolle über die eigenen Schichten gibt. Für Personal- und Betriebsleiter vereinfacht diese Art von Tool das komplexe Schichtmanagement und ermöglicht es, Prozesse einfacher zu skalieren.

Kann Schichtplanungssoftware das 2-2-3-Schichtmodell abbilden?

Ja, die meisten modernen Schichtplanungsplattformen sind in der Lage, ein 2-2-3-Schichtmodell (auch als Panama-Modell bekannt) abzubilden. Sie können individuelle Schichtmuster und wiederkehrende Rotationspläne einrichten, sodass die speziellen Schichtfolgen Ihres Teams jederzeit korrekt angezeigt werden. Schauen Sie in die Vorlagenbibliothek der Software oder unter den Anpassungsoptionen nach, ob dieses Modell unterstützt wird, bevor Sie sich entscheiden.

Das 2-2-3-Modell ist insbesondere in Branchen wie Produktion, Gesundheitswesen oder Notdiensten nützlich, da es einen unterbrechungsfreien Betrieb ermöglicht und Mitarbeitern regelmäßige Ruhezeiten bietet.

Kann Schichtplanungssoftware ein 9/80-Arbeitszeitmodell berücksichtigen?

Ja, viele Personaleinsatzplanungs-Tools unterstützen das 9/80-Arbeitszeitmodell mit abwechselnden freien Freitagen. Achten Sie auf Software, die individuelle Schichtvorlagen und komplexe Muster unterstützt. So können Sie Mitarbeitenden die passenden Schichtmodelle zuweisen und Arbeitszeiten übersichtlich darstellen. Vergewissern Sie sich, dass die Berichts-Funktionen auch spezielle Überstundenerfassungen abbilden können.

Das 9/80-Arbeitszeitmodell ist eine alternative Arbeitszeitgestaltung, bei der Mitarbeitende 80 Stunden an neun Tagen – statt der klassischen 40-Stunden-Woche an zehn Tagen – arbeiten. Dadurch bekommen sie jeden zweiten Freitag frei, behalten aber trotzdem ihre Vollzeitstunden bei. Dieses Planungsmodell ist besonders in technischen Bereichen wie Ingenieurwesen, Bauwesen, IT, Finanzen sowie in der Verwaltungsarbeit im Gesundheitswesen beliebt.

Gibt es verschiedene Arten von Mitarbeitereinsatzplanungssoftware?

Ja, es gibt verschiedene Arten von Schichtplanungs-Tools. Manche konzentrieren sich auf Einzelhandel oder Gastronomie, andere sind besser für das Gesundheitswesen oder verteilte Teams geeignet. Die Auswahl reicht von einfachen Schichteinteilungs-Apps bis hin zu umfassenden Workforce-Management-Suiten mit Zeiterfassung, Lohnabrechnungs-Integrationen und Compliance-Tracking. Überlegen Sie vorab, welche Funktionen für Sie entscheidend sind – zum Beispiel automatische Planung, Integrationen oder branchenspezifische Vorlagen.

Hier sind einige gängige Schichtplanungs-Softwaretypen, die ich ebenfalls ausführlich recherchiert habe:

  • Mitarbeitereinsatzplanung für kleine Unternehmen: Diese Tools sind häufig kostengünstig, leicht bedienbar und auf kleine Teams mit einfachen Anforderungen zugeschnitten. Sie erleichtern Urlaubsanträge, Schichttausch und Verfügbarkeitsplanung ohne große Einarbeitung.

  • Online-Schichtplanungssoftware: Cloud-basierte Lösungen, mit denen sich Schichtpläne von überall aus verwalten lassen. Diese Plattformen bieten oft Echtzeit-Updates, Drag-and-Drop-Planung und mobilen Zugriff und sind besonders geeignet für dezentrale oder externe Teams.
  • Open-Source-Mitarbeitereinsatzplanung: Diese Lösungen bieten anpassbare, kostenfreie Plattformen für technikaffine Teams, die volle Kontrolle über ihre Planung behalten möchten. Sie eignen sich bestens für Unternehmen mit individuellen Workflows oder speziellen Compliance-Anforderungen.

Viele Anbieter bieten auch eine Schichtplanungs-App fürs Handy, mit der Mitarbeitende Dienstpläne einsehen, Änderungswünsche stellen, sich ein- und ausstempeln oder unterwegs Benachrichtigungen erhalten können. Wenn Flexibilität und Mobilität wichtig sind, sollten Sie nach einer Lösung mit benutzerfreundlicher mobiler App suchen.

Kann ich Dienstpläne über eine mobile App erstellen?

Ja, fast alle führenden Schichtplanungsplattformen bieten mobile Apps für Manager und Mitarbeitende an. Sie können dort neue Pläne erstellen und veröffentlichen, Änderungen direkt übermitteln und das Team kann die Schichten auf jedem Gerät einsehen. Achten Sie auf Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, Schichttausch-Anfragen und Urlaubsverwaltung für maximale Flexibilität.

Falls Sie auf der Suche nach der besten Schichtplanungs-App sind und die bisherigen Vorschläge nicht überzeugen, finden Sie möglicherweise in dieser Übersicht der besten HR-Apps eine noch umfassendere Lösung.

Gibt es eine kostenlose App zur Schichtplanung?

Ja, es gibt kostenlose Schichtplanungs-Apps wie Homebase, When I Work (in der Basisversion) und Sling, die die wichtigsten Funktionen kostenfrei anbieten. Sie sind ein guter Einstieg für kleine Teams oder solche mit einfachen Anforderungen. In kostenpflichtigen Plänen sind meist zusätzliche Funktionen wie Integrationen, Berichte und Automatisierungen für wachsende Unternehmen enthalten.

Kostenlose Versionen werden jedoch nie den vollständigen Funktionsumfang bieten wie kostenpflichtige Angebote. Wenn Sie ein kleines Team leiten, kommen Sie eventuell mit der Gratisversion aus. Sie können auch erstmal die kostenfreie Version testen und bei Bedarf auf die kostenpflichtige Variante mit mehr Funktionen umsteigen.

Welche Integrationen sollte HR bei Schichtplanungssoftware beachten?

HR sollte bei der Auswahl darauf achten, dass die Plattformen mit Lohnabrechnungssystemen, HRIS, Kommunikationstools (wie Slack oder Teams) und Zeiterfassungs-Apps integrierbar sind. Solche Integrationen ermöglichen einen reibungslosen Datentransfer, sorgen für korrekte Gehaltsabrechnung und vereinfachen die Mitarbeiter-Onboarding-Prozesse. Achten Sie darauf, dass Ihre neue Software direkte Anbindungen an die bestehenden Systeme bietet, um manuelle Eingaben zu minimieren.

Wie unterstützen Schichtplanungssysteme Schichttausch und Self-Service für Mitarbeitende?

Die meisten modernen Schichtplanungs-Tools erlauben es Mitarbeitenden, selbst Schichttausch-Anfragen zu stellen oder offene Dienste zu übernehmen – entweder über Self-Service-Portale oder mobile Apps. Manager können Tauschanfragen schnell genehmigen oder ablehnen, wodurch Planungsfehler und kurzfristige Änderungen minimiert werden. Der Self-Service-Ansatz spart Zeit, bindet die Mitarbeitenden stärker ein und sorgt für eine zuverlässige Dienstabdeckung.

Wie übertrage ich bestehende Schichtplanungsdaten in eine neue Software?

Die meisten führenden Anbieter bieten Importfunktionen für vorhandene Daten an, sodass Sie Dienstpläne etwa per CSV- oder Excel-Datei hochladen können. Manche unterstützen Sie auch mit Onboarding- oder Migrations-Tools. Exportieren Sie vorab Mitarbeiterlisten, Schichtmuster sowie relevante historische Daten aus dem bisherigen System. Fragen Sie Ihren neuen Anbieter, ob er beim Einrichten unterstützt, um einen reibungslosen Wechsel zu gewährleisten.

Weitere Tools für Workforce-Management

Wenn Sie Ihre Personalmanagementpraktiken über die reine Schichtplanung hinaus verbessern möchten, sollten Sie sich auch diese weiteren Top-10-Listen ansehen:

Abschließende Gedanken

Ich hoffe, dieser Leitfaden hat Sie einem Schritt näher gebracht, die beste Mitarbeitereinsatzplanungssoftware für Schichttausch für Ihre Bedürfnisse zu finden. Jedes dieser Systeme kann Ihnen helfen, Ihren Planungsprozess zu verbessern, Konflikte bei der Personaleinsatzplanung zu verringern und Ihr Ressourcenmanagement zu optimieren. Sie können Ihnen Zeit sparen, die Einsatzplanung effizienter gestalten und sicherstellen, dass Ihr Team stets gut koordiniert am richtigen Ort zur richtigen Zeit im Einsatz ist.

Die Auswahl der richtigen Planungslösung hängt davon ab, Ihre Geschäftsanforderungen zu verstehen – sei es eine fortschrittliche Anpassbarkeit, die Integration in bestehende Systeme oder mobile Zugänglichkeit. Mit der passenden Software steigern Sie die Effizienz, erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf – ganz ohne die üblichen Kopfschmerzen bei der Einsatzplanung.

Bleiben Sie in Kontakt

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Kim Behnke
By Kim Behnke

Kim Behnke ist HR-Software-Autorin und Analystin bei People Managing People und verfügt über nahezu ein Jahrzehnt praktischer Erfahrung im Personalwesen. Mit einer Laufbahn, die Rekrutierung, Onboarding, Leistungsmanagement, Schulungen, Richtlinienentwicklung und HR-Analytik umfasst, bringt sie ein tiefes Verständnis der Herausforderungen mit, denen HR-Teams gegenüberstehen, und weiß, wie Technologie sie bewältigen kann. Kim besitzt Abschlüsse in Psychologie, Schreiben und technischer Kommunikation und ist zertifizierte Digital HR Specialist an der Academy to Innovate HR. Ihre Arbeit wird von der Leidenschaft angetrieben, Systeme zu vereinfachen und Workflows zu optimieren, um HR-Teams effizienter arbeiten zu lassen.