30 Beste Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware im Test für 2026
10 Beste Software für die Mitarbeiterschichtplanung – Übersicht
Die beste Software für die Mitarbeiterschichtplanung hilft Ihnen dabei, verlässliche und konfliktfreie Einsatzpläne zu erstellen und das Chaos von spontanen Ausfällen oder manuellen Tabellen zu vermeiden. Egal, ob Sie noch mit einfachen Tools arbeiten oder in einem zeitaufwändigen, manuellen Prozess feststecken – eine intelligente Lösung kann Ihnen jede Woche Stunden an Arbeit sparen und den Planungsstress deutlich reduzieren.
Diese Tools sind darauf ausgelegt, Kernaufgaben wie die Zuteilung von Schichten entsprechend Verfügbarkeit und Qualifikation, Zeiterfassung, das Management kurzfristiger Änderungen sowie die Kommunikation mit Ihrem Team mittels Sofortbenachrichtigungen deutlich zu vereinfachen. Sie beugen Überlastung vor, verhindern Lücken in der Besetzung und sorgen dafür, dass stets die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Ich habe persönlich Dutzende Schichtplanungsplattformen getestet, um herauszufinden, welche tatsächlich überzeugen. In diesem Leitfaden stelle ich Ihnen basierend auf Nutzerfreundlichkeit, Automatisierung, Anpassbarkeit und praktischen Ergebnissen die besten Tools vor, sodass Sie sich sicher für ein System entscheiden können, das zu den Bedürfnissen Ihres Teams passt.
Warum Sie unseren Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software seit 2019. Als HR-Expert:innen wissen wir, wie kritisch und anspruchsvoll die Wahl der richtigen Software ist.
Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherche, um unserer Community bei besseren Kaufentscheidungen zu unterstützen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene HR-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Softwarebewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben, und werfen Sie einen Blick auf unsere Software-Bewertungsmethodik.
Table of Contents
- Beste Software-Kurzliste
- Warum Sie unseren Bewertungen vertrauen können
- Spezifikationen vergleichen
- Bewertungen
- Weitere Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware
- Weitere HR-Software-Bewertungen
- Auswahlkriterien
- Wie Sie auswählen
- Trends bei Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware
- Was ist Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware?
- Funktionen
- Vorteile
- Kosten & Preise
- FAQs
Beste Software für die Mitarbeiterschichtplanung: Vergleichstabelle
Diese Übersicht fasst Basispreise, Test- und Demoversionen meiner Top-Auswahl an Software für die Mitarbeiterschichtplanung zusammen, um Ihnen die Auswahl der besten Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen zu erleichtern.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beste App für die Planung, Verteilung & den Tausch von Schichten | 14 Tage kostenlos testen | Ab $39/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für das Management großer Teams | Kostenlose Demo verfügbar | Ab £47/Monat | Website | |
| 3 | Bestes Planungstool für Vertrags-, Freiberufler- und Stundenkräfte | 14-tägige kostenlose Testphase verfügbar | Ab $24/pro Standort/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für die Integration von Abwesenheitsmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für mobilen, nutzerfreundlichen Schichtzugriff in Kanada | Kostenlose 21-Tage-Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2,93/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für KI-gestützte automatische Dienstplanung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für die Einsatzplanung von Mitarbeitenden bei Veranstaltungen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Monat | Website | |
| 8 | Beste Software für individuell anpassbare Schichtplanung | Kostenlose Demo + kostenlose Testphase verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Beste Personaleinsatzplanung für die Gastronomie | 14 Tage kostenlos testen | Ab $17,99/Monat/Standort | Website | |
| 10 | Beste Schichtplanung für kleine Unternehmen | 14 Tage kostenlos testen | Ab $5.50/Nutzer/Monat | Website |
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Native Teams
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Remote People
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Checkr
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Bewertungen: Die beste Software für die Mitarbeiterschichtplanung
Nachfolgend finden Sie meine Favoriten zur Mitarbeiterschichtplanung – jeweils mit besonderem Fokus auf die Funktionen, die sie besonders auszeichnen. Von nahtlosem Schichttausch über automatisierte Planung bis hin zu Benachrichtigungen in Echtzeit – ich habe bei jedem Tool hervorgehoben, worin es besonders gut ist. Am Ende finden Sie als Bonus weitere Empfehlungen für spezifische Teams und Anforderungen.
Beste App für die Planung, Verteilung & den Tausch von Schichten
Connecteam ist eine mobile-first Schichtplanungsplattform für Unternehmen mit Außendienst-, Stunden- oder verteilten Teams, die komplexe Dienstpläne verwalten, Anwesenheiten erfassen und alle in Echtzeit vernetzen müssen.
Für wen ist Connecteam am besten geeignet?
Connecteam eignet sich ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen in Branchen wie Einzelhandel, Gastgewerbe, Gesundheitswesen und Bau, die auf schichtbasierte oder stundenweise arbeitende Teams angewiesen sind.
Warum ich Connecteam gewählt habe
Connecteam hat sich einen Platz auf meiner Bestenliste verdient, weil es den gesamten Schichtlebenszyklus hervorragend abbildet – von der Erstellung des Plans bis zur Zustellung an die richtigen Personen. Gefällt mir, dass Manager mit einem Drag-and-Drop-Planer Schichten erstellen, wiederkehrende Pläne festlegen und Aktualisierungen in Echtzeit direkt an die Smartphones der Mitarbeitenden schicken können. Die Funktionen zum Schichttausch und für offene Schichten stechen hervor: Mitarbeitende können Tauschanfragen oder offene Schichten in der mobilen App anfragen bzw. übernehmen, und Manager genehmigen oder lehnen diese Anfragen ab, bevor sie bestätigt werden. Diese Kontrolle über die Schichtverteilung ist besonders wertvoll beim Management großer stundenbasierter Teams.
Connecteam Schlüsselfunktionen
- GPS-Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich über ihre Mobilgeräte ein und aus, die GPS-Erfassung bestätigt den Standort während der Buchung.
- Jobplanung mit Anhängen: Fügen Sie Schichtnotizen, Dateien oder Checklisten direkt einem geplanten Dienst hinzu, damit Mitarbeitende den nötigen Kontext vorab erhalten.
- Verfügbarkeits- und Abwesenheitsmanagement: Mitarbeitende reichen ihre Verfügbarkeiten und Abwesenheitsanträge in der App ein, die Manager vor der Dienstplanerstellung überprüfen können.
- Automatisierte Schichtplanhinweise: Connecteam weist beim Erstellen des Plans automatisch auf Konflikte, Überstundengefahren und unbesetzte Schichten hin.
Connecteam Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks, Gusto, Xero, ADP, Wix, Lightspeed POS, PrismHR, Square, BambooHR und Accu-Time Systems.
Pros and Cons
Pros:
- Auto-Scheduling gleicht Schichten mit Verfügbarkeit und Qualifikationen ab
- Echtzeit-Push-Benachrichtigungen reduzieren verpasste Infos
- Mobile App unterstützt komplett remote oder im Außendienst arbeitende Teams
Cons:
- Keine native Integration für komplexe Prognosetools
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für erweiterte Berichte
Parim ist eine Plattform für das Workforce Management, die für Organisationen entwickelt wurde, die komplexe Schichtpläne koordinieren, die Anwesenheit verfolgen und die Einhaltung von Vorschriften über mehrere Standorte und große Teams hinweg verwalten müssen.
Für wen ist Parim am besten geeignet?
Parim eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen in dienstleistungsintensiven Branchen wie Sicherheit, Reinigung und Veranstaltungen, die viele Schichtmitarbeiter an mehreren Standorten planen und verwalten müssen.
Warum ich Parim ausgewählt habe
Parim verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es den Umfang und die Komplexität bei der Verwaltung großer Teams an mehreren Standorten hervorragend bewältigt. Besonders gefällt mir die unbegrenzte Mitarbeiterdatenbank – es fallen keine Gebühren pro Nutzer an, weshalb Sie beliebig viele Mitarbeitende hinzufügen können, ohne dass die Kosten mit wachsender Mitarbeiterzahl explodieren. Ich verlasse mich auch auf die Tools zur massenhaften Schichterstellung, mit denen Sie anhand von Mustern, Auswahlmodus oder Ereigniskopien monatelange Schichten in Sekunden planen können. Die automatische Planungskonflikterkennung markiert Probleme wie fehlende Qualifikationen oder Nichtverfügbarkeit, bevor eine Schicht veröffentlicht wird, was beim Koordinieren von Hunderten von Mitarbeitenden gleichzeitig viel Hin und Her erspart.
Parim Hauptfunktionen
- Mobile App: Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, sich ein- und ausstempeln sowie Schichtbenachrichtigungen direkt auf ihrem Handy erhalten.
- Echtzeit-Berichterstattung: Erstellen Sie Live-Reports zu Anwesenheit, geleisteten Stunden und Schichtabdeckungen an allen Standorten.
- Bewerberverwaltung: Veröffentlichen Sie Stellenanzeigen und verwalten Sie Bewerbungen direkt über die Plattform.
- Lohnabrechnungsexport: Exportieren Sie Stundenzettel- und Anwesendheitsdaten an Lohnsysteme, um manuelle Dateneingabe zu reduzieren.
Parim Integrationen
Integrationen umfassen ADP Workforce Now, BambooHR, Oracle HCM ATS, Oracle Taleo, SAP SuccessFactors ATS, Workday ATS, Zoho Recruit, Gusto, Paylocity, Zenefits, PeopleHR und Rippling.
Pros and Cons
Pros:
- Bewältigt die Einsatzplanung großer Teams an mehreren Standorten
- Mobile App unterstützt Zugriff auf Schichten, Zeitstempelfunktion und Verfügbarkeits-Updates
- Modul für Veranstaltungen hilft bei der Koordination von Personal für standortübergreifende Projekte
Cons:
- Keine integrierte Prognose des Arbeitskräftebedarfs
- Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu neueren Wettbewerbern veraltet
Homebase
Bestes Planungstool für Vertrags-, Freiberufler- und Stundenkräfte
Homebase ist eine Schichtplanungsplattform, die für kleine Unternehmen und Teams entwickelt wurde, die stundenbasierte Mitarbeiter verwalten müssen. Sie bietet Werkzeuge zur Erstellung von Dienstplänen, Zeiterfassung und zur Vereinfachung der Teamkommunikation.
Für wen ist Homebase am besten geeignet?
Homebase eignet sich besonders gut für kleine Unternehmen im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Dienstleistungssektor, die auf stundenweise beschäftigte Mitarbeiter angewiesen sind und eine unkomplizierte Lösung zur Schichtplanung benötigen.
Warum ich Homebase ausgewählt habe
Ich habe Homebase als eine der besten Optionen ausgewählt, weil die Plattform wirklich auf die Realität der Verwaltung von stundenbasierten, freiberuflichen und Vertragsarbeitern ausgelegt ist – und nicht nur für sie angepasst wurde. Besonders gefällt mir, wie die Verfügbarkeits- und Urlaubsverwaltung funktioniert: Mitarbeitende geben ihre Verfügbarkeit in der App an, und Homebase berücksichtigt das automatisch im Dienstplan, sodass niemand versehentlich eingeplant wird, der nicht verfügbar ist. Die Funktion für offene Schichten ist hilfreich – wenn eine Schicht nicht besetzt werden kann, können Sie diese posten und verfügbare Mitarbeitende können sie eigenständig übernehmen, ohne dass Sie jemandem hinterherlaufen müssen. Das automatische Planungstool nutzt Umsatzprognosen, um die Personaleinsatzplanung auf die tatsächliche Nachfrage abzustimmen. Dies ist wichtig, wenn die Lohnkosten von Woche zu Woche schwanken.
Wichtige Funktionen von Homebase
- Integrierte Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich per Handy, Tablet oder POS-Gerät ein- und ausstempeln, inklusive GPS-Standortnachweis.
- Team-Messaging: Versenden Sie Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen an das gesamte Team oder einzelne Mitglieder direkt in der App.
- Verfolgung der Personalkosten: Sehen Sie die aktuellen Personalkosten in Echtzeit bei der Dienstplanerstellung, wobei Arbeitsstunden und Löhne automatisch mit Ihrem Budget abgeglichen werden.
- Tools für Einstellung und Onboarding: Schalten Sie Stellenanzeigen, verwalten Sie Bewerbungen und versenden Sie Unterlagen für Neueinstellungen über die Plattform.
Homebase-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Square, Toast, Clover, Shopify, QuickBooks, Gusto, ADP, Paychex, Lightspeed und Revel.
New Product Updates from Homebase
Homebase Adds AI Scheduling Assistant for Faster Shift Planning
Homebase introduces Scheduling Assistant, AI-optimized shift creation, and automated conflict resolution. These updates reduce manual scheduling work while keeping teams aligned and shifts fully staffed. For more information, visit Homebase's official site.
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edays ist eine Abwesenheitsmanagement-Plattform für HR-Teams und Manager, die die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden koordinieren und Schichtabdeckungen in Organisationen jeder Größe verwalten.
Für wen ist edays am besten geeignet?
edays eignet sich besonders für HR-Teams im mittleren bis großen Unternehmensbereich, die komplexe Abwesenheitsrichtlinien über mehrere Standorte oder Abteilungen hinweg verwalten.
Warum ich edays ausgewählt habe
Ich habe edays in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die Funktionen für Abwesenheitsmanagement und Schichtplanung in einem System eng miteinander verzahnt sind. Besonders gut gefällt mir der Konfliktwarnhinweis bei Abwesenheiten – Sie können Mindestbesetzungsregeln definieren, die Konflikte automatisch markieren, wenn zu viele Personen desselben Teams gleichzeitig Urlaub beantragen. Das ist ein echter Vorteil, wenn Sie die Schichtabdeckung sicherstellen möchten, ohne Kalender manuell zu überprüfen. Außerdem finde ich es praktisch, dass Gruppenkalender Managern eine Live-Übersicht geben, wer in den Teams abwesend ist, sodass Entscheidungen auf Basis der tatsächlichen Verfügbarkeit und nicht auf Vermutungen getroffen werden.
edays Schlüsselfunktionen
- Self-Service-Abwesenheitsanträge: Mitarbeitende können Urlaubsanträge direkt über die Plattform stellen, welche Manager mit wenigen Klicks genehmigen oder ablehnen können.
- Individuell anpassbare Abwesenheitstypen: Erstellen Sie unbegrenzt viele Abwesenheitskategorien – wie Krankmeldung, Elternzeit oder Schichttausch – passend zu den spezifischen Richtlinien Ihres Unternehmens.
- Abwesenheitsberichte und Analysen: Erstellen Sie Berichte über Abwesenheitstrends, Bradford-Faktor-Werte und Teamverfügbarkeit, um fundierte Personalentscheidungen zu treffen.
- Unterstützung mehrerer Standorte: Verwalten Sie Abwesenheitsregeln, Feiertage und Arbeitszeiten in verschiedenen Regionen oder Büros aus einem einzigen Konto heraus.
edays-Integrationen
Integrationen umfassen Cornerstone OnDemand, Cegid, IntelliHR, ELMO, Outlook, Gmail, iCal, BHSF, Doctor Care Anywhere und NHS Wellbeing.
Pros and Cons
Pros:
- Kombiniert Schichtplanung und Abwesenheitsmanagement
- Drag-and-drop-Schichtplanungstools
- Unterstützung für kompetenzbasierte Schichtzuweisung
Cons:
- Plattform mit Hauptfokus auf Abwesenheitsverwaltung
- Begrenzte Offline-Schichtplanungsfunktionalität
Agendrix
Am besten für mobilen, nutzerfreundlichen Schichtzugriff in Kanada
Für wen ist Agendrix am besten geeignet?
Agendrix passt hervorragend zu kleinen und mittelständischen Unternehmen in Kanada, die in schichtintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Gesundheitswesen tätig sind.
Warum ich Agendrix gewählt habe
Ich habe mich für Agendrix entschieden, weil der Zugriff auf Dienstpläne direkt in die Hosentasche der Mitarbeitenden gebracht wird. Mit der iOS- und Android-App kann Ihr Team Schichten einsehen, Urlaubsanträge stellen und Schichten tauschen, ohne sich an einem Desktop anmelden zu müssen – das ist besonders wichtig, wenn Sie Mitarbeitende an vorderster Front verwalten, die keinen Zugang zu einem Computer haben. Mir gefällt auch das Push-Benachrichtigungssystem: Sobald ein Dienstplan aktualisiert wird, erhalten die Mitarbeitenden sofort eine Benachrichtigung, und die 'Schicht angesehen'-Bestätigung zeigt Ihnen genau, wer die Änderung zur Kenntnis genommen hat. Für kanadische Unternehmen wird Agendrix in Kanada entwickelt und gehostet und beinhaltet eine zweisprachige (Englisch und Französisch) Unterstützung.
Hauptfunktionen von Agendrix
- Drag-and-drop-Planung: Erstellen und bearbeiten Sie Wochenpläne visuell, indem Sie Schichten im Mitarbeitenden-Roster per Drag-and-drop verschieben.
- Verfügbarkeitsmanagement: Mitarbeitende geben ihre Verfügbarkeit direkt in der Plattform an, damit Sie diese beim Erstellen der Pläne berücksichtigen können.
- Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich per Mobilgerät oder gemeinsam genutztem Terminal ein und aus, wobei auch die GPS-Standortverfolgung möglich ist.
- In-App-Nachrichten: Versenden Sie Einzel- oder Gruppennachrichten an Mitarbeitende innerhalb der Plattform, um die Schichtkommunikation zu koordinieren.
Agendrix-Integrationen
Es gibt Integrationen mit ADP Workforce Now, Ceridian Powerpay, QuickBooks, Nethris, Payworks, Sage 50, Acomba, Easypay sowie eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile Schichtplanung ist ideal für Frontline- und Stundenlohn-Teams
- Zweisprachige App/Oberfläche unterstützt Englisch- und Französischsprachige
- Zeitkonten erleichtern die Nachverfolgung von Urlaub, Überstunden und Abwesenheiten
Cons:
- Export von Dienstplandaten ist weniger flexibel als bei Mitbewerbern
- Manager-App bietet weniger Anpassungsoptionen für Benachrichtigungen
Rotageek
Am besten geeignet für KI-gestützte automatische Dienstplanung
Rotageek hilft Teams im Gesundheitswesen, Einzelhandel und Gastgewerbe dabei, komplexe Schichtmuster zu verwalten, die Einsatzplanung zu automatisieren und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen.
Für wen ist Rotageek am besten geeignet?
Rotageek eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen in schichtintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gesundheitswesen und Gastgewerbe, die eine nachfrageorientierte Einsatzplanung im großen Maßstab benötigen.
Warum ich Rotageek gewählt habe
Rotageek hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil die automatische Einsatzplanung unter der Oberfläche wirklich funktioniert. Anstatt nur offene Schichten zu füllen, generiert das System gleichzeitig Millionen von Schicht-Kombinationen, bewertet jede einzelne nach den von Ihnen festgelegten Regeln und präsentiert dann die beste Lösung als Entwurf mit einem passgenauen Prozentsatz. Mir gefällt, dass dabei Mitarbeiterfähigkeiten, Verfügbarkeiten, Präferenzen, vertragliche Stunden, Fairnessregeln und gesetzliche Vorgaben gleichzeitig berücksichtigt werden – sodass ein Filialleiter im Einzelhandel oder ein Manager im Gesundheitswesen all das nicht mehr manuell gegenprüfen muss. Das Zusatzmodul zur Personalmodellierung geht noch einen Schritt weiter und verbindet die Nachfrageprognosen direkt mit dem Autoscheduler, sodass Dienstpläne nicht nur auf der bisherigen Personalstärke, sondern auch auf erwartetem Kundenaufkommen oder Patientenvolumen basieren.
Rotageek Hauptfunktionen
- Schichttausch- und Vertretungsanfragen: Mitarbeitende können Tauschanfragen oder Vertretungen direkt in der App stellen; die Freigabe durch die Führungskraft ist im Ablauf integriert.
- Echtzeit-Anwesenheitserfassung: Überwachen Sie Kommen und Gehen im Abgleich mit den geplanten Schichten, auch standortübergreifend und in Echtzeit.
- Konfiguration von Arbeitszeitregeln: Legen Sie Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen und vertragliche Grenzen fest, die der Scheduler automatisch berücksichtigt.
- Mitarbeiter-App für Mobilgeräte: Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, Verfügbarkeiten festlegen und Schichtbenachrichtigungen direkt auf dem Handy erhalten.
Rotageek Integrationen
Integrationen umfassen Appointedd, Grosvenor Technology, Hastee, IRIS HR und Payroll, Limber, Locums Nest, Predyktable, Staffbase, TimeMoto und Zellis.
Pros and Cons
Pros:
- KI-gestützte automatische Planung passt sich Regeln, Qualifikationen und Budgets an
- Prognosen verhindern Über- oder Unterbesetzung in Spitzenzeiten
- Die mobile App unterstützt Schichttausch, Aktualisierungen und Verfügbarkeitsänderungen
Cons:
- Preisinformationen nur auf Anfrage; keine öffentlichen Staffelungen
- Unklare Details zu branchenspezifischen US-Compliance-Anforderungen
Ubeya
Am besten für die Einsatzplanung von Mitarbeitenden bei Veranstaltungen
Ubeya ist eine Workforce-Management-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die flexible Mitarbeitende koordinieren müssen. Sie unterstützt Manager in den Bereichen Gastronomie, Veranstaltungen und Zeitarbeitsagenturen bei der Schichtplanung, der Mitarbeiterkommunikation und der Anwesenheitsverfolgung in Echtzeit.
Für wen ist Ubeya am besten geeignet?
Ubeya eignet sich besonders für Unternehmen in den Bereichen Gastronomie, Catering und Veranstaltungs-Personalvermittlung, die große Pools von flexiblen oder temporären Arbeitskräften an mehreren Standorten verwalten.
Warum ich Ubeya ausgewählt habe
Ich habe Ubeya als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es das spezifische Chaos der veranstaltungsbezogenen Einsatzplanung sehr gut meistert. Wenn Sie zum Beispiel ein großes Event mit unterschiedlichen Positionen besetzen müssen—wie ein Hospitality-Team, das sich auf Bar, Service und Küche verteilt—ermöglicht Ubeya, alle diese Positionen innerhalb einer einzigen Event-Ansicht zu verwalten, Mitarbeitende nach Können oder Verfügbarkeit zuzuweisen und Ankunftsbestätigungen automatisch vor und während des Einsatzes zu erhalten. Mir gefallen auch die kompetenzbasierte Planung und KI-basierte Planungsempfehlungen, die helfen, die richtige Person ohne ständiges Hin und Her der Nachrichten der passenden Aufgabe zuzuweisen. Zusätzlich sorgt das Geofencing-Feature dafür, dass das Ein- und Ausstempeln an den Veranstaltungsort gebunden ist. So bezahlen Sie nicht für Mitarbeitende, die tatsächlich nicht vor Ort sind.
Ubeya Hauptfunktionen
- Schichtverteilung: Versenden Sie offene Schichten als Benachrichtigung an Ihren gesamten Personalpool und lassen Sie verfügbare Mitarbeitende Schichten direkt über die mobile App übernehmen.
- Anwesenheitsverfolgung in Echtzeit: Überwachen Sie Live-Ein- und Ausstempelungen für alle aktiven Jobs und Standorte.
- Automatisierte Arbeitszeittabellen: Arbeitszeittabellen werden automatisch aus den erfassten Stunden erstellt und reduzieren die manuelle Dateneingabe am Ende jedes Abrechnungszeitraums.
- In-App-Messaging: Versenden Sie Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen an Mitarbeitende, ohne die Plattform verlassen zu müssen.
Ubeya-Integrationen
Integrationen umfassen Teamtailor, SAP, ADP, QuickBooks, Xero, BambooHR, Gusto, Paychex, Workday sowie eine offene API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Verifizierte GPS- und biometrische Stempelungen
- Automatisierte Lohnabrechnungen reduzieren Verwaltungsaufwand
- Dashboards für Echtzeit-Personalkosten
Cons:
- Etwas Einarbeitungszeit für neue Nutzer
- Preise auf Anfrage erhältlich
Rippling bietet HR-Teams und Geschäftsinhabern eine einheitliche Plattform zur Verwaltung von Mitarbeiterschichteinteilung, Zeiterfassung und Personalverwaltung, damit Unternehmen komplexe Schichtanforderungen und Compliance-Vorgaben an einem Ort steuern können.
Für wen ist Rippling am besten geeignet?
Rippling eignet sich hervorragend für mittelgroße bis große Unternehmen, die Schichtplanung zusammen mit Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und Compliance in einem einzigen, vernetzten System managen möchten.
Warum ich Rippling ausgewählt habe
Ich habe Rippling als eines der besten Tools gewählt, weil Sie die Anpassungen bei der Schichtplanung weit vorantreiben können, ohne IT-Support zu benötigen. Besonders gefällt mir der selbstüberwachende Richtlinien-Builder, mit dem sich rollenspezifische Regeln – wie das Erfordernis bestimmter Zertifikate, bevor Mitarbeitende für eine Schicht eingeteilt werden können – direkt in den Zeitplan integrieren lassen. Auch die Abfrage der Verfügbarkeiten und Schichtpräferenzen der Mitarbeiter im Voraus sorgt dafür, dass der erstellte Plan die tatsächlichen Bedürfnisse des Teams widerspiegelt. Mit Ripplings Workflow Studio können Sie automatisierte Aktionen basierend auf Schichtdaten auslösen – etwa das Kennzeichnen von Überstunden zur Genehmigung, bevor sie in die Gehaltsabrechnung einfließen.
Wichtige Funktionen von Rippling
- Drag-and-drop-Planung: Erstellen und bearbeiten Sie Schichten visuell für Teams, Rollen und Standorte in einer einzigen Planungsansicht.
- Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung: Erfassen Sie Mitarbeiter-Zeiten direkt auf geplante Schichten, um die Einhaltung in Echtzeit zu überwachen.
- Schichtbenachrichtigungen und -alarme: Informieren Sie Mitarbeiter automatisch über neue, geänderte oder offene Schichten per Rippling Mobile-App.
- Verwaltung der Personalkosten: Sehen Sie prognostizierte Personalkosten schon beim Planen ein, um das Budget vor Veröffentlichung der Schichten einzuhalten.
Rippling-Integrationen
Integrationen sind möglich unter anderem mit Slack, Google, Zoom, Jira, Salesforce, HubSpot, Asana, 1Password, PayPal und Carta.
New Product Updates from Rippling
Rippling Adds New Device Buyback Feature
Rippling has unveiled Device Buyback in its Inventory Management, allowing IT teams to retire and recycle hardware securely, with proceeds credited to future invoices. For more information, visit Rippling's official site.
7shifts ist eine Schichtplanungsplattform, die speziell für Restaurants und Gastgewerbeteams entwickelt wurde, die die Verfügbarkeit des Personals, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und kurzfristige Schichtwechsel in einem schnelllebigen Umfeld managen müssen.
Für wen ist 7shifts am besten geeignet?
7shifts eignet sich hervorragend für Restaurantbesitzer und -manager – von einzelnen Cafés bis hin zu Ketten mit mehreren Standorten – die Planungstools benötigen, die speziell auf die Anforderungen in der Gastronomie zugeschnitten sind.
Warum ich mich für 7shifts entschieden habe
7shifts erhält seinen Platz auf meiner Bestenliste, weil es ausschließlich für Restaurants entwickelt wurde und nicht von einem generischen Planungstool abgeleitet ist. Besonders gefällt mir die KI-gesteuerte Umsatzprognose, die historische Kassendaten nutzt, um genau zu empfehlen, wie viele Mitarbeitende pro Schicht eingeplant werden sollten – so wird an einem ruhigen Dienstag nicht zu viel Personal beschäftigt und beim Ansturm am Freitagabend gerät man nicht ins Schleudern. Ich schätze auch die Echtzeit-Benachrichtigungen zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen, die beim Erstellen des Dienstplans mögliche Verletzungen von Arbeitszeitregelungen, Überstundenrisiken und Einschränkungen für Minderjährige anzeigen – noch bevor der Plan veröffentlicht wird. Für Restaurantmanager, die mehrere Aufgaben und Standorte gleichzeitig betreuen, ist diese Art von integriertem Schutzmechanismus mit allgemeinen Planungstools kaum zu ersetzen.
7shifts Hauptfunktionen
- Schichtbörse und Tausch: Mitarbeitende können Schichten direkt in der App abgeben oder übernehmen, wobei eine Managerfreigabe eingebaut ist.
- Mitarbeiterverfügbarkeit und Urlaubsanträge: Das Personal trägt Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge direkt in der App ein, diese fließen dann unmittelbar in die Dienstplanerstellung ein.
- Integrierte Teamkommunikation: Manager und Mitarbeitende können direkt über Einzel- oder Gruppennachrichten kommunizieren, ohne die Plattform zu verlassen.
- Trinkgeldverwaltung und Lohnexporte: 7shifts verfolgt und verteilt Trinkgelder unter dem Team und exportiert Lohnabrechnungsdaten zu angebundenen Lohnabrechnungsanbietern.
7shifts-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Toast, Square, Lightspeed, Clover, Revel, ADP Workforce Now, QuickBooks, Heartland, Oracle MICROS und Cake POS.
Sage HR bietet kleinen Unternehmen und wachsenden Teams eine einfache Möglichkeit, die Mitarbeitereinsatzplanung, Urlaubsanträge und Anwesenheiten über eine einzige Plattform zu verwalten, sodass Manager wechselnde Dienstpläne und Verfügbarkeiten mit weniger manueller Arbeit steuern können.
Für wen ist Sage HR am besten geeignet?
Sage HR ist ideal für kleine Unternehmen, die eine zugängliche, umfassende HR-Plattform ohne die Komplexität von Enterprise-Lösungen benötigen.
Warum habe ich mich für Sage HR entschieden?
Sage HR ist einer meiner Favoriten, weil das Modul zur Schichtplanung speziell für kleine Unternehmen konzipiert ist, die kein übermäßig komplexes System benötigen. Mit dem Drag-and-Drop-Planungstool lassen sich Schichten schnell erstellen und anpassen, ohne manuelles Hin und Her. Besonders gefällt mir, dass Sie Gruppen, Bereiche und Vorlagen für Dienstpläne einrichten können; dadurch werden sich wiederholende Verwaltungsaufgaben bei wiederkehrenden Schichtmustern reduziert. Mitarbeitende können ihre zugewiesenen Schichten einsehen und erhalten automatische Benachrichtigungen bei Änderungen, was die Abstimmung per E-Mail oder Chat deutlich verringert.
Wichtige Funktionen von Sage HR
- Urlaubsverwaltung: Mitarbeitende stellen ihre Urlaubsanträge direkt über die Plattform, und Vorgesetzte genehmigen oder lehnen diese mit sofortiger Benachrichtigung ab.
- Stundenzettel: Mitarbeitende stempeln ein und aus über das Dashboard oder die mobile App und senden Stundenzettel zur Freigabe an Vorgesetzte.
- Mobile App: Manager und Mitarbeitende greifen über iOS- und Android-Geräte auf Dienstpläne, Anträge, Genehmigungen und Kalender zu.
- Mitarbeiterdatenbank: Speichert und organisiert alle Mitarbeiterdaten zentral und sicher an einem Ort.
Sage HR Integrationen
Integrationen umfassen G Suite, Slack und Microsoft Outlook sowie native Integrationen mit zahlreichen weiteren Sage-Produkten.
Weitere Software für die Einsatzplanung
Hier sind noch einige weitere empfehlenswerte Optionen, die es nicht in die engere Auswahl geschafft haben. Für diese Tools habe ich zwar keine vollständige Bewertung erstellt, aber sie sind dennoch einen Blick wert:
- Shiftboard
E Schichtplanungs-Software für die Fertigungsbranche
- 5280 Clinic
E Schichtplanungssoftware für medizinische Kliniken
- Deel HR
Am besten geeignet für globale Einsatzplanungsrichtlinien
- Buddy Punch
E Schichtplanungssoftware für Geofencing und automatische Abmeldungen
- BambooHR®
E Mitarbeiterplanungssoftware für mobiles Abwesenheitsmanagement
- WebWork Time Tracker
Am besten für unbegrenzte Schichtplanung
- Justworks
E Mitarbeitereinsatzplanungssoftware mit 24/7 HR-Support
- TimeTrex
Am besten geeignet zur Automatisierung komplexer, mehrwöchiger, rotierender Schichtpläne
- Wrike
E Software zur Mitarbeitereinsatzplanung für eine ausgewogene Arbeitslastverteilung
- Paylocity
Es Mitarbeitereinsatzplanungs-Tool für die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen
- Factorial
E Mitarbeiterschichtplanungssoftware innerhalb einer vollständigen HRIS-Plattform
- ADP Workforce Now
Am besten für mittelständische Unternehmen als HRIS geeignet
- Zoho Shifts
E Schichtplanungssoftware, damit Mitarbeitende zusätzliche Schichten übernehmen können
- TimeClock Plus
Am besten geeignet für seinen flexiblen Ansatz bei der Schichteinsatzplanung für Teams
Weitere HR-Software-Bewertungen
Sie haben hier noch nicht gefunden, wonach Sie suchen? Dann schauen Sie sich gerne diese weiteren Tools an, die wir getestet und bewertet haben:
- HR-Software
- Lohnabrechnungssoftware
- Recruiting-Software
- Employer of Record Services
- Bewerbermanagementsysteme
- Workforce-Management-Software
Auswahlkriterien für Software zur Mitarbeiterschichtplanung
Die Auswahl der besten Mitarbeitereinsatzplanungssoftware für den Schichttausch erforderte ein detailliertes Verständnis der gängigen betrieblichen Anforderungen, wie z. B. das effiziente Management häufiger Dienstplanänderungen bei gleichzeitiger Berücksichtigung der Mitarbeiterwünsche.
Mein Ansatz für die Auswahl der besten Planungssoftware für diese Liste basiert auf gründlicher Recherche darüber, wie diese Tools Planungsprozesse optimieren und typische Herausforderungen lösen. Hier ist eine Zusammenfassung der Kriterien, die ich für meine endgültige Auswahl verwendet habe:
Zentrale Funktionen zur Mitarbeitereinsatzplanung (25 % der Gesamtbewertung): Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste die Software folgende gängige Anwendungsfälle erfüllen:
- Automatisierte Planung basierend auf Verfügbarkeit und Qualifikation
- Mitarbeiter-Self-Service-Optionen, damit Mitarbeitende selbst Urlaub beantragen und Schichten tauschen können
- Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen bei Schichtänderungen
- Zugriff auf die mobile App für das Management von Dienstplänen von unterwegs
- Compliance-Überwachungstools zur Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien
- Umfassende Reporting-Tools zur Analyse von Personalkennzahlen und Kosten
Zusätzliche herausragende Funktionen (25 % der Gesamtbewertung): Um die beste Mitarbeitereinsatzplanungssoftware zu finden, habe ich auch auf besondere Merkmale geachtet, darunter:
- Eine integrierte Zeiterfassung oder Möglichkeiten zur Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung
- Erweiterte KI zur Prognose von Personalbedarf und Vorschlägen für optimale Dienstpläne
- Leistungsfähige Management-Tools, um Personalkosten in Zusammenhang mit Dienstplänen zu überwachen
- Interne Kommunikationstools für Sofortnachrichten und Updates im Team
- Anpassbare Reporting-Funktionen, die auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sind
- Besondere Integrationen mit branchenspezifischen Tools für einen effizienteren Workflow
- Anpassungsmöglichkeiten an komplexe Planungsanforderungen sowie die Möglichkeit, Elemente des Unternehmensbrandings einzubinden
Benutzerfreundlichkeit (10 % der Gesamtbewertung): Um die Benutzerfreundlichkeit jedes Dienstplan-Systems zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Ein intuitives Benutzeroberflächendesign, das eine gute Balance zwischen leistungsstarken Funktionen und einfacher Bedienbarkeit bietet
- Benutzerfreundliche Design-Elemente wie Drag-and-Drop-Kalender zur Planung und In-App-Kommunikationstools
- Entweder dedizierte mobile Apps oder eine mobilfreundliche Benutzeroberfläche, die sowohl auf Android- als auch auf iOS-Geräten funktioniert oder SMS-Benachrichtigungen bietet
- Anpassbare Planungsvorlagen, die den Verwaltungsaufwand reduzieren
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen, die einfach einzurichten und zu verwalten sind
Onboarding (10 % der Gesamtbewertung): Um mir ein Bild vom Einführungsprozess jedes Software-Anbieters zu machen, habe ich folgende Faktoren betrachtet:
- Schnelle Einrichtung und klare Anleitungen für Erstnutzer, einschließlich anpassbarer Vorlagen
- Umfassende Schulungsmaterialien, zum Beispiel Videos oder interaktive Tutorials
- Unterstützung bei der Migration von Daten aus vorherigen Systemen in die neue Plattform
- Jede Form von dediziertem Kundensupport oder begleitender Unterstützung während der Einrichtung
Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung): Zur Bewertung der Kundenbetreuung, die jeder Anbieter leistet, habe ich auf Folgendes geachtet:
- Die Verfügbarkeit mehrerer Supportkanäle wie E-Mail, Telefon und Chat
- Vorhandensein einer Self-Service-Wissensdatenbank, einer FAQ-Rubrik oder anderer Selbsthilfe-Ressourcen zur zügigen Fehlerbehebung
- Die generelle Qualität, Reaktionsgeschwindigkeit und Hilfsbereitschaft des Support-Teams während der Einführung und nach dem Kauf, bewertet anhand von Kundenrezensionen
Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung): Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Software einzuschätzen, habe ich diese Aspekte berücksichtigt:
- Verfügbarkeit von kostenlosen Testversionen oder Demos, um die Software vor dem Kauf zu testen
- Transparente Preismodelle, die klar angeben, welche Funktionen jeweils enthalten sind, ohne versteckte Gebühren
- Gestaffelte Preispläne für verschiedene Unternehmensgrößen – von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bis zu Großbetrieben
Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung): Die Bewertung von Kundenrezensionen ist das letzte Element meines Auswahlprozesses und hilft mir zu verstehen, wie gut ein Produkt bei echten Nutzern ankommt. Dabei habe ich folgende Faktoren berücksichtigt:
- Ob ein Produkt durchgehend hohe Bewertungen auf mehreren Bewertungsplattformen hat, was auf eine breite Nutzerzufriedenheit hinweist
- Spezifische Lobeshymnen, Kritikpunkte oder Trends im Kundenfeedback, die auf die Stärken oder Verbesserungsmöglichkeiten der Software hinweisen
- Ob Kundenfeedback speziell Probleme wie Benutzerfreundlichkeit, Reaktionsfähigkeit des Kundensupports oder fehlende Funktionen anspricht
- Erfahrungsberichte, die von nützlichen Anwendungsfällen berichten, beispielsweise der Funktionalität mobiler Apps oder Anpassungsmöglichkeiten
Mit diesem Bewertungsrahmen konnte ich die Mitarbeiterschichtplanungs-Software identifizieren, die über die Grundanforderungen hinausgeht und zusätzlichen Mehrwert durch einzigartige Funktionen, intuitive Bedienbarkeit, reibungslose Einarbeitung, effektiven Support und ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
So wählen Sie eine Mitarbeiterschichtplanungs-Software aus
Die richtige Mitarbeiterschichtplanungs-Software zu wählen, kann darüber entscheiden, ob Ihre Abläufe reibungslos laufen oder Sie im ständigen Planungschaos stecken. Egal, ob Sie mit kurzfristigen Ausfällen, Schichttausch oder unausgewogener Besetzung zu tun haben – das passende Tool ist entscheidend, um Schichten effizient zu managen.
Beachten Sie diese wichtigen Punkte, um die beste Wahl für die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams zu treffen:
- Welche Herausforderungen im Schichtmanagement wollen Sie lösen? Identifizieren Sie zuerst die genauen Herausforderungen, die Sie bewältigen möchten, z. B. das Besetzen von Schichten auf den letzten Drücker, die Minimierung von Überstunden oder das Ausbalancieren der Mitarbeitendenverfügbarkeit. Wenn zum Beispiel plötzliche Ausfälle Ihren Schichtplan durcheinanderbringen, suchen Sie nach Plattformen mit Echtzeit-Updates und mobilen Benachrichtigungen. Wenn Sie Ihre Schwachstellen kennen, finden Sie leichter Software, deren Funktionen genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.
- Welche Ergebnisse sind wichtig und wie messen Sie den Erfolg? Legen Sie fest, woran Sie erkennen, dass die neue Software für Sie funktioniert. Möchten Sie beispielsweise Schichtkonflikte verringern oder für eine bessere Abdeckung in Stoßzeiten sorgen? Oder wünschen Sie sich eine verbesserte Mitarbeitererfahrung, indem Sie Schichttausch erlauben? Klare Zielsetzungen im Vorfeld sind entscheidend, damit Sie später nicht unnötig Zeit verlieren.
- Wer sind Ihre Hauptnutzergruppen? Überlegen Sie, wer die Software nutzen wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Um die Schichttauschfunktionen optimal zu nutzen, braucht Ihr gesamtes Unternehmen Zugriff – dazu rollenbasierte Zugänge für Ihr HR-Team und Ihre Führungskräfte. Wenn das geklärt ist, hilft es auch, die Bedürfnisse Ihrer verschiedenen Nutzergruppen zu sammeln, um sicherzustellen, dass diese erfüllt werden.
- Welche Software-Integrationen benötigen Sie? Suchen Sie nach Plattformen, die sich direkt mit Ihren aktuellen Tools verbinden – zum Beispiel, indem sie Zeitpläne mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware synchronisieren oder eine Verbindung zu Zeiterfassungssystemen bieten. Das verringert Fehlerquellen und spart Zeit bei manuellen Eingaben. Möchten Sie mehrere Tools konsolidieren, wählen Sie eine Planungssoftware, die auch Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle übernimmt.
- Passt die Software in Ihre Abläufe? Überlegen Sie, wie gut sich die Software in Ihre täglichen Prozesse integrieren lässt. Wird die Integration einfach sein, oder müssen Sie Ihren bisherigen Planungsprozess umfassend umstellen? Wechseln Sie von manuellen Planungen, achten Sie auf eine intuitive Bedienoberfläche, die sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende schnell nachvollziehen können.
Denken Sie daran: Nicht alle Planungstools sind gleich aufgebaut. Wenn Sie gezielt Ihre Probleme – wie Unterbesetzung, Überstundenmanagement oder ausreichende Schichtabdeckung – in den Mittelpunkt stellen, finden Sie eine Mitarbeiterschichtplanungs-Software, die Ihre Herausforderungen direkt löst und die Effizienz steigert.
Greifen Sie nicht nur zu einem Tool, weil es beliebt ist. Wählen Sie stattdessen eine Lösung, die exakt zu Ihren Anforderungen passt und reibungslos in Ihre Geschäftsprozesse integriert werden kann.
Die Menschen benötigen mehr denn je Klarheit über ihren Urlaub und ihre Abwesenheitszeiten. Die Unternehmenskultur wandelt sich von ‘Darf ich weg sein?’ zu ‘Ich teile meiner Führungskraft mit: Ich werde weg sein.’
Trends bei der Mitarbeiterschichtplanungs-Software
Mitarbeiterschichtplanungs-Software hat sich kontinuierlich an die sich wandelnden Geschäftsbedürfnisse angepasst und technologische Fortschritte – wie Künstliche Intelligenz (KI) – integriert. Hier sind einige Entwicklungen, die sich zunehmend auf Planungstools auswirken:
- Automatisierung und KI-gesteuerte Planung: Der Trend geht zunehmend in Richtung Automatisierung und erweiterte Nutzung von KI für automatische Dienstpläne. Dies erleichtert intelligente Personalentscheidungen, indem Zeitpläne basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und Personalkosten optimiert werden.
- Mobile Zugänglichkeit und Echtzeit-Updates: Mobile Anwendungen bieten heute eine unvergleichliche Zugänglichkeit und ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Dienstpläne einzusehen, Schichten zu tauschen und direkt vom Smartphone aus mit ihren Teams zu kommunizieren. Für Unternehmen mit Außendienst empfiehlt es sich, mobile Workforce-Management-Software zur Effizienzsteigerung in Betracht zu ziehen.
- Erweiterte Funktionen für spezielle Branchen: Einige Planungsplattformen bieten mittlerweile Funktionen, die auf die speziellen Anforderungen bestimmter Branchen zugeschnitten sind, wie etwa Bedarfsvorhersagen für den Einzelhandel oder Zeiterfassung für remote und nicht am Schreibtisch arbeitende Teams. Dies unterstreicht einen Trend zur Spezialisierung.
- Geofencing und GPS-Tracking: Viele Online-Planungstools integrieren inzwischen Geofencing und GPS-Tracking, um die Zeiterfassung zu automatisieren und die Einhaltung von Vorgaben sicherzustellen. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit mobiler Belegschaft, da sie die Genauigkeit der Zeiterfassung erhöht und die Mitarbeiterverwaltung verbessert.
Diese Trends in der Mitarbeitereinsatzplanung verdeutlichen eine klare Entwicklung hin zu intelligenteren, flexibleren und benutzerzentrierten Lösungen. Wenn Sie weiterhin nach dem besten System für Ihre Schichtplanung suchen, achten Sie auf Anbieter, die diese neuen Funktionen anbieten.
Was ist Mitarbeiterschichtplanungssoftware?
Mitarbeiterschichtplanungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, Dienstpläne für Mitarbeitende zu erstellen, zu verwalten und zu automatisieren. Schichten werden basierend auf Verfügbarkeit, Rolle und Personalbedarf zugewiesen – was den manuellen Aufwand sowie Planungskonflikte reduziert.
Diese Software, die von HR-Fachleuten und Führungskräften genutzt wird, erleichtert es, Teams abzustimmen, Änderungen in Echtzeit zu kommunizieren und Lücken in der Abdeckung oder Compliance-Probleme zu vermeiden.
Funktionen von Schichtplanungssoftware
Achten Sie bei der Auswahl einer Mitarbeiterschichtplanungssoftware auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Automatisierte Planung: Erstellen Sie Dienstpläne automatisch basierend auf Verfügbarkeiten, Unternehmensbedarfen und Personalvorgaben. Damit sparen Sie Zeit, reduzieren manuelle Fehler und sorgen für eine ausgeglichene Abdeckung.
- Mitarbeiter-Self-Service: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, ihre Dienstpläne einzusehen, Schichtenwechsel anzufragen oder Schichten direkt über die Plattform zu tauschen. Die Möglichkeit zur eigenen Schichtverwaltung gibt dem Team mehr Kontrolle und reduziert Ihre Administrationsaufgaben.
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge direkt in der Software stellen. Sie können diese Anträge dann schnell genehmigen oder ablehnen und vermeiden so Planungskonflikte und Last-Minute-Änderungen.
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Senden Sie Mitarbeitenden Sofortbenachrichtigungen zu neuen Plänen, Änderungen oder anstehenden Schichten. Die ständige Information verhindert verpasste Schichten und sorgt für abgestimmte Teams.
- Compliance-Überwachung: Überwachen Sie automatisch Arbeitszeitgesetze, Überstunden- und Pausenvorgaben. Schützen Sie Ihr Unternehmen, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Schichtpläne den gesetzlichen Vorgaben entsprechen – das kann Sie vor kostspieligen Strafen bewahren.
- Schichtabdeckung verwalten: Finden Sie schnell Ersatz für offene Schichten und besetzen Sie Lücken mit qualifiziertem Personal. Diese Funktion macht kurzfristige Ausfälle viel weniger stressig für Sie und Ihr Team.
- Berichte und Analysen: Erstellen Sie detaillierte Auswertungen zu Arbeitszeiten, Schichtmustern und Personalkosten. Diese Einblicke helfen Ihnen, Planungsentscheidungen zu optimieren, Ihr Budget zu steuern und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Mobile Zugänglichkeit: Greifen Sie von jedem Gerät auf die Planungsfunktionen zu, egal ob am Laptop im Büro oder unterwegs am Smartphone. Diese Flexibilität ist für Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen ein echter Gewinn.
Gängige KI-Funktionen in Mitarbeiterschichtplanungssoftware
Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI mit Funktionen wie:
- KI-gesteuerte Schichtoptimierung: Analysieren Sie die Präferenzen der Mitarbeitenden, historische Anwesenheitsdaten und geschäftliche Anforderungen, um die effizientesten Schichtpläne vorzuschlagen. Das reduziert das Rätselraten und hilft Ihnen, intelligentere und gerechtere Dienstpläne zu erstellen.
- Prädiktive Prognosen: Nutzen Sie KI, um den Personalbedarf anhand von Trends wie Saisonalität, Unternehmenswachstum oder besonderen Ereignissen vorherzusagen. So können Sie vorausschauend planen, Überstundenkosten senken und sicherstellen, dass Sie nie unterbesetzt sind.
- Intelligente Abwesenheitserkennung: Nutzen Sie KI, um Muster beim Fernbleiben oder mögliche Überlastung rechtzeitig zu erkennen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, frühzeitig zu intervenieren und ein gesünderes, zuverlässigeres Team aufrechtzuerhalten.
- Automatisierte Einhaltungssicherung: Vergleichen Sie Ihre Dienstpläne kontinuierlich mit komplexen Arbeitsgesetzen mittels KI, um Compliance-Risiken sofort zu erkennen. Schlafen Sie ruhiger mit dem Wissen, dass Sie automatisch auf der richtigen Seite der Vorschriften bleiben.
- Mitarbeiterpräferenz-Abgleich: Weisen Sie mithilfe von Machine Learning-Modellen Schichten zu, die am besten zu den Präferenzen, Fähigkeiten und Leistungsdaten der Mitarbeitenden passen und gleichzeitig die Einsatzanforderungen erfüllen. So bleibt die Motivation hoch und die Fluktuation gering.
Vorteile von Schichtplanungssoftware
Eine Mitarbeitereinsatzplanungssoftware kann Ihren aktuellen Planungsprozess in eine Reihe effizienter und automatisierter Arbeitsabläufe verwandeln. So steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und senken gleichzeitig die Kosten.
Falls Sie noch weitere Argumente benötigen, finden Sie hier mehrere Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie in die beste Schichtplanungssoftware investieren, die Ihre Unternehmensanforderungen erfüllt:
- Mehr Flexibilität & Agilität: Die Software ist darauf ausgelegt, einfache Schichtwechsel und Anpassungen zu ermöglichen, um den Präferenzen der Mitarbeitenden und unerwarteten Änderungen gerecht zu werden. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass der Geschäftsbetrieb auch bei unvorhergesehenen Umständen reibungslos weiterläuft.
- Verbesserte Teamkommunikation: Schichtplanungssoftware kann die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden dank integrierter Nachrichtensysteme verbessern. Klare und direkte Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und die Schichtplanung effizienter zu gestalten.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn Mitarbeitende ihre Verfügbarkeiten und Präferenzen selbst verwalten können, verschafft ihnen das ein besseres Gefühl für ihre Work-Life-Balance. Höhere Zufriedenheit führt zu geringerer Fluktuation und einer engagierten Belegschaft.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Die Überwachung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien verringert rechtliche Risiken, schützt Ihr Unternehmen vor Bußgeldern und hält Ihren guten Ruf aufrecht.
- Kostensenkung: Durch die Optimierung des Personalbestands je nach Bedarf hilft die Schichtplanungssoftware, Über- und Unterbesetzungen zu vermeiden und so die Personalkosten direkt zu kontrollieren.
Wie Sie sehen, bietet eine Software zur Schichtplanung zahlreiche Vorteile: mehr Flexibilität, verbesserte Kommunikation, höhere Mitarbeitermotivation, bessere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und signifikante Kosteneinsparungen. Diese Vorteile machen Schichtplanungssoftware zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Personaleinsatzplanung und die betriebliche Effizienz optimieren möchte.
Kosten & Preise für Mitarbeitereinsatzplanungssoftware
Anbieter von Mitarbeitereinsatzplanungssoftware bieten unterschiedliche Preismodelle, um verschiedene Unternehmensgrößen und Personalbedarfe abzudecken. Ein Verständnis dieser Optionen ist entscheidend, um die richtige Software zu finden, die sowohl zu Ihren organisatorischen Anforderungen als auch zum Budget passt. Um Ihnen einen Überblick über die Preisspanne zu geben, habe ich die wichtigsten Details in einer Übersichtstabelle zusammengefasst.
Tarifvergleichstabelle für Mitarbeitereinsatzplanungssoftware
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Grundlegende Einsatzplanung, Urlaubsanträge, Schichtwechsel, mobiler Zugriff, und begrenzt auf eine bestimmte Anzahl von Benutzern |
| Basis | $2-10 pro Nutzer/Monat | Erweiterte Planungsfunktionen, Berichtswerkzeuge, Benachrichtigungen und Alarme, mobiler App-Zugriff und Unterstützung für mehr Benutzer als beim kostenlosen Tarif |
| Standard | $10-25 pro Nutzer/Monat | Alle Basis-Funktionen, dazu Zeit- und Anwesenheitserfassung, erweiterte Berichte, Integration mit anderen HR-Systemen und Unterstützung für eine größere Anzahl von Benutzern |
| Premium | $25-50 pro Nutzer/Monat | Alle Standard-Funktionen sowie KI-gestützte Einsatzoptimierung, anpassbare Funktionen und Integrationen, dedizierter Support, erweiterte Analysen und unbegrenzte Benutzer |
| Enterprise | Individuelle Preisgestaltung | Alle Premium-Funktionen plus individuelle Entwicklung, Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensebene, personalisierte Schulungen & Support sowie Skalierbarkeit für große Organisationen |
Versuchen Sie bei der Wahl eines Tarifs die Balance zwischen den benötigten Funktionen und dem Preis zu finden, den Sie zu zahlen bereit sind. Ich empfehle zudem, zunächst mit einem Basis- oder Kleinunternehmen-Tarif zu starten, um die Effektivität der Software für Ihr Unternehmen zu testen – mit der Option, bei steigendem Personalbedarf jederzeit upzugraden.
Beim Preis für HR-Software gibt es immer Spielraum für Verhandlungen. Fragen Sie nach einem Mengenrabatt! Ich empfehle immer, basierend auf Ihren Bedürfnissen einen besseren Preis zu verhandeln.
Für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden und einfachen Anforderungen an die Dienstplangestaltung reicht oft ein kostenloser oder Basis-Tarif aus. Dennoch gibt es überzeugende Gründe, ein Upgrade auf einen fortgeschritteneren Tarif in Betracht zu ziehen:
- Komplexere Schichtplanung: Mit wachsendem Team wird die Koordination von verschiedenen Schichten, variablen Arbeitszeiten und mehreren Rollen immer anspruchsvoller. Erweiterte Tarife bieten zusätzliche Planungstools, mit denen Sie komplexe Arbeitsstrukturen effizienter steuern können.
- Schichttausch- und Verfügbarkeitsfunktionen: Basis-Tarife enthalten häufig keine flexiblen Optionen zum Schichttausch oder zur Verwaltung der Verfügbarkeit. Mit einem Upgrade können Mitarbeitende Schichten leichter untereinander tauschen und ihre Verfügbarkeit anpassen, wodurch Konflikte und kurzfristige Änderungen minimiert werden.
- Automatisierte Dienstpläne: Manuelle Planung kann sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Moderne Tarife bieten meist KI-gestützte, automatisierte Schichtpläne, die Dienstzeiten optimal an die Verfügbarkeit und Vorlieben der Mitarbeitenden anpassen.
- Detaillierte Berichte und Auswertungen: Um fundierte Entscheidungen zu treffen, benötigen Sie umfassende Einblicke in Ihre Planungsprozesse und Personalkosten. Premium-Tarife stellen detaillierte Analyse- und Reportingfunktionen bereit, die in Basis-Tarifen fehlen.
- Anbindung an Lohnabrechnung und HR-Systeme: In vielen Basis-Tarifen fehlt die Integration mit wichtigen HR- oder Lohnabrechnungs-Systemen, sodass Daten manuell übertragen werden müssen. Mit einem leistungsstärkeren Tarif entfällt dieser Mehraufwand – Fehler werden reduziert und Doppelarbeiten vermieden.
Letztlich ist es entscheidend, einen Tarif zu wählen, der Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, Herausforderungen löst und gleichzeitig in Ihr Budget passt.
Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware: Häufig gestellte Fragen
Bevor wir abschließen, möchte ich einige häufig gestellte Fragen behandeln, die im Zusammenhang mit Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware oft auftauchen:
Warum ist Schichtplanungssoftware wichtig?
Schichtplanungssoftware ist wichtig, weil sie Zeit spart, Fehler reduziert und hilft, dafür zu sorgen, dass Ihr Team immer angemessen besetzt ist. Mit automatisierter Planung vermeiden Sie Doppelbuchungen und Last-Minute-Konflikte und behalten gleichzeitig Überstunden und Personalkosten im Griff. Gute Software unterstützt Sie außerdem bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen, verbessert die Teamkommunikation und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, indem das Personal mehr Kontrolle über ihre Dienstpläne erhält. Für HR- und Betriebsleiter sind diese Tools eine enorme Erleichterung, um komplexe Schichtpläne einfacher zu verwalten und zu skalieren.
Kann Schichtplanungssoftware den 2-2-3-Schichtplan abbilden?
Ja, die meisten fortschrittlichen Schichtplanungsplattformen können einen 2-2-3-Plan, auch bekannt als Panama-Schichtmodell, verarbeiten. Sie können benutzerdefinierte Schichtmuster und wiederkehrende Rotationen einrichten, sodass der individuelle Schichtplan Ihres Teams immer korrekt ist. Überprüfen Sie die Vorlagenbibliothek oder die Anpassungsmöglichkeiten des jeweiligen Tools, um sicherzugehen, dass dieses Modell unterstützt wird, bevor Sie sich entscheiden.
Der 2-2-3-Plan ist besonders nützlich für Branchen wie Fertigung, Gesundheitswesen oder Notdienste, da er einen durchgehenden Betrieb gewährleistet und den Mitarbeitenden regelmäßige Ruhezeiten bietet.
Kann Schichtplanungssoftware einen 9/80-Arbeitszeitplan abbilden?
Ja, viele Schichtplanungs-Tools unterstützen das 9/80-Arbeitszeitmodell mit wechselnden Freitagen. Achten Sie darauf, dass die Software individuelle Schichtvorlagen und komplexe Muster zulässt. So können Sie solche Pläne den richtigen Mitarbeitenden zuweisen und die Arbeitszeiten einfach visualisieren. Vergewissern Sie sich, dass auch die Berichtsoptionen der Plattform mit nicht-typischen Überstunden korrekt umgehen.
Ein 9/80-Arbeitszeitmodell ist eine alternative Arbeitszeitregelung, bei der Beschäftigte innerhalb von neun Tagen 80 Stunden arbeiten – anstelle der klassischen zehn Tage à 40 Stunden innerhalb einer Arbeitswoche. Dieses Modell ermöglicht jedem Mitarbeitenden, jeden zweiten Freitag frei zu haben, ohne auf Vollzeitarbeitsstunden zu verzichten. Es ist ein beliebtes Schichtsystem in technischen Bereichen wie Ingenieurwesen, Bauwesen, IT, Finanzen und Gesundheitsverwaltung.
Gibt es verschiedene Arten von Mitarbeiter-Schichtplanungssoftware?
Ja, es gibt verschiedene Arten von Schichtplanungstools. Manche sind auf den Einzelhandel oder das Gastgewerbe spezialisiert, andere besser für das Gesundheitswesen oder verteilte Teams geeignet. Die Bandbreite reicht von einfachen Apps für die Schichtzuweisung bis hin zu umfassenden Workforce-Management-Suiten mit Zeiterfassung, Lohnabrechnungs-Integrationen und Compliance-Tracking. Überlegen Sie, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind, zum Beispiel automatisierte Planung, Integrationen oder branchenspezifische Vorlagen, bevor Sie sich entscheiden.
Hier sind einige gängige Arten von Schichtplanungssoftware, die ich ebenfalls ausführlich recherchiert habe:
-
Schichtplanungssoftware für kleine Unternehmen: Diese Tools sind oft erschwinglich, benutzerfreundlich und für kleine Teams mit einfachen Planungsanforderungen konzipiert. Sie vereinfachen Urlaubsanträge, Schichtwechsel und die Verfügbarkeitserfassung ohne lange Einarbeitung.
- Online-Schichtplanungssoftware: Cloudbasierte Tools, mit denen Sie Schichten von überall aus verwalten können. Diese Plattformen bieten oft Echtzeit-Updates, Drag-and-Drop-Planung und mobilen Zugang – ideal für remote oder verteilte Teams.
-
Open-Source-Schichtplanungssoftware: Diese Lösungen bieten anpassbare, kostenlose Plattformen für technikaffine Teams, die volle Kontrolle über ihr Planungssystem wünschen. Ideal für Unternehmen mit speziellen Abläufen oder besonderen Compliance-Anforderungen.
Viele Planungstools bieten auch eine mobile Schichtplanungs-App, damit Mitarbeitende ihre Schichten einsehen, Änderungen beantragen, sich ein- und ausstempeln und unterwegs Benachrichtigungen erhalten können. Falls Mobilität und Flexibilität wichtig sind, suchen Sie nach einer Plattform mit nutzerfreundlicher App im Paket.
Kann ich Mitarbeiter-Schichtpläne per Handy-App erstellen?
Ja, die meisten führenden Schichtplanungsplattformen bieten Apps für Manager und Angestellte. Sie können neue Schichtpläne erstellen und veröffentlichen, Änderungen sofort versenden und Ihr Team kann seine Arbeitszeiten auf jedem Gerät einsehen. Achten Sie auf mobile Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, Schichtwechselanfragen und Abwesenheitsverwaltung für maximale Flexibilität.
Falls Sie nach der besten Schichtplanungs-App suchen und die obigen Vorschläge nicht überzeugen, finden Sie vielleicht in dieser Bestenliste von HR-Apps eine bessere Lösung.
Gibt es eine kostenlose App zur Mitarbeitenden-Planung?
Ja, es gibt kostenlose Schichtplanungs-Apps wie Homebase, When I Work (Basisversion) und Sling, die Kernfunktionen ohne Vorabkosten bieten. Für kleine Teams oder einfache Anforderungen sind sie ein guter Einstieg. Kostenpflichtige Versionen enthalten meist zusätzliche Funktionen wie Integrationen, Reportings und Automatisierungen, die gerade für wachsende Unternehmen wichtig sind.
Allerdings bieten Gratis-Versionen nie die komplette Funktionsvielfalt kostenpflichtiger Pakete. Bei kleineren Teams reicht oft die kostenlose Variante aus. Oder testen Sie zunächst die Free-Version und schalten dann nach Bedarf mehr Funktionen frei, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Welche Integrationen sollte HR bei Schichtplanungsplattformen beachten?
Die HR sollte Plattformen priorisieren, die eine Integration mit Lohnabrechnungssystemen, HRIS, Kommunikationstools (etwa Slack oder Teams) und Zeiterfassungs-Anwendungen bieten. Diese Integrationen erleichtern den Datenaustausch, sorgen für korrekte Lohnabrechnung und vereinfachen das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Prüfen Sie unbedingt, ob Ihre gewählte Software direkte Anbindung an bestehende Systeme ermöglicht, um manuellen Aufwand zu minimieren.
Wie unterstützen Schichtplanungssysteme Schichttausch und Mitarbeitenden-Selfservice?
Die meisten modernen Schichtplanungs-Tools ermöglichen es Mitarbeitenden, Schichttausch-Anfragen zu stellen oder offene Dienste direkt über Selfservice-Portale oder mobile Apps anzunehmen. Manager können solche Anfragen schnell prüfen und genehmigen oder ablehnen, was Konflikte und kurzfristige Änderungen minimiert. Dieser Selfservice-Ansatz spart Zeit, stärkt die Belegschaft und sorgt für verlässliche Schichtabdeckung.
Wie überführe ich bestehende Schichtplandaten in neue Software?
Die meisten marktführenden Planungstools bieten Datenimport-Funktionen, sodass Sie bestehende Pläne per CSV- oder Excel-Datei hochladen können. Manche Anbieter unterstützen Sie auch beim Onboarding oder bieten spezielle Umzugstools. Exportieren Sie vorab alle Mitarbeitenden-Listen, Schichtmuster und relevante Altdaten aus dem bisherigen System. Fragen Sie beim neuen Anbieter nach Unterstützung für einen reibungslosen Umstieg.
Weitere Workforce-Management-Tools
Wenn Sie Ihre Maßnahmen im Workforce Management über die Einsatzplanung hinaus verbessern möchten, sind auch diese anderen Top-10-Listen einen Besuch wert:
- Anwesenheitsnachverfolgungssoftware
- Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware
- Urlaubsverwaltung-Software
- Team-Kommunikationsapps
- Mitarbeiter-Kommunikationssoftware
- Zeiterfassungsoftware
- Zeiterfassungsapps
- Mitarbeiter-Zeiterfassungssoftware
Fazit
Ich hoffe, dieser Leitfaden hat Sie einen Schritt näher daran gebracht, die beste Mitarbeitereinsatzplanungssoftware mit Schichttausch für Ihre Bedürfnisse zu finden. Jede dieser Lösungen kann Ihnen helfen, Ihren Planungsprozess zu optimieren, Planungskonflikte zu reduzieren und Ihr Ressourcenmanagement zu verbessern. Sie können Ihnen Zeit sparen, die Effizienz bei der Einsatzplanung steigern und dafür sorgen, dass Ihr Team stets gut koordiniert sowie zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Die Auswahl der richtigen Planungssoftware hängt davon ab, dass Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens genau kennen – sei es fortgeschrittene Individualisierung, Integration in bestehende Systeme oder mobile Zugänglichkeit. Mit der passenden Lösung steigern Sie Ihre Effizienz, verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf ohne die üblichen Planungsprobleme.
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