10 beste Software zur Mitarbeitereinsatzplanung für kleine Unternehmen
10 Beste Software zur Mitarbeiterplanung für kleine Unternehmen – Liste
Die Verwaltung von Mitarbeiterplänen kann schwierig sein, insbesondere wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen müssen. Sie möchten, dass Ihr Team zufrieden und produktiv bleibt, aber eine manuelle Planung kann zu Fehlern und Konflikten führen. Genau hier kommt Software zur Mitarbeiterplanung ins Spiel.
Meiner Erfahrung nach helfen Ihnen diese Tools, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Kommunikation im Team zu verbessern. Da ich mit Personalmanagement bestens vertraut bin, habe ich verschiedene Lösungen getestet, um Ihnen eine unvoreingenommene Bewertung der besten verfügbaren Optionen zu bieten.
In diesem Artikel stelle ich Ihnen die besten Lösungen vor, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Ganz gleich, ob es um den Tausch von Schichten oder die Einhaltung von Vorschriften geht – Sie finden eine passende Lösung. Sehen wir uns die Optionen an und finden das richtige Tool für Ihr Team.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als HR-Experten wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden HR-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Software zur Mitarbeiterplanung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner besten Softwarelösungen zur Mitarbeiterplanung für kleine Unternehmen zusammen.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideal für die Planung, Verteilung & den Tausch von Schichten in Echtzeit | 14 Tage kostenlos testen | Ab $39/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für Schichtregelungen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 3 | Beste Software für Schichtplanung und ganzheitliches Teammanagement | 14-tägige kostenlose Testphase verfügbar | Ab $20/Monat/Standort | Website | |
| 4 | Am besten als KI für Unternehmen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Beste Online-Stempeluhr für kleine Unternehmen | 14 Tage kostenlos testen | Ab $25.99/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für kanadische kleine Unternehmen mit Schichtbetrieb geeignet | Kostenlose 21-tägige Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2.93/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 7 | Am besten mit selbstdienenden Schichtvorlagen | 14 Tage kostenlos testen + kostenlose Demo verfügbar | Ab £24/Monat pro Unternehmen | Website | |
| 8 | Beste Software für Mitarbeiterschichtplanung in der Gastronomie | 14 Tage kostenlos testen + Gratis-Tarif verfügbar | Ab $17,99 pro Monat | Website | |
| 9 | Am besten für Betriebe im Außendienst oder Baugewerbe geeignet | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $40/Monat + $9/Benutzer/Monat | Website | |
| 10 | Bestes Workforce-Operations-Tool für die Eventbranche | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Monat | Website |
Bewertungen der besten Software zur Mitarbeiterplanung für kleine Unternehmen
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen zur Mitarbeiterplanung für kleine Unternehmen, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- & Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Ideal für die Planung, Verteilung & den Tausch von Schichten in Echtzeit
Connecteam bietet kleinen Unternehmen und Teams ohne festen Arbeitsplatz eine mobil orientierte Plattform, um Mitarbeitereinsatzplanung, Zeiterfassung und Schichtkommunikation zu verwalten, damit Inhaber und Manager alle organisiert und verbunden halten können.
Für wen ist Connecteam am besten geeignet?
Connecteam eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen mit stundenbasierter oder schichtbasierter Belegschaft, insbesondere in Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Außendienst.
Warum ich Connecteam ausgewählt habe
Ich habe Connecteam als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil das Tool den gesamten Einsatzplanungsprozess hervorragend abdeckt – von der Erstellung der Schichten bis zur Bereitstellung in Echtzeit für die Mitarbeitenden. Besonders gefällt mir die Funktion für offene Schichten, bei der Manager nicht zugewiesene Schichten posten können, die Mitarbeitende nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ übernehmen können – das spart das Hin und Her manueller Zuteilung. Der Workflow für Schichtvertretungen ist ein weiteres Highlight: Mitarbeitende können eine Schicht direkt in der App freigeben, qualifizierte Kollegen können sie übernehmen und Manager können eine Freigabe zur Bestätigung verlangen. In der Praxis kann mein Team so auf kurzfristige Ausfälle reagieren, ohne einen einzigen Telefonanruf tätigen zu müssen.
Wichtige Funktionen von Connecteam
- Drag-and-drop-Planungstool: Erstellen und bearbeiten Sie Wochenpläne visuell, indem Sie Schichten per Drag-and-drop in einer Timeline verschieben.
- GPS-Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich per Handy ein und aus; die Standorte werden dabei geprüft, um die Anwesenheit vor Ort zu bestätigen.
- Verfügbarkeits- und Abwesenheitsmanagement: Mitarbeitende können Zeitfenster für ihre Verfügbarkeit und Abwesenheitsanträge direkt in der App an die Manager übermitteln.
- In-App-Chat: Versenden Sie Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen, um schichtbasierte Teams ohne zusätzliche Messenger-Tools zu verbinden.
Connecteam-Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks, Gusto, Xero, ADP, Wix, Lightspeed, PrismHR, Square, BambooHR und Accu-Time Systems.
New Product Updates from Connecteam
Connecteam Expands Break and Timesheet Controls
Connecteam adds flexible break thresholds, personalized policies, auto-end options, a centralized exceptions report, and improved timesheet issue visibility to help teams manage breaks and timesheets more effectively. For more information, visit Connecteam’s official site.
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Deel HR
Am besten für Schichtregelungen
Deel HR bietet kleinen Unternehmen und verteilten Teams eine Möglichkeit, Mitarbeitendenpläne, Compliance und HR-Prozesse auf einer Plattform zu verwalten. Damit lassen sich Abwesenheiten, Schichtregelungen und Personaldokumentation über verschiedene Standorte hinweg steuern.
Für wen eignet sich Deel HR am besten?
Deel HR ist besonders geeignet für kleine Unternehmen, die remote oder internationale Teams zentralisiert verwalten und HR- sowie Planungstools standortübergreifend benötigen.
Warum ich Deel HR ausgewählt habe
Deel HR hat seinen Platz auf meiner Liste verdient, weil es Schichtregelungen für kleine Unternehmen mit Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten oder in verschiedenen Zeitzonen hervorragend handhabt. Mir gefällt, dass Sie individuelle Abwesenheitsrichtlinien, Genehmigungsabläufe und Arbeitspläne einrichten können, die automatisch je nach Standort oder Vertragsart des Mitarbeitenden angewendet werden. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team unterschiedliche Regelungen für Vollzeit-, Teilzeit- und Vertragskräfte konfigurieren kann, ohne Ausnahmen manuell nachverfolgen zu müssen. Der richtlinienbasierte Ansatz sorgt für Konsistenz und Compliance bei der Planung, ohne dass ständige HR-Überwachung notwendig ist.
Hauptfunktionen von Deel HR
- Automatisierter Workflow-Builder: Erstellen Sie Onboarding-, Offboarding- und Compliance-Workflows ohne Programmierung – ohne Begrenzung der Anzahl erstellbarer Workflows.
- KI-gesteuerter HR-Assistent (Deel AI): Stellen Sie HR- und Compliance-Fragen und erhalten Sie Antworten, die auf Daten von Rechts- und Personalexpert:innen aus über 150 Ländern basieren.
- Zentralisierte Mitarbeitendendaten (HRIS): Speichern und verwalten Sie alle Personaldaten, Dokumente und Beschäftigungshistorien an einem Ort als Single Source of Truth.
- Workforce-Analysen und Berichte: Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte und Dashboards mit beliebigen Datenpunkten in Deel, um Mitarbeitendenzahlen, Kosten und Workforce-Trends zu verfolgen.
Deel HR Integrationen
Zu den Integrationen gehören FaceUp, Snowflake, DefensX, Microsoft Finance, Kintsugi, ReFresh OS, Revo.ai, Keeper, Human Interest und Everyminute.
New Product Updates from Deel HR
Deel Expands Stablecoin Wallet to 80+ Countries
Deel expands its Stablecoin Wallet to 80+ countries with dollar-backed balances and optional rewards. This gives eligible contractors more ways to hold and manage earnings inside Deel. For more information, visit Deel’s official site.
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Homebase
Beste Software für Schichtplanung und ganzheitliches Teammanagement
Homebase bietet kleinen Unternehmen in den Bereichen Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleistung eine Möglichkeit, Mitarbeiterplanung, Zeiterfassung und Teamkommunikation von einer Plattform aus zu steuern. Dadurch behalten Inhaber und Manager Schichten im Blick und Teams bleiben verbunden.
Für wen ist Homebase am besten geeignet?
Homebase eignet sich besonders für Kleinunternehmer in stundenbasierten Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen, die schichtbasierte Teams ohne eigene Personalabteilung managen müssen.
Warum ich Homebase ausgewählt habe
Ich habe Homebase gewählt, weil es über die reine Einsatzplanung hinaus fast alle Aspekte der Verwaltung eines stundenbasierten Teams an einem Ort abdeckt. Die Einsatzplanung ist direkt mit der Zeiterfassung und Lohnabrechnung verbunden – wenn mein Team ein- und ausstempelt, fließen diese Stunden automatisch in die Stundenzettel und werden ohne manuelle Dateneingabe in Lohn umgewandelt. Die integrierte Teamkommunikation erspart mir eine separate App für Schichterinnerungen oder kurzfristige Vertretungsanfragen. Besonders praktisch ist die Prognose der Personalkosten – man kann die geplanten Arbeitsstunden mit den Verkaufszahlen vergleichen und schon vor Wochenbeginn sehen, ob das Team über- oder unterbesetzt ist.
Homebase-Schlüsselfunktionen
- Einstellung & Bewerberverwaltung: Veröffentlichen Sie Stellenanzeigen gleichzeitig auf mehreren Portalen und verwalten Sie alle Bewerber in einem Dashboard, mit integrierten Auswahlfragen und Terminplanung für Vorstellungsgespräche.
- Digitale Einarbeitung für Mitarbeiter: Senden Sie neuen Mitarbeitenden ein digitales Willkommenspaket mit W-4-, I-9- und Bankformularen zur Ausfüllung und elektronischen Unterschrift vor dem ersten Arbeitstag.
- GPS-Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln über ihr Smartphone ein und aus – per Standortnachweis wird bestätigt, dass sie zu Schichtbeginn vor Ort sind.
- Urlaubs- und Abwesenheitssteuerung: Legen Sie Sperrzeiten, Anfragelimits und Fristen für Vorankündigungen fest, damit Mitarbeitende Abwesenheiten direkt über die App beantragen können.
Homebase-Integrationen
Integrationen bestehen u.a. zu Square, Toast, Clover, Shopify, Lightspeed, QuickBooks, Gusto, ADP, Paychex und Revel.
Am besten als KI für Unternehmen
Factorial ist eine KI-gestützte HR-Plattform, die Mitarbeitereinsatzplanung, Schichtplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung für kleine Unternehmen übernimmt.
Für wen eignet sich Factorial am besten?
Factorial eignet sich für HR-Manager und Betriebsleiter, die eine einzige KI-gestützte Plattform nutzen möchten, um Planung, Berichterstattung und Fragen zu Unternehmensrichtlinien von Mitarbeitenden in ihren täglichen Arbeitsabläufen zu verwalten.
Warum ich Factorial ausgewählt habe
Ich habe Factorial in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil der Ansatz mit KI für Unternehmen mehr umfasst als nur die Erstellung eines Dienstplans – die Plattform unterstützt bei der Planung von Zeitplänen, dem Abrufen von Personalberichten und der automatischen Beantwortung von Fragen zu Unternehmensrichtlinien. Mir gefällt, dass Manager Schichten per Ziehen und Ablegen verschieben, ganze Planungszeiträume kopieren und markierte Konflikte vor der Veröffentlichung beheben können, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Mitarbeitende können direkt über die mobile App Schichttausch-Anfragen stellen, sodass kurzfristige Änderungen bei der Besetzung an einem Ort gebündelt bleiben.
Die wichtigsten Funktionen von Factorial
- Überprüfung von Schichtkonflikten: Factorial kennzeichnet Planungskonflikte und verlangt von Managern, diese zu beheben, bevor ein Dienstplan veröffentlicht werden kann.
- Mobile Anfragen zum Schichttausch: Mitarbeitende können direkt über die App Schichttausch-Anfragen stellen. Sobald ein Kollege zustimmt, wird der Manager über die erforderliche Genehmigung benachrichtigt.
- Kalender für Abwesenheiten: Abwesenheiten im Team und genehmigte Urlaubsanträge werden in einem zentralen Kalender angezeigt, sodass Manager Versorgungslücken auf einen Blick erkennen können.
- GPS-Zeiterfassung: Die mobile App erfasst beim Ein- und Ausstempeln die GPS-Koordinaten und liefert Managern Standortinformationen zu jedem Zeiteintrag.
Factorial-Integrationen
Factorial führt Marktplatz-Integrationen mit Google Workspace, Slack, Microsoft Power BI, LinkedIn, Recruitee und Lohnabrechnungstools wie DATEV LODAS und Sage 200 auf. Außerdem werden REST-APIs, Webhooks, SDKs, OAuth 2.0, API-Schlüssel und Zapier unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- Manager können Dienstpläne kopieren und Konflikte beheben
- Bewertungen loben die zentrale Verwaltung von Urlaub und Zeiterfassung
- KI unterstützt die Planung von Zeitplänen und Berichten
Cons:
- Keine dokumentierten Prüfungen der Verfügbarkeit von Mitarbeitenden
- Die automatische Schichtplanung erfordert den Unternehmenszugang
Beste Online-Stempeluhr für kleine Unternehmen
Buddy Punch ist ein cloudbasiertes Tool für Mitarbeitereinsatzplanung und Zeiterfassung, das für kleine Unternehmen entwickelt wurde, die einfache und genaue Möglichkeiten benötigen, Schichten zu verwalten, Anwesenheiten zu erfassen und Urlaubsanträge ohne manuelle Tabellen oder Papierkram zu bearbeiten.
Für wen ist Buddy Punch am besten geeignet?
Buddy Punch eignet sich besonders gut für Inhaber und Manager kleiner Unternehmen in Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Gesundheitswesen, die eine unkomplizierte Möglichkeit benötigen, Stundenarbeiter zu planen und Arbeitszeiten zu erfassen.
Warum ich Buddy Punch ausgewählt habe
Buddy Punch hat seinen Platz auf meiner Bestenliste verdient, weil die Online-Stempeluhr tatsächlich speziell für kleine Unternehmen konzipiert wurde. Mir gefällt, dass Mitarbeiter sich über den Webbrowser, die mobile App oder sogar ein gemeinsames Terminal einstempeln können, wobei GPS-Tracking und Webcam-Verifizierung bestätigen, wer tatsächlich einstempelt. Mein Team kann Geofencing einrichten, sodass Mitarbeiter nur dann einstempeln können, wenn sie wirklich vor Ort sind, was Fehlbuchungen verhindert, ohne teure Hardware zu benötigen. Auch die automatischen Überstundenwarnungen sind ein weiteres Feature, auf das ich setze, um Lohnkosten rechtzeitig zu kontrollieren, bevor sie zum Problem werden.
Buddy Punch Schlüsselfunktionen
- Drag-and-Drop-Planung: Mitarbeiterschichten visuell erstellen und veröffentlichen mit der Möglichkeit, Schichten aus Vorwochen zu kopieren.
- PTO-Verwaltung: Mitarbeiter können Urlaubsanträge direkt in der App stellen, und Manager diese mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.
- Lohnabrechnungsberichte: Exportieren Sie Stundenzettel mit berechneten Regelarbeits-, Überstunden- und PTO-Stunden, bereit für die Lohnabrechnung.
- Schichtbenachrichtigungen: Senden Sie Mitarbeitern automatisch E-Mails oder Push-Benachrichtigungen, wenn ihr Dienstplan veröffentlicht oder geändert wird.
Buddy Punch Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, ADP Workforce Now, Gusto, Paychex, Paylocity, Paycor, Rippling, Workday und Justworks.
Agendrix
Am besten für kanadische kleine Unternehmen mit Schichtbetrieb geeignet
Agendrix ist eine Plattform für Dienstplanerstellung und Zeiterfassung, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurde, die stundenweise Mitarbeiter verwalten, die Schichtplanung vereinfachen und Urlaubsanfragen mit weniger Hin und Her bearbeiten möchten.
Für wen ist Agendrix am besten geeignet?
Agendrix ist ideal für kleine Unternehmen im Einzelhandel, im Gastgewerbe und im Gesundheitswesen, die Teams mit Stunden- oder Schichtbetrieb leiten.
Warum ich Agendrix gewählt habe
Agendrix hat seinen Platz auf meiner Shortlist verdient, weil es speziell für die Art von schichtbasierter Planung entwickelt wurde, mit der sich kleine kanadische Unternehmen täglich auseinandersetzen. Besonders gut gefallen mir der französischsprachige Support und die zweisprachige Benutzeroberfläche, was es für Betriebe in Quebec oder für mehrsprachige Teams im Betrieb wirklich praktisch macht. Die Plattform unterstützt zudem die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sehr gut—Manager können Dienstpläne erstellen, die Überstundenregeln und Ruhezeiten berücksichtigen, ohne diese manuell nachhalten zu müssen. Die Funktionen für Urlaubsanfragen und Schichttausch nutze ich ebenfalls regelmäßig, da sie das übliche Hin und Her, das Zeit von Führungskräften auffrisst, spürbar verringern.
Zentrale Funktionen von Agendrix
- Drag-and-drop-Dienstplanerstellung: Erstellen und bearbeiten Sie Wochenpläne visuell, indem Sie Schichten direkt auf die Zeile eines Mitarbeiters ziehen.
- Mobile Zeiterfassung: Mitarbeiter können sich per Handy ein- und ausstempeln, mit GPS-Verifizierung zur Bestätigung der Anwesenheit vor Ort.
- Mitarbeitermessaging: Senden Sie Ankündigungen oder Direktnachrichten an das Personal direkt aus der Plattform heraus, damit die Schichtkommunikation an einem Ort bleibt.
- Lohnabrechnungsexport: Exportieren Sie Arbeitszeiten und Abwesenheitsdaten in Formaten, die mit Lohnbuchhaltungssystemen kompatibel sind, um manuelle Dateneingaben zu minimieren.
Agendrix-Integrationen
Integrationen umfassen ADP Workforce Now, Ceridian und Sage. Eine API ist ebenfalls für individuelle Integrationen verfügbar.
Breathe HR ist eine Personalmanagement- und Mitarbeitereinsatzplanungsplattform für kleine Unternehmen, die einen Drag-and-Drop-Schichtplaner, wiederverwendbare Schichtvorlagen, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einem einzigen System kombiniert.
Für wen ist Breathe HR am besten geeignet?
Breathe HR eignet sich besonders für kleine, in Großbritannien ansässige Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitenden in schichtintensiven Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel und sozialer Pflege.
Warum ich Breathe HR ausgewählt habe
Ich habe Breathe HR als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil seine wiederverwendbaren Schichtvorlagen es wachsenden Teams ermöglichen, neue Dienstpläne in wenigen Minuten zu erstellen, anstatt jede Woche von vorne zu beginnen. Gut gefällt mir, dass Mitarbeitende über die mobile App eigenständig Schichten anbieten, tauschen und übernehmen können, während die Kontrolle und Genehmigung stets bei den Verantwortlichen bleibt. Warnungen bei Schichtüberschneidungen und anpassbare Dienstplanlayouts bieten eine Präzision, die besonders beim Planen mehrerer Rollen oder Standorte wirklich hilfreich ist.
Breathe HR Hauptfunktionen
- Standorterkennung für Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich über mit Geofencing ausgestattete Mobil- oder Tablet-Geräte, die jedem Arbeitsplatz zugeordnet sind, ein- und ausstempeln.
- Verwaltung mehrerer Standorte: Verwalten Sie Dienstpläne, Personal und Anwesenheit über verschiedene Arbeitsstätten hinweg – alles in einem einzigen Konto.
- Urlaubs- und Krankheitsverwaltung: Integrierte Workflows ermöglichen es Mitarbeitenden, Auszeiten zu beantragen und Abwesenheiten zu melden; alles lässt sich zentral im selben System nachverfolgen.
- Dokumentenmanagement mit elektronischen Signaturen: Speichern Sie Mitarbeiterdokumente sicher und erfassen Sie digitale Unterschriften dank integrierter Dokumentenverfolgung.
Breathe HR Integrationen
Integrierte Anbindungen umfassen Xero, Sage Payroll und Natural HR. Eine API steht für kundenspezifische Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Wiederverwendbare Schichtvorlagen sparen Zeit beim Dienstplanerstellen
- Eigenständiger Schichttausch der Mitarbeitenden per App
- Urlaubs- und Krankheitszeiten werden zusammen mit den Dienstplänen erfasst
Cons:
- Begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten bei der Einsatzplanung
- Berichtsfunktionen haben wenig Aussagekraft bei Personalkosten
7shifts
Beste Software für Mitarbeiterschichtplanung in der Gastronomie
7shifts ist eine Plattform für Schichtplanung und Personalmanagement, die für Restaurantbesitzer und -manager entwickelt wurde, um Schichten zu organisieren, Anwesenheiten zu verfolgen und die Teamkommunikation in schnelllebigen Gastronomieumgebungen zu vereinfachen.
Für wen ist 7shifts am besten geeignet?
7shifts ist ideal für kleine und unabhängige Restaurantbetreiber, die Planungstools benötigen, die speziell auf die Realitäten schichtbasierter, stundenweiser Gastronomiearbeit zugeschnitten sind.
Warum ich mich für 7shifts entschieden habe
7shifts verdient sich seinen Platz auf meiner Liste der besten Lösungen, weil es ausschließlich für die Gastronomie entwickelt wurde – und nicht von einem generischen Planungstool abgeleitet ist. Besonders gefällt mir, dass die KI-gestützte Umsatzprognose Ihre POS-Daten einbezieht, um genau zu empfehlen, wie viele Mitarbeiter pro Schicht eingeplant werden sollten. Das ist ein echter Vorteil, wenn Sie versuchen, die Personalkosten bei engen Margen im Griff zu behalten. Auch die Werkzeuge zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen sind wirklich branchenbezogen: Sie erhalten Echtzeit-Benachrichtigungen für 'clopen'-Schichten, automatische Durchsetzung von Pausen und Beschränkungen für minderjährige Mitarbeiter direkt im Dienstplan-Tool. Außerdem können Teammitglieder mit der Shift-Pool-Funktion eigenständig Schichten tauschen, während die Genehmigung dennoch bei den Managern bleibt – gerade in Restaurants mit hoher Fluktuation ist das ein echter Pluspunkt.
7shifts Hauptfunktionen
- Zeiterfassung: Mitarbeiter können sich direkt über die 7shifts-App oder ein gemeinsames Tablet am Eingang ein- und ausstempeln.
- Team-Messaging: Eingebauter Chat ermöglicht die Kommunikation zwischen Management und Team, nach Rolle, Standort oder einzeln, ohne die App zu verlassen.
- Trinkgeldaufteilung: Automatische Berechnung und Verteilung von Trinkgeldern im Team, basierend auf gearbeiteten Stunden oder individuellen Regeln.
- Engagement-Tracking: Überwachung der Teamstimmung durch regelmäßige Pulse-Umfragen, die direkt über die mobile App an die Mitarbeitenden gesendet werden.
7shifts Integrationen
Integrationen umfassen Toast, Square, Lightspeed, Clover, Revel, Aloha POS, ADP Workforce Now, QuickBooks, Heartland und Micros.
Am besten für Betriebe im Außendienst oder Baugewerbe geeignet
ClockShark ist eine Planungs- und Zeiterfassungsplattform, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurde, deren Teams mobil oder im Außendienst arbeiten. Sie unterstützt dabei, Schichten zu koordinieren, Arbeitszeiten zu erfassen und die Lohnabrechnung mithilfe von GPS- und Jobzuweisungsfunktionen zu vereinfachen.
Für wen ist ClockShark am besten geeignet?
ClockShark eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen im Baugewerbe, Außendienst und in anderen Branchen, in denen Mitarbeitende an mehreren Arbeitsorten eingesetzt werden.
Warum ich ClockShark ausgewählt habe
ClockShark hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es speziell für Teams im Außendienst und Bauwesen entwickelt wurde – und nicht nur für sie angepasst ist. Besonders gefällt mir die GPS-Zeiterfassung, die den Standort der Mitarbeitenden bei jedem Ein- und Ausstempeln erfasst und so eine Bewegungsaufzeichnung des Arbeitstags über verschiedene Baustellen hinweg erstellt. Die Geofence-Funktion geht noch einen Schritt weiter und erstellt für jede Baustelle eine virtuelle Grenze, die Mitarbeitende automatisch beim Betreten zum Einstempeln und beim Verlassen zum Ausstempeln auffordert. Für kleine Bau- oder Außendienstunternehmen, die mehrere Teams an unterschiedlichen Standorten koordinieren, entfällt so ein Großteil der manuellen Nachverfolgung, die sonst bei den Führungskräften liegen würde.
ClockShark Hauptfunktionen
- Drag-and-Drop Mitarbeitereinsatzplanung: Erstellen und bearbeiten Sie Dienstpläne visuell und weisen Sie Aufträge sowie Schichten mit nur wenigen Klicks neu zu.
- Kalkulation der Jobkosten: Verfolgen Sie Arbeitsstunden und Kosten pro Auftrag und Aufgabe, wobei Mitarbeitende Quittungsfotos direkt über die App hochladen können.
- Schichtabschluss- und Compliance-Formulare: Legen Sie individuelle Fragen beim Ausstempeln fest, um z. B. Abschlussberichte, Unfallmeldungen oder Hinweise auf Gefährdungserlebnisse zu erfassen.
- Unterhaltungen: Versenden und empfangen Sie auftragsbezogene Nachrichten zwischen Büro und Außenteams, sodass alle über den Arbeitsfortschritt informiert bleiben.
ClockShark Integrationen
Zu den Integrationen zählen QuickBooks, QuickBooks Online, ADP Workforce Now, RUN Powered by ADP, Sage 100 Contractor, Xero, Simpro, Paychex, Gusto und MYOB.
Ubeya
Bestes Workforce-Operations-Tool für die Eventbranche
Ubeya ist eine Plattform für Workforce-Management, die sich an kleine Unternehmen in den Bereichen Gastronomie, Events und Personalvermittlung richtet, welche stunden- oder schichtbasierte Teams planen, kommunizieren und verwalten müssen.
Für wen ist Ubeya am besten geeignet?
Ubeya ist besonders geeignet für kleine Unternehmen aus den Bereichen Eventproduktion, Catering und Gastronomie, die auf flexible, schichtbasierte Arbeitskräfte angewiesen sind.
Warum ich Ubeya gewählt habe
Ich habe mich für Ubeya entschieden, weil es den Anforderungen des Workforce-Managements im Eventbereich gerecht wird. Besonders gefällt mir, dass die Einsatzplanung mit mehreren Positionen in einer Ansicht möglich ist – wenn Sie also eine Catering-Veranstaltung mit Barkeepern, Servicekräften und Küchenpersonal an einem Abend durchführen, können Sie jeder Rolle Aufgaben zuweisen und sie verfolgen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Auch die KI-gestützte Schichtzuordnung überzeugt, da sie Verfügbarkeiten, Fähigkeiten und Arbeitszeitregelungen abgleicht und so die passenden Mitarbeitenden für jeden Job vorschlägt. Das automatische Ankunftsbestätigungs-Feature sendet Echtzeit-Check-ins vor und während der Schicht – das ist praktisch, wenn Sie Personal an mehreren Veranstaltungsorten koordinieren und nicht überall sein können.
Ubeya Hauptfunktionen
- Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Mitarbeitende stempeln sich per Mobil-App ein und aus, mit GPS-Verifizierung der Anwesenheit vor Ort.
- Automatisierte Lohnabrechnung: Ubeya berechnet den Lohn auf Basis von Arbeitsstunden, Tarifen und Überstundenregeln und bereitet alles für den Export in die Lohnbuchhaltung vor.
- Verfügbarkeitsmanagement der Mitarbeitenden: Mitarbeitende geben ihre verfügbaren Zeiten direkt in der App an, sodass nur Personen eingeplant werden, die tatsächlich Zeit haben.
- In-App-Messaging: Versenden Sie Rundnachrichten oder Direktnachrichten an einzelne Mitarbeitende oder ganze Schichtgruppen direkt aus der Plattform.
Ubeya Integrationen
Zu den Integrationen gehören Teamtailor, SAP SuccessFactors, ADP, QuickBooks, Xero, BambooHR, Gusto, Workday, Paychex und eine offene API für individuelle Anbindungen.
Weitere Software zur Mitarbeiterplanung für kleine Unternehmen
Hier sind einige weitere solide Optionen zur Mitarbeiterplanung, die es nicht in meine Top-10-Liste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- ezClocker
E GPS-gestützte Zeiterfassungssoftware
- Sage HR
E Urlaubsverwaltung für Mitarbeitende in kleinen Unternehmen
- eResource Scheduler
Am besten geeignet zur Verwaltung von Personal- und Sachressourcen
- ABC Roster
Am besten für die Verwaltung von Mitarbeitenden und Schichtvorgaben
- monday AI Workspace
Es Tool für die Visualisierung von Arbeitsplänen für kleine Teams
- Resource Guru
Am besten geeignet für effiziente Einsatzplanung in kleinen Agenturen
- BambooHR®
Es Bewerbermanagement-System für kleine Unternehmen
- WebWork Time Tracker
Am besten geeignet für die Erfassung von Anwesenheiten und Schichten
- Justworks
E Mitarbeitereinsatzplanungs-Software mit 24/7 HR-Expertenteam-Support
- Wrike
Am besten geeignet für Unternehmen, die Einblick in die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds wünschen
- TimeTrex
Am besten für automatisierte Schichtplanung
- Zoho Shifts
Am besten geeignet für Einsatzplanung und Zeiterfassung in einem
- TimeClock Plus
Am besten geeignet für Schichtplanung
Wie ich Mitarbeitereinsatzplanungssoftware bewerte
Ich bewerte diese Tools in zwei Ebenen: grundlegende Muss-Kriterien wie Schichtplanung, Verfügbarkeitsmanagement und mobiler Zugriff, gefolgt von Unterscheidungsmerkmalen wie Kostenkontrolle für Arbeitszeiten und Lohnabrechnungsintegrationen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, vergebe ich für jede unten aufgeführte Kernfunktion Punkte von 0 (Funktion ist nicht vorhanden) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich). Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 75 % erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Schichtplanung & Zuweisung: Ich achte auf Drag-and-Drop-Planer, wiederkehrende Vorlagen und Konflikterkennung – Dinge, die wirklich zählen, wenn Sie einen rotierenden Plan mit 50 Personen über mehrere Abteilungen hinweg füllen.
- Verfügbarkeits- & Abwesenheitsmanagement: Mitarbeitende sollten wiederkehrende Verfügbarkeiten einstellen und Urlaubsanträge direkt im Plan einreichen können, sodass Manager bei der Schichtplanung nicht mit Tabellenkalkulationen arbeiten müssen.
- Schichttausch & Self-Service: Ich prüfe, ob Mitarbeitende offene Schichten annehmen oder eigenständig Tauschanfragen stellen können – mit Kontrollmechanismen wie Rollenfilterung und Genehmigungs-Workflows für Führungskräfte.
- Zeiterfassung & Anwesenheitskontrolle: Das Tool sollte geplante Schichten mit echten Stempelzeiten verbinden – egal ob über eine integrierte Zeiterfassung, Kioskbetrieb oder eine native Integration mit einem speziellen Zeiterfassungssystem.
- Arbeitszeitgesetze & Regelkonformität: Ich bewerte, wie die Plattform Überstundenregelungen, verpflichtende Ruhezeiten und Pausenregelungen umsetzt – insbesondere für Teams mit Minderjährigen oder Beschäftigten in mehreren Rechtsgebieten.
- Mobiler Zugriff & Benachrichtigungen: Beschäftigte an der Front sind selten im Büro, daher achte ich auf eine native Mobile App mit Push-Benachrichtigungen für neue Pläne, Schichtänderungen und Tauschanfragen.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, prüfe ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter abhebt)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Bedarfsvorhersage ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal – Tools, die historische Daten zur Prognose von Personalbedarf heranziehen, ersparen Führungskräften stundenlanges Raten in Spitzenzeiten. Auch Kostenkontrollen sind mir wichtig, insbesondere eine Echtzeit-Budgetüberwachung, die warnt, wenn ein Planentwurf das Ziel überschreitet, bevor er veröffentlicht wird. Für Organisationen mit mehreren Standorten ist das Management mehrerer Niederlassungen zentral. Personal zwischen Standorten zu teilen und alle Pläne über ein zentrales Dashboard einzusehen, bringt für Regionalleiter mit Personalengpässen echte Vorteile.
Über Funktionen hinaus
Lohnabrechnungs- und HRIS-Integrationen sind eines meiner ersten Prüfkriterien. Ein Planungstool, das Arbeitszeiten direkt an Systeme wie ADP, Gusto oder BambooHR übermittelt, verhindert doppelte Dateneingaben und reduziert Fehler in der Lohnabrechnung. Auch Preistransparenz spielt eine Rolle – ich bevorzuge klare pro Nutzer- oder pro Standort-Modelle, damit wachsende Teams ihre Kosten planen können. Schließlich gilt es auch, die Brancheneignung zu prüfen: Ein Tool, das z. B. für Pflegeeinrichtungen passende Qualifikations-Workflows oder für Einzelhandel spezielle Schichtplanvorlagen bietet, erspart Ihrem Team relevante Konfigurationsarbeit verglichen mit einer generischen Plattform.
So wählen Sie Software zur Mitarbeiterplanung für kleine Unternehmen aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der Auswahl der passenden Software auf die wesentlichen Punkte konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit den wichtigsten Faktoren:
| Faktor | Was zu beachten ist |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann das Tool mit Ihrem Unternehmen wachsen? Achten Sie auf Optionen, die das Hinzufügen weiterer Benutzer oder Standorte ohne zusätzliche Kosten unterstützen. Vermeiden Sie Tools, die das Wachstum durch einschränkende Tarife begrenzen. |
| Integrationen | Kann es mit Ihren bestehenden Systemen verbunden werden? Prüfen Sie die Kompatibilität mit Lohnabrechnungs-, HR- und Kommunikationstools, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten und die manuelle Dateneingabe zu vermeiden. |
| Anpassbarkeit | Kann es an Ihre Arbeitsabläufe angepasst werden? Stellen Sie sicher, dass die Software benutzerdefinierte Felder, Berichte und Einstellungen ermöglicht, die Ihren spezifischen Anforderungen an die Einsatzplanung entsprechen. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Nutzung für Ihr Team einfach? Achten Sie auf intuitive Benutzeroberflächen und eine einfache Navigation, um den Schulungsaufwand zu minimieren und die Frustration der Benutzer zu reduzieren. |
| Implementierung und Einführung | Wie schnell können Sie es nutzen? Berücksichtigen Sie den für die Einrichtung erforderlichen Zeit- und Ressourcenaufwand. Tools mit klaren Anleitungen und Support können dazu beitragen, den Prozess zu beschleunigen. |
| Kosten | Passt es in Ihr Budget? Vergleichen Sie die Preispläne und achten Sie auf versteckte Gebühren. Berücksichtigen Sie die langfristigen Kosten und mögliche Rabatte für Jahresabonnements. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Sind Ihre Daten geschützt? Stellen Sie sicher, dass die Software Verschlüsselung und sichere Zugriffskontrollen bietet und die relevanten Datenschutzbestimmungen einhält, um sensible Informationen zu schützen. |
| Verfügbarkeit des Supports | Erhalten Sie bei Bedarf Hilfe? Prüfen Sie, ob Supportoptionen rund um die Uhr verfügbar sind, und achten Sie auf die Qualität des Kundendienstes. Schnelle Reaktionszeiten können bei Problemen entscheidend sein. |
Was ist Software zur Mitarbeitereinsatzplanung für kleine Unternehmen?
Software zur Mitarbeitereinsatzplanung für kleine Unternehmen ist ein Tool, das bei der Verwaltung und Automatisierung der Planung von Mitarbeiterschichten und Arbeitszeiten hilft. Diese Tools werden in der Regel von Managern, HR-Fachleuten und Teamleitern verwendet, um Zeit zu sparen und Planungskonflikte zu reduzieren. Automatisierte Planung, Schichttausch und Benachrichtigungsfunktionen unterstützen eine effiziente Verwaltung und Kommunikation. Insgesamt steigern diese Tools die Produktivität und reduzieren den Verwaltungsaufwand für kleine Unternehmen.
Funktionen
Bei der Auswahl einer Software zur Mitarbeitereinsatzplanung für ein kleines Unternehmen sollten Sie auf die folgenden wichtigen Funktionen achten:
- Automatisierte Einsatzplanung: Erstellen und passen Sie Zeitpläne automatisch auf Grundlage der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und des Geschäftsbedarfs an, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.
- Schichttausch: Ermöglichen Sie Mitarbeitern, Schichten unkompliziert zu tauschen, und schaffen Sie so mehr Flexibilität und weniger Planungskonflikte.
- Benachrichtigungen und Warnmeldungen: Senden Sie Mitarbeitern rechtzeitig Aktualisierungen und Warnmeldungen zu Änderungen im Zeitplan, damit alle informiert sind.
- Integrationsmöglichkeiten: Verbinden Sie die Software nahtlos mit bestehenden Lohnabrechnungs- und HR-Systemen, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.
- Mobiler Zugriff: Ermöglichen Sie Mitarbeitern, ihre Zeitpläne unterwegs einzusehen und zu verwalten, und erhöhen Sie so Zugänglichkeit und Komfort.
- Benutzerdefinierte Berichte: Erstellen Sie maßgeschneiderte Berichte, um Planungsdaten zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Verwaltung mehrerer Standorte: Verwalten Sie die Einsatzplanung an mehreren Unternehmensstandorten und optimieren Sie so die Abläufe in wachsenden Unternehmen.
- Zeiterfassung: Überwachen Sie Arbeitszeiten und Anwesenheit der Mitarbeiter präzise und unterstützen Sie so die Lohnabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften.
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Stellen Sie sicher, dass die Software einfach zu navigieren ist, um den Schulungsaufwand zu minimieren und die Benutzererfahrung zu verbessern.
- Sicherheitsvorkehrungen: Schützen Sie sensible Mitarbeiterdaten durch Verschlüsselung und sichere Zugriffskontrollen und stellen Sie die Einhaltung von Vorschriften sicher.
Vorteile
Die Einführung einer Software zur Mitarbeitereinsatzplanung für ein kleines Unternehmen bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Zeiteinsparung: Die automatisierte Einsatzplanung reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Erstellung und Anpassung von Zeitplänen.
- Verbesserte Kommunikation: Benachrichtigungen und Warnmeldungen halten alle über Änderungen im Zeitplan auf dem Laufenden und verbessern so die Kommunikation im Team.
- Flexibilität: Funktionen zum Schichttausch geben Mitarbeitern die Flexibilität, ihre Zeitpläne zu verwalten, und steigern die Motivation.
- Höhere Genauigkeit: Die Zeiterfassung ermöglicht eine präzise Überwachung der geleisteten Arbeitsstunden und unterstützt eine korrekte Lohnabrechnung.
- Besseres Ressourcenmanagement: Die Verwaltung mehrerer Standorte ermöglicht eine effiziente Einsatzplanung an verschiedenen Standorten und optimiert die Ressourcenverteilung.
- Datenbasierte Entscheidungen: Benutzerdefinierte Berichte liefern Einblicke in Planungstrends und helfen dabei, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
- Verbesserte Zugänglichkeit: Der mobile Zugriff ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Zeitpläne von überall aus zu verwalten, und steigert so Komfort und Engagement.
Kosten & Preise
Die Auswahl einer Software zur Mitarbeiterplanung für ein kleines Unternehmen erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren durchschnittliche Preise und typische Funktionen zusammen, die in Lösungen für Software zur Mitarbeiterplanung für kleine Unternehmen enthalten sind:
Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Mitarbeiterplanung für kleine Unternehmen
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Planung, Schichttausch und eingeschränkter Benutzersupport. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/Benutzer/Monat | Automatisierte Planung, mobiler Zugriff, Benachrichtigungen und grundlegende Berichte. |
| Geschäftstarif | $20-$40/Benutzer/Monat | Erweiterte Berichte, Integrationen, Verwaltung mehrerer Standorte und verbesserter Kundensupport. |
| Unternehmenstarif | $50-$100/Benutzer/Monat | Anpassbare Funktionen, dedizierter Kundenbetreuer, erweiterte Sicherheit und umfassende Analysen. |
Häufig gestellte Fragen
Bevor ich zum Schluss komme, möchte ich einige häufig gestellte Fragen zur Software zur Mitarbeiterplanung für kleine Unternehmen aufgreifen und besprechen. Hier finden Sie Antworten auf einige häufige Fragen, die mir gestellt wurden:
Können diese Tools in mein aktuelles Lohnabrechnungssystem integriert werden?
Ja, viele Lösungen für Software zur Mitarbeiterplanung bieten Integrationsmöglichkeiten mit gängigen Lohnabrechnungssystemen. Prüfen Sie vor dem Kauf die Kompatibilität der Software mit Ihrem aktuellen System. Dies gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand, wodurch Zeit gespart und Fehler vermieden werden.
Ist die Implementierung einer Software zur Mitarbeiterplanung schwierig?
Nein, die meisten modernen Planungstools sind auf eine einfache Implementierung ausgelegt. Sie enthalten häufig Anleitungen, Tutorials und Kundensupport, die Ihnen einen schnellen Einstieg erleichtern. Achten Sie auf Software mit benutzerfreundlichen Oberflächen und umfassenden Ressourcen für die Einführung, damit der Übergang für Ihr Team reibungslos verläuft.
Benötige ich technische Kenntnisse, um diese Tools zu verwenden?
Nein, für die Verwendung der meisten Softwarelösungen zur Mitarbeiterplanung benötigen Sie keine technischen Kenntnisse. Sie sind in der Regel mit intuitiven Oberflächen und einer einfachen Navigation ausgestattet. Grundlegende Computerkenntnisse sind jedoch hilfreich. Die meisten Anbieter bieten Support und Schulungsressourcen an, um Benutzer auf jedem Kenntnisstand zu unterstützen.